退货政策模板适用于网店和服务业

退货政策模板,专为小型网店和服务类企业设计:做出 8 项决定,粘贴现成的政策,加上简短摘要,并给每个版本标上日期,让您的 AI 客服和团队依据同一份文本作答。提供 Word、Excel 和完整示例。不构成法律建议。

1. 先定基本规则:期限、商品状况、运费、退款

先决定

退货政策模板好不好,取决于它背后的决定。先做出这四项决定,每项写成一句通俗的话,并把您的选择记入 Excel 决定表。

1.1退货期限:多少天,从何时起算

决定什么天数,以及从下单日期还是送达日期起算。对于需要发货的订单,从送达起算更清楚。

常见做法14 天、30 天或 60 天。

需核对的法律欧盟:网上购物可在 14 天内取消,从送达起算1。英国:相同2。加州:如果在 7 天内提供的不是全额退款或等值换货,就必须公示您的政策3。

政策条文大多数商品可在送达后 30 天内退货。

1.2商品状况:什么样的商品可以退回

决定什么只接受未使用的,还是允许试用一次?吊牌要保留吗?需要原包装吗?需要购买凭证吗?

常见做法未使用且配件齐全;机器可试用一次;服装需保留吊牌。

需核对的法律欧盟:客户可以像在实体店里一样查看和试用商品。只有超出这一范围的使用造成商品贬值,您才可以收费1。

政策条文商品必须未使用、配件齐全并保留原包装。请附上您的订单号。

1.3退货运费:由谁承担

决定什么分两种情况:客户改变主意,以及您的失误(损坏、有缺陷或发错)。如果是您的失误,运费一律由您承担。

常见做法改变主意:提供免费面单、从退款中扣除固定费用(例如 $8.95),或由客户自行寄回。

需核对的法律欧盟1和英国4:只有在购买前已告知客户,才能由客户承担退货的直接费用。

政策条文改变主意:退货运费由您承担。损坏、有缺陷或发错:运费由我们承担。

1.4退款方式和时间

决定什么钱退到哪里,以及收到退货后几个工作日内发起退款。承诺的是您发起退款的那一天,而不是银行显示退款的那一天。

事实Stripe 只把退款退回原付款方式,银行卡退款在发起后约 5 到 10 个工作日显示。Stripe 不会退还原付款中收取的手续费5。

需核对的法律欧盟1和英国6:在 14 天内以相同的付款方式退款;可以等到商品退回或客户出示寄出证明后再退。英国:退款不得收取费用。

政策条文我们会在收到退货后 5 个工作日内,把款项退回到您的原付款方式。银行卡退款通常在之后 5 到 10 个工作日显示,具体取决于您的银行。

面向小型销售和客服团队

用一份标有日期的政策回答每个退货问题。

把政策粘贴到机器人的“知识库”。AI 客服全天候依据它回答退货问题,说明适用的版本,并把损坏商品和例外情况转给“实时支持”中的真人。退款仍在您的支付服务商或店铺平台中办理。

  • AI 客服 24/7 依据您的知识库回答,免费版即可使用
  • Launch 版提供转人工到“实时支持”和统一收件箱
  • Launch 版按年付费每月 $19,支持 8 位用户;已保存回复在 Growth 版,每月 $49

免费版:3 位用户,含 AI 聊天和基础知识库,无需信用卡。

完整示例

退货退款政策范例:从聊天到退款

一家虚构的缝纫用品店位于加州萨克拉门托,在网上销售缝纫机和布料,并开设缝纫课程。这个退货政策模板示例展示了:对于政策变更前下的订单,AI 客服如何依据第 2 版作答,如何把一台损坏的缝纫机转给真人,以及留下了哪些记录。

Thistledown Sewing Co.虚构的店铺和客户
客户你好,我新买的缝纫机到货时梭芯套裂了。我订的亚麻布颜色也不对。两样都能退吗?
AI 客服缝纫机的事真抱歉。能告诉我您的订单号和下单日期吗?
客户TS-10482,8 月 28 日下的单。
AI 客服谢谢。您是在 9 月 1 日之前下的单,所以适用我们 2026 年 3 月 1 日的第 2 版退货政策。亚麻布只要未下水,就可以在送达后 30 天内退回,也就是 10 月 2 日前;因改变主意退货,退货运费由您承担。损坏的商品由真人核查,退货运费由我们承担。我现在就把聊天转给 Nora。
已连同订单、第 2 版和两件商品转给 Nora
Nora(客服)Dana 您好,我是 Nora。谢谢您发来照片。缝纫机有两个方案:周一给您寄一个新的梭芯套,或者用我们的预付面单寄回,全额退款 $329.00。亚麻布可以放在同一个箱子里寄回,不收费。
客户两样都退款吧,谢谢。
Nora(客服)办好了。面单已发到您的邮箱。我们收到包裹后 5 个工作日内,会把 $377.00 退回到您尾号 4417 的银行卡。银行卡退款通常在我们发起后 5 到 10 个工作日显示。

2026 年 3 月 1 日第 2 版:适用的条款

期限送达后 30 天:9 月 2 日送达,因此截至 10 月 2 日
商品状况未使用或仅试用,配件齐全;布料未下水
退货运费改变主意:客户承担。损坏、有缺陷或发错:店铺出面单
退款原付款方式,收到退货后 5 个工作日内
售出不退礼品卡、已开封的针和大头针。裁剪布料从 v3 起才售出不退

退货记录表:两行,9 月 12 日(周六)

商品期限核对决定
Model T200 缝纫机,$329.00损坏:14 天中的第 10 天,在期限内退款,店铺出面单
水洗亚麻布,铁锈红,裁剪 3 码,$48.00退货:30 天中的第 10 天,在期限内退款,同箱寄回

完成检查与 CRM 记录

项目已记录状态
引用的版本AI 客服:v2,与下单日期相符完成
转接“实时支持”,Nora 于 10:36 认领完成
退货已到9 月 17 日(周四),两件商品完成
退款已发起9 月 18 日(周五)退款 $377.00,尾号 4417 的银行卡完成
备注和标签订单、版本和商品写在“备注”中;标签“退货”完成

为何重要

为什么您的退货政策模板需要日期

退货政策大部分由您自己决定,但有些规则是法律规定的。在加州,购买后至少 7 天内不提供全额现金退款或全额信用退款、也不提供等值换货的商店,必须公示其政策。如果没有公示,客户可以在购买后 30 天内退货,并按购买价格获得退款3。

在欧盟,网上购物的客户可以在送达后 14 天内取消;如果您从未告知他们这项权利,期限还会延长 12 个月1。自 2026 年 6 月 19 日起,欧盟各国还要求卖家在网站上提供撤回功能8。

日期和规则同样重要。申请按下单当日有效的版本来判断;如果客户从 AI 客服那里听到一条规则,又从团队那里听到另一条,他就两边都不会再信了。这份模板在每份副本上都写明同一个版本号和同一个日期。

7 天

加州:退换保障少于此,就必须公示政策

14 天

欧盟和英国:无理由取消网上购买

12 个月

欧盟:未告知客户时,在 14 天之外追加

不该写什么

退款政策模板中会引发纠纷的错误

政策里有四句话看似无害,到了处理退货时却很费时间。

“退款由我们酌情决定”

这句话没有告诉客户任何可以核对的东西。在加州,公示的政策必须写明退款、抵用金或换货,以及期限、适用的商品和条件3。

用抵用金代替法定退款

如果您无法按时发货的订单被取消,FTC 规则要求退款。店铺抵用金、代金券或代币都不算7。

售出不退只写在政策里

如果客户在退回裁剪或定制商品时才知道售出不退,纠纷就难免了。要在商品页面和结账页上标明。

同一个问题,两种答案

AI 客服即兴发挥,或者某条已保存回复还在引用旧版本。知识库和已保存回复使用同一份文本,并在同一天更新,两个问题就都解决了。

不构成法律建议。各州和各国的法律不同;请查阅下方的官方资料来源。

通俗解读法律

法律对退货和退款政策有哪些规定

不构成法律建议。这份模板所依据的官方规则,均查阅自原始来源。请核对您和您的客户所在地的规则。

官方规则要求写进政策的内容
美国各州:FTC Mail, Internet, or Telephone Order Merchandise Rule(《邮购、网购或电话订购商品规则》)在您声明的时间内发货,如果没有声明,则在 30 天内发货。做不到的话,要征得客户对延迟的同意或取消订单;对大多数付款方式,被取消的订单须在 7 个工作日内退款,不能用店铺抵用金代替。只适用于商品,不适用于服务7。您的发货时间和延迟订单一节
加州:Civil Code section 1723(《加州民法典》第 1723 条)在 7 天内提供的不是全额现金或信用退款、也不是等值换货:须公示政策,写明退款类型、期限、适用的商品和条件。未公示:客户可在购买后 30 天内退货3。结账摘要和售出不退标签
欧盟:第 2011/83/EU 号指令网上购物可在 14 天内取消,商品从送达起算,服务从合同订立起算。须在 14 天内以相同的付款方式退还全部款项,包括标准运费;可以等收回商品或收到寄出证明后再退1。自 2026 年 6 月 19 日起须提供撤回功能8。欧盟和英国一节、退货费用、售出不退清单
英国:《2013 年消费者合同条例》商品从送达起 14 天,服务从合同订立起 14 天2。在收回商品或收到寄出证明后 14 天内,以相同的付款方式退款,不收取费用6。只有事先告知,客户才承担退货的直接费用4。同一个欧盟和英国一节

美国其他州和其他国家有各自的规则,而且规则会变化。请在政策中写明:本政策不限制客户的法定权利。

Excel 表格

Excel 决定表和退货记录表里有什么

五个工作表:“政策决定”、包含 10 行样例的“退货记录表”、“版本”、“汇总”和“列表”。带底色的列会自动填写。可在 Excel、LibreOffice 和 Google 表格中使用。

列作用
政策决定:条款、要决定的内容、常见做法、需核对的法律来自选项卡 1、2 和 4 的 15 条条款,附示例店铺的选择。
您的选择、政策条文、决定人、决定日期您的决定,以及它在政策中变成的那句话。
状态、可以发布、下次复核 自动每条条款显示“已决定”或“待处理”;全部决定后显示“是”;生效日期加 12 个月,到期后显示“待复核”。
退货记录表:申请日期、订单、类型、下单日期、送达或上课日期每个退货、取消或例外一行。
政策版本、期限、已用天数、在期限内 自动订单或预订日期当天有效的版本、该类申请的期限,显示“是”或“否”。
例外 自动超出期限、售出不退商品或未到场时显示“是”:由政策负责人决定。
回答者、引用的版本AI 客服或团队,以及他们说出的版本。
版本一致 自动显示“否”时,要修正知识库或已保存回复。
决定、批准人、实付金额、退款金额、关闭日期来自您的支付服务商或店铺平台。
状态 自动“待处理”“待负责人决定”“已决定”或“已关闭”。

“汇总”工作表按类型、版本和决定,统计政策范围内的申请、已批准和已拒绝的例外、引用错误版本的回答和已退款金额。在样例记录表中,10 个申请中有 6 个在政策范围内,1 个回答引用了错误的版本,已退款 $432.05。

如何使用

如何用这份模板撰写退货政策

  1. 1

    逐条做出决定

    填写“政策决定”工作表,每条条款一个选择。

  2. 2

    撰写政策

    复制选项卡 3 或选项卡 4,替换方括号,加上版本和日期。

  3. 3

    核对法律

    阅读法律表中与您销售地区相关的规则;有疑问时咨询律师。

  4. 4

    在所有地方发布

    政策页面、结账页、商品页面、订单邮件和 AI 客服,同一天更新。

  5. 5

    记录和复核

    记录每个例外,每年复核一次政策。

在 CRMsoftware.pro 中设置

  1. “我的机器人”> 选择机器人 >“基础知识”选项卡:把标有日期的政策粘贴到“知识库”,并在下方附上上一版本及其适用的下单日期。如果政策已发布在您的网站上,也可以使用“从网站导入”。
  2. 在“说明”中粘贴选项卡 7 中的规则。点击“保存更改”,然后用“尝试机器人”测试这 6 个问题。
  3. 损坏商品和例外情况会进入“实时支持”,状态为“等待客服”。点击“认领”接手聊天,做出决定,并把订单、版本和决定写在联系人的“备注”中。
  4. “设置”>“对话标签”>“新标签”:添加“退货”,用于统计退货聊天。
  5. 使用 Growth 版时:“设置”>“已保存回复”>“新建回复”,“快捷键”填 /returns,“标题”填“退货政策”,“回复内容”取自选项卡 7,并开启“与团队共享”。

AI 聊天和基础知识库:免费版,3 位用户。转人工和统一收件箱:Launch 版,按年付费每月 $19,支持 8 位用户。已保存回复:Growth 版,按年付费每月 $49,支持 20 位用户。应用不处理退款:请在您的支付服务商或店铺平台中操作。

每年政策复核,30 分钟

  • 每份副本都有版本、日期和负责人:页面、结账页、邮件、知识库、已保存回复。
  • 批准过 3 次的例外,写成一条条款。
  • 法律表仍与官方资料来源和您的销售地区相符。
  • 每次变更后,6 项 AI 客服测试都能通过。

常见问题

关于退货和退款政策的常见问题

退货政策应该包含哪些内容?

退货期限及其起算时间、商品状况、谁承担退货运费、如何以及何时退款、换货和店铺抵用金、售出不退商品、损坏或发错的商品,以及版本和日期。在加州,公示的政策必须写明您提供的是现金退款、店铺抵用金还是换货,以及期限、适用的商品和其他条件3。

如何撰写退货政策?

先逐条做出决定,再为每个决定写一句通俗的话,加上如何发起退货和联系方式,并在顶部写明版本号和生效日期。把同一份文本发布在政策页面、结账页和 AI 客服的知识库中。

有可以直接复制的免费退货政策模板吗?

有。选项卡 3 是一份完整的网店退货政策模板,选项卡 4 是服务类版本,选项卡 5 是简短摘要,全部都在 Word 文件中。

常见的退货政策是什么样的?

没有统一的标准。常见的形式是:从送达起算的固定天数、商品未使用并保留原包装、退回原付款方式,以及一份简短的售出不退清单。在欧盟1和英国2,法律本来就给予网上购物的客户 14 天的取消期。

在美国,法律规定我必须退款吗?

在某些情况下是的。如果您无法按时发货而订单被取消,FTC 规则要求退款:对大多数付款方式,须在 7 个工作日内退款7。加州要求在 7 天内不提供全额退款或换货的商店公示其政策3。请核对您所在州的规则;本文不构成法律建议。

什么是服务类退款政策范例?

选项卡 4 就是一份:定金、免费取消或改期需要提前多久通知、较晚取消或未到场的代价、您取消时怎么办、预付课时,以及客户不满意时您怎么做。FTC 的邮购规则不适用于服务7。

可以用店铺抵用金代替退款吗?

对于因改变主意的退货,可以,前提是政策在购买前已写明。如果您无法按时发货的订单被取消,FTC 规则要求退款,而不是抵用金7。在欧盟1和英国6,14 天内的取消须以相同的付款方式退款。

AI 客服能根据我的政策回答退货问题吗?

可以。在 CRMsoftware.pro 中,把标有日期的政策粘贴到机器人的“知识库”(免费版),把选项卡 7 中的规则粘贴到“说明”中。AI 客服依据这份文本作答,说明版本,并把损坏商品和例外情况转给“实时支持”中的真人(Launch 版,按年付费每月 $19)。它不会发起退款。

相关模板

免费工具

资料来源

  1. 欧盟撤回权、退款、退货费用和例外(第 9、10、13、14 和 16 条),查阅于 2026 年 10 月 12 日: EUR-Lex, Directive 2011/83/EU on consumer rights
  2. 英国取消期(最新修订版),查阅于 2026 年 10 月 12 日: legislation.gov.uk, The Consumer Contracts (Information, Cancellation and Additional Charges) Regulations 2013, regulation 30
  3. 加州公示规则(由 1990 年法规第 422 章增订),条文查阅于 2026 年 10 月 12 日: California Legislative Information, Civil Code section 1723
  4. 英国退货费用,查阅于 2026 年 10 月 12 日: legislation.gov.uk, Consumer Contracts Regulations 2013, regulation 35
  5. 退款去向、银行卡退款时间和手续费,查阅于 2026 年 10 月 12 日: Stripe Docs, Refund and cancel payments
  6. 英国退款期限、付款方式和费用,查阅于 2026 年 10 月 12 日: legislation.gov.uk, Consumer Contracts Regulations 2013, regulation 34
  7. 美国关于无法按时发货订单的规则(2011 年 9 月版指南,页面更新于 2025 年 7 月),查阅于 2026 年 10 月 12 日: Federal Trade Commission, Business Guide to the FTC's Mail, Internet, or Telephone Order Merchandise Rule
  8. 欧盟网上订立合同的撤回功能(第 11a 条,自 2026 年 6 月 19 日起适用),查阅于 2026 年 10 月 12 日: EUR-Lex, Directive (EU) 2023/2673
  9. 套餐和价格: CRMsoftware.pro 价格

发布一份标有日期的退货政策,每次都依据它作答。

免费开始,含 3 位用户、AI 聊天和基础知识库。Launch 版按年付费每月 $19,增加转人工和统一收件箱。Growth 版按年付费每月 $49,支持 20 位用户,增加已保存回复和收件箱自动翻译。