欢迎邮件模板：写给新客户，按场景分类

可直接填写的欢迎邮件模板，用在新客户到来的那一刻：购买之后、签约之后、注册账户之后、新学员或新会员加入、患者或客户建档，以及新闻通讯有了新订阅者。每个模板都有邮件主题、一个下一步、发送时间规则和不该写的内容，另附 9 个行业的写法、Word 文件和带发送记录的 Excel 序列规划表。

作者 Anatolii Ulitovskyi 事实核查 RH Fardin 更新于
Word 模板 (.docx) Excel 序列规划表 (.xlsx)

1. 欢迎邮件模板：五个部分和一个下一步

从这里开始

在第 2 至 7 个选项卡中选择您的场景，或使用这份通用版。收据和预约确认是单独的自动邮件；欢迎邮件则由一位署名的真人发出。

五个部分

  1. 主题写上对方的名字和第一个日期“名字，欢迎加入公司：第一件事定在日期”。
  2. 致谢，并介绍您是谁一句感谢，您的名字和职务，并说明您就是对方的联系人。
  3. 接下来的安排，附日期两三行带编号的内容：做什么、什么时候、和谁。
  4. 一个下一步只请对方做一件事，写明什么时候之前、怎么做。
  5. 找谁、怎么联系直接回复这封邮件、电话号码、您的工作时间。绝不用“请勿回复”的发件地址。

通用欢迎邮件主题：名字，欢迎加入公司：第一件事定在日期

名字，您好！

感谢您选择公司的购买的产品或服务。我是您的名字，您的职务，与此相关的任何事情都可以直接找我。

接下来的安排：
1. 星期、日期、时间：第一节课、发货或启动会，由负责人负责。
2. 日期：第二件事。
3. 每周或月：您会收到什么，一句话说明。

日期之前请您做一件事：那一步。直接回复这封邮件，或使用这个链接：链接。

有问题？直接回复，或在时间段拨打电话找我。

您的名字
公司

简短版，用于聊天或短信名字您好，我是公司的您的名字，欢迎您！第一件事定在日期时间。在那之前请您做一件事：那一步。有问题直接在这里回复，或拨打电话。

第一封邮件里不要写

  • 第二个请求、调查问卷或评价邀请。
  • 追加销售、折扣码或“猜您喜欢”。
  • 您的品牌故事、功能列表、超过三个链接，以及收据里已有的任何内容。

交易类还是商业类？根据美国 CAN-SPAM 法案（反垃圾邮件法），如果一封邮件的内容只用于确认、完成或交付对方已同意的交易，它就属于交易类邮件：不需要退订链接或邮寄地址，但邮件头和发件人必须准确。一旦加入优惠，整封邮件就可能被算作商业邮件1。Google 说得很直白：收据类邮件里不要放促销内容2。详见“规则”部分。

面向小型销售和客服团队

每封欢迎邮件按时发出，每条回复都在 CRM 里。

欢迎邮件由您从自己的邮箱发送。在 CRMsoftware.pro 中，网站 AI 客服根据您的知识库全天候回答新客户的问题，预约会自动发送确认邮件，序列中的每封邮件都是一个带“Deadline”（截止日期）的任务。

  • 全天候 AI 聊天，根据您的知识库回答，并收集姓名和邮箱
  • 联系人、交易和“Notes”（备注）；带“Deadline”和“Linked deal”（关联交易）的任务
  • 3 位用户免费。带确认邮件的预约功能在 Launch 版，按年付费每月 $19
免费开始 →查看价格

免费版：3 位用户，无需信用卡。

完整示例

一家辅导机构欢迎一位家长：14 天内 4 封邮件

Ashgrove Tutoring 是一家虚构的中小学生线上辅导机构，它用这些欢迎邮件模板接待了家长 Rafael Quintero，他为 13 岁的女儿 Sofia 预约了数学辅导。这封欢迎邮件用的是学员或会员版本，写给家长。

Ashgrove Tutoring虚构的公司和客户
Rafael（家长）10 月 8 日周四 20:40：您好，我是 Rafael Quintero。我女儿 Sofia 13 岁，八年级数学学得很吃力，主要是分数和比例。你们有每周两次的线上课吗？费用是多少？
AI 客服Rafael 您好，有的：线上课每节 55 分钟，一对一辅导，通常每周两次。8 节课的课包是 $360。在您购买之前，我们的创办人 Simone Delacroix 会和您进行一次 20 分钟的免费介绍通话，为 Sofia 匹配合适的老师。最近的空档是明天 17:00，需要我为您打开预约页面吗？
Rafael（家长）好的，麻烦了。已经约了周五 17:00。
AI 客服好的，Rafael，已经约好了。附有通话链接的确认邮件马上就会发到您的邮箱。如果您手边有 Sofia 最近一次的数学试卷，通话时可以放在旁边。
潜在客户已转为联系人和交易 · 介绍通话已约在 10 月 9 日周五 17:00
Simone（创办人）10 月 9 日周五 17:25，介绍通话之后：Rafael 通过付款链接购买了 8 节课的课包。18:10，Simone 从自己的邮箱发出欢迎邮件（各部分见下表）：她是谁、Sofia 和 Leila Brandt 老师的第一节课定在 10 月 13 日周二 16:30、每节课后一份 3 行小结、每周二和周四上课，直到 11 月 5 日，以及一个请求：回复告诉她 Sofia 最近两次考试的内容。
Rafael（家长）10 月 9 日周五 21:05，回复：谢谢 Simone。最近两次考试分别是分数（58%）和比例（64%），照片在附件里。Sofia 对开摄像头有点紧张，这样可以吗？
Simone（创办人）10 月 10 日周六 9:15：谢谢您，Rafael，这些信息很有帮助。第一节课可以不开摄像头，Leila 上课一开始就会跟她说。周二见。

欢迎邮件序列：Rafael Quintero

邮件发送时限实际发送
欢迎邮件10 月 9 日周五，当天18:10，按时发送
第一节课前10 月 12 日周一，18:00 前16:45，按时发送
第一节课后10 月 13 日周二，2 小时内18:05，按时发送
两周回访10 月 23 日周五 10:00已计划，已设任务

欢迎邮件，10 月 9 日周五

主题Rafael，欢迎加入 Ashgrove Tutoring：Sofia 的第一节课在周二
人员Simone，创办人，联系人；Leila Brandt，辅导老师
接下来的安排10 月 13 日周二 16:30 第一节课；每节课后一份 3 行小结；每周二和周四上课，直到 11 月 5 日，共 8 节
一个下一步回复 Sofia 最近两次考试的内容，或她最近一次试卷的照片
联系方式回复邮件，或拨打 503-555-0121，工作日 9 点至 18 点
没有写的内容考试冲刺课包、推荐奖励、新闻通讯

10 月 13 日的 CRMsoftware.pro

联系人Rafael Quintero，Sofia 的家长，由网站聊天转化而来
交易数学课包，8 节 · $360，“Closed Won”（赢单）
预约介绍通话 10 月 9 日周五 17:00；“预约确认”由“排程”发送
Notes（备注）考试：分数 58%，比例 64%。第 1 节课不开摄像头。
任务欢迎邮件，已完成 · 第一节课前邮件，已完成 · 回访，“Deadline”10 月 23 日周五

为何有效

为什么欢迎邮件会被打开，以及为什么它必须只是欢迎

人们会打开欢迎邮件。GetResponse 分析了其客户在 2023 年发送的超过 44 亿封邮件，欢迎邮件的平均打开率为 83.63%，点击率为 16.6%，而新闻通讯分别为 40.08% 和 3.84%5。这只是一家服务商的数据，而且来自营销类发件人，所以请把具体数字当作方向来看：对方说“好”之后收到的第一封邮件，就是他们会读的那一封，也最不该塞进五个链接。

法律和邮箱服务商的看法一致。根据美国 CAN-SPAM 法案，只有当邮件的全部内容都是确认、完成或交付对方已同意的交易时，它才属于交易类邮件；美国联邦贸易委员会（FTC）表示，法律对这些类别的解释很窄，而如果读者首先注意到的是推广内容，混合邮件就算作商业邮件1。Google 的发件人指南要求不要在收据类邮件里混入促销内容2。一个下一步、不放优惠、署名的发件人：这就是这些模板如此设计的原因。

84%

一家服务商 2023 年数据中，欢迎邮件的平均打开率

40%

同一数据中新闻通讯的打开率

1

本页每个模板中的下一步数量

规则

交易类还是商业类：欢迎邮件必须遵守的规则

两部法律和一家邮箱服务商，决定了您的欢迎邮件能否进入收件箱，以及是否需要退订链接。本内容不构成法律建议。

美国：只有在本身就是交易时，才算交易类

根据 CAN-SPAM 法案，如果邮件的内容仅限于确认、完成或促成收件人已同意的交易，提供保修、召回或安全信息，告知账户或会员资格的变更，或交付商品或服务，其主要目的就属于交易类或关系类；FTC 表示，法律对这些类别的解释很窄。如果主题读起来像广告，或者交易部分没有放在最前面，混合邮件就属于商业邮件。商业邮件需要准确的邮件头、如实的主题、注明是广告、您有效的实际邮寄地址，以及在 10 个工作日内落实的退订。每封违规邮件最高可罚 $53,088；B2B 邮件也没有例外1。

欧盟：先征得同意，自己的客户除外

欧盟《电子隐私指令》（ePrivacy Directive）只允许在事先获得同意的情况下发送直接营销邮件。例外情况：在销售过程中获得邮箱地址的企业，可以向客户推销自己的类似产品或服务，前提是客户在提供地址时就能拒绝，并且在每封邮件中都能免费拒绝3。服务邮件本身不需要同意：它是合同的一部分，而欧洲数据保护委员会（EDPB）指出，这一法律依据不能延伸到营销。同意意味着不能预先勾选，而且撤回要和给出同意一样容易4。

送达率：身份验证、不混发、一键退订

Google 对所有发件人的要求：SPF 或 DKIM、TLS、符合 RFC 5322 的邮件格式，垃圾邮件率低于 0.3%。不要在同一封邮件中混合不同类型的内容，例如在销售收据中放促销信息；每种类型的邮件都使用同一个发件地址。每天向 Gmail 发送 5,000 封或以上邮件的发件人，还需要配置 SPF、DKIM 和 DMARC，让发件人（From）域名保持一致，并在营销邮件和订阅邮件中提供一键退订以及清晰可见的退订链接2。

让每个人都能读

在 HTML 版本之外再附一个纯文本版本，这样邮件在任何设备和屏幕阅读器上都能阅读。把下一步写成真正的文字，不要放在图片里，并让每个链接说明它通往哪里：Google 要求链接清晰可见、易于理解，并且不用 HTML 或 CSS 隐藏任何内容2。

本页内容不构成法律建议。美国各州和其他国家有各自的邮件规定；请查阅您的客户所在地的官方规定。

欢迎邮件序列

小企业的欢迎邮件序列：14 天内 4 封邮件

欢迎邮件之后，再用三封简短的邮件把客户带到第一个成果。每封都有发送日、一个目的和停止规则；Excel 规划表保存着整个计划，包括负责人和发送时限。

邮件第几天作用停止规则
欢迎邮件第 0 天致谢、您是谁、接下来的安排和日期、一个下一步、如何联系您无：每个人都会收到
第一节课前（或交付前、登录前）前一天链接或地址、时间、要带什么、会见到谁如果第一件事已经发生，就跳过
第一节课后（或交付后）当天，2 小时内三行：发生了什么、哪里做得好、接下来做什么如果对方回复中提到问题，就暂停序列：打电话，解决问题，再继续
两周回访第 14 天两个问题：哪些有效，哪些不行。一个请求：定下下一步的日期还有未解决的问题时，不邀请评价或转介绍
第 30 天及以后第 30 天邀请评价或转介绍，以及第一个优惠，作为单独的商业邮件发送只发给可以退订的人；参见客户感谢邮件模板和满意度调查模板

订阅者先收到欢迎邮件，之后按承诺的频率收到新闻通讯；试用用户收到欢迎邮件、一封介绍第二步的邮件，以及试用结束邮件。首单之后的纯感谢邮件：见客户感谢邮件模板。访客在聊天窗口看到的第一句话是另一回事：见聊天机器人欢迎语模板。

Excel 规划表

Excel 欢迎邮件序列规划表和发送记录里有什么

四个工作表：“规划表”包含 Ashgrove Tutoring 的序列，“发送记录”包含 13 封示例邮件，另有“汇总”和“列表”。标有“自动”的列会自行填写。

列作用
规划表：场景、邮件、天数、发送时限、负责人、状态序列中每封邮件一行：场景、邮件名称、从开始日期算起的天数、发送时限规则、由谁发送，以及它是“使用中”“草稿”还是“已暂停”。
规划表：请求的下一步这封邮件请对方做的那一件事。
发送记录：客户、学员或账户、场景、邮件每位客户的每封邮件一行。从规划表的列表中选择邮件。
开始日期对方成为客户的那一天：下单、签约、注册或预约。
应发日期 自动开始日期加上规划表中这封邮件的天数。
发送日期、状态 自动输入您实际发送的日期。状态显示“已安排”“今天到期”“逾期”“按时发送”或“延迟发送”。
回复、下一步已落实“是”或“否”：对方是否回复，以及那一个下一步是否落实。
汇总 自动记录数、已发送、按时、延迟、当前逾期、回复和已落实的下一步，附比率，并按邮件和负责人分别统计。

在示例中，13 封邮件里有 9 封已发送，其中 7 封按时；2 封已安排，1 封今天到期，1 封逾期。9 封已发送的邮件中有 4 封收到回复，6 封促成了下一步。可在 Excel、LibreOffice 和 Google 表格中使用。

Excel 序列规划表 (.xlsx) Word 模板 (.docx)

使用方法

如何使用这些欢迎邮件模板

  1. 1

    选择场景

    购买、签约、注册、学员或会员、建档或订阅。每人只发一封欢迎邮件。

  2. 2

    填好五个部分

    主题里写对方的名字，说明您是谁，写两三行带日期的安排、一个下一步和联系方式。其余全部删掉。

  3. 3

    按时发送，由真人发送

    签约当天发，注册或订阅后一小时内发，下单后 1 个工作日内发。

  4. 4

    规划后面三封

    把序列放进 Excel 规划表，写明负责人和发送时限。前一天的那封邮件，是大多数企业会忘记的。

  5. 5

    记录并每周复盘

    每封邮件一行。每周查看：延迟和逾期的邮件、没人答复的回复、没有落实的下一步。

在 CRMsoftware.pro 中设置

  1. 网站聊天和网页表单会进入“潜在客户”。对方付款或签约后，打开这条潜在客户并点击“转为交易”：系统会创建联系人、公司和交易。把您发出的欢迎邮件粘贴到这笔交易的“Notes”（备注）中。
  2. 在“任务”中，为序列里的每封邮件点击“New Task”（新建任务），填写“Task title”（任务标题，例如“欢迎邮件：Rafael Quintero”）、“Assignee”（负责人）、“Deadline”（截止日期）和“Linked deal”（关联交易）。“My Tasks”（我的任务）会显示“Due today”（今天到期）和“Overdue”（逾期）；发送后点击“Mark done”（标记完成）。
  3. 在 Launch 版中，“排程”会向每位预约时间的人发送“预约确认”邮件，并在会面前发送“会议提醒”。在“排程”>“邮件”中编辑“邮件主题”“标题”和“正文”，然后点击“保存模板”。在“事件类型”>“新事件类型”中创建介绍通话，并用“复制链接”把链接放进欢迎邮件。
  4. 在“我的机器人”> 您的机器人 >“基础知识”选项卡中，把您的入门指南添加到“知识库”，并在“说明”中告诉 AI 客服谁是新客户的联系人、注册之后会发生什么。点击“保存更改”，然后点击“尝试机器人”。在 Growth 版中，把聊天版保存在“设置”>“已保存回复”>“新建回复”中：设置“快捷键”（例如 /welcome）、“标题”和“回复内容”，并勾选“与团队共享”。

CRMsoftware.pro 不发送欢迎邮件或邮件序列：这些邮件由您从自己的邮箱或新闻通讯工具发出，CRM 负责保存联系人、交易、“Notes”（备注）和任务。潜在客户、1 个销售管道、备注和基础任务对 3 位用户免费。带日历同步的预约及其确认邮件包含在 Launch 版中，按年付费每月 $19；“已保存回复”包含在 Growth 版中，每月 $49。

每周欢迎邮件复盘，15 分钟

  • 逾期和延迟发送的欢迎邮件：是谁的，为什么？
  • 对欢迎邮件的回复，1 个工作日内没人答复的。
  • 7 天后仍未落实的下一步：打电话，不要再发邮件。
  • 模板里让人困惑的一句话：修改模板。

常见问题

关于欢迎邮件的常见问题

给新客户的欢迎邮件应该写什么？

五件事：致谢并介绍您是谁、接下来的安排和日期、一个下一步、如何联系到真人，以及写有对方名字和第一个日期的主题。不要写优惠、功能列表和第二个请求。第 1 个选项卡是通用模板；第 2 至 7 个选项卡按场景做了调整。

签约之后，如何给新客户写欢迎邮件？

在协议签署或首笔款项到账的当天，由负责这项工作的人发送。写明谁负责什么，给出第一个日期和第一个成果的日期，通过安全链接索取您需要的那一样东西，并留下电话号码和工作时间。第 3 个选项卡有模板和客户的回复。

欢迎邮件应该什么时候发？

注册或订阅后一小时内；签约当天（最晚 1 个工作日）；首次下单后 1 个工作日内；患者或客户则在首次预约确定后立即发送。收据和预约确认会立即发出；署名真人的欢迎邮件随后跟上。

欢迎邮件属于交易类还是商业类？

在美国，只有当全部内容都是确认、完成或交付对方已同意的事项时，它才属于交易类；这种情况下不需要退订链接或邮寄地址，但发件人和邮件头必须准确。加入优惠后，它就可能被算作商业邮件，需要提供退订方式、邮寄地址并注明是广告1。新闻通讯的欢迎邮件属于商业邮件。

在欧盟发送欢迎邮件需要征得同意吗？

服务邮件本身不需要：它是合同的一部分。营销邮件需要事先同意，但发给您自己的客户、推销类似产品时除外，而且前提是在收集地址时和每封邮件中都提供简单的拒绝方式34。本内容不构成法律建议：请查阅您的客户所在国家的规定。

什么是欢迎邮件序列？应该包含几封邮件？

欢迎邮件，加上把新客户带到第一个成果的那几封邮件：对小企业来说，14 天内 4 封。分别是欢迎邮件、第一节课或交付前一天的邮件、结束当天的邮件，以及两周回访，每封都有负责人、发送时限和停止规则。

有适合我所在行业的欢迎邮件模板吗？

第 8 个选项卡涵盖咨询和代理公司、电商和零售、教育和辅导、医疗和牙科、律师事务所、公益组织、房地产、SaaS 和应用，以及 IT 服务，每个行业都写明需要改的地方，并附一句现成句子。酒店、牙科和保险行业有各自的页面。

CRMsoftware.pro 能自动发送欢迎邮件吗？

不能。CRMsoftware.pro 不发送欢迎邮件或自动邮件序列；这些邮件由您从自己的邮箱或新闻通讯工具发出。AI 客服在您的网站上全天候回答新客户的问题，Launch 版中的预约会自动发送确认和提醒邮件，序列中的每封邮件都是一个带“Deadline”（截止日期）的任务。3 位用户免费6。

相关模板

客户引导清单欢迎邮件之后的 30 天计划，含启动会。客户感谢邮件首次下单、转介绍或出问题之后的感谢。销售邮件对方同意后当天发出的邮件，写明双方的日期。聊天机器人欢迎语聊天中的第一句话：和欢迎邮件不是一回事。

免费工具

客户流失率计算器有多少客户流失，以及第一个月让您损失多少。A/B 测试计算器两个邮件主题是否真的有差别。CSAT 计算器给两周回访收到的回答打分。

资料来源

  1. 美国关于商业邮件和交易类邮件的规定，查阅于 2026 年 10 月 18 日： Federal Trade Commission, CAN-SPAM Act: A Compliance Guide for Business
  2. Gmail 对所有发件人以及每天发送 5,000 封或以上邮件的发件人的要求，查阅于 2026 年 10 月 18 日： Google Workspace Admin Help, Email sender guidelines
  3. 欧盟关于直接营销邮件的规定，第 13 条，2009 年 12 月 19 日合并文本： Directive 2002/58/EC on privacy and electronic communications (ePrivacy Directive), EUR-Lex
  4. 欧盟关于以合同、同意和营销作为法律依据的指南，查阅于 2026 年 10 月 18 日： European Data Protection Board, Process personal data lawfully (Data protection guide for small business)
  5. 对 GetResponse 客户在 2023 年发送的超过 44 亿封邮件的分析： GetResponse, Email Marketing Benchmarks (2024 edition)
  6. 方案和价格： CRMsoftware.pro 价格

按时欢迎，一个下一步，每条回复都在 CRM 里。

免费开始，含 3 位用户、AI 聊天、潜在客户、1 个销售管道和基础任务。Launch 版按年付费每月 $19，支持 8 位用户，增加带日历同步的预约和确认邮件、WhatsApp 和转人工。Growth 版按年付费每月 $49，支持 20 位用户，增加已保存回复。

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