E-Mail-Vorlagen für Kundenentschuldigungen
E-Mail-Vorlagen für Kundenentschuldigungen bei späten Antworten, Abrechnungsfehlern, Ausfällen und Lieferverzögerungen. Entschuldigen Sie sich klar und machen Sie es wieder gut. Nutzen Sie die Varianten unverändert, bearbeiten Sie die Platzhalter oder laden Sie das bearbeitbare Word-Dokument herunter.
Erstellt von Anatolii Ulitovskyi 
Faktengeprüft von RH Fardin Aktualisiert am 1. Entschuldigung für die späte Antwort
Wann verwendenVerwenden Sie dies, wenn Sie später antworten, als es der Kunde verdient hätte, und Verantwortung für die Verzögerung übernehmen möchten.
Betreff
Entschuldigung für die Wartezeit — hier ist die Antwort zu Thema
Hallo Kundenname,
Zunächst tut es mir leid, dass wir länger gebraucht haben, um Ihnen zu antworten, als wir sollten. Sie hatten sich gemeldet wegen Thema und hätten eine schnellere Antwort verdient. Das liegt an uns.
Hier ist der aktuelle Stand: Antwort. Wenn irgendetwas davon unklar ist oder das Problem nicht löst, sagen Sie mir Bescheid, und ich bleibe dran, bis es gelöst ist.
Am liebsten wäre mir, Sie hätten gar nicht warten müssen, deshalb markiere ich diesen Verlauf, damit Ihre nächste Antwort schnell kommt. Danke für Ihre Geduld heute.
Beste Grüße,
Ihr Name, Firmenname
2. Entschuldigung für einen Abrechnungsfehler
Wann verwendenVerwenden Sie dies, wenn Ihr System dem Kunden fälschlicherweise Geld berechnet hat und Sie den Fehler bestätigt haben.
Betreff
Wir haben einen Abrechnungsfehler in Ihrem Konto behoben
Hallo Kundenname,
Ich schreibe Ihnen, um mich für einen Abrechnungsfehler auf unserer Seite zu entschuldigen. Wir haben Ihnen Betrag berechnet, obwohl der korrekte Betrag korrekter Betrag gewesen wäre. Das war unser Fehler, nicht Ihrer.
Wir haben es bereits korrigiert. Sie erhalten eine Rückerstattung von Erstattungsbetrag auf Ihr ursprüngliches Zahlungsmittel innerhalb von Zeitrahmen, je nach Ihrer Bank.
Ich verstehe, dass eine falsche Abbuchung beunruhigend ist, besonders wenn es Geld ist, mit dem Sie gerechnet haben. Es tut mir leid, dass wir Ihnen das zugemutet haben. Sollte die Rückerstattung nicht wie beschrieben eintreffen oder der Betrag nicht stimmen, antworten Sie auf diese E-Mail, und ich kümmere mich persönlich darum.
Beste Grüße,
Ihr Name, Firmenname
3. Entschuldigung für einen Serviceausfall
Wann verwendenVerwenden Sie dies nach der Behebung eines Ausfalls, um die Störung und Ihre Maßnahmen dagegen anzuerkennen.
Betreff
Zum heutigen Ausfall — was passiert ist und was wir getan haben
Hallo Kundenname,
Heute war unser Dienst zuvor etwa Dauer lang nicht erreichbar, und ich möchte mich für die dadurch verursachte Störung entschuldigen. Wenn Sie sich auf uns verlassen und wir nicht da sind, ist das ein echtes Problem, und wir nehmen es ernst.
Einfach gesagt war die Ursache die Sache zu unterstützen. Um es zu beheben, haben wir beheben, und wir beobachten genau, dass es stabil bleibt.
Jetzt sollte alles wieder normal laufen. Falls auf Ihrer Seite noch etwas nicht stimmt, antworten Sie hier, und wir kümmern uns sofort darum. Danke, dass Sie uns treu bleiben.
Beste Grüße,
Ihr Name, Firmenname
4. Entschuldigung für eine Lieferverzögerung
Wann verwendenVerwenden Sie dies, wenn eine Sendung verzögert ist und Sie einen ehrlichen aktualisierten Zeitrahmen nennen können.
Betreff
Update zur Bestellung Bestellnummer — und eine Entschuldigung
Hallo Kundenname,
Es tut mir leid, Ihnen mitteilen zu müssen, dass Ihre Bestellung Bestellnummer sich verzögert, und ich weiß, dass das ärgerlich ist, wenn Sie sie früher erwartet haben. Ich möchte Ihnen gegenüber offen sein, was den neuen Zeitrahmen angeht.
Wir rechnen nun damit, dass sie bis neues Datum bei Ihnen ankommt. Das ist unsere ehrliche Einschätzung, und ich schreibe Ihnen, sobald sie versandt wird, damit Sie nicht im Ungewissen bleiben.
Es tut mir leid für die Wartezeit und für alle Pläne, die dadurch durcheinandergeraten sind. Wenn Ihnen dieses neue Datum nicht passt, antworten Sie einfach, und wir besprechen die Optionen, einschließlich einer Rückerstattung.
Beste Grüße,
Ihr Name, Firmenname
5. Entschuldigung für eine schlechte Erfahrung
Wann verwendenVerwenden Sie dies, wenn ein Kunde enttäuscht war und Sie das Vertrauen wiederherstellen möchten, statt nur ein Ticket zu schließen.
Betreff
Es tut mir leid wegen Ihrer Erfahrung mit uns
Hallo Kundenname,
Ich habe mir durchgelesen, was passiert ist — was passiert ist — und es tut mir aufrichtig leid. Das ist nicht die Erfahrung, die wir irgendjemandem wünschen, und ich verstehe, warum Sie frustriert sind.
Ich werde keine Ausreden suchen. Wir haben versagt, und Sie hatten recht, es uns zu sagen. Ich habe es mit dem Team geteilt, damit es nicht unter den Tisch fällt, denn die einzige Entschuldigung, die etwas bedeutet, ist die, die etwas verändert.
Wenn Sie mir die Details schildern möchten, würde ich das gerne persönlich für Sie in Ordnung bringen. Antworten Sie einfach, und ich kümmere mich persönlich darum.
Beste Grüße,
Ihr Name, Firmenname
6. Wiedergutmachung zur Servicerückgewinnung
Wann verwendenVerwenden Sie dies nach einem echten Versäumnis, wenn eine aufrichtige Entschuldigung allein nicht ausreicht, um das Vertrauen wiederherzustellen.
Betreff
Eine echte Entschuldigung und etwas zur Wiedergutmachung
Hallo Kundenname,
Ich möchte mit der Entschuldigung beginnen, denn sie ist wichtiger als alles andere in dieser E-Mail: was passiert ist hätte nicht passieren dürfen, und es tut mir leid, dass wir Ihnen das zugemutet haben.
Worte sind ein Anfang, aber ich möchte sie untermauern. Ich habe Geste Ihrem Konto als kleine Wiedergutmachung hinzugefügt. Es macht die Unannehmlichkeiten nicht ungeschehen, aber ich hoffe, es zeigt, dass wir es ernst meinen.
Sie haben allen Grund, Besseres von uns zu erwarten, und ich habe vor, mir das zurückzuverdienen. Wenn ich sonst noch etwas tun kann, antworten Sie mir direkt, und ich kümmere mich darum.
Beste Grüße,
Ihr Name, Firmenname
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Anleitung
So verwenden Sie diese Vorlage
- 1
Wählen Sie die passendste Variante. Entscheiden Sie nach der Situation, nicht nur nach dem Kanal.
- 2
Ersetzen Sie jeden Platzhalter. Wenn Sie ein Feld nicht ausfüllen können, stellen Sie zuerst eine klärende Frage.
- 3
Speichern Sie die endgültige Version in CRMsoftware.pro, Ihrem CRM oder Helpdesk, damit das Team einheitlich bleibt.
- 4
Überprüfen Sie die Ergebnisse wöchentlich. Verwerfen Sie Varianten, die für Verwirrung sorgen, und verbessern Sie die funktionierenden.
Häufige Fragen
Häufig gestellte Fragen
Darf ich diese Vorlagen kommerziell nutzen?
Ja. Kopieren, bearbeiten und nutzen Sie sie in Ihrem Unternehmen, in der Kundenarbeit, im CRM, Helpdesk oder CRMsoftware.pro-Workspace.
Wie schreibe ich eine aufrichtige Entschuldigungs-E-Mail an einen Kunden?
Beginnen Sie mit einer klaren, konkreten Entschuldigung in der ersten Zeile, benennen Sie genau, was schiefgelaufen ist, und vermeiden Sie Ausreden. Sagen Sie dann, was Sie zur Behebung unternehmen und bis wann. Halten Sie es kurz, menschlich und frei von Konzernfloskeln, damit sich der Kunde gehört und nicht abgewimmelt fühlt.
Sollte ich in einer Entschuldigungs-E-Mail eine Entschädigung anbieten?
Nur wenn das Versäumnis den Kunden wirklich Zeit, Geld oder Vertrauen gekostet hat. Eine Wiedergutmachung wirkt am besten, nachdem Sie das Problem anerkannt haben, nicht davor. Passen Sie die Geste dem Schaden an, halten Sie sie aufrichtig und lassen Sie sie niemals wie ein Schweigegeld oder den Kauf einer schnellen Fünf-Sterne-Bewertung wirken.
Was sollte ich vermeiden, wenn ich mich bei einem Kunden entschuldige?
Vermeiden Sie Scheinentschuldigungen wie „Tut mir leid, dass Sie das so empfinden“, vage Wörter wie „Unstimmigkeit“ für einen echten Fehler und lange Erklärungen darüber, wie beschäftigt Sie waren. Das schiebt die Schuld auf den Kunden zurück. Stehen Sie klar zu dem Fehler und gehen Sie dann schnell zur Lösung und zum Zeitplan über.
Wie schnell sollte ich eine Entschuldigungs-E-Mail senden?
Sobald Sie die Fakten bestätigen können. Schnelligkeit signalisiert, dass Sie das Problem ernst nehmen, und eine Antwort noch am selben Tag zählt oft mehr als eine perfekt formulierte. Wenn Sie Zeit für die Prüfung brauchen, senden Sie jetzt eine kurze Bestätigung und die vollständige Antwort, sobald Sie genau wissen, was passiert ist.
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