Willkommens-E-Mail-Vorlagen für Neukunden, nach Anlass
Ausfüllbare Willkommens-E-Mail-Vorlagen für den Moment, in dem ein neuer Kunde ankommt: nach einem Kauf, einem Vertragsabschluss, einer Anmeldung, für neue Schüler oder Mitglieder, Patienten oder Mandanten und Newsletter-Abonnenten. Jede mit Betreff, einem nächsten Schritt, einer Sendefrist und dem, was wegbleibt, dazu Sätze für 9 Branchen, eine Word-Datei und ein Excel-Planer für die Willkommensserie mit Sendeprotokoll.
Erstellt von Anatolii Ulitovskyi 
Faktengeprüft von RH Fardin Aktualisiert am 1. Willkommens-E-Mail-Vorlage: fünf Teile, ein nächster Schritt
Hier beginnenWählen Sie den Anlass in den Tabs 2 bis 7 oder nutzen Sie diese allgemeine Version. Kaufbeleg und Buchungsbestätigung sind eigene, automatische E-Mails; die Willkommens-E-Mail kommt von einer Person mit Namen.
Die fünf Teile
- Betreff mit dem Namen und dem ersten Datum„Willkommen bei Firma, Vorname: erster Termin am Tag“.
- Dank und wer Sie sindEin Satz Dank, Ihr Name und Ihre Rolle, und dass Sie die Ansprechperson sind.
- Was als Nächstes passiert, mit TerminenZwei oder drei nummerierte Zeilen: was, wann, mit wem.
- Ein nächster SchrittEine Sache, die der Kunde tun soll, bis wann und wie.
- Ansprechperson und wie man sie erreichtAntwort auf diese E-Mail, eine Telefonnummer, Ihre Zeiten. Nie No-Reply.
Allgemeine Willkommens-E-MailBetreff: Willkommen bei Firma, Vorname: erster Termin am Tag
Hallo Vorname,
vielen Dank, dass Sie sich für Produkt oder Leistung von Firma entschieden haben. Ich bin Ihr Name, Ihre Rolle, und Ihre Ansprechperson für alle Fragen dazu.
So geht es weiter:
1. Tag, Datum, Uhrzeit: erster Termin, Lieferung oder Kickoff, mit wem.
2. Datum: zweiter Punkt.
3. Wöchentlich oder monatlich: was Sie bekommen, in einer Zeile.
Eine Bitte bis Tag: der eine Schritt. Antworten Sie einfach auf diese E-Mail oder nutzen Sie diesen Link: Link.
Fragen? Antworten Sie hier oder rufen Sie mich an unter Telefon, Zeiten.
Ihr Name
Firma
Kurzversion, Chat oder NachrichtHallo Vorname, hier ist Ihr Name von Firma. Herzlich willkommen. Erster Termin ist am Tag um Uhrzeit. Eine Bitte bis dahin: der eine Schritt. Fragen? Antworten Sie hier oder rufen Sie an unter Telefon.
Was nicht in die erste E-Mail gehört
- Eine zweite Bitte, eine Umfrage oder eine Bewertungsanfrage.
- Ein Zusatzangebot, ein Rabattcode oder „Das könnte Ihnen auch gefallen“.
- Ihre Firmengeschichte, eine Funktionsliste, mehr als drei Links, alles, was schon im Kaufbeleg steht.
Transaktional oder werblich?Nach dem US-Gesetz CAN-SPAM ist eine E-Mail transaktional, wenn ihr gesamter Inhalt nur eine Transaktion bestätigt, abschließt oder erfüllt, der die Person zugestimmt hat: Dann sind weder Abmeldelink noch Postanschrift Pflicht, aber Kopfzeilen und Absender müssen stimmen. Kommt ein Angebot dazu, kann die ganze Nachricht als Werbung gelten1. Google sagt es klar: keine Werbeaktionen in Kaufbelegen2. Mehr dazu im Abschnitt Regeln.
2. Willkommens-E-Mail nach dem ersten Kauf (Shop oder Produkt)
Wann senden
- Der Shop verschickt die Bestellbestätigung sofort. Diese Willkommens-E-Mail folgt innerhalb von 1 Werktag, von einer Person mit Namen.
- Wenn Sie nach der ersten Bestellung schon eine Dankesmail schicken, senden Sie keine zwei E-Mails: Ergänzen Sie dort die Zeilen „So geht es weiter“. Diese E-Mail finden Sie bei den Dankesmails.
BetreffWillkommen bei Shop, Vorname: So geht es mit Ihrer Bestellung weiter
E-MailHallo Vorname,
vielen Dank für Ihre erste Bestellung bei Shop. Ich bin Ihr Name, Ihre Rolle, und Ihre Ansprechperson, falls mit der Bestellung etwas nicht stimmt.
So geht es weiter:
1. Bis Datum: Ihre Bestellung verlässt unser Lager. Den Link zur Sendungsverfolgung bekommen Sie am selben Tag per E-Mail.
2. Datum bis Datum: Zustellung durch Versanddienst.
3. Was nach der Lieferung kommt, zum Beispiel eine Pflegeanleitung im Paket.
Was uns hilft: Antworten Sie mit Hinweisen zur Zustellung, zum Beispiel einem Torcode.
Fragen? Antworten Sie hier oder rufen Sie an unter Telefon, Zeiten.
Ihr Name
Shop
Wenn das Produkt eingerichtet werden mussHallo Vorname, Ihr Produkt kommt am Datum an. Die Einrichtung dauert etwa Minuten Minuten: Link zur Anleitung. Wenn Sie nicht weiterkommen, antworten Sie mit einem Foto, dann gehe ich es mit Ihnen durch.
Kaufbeleg ohne WerbungGoogles Richtlinien für Absender sagen, dass in einer Nachricht keine verschiedenen Inhaltsarten gemischt werden sollen, zum Beispiel keine Werbeaktionen in einem Kaufbeleg2. Heben Sie den Rabatt für eine spätere, klar werbliche E-Mail mit Abmeldelink auf.
3. Willkommens-E-Mail an Neukunden nach Vertragsabschluss
Wann senden
- Am Tag, an dem der Vertrag unterschrieben wird oder die erste Zahlung eingeht, spätestens nach 1 Werktag, von der Person, die die Arbeit betreut.
- Für ein Projekt mit Kickoff-Gespräch und 30-Tage-Plan nutzen Sie die Willkommensnachricht in der Kunden-Onboarding-Checkliste; für die E-Mail am Tag der Zusage mit Terminen auf beiden Seiten die Verkaufs-E-Mails. Diese Vorlage ist für kleine Dienstleister, bei denen eine Person Ansprechperson bleibt.
BetreffWillkommen bei Firma, Vorname: erster Schritt am Tag
E-MailHallo Vorname,
vielen Dank, dass Sie sich für Firma und die Leistung entschieden haben. Ich bin Ihr Name, Ihre Rolle, und Ihre Ansprechperson für alles rund um den Auftrag. Kollegin oder Kollege übernimmt Ihre Termine oder die Buchhaltung, und ich bleibe im Bilde.
So geht es weiter:
1. Tag, Datum, Uhrzeit: erster Termin, Besuch oder Anruf, wo oder wie.
2. Datum: erstes Ergebnis, zum Beispiel der erste Bericht.
3. Wöchentlich oder monatlich: was Sie bekommen, zum Beispiel freitags ein kurzes Update per E-Mail.
Eine Sache brauchen wir von Ihnen bis Tag: das eine Dokument, über sicherer Link. Oder antworten Sie einfach auf diese E-Mail.
Fragen? Antworten Sie hier oder rufen Sie mich an unter Telefon, Zeiten.
Ihr Name
Firma
Die Antwort, wenn Sie der neue Kunde sindHallo Name,
vielen Dank für die Begrüßung. Bestätigt: erster Schritt am Tag um Uhrzeit. Das gewünschte Dokument bekommen Sie bis Datum von mir.
Eine Frage: die Frage. Ansonsten ist von meiner Seite alles klar.
Ihr Name
B2B ist nicht ausgenommenCAN-SPAM macht keine Ausnahme für E-Mails zwischen Unternehmen1. Eine Willkommens-E-Mail, die nur bestätigt, was der Kunde vereinbart hat, ist transaktional; sobald sie etwas anderes verkauft, braucht sie eine Abmeldemöglichkeit und Ihre Postanschrift.
4. Willkommens-E-Mail nach Anmeldung oder Testphase (SaaS, App)
Wann senden
- Innerhalb einer Stunde nach der Anmeldung, solange der Tab noch offen ist. Die E-Mail mit Login oder Bestätigungslink ist eine eigene, automatische E-Mail: Verstecken Sie sie nie in der Willkommens-E-Mail.
- Eine Aktion, die den Nutzen des Produkts zeigt. Keine Funktionsliste, keine fünf Links.
BetreffWillkommen bei Produkt, Vorname: Ihr erstes Ergebnis dauert Minuten Minuten
E-MailHallo Vorname,
vielen Dank für Ihre Anmeldung bei Produkt. Ich bin Ihr Name, Ihre Rolle, und ich lese jede Antwort auf diese E-Mail.
Das Erste, was Sie tun sollten: erste Aktion, zum Beispiel Ihren Kalender verbinden. Das dauert etwa Minuten Minuten: Link.
So geht es weiter:
1. Ihre Testphase läuft bis Datum. Alles ist freigeschaltet, nichts wird berechnet.
2. Am Tag schicke ich Ihnen eine E-Mail mit dem zweiten Schritt. Das ist die einzige weitere E-Mail in dieser Woche.
3. Möchten Sie eine 15-minütige Einführung? Wählen Sie eine Zeit: Buchungslink.
Kommen Sie nicht weiter? Antworten Sie mit einer Zeile, dann helfe ich.
Ihr Name
Produkt
Wenn nach 3 Tagen noch nichts passiert istHallo Vorname, Sie haben sich am Tag bei Produkt angemeldet und erste Aktion noch nicht erledigt. Steht etwas im Weg? Antworten Sie mit einer Zeile oder erledigen Sie es hier in Minuten Minuten: Link. Ihre Testphase läuft bis Datum.
Ein Mensch, kein SystemSenden Sie von einer Adresse mit Namen, die ein Mensch liest, nicht von No-Reply. Google weist darauf hin, dass Nachrichten von einer Adresse aus den Kontakten des Empfängers seltener als Spam markiert werden2.
5. Willkommens-E-Mail: neuer Schüler, Mitglied, Unterstützer
Wann senden
- Am Tag, an dem die Anmeldung zum Kurs, die Mitgliedschaft oder die erste Spende bestätigt wird. Liegt der erste Termin mehr als eine Woche entfernt, schicken Sie am Tag davor eine kurze zweite E-Mail.
- Schüler unter 18: Schreiben Sie an die Eltern, nennen Sie den Schüler und halten Sie den Login des Schülers getrennt.
BetreffWillkommen bei Programm, Vorname: Wir starten am Tag
E-MailHallo Vorname,
vielen Dank, dass Sie bei Programm von Firma dabei sind. Ich bin Ihr Name, Ihre Rolle, und Ihre Ansprechperson für alle Fragen dazu. Kursleitung oder Trainer leitet Ihre Termine.
So geht es weiter:
1. Tag, Datum, Uhrzeit: Ihr erster Termin, wo, oder der Online-Link. Seien Sie 10 Minuten früher da.
2. Mitbringen oder vorbereiten: ein oder zwei Dinge.
3. Die Termine laufen Tage und Uhrzeiten bis Enddatum, Anzahl insgesamt.
Eine Bitte bis Tag: das kurze Formular zur Einstufung oder Aufnahme, 3 Minuten: Link.
Fragen? Antworten Sie hier oder rufen Sie an unter Telefon, Zeiten.
Ihr Name
Firma
An die ElternHallo Name des Elternteils, Schüler ist für Programm angemeldet. Der erste Termin ist am Tag um Uhrzeit bei Lehrkraft oder Trainer, wo, oder online. Nach jedem Termin bekommen Sie eine Notiz in 3 Zeilen per E-Mail: was behandelt wurde, was gut lief, was zu üben ist. Eine Bitte bis Tag: der eine Schritt. Antworten Sie hier oder rufen Sie jederzeit an unter Telefon.
Neuer Spender oder FreiwilligerLiebe/Lieber Vorname, vielen Dank für Ihre Spende von Betrag an Organisation. Sie finanziert eine konkrete Sache. Sie hören wie oft von uns, mit dem, was sich verändert hat, und können diese E-Mails jederzeit mit einem Klick am Ende abbestellen. Fragen? Antworten Sie hier oder rufen Sie mich an unter Telefon. Ihr Name, Rolle
Die erste Woche entscheidetMachen Sie den ersten Termin leicht: Link oder Adresse, die Uhrzeit in der Zeitzone des Kunden und was mitzubringen ist, in der Willkommens-E-Mail und noch einmal am Tag davor. Im Excel-Planer steht diese E-Mail am Tag davor als eigene Zeile.
6. Willkommens-E-Mail für neue Patienten oder Mandanten
DatenschutzWann senden
- Sobald der erste Termin gebucht ist, von der Rezeption oder der Person, die die Akte führt. Die Erinnerung am Tag davor ist eine eigene Nachricht.
- Nichts zu Gesundheit, Rechtsfall oder Schadensfall in der E-Mail. Formulare und Dokumente laufen über ein sicheres Portal oder einen sicheren Link, nie als Anhang einer normalen E-Mail.
BetreffWillkommen bei Praxis oder Kanzlei, Vorname: Ihr erster Termin am Tag
E-MailHallo Vorname,
vielen Dank, dass Sie sich für Praxis oder Kanzlei entschieden haben. Ich bin Ihr Name, Ihre Rolle, und Ihre Ansprechperson für Termine, Formulare und Abrechnung. Ärztin, Arzt oder Anwalt betreut Sie.
So geht es weiter:
1. Tag, Datum, Uhrzeit: Ihr erster Termin in Adresse. Bitte kommen Sie 10 Minuten früher.
2. Vor dem Termin: die Aufnahmeformulare, etwa 5 Minuten, über diesen sicheren Link: sicherer Link.
3. Mitbringen: Ausweis, Versichertenkarte oder Policennummer und Medikamentenliste oder die Unterlagen zu Ihrem Fall.
Zum Verschieben des Termins antworten Sie hier oder rufen Sie mindestens 24 Stunden vorher an unter Telefon.
Gesundheits- und Falldetails besprechen wir nicht per E-Mail. Für alles rund um Ihre Behandlung oder Ihren Fall rufen Sie uns an unter Telefon, Zeiten.
Ihr Name
Praxis oder Kanzlei
KanzleiDiese E-Mail erklärt, wie wir arbeiten, nicht Ihren Fall. Alles zu Ihrem Mandat kommt direkt von Anwalt, telefonisch oder über das Portal: Portal-Link. Bitte nutzen Sie für Dokumente das Portal und nicht E-Mail.
Zahnarzt, Gastgewerbe und VersicherungDie Willkommens-E-Mail-Vorlagen für Zahnarztpraxen, Gastgewerbe und Versicherungen gehen auf diese Branchen genauer ein: neuer Patient, bestätigte Buchung, neue Police. Dieser Tab liefert die gemeinsame Struktur.
7. Willkommens-E-Mail an neue Newsletter-Abonnenten
Wann senden
- Innerhalb einer Stunde nach der Anmeldung, automatisch aus Ihrem Newsletter-Tool oder von Hand, wenn die Liste klein ist.
- Eine Werbe-E-Mail: Ihre Postanschrift und ein Abmeldelink gehören hinein, und der Betreff sagt, worum es geht1.
BetreffSie sind dabei, Vorname: Was Newsletter schickt, und wann
E-MailHallo Vorname,
vielen Dank, dass Sie Newsletter von Firma abonniert haben. So läuft es: eine E-Mail pro Woche oder Monat mit Inhalt, in einer Zeile, und sonst nichts. Die erste kommt am Tag.
Was uns hilft: Antworten Sie mit dem einen Thema, das Sie zuerst lesen möchten. Ich lese jede Antwort.
Damit die E-Mails ankommen, speichern Sie Absenderadresse in Ihren Kontakten. Doch nichts für Sie? Abmelden mit einem Klick am Ende jeder E-Mail.
Ihr Name
Firma
Postanschrift
Abonnenten in der EUIn der EU braucht Werbung per E-Mail eine vorherige Einwilligung; die einzige Ausnahme sind Ihre eigenen Bestandskunden, für ähnliche Produkte, mit einer Widerspruchsmöglichkeit in jeder Nachricht3. Einwilligung heißt: kein vorangekreuztes Kästchen, und der Widerruf ist so einfach wie die Erteilung4. Ein versprochener Rabatt gehört in diese E-Mail und sonst nirgendwohin; wer täglich 5.000 oder mehr Nachrichten an Gmail sendet, braucht zusätzlich eine Abmeldung mit einem Klick2.
8. Willkommens-E-Mail-Vorlagen nach Branche: Was sich ändert
Die fünf Teile bleiben gleich. Was sich ändert: der Anlass, das erste Datum und der eine nächste Schritt. Der Tab in Klammern ist der Ausgangspunkt. Gastgewerbe, Zahnarztpraxen und Versicherungen haben eigene Seiten mit Willkommens-E-Mails.
8.1Beratung, Agenturen und IT-Dienstleister (Tab 3)
Was sich ändertWer die Arbeit macht und wer Ansprechperson bleibt. Erstes Datum: das Kickoff oder der Onboarding-Termin. Ein Schritt: die Zugänge oder Unterlagen, die Sie brauchen; Zugangsdaten nie per E-Mail.
Fertiger SatzSie hören jeden Freitag mit einem kurzen Update von mir. Zugangsdaten kommen über sicherer Kanal, nie per E-Mail.
8.2E-Commerce und Handel (Tab 2)
Was sich ändertKaufbeleg und Sendungsverfolgung sind automatisch. Die Willkommens-E-Mail ergänzt eine Person mit Namen, das Lieferfenster und wie Rücksendungen laufen.
Fertiger SatzWenn mit dem Inhalt des Pakets etwas nicht stimmt, antworten Sie innerhalb von 14 Tagen mit einem Foto, dann ersetze ich es oder erstatte den Betrag.
8.3Bildung, Kurse und Nachhilfe (Tab 5)
Was sich ändertBei Schülern unter 18 schreiben Sie an die Eltern. Erstes Datum: der erste Termin. Ein Schritt: das Einstufungsformular oder der letzte Test.
Fertiger SatzNach jedem Termin bekommen Sie eine Notiz in 3 Zeilen: was behandelt wurde, was gut lief, was zu üben ist.
8.4Gesundheitswesen, Zahnarztpraxen und Kanzleien (Tab 6)
Was sich ändertKeine Gesundheits- oder Falldetails per E-Mail. Formulare und Dokumente über einen sicheren Link; die E-Mail erklärt den Ablauf, nicht den Fall.
Fertiger SatzGesundheits- und Falldetails besprechen wir nicht per E-Mail. Für alles rund um Ihre Behandlung oder Ihren Fall rufen Sie uns an unter Telefon.
8.5Gemeinnützige Organisationen (Tab 5)
Was sich ändertEin Dank mit einem konkreten Ergebnis der Spende, wie oft Sie schreiben und wie man die E-Mails abbestellt. Keine zweite Bitte.
Fertiger SatzIhre Spende von Betrag finanziert eine konkrete Sache. Sie hören wie oft von uns, mit dem, was sich verändert hat.
8.6Immobilien (Tab 3)
Was sich ändertKäufer: die nächste Besichtigung und was Sie von ihnen brauchen. Verkäufer: der Zeitplan für das Inserat. Mieter: Einzugsdatum, Kaution, Schlüssel.
Fertiger SatzAntworten Sie mit Budget, Stadtteilen und Zeitrahmen, und Sie bekommen bis Tag eine kurze Liste passender Objekte.
8.7SaaS und Apps (Tab 4)
Was sich ändertEine erste Aktion, das Enddatum der Testphase und eine weitere E-Mail in dieser Woche. Die Login-E-Mail ist separat.
Fertiger SatzDas Erste, was Sie tun sollten: erste Aktion. Das dauert Minuten Minuten: Link.
Für kleine Vertriebs- und Supportteams
Jede Willkommens-E-Mail pünktlich, jede Antwort im CRM.
Willkommens-E-Mails senden Sie aus Ihrem eigenen Postfach. In CRMsoftware.pro beantwortet der KI-Agent auf Ihrer Website rund um die Uhr Fragen neuer Kunden aus Ihrer „Wissensdatenbank“, Buchungen verschicken ihre eigene Bestätigungs-E-Mail, und jede E-Mail der Serie ist eine Aufgabe mit „Deadline“.
- KI-Chat rund um die Uhr, der aus Ihrer „Wissensdatenbank“ antwortet und Name und E-Mail-Adresse erfasst
- „Kontakte“, Deals und „Anmerkungen“ (Notizen); Aufgaben mit „Deadline“ und „Verknüpftes Geschäft“ (verknüpfter Deal)
- Kostenlos für 3 Nutzer. Buchungen mit Bestätigungs-E-Mails ab Launch, 19 $ im Monat bei jährlicher Abrechnung
Free-Plan: 3 Nutzer, keine Kreditkarte.
Ausgefülltes Beispiel
Ein Nachhilfeanbieter begrüßt einen Vater: vier E-Mails in 14 Tagen
Ashgrove Tutoring, ein fiktiver Online-Nachhilfeanbieter für Schüler, nutzt diese Willkommens-E-Mail-Vorlagen bei Rafael Quintero, einem Vater, der Mathe-Nachhilfe für seine Tochter Sofia, 13, bucht. Die Willkommens-E-Mail ist die Version für Schüler oder Mitglieder, geschrieben an die Eltern.
Willkommensserie: Rafael Quintero
| Senden bis | Gesendet | |
|---|---|---|
| Willkommens-E-Mail | Fr., 9. Okt., am selben Tag | 18:10, pünktlich |
| Vor dem ersten Termin | Mo., 12. Okt., bis 18:00 | 16:45, pünktlich |
| Nach dem ersten Termin | Di., 13. Okt., innerhalb von 2 Stunden | 18:05, pünktlich |
| Nachfrage nach zwei Wochen | Fr., 23. Okt., 10:00 | Geplant, Aufgabe angelegt |
Die Willkommens-E-Mail, Fr., 9. Okt.
| Betreff | Willkommen bei Ashgrove Tutoring, Rafael: Sofias erster Termin ist am Dienstag |
| Wer | Simone, Inhaberin, die Ansprechperson; Leila Brandt, die Lehrkraft |
| So geht es weiter | Di., 13. Okt., 16:30, erster Termin; danach jeweils eine Notiz in 3 Zeilen; dienstags und donnerstags bis 5. Nov., 8 insgesamt |
| Ein nächster Schritt | Antwort mit den Themen von Sofias letzten zwei Tests oder einem Foto des letzten Tests |
| Kontakt | Antworten oder 503-555-0121, werktags 9 bis 18 Uhr |
| Weggelassen | Das Paket zur Prüfungsvorbereitung, das Empfehlungsangebot, der Newsletter |
In CRMsoftware.pro am 13. Oktober
| Kontakt | Rafael Quintero, Vater von Sofia, aus dem Website-Chat umgewandelt |
| Deal | Mathe-Paket, 8 Termine · 360 $, „Geschlossen gewonnen“ |
| Buchung | Kennenlerngespräch Fr., 9. Okt., 17:00; „Buchungsbestätigung“ von „Terminplanung“ gesendet |
| Anmerkungen | Tests: Brüche 58 %, Verhältnisse 64 %. Kamera aus bei Termin 1. |
| Aufgaben | Willkommens-E-Mail, erledigt · E-Mail vor dem Termin, erledigt · Nachfrage, „Deadline“ Fr., 23. Okt. |
Warum es wirkt
Warum eine Willkommens-E-Mail gelesen wird, und warum sie ein Willkommen bleiben muss
Willkommens-E-Mails werden geöffnet. In der Auswertung von GetResponse über mehr als 4,4 Milliarden Nachrichten, die seine Kunden 2023 verschickt haben, hatten Willkommens-E-Mails eine durchschnittliche Öffnungsrate von 83,63 % und eine Klickrate von 16,6 %, gegenüber 40,08 % und 3,84 % bei Newslettern5. Das sind die Daten eines Anbieters aus dem Marketingversand, lesen Sie die genauen Zahlen also als Richtung: Die erste E-Mail, nachdem jemand Ja gesagt hat, ist die, die gelesen wird, und der falsche Ort für fünf Links.
Gesetz und Postfachanbieter sind sich einig. Nach dem US-Gesetz CAN-SPAM ist eine Nachricht nur dann transaktional, wenn ihr gesamter Inhalt eine Transaktion bestätigt, abschließt oder erfüllt, der die Person zugestimmt hat; die US-Handelsbehörde FTC sagt, das Gesetz lege diese Kategorien eng aus, und eine gemischte Nachricht gilt als Werbung, wenn der werbliche Teil dem Leser zuerst auffallen würde1. Googles Richtlinien für Absender sagen, dass keine Werbeaktionen in Kaufbelege gehören2. Ein nächster Schritt, kein Angebot, ein Absender mit Namen: Deshalb sehen diese Vorlagen so aus, wie sie aussehen.
84 %
durchschnittliche Öffnungsrate von Willkommens-E-Mails in den Daten eines Anbieters für 2023
40 %
bei Newslettern in denselben Daten
1
nächster Schritt in jeder Vorlage auf dieser Seite
Regeln
Transaktional oder werblich: die Regeln für eine Willkommens-E-Mail
Zwei Gesetze und ein Postfachanbieter entscheiden, ob Ihre Willkommens-E-Mail ankommt und ob sie einen Abmeldelink braucht. Keine Rechtsberatung.
USA: transaktional nur, solange es um die Transaktion geht
Nach CAN-SPAM ist der Hauptzweck transaktional oder beziehungsbezogen, wenn die Nachricht nur aus Inhalten besteht, die eine Transaktion bestätigen, abschließen oder erleichtern, der der Empfänger zugestimmt hat, die über Garantie, Rückruf oder Sicherheit informieren, über Änderungen an Konto oder Mitgliedschaft berichten oder die Ware oder Leistung liefern; die FTC sagt, das Gesetz lege diese Kategorien eng aus. Eine gemischte Nachricht ist Werbung, wenn der Betreff wie Werbung wirkt oder der transaktionale Teil nicht zuerst kommt. Werbe-E-Mails brauchen korrekte Kopfzeilen, einen ehrlichen Betreff, einen Hinweis, dass es Werbung ist, Ihre gültige Postanschrift und eine Abmeldung, die innerhalb von 10 Werktagen umgesetzt wird. Jede E-Mail, die dagegen verstößt, kann bis zu 53.088 $ kosten; für B2B-E-Mails gibt es keine Ausnahme1.
EU: erst Einwilligung, außer bei eigenen Kunden
Die Datenschutzrichtlinie für elektronische Kommunikation (ePrivacy-Richtlinie) erlaubt E-Mails für Direktwerbung nur mit vorheriger Einwilligung. Die Ausnahme: Ein Unternehmen, das die Adresse beim Verkauf erhalten hat, darf für eigene ähnliche Produkte oder Dienste werben, wenn der Kunde bei der Erhebung widersprechen konnte und in jeder Nachricht kostenlos widersprechen kann3. Die Service-E-Mail selbst braucht keine Einwilligung: Sie ist Teil des Vertrags, eine Grundlage, die sich laut Europäischem Datenschutzausschuss (EDPB) nicht auf Werbung erstreckt. Einwilligung heißt: kein vorangekreuztes Kästchen, und der Widerruf ist so einfach wie die Erteilung4.
Zustellbarkeit: authentifizieren, nicht mischen, Abmeldung mit einem Klick
Googles Richtlinien für alle Absender: SPF oder DKIM, TLS, Nachrichten nach RFC 5322 formatiert, eine Spam-Rate unter 0,3 %. Mischen Sie keine Inhaltsarten in einer Nachricht, zum Beispiel keine Werbeaktionen in einem Kaufbeleg, und nutzen Sie je Nachrichtentyp dieselbe Absenderadresse. Wer täglich 5.000 oder mehr Nachrichten an Gmail sendet, braucht zusätzlich SPF, DKIM und DMARC mit passender Absenderdomain sowie eine Abmeldung mit einem Klick und einen sichtbaren Abmeldelink in Marketing- und abonnierten Nachrichten2.
Lesbar für alle
Senden Sie zur HTML-Version eine reine Textversion mit, damit die E-Mail auf jedem Gerät und mit jedem Screenreader lesbar ist. Schreiben Sie den nächsten Schritt als echten Text, nicht in ein Bild, und lassen Sie jeden Link sagen, wohin er führt: Google verlangt, dass Links sichtbar und leicht verständlich sind und nichts mit HTML oder CSS versteckt wird2.
Diese Seite ist keine Rechtsberatung. US-Bundesstaaten und andere Länder haben eigene Regeln für E-Mails; prüfen Sie die offiziellen Regeln dort, wo Ihre Kunden leben.
Willkommensserie
Eine Willkommensserie für kleine Unternehmen: 4 E-Mails in 14 Tagen
Nach der Willkommens-E-Mail bringen drei kurze E-Mails den Kunden zum ersten Ergebnis. Jede hat einen Tag, einen Zweck und eine Stoppregel; der Excel-Planer hält den Plan mit Zuständigen und Sendefristen fest.
| Tag | Zweck | Stoppregel | |
|---|---|---|---|
| Willkommens-E-Mail | Tag 0 | Dank, wer Sie sind, was als Nächstes passiert mit Terminen, ein nächster Schritt, wie man Sie erreicht | Keine: jeder bekommt sie |
| Vor dem ersten Termin, der Lieferung oder dem Login | Der Tag davor | Link oder Adresse, die Uhrzeit, was mitzubringen ist, wen der Kunde trifft | Auslassen, wenn das Erste schon passiert ist |
| Nach dem ersten Termin oder der Lieferung | Am selben Tag, innerhalb von 2 Stunden | Drei Zeilen: was passiert ist, was gut lief, was als Nächstes kommt | Ein Problem in der Antwort stoppt die Serie: anrufen, lösen, weitermachen |
| Nachfrage nach zwei Wochen | Tag 14 | Zwei Fragen: was funktioniert, was nicht. Eine Bitte: ein Datum für den nächsten Schritt | Keine Bitte um Bewertung oder Empfehlung, solange ein Problem offen ist |
| Tag 30 und später | Tag 30 | Die Bitte um Bewertung oder Empfehlung und das erste Angebot, als eigene Werbe-E-Mail | Nur an Personen, die sich abmelden können; siehe die Dankesmails und die Umfrage zur Zufriedenheit |
Ein Abonnent bekommt die Willkommens-E-Mail und dann den Newsletter im versprochenen Rhythmus; ein Testnutzer bekommt die Willkommens-E-Mail, eine E-Mail mit dem zweiten Schritt und die E-Mail zum Ende der Testphase. Der reine Dank nach einer ersten Bestellung: die Dankesmails. Die erste Zeile, die ein Besucher im Chat sieht, ist etwas anderes: die Chatbot-Begrüßungsnachrichten.
Excel-Planer
Was im Excel-Planer für die Willkommensserie und im Sendeprotokoll steckt
Vier Tabellenblätter: Planer mit der Serie von Ashgrove Tutoring, Sendeprotokoll mit 13 Beispiel-E-Mails, Übersicht und Listen. Mit Auto markierte Spalten füllen sich selbst.
| Spalte | Inhalt |
|---|---|
| Planer: Anlass, E-Mail, Tag, Senden bis, Zuständig, Status | Eine Zeile je E-Mail in Ihrer Serie: der Anlass, ihr Name, der Tag ab dem Startdatum, die Sendefrist, wer sie sendet und ob sie aktiv, Entwurf oder pausiert ist. |
| Planer: Erbetener nächster Schritt | Die eine Sache, um die die E-Mail bittet. |
| Sendeprotokoll: Kunde, Schüler oder Konto, Anlass, E-Mail | Eine Zeile je E-Mail und Kunde. Wählen Sie die E-Mail aus der Planerliste. |
| Startdatum | Der Tag, an dem die Person Kunde wurde: Bestellung, Unterschrift, Anmeldung oder Buchung. |
| Fällig am Auto | Startdatum plus der Tag der E-Mail aus dem Planer. |
| Gesendet am, Status Auto | Tragen Sie den Sendetag ein. Status zeigt Geplant, Heute fällig, Überfällig, Pünktlich oder Verspätet. |
| Antwort, Nächster Schritt erfolgt | Ja oder Nein: Hat die Person geantwortet, und ist der eine nächste Schritt passiert? |
| Übersicht Auto | Erfasst, gesendet, pünktlich, verspätet, aktuell überfällig, Antworten und erfolgte nächste Schritte, mit Quoten, je E-Mail und je zuständiger Person. |
Im Beispiel wurden 9 von 13 E-Mails gesendet, 7 davon pünktlich; 2 sind geplant, 1 ist heute fällig und 1 überfällig. 4 der 9 gesendeten bekamen eine Antwort, und 6 führten zum nächsten Schritt. Funktioniert in Excel, LibreOffice und Google Tabellen.
Anleitung
So nutzen Sie diese Willkommens-E-Mail-Vorlagen
- 1
Anlass wählen
Kauf, Vertragsabschluss, Anmeldung, Schüler oder Mitglied, Patient oder Mandant, Abonnent. Eine Willkommens-E-Mail pro Person.
- 2
Die fünf Teile ausfüllen
Der Name im Betreff, wer Sie sind, zwei oder drei Zeilen mit Terminen, ein nächster Schritt, wie man Sie erreicht. Alles andere löschen.
- 3
Pünktlich senden, von einer Person
Am selben Tag bei einem Vertrag, innerhalb einer Stunde bei einer Anmeldung oder einem Abonnenten, 1 Werktag nach einer Bestellung.
- 4
Die nächsten drei planen
Tragen Sie die Serie mit zuständiger Person und Sendefrist in den Excel-Planer ein. Die E-Mail am Tag davor ist die, die die meisten Unternehmen vergessen.
- 5
Protokollieren und wöchentlich prüfen
Eine Zeile je E-Mail. Jede Woche: verspätete und überfällige E-Mails, Antworten ohne Reaktion, nächste Schritte, die nicht passiert sind.
Einrichtung in CRMsoftware.pro
- Website-Chats und Webformulare landen unter „Leads“. Sobald die Person zahlt oder unterschreibt, öffnen Sie den Lead und klicken auf „Konvertieren zu Deal“: Kontakt, Unternehmen und Deal werden angelegt. Fügen Sie die gesendete Willkommens-E-Mail in die „Anmerkungen“ (Notizen) des Deals ein.
- Klicken Sie unter „Aufgaben“ für jede E-Mail der Serie auf „Neue Aufgabe“: „Aufgabentitel“ (zum Beispiel „Willkommens-E-Mail: Rafael Quintero“), „Abtretungsinhaber“ (die zuständige Person), „Deadline“ und „Verknüpftes Geschäft“ (der Deal). „Meine Aufgaben“ zeigt „Fällig heute“ und „Überfällig“; nach dem Senden klicken Sie auf „Markiert erledigt“ (als erledigt markieren).
- Ab Launch sendet „Terminplanung“ jedem, der eine Zeit bucht, eine E-Mail „Buchungsbestätigung“ und davor eine „Meeting-Erinnerung“. Unter „Terminplanung“ > „E-Mails“ bearbeiten Sie „E-Mail-Betreff“, „Überschrift“ und „Textinhalt“, dann „Vorlage speichern“. Legen Sie das Kennenlerngespräch unter „Ereignistypen“ (Terminarten) > „Neuer Ereignistyp“ an und nutzen Sie „Link kopieren“ für Ihre Willkommens-E-Mail.
- Unter „Meine Bots“ > Ihr Bot > Tab „Grundlagen“ fügen Sie Ihre Einstiegsanleitung in die „Wissensdatenbank“ ein und sagen dem KI-Agenten unter „Anweisungen“, wer die Ansprechperson für Neukunden ist und was nach der Anmeldung passiert. „Änderungen speichern“, dann „Versuchen Sie es mit Bot“ (Bot testen). Mit Growth speichern Sie die Chat-Version unter „Einstellungen“ > „Gespeicherte Antworten“ > „Neue Antwort“: ein „Kürzel“ wie /welcome, ein „Titel“, der „Antworttext“, „Mit Team teilen“.
CRMsoftware.pro sendet keine Willkommens-E-Mails und keine E-Mail-Serien: Sie senden sie aus Ihrem eigenen Postfach oder Newsletter-Tool, und das CRM hält Kontakt, Deal, „Anmerkungen“ und Aufgaben fest. „Leads“, 1 Pipeline, „Anmerkungen“ und einfache Aufgaben sind für 3 Nutzer kostenlos. Buchungen mit Kalendersynchronisierung und ihre Bestätigungs-E-Mails gibt es ab Launch, 19 $ im Monat bei jährlicher Abrechnung; „Gespeicherte Antworten“ ab Growth, 49 $.
Wöchentliche Prüfung der Willkommens-E-Mails, 15 Minuten
- Überfällige und verspätete Willkommens-E-Mails: wer, und warum?
- Antworten auf eine Willkommens-E-Mail, die innerhalb von 1 Werktag niemand beantwortet hat.
- Nächste Schritte, die nach 7 Tagen nicht passiert sind: anrufen, nicht noch einmal mailen.
- Ein Satz in einer Vorlage, der jemanden verwirrt hat: Vorlage korrigieren.
Häufige Fragen
Fragen zur Willkommens-E-Mail
Was sollte in einer Willkommens-E-Mail an einen neuen Kunden stehen?
Fünf Dinge: Dank und wer Sie sind, was als Nächstes passiert mit Terminen, ein nächster Schritt, wie man eine Person erreicht, und ein Betreff mit dem Namen und dem ersten Datum. Lassen Sie Angebote, Funktionslisten und eine zweite Bitte weg. Tab 1 hat die allgemeine Vorlage; die Tabs 2 bis 7 passen sie je Anlass an.
Wie schreibt man eine Willkommens-E-Mail an einen neuen Kunden nach der Unterschrift?
Senden Sie sie am Tag, an dem der Vertrag unterschrieben wird oder die erste Zahlung eingeht, von der Person, die die Arbeit betreut. Nennen Sie, wer was macht, den ersten Termin und das Datum des ersten Ergebnisses, bitten Sie über einen sicheren Link um die eine Sache, die Sie brauchen, und geben Sie eine Telefonnummer mit Zeiten an. Tab 3 hat die Vorlage und die Antwort des Kunden.
Wann sollte eine Willkommens-E-Mail gesendet werden?
Innerhalb einer Stunde bei einer Anmeldung oder einem Abonnenten, am selben Tag (spätestens nach 1 Werktag) bei einem Vertragsabschluss, 1 Werktag nach einer ersten Bestellung, und sobald der erste Termin gebucht ist bei einem Patienten oder Mandanten. Kaufbelege und Buchungsbestätigungen gehen sofort raus; die Willkommens-E-Mail von einer Person mit Namen folgt.
Ist eine Willkommens-E-Mail transaktional oder werblich?
In den USA ist sie nur dann transaktional, wenn ihr gesamter Inhalt bestätigt, abschließt oder liefert, was die Person vereinbart hat; dann sind weder Abmeldelink noch Postanschrift Pflicht, aber Absender und Kopfzeilen müssen stimmen. Kommt ein Angebot dazu, kann sie als Werbung gelten, und dann braucht sie eine Abmeldemöglichkeit, eine Postanschrift und einen Hinweis, dass es Werbung ist1. Die Willkommens-E-Mail eines Newsletters ist Werbung.
Brauche ich in der EU eine Einwilligung, um eine Willkommens-E-Mail zu senden?
Für die Service-E-Mail selbst nicht: Sie ist Teil des Vertrags. Werbe-E-Mails brauchen eine vorherige Einwilligung, außer an Ihre eigenen Kunden für ähnliche Produkte, und nur mit einer einfachen Widerspruchsmöglichkeit bei der Erhebung und in jeder Nachricht34. Keine Rechtsberatung: Prüfen Sie die Regeln des Landes, in dem Ihr Kunde lebt.
Was ist eine Willkommensserie, und wie viele E-Mails gehören hinein?
Die Willkommens-E-Mail plus die E-Mails, die einen neuen Kunden zum ersten Ergebnis bringen: für ein kleines Unternehmen vier in 14 Tagen. Die Willkommens-E-Mail, der Tag vor dem ersten Termin oder der Lieferung, am selben Tag danach, und eine Nachfrage nach zwei Wochen, jede mit zuständiger Person, Sendefrist und Stoppregel.
Gibt es Willkommens-E-Mail-Vorlagen für meine Branche?
Tab 8 behandelt Beratung und Agenturen, E-Commerce und Handel, Bildung und Nachhilfe, Gesundheitswesen und Zahnarztpraxen, Kanzleien, gemeinnützige Organisationen, Immobilien, SaaS und Apps sowie IT-Dienstleister, jeweils mit dem, was sich ändert, und einem fertigen Satz. Gastgewerbe, Zahnarztpraxen und Versicherungen haben eigene Seiten.
Kann CRMsoftware.pro Willkommens-E-Mails automatisch senden?
Nein. CRMsoftware.pro sendet keine Willkommens-E-Mails und keine automatischen Serien; Sie senden sie aus Ihrem eigenen Postfach oder Newsletter-Tool. Der KI-Agent beantwortet auf Ihrer Website rund um die Uhr Fragen neuer Kunden, Buchungen verschicken ab Launch ihre eigenen Bestätigungs- und Erinnerungs-E-Mails, und jede E-Mail der Serie ist eine Aufgabe mit „Deadline“. Kostenlos für 3 Nutzer6.
Ähnliche Vorlagen
Kostenlose Tools
Quellen
- US-Regeln für Werbe-E-Mails und transaktionale E-Mails, geprüft am 18. Oktober 2026: Federal Trade Commission, CAN-SPAM Act: A Compliance Guide for Business
- Gmail-Regeln für alle Absender und für Absender von 5.000 oder mehr Nachrichten pro Tag, geprüft am 18. Oktober 2026: Google Workspace Admin Help, Email sender guidelines
- EU-Regeln für E-Mails zur Direktwerbung, Artikel 13, konsolidierte Fassung vom 19. Dezember 2009: Directive 2002/58/EC on privacy and electronic communications (ePrivacy Directive), EUR-Lex
- EU-Leitfaden zu Vertrag, Einwilligung und Werbung als Rechtsgrundlagen, geprüft am 18. Oktober 2026: European Data Protection Board, Process personal data lawfully (Data protection guide for small business)
- Auswertung von mehr als 4,4 Milliarden Nachrichten, die GetResponse-Kunden 2023 verschickt haben: GetResponse, Email Marketing Benchmarks (2024 edition)
- Pläne und Preise: Preise von CRMsoftware.pro
Pünktlich willkommen heißen, ein nächster Schritt, jede Antwort im CRM.
Starten Sie kostenlos mit 3 Nutzern, KI-Chat, Leads, 1 Pipeline und einfachen Aufgaben. Launch, 19 $ im Monat bei jährlicher Abrechnung für 8 Nutzer, ergänzt Buchungen mit Kalendersynchronisierung und Bestätigungs-E-Mails, WhatsApp und die Übergabe an Menschen. Growth, 49 $ im Monat bei jährlicher Abrechnung für 20 Nutzer, ergänzt „Gespeicherte Antworten“.