Abwesenheitsnotiz bei Krankheit: Vorlagen

Sechs Abwesenheitsnotizen für den Krankheitsfall, die Privates privat lassen und trotzdem jeden Absender sofort an die richtige Person verweisen: kurz und neutral, mit Rückkehrdatum und Team, mit zwei Ansprechpartnern, für Kunden, fürs Team und für eine längere Abwesenheit ohne festes Datum. Keine nennt eine Diagnose. Darunter: was gilt, wenn Vorgesetzte oder die IT die Notiz für Sie einrichten, Tipps und drei weitere Vorlagen.

Erstellt von Anatolii Ulitovskyi Faktengeprüft von RH Fardin Aktualisiert am
Word-Datei auf Englisch (.docx)

1. Kurz und neutral

Wann verwendenWenn Sie nur das Nötigste sagen und sofort einen Kontakt nennen möchten.

Nachricht

Guten Tag, vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich bin bis einschließlich Rückkehrdatum nicht im Büro und lese in dieser Zeit keine E-Mails. In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an Name Vertretung (E-Mail Vertretung). Nach meiner Rückkehr melde ich mich bei Ihnen. Freundliche Grüße, Ihr Name

Kurzversion

Ich bin bis Rückkehrdatum nicht im Büro. Dringendes bitte an Name Vertretung (E-Mail Vertretung).

So passen Sie es an

  • „Krankheitsbedingt“ müssen Sie nicht schreiben: „nicht im Büro“ genügt.
  • Sind Sie beim Datum unsicher, schreiben Sie „voraussichtlich bis Rückkehrdatum“.

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Anleitung

So verwenden Sie diese Vorlage

  1. 1

    Wählen Sie die passendste Variante. Entscheiden Sie nach der Situation, nicht nur nach dem Kanal.

  2. 2

    Ersetzen Sie jeden Platzhalter. Wenn Sie ein Feld nicht ausfüllen können, stellen Sie zuerst eine klärende Frage.

  3. 3

    Speichern Sie die endgültige Version in CRMsoftware.pro, Ihrem CRM oder Helpdesk, damit das Team einheitlich bleibt.

  4. 4

    Überprüfen Sie die Ergebnisse wöchentlich. Verwerfen Sie Varianten, die für Verwirrung sorgen, und verbessern Sie die funktionierenden.

Für Deutschland

Abwesenheitsnotiz bei Krankheit: was hinein darf und was nicht

Kurz und verständlich erklärt, Stand 27. Oktober 2026. Das ist keine Rechtsberatung: Ihre Betriebsvereinbarung und das Gesetz gehen vor.

Datenschutz und Krankmeldung

  • Gesundheitsdaten sind nach Art. 9 DSGVO besonders geschützt. Richtet der Arbeitgeber die Notiz ein, gehört „krank“ nicht hinein; „nicht im Büro“ genügt.
  • Schreiben Sie die Notiz selbst, entscheiden Sie, ob „krankheitsbedingt“ darin steht. Eine Diagnose gehört nie hinein.
  • Die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ruft der Arbeitgeber heute in der Regel elektronisch bei der Krankenkasse ab (eAU). Kunden und Partner brauchen diese Information nicht.

Ton und Form

  • Gegenüber Kunden siezen, im Team je nach Firmenkultur duzen.
  • „Guten Tag“ und „Freundliche Grüße“ sind neutral und passen fast immer.
  • Nennen Sie die Vertretung mit E-Mail-Adresse, für Kunden auch mit Telefonnummer.
  • „Krankheitsurlaub“ ist im Deutschen unüblich; sagen Sie „nicht im Büro“, „abwesend“ oder intern „krankgeschrieben“.

Kurz erklärt, Stand 27. Oktober 2026; keine Rechtsberatung.

Tun und lassen

So schreiben Sie eine Abwesenheitsnotiz bei Krankheit

Tun

  • Beschränken Sie sich auf drei Fakten: abwesend, bis wann, wer hilft.
  • Nennen Sie die E-Mail-Adresse der Vertretung, nicht nur den Namen.
  • Sprechen Sie die Vertretung ab, bevor Sie die Notiz aktivieren.
  • Schreiben Sie „Ich melde mich nach meiner Rückkehr“ statt schneller Antworten.
  • Schalten Sie die Notiz am ersten Arbeitstag ab.

Lassen

  • Diagnose oder Details zur Behandlung
  • „In dringenden Fällen rufen Sie mich an“
  • Ein unsicheres Rückkehrdatum
  • Witze über die Krankheit
  • Eine Vertretung, die nicht gefragt wurde

3 weitere Fälle

Kurze Abwesenheitsnotizen für Fälle, die die Tabs nicht abdecken

Kopieren und die Angaben in eckigen Klammern ersetzen.

Von Vorgesetzten oder IT eingerichtet

Guten Tag, vielen Dank für Ihre Nachricht. [Name Mitarbeiter] ist bis [Rückkehrdatum] nicht im Büro. In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an [Name Vertretung] ([E-Mail Vertretung]). Ihre E-Mail wird nicht automatisch weitergeleitet.

Abwesenheit verlängert

Guten Tag, vielen Dank für Ihre Nachricht. Meine Abwesenheit verlängert sich, ich bin voraussichtlich ab [neues Rückkehrdatum] wieder da. Bis dahin betreut [Name Vertretung] ([E-Mail Vertretung]) weiterhin meine Themen.

Stufenweise Wiedereingliederung

Guten Tag, vielen Dank für Ihre Nachricht. Bis [Datum] arbeite ich mit reduzierter Stundenzahl, meist [Tage und Uhrzeiten], und antworte daher etwas langsamer. In dringenden Fällen wenden Sie sich an [Name Vertretung] ([E-Mail Vertretung]).

Häufige Fragen

Häufig gestellte Fragen

Darf ich diese Vorlagen kommerziell nutzen?

Ja. Kopieren, bearbeiten und nutzen Sie sie in Ihrem Unternehmen, in der Kundenarbeit, im CRM, Helpdesk oder CRMsoftware.pro-Workspace.

Darf in der Abwesenheitsnotiz stehen, dass ich krank bin?

Wenn Sie die Notiz selbst schreiben, entscheiden Sie das. Nötig ist es nicht: „Ich bin bis [Datum] nicht im Büro“ reicht. Eine Diagnose oder Details zur Behandlung gehören nie hinein. Richtet die Firma die Notiz für Sie ein, sollte sie neutral bleiben, weil Gesundheitsdaten nach Art. 9 DSGVO besonders geschützt sind.

Was schreibe ich, wenn ich nicht weiß, wann ich zurück bin?

Schreiben Sie, dass Sie für längere Zeit abwesend sind und das Rückkehrdatum noch nicht feststeht, und nennen Sie Vertretung und Führungskraft. Das ist die sechste Vorlage auf dieser Seite.

Wer richtet die Abwesenheitsnotiz ein, wenn ich plötzlich krank werde?

Vorgesetzte oder die IT, wenn möglich mit Ihrer Zustimmung. Sie sollten einen neutralen Text verwenden („[Name] ist bis [Datum] nicht im Büro“) und keine Krankheit erwähnen.

Brauche ich getrennte Texte für Kunden und Kollegen?

Am besten ja. In Outlook können Sie für Absender innerhalb und außerhalb Ihrer Organisation unterschiedliche automatische Antworten einrichten: Kunden bekommen einen Ansprechpartner, Kollegen die konkrete Aufgabenverteilung.

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