Abwesenheitsnotiz: Beispiele für 13 Anlässe
Beispiele für Ihre Abwesenheitsnotiz bei Urlaub, Feiertagen, Krankheit, Mutterschutz und Elternzeit, Konferenzen, am Wochenende und wenn jemand ausgeschieden ist. Jede sagt, wann Sie antworten und wohin dringende Fragen gehen, und nichts darüber, wo Sie sind. Word-Datei, Excel-Abwesenheitsplan und ein ausgefülltes Beispiel.
Erstellt von Anatolii Ulitovskyi 
Faktengeprüft von RH Fardin Aktualisiert am 1. Abwesenheitsnotiz für den Urlaub
Hier beginnenWann einsetzen
- Ein freier Tag oder ein Urlaub von bis zu drei Wochen. Ab einem Monat nehmen Sie Tab 4.
- Gmail antwortet von 0:00 Uhr am ersten bis 23:59 Uhr am letzten Tag1; Outlook hört zur eingestellten Endzeit auf2. Der letzte Tag ist der Tag vor Ihrer Rückkehr.
- Auch Fremde erhalten die externe Antwort: Lassen Sie weg, wohin Sie reisen, wer zu Hause ist und Ihre Handynummer3.
- Nur die interne Fassung nennt Ihre Vertretung und die Übergabenotizen4.
Betreff (Gmail)Nicht im Büro, zurück am Rückkehrtag und Datum
Externe NachrichtGuten Tag,
vielen Dank für Ihre E-Mail. Ab erster Tag bin ich nicht im Büro und ab Rückkehrtag und Datum wieder da. Ihre Nachricht beantworte ich bis Antworttag.
In dringenden Fällen, etwa was als dringend gilt, schreiben Sie bitte an Team-Adresse oder rufen Sie Bürotelefon an. Diese Adresse wird jeden Werktag um Uhrzeit geprüft.
Viele Grüße
Ihr Name
Firma
Interne Nachricht (Team)Hallo zusammen,
ich bin von erster Tag bis letzter Tag nicht da. vollständiger Name der Vertretung übernimmt Aufgaben der Vertretung und prüft Team-Adresse jeden Werktag um Uhrzeit. Alles andere wartet auf mich. Meine Übergabenotizen liegen Ablageort.
Ihr Name
Kurze AbwesenheitsnotizNicht im Büro, zurück am Rückkehrtag und Datum. Ich antworte bis Antworttag. Dringend: Team-Adresse. Ihr Name, Firma
Antwort bisVersprechen Sie eine Antwort 2 Werktage nach Ihrer Rückkehr: Der erste Tag gehört dem Rückstau.
2. Abwesenheitsnotiz für Feiertage und Betriebsferien
Wann einsetzen
- Der ganze Betrieb schließt: von Weihnachten bis Neujahr, an Thanksgiving, am 4. Juli oder an einem regionalen Feiertag.
- Teilen Sie Stammkunden die Schließtage zwei Wochen vorher mit.
- Eine Praxis, ein Laden oder ein Handwerksbetrieb braucht außerdem einen Weg für Notfälle, etwa die 911 (US-Notruf) bei einem medizinischen Notfall.
- Ändern Sie Website-Chat, Mailbox und die Öffnungszeiten im Netz am selben Tag (Tab 8).
BetreffGeschlossen von erster Tag bis letzter Tag, wieder da am Rückkehrtag
E-Mail, ganzer BetriebGuten Tag,
vielen Dank für Ihre Nachricht an Firma. Über die Feiertage haben wir von erster Tag bis letzter Tag geschlossen und sind ab Rückkehrtag und Datum um Öffnungszeit wieder für Sie da. Ihre Nachricht beantworten wir bis Antworttag.
Ist es dringend, etwa was als dringend gilt? Dann schreiben Sie an Team-Adresse mit DRINGEND im Betreff. Diese Adresse prüfen wir jeden Werktag um Uhrzeit.
Frohe Feiertage
Ihr Team von Firma
Weihnachten, kurzVielen Dank für Ihre E-Mail. Über Weihnachten haben wir geschlossen und sind ab Rückkehrtag und Datum wieder da. Dringend: Team-Adresse. Frohe Feiertage! Firma
Neujahr, kurzFrohes neues Jahr und vielen Dank für Ihre Nachricht. Wir sind ab Rückkehrtag und Datum wieder da und antworten bis Antworttag. Firma
GrußSie wissen nicht, wie ein Kunde feiert? Schreiben Sie „Frohe Feiertage“. Behalten Sie einen Kontakt für Dringendes, auch wenn alle frei haben.
3. Abwesenheitsnotiz bei Krankheit: kurz und privat
Keine DetailsWann einsetzen
- Krankheitstag: heute nicht da, vielleicht auch morgen. Richten Sie die Notiz vom Handy aus ein oder bitten Sie die Person, die das Postfach verwaltet.
- Längere Krankheit: Nennen Sie den Monat Ihrer Rückkehr nur, wenn Sie sicher sind, und passen Sie ihn an, sobald das Datum feststeht.
- Nennen Sie nie die Krankheit, die Behandlung oder das Krankenhaus. „Ich bin abwesend“ genügt.
KrankheitstagVielen Dank für Ihre E-Mail. Ich bin heute, Tag, nicht im Büro und voraussichtlich am Tag wieder da. Wenn es nicht warten kann, schreiben Sie bitte an Team-Adresse. Sonst antworte ich bis Antworttag.
Ihr Name
Längere KrankheitGuten Tag,
vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich bin bis Monat abwesend und lese dieses Postfach nicht.
Für Bereich, zum Beispiel: Ihr Kundenkonto wenden Sie sich bitte an vollständiger Name der Vertretung unter geschäftliche Adresse der Vertretung. Diese E-Mail wird nicht weitergeleitet, bitte senden Sie sie deshalb noch einmal an Vorname der Vertretung.
Viele Grüße
Ihr Name
Firma
KurzfassungHeute nicht im Büro, zurück am Tag. Dringend: Team-Adresse. Ihr Name
4. Mutterschutz, Elternzeit und lange Auszeit
Wann einsetzen
- Mutterschutz, Elternzeit, ein Sabbatical oder jede Abwesenheit ab einem Monat.
- Nennen Sie eine Person pro Bereich mit geschäftlicher Adresse. Fragen Sie sie vorher und übergeben Sie Ihre Notizen.
- Sagen Sie, dass das Postfach nicht gelesen wird und ob Nachrichten weitergeleitet werden.
Mutterschutz oder ElternzeitGuten Tag,
vielen Dank für Ihre E-Mail. Ich bin bis Monat im Mutterschutz oder in Elternzeit und lese dieses Postfach nicht.
Während meiner Abwesenheit betreut vollständiger Name der Vertretung meine Kunden oder meinen Bereich: geschäftliche Adresse der Vertretung. Für alles andere schreiben Sie bitte an Team-Adresse.
Diese E-Mail wird nicht weitergeleitet, bitte senden Sie sie deshalb noch einmal an die passende Adresse. Vielen Dank für Ihr Verständnis.
Ihr Name
Firma
Lange Auszeit oder SabbaticalVielen Dank für Ihre E-Mail. Ich bin bis Monat nicht bei Firma und lese dieses Postfach nicht. Für Bereich 1 wenden Sie sich bitte an Vertretung 1 unter Adresse 1, für Bereich 2 an Vertretung 2 unter Adresse 2. Ihre E-Mail wird nicht weitergeleitet.
Bevor Sie gehenRichten Sie die Notiz an Ihrem letzten Arbeitstag ein und testen Sie sie von einer anderen Adresse aus. Nennen Sie den Monat, keinen Tag, und passen Sie ihn an, sobald das Datum feststeht.
5. Abwesenheitsnotiz für Konferenz, Messe und Hochbetrieb
Wann einsetzen
- Sie lesen noch E-Mails, aber langsamer: Konferenz, Messe, Kundenbesuche, Steuersaison oder Monatsabschluss.
- Nennen Sie eine echte Antwortfrist, etwa „innerhalb von 2 Werktagen“, nicht „eingeschränkter Zugriff auf E-Mails“.
- Schreiben Sie „ein beruflicher Termin“, nicht die Stadt oder das Hotel: Details verraten Fremden, wann Sie weg sind3.
Konferenz oder MesseGuten Tag,
vielen Dank für Ihre E-Mail. Bis letzter Tag bin ich bei einem beruflichen Termin, oder: Name der Veranstaltung und lese E-Mails einmal am Tag. Ich antworte Ihnen bis Antworttag.
Wenn es nicht warten kann, schreiben Sie bitte an Team-Adresse oder rufen Sie Bürotelefon an.
Ihr Name
Firma
HochbetriebVielen Dank für Ihre E-Mail. Bis Enddatum sind wir Grund, zum Beispiel: in den letzten Wochen der Steuersaison, deshalb dauern Antworten bis zu Antwortfrist. Bei dringendes Thema rufen Sie bitte Bürotelefon an.
Firma
KurzfassungBis Tag bei einem beruflichen Termin, E-Mails lese ich einmal am Tag. Ich antworte bis Antworttag. Ihr Name
Vom vollsten Tag ausgehenVersprechen Sie die Antwortzeit, die Sie auch am vollsten Tag einhalten: „2 Werktage“, nicht „so bald wie möglich“.
6. Abwesenheitsnotiz für Wochenende und Feierabend
Wann einsetzen
- Ein Firmenpostfach, das am Wochenende, nachts oder an einem langen Wochenende niemand liest.
- Gmail1 und Outlook2 kennen nur einen Start und ein Ende; eine wöchentliche Antwort müssten Sie also jede Woche neu einschalten. Nutzen Sie sie für lange Wochenenden.
- Für jede normale Woche: Schreiben Sie Ihre Zeiten in die Signatur und auf die Kontaktseite und lassen Sie nachts und am Wochenende den Website-Chat antworten.
WochenendeVielen Dank für Ihre E-Mail. Unser Büro ist am Wochenende geschlossen, wir antworten am nächster Werktag bis Uhrzeit. Unsere Zeiten: Tage und Uhrzeiten, Zeitzone.
Bei Art des Notfalls rufen Sie bitte Notfallnummer an.
Firma
Nach Feierabend, kurzDanke für Ihre Nachricht. Wir haben gerade geschlossen und antworten am nächster Werktag ab Uhrzeit. Firma
Website-ChatFür Begrüßungen im Chat nach Feierabend nutzen Sie die Beispiele für Live-Chat-Begrüßungen. Schreiben Sie nie „sofort“, wenn niemand arbeitet.
7. Wenn jemand ausgeschieden ist: die automatische Antwort
Wann einsetzen
- Jemand hat gekündigt oder ist ausgeschieden, und Kunden schreiben noch an die alte Adresse.
- Diese Antwort schreibt das Unternehmen, nicht die ausgeschiedene Person, und lässt sie aktiv, solange noch Kunden schreiben.
- Nennen Sie den neuen Kontakt mit geschäftlicher Adresse. Sagen Sie nie, warum die Person gegangen ist oder wohin.
Postfach nach dem AusscheidenGuten Tag,
vielen Dank für Ihre E-Mail. Name ist nicht mehr bei Firma tätig, und dieses Postfach wird nicht gelesen.
Für Bereich, zum Beispiel: Ihr Kundenkonto oder offene Aufträge wenden Sie sich bitte an vollständiger Name des neuen Kontakts unter geschäftliche Adresse des neuen Kontakts oder rufen Sie Bürotelefon an. Ihre E-Mail wurde nicht weitergeleitet, bitte senden Sie sie deshalb noch einmal.
Viele Grüße
Firma
KurzfassungName ist nicht mehr bei Firma, und dieses Postfach wird nicht gelesen. Bitte schreiben Sie stattdessen an geschäftliche Adresse des neuen Kontakts.
Vor dem letzten TagFragen Sie vor dem letzten Arbeitstag, welche Kunden der Person noch schreiben, und stellen Sie den neuen Kontakt per E-Mail vor.
8. Kurzfassungen: Status, Mailbox und Website-Chat
Ändern Sie jeden Kanal am selben Tag wie Ihre E-Mail, mit denselben Daten. Für den Website-Chat brauchen Sie Zeilen für die Anweisungen des KI-Agenten.
Status in einer Chat-AppNicht im Büro, zurück am Rückkehrtag. Dringend: Team-Adresse
Mailbox-AnsageSie haben die Mailbox von Firma erreicht. Wir haben von erster Tag bis letzter Tag geschlossen und sind ab Rückkehrtag um Öffnungszeit wieder für Sie da. Bitte hinterlassen Sie Ihren Namen, Ihre Nummer und eine kurze Nachricht, dann rufen wir Sie bis Antworttag zurück. In dringenden Fällen schreiben Sie an Team-Adresse.
Zeilen für die Anweisungen des KI-AgentenVon erster Tag bis letzter Tag ist Firma wegen Anlass geschlossen. Sag Besuchern, dass das Team ab Rückkehrtag wieder da ist und bis Antworttag antwortet. Antworte weiter auf Grundlage der Wissensdatenbank. Frag nach Name, E-Mail-Adresse und einer kurzen Beschreibung des Anliegens. Dringend bedeutet: was als dringend gilt. Übergib dringende Fragen an eine Person und sag, dass Vorname der Vertretung am nächsten Werktag bis Uhrzeit antwortet. Versprich nie eine schnellere Antwort und bestätige nie was nur eine Person bestätigen kann.
Gespeicherte Antwort für die VertretungDanke für Ihre Nachricht, Vorname. Vorname der abwesenden Person ist ab Rückkehrtag wieder da. Ich übernehme in dieser Zeit Bereich und helfe Ihnen gern bei Anliegen. Alles andere beantwortet Vorname der abwesenden Person bis Antworttag.
Auch wieder entfernenDie Abwesenheitszeilen bleiben in den Anweisungen, bis jemand sie entfernt. Legen Sie eine Aufgabe für den Tag Ihrer Rückkehr an.
Für kleine Vertriebs- und Supportteams
Ihre Website antwortet weiter, während Sie weg sind.
Automatische E-Mail-Antworten richten Sie in Gmail oder Outlook ein. Auf Ihrer Website antwortet der KI-Agent von CRMsoftware.pro rund um die Uhr aus Ihrer Wissensdatenbank, sagt, wann Sie zurück sind, und nimmt die Kontaktdaten des Besuchers auf.
- KI-Chat rund um die Uhr, mit Ihren Abwesenheitsdaten in den „Anweisungen“ des Bots
- Übergabe an eine Person: Chats warten mit dem Status „Wartet auf Agent“, Ihre Vertretung erhält eine E-Mail-Benachrichtigung
- Kostenlos für 3 Nutzer; Übergabe an Menschen ab Launch, 19 $ im Monat bei jährlicher Abrechnung
Free-Plan: 3 Nutzer, keine Kreditkarte.
Ausgefülltes Beispiel
Der Urlaub einer Buchhalterin zum Jahreswechsel, mit Vertretung und Protokoll
Hearthstone Accounting ist ein fiktives Buchhaltungs- und Steuerbüro mit zwei Personen in Spokane, Washington. Inhaberin Grace Okafor ist von Samstag, 19. Dezember 2026, bis Sonntag, 3. Januar 2027, im Urlaub; Felipe Andrade beantwortet dringende Kundenfragen jeden Werktag um 10:00 Uhr. Diese Beispiele für Abwesenheitsnotizen aus Tab 1 und 8 greifen ineinander.
Abwesenheitsplan: Grace Okafor, Jahreswechsel 2026
| Abwesend | Sa., 19. Dez. 2026 bis So., 3. Jan. 2027 |
| Zurück, Antwort bis | Mo., 4. Jan., Antwort bis Mi., 6. Jan. |
| Vertretung | Felipe Andrade, werktags um 10:00, nicht am 25. Dez. und 1. Jan. |
| Dringend bedeutet | Steuerschreiben mit Frist, Lohnabrechnung, Bankproblem |
| Gmail-Antwort; dringend: urgent@hearthstone.example | |
| Website-Chat | Abwesenheitszeilen in den „Anweisungen“; Benachrichtigungen an Felipe |
| Mailbox | 509-555-0142, gleiche Daten, aufgenommen am Fr., 18. Dez. |
Abwesenheitsprotokoll: was eingegangen ist
| Eingang | Von und Anliegen | Beantwortet |
|---|---|---|
| Mo., 21. Dez., E-Mail | Marisol Vega: wann die W-2-Formulare 2026 fertig sind | Grace, Di., 5. Jan. |
| Di., 22. Dez., Chat | Dmitri Volkov: zwei Neueinstellungen für die Lohnabrechnung am 31. Dez. | Felipe, Mi., 23. Dez. |
| Mo., 28. Dez., Chat | Owen Pryce: Schreiben der IRS (US-Steuerbehörde), Antwort bis 13. Jan. | Felipe, Di., 29. Dez. |
| Mi., 30. Dez., Mailbox | Tamsin Reilly, Neukundin: monatliche Buchhaltung | Grace, Mo., 4. Jan. |
| Do., 31. Dez., E-Mail | Hector Lin: Kopie der Steuererklärung 2025 für einen Bankkredit | Felipe, Mo., 4. Jan. |
In CRMsoftware.pro am 6. Januar
| Live-Support | 2 Chats an Felipe übergeben, beide „Abgeschlossen“ |
| Neuer Lead | Tamsin Reilly, Tamarack Coffee, monatliche Buchhaltung |
| Aufgabe | „IRS-Schreiben prüfen: Owen Pryce“, Grace, „Deadline“ 8. Jan. |
| Benachrichtigungs-E-Mail | Zurück auf Grace, Abwesenheitszeilen entfernt, Mo., 4. Jan. |
Warum es wichtig ist
Was eine automatische Antwort leistet und wer sie liest
Eine automatische Antwort wird nicht auf jede E-Mail verschickt. Gmail sendet sie von 0:00 Uhr am ersten bis 23:59 Uhr am letzten Tag, meist nur auf die erste Nachricht einer Person und erneut nach vier Tagen; Spam und Mailinglisten erhalten keine1. Outlook sendet sie einmal an jede Person, die Ihnen während Ihrer Abwesenheit schreibt2, in der Desktop-App und im Web5. Eine einzige Nachricht muss also alles leisten.
Sie erreicht auch Fremde. Microsoft warnt, dass Antworten an alle außerhalb Ihrer Organisation auch Newsletter, Werbung und möglicherweise Junk-E-Mails beantworten2. Das Team für Informationssicherheit der University of Aberdeen rät, Ihren Aufenthaltsort, Namen und Positionen von Kollegen sowie die Fußzeile mit Telefonnummern wegzulassen, weil Angreifer damit Phishing glaubwürdig machen3. Das IT-Team des Trinity College empfiehlt getrennte interne und externe Antworten, die externe allgemein gehalten4.
2025 gingen beim Internet Crime Complaint Center des FBI 24.768 Beschwerden wegen Business E-Mail Compromise ein, also wegen Betrugsmaschen gegen Unternehmen, die Lieferanten per Überweisung bezahlen; die gemeldeten Verluste lagen bei 3,05 Milliarden $6. Die externe Nachricht nennt deshalb den Zeitraum, einen Antworttag und einen Kontakt für Dringendes, sonst nichts.
4 Tage
danach kann Gmail Ihre Antwort erneut an dieselbe Person senden
24.768
Beschwerden wegen Business E-Mail Compromise beim FBI im Jahr 2025
5 Teile
in jeder Abwesenheitsnotiz auf dieser Seite
Alle Anlässe
Abwesenheitsnotiz: Beispiele für jeden Anlass
Was sich ändert, was Sie weglassen und ein Satz, den Sie direkt übernehmen können. Die vollständigen Nachrichten stehen in den Tabs.
| Anlass | Was sich ändert | Weglassen | Fertiger Satz |
|---|---|---|---|
| Urlaub | Abwesenheitsdaten, Antworttag, ein Kontakt für Dringendes | Wohin Sie reisen, wer zu Hause ist | Ich bin ab Montag, 4. Januar, wieder im Büro und antworte bis Mittwoch, 6. Januar. |
| Weihnachten und Jahreswechsel | Der ganze Betrieb schließt | Ein religiöser Gruß, wenn Sie unsicher sind | Über die Feiertage haben wir geschlossen und sind ab Montag, 4. Januar, um 9:00 Uhr wieder für Sie da. |
| Neujahr | Oft nur am 1. Januar geschlossen | Versprechen, die Sie nicht halten können | Frohes neues Jahr! Am 1. Januar haben wir geschlossen, ab Montag, 4. Januar, sind wir wieder da. |
| Feiertag | Ein oder zwei Tage | Lange Feiertagsgeschichten | Am 26. und 27. November haben wir wegen Thanksgiving geschlossen und antworten ab Montag, 30. November. |
| Wochenende und nach Feierabend | Der nächste Werktag und eine Uhrzeit | „Sofort“, private Nummern | Am Wochenende haben wir geschlossen und antworten am Montag bis 12:00 Uhr. |
| Hochbetrieb | Eine echte Antwortfrist | „Eingeschränkt erreichbar“ ohne Zahl | Bis zum 15. April dauern Antworten bis zu 3 Werktage. |
| Konferenz oder Messe | Sie lesen E-Mails einmal am Tag | Hotel, Stadt, Flugzeiten | Bis Donnerstag bin ich bei einem beruflichen Termin und lese E-Mails einmal am Tag. |
| Krankheitstag | Heute und wann Sie voraussichtlich zurück sind | Symptome, Arztbesuche | Ich bin heute nicht im Büro und voraussichtlich morgen wieder da. |
| Längere Krankheit | Monat der Rückkehr; wer vertritt | Diagnose, Behandlung, Krankenhaus | Ich bin bis März abwesend. Bitte schreiben Sie an unser Team unter der Adresse unten. |
| Mutterschutz | Eine Vertretung pro Bereich | Geburtstermin, Familiendetails | Ich bin bis Juni im Mutterschutz und lese dieses Postfach nicht. |
| Elternzeit als Vater | Dasselbe, oft kürzer | Familiendetails | Ich bin bis zum 15. März in Elternzeit. Ein Kollege betreut meine Kunden. |
| Lange Auszeit oder Sabbatical | Nicht gelesen, nicht weitergeleitet | Der Grund | Ich bin bis September nicht da, und diese E-Mail wird nicht weitergeleitet. |
| Aus dem Unternehmen ausgeschieden | Das Unternehmen nennt den neuen Kontakt | Warum und wohin die Person ging | Unser ehemaliger Kollege hat das Unternehmen verlassen, und dieses Postfach wird nicht gelesen. |
Die Datumsangaben sind Beispiele. Ergänzen Sie den Kontakt für Dringendes aus dem Tab.
Regeln
Sechs Regeln für eine professionelle Abwesenheitsnotiz
Für E-Mail, Website-Chat, Mailbox und Status. Legen Sie sie einmal fest, für das ganze Team.
Fünf Teile, jedes Mal
Der Zeitraum, der Antworttag, wohin dringende Fragen gehen, was als dringend gilt und ob die E-Mail später gelesen, weitergeleitet oder nicht gelesen wird.
SatzIch bin ab Montag, 4. Januar, wieder da und antworte bis Mittwoch, 6. Januar.
Einen Tag versprechen, den Sie halten
Zurück am Montag, Antwort bis Mittwoch. „So bald wie möglich“ ist kein Tag, und „in Kürze“ stimmt nicht, wenn niemand arbeitet.
Ein Kontakt für Dringendes
Eine Team-Adresse oder die Büronummer, zu einer festen Zeit geprüft. Vermeiden Sie Namen, Positionen und Durchwahlen von Kollegen in einer Antwort, die Fremde erhalten3; eine lange Abwesenheit braucht eine namentlich genannte Person.
Nichts über Wo und Warum
Kein Reiseziel, keine Reisepläne, keine medizinischen Details. Gmail setzt Ihre Signatur unter die Antwort1: Nehmen Sie Ihre Handynummer heraus, bevor Sie gehen.
Die IT- oder Sicherheitsrichtlinie Ihres Arbeitgebers geht vor: Manche Organisationen erlauben nur interne automatische Antworten.
Gmail und Outlook
So richten Sie die automatische Antwort in Gmail und Outlook ein
Nach den Hilfeseiten von Google und Microsoft, gelesen am 13. Oktober 2026. Menüs ändern sich: Fehlt eines, suchen Sie in der Hilfe der App nach „Automatische Antworten“.
| App | Wo | Zeitraum | Wer sie erhält | Gleicher Absender |
|---|---|---|---|---|
| Gmail am Computer | Einstellungen > Alle Einstellungen aufrufen > Allgemein > Abwesenheitsnotiz aktiviert, dann Änderungen speichern1 | 0:00 Uhr am ersten bis 23:59 Uhr am letzten Tag1 | Alle oder nur Kontakte; nie Spam oder Mailinglisten1 | Erste Nachricht, erneut nach 4 Tagen1 |
| Neues Outlook für Windows | Ansicht > Einstellungen anzeigen > Konten > Automatische Antworten; einschalten, dann Speichern2 | Antworten nur während eines Zeitraums senden2 | Geschäftskonten: Kollegen, auf Wunsch externe Absender oder nur Kontakte2 | Einmal an jede Person2 |
| Klassisches Outlook für Windows | Datei > Automatische Antworten > Automatische Antworten senden, dann OK2 | Optional; endet zur Endzeit2 | Tabs Innerhalb meiner Organisation und Außerhalb meiner Organisation, jeder mit eigener Nachricht2 | Einmal an jede Person2 |
| Outlook im Web und Outlook.com | Einstellungen > Konten > Automatische Antworten, dann Speichern5 | Ein Zeitraum; kann auch Ihren Kalender blockieren5 | Antworten an Absender außerhalb Ihrer Organisation senden: ein Kontrollkästchen5 | Einmal an jede Person5 |
| Website-Chat (KI-Agent) | „Meine Bots“ > Ihr Bot > Tab „Grundlagen“ > „Anweisungen“: Zeilen aus Tab 8; „Änderungen speichern“ | Keiner: Zeilen von Hand einfügen und wieder entfernen | Jeder Besucher | Jeder Chat |
Klassisches Outlook mit einem Gmail-, Yahoo- oder anderen POP- oder IMAP-Konto hat keine automatischen Antworten; eine Regel funktioniert nur, solange Outlook läuft2. Richten Sie die Antwort direkt beim E-Mail-Dienst ein.
Excel-Abwesenheitsplan
Was im Excel-Abwesenheitsplan steckt
Vier Tabellenblätter: Abwesenheitsplan mit 7 Beispiel-Abwesenheiten, Abwesenheitsprotokoll mit 8 Nachrichten, Übersicht und Listen mit Anlässen, Personen, Schließtagen und Einstellungen. Mit Auto markierte Spalten füllen sich selbst.
| Spalte | Was sie macht |
|---|---|
| Abwesenheit, abwesende Person, Anlass, erster und letzter Tag der Abwesenheit | Eine Zeile pro Abwesenheit. Der letzte Tag ist der Tag vor Ihrer Rückkehr. |
| Zurück am, Antwort bis Auto | Der nächste Werktag, dann 2 weitere Werktage, ohne Wochenenden und ohne die Schließtage auf dem Blatt Listen. |
| Vertretung, Dringend bedeutet, Was der KI-Agent sagt | Wer vertritt, was als dringend gilt, die Zeilen für die „Anweisungen“ des Bots. |
| Vier Nachrichten aktiv; Bereit Auto | Extern, intern, Website-Chat, Mailbox und Status: Bereit, wenn alle vier auf Ja stehen. |
| Status Auto | Geplant, Jetzt einrichten, Gerade abwesend, Nacharbeiten, Nacharbeit überfällig oder Erledigt. |
| Nachrichten erfasst, verspätet oder offen Auto | Aus dem Abwesenheitsprotokoll für jede Abwesenheit gezählt. |
| Abwesenheitsprotokoll | Eine Zeile pro eingegangener Nachricht, mit Abwesenheit, Dringlichkeit und Antwortdatum. |
| Zugesagt bis, Status Auto | Dringend: der nächste Werktag; der Rest: der Tag aus „Antwort bis“. Offen, Heute fällig, Überfällig, Pünktlich beantwortet oder Verspätet beantwortet. |
Im Beispiel bringt Graces Urlaub zum Jahreswechsel 5 Nachrichten, 3 davon dringend, alle bis zum zugesagten Tag beantwortet. Felipes Urlaub im August zeigt, worauf Sie achten müssen: 1 Antwort 2 Tage zu spät und 1 noch offen, deshalb ist die Nacharbeit überfällig. Das Blatt Übersicht zählt Abwesenheiten nach Status und pünktliche Nachrichten, nach Kanal und nach Person. Funktioniert in Excel, LibreOffice und Google Tabellen.
Anleitung
So nutzen Sie diese Abwesenheitsnotizen
- 1
Anlass wählen
Kopieren Sie die externe, die interne und die kurze Fassung.
- 2
Die fünf Teile ausfüllen
Zeitraum, Antworttag, Kontakt für Dringendes, was als dringend gilt, was mit der E-Mail passiert.
- 3
Vertretung absprechen
Fragen Sie vorher. Legen Sie fest, wann sie die Team-Adresse prüft und was sie entscheiden darf.
- 4
Jeden Kanal einrichten
Am Tag vorher: E-Mail, Website-Chat, Mailbox, Status. Testen Sie von einer anderen Adresse aus.
- 5
Protokollieren, dann nacharbeiten
Beantworten Sie nach Ihrer Rückkehr alles bis zum Antworttag.
Einrichtung in CRMsoftware.pro
- „Meine Bots“ > Bot wählen > Tab „Grundlagen“ > „Anweisungen“: Fügen Sie am Tag vor Ihrer Abwesenheit die Zeilen aus Tab 8 ein. Klicken Sie auf „Änderungen speichern“, dann auf „Versuchen Sie es mit Bot“ (Bot testen).
- Tab „Verhalten“ > „Benutzerdaten sammeln“: Name und E-Mail werden immer abgefragt; schalten Sie „Telefonnummer erfassen“ und „Beschreibung erfassen“ ein.
- Tab „Verbinden“ > „E-Mail-Benachrichtigungen senden“: Tragen Sie mindestens einen Tag vorher Ihre Vertretung als „Benachrichtigungs-E-Mail“ ein. Beide Postfächer müssen bestätigen; Links und Codes laufen innerhalb von 24 Stunden ab.
- Ab Launch warten dringende Chats im „Live-Support“ mit dem Status „Wartet auf Agent“: Ihre Vertretung klickt auf „Beanspruchen“ (Chat übernehmen), antwortet und klickt dann auf „Lösen“ (Chat abschließen).
- „Aufgaben“ > „Neue Aufgabe“ für den Tag Ihrer Rückkehr: „Aufgabentitel“ „Abwesenheitszeilen entfernen, Benachrichtigungen zurückstellen“, „Abtretungsinhaber“ (die zuständige Person), „Deadline“. Legen Sie pro Nacharbeit eine Aufgabe an.
- Ab Growth: „Einstellungen“ > „Gespeicherte Antworten“ > „Neue Antwort“: „Kürzel“ /away, „Titel“, „Antworttext“ aus Tab 8, „Mit Team teilen“.
CRMsoftware.pro sendet keine automatischen E-Mail-Antworten: Diese richten Sie in Gmail oder Outlook ein. KI-Chat rund um die Uhr und einfache Aufgaben: Free, 3 Nutzer. Übergabe an Menschen und „Live-Support“: Launch, 19 $ im Monat bei jährlicher Abrechnung. „Gespeicherte Antworten“: Growth, 49 $.
Am Tag Ihrer Rückkehr, 20 Minuten
- E-Mail-Antwort aus, Abwesenheitszeilen aus den „Anweisungen“ entfernt.
- Benachrichtigungs-E-Mail, Mailbox und Status zurückgestellt.
- Abwesenheitsprotokoll: zuerst dringende Nacharbeiten, der Rest bis zum Antworttag.
- Fragen Sie Ihre Vertretung, was noch offen ist, und bedanken Sie sich.
Häufige Fragen
Fragen zur Abwesenheitsnotiz
Was sind gute Beispiele für eine Abwesenheitsnotiz?
Eine gute Abwesenheitsnotiz nennt den Zeitraum, den Tag Ihrer Antwort und wohin dringende Fragen gehen: „Ich bin nicht im Büro und ab Montag, 4. Januar, wieder da. Ich antworte bis Mittwoch, 6. Januar. In dringenden Fällen schreiben Sie bitte an urgent@hearthstone.example.“ Die Tabs und die Tabelle decken 13 Anlässe ab.
Wie kündige ich meine Abwesenheit professionell an?
Schlicht und mit konkreten Daten: „Ich bin ab 19. Dezember nicht im Büro und ab Montag, 4. Januar, wieder da.“ Ergänzen Sie den Tag Ihrer Antwort und wohin dringende Fragen gehen. Eine professionelle Abwesenheitsnotiz macht ein Versprechen, das Sie halten können, und sagt nichts darüber, wo Sie sind oder warum.
Wie sieht eine kurze Abwesenheitsnotiz aus?
Zwei oder drei Sätze: „Nicht im Büro, zurück am Montag, 4. Januar. Ich antworte bis Mittwoch, 6. Januar. Dringend: urgent@hearthstone.example.“ Jeder Tab hat eine Kurzfassung; Tab 8 enthält Zeilen für Status und Mailbox.
Was ist die beste Abwesenheitsnotiz für den Urlaub?
Eine, die sagt, wann Sie zurück sind, wann Sie antworten und wohin dringende Fragen gehen, aber nicht, wohin Sie reisen. Gmail antwortet bis 23:59 Uhr am letzten Tag1, stellen Sie als Ende also den Tag vor Ihrer Rückkehr ein.
Was ist eine gute Abwesenheitsnotiz für Feiertage?
Schreiben Sie als Unternehmen: „Über die Feiertage haben wir geschlossen und sind ab Montag, 4. Januar, um 9:00 Uhr wieder für Sie da. Wir antworten bis Mittwoch, 6. Januar.“ Ergänzen Sie einen Kontakt für Dringendes, den jemand täglich prüft, und schreiben Sie „Frohe Feiertage“, wenn Sie nicht wissen, wie der Kunde feiert.
Was ist eine gute Statusmeldung bei Abwesenheit?
Eine Zeile mit dem Rückkehrtag und einem Kontakt für Dringendes: „Nicht im Büro, zurück am Montag, 4. Januar. Dringend: urgent@hearthstone.example“. Nutzen Sie dieselben Daten wie in E-Mail und Mailbox.
Was gehört nicht in eine Abwesenheitsnotiz?
Wohin Sie reisen, Reisepläne, wer zu Hause ist, medizinische Details, Ihre private Telefonnummer und die Positionen von Kollegen. Angreifer nutzen solche Details, um Phishing glaubwürdig zu machen3; Beschwerden wegen Business E-Mail Compromise beim FBI meldeten 2025 Verluste von 3,05 Milliarden $6.
Wie richte ich eine automatische Antwort in Gmail oder Outlook ein?
Gmail am Computer: Einstellungen > Alle Einstellungen aufrufen > Allgemein > Abwesenheitsnotiz aktiviert, dann Änderungen speichern1. Neues Outlook für Windows: Ansicht > Einstellungen anzeigen > Konten > Automatische Antworten2. Outlook im Web: Einstellungen > Konten > Automatische Antworten5.
Wie schreibe ich eine Abwesenheitsnotiz für Mutterschutz, Elternzeit oder längere Krankheit?
Sagen Sie, bis zu welchem Monat Sie abwesend sind, aber nicht warum, und nennen Sie eine Person, die Ihre Arbeit übernimmt, mit geschäftlicher Adresse. Sagen Sie, dass das Postfach nicht gelesen wird und ob E-Mails weitergeleitet werden. Siehe Tab 3 und 4.
Kann CRMsoftware.pro Abwesenheitsnotizen für meine E-Mails senden?
Nein. Automatische E-Mail-Antworten richten Sie in Gmail oder Outlook ein. CRMsoftware.pro deckt Ihren Website-Chat ab: Der KI-Agent antwortet rund um die Uhr aus Ihrer Wissensdatenbank, mit Ihren Abwesenheitsdaten in seinen „Anweisungen“ (Free-Plan). Ab Launch, 19 $ im Monat bei jährlicher Abrechnung, gehen dringende Chats im „Live-Support“ an Ihre Vertretung7.
Ähnliche Vorlagen
Kostenlose Tools
Quellen
- Start- und Endzeiten, wiederholte Antworten, Signatur, gelesen am 13. Oktober 2026: Gmail Help, Send an automatic reply when you're out of office (computer)
- Outlook für Windows, gelesen am 13. Oktober 2026: Microsoft Support, How to set up out of office automatic replies in Outlook
- Was Sie weglassen sollten, Team für Informationssicherheit, 23. Juni 2021: University of Aberdeen, Gone Phishing! The dangers of using Out of Office Auto Reply
- Interne und externe Antworten, gelesen am 13. Oktober 2026: Trinity College, Technology Data and Innovation, Out-of-Office Best Practices
- Outlook im Web, gelesen am 13. Oktober 2026: Microsoft Support, Send automatic out of office replies from Outlook.com or Outlook on the web
- Beschwerden und Verluste durch Business E-Mail Compromise im Jahr 2025: Federal Bureau of Investigation, Internet Crime Complaint Center, 2025 IC3 Annual Report
- Pläne und Preise: Preise von CRMsoftware.pro
Abwesend sein, ohne Kunden warten zu lassen.
Starten Sie kostenlos mit 3 Nutzern und KI-Chat rund um die Uhr. Launch, 19 $ im Monat bei jährlicher Abrechnung für 8 Nutzer, ergänzt die Übergabe an Menschen und den zentralen Posteingang. Growth, 49 $ im Monat bei jährlicher Abrechnung für 20 Nutzer, ergänzt gespeicherte Antworten für die kurzen Chat-Fassungen.