Nachfass-E-Mail ohne Antwort: 8 Vorlagen und eine Stoppregel
Fertige Vorlagen für die Nachfass-E-Mail ohne Antwort von Kunden oder Interessenten, für 8 Situationen von der ersten Anfrage bis zum gelösten Supportfall. Jede mit Zeitplan, einer klaren Bitte und einer Stoppregel. Mit Word-Datei und Excel-Nachfassliste.
Erstellt von Anatolii Ulitovskyi 
Faktengeprüft von RH Fardin Aktualisiert am 1. Nachfass-E-Mail ohne Antwort: wenn auf Ihre Auskunft nichts mehr kommt
Hier beginnenFür den Fall, dass jemand nach Ihrer Leistung gefragt hat, Sie geantwortet haben und dann nichts mehr kam. Senden Sie diese erste Antwort innerhalb von 1 Geschäftsstunde. In einer Studie mit 1,25 Millionen Vertriebsleads hatten Firmen, die einen Lead innerhalb einer Stunde zu kontaktieren versuchten, eine fast 7-mal so hohe Chance, ihn zu qualifizieren, wie Firmen, die es eine Stunde später versuchten1.
Nachfassen 1, BetreffAW: Ihre Frage zu Leistung
Nachfassen 1, Werktag 2Hallo Name,
eines habe ich am Tag nicht erwähnt: ein neues, nützliches Detail, zum Beispiel der früheste Starttermin oder was die meisten Kunden in Ihrer Lage wählen.
Soll ich einen nächsten Schritt, zum Beispiel am Donnerstag einen kostenlosen Vor-Ort-Termin buchen? Ein Ja oder Nein genügt mir.
Ihr Name, Firma
Telefon
Nachfassen 2, BetreffSoll ich Ihre Anfrage offen halten, Name?
Nachfassen 2, Werktag 5Hallo Name,
ich möchte Ihr Postfach nicht füllen, deshalb nur eine kurze Frage: Brauchen Sie Leistung noch?
Antworten Sie „ja“, dann kümmere ich mich bis Datum um den nächsten Schritt.
Antworten Sie „nein“, dann schließe ich Ihre Anfrage. Beide Antworten helfen mir.
Ihr Name, Firma
Warum 2 Werktage wartenIn einer großen E-Mail-Studie kamen mehr als 90 % der Antworten innerhalb eines Tages nach der Nachricht2. Nach zwei stillen Tagen ist eine Erinnerung mit etwas Neuem fair. „Ich wollte nur mal nachhaken“ ist es nicht.
2. Nach dem Angebot: erst ein neuer Aspekt, dann die Frage „offen lassen oder schließen?“
Wann einsetzen
- Sie haben einen Preis für einen Auftrag geschickt, nach dem der Kunde gefragt hat, und 3 Werktage lang kam keine Antwort.
- Für ein größeres Angebot mit Entscheidungstermin nutzen Sie die Vertriebssequenz mit 5 Nachfass-E-Mails.
Nachfassen 1, BetreffIhr Angebot für Auftrag: die Frage, die die meisten stellen
Nachfassen 1, Werktag 3Hallo Name,
zu einem Angebot wie Ihrem fragen die meisten Kunden eines: häufige Frage, zum Beispiel ob die alten Luftkanäle raus müssen. Für Ihr Haus lautet die Antwort: kurze Antwort.
Ihr Angebot über Preis gilt bis Datum. Möchten Sie, dass ich daran etwas ändere?
Ihr Name, Firma
Nachfassen 2, BetreffIhr Angebot offen lassen oder schließen?
Nachfassen 2, Werktag 7Hallo Name,
soll ich Ihr Angebot für Auftrag offen halten? Ein Wort als Antwort genügt:
Offen: Ich rufe Sie am Datum an, um einen Starttermin abzustimmen.
Später: Nennen Sie mir den Monat, und ich melde mich dann wieder.
Schließen: Kein Problem, und danke für Ihre Anfrage.
Ihr Name, Firma
NiemalsDen Preis senken, nur um eine Antwort zu bekommen. Liegt es am Preis, sagen die Leute das, sobald ein Nein leichtfällt.
3. Follow-up-E-Mail nach dem Meeting: Zusammenfassung und eine Bitte
Senden Sie sie noch am selben Tag, solange Sie beide die Details im Kopf haben. Anders als bei einer Angebotszusammenfassung gibt es noch keinen Preis: nur was Sie gehört haben, was als Nächstes passiert und die eine Sache, die Sie vom Kunden brauchen.
BetreffDanke für heute: nächster Schritt für Projekt
E-Mail, Tag 0Hallo Name,
vielen Dank für Ihre Zeit heute. Das habe ich mitgenommen:
- Hauptproblem, in den Worten des Kunden
- was am wichtigsten ist, zum Beispiel ein leises Gerät oder das Budget
- Zeitrahmen, zum Beispiel vor der ersten kalten Woche
Nächster Schritt: Bis Datum erledige ich Ihre Aufgabe. Dafür brauche ich eine Sache von Ihnen: die eine Sache, zum Beispiel ein Foto Ihres Sicherungskastens.
Habe ich etwas falsch verstanden? Antworten Sie einfach und korrigieren Sie mich.
Ihr Name, Firma
Nachfassen 1, Werktag 2Hallo Name,
kurz zu unserem Meeting oder Telefonat am Tag: Könnten Sie mir die eine Sache schicken? Damit kann ich bis Datum den nächsten Schritt erledigen.
Wenn sich Ihre Pläne geändert haben, genügt eine Zeile als Antwort.
Ihr Name
TippNennen Sie den nächsten Schritt, wer ihn erledigt und bis wann. Eine Zusammenfassung, die mit „Melden Sie sich einfach“ endet, gibt dem Leser nichts zu beantworten.
4. Nach einem verpassten Anruf: zurückrufen, auf die Mailbox sprechen, schreiben
Innerhalb von 1 Geschäftsstunde
- ZurückrufenUnter der Nummer, von der aus angerufen wurde.
- Auf die Mailbox sprechenWer Sie sind, warum Sie anrufen und wie man Sie erreicht. Unter 20 Sekunden.
- Einmal schreibenPer E-Mail, wenn Sie die Adresse haben. Per SMS oder WhatsApp nur, wenn der Kunde zugestimmt hat, dort von Ihnen zu hören.
Mailbox-NachrichtHallo, hier ist Ihr Name von Firma. Ich rufe wegen Ihres Anrufs heute um Uhrzeit zurück. Schade, dass wir Sie verpasst haben. Rufen Sie mich bis Uhrzeit unter Telefon zurück oder antworten Sie auf die E-Mail, die ich Ihnen gleich schicke. Vielen Dank.
E-Mail, BetreffEntschuldigung, wir haben Ihren Anruf verpasst, Name
E-Mail, Tag 0Hallo Name,
Sie haben heute um Uhrzeit bei Firma angerufen, und es tut mir leid, dass wir Sie verpasst haben. Ich habe Sie um Uhrzeit zurückgerufen.
Wie können wir helfen? Antworten Sie in einer Zeile oder nennen Sie mir eine passende Zeit für ein Telefonat, dann melde ich mich noch heute.
Ihr Name, Firma
Telefon, Öffnungszeiten
EinwilligungEin verpasster Anruf ist keine Einwilligung. Die Geschäftsrichtlinie von WhatsApp erlaubt Nachrichten nur an Personen, die Ihnen ihre Nummer gegeben und zugestimmt haben, von Ihnen zu hören, und verlangt, dass Sie jede Bitte, keine Nachrichten mehr zu senden, respektieren3.
5. Warten auf den Kunden: einmal genau sagen, was fehlt
Für den Fall, dass es erst weitergeht, wenn der Kunde etwas schickt: Fotos, eine Modellnummer, ein unterschriebenes Formular, Maße oder einen Termin für den Zugang. Eine höfliche Erinnerungsmail nennt genau, was fehlt, warum Sie es brauchen und was passiert, wenn es da ist.
BetreffEine Sache fehlt noch für Auftrag: Sache
Nachfassen 1, Werktag 3Hallo Name,
um nächster Schritt, zum Beispiel den Preis Ihres neuen Geräts zu bestätigen, brauche ich noch:
1. Sache, zum Beispiel ein Foto vom Typenschild Ihrer Heizung
2. zweite Sache, falls nötig
So schicken Sie es: Antworten Sie auf diese E-Mail mit der Sache. Sobald es da ist, kümmere ich mich innerhalb von 1 Werktag um den nächsten Schritt.
Von unserer Seite eilt es nicht: Ihr Angebot oder Ihre Buchung bleibt bis Datum für Sie reserviert.
Ihr Name, Firma
Nachfassen 2, Werktag 7Hallo Name, ich halte Auftrag weiterhin für Sie reserviert. Falls Sache schwer zu finden ist, kann ich eine einfachere Möglichkeit, zum Beispiel das Foto beim Termin selbst machen. Würde Ihnen das helfen? Ihr Name
NiemalsMit Stornierung drohen. Halten Sie die Anfrage reserviert und schließen Sie sie am Tag der Abschluss-E-Mail, mit einem einfachen Weg zurück.
6. Nach dem Supportfall: prüfen, bestätigen lassen, Wiedereröffnung erklären
Nur ServicenachrichtVor dem Senden
- Prüfen Sie die Lösung selbst: testen, das Ergebnis ansehen oder vom Techniker vor Ort bestätigen lassen.
- Klären Sie den Weg zur Wiedereröffnung: eine Antwort auf diese E-Mail oder ein Anruf mit der Fallnummer.
BetreffBehoben: Problem, bitte bestätigen, Fall-Nr. Fallnummer
E-Mail, Tag 0Hallo Name,
Problem ist behoben. Was wir gemacht haben: was sich geändert hat, in einem Satz. Wie wir es geprüft haben: zum Beispiel haben wir die Anlage nach der Reparatur 30 Minuten laufen lassen.
Können Sie bestätigen, dass es bei Ihnen funktioniert? Ein Wort genügt: „behoben“ oder „noch nicht“.
Falls das Problem wiederkommt, antworten Sie auf diese E-Mail oder rufen Sie Telefon an und nennen Sie die Fallnummer Fallnummer. Ihr Fall wird dann bei derselben Person wieder geöffnet, und Sie müssen nichts noch einmal erklären.
Dürfen wir Ihnen eine kurze Frage dazu schicken, wie zufrieden Sie mit uns waren? Antworten Sie „ja“, wenn das in Ordnung ist. Wenn nicht, fragen wir nicht.
Ihr Name, Firma
Nachfassen 1, Werktag 2Hallo Name,
ist Problem weiterhin behoben? Dann müssen Sie nichts tun. Falls nicht, antworten Sie „noch nicht“, und ich rufe Sie heute an.
Am Datum schließe ich den Fall. Eine Antwort öffnet ihn jederzeit wieder.
Ihr Name, Fall-Nr. Fallnummer
Schließen Sie den Fall an Werktag 5, wenn niemand antwortet. Helpdesks arbeiten genauso: Zendesk schließt ein gelöstes Ticket standardmäßig 4 Tage nach der Lösung, und eine Antwort des Kunden vor diesem Zeitpunkt öffnet es wieder4.
Warum keine WerbungDie britische Datenschutzbehörde sagt: Eine Servicenachricht, die zugleich für Ihre Leistungen wirbt, gilt als Direktwerbung5. Fragen Sie zuerst, ob Feedback in Ordnung ist, und schicken Sie die Umfrage nur an Personen, die ja gesagt haben.
7. Wenn der Kunde nicht erscheint: keine Vorwürfe, zwei neue Termine, ein Nachfassen
Der Kunde hat einen Vor-Ort-Termin, ein Telefonat oder ein Videomeeting verpasst. Warten Sie 15 Minuten, rufen Sie einmal an und senden Sie dann diese E-Mail innerhalb der Stunde. Gehen Sie davon aus, dass etwas dazwischengekommen ist.
BetreffSchade, dass wir uns heute verpasst haben, Name
E-Mail, Tag 0Hallo Name,
Name aus dem Team war heute um Uhrzeit für Termin bereit, aber wir konnten Sie nicht erreichen. Ich hoffe, es ist alles in Ordnung.
Würde Ihnen stattdessen einer dieser Termine passen?
- Tag um Uhrzeit
- Tag um Uhrzeit
Oder wählen Sie hier eine Zeit: Buchungslink.
Wenn Sie Leistung nicht mehr brauchen, antworten Sie „absagen“, dann schließe ich den Vorgang. Überhaupt kein Problem.
Ihr Name, Firma
Nachfassen 1, Werktag 2Hallo Name, ich kann Tag um Uhrzeit noch bis morgen um Uhrzeit für Sie freihalten. Soll ich den Termin buchen? Ein Ja oder Nein genügt. Ihr Name
NiemalsEine Ausfallgebühr verlangen, die Sie bei der Buchung nicht genannt haben, oder mehr als einmal nachfassen.
8. Die Abschluss-E-Mail: die letzte Nachfass-E-Mail, freundlich formuliert
Immer sendenSenden Sie sie am letzten Tag des Zeitplans. Sie ist die einzige Nachfass-E-Mail, die ankündigt, dass Sie aufhören, und sie macht jede Antwort leicht, auch ein Nein.
BetreffIch schließe Ihre Anfrage zu Leistung
OderSoll ich das vorerst schließen, Name?
E-MailHallo Name,
zu Anfrage habe ich nichts mehr von Ihnen gehört, deshalb schließe ich den Vorgang auf meiner Seite am Datum und schreibe Ihnen nicht mehr.
Wenn Sie Leistung noch brauchen, antworten Sie auf diese E-Mail oder rufen Sie Telefon an, dann machen wir dort weiter, wo wir aufgehört haben. Wenn Sie schon gefunden haben, was Sie brauchten, freut mich das.
Danke, dass Sie an Firma gedacht haben.
Ihr Name
Version für SupportfälleHallo Name, ich habe nichts mehr von Ihnen gehört und schließe deshalb heute den Fall Fallnummer. Falls Problem wiederkommt, antworten Sie auf diese E-Mail, und der Fall wird bei mir wieder geöffnet. Vielen Dank. Ihr Name
Nach dem Senden3 Werktage keine Antwort: Schließen Sie den Vorgang als „Keine Antwort, geschlossen“ und tragen Sie die Person nicht in einen Newsletter ein. Bittet jemand Sie aufzuhören, hören Sie sofort auf: Die FTC verlangt, eine Abmeldung von Werbe-E-Mails innerhalb von 10 Werktagen umzusetzen, ohne Ausnahme für E-Mails zwischen Unternehmen6.
Für kleine Vertriebs- und Supportteams
Geben Sie jedem Nachfassen eine verantwortliche Person und ein Datum.
In CRMsoftware.pro ist jeder nächste Kontakt eine Aufgabe mit „Abtretungsinhaber“ (so heißt in der App die zuständige Person) und „Deadline“, und „Meine Aufgaben“ zeigt „Fällig heute“ und „Überfällig“. Die E-Mails senden Sie aus Ihrem eigenen Postfach. Meldet sich ein Kunde im Website-Chat zurück, antwortet der KI-Agent.
- Aufgaben mit „Abtretungsinhaber“, „Deadline“ und „Verknüpftes Geschäft“, „Anmerkungen“ bei jedem Kontakt
- KI-Chat rund um die Uhr, der antwortet, wenn sich ein Kunde nach Funkstille zurückmeldet
- Kostenlos für 3 Nutzer. Übergabe an Menschen ab Launch, 19 $ im Monat bei jährlicher Abrechnung; gespeicherte Antworten ab Growth, 49 $
Free-Plan: 3 Nutzer, KI-Chat und einfache Aufgaben, keine Kreditkarte.
Ausgefülltes Beispiel
Funkstille nach dem Angebot, dann die Antwort im Website-Chat
Harrowgate Heating & Air, ein fiktiver Heizungs- und Klimabetrieb, schickt ein Angebot für eine Wärmepumpe und hört nichts mehr. In diesem Beispiel für eine Nachfass-E-Mail ohne Antwort bringt Nachfassen 2 noch am selben Abend die Antwort im Website-Chat, wo zuerst der KI-Agent reagiert.
Nachfass-Vorgang: Dana Whitfield
| Situation | Nach dem Angebot: Wärmepumpe, 9.850 $, 30 Tage gültig |
| Tag 0 | Fr., 18. Sept., Angebot per E-Mail |
| Nachfassen 1 | Mi., 23. Sept., Werktag 3: die Frage zu den Luftkanälen. Keine Antwort |
| Nachfassen 2 | Di., 29. Sept., Werktag 7: offen, später oder schließen? |
| Antwort | Di., 29. Sept., 21:12, im Website-Chat, nach Nachfassen 2 |
| Abschluss-E-Mail | Geplant für Di., 6. Okt., nicht nötig |
| Verantwortlich, anderer Kanal OK | Nora; Telefon: ja, im Chat zugestimmt |
| Ergebnis | Geht weiter: Einbau am Di., 27. Okt. |
Aufgaben in CRMsoftware.pro
| Deadline | Aufgabe | Ergebnis |
|---|---|---|
| Mi., 23. Sept. | Nachfassen 1: Dana Whitfield, Angebot | Gesendet, keine Antwort |
| Di., 29. Sept. | Nachfassen 2: Dana Whitfield, Angebot | Gesendet, Antwort am selben Abend |
| Mi., 30. Sept. | Antwort an Dana Whitfield: Einbautermin | Gebucht für 27. Okt. |
| Do., 1. Okt. | Anzahlung prüfen: Dana Whitfield | Bezahlt am 30. Sept. |
Dieselben Wochen in der Nachfassliste
| Situation | Kontakt | Ergebnis |
|---|---|---|
| Verpasster Anruf | Raymond Ortiz | In 40 Minuten zurückgerufen, Termin gebucht |
| Warten auf Informationen | Helen Brooks | Foto kam nach der ersten Erinnerung |
| Gelöster Supportfall | Sofia Reyes | „Behoben“ an Tag 0, Umfrage: ja |
| Nicht erschienen | Alan Price | Keine Antwort nach 2 E-Mails, geschlossen |
Warum nachfassen
Warum Schweigen meist kein Nein ist
Antworten kommen schnell, oder sie gehen unter. In einer Studie mit 2 Millionen Yahoo-Mail-Nutzern, die einander regelmäßig schrieben, kamen mehr als 90 % der Antworten innerhalb eines Tages nach der Nachricht, die Hälfte innerhalb von 47 Minuten. Dieselbe Studie zeigte: Wer mehr E-Mails bekommt, beantwortet einen kleineren Teil davon2. Zwei stille Werktage bedeuten meist, dass Ihre Nachricht im Posteingang nach unten gerutscht ist, nicht, dass die Antwort Nein lautet.
Die erste Antwort zählt am meisten. Bei einer Prüfung von 2.241 US-Unternehmen, die über ihre Website eine Testanfrage erhielten, antworteten 37 % innerhalb einer Stunde, 24 % brauchten mehr als 24 Stunden und 23 % antworteten nie. In einer separaten Studie mit 1,25 Millionen Leads hatten Firmen, die einen Lead innerhalb einer Stunde zu kontaktieren versuchten, eine fast 7-mal so hohe Chance, ihn zu qualifizieren, wie Firmen, die es eine Stunde später versuchten1. Die Daten stammen aus dem Jahr 2011, verstehen Sie sie also als Richtung.
Auch Nachfassen hat Grenzen: ein Zweck und eine Frage pro E-Mail, höchstens drei Nachfass-E-Mails, und jede Antwort, auch ein Nein, beendet den Zeitplan.
90 %+
der E-Mail-Antworten kamen innerhalb eines Tages nach der Nachricht
23 %
von 2.241 US-Unternehmen beantworteten eine Website-Anfrage nie
3
Nachfass-E-Mails höchstens, dann schließen Sie den Vorgang
Zeitplan
Zweite Erinnerung ohne Antwort: wann Sie erneut nachfassen
Zählen Sie Werktage ab Tag 0, der ersten Nachricht, auf die keine Antwort kam. Die meisten Situationen bekommen zwei Nachfass-E-Mails und eine Abschluss-E-Mail; ein verpasster Anruf, ein gelöster Fall und ein Nichterscheinen bekommen ein Nachfassen.
| Situation | Tag 0: erste Nachricht | Nachfassen | Abschluss-E-Mail | Stoppen oder wechseln, wenn |
|---|---|---|---|---|
| Anfrage, keine Antwort | Ihre Antwort, innerhalb von 1 Geschäftsstunde | Werktage 2 und 5 | Werktag 10 | Jede Antwort, ein gebuchter Termin oder ein Nein |
| Nach dem Angebot | Das Angebot per E-Mail | Werktage 3 und 7 | Werktag 12 | Jede Antwort. Für ein größeres Angebot die Vertriebssequenz mit 5 E-Mails nutzen |
| Nach Meeting oder Telefonat | Die Zusammenfassung, am selben Tag | Werktage 2 und 5 | Werktag 10 | Der Kunde schickt die Sache oder bestätigt den nächsten Schritt |
| Verpasster Anruf | Rückruf, Mailbox-Nachricht und E-Mail innerhalb von 1 Geschäftsstunde | Ein zweiter Anruf an Werktag 1 | Werktag 3 | Der Kunde ruft zurück oder schreibt. SMS oder WhatsApp nur mit Einwilligung |
| Warten auf Informationen | Die genaue Liste dessen, was fehlt | Werktage 3 und 7 | Werktag 12, bis dahin reserviert | Das Fehlende kommt an |
| Gelöster Supportfall | Lösung geprüft, bitte bestätigen | Werktag 2 | Werktag 5: Fall geschlossen, eine Antwort öffnet ihn wieder | „Behoben“ oder „noch nicht“ |
| Nicht erschienen | Zwei neue Termine, innerhalb von 1 Stunde | Werktag 2 | Werktag 5 | Der Kunde bucht neu oder sagt ab |
Stoppregel: Stoppen Sie bei der ersten Antwort jeder Art, sofort, wenn jemand Nein oder Stopp sagt, und nach der Abschluss-E-Mail. Kommt 3 Werktage danach keine Antwort, schließen Sie den Vorgang als Keine Antwort, geschlossen. Eine Abwesenheitsnotiz ist keine Antwort: Verschieben Sie das nächste Datum auf den Tag nach der Rückkehr.
Regeln
Sechs Regeln für eine höfliche Erinnerungsmail, die beantwortet wird
Sie gelten für jede Follow-up-E-Mail an Kunden, im Vertrieb wie im Support. Legen Sie sie einmal für das ganze Team fest.
Eine klare Bitte pro E-Mail
Eine Frage, die sich in wenigen Worten beantworten lässt: Ja oder Nein, einer von zwei Terminen, eine fehlende Sache. Bei zwei Bitten beantworten die Leute die einfachere.
BittePasst Ihnen für den Termin Dienstag um 10:00 Uhr oder Donnerstag um 14:00 Uhr?
Ein Nein leicht machen
Bieten Sie Nein als normale Antwort an und sagen Sie, was dann passiert. Ein klares Nein beendet den Zeitplan und spart Ihnen Zeit.
SatzWenn es zeitlich gerade nicht passt, antworten Sie einfach „nicht jetzt“, dann schließe ich Ihre Anfrage.
Neuer Aspekt statt mehr Druck
Nie „Ich wollte nur mal nachhaken“. Jedes Nachfassen bringt eine neue Sache: die Antwort auf eine häufige Frage, einen neuen Termin, eine einfachere Option oder ein Foto einer ähnlichen Arbeit.
Kanal nur mit Einwilligung wechseln
Fassen Sie dort nach, wo das Gespräch begonnen hat. Rufen Sie an oder schreiben Sie per SMS oder WhatsApp nur, wenn der Kunde Ihnen die Nummer dafür gegeben und zugestimmt hat. Die Richtlinie von WhatsApp verlangt eine Einwilligung und die Beachtung jeder Bitte, keine Nachrichten mehr zu senden3.
Bei der ersten Antwort stoppen
Jede Antwort beendet den Zeitplan, auch „nicht jetzt“. Ein „Stopp“ beendet sofort jedes Nachfassen. In den USA muss eine Abmeldung von Werbe-E-Mails innerhalb von 10 Werktagen umgesetzt werden6.
Eine verantwortliche Person, ein Datum
Jedes offene Nachfassen hat eine verantwortliche Person und ein Datum für den nächsten Kontakt, im CRM oder in der Liste. Ohne Datum ist es die zweite Nachfass-E-Mail, die nie rausgeht.
Diese Seite ist keine Rechtsberatung. Die Regeln für E-Mails, Anrufe und Nachrichten unterscheiden sich je nach Land. Prüfen Sie deshalb die offiziellen Regeln dort, wo Ihre Kunden leben.
Excel-Liste
Was in der Excel-Nachfassliste steckt
Drei Tabellenblätter: Nachfassliste mit dem ausgefüllten Beispiel und 11 weiteren Beispielzeilen, Übersicht und Zeitplan mit den Werktagen je Situation, Ihren Verantwortlichen und den Auswahllisten. Mit Auto markierte Spalten füllen sich selbst.
| Spalte | Inhalt |
|---|---|
| Kontakt, Situation, Verantwortlich | Eine Zeile je Person, die nicht mehr antwortet. Situation und verantwortliche Person wählen Sie aus Listen. |
| Anderer Kanal OK | Ja nur, wenn der Kunde einem Anruf oder einer WhatsApp-Nachricht dazu zugestimmt hat. |
| Tag 0, Sendedaten, Antwortdatum | Die erste Nachricht ohne Antwort, der Tag, an dem Sie jedes Nachfassen gesendet haben, und der Tag der Antwort. |
| Nachfassen 1, Nachfassen 2, Abschluss-E-Mail: fällig Auto | Tag 0 plus die Werktage auf dem Blatt Zeitplan. Nachfassen 2 bleibt leer, wenn der Zeitplan keines vorsieht. |
| Antwort nach Auto | Erste Nachricht, Nachfassen 1, Nachfassen 2 oder Abschluss-E-Mail. |
| Ergebnis | Geht weiter, Nicht jetzt, Abgelehnt, Behoben, bestätigt, Wieder geöffnet oder Keine Antwort, geschlossen. |
| Nächster Kontakt, Nächster Kontakt am Auto | Die nächste Nachricht, die zu senden ist, und ihr Fälligkeitsdatum. |
| Status Auto | Wartet, Fällig heute, Überfällig, Geantwortet (Ergebnis eintragen), Jetzt schließen (3 Werktage nach der Abschluss-E-Mail) oder Geschlossen. |
In den Beispieldaten haben 6 von 12 Personen geantwortet: 2 auf die erste Nachricht, 2 auf Nachfassen 1, 1 auf Nachfassen 2 und 1 auf die Abschluss-E-Mail. An einem Werktag ist 1 Nachfassen heute fällig, 1 überfällig und 1 Vorgang nach der Stoppregel bereit zum Schließen. Das Blatt Übersicht ergänzt Ergebnisse, die Antwortquote je Situation und offene Arbeit je verantwortlicher Person. Funktioniert in Excel, LibreOffice und Google Tabellen.
Anleitung
So nutzen Sie diese Vorlagen für Follow-up-E-Mails
- 1
Situation wählen
Öffnen Sie den Tab für das, was passiert ist, und füllen Sie die Klammern aus.
- 2
Tag 0 eintragen
Eine Zeile in der Excel-Liste oder eine Aufgabe in Ihrem CRM. Die Fälligkeiten folgen dem Zeitplan.
- 3
Immer nur ein Kontakt
Senden Sie am Fälligkeitstag die nächste E-Mail, mit neuem Aspekt und einer Bitte.
- 4
Bei der ersten Antwort stoppen
Tragen Sie Antwortdatum und Ergebnis ein. Ein Nein oder Stopp beendet alles sofort.
- 5
Abschluss-E-Mail senden
Senden Sie die letzte E-Mail und schließen Sie den Vorgang nach 3 Werktagen.
Einrichtung in CRMsoftware.pro
- Öffnen Sie „Aufgaben“ im linken Menü und klicken Sie auf „Neue Aufgabe“. Geben Sie einen „Aufgabentitel“ ein, etwa „Nachfassen 1: Dana Whitfield, Angebot“, wählen Sie unter „Abtretungsinhaber“ (so heißt in der App die zuständige Person) die verantwortliche Person, setzen Sie die „Deadline“ auf das Datum des nächsten Kontakts und wählen Sie bei einem Verkauf das „Verknüpfte Geschäft“ (den Deal).
- Notieren Sie Tag 0, was Sie gesendet haben, und jede Einwilligung zu Anruf oder Nachricht in den „Anmerkungen“ des Kontakts, Leads oder Deals.
- Öffnen Sie jeden Morgen „Meine Aufgaben“ und arbeiten Sie zuerst „Fällig heute“ und „Überfällig“ ab. Senden Sie die E-Mail aus Ihrem eigenen Postfach, notieren Sie das Ergebnis in der „Statusübersicht“, klicken Sie auf „Markiert erledigt“ (als erledigt markieren) und legen Sie die nächste Aufgabe an.
- Speichern Sie ab Growth die Chat-Versionen als „Gespeicherte Antworten“: „Einstellungen“ > „Gespeicherte Antworten“ > „Neue Antwort“, mit einem „Kürzel“ wie /noshow, einem „Titel“ und dem „Antworttext“. Tippen Sie das Kürzel ins Antwortfeld des Chats, um die Antwort einzufügen.
- Meldet sich ein Kunde nach Funkstille im Website-Chat zurück, antwortet der KI-Agent aus Ihrer „Wissensdatenbank“. Ergänzen Sie unter „Meine Bots“ > Tab „Grundlagen“ in den „Anweisungen“, wer bei Angeboten nachfasst und bis wann. Ab Launch warten Chats für eine Person im „Live-Support“ mit dem Status „Wartet auf Agent“.
CRMsoftware.pro sendet keine Nachfass-E-Mails oder Sequenzen für Sie: Sie senden jede aus Ihrem eigenen Postfach, und die Aufgaben halten die Termine fest. KI-Chat und einfache Aufgaben sind für 3 Nutzer kostenlos. Die Übergabe an Menschen im „Live-Support“ gibt es ab Launch, 19 $ im Monat bei jährlicher Abrechnung; gespeicherte Antworten ab Growth, 49 $.
Wöchentliche Nachfass-Prüfung, 10 Minuten
- Jeder offene Vorgang hat eine verantwortliche Person und ein Datum für den nächsten Kontakt.
- Überfällig: heute senden oder das Datum verschieben und den Grund notieren.
- Jetzt schließen: den Vorgang als Keine Antwort, geschlossen schließen.
- Geantwortet ohne Ergebnis: das Ergebnis heute eintragen.
- Niedrigste Antwortquote je Situation: diese erste Nachricht neu schreiben.
Häufige Fragen
Fragen zu Nachfass-E-Mails
Wie schreibe ich eine Nachfass-E-Mail ohne Antwort vom Kunden?
Antworten Sie im selben E-Mail-Verlauf, bringen Sie eine neue Sache ein, etwa die Antwort auf eine häufige Frage oder einen neuen Termin, und stellen Sie eine Frage, die sich in wenigen Worten beantworten lässt. Machen Sie ein Nein zu einer einfachen Antwort. Senden Sie höchstens zwei Nachfass-E-Mails und eine Abschluss-E-Mail.
Wie lange sollte ich warten, bevor ich nachfasse?
1 Werktag nach einem verpassten Anruf, 2 nach einer Anfrage, einem Meeting, einem Nichterscheinen oder einem gelösten Fall und 3 nach einem Angebot oder einer Bitte um Informationen. In einer Studie zu Yahoo Mail kamen mehr als 90 % der Antworten innerhalb eines Tages nach der Nachricht2, zwei stille Tage bedeuten also meist, dass die E-Mail untergegangen ist.
Was sollte in der zweiten Erinnerung ohne Antwort stehen?
Stellen Sie eine Ja-oder-Nein-Frage dazu, ob die Anfrage offen bleiben soll, und sagen Sie, wozu jede Antwort führt: „Antworten Sie ja, dann rufe ich am Donnerstag an; antworten Sie nein, dann schließe ich die Anfrage.“ Wiederholen Sie nicht die erste E-Mail und schreiben Sie nicht „Ich wollte nur mal nachhaken“.
Wie viele Nachfass-E-Mails sind zu viele?
Hier höchstens drei nach der ersten Nachricht: zwei Nachfass-E-Mails und eine Abschluss-E-Mail, und nach einem verpassten Anruf, einem gelösten Fall oder einem Nichterscheinen nur zwei. Jede Antwort beendet den Zeitplan; eine Bitte aufzuhören beendet ihn sofort.
Haben Sie ein Muster für eine höfliche Erinnerungsmail?
Hier ist Nachfassen 1 aus dem ausgefüllten Beispiel: „Zu einem Angebot wie Ihrem fragen die meisten eines: Müssen die Luftkanäle raus? Ihre haben Bens Prüfung bestanden, sie bleiben also. Möchten Sie, dass ich am Angebot etwas ändere?“ Die Nachricht ist kurz, bringt etwas Neues und stellt eine Frage.
Was gehört in eine Follow-up-E-Mail nach einem Meeting?
Ein Dank, was Sie gehört haben, in zwei oder drei Zeilen, der nächste Schritt mit Datum und die eine Sache, die Sie vom Kunden brauchen, gesendet am selben Tag. Tab 3 ist ein Beispiel für ein Follow-up nach dem Meeting, das Sie kopieren können.
Wie fasse ich nach, wenn ein Supportfall gelöst ist?
Prüfen Sie die Lösung selbst, bitten Sie den Kunden, mit einem Wort zu bestätigen („behoben“ oder „noch nicht“), sagen Sie ihm, wie er den Fall wieder öffnen kann, und fragen Sie, bevor Sie eine Umfrage schicken. Fragen Sie an Werktag 2 einmal nach und schließen Sie den Fall an Tag 5; eine Antwort öffnet ihn wieder.
Kann ich per Telefon oder WhatsApp statt per E-Mail nachfassen?
Ja, wenn der Kunde Ihnen die Nummer dafür gegeben und zugestimmt hat, dort von Ihnen zu hören. Die Geschäftsrichtlinie von WhatsApp verlangt eine Einwilligung und die Beachtung jeder Bitte, keine Nachrichten mehr zu senden3. Ohne Einwilligung bleiben Sie auf dem Kanal, den der Kunde genutzt hat.
Kann CRMsoftware.pro Nachfass-E-Mails automatisch senden?
Nein. Es gibt keine automatischen Nachfass-Sequenzen: Sie senden jede E-Mail aus Ihrem eigenen Postfach. CRMsoftware.pro hält die Termine fest: Jeder nächste Kontakt ist eine Aufgabe mit „Abtretungsinhaber“ (der zuständigen Person) und „Deadline“, und „Meine Aufgaben“ zeigt „Fällig heute“ und „Überfällig“. Meldet sich ein Kunde im Website-Chat zurück, antwortet der KI-Agent.
Ähnliche Vorlagen
Kostenlose Tools
Quellen
- Studie zur Reaktionszeit auf Leads und Prüfung von 2.241 US-Unternehmen, März 2011: James B. Oldroyd, Kristina McElheran and David Elkington, The Short Life of Online Sales Leads, Harvard Business Review
- Antwortzeiten und E-Mail-Flut, Studie zu Yahoo Mail, Konferenz WWW 2015: Farshad Kooti, Luca Maria Aiello, Mihajlo Grbovic, Kristina Lerman and Amin Mantrach, Evolution of Conversations in the Age of Email Overload
- Einwilligung und Bitten, keine Nachrichten mehr zu senden, zuletzt aktualisiert am 23. September 2026: WhatsApp Business Messaging Policy
- Gelöste und wieder geöffnete Tickets, Dokumentation eines Helpdesk-Anbieters, gelesen am 12. Oktober 2026: Zendesk, About the ticket lifecycle and ticket statuses
- Servicenachrichten und Direktwerbung, Leitfaden der britischen Aufsichtsbehörde, gelesen am 12. Oktober 2026: Information Commissioner's Office, Identify direct marketing
- US-Regeln für Werbe-E-Mails, einschließlich Abmeldungen: Federal Trade Commission, CAN-SPAM Act: A Compliance Guide for Business
- Pläne und Preise: Preise von CRMsoftware.pro
Verlieren Sie keinen Kunden mehr, nur weil ein Nachfassen vergessen wurde.
Starten Sie kostenlos mit 3 Nutzern, KI-Chat und einfachen Aufgaben. Launch, 19 $ im Monat bei jährlicher Abrechnung für 8 Nutzer, ergänzt die Übergabe an Menschen und den zentralen Posteingang. Growth, 49 $ im Monat bei jährlicher Abrechnung für 20 Nutzer, ergänzt gespeicherte Antworten.