Modelli di email di benvenuto per nuovi clienti, momento per momento
Modelli di email di benvenuto da compilare per il momento in cui arriva un nuovo cliente: dopo un acquisto, dopo la firma di un contratto, dopo la registrazione a un account, per un nuovo studente o socio, un nuovo paziente o cliente e un nuovo iscritto alla newsletter. Ognuno ha un oggetto, un solo prossimo passo, un termine di invio e cosa lasciare fuori, più frasi pronte per 9 settori, un file Word e un pianificatore Excel della sequenza con registro degli invii.
A cura di Anatolii Ulitovskyi 
Verificato da RH Fardin Aggiornato il 1. Modello di email di benvenuto: 5 parti e un prossimo passo
Inizia da quiScegli il momento nelle schede da 2 a 7 oppure usa questa versione generale. La ricevuta e la conferma della prenotazione sono email separate e automatiche; l’email di benvenuto arriva da una persona con nome e cognome.
Le cinque parti
- Oggetto con il suo nome e la prima data“Ti diamo il benvenuto in azienda, nome: prima cosa giorno”.
- Grazie e chi seiUna riga di ringraziamento, il tuo nome e il tuo ruolo, e che sei tu il suo punto di riferimento.
- Cosa succede ora, con le dateDue o tre righe numerate: cosa, quando, con chi.
- Un solo prossimo passoUna sola cosa da fare, entro quando e come.
- Chi contattare e comeRispondere a questa email, un numero di telefono, i tuoi orari. Mai un indirizzo no-reply.
Email di benvenuto generaleOggetto: Ti diamo il benvenuto in azienda, nome: prima cosa giorno
Ciao nome,
grazie per aver scelto azienda per prodotto o servizio. Sono il tuo nome, il tuo ruolo, e sono il tuo punto di riferimento per qualsiasi cosa al riguardo.
Cosa succede ora:
1. Giorno, data, ora: primo incontro, consegna o avvio, con chi.
2. Data: seconda cosa.
3. Ogni settimana o mese: cosa riceve, in una riga.
Una sola cosa da fare prima di giorno: il prossimo passo. Rispondi a questa email oppure usa questo link: link.
Domande? Rispondi qui o chiamami al telefono, orari.
il tuo nome
azienda
Versione breve, chat o SMSCiao nome, sono il tuo nome di azienda e ti do il benvenuto. Prima cosa: giorno alle ora. Prima di allora, una sola cosa: il prossimo passo. Domande? Rispondi qui o chiama il telefono.
Cosa lasciare fuori dalla prima email
- Una seconda richiesta, un sondaggio o la richiesta di una recensione.
- Un’offerta aggiuntiva, un codice sconto o “potrebbe interessarti anche”.
- La tua storia, un elenco di funzioni, più di tre link, qualsiasi cosa già presente nella ricevuta.
Transazionale o commerciale?Secondo il CAN-SPAM Act, la legge statunitense sulle email commerciali, un’email il cui unico contenuto conferma, completa o consegna una transazione accettata dalla persona è transazionale: non servono un link di disiscrizione né un indirizzo postale, ma intestazioni e mittente devono essere corretti. Se aggiungi un’offerta, l’intero messaggio può essere considerato commerciale1. Google lo dice chiaramente: niente promozioni nei messaggi con la ricevuta2. Maggiori dettagli nella sezione sulle regole.
2. Email di benvenuto dopo l’acquisto: negozio o prodotto
Quando inviarla
- Il negozio invia subito la conferma d’ordine. Questa email di benvenuto segue entro 1 giorno lavorativo, da una persona con nome e cognome.
- Se invii già un ringraziamento per il primo ordine, non mandare due email: aggiungi lì le righe su cosa succede ora. Quel messaggio lo trovi tra le email di ringraziamento.
OggettoTi diamo il benvenuto in negozio, nome: cosa succede al tuo ordine
EmailCiao nome,
grazie per il tuo primo ordine da negozio. Sono il tuo nome, il tuo ruolo, e sono la persona a cui scrivere se qualcosa non va.
Cosa succede ora:
1. Entro il data: il tuo ordine parte. Il link per seguire la spedizione ti arriva via email lo stesso giorno.
2. Dal data al data: consegna con corriere.
3. Cosa aspettarsi dopo la consegna, per esempio una guida alla cura del prodotto nella scatola.
Una cosa che ci aiuta: rispondi con indicazioni per la consegna, per esempio il nome sul citofono.
Domande? Rispondi qui o chiama il telefono, orari.
il tuo nome
negozio
Se il prodotto va configuratoCiao nome, il tuo prodotto arriva il data. La configurazione richiede circa minuti minuti: link alla guida. Se ti blocchi, rispondi con una foto e ti guido io passo passo.
Lascia pulita la ricevutaLe linee guida di Google per i mittenti chiedono di non mescolare tipi di contenuto diversi nello stesso messaggio, per esempio promozioni in una ricevuta di vendita2. Tieni lo sconto per un’email successiva, chiaramente commerciale e con un link di disiscrizione.
3. Email di benvenuto a un nuovo cliente dopo la firma
Quando inviarla
- Lo stesso giorno in cui l’accordo viene firmato o arriva il primo pagamento, al più tardi entro 1 giorno lavorativo, dalla persona che seguirà il lavoro.
- Per un progetto con una chiamata di avvio e un piano di 30 giorni, usa il messaggio di benvenuto della checklist onboarding clienti; per l’email in giornata dopo il sì, con le date di entrambe le parti, ci sono le email di vendita. Questa è per una piccola attività di servizi in cui una sola persona resta il punto di riferimento.
OggettoTi diamo il benvenuto in azienda, nome: primo passo giorno
EmailCiao nome,
grazie per aver scelto azienda per il servizio. Sono il tuo nome, il tuo ruolo, e sono il tuo punto di riferimento per qualsiasi cosa al riguardo. Collega si occuperà di seguire i tuoi incontri o tenere la contabilità, e io seguo tutto da vicino.
Cosa succede ora:
1. Giorno, data, ora: primo incontro, sopralluogo o chiamata, dove o come.
2. Data: primo risultato, per esempio il primo resoconto.
3. Ogni settimana o mese: cosa riceve, per esempio un breve aggiornamento via email il venerdì.
Una sola cosa che ci serve da te prima di giorno: documento o informazione, tramite link sicuro. Oppure rispondi semplicemente a questa email.
Domande? Rispondi qui o chiamami al telefono, orari.
il tuo nome
azienda
La risposta, se il nuovo cliente sei tuCiao nome,
grazie per il benvenuto. Confermo: primo passo giorno alle ora. Entro il data ti mando ciò che ti hanno chiesto.
Una domanda: la domanda. Per il resto è tutto a posto.
il tuo nome
Il B2B non è esenteIl CAN-SPAM non fa eccezioni per le email tra aziende1. Un’email di benvenuto che conferma solo ciò che il cliente ha accettato è transazionale; nel momento in cui vende qualcos’altro, servono un modo per disiscriversi e il tuo indirizzo postale.
4. Email di benvenuto dopo la registrazione o la prova gratuita
Quando inviarla
- Entro un’ora dalla registrazione, mentre la persona ha ancora la pagina aperta. L’email di accesso o di verifica è un’email separata e automatica: non nasconderla mai nel benvenuto.
- Una sola azione che mostri il valore del prodotto. Non un elenco di funzioni, non cinque link.
OggettoTi diamo il benvenuto su prodotto, nome: il tuo primo risultato in minuti minuti
EmailCiao nome,
grazie per la registrazione a prodotto. Sono il tuo nome, il tuo ruolo, e leggo ogni risposta a questa email.
La prima cosa da fare: prima azione, per esempio collegare il tuo calendario. Ci vogliono circa minuti minuti: link.
Cosa succede ora:
1. La tua prova dura fino al data. Tutte le funzioni sono attive e non ti addebitiamo nulla.
2. Giorno ti mando un’email con il secondo passo. È l’unica altra email di questa settimana.
3. Vuoi una presentazione guidata di 15 minuti? Scegli un orario: link di prenotazione.
Qualcosa non va? Rispondi con una riga e ti aiuto.
il tuo nome
prodotto
Se dopo 3 giorni non ha ancora iniziatoCiao nome, giorno hai creato il tuo account su prodotto, ma non hai ancora fatto la prima azione. C’è qualcosa che ti blocca? Rispondi con una riga, oppure fallo qui in minuti minuti: link. La tua prova dura fino al data.
Una persona, non un sistemaInvia da un indirizzo con un nome, letto da una persona, non da un no-reply. Google osserva che i messaggi inviati da un indirizzo presente nei contatti del destinatario hanno meno probabilità di essere segnalati come spam2.
5. Email di benvenuto a nuovi studenti, soci e sostenitori
Quando inviarla
- Il giorno in cui viene confermata l’iscrizione, l’adesione o la prima donazione. Se la prima lezione è tra più di una settimana, manda una seconda email breve il giorno prima.
- Studenti minorenni: scrivi al genitore, indica il nome dello studente e tieni separato l’accesso dello studente.
OggettoTi diamo il benvenuto in programma, nome: si comincia giorno
EmailCiao nome,
grazie per l’iscrizione a programma di azienda. Sono il tuo nome, il tuo ruolo, e sono il tuo punto di riferimento per qualsiasi cosa al riguardo. Le tue lezioni saranno tenute da insegnante o allenatore.
Cosa succede ora:
1. Giorno, data, ora: la tua prima lezione, dove, oppure il link per collegarti. Arriva 10 minuti prima.
2. Da portare o preparare: una o due cose.
3. Le lezioni si tengono giorni e orari fino al data di fine, numero in tutto.
Una sola cosa da fare prima di giorno: il breve modulo di livello o di iscrizione, 3 minuti: link.
Domande? Rispondi qui o chiama il telefono, orari.
il tuo nome
azienda
Al genitoreCiao nome del genitore, abbiamo confermato l’iscrizione di studente a programma. La prima lezione è giorno alle ora con tutor o allenatore, dove, oppure online. Dopo ogni lezione ricevi via email una nota di 3 righe: cosa è stato fatto, cosa è andato bene, su cosa esercitarsi. Una sola cosa prima di giorno: il prossimo passo. Rispondi qui o chiama il telefono quando vuoi.
Nuovo donatore o volontarioGentile nome, grazie per la tua donazione di importo a organizzazione. Servirà per una cosa concreta. Ti scriveremo ogni quanto per raccontarti cosa è cambiato, e puoi interrompere queste email in qualsiasi momento con un clic in fondo al messaggio. Domande? Rispondi qui o chiamami al telefono. il tuo nome, ruolo
La prima settimana è decisivaRendi facile partecipare alla prima lezione: il link o l’indirizzo, l’orario nel suo fuso orario e cosa portare, nell’email di benvenuto e di nuovo il giorno prima. Il pianificatore Excel ha una riga per quell’email del giorno prima.
6. Email di benvenuto a un nuovo paziente o cliente
PrivacyQuando inviarla
- Appena viene prenotato il primo appuntamento, dalla segreteria o dalla persona che gestisce la pratica. Il promemoria del giorno prima è un messaggio separato.
- Nell’email niente sulla salute, sul caso o sul sinistro. Moduli e documenti passano da un portale o da un link sicuro, mai come allegati a una normale email.
OggettoTi diamo il benvenuto presso studio, nome: la tua prima visita giorno
EmailBuongiorno nome,
grazie per aver scelto studio. Sono il tuo nome, il tuo ruolo, e sono il tuo punto di riferimento per appuntamenti, moduli e pagamenti. Ti riceverà medico o professionista.
Cosa succede ora:
1. Giorno, data, ora: la tua prima visita, in indirizzo. Ti chiediamo di arrivare 10 minuti prima.
2. Prima della visita: i moduli di accoglienza, circa 5 minuti, tramite questo link sicuro: link sicuro.
3. Porta con te: documento d’identità, tessera sanitaria o numero di polizza e elenco dei farmaci, oppure i documenti della tua pratica.
Per spostare l’appuntamento, rispondi qui o chiama il telefono almeno 24 ore prima.
Via email non parliamo della tua salute né dei dettagli della tua pratica. Per qualsiasi cosa sulle tue cure o sulla tua pratica, chiamaci al telefono, orari.
il tuo nome
studio
Studio legaleQuesta email spiega come lavoriamo, non riguarda la tua pratica. Tutto ciò che riguarda il tuo caso ti arriverà direttamente da avvocato, per telefono o tramite il portale: link al portale. Per i documenti usa il portale, non l’email.
Dentisti, strutture ricettive e assicurazioniI modelli di email di benvenuto per studi dentistici, strutture ricettive e assicurazioni trattano queste attività più nel dettaglio: nuovo paziente, prenotazione confermata, nuova polizza. Questa scheda dà la struttura comune.
7. Email di benvenuto a un nuovo iscritto alla newsletter
Quando inviarla
- Entro un’ora dall’iscrizione, in automatico dal tuo strumento per la newsletter, oppure a mano se la lista è piccola.
- È un’email commerciale: deve contenere il tuo indirizzo postale e un link di disiscrizione, e l’oggetto dice di cosa si tratta1.
OggettoIscrizione confermata, nome: cosa ti manda newsletter e quando
EmailCiao nome,
grazie per l’iscrizione a newsletter di azienda. Ecco come funziona: un’email ogni settimana o mese con cosa contiene, in una riga, e nient’altro. La prima arriva giorno.
Una cosa che ci aiuta: rispondi con l’argomento che vuoi vedere trattato per primo. Leggo ogni risposta.
Perché le email arrivino, aggiungi indirizzo del mittente ai tuoi contatti. Non fa per te? Annulla l’iscrizione con un clic in fondo a qualsiasi email.
il tuo nome
azienda
indirizzo postale
Iscritti nell’UENell’UE l’email di marketing richiede il consenso preventivo; l’unica eccezione sono i tuoi clienti già acquisiti, per prodotti simili, con la possibilità di opporsi in ogni messaggio3. Consenso significa nessuna casella preselezionata, e revocarlo deve essere facile quanto darlo4. Lo sconto promesso va in questa email e da nessun’altra parte; chi invia 5.000 o più messaggi al giorno a Gmail deve offrire anche la disiscrizione con un clic2.
8. Modelli di email di benvenuto per settore: cosa cambia
Le cinque parti restano le stesse. Cambiano il momento, la prima data e il prossimo passo. La scheda tra parentesi è quella da cui partire. Strutture ricettive, studi dentistici e assicurazioni hanno le loro pagine di email di benvenuto.
8.1Consulenza, agenzie e servizi IT (scheda 3)
Cosa cambiaChi fa il lavoro e chi resta il punto di riferimento. Prima data: la riunione di avvio o l’inizio dell’onboarding. Unico passo: gli accessi o i documenti che ti servono; le credenziali mai via email.
Frase prontaOgni venerdì ti mando un breve aggiornamento. I dati di accesso arrivano tramite canale sicuro, mai via email.
8.2E-commerce e negozi (scheda 2)
Cosa cambiaRicevuta e tracciamento sono automatici. L’email di benvenuto aggiunge una persona con nome e cognome, la finestra di consegna e come funzionano i resi.
Frase prontaSe qualcosa nel pacco non va, rispondi con una foto entro 14 giorni e te lo sostituisco o ti rimborso.
8.3Formazione, corsi e ripetizioni (scheda 5)
Cosa cambiaPer gli studenti minorenni scrivi al genitore. Prima data: la prima lezione. Unico passo: il modulo di livello o l’ultima verifica.
Frase prontaDopo ogni lezione ricevi una nota di 3 righe: cosa è stato fatto, cosa è andato bene, su cosa esercitarsi.
8.4Sanità, studi dentistici e studi legali (scheda 6)
Cosa cambiaNiente dati sanitari o dettagli della pratica via email. Moduli e documenti tramite un link sicuro; l’email spiega la procedura, non il caso.
Frase prontaVia email non parliamo della tua salute né dei dettagli della tua pratica. Per qualsiasi cosa sulle tue cure o sulla tua pratica, chiamaci al telefono.
8.5Organizzazioni non profit (scheda 5)
Cosa cambiaUn ringraziamento con un risultato concreto della donazione, ogni quanto scrivi e come interrompere le email. Nessuna seconda richiesta.
Frase prontaI tuoi importo servono per una cosa concreta. Ti scriveremo ogni quanto per raccontarti cosa è cambiato.
8.6Immobiliare (scheda 3)
Cosa cambiaAcquirenti: la prossima visita e cosa ti serve da loro. Venditori: i tempi della messa in vendita. Inquilini: data di ingresso, deposito cauzionale, chiavi.
Frase prontaRispondi con budget, zone e tempi ed entro giorno ricevi una breve selezione di case adatte a te.
8.7SaaS e app (scheda 4)
Cosa cambiaUna prima azione, la data di fine della prova e una sola altra email questa settimana. L’email di accesso è separata.
Frase prontaLa prima cosa da fare: prima azione. Ci vogliono minuti minuti: link.
Per piccoli team di vendita e assistenza
Ogni benvenuto inviato in tempo, ogni risposta nel CRM.
Le email di benvenuto le invii dalla tua casella di posta. In CRMsoftware.pro l’agente IA del sito risponde 24 ore su 24 alle domande dei nuovi clienti in base alla tua knowledge base, le prenotazioni inviano la propria email di conferma e ogni email della sequenza è un’attività con una scadenza (“Deadline”).
- Chat IA 24 ore su 24 che risponde in base alla tua knowledge base e raccoglie nome ed email
- Contatti, trattative e note; attività con una scadenza (“Deadline”) e la trattativa collegata (“Linked deal”)
- Gratis per 3 utenti. Prenotazioni con email di conferma da Launch, 19 $ al mese con fatturazione annuale
Piano Free: 3 utenti, senza carta di credito.
Esempio compilato
Un servizio di ripetizioni accoglie un genitore: quattro email in 14 giorni
Ashgrove Tutoring, un servizio fittizio di ripetizioni online per studenti delle scuole, usa questi modelli di email di benvenuto con Rafael Quintero, un papà che prenota ripetizioni di matematica per sua figlia Sofia, 13 anni. L’email di benvenuto è la versione per studente o socio, scritta al genitore.
Sequenza di benvenuto: Rafael Quintero
| Termine di invio | Inviata | |
|---|---|---|
| Benvenuto | Venerdì 9 ottobre, in giornata | 18:10, in tempo |
| Prima dell’inizio | Lunedì 12 ottobre, entro le 18:00 | 16:45, in tempo |
| Dopo il primo incontro | Martedì 13 ottobre, entro 2 ore | 18:05, in tempo |
| Punto a due settimane | Venerdì 23 ottobre, 10:00 | Programmata, attività creata |
L’email di benvenuto, venerdì 9 ottobre
| Oggetto | Ti diamo il benvenuto in Ashgrove Tutoring, Rafael: la prima lezione di Sofia è martedì |
| Chi | Simone, titolare e punto di riferimento; Leila Brandt, la tutor |
| Cosa succede ora | Martedì 13 ottobre, 16:30, prima lezione; una nota di 3 righe dopo ognuna; martedì e giovedì fino al 5 novembre, 8 in tutto |
| Un solo prossimo passo | Rispondere con gli argomenti delle ultime due verifiche di Sofia, o con una foto dell’ultima verifica |
| Contatto | Rispondere all’email o chiamare il 503-555-0121, dal lunedì al venerdì dalle 9 alle 18 |
| Lasciato fuori | Il pacchetto di preparazione agli esami, l’offerta per chi presenta un amico, la newsletter |
In CRMsoftware.pro il 13 ottobre
| Contatto | Rafael Quintero, papà di Sofia, convertito dalla chat del sito |
| Trattativa | Pacchetto matematica, 8 lezioni · 360 $, “Closed Won” |
| Prenotazione | Chiamata conoscitiva venerdì 9 ottobre, 17:00; “Booking Confirmation” inviata da “Scheduling” |
| Note | Verifiche: frazioni 58%, proporzioni 64%. Telecamera spenta per la lezione 1. |
| Attività | Benvenuto, fatto · Email prima dell’inizio, fatto · Punto a due settimane, “Deadline” venerdì 23 ottobre |
Perché funziona
Perché un’email di benvenuto viene letta, e perché deve restare un benvenuto
Le email di benvenuto vengono aperte. Nell’analisi di GetResponse su oltre 4,4 miliardi di messaggi inviati dai suoi clienti nel 2023, le email di benvenuto hanno avuto un tasso di apertura medio dell’83,63% e un tasso di clic del 16,6%, contro il 40,08% e il 3,84% delle newsletter5. Sono i dati di un solo fornitore, raccolti tra mittenti di marketing, quindi prendi i numeri esatti come un’indicazione di tendenza: la prima email dopo il sì è quella che si legge davvero, ed è il posto sbagliato per cinque link.
La legge e i provider di posta sono d’accordo. Secondo il CAN-SPAM Act statunitense, un messaggio è transazionale solo se tutto il suo contenuto conferma, completa o consegna una transazione accettata dalla persona; la FTC (Federal Trade Commission, l’autorità statunitense per la tutela dei consumatori) precisa che la legge interpreta queste categorie in senso restrittivo, e un messaggio misto è considerato commerciale se la parte promozionale è la prima cosa che colpisce il lettore1. Le linee guida di Google per i mittenti chiedono di non mescolare promozioni nei messaggi con la ricevuta2. Un solo prossimo passo, nessuna offerta, un mittente con nome e cognome: ecco perché questi modelli sono fatti così.
84%
tasso medio di apertura delle email di benvenuto nei dati 2023 di un solo fornitore
40%
per le newsletter negli stessi dati
1
prossimo passo in ogni modello di questa pagina
Regole
Transazionale o commerciale: le regole che un’email di benvenuto deve rispettare
Due leggi e un provider di posta decidono se il tuo benvenuto arriva a destinazione e se serve un link di disiscrizione. Non è una consulenza legale.
Stati Uniti: transazionale solo finché resta la transazione
Secondo il CAN-SPAM, lo scopo principale è transazionale o di relazione quando il messaggio è composto solo da contenuti che confermano, completano o facilitano una transazione accettata dal destinatario, danno informazioni su garanzia, richiami o sicurezza, comunicano modifiche all’account o all’iscrizione, oppure consegnano il bene o il servizio; la FTC precisa che la legge interpreta queste categorie in senso restrittivo. Un messaggio misto è commerciale se l’oggetto sembra una pubblicità o se la parte transazionale non viene per prima. L’email commerciale richiede intestazioni corrette, un oggetto onesto, l’indicazione che si tratta di una pubblicità, il tuo indirizzo postale fisico valido e la disiscrizione (opt-out) rispettata entro 10 giorni lavorativi. Ogni email che viola la legge può costare fino a 53.088 $; non c’è alcuna eccezione per le email B2B1.
UE: prima il consenso, tranne che per i tuoi clienti
La direttiva ePrivacy (direttiva 2002/58/CE relativa alla vita privata e alle comunicazioni elettroniche) consente l’email per il marketing diretto solo con il consenso preventivo. L’eccezione: un’azienda che ha ottenuto l’indirizzo nel contesto di una vendita può promuovere i propri prodotti o servizi analoghi, se il cliente ha potuto opporsi quando l’indirizzo è stato raccolto e può opporsi in ogni messaggio, gratuitamente3. L’email di servizio in sé non richiede il consenso: fa parte del contratto, una base giuridica che secondo l’EDPB (Comitato europeo per la protezione dei dati) non si estende al marketing. Consenso significa nessuna casella preselezionata, e revocarlo deve essere facile quanto darlo4.
Recapito: autenticazione, niente contenuti misti, disiscrizione con un clic
Le linee guida di Google per tutti i mittenti: SPF o DKIM, TLS, messaggi formattati secondo RFC 5322, un tasso di spam inferiore allo 0,3%. Non mescolare tipi di contenuto diversi nello stesso messaggio, per esempio promozioni in una ricevuta di vendita, e usa lo stesso indirizzo del mittente per ogni tipo di messaggio. Chi invia 5.000 o più messaggi al giorno a Gmail deve avere anche SPF, DKIM e DMARC, con il dominio del mittente allineato, e la disiscrizione con un clic con un link visibile nei messaggi di marketing e in quelli a cui ci si è iscritti2.
Leggibile per tutti
Invia una versione in testo semplice insieme all’HTML, così l’email si legge su qualsiasi dispositivo e con qualsiasi lettore di schermo. Scrivi il prossimo passo come testo vero, non in un’immagine, e fai in modo che ogni link dica dove porta: Google chiede che i link siano visibili e facili da capire e che nulla sia nascosto con HTML o CSS2.
Questa pagina non è una consulenza legale. I singoli stati USA e gli altri paesi hanno le proprie regole sulle email; verifica le norme ufficiali del luogo in cui vivono i tuoi clienti.
Sequenza di benvenuto
Una sequenza di email di benvenuto per piccole attività: 4 email in 14 giorni
Dopo il benvenuto, tre email brevi accompagnano il cliente fino al primo risultato. Ognuna ha un giorno, un solo scopo e una regola per fermarsi; il pianificatore Excel contiene il piano con responsabili e termini di invio.
| Giorno | A cosa serve | Quando fermarsi | |
|---|---|---|---|
| Benvenuto | Giorno 0 | Grazie, chi sei, cosa succede ora con le date, un solo prossimo passo, come contattarti | Mai: la ricevono tutti |
| Prima dell’inizio: incontro, consegna o accesso | Il giorno prima | Il link o l’indirizzo, l’orario, cosa portare, chi incontrerà | Saltala se la prima cosa è già avvenuta |
| Dopo il primo incontro o la consegna | Stesso giorno, entro 2 ore | Tre righe: cosa è successo, cosa è andato bene, cosa viene dopo | Un problema nella risposta ferma la sequenza: chiama, risolvi, riprendi |
| Punto a due settimane | Giorno 14 | Due domande: cosa funziona, cosa no. Una richiesta: una data per il prossimo passo | Nessuna richiesta di recensione o di passaparola finché c’è un problema aperto |
| Dal giorno 30 in poi | Giorno 30 | La richiesta di recensione o di passaparola e la prima offerta, in un’email commerciale separata | Solo a chi può disiscriversi; vedi le email di ringraziamento e il questionario di soddisfazione |
Un iscritto riceve il benvenuto e poi la newsletter con la frequenza promessa; chi è in prova riceve il benvenuto, un’email con il secondo passo e l’email di fine prova. Per un semplice ringraziamento dopo il primo ordine ci sono le email di ringraziamento. La prima riga che un visitatore vede in chat è un’altra cosa: i messaggi di benvenuto per chatbot.
Pianificatore Excel
Cosa c’è nel pianificatore Excel della sequenza di benvenuto e nel registro invii
Quattro fogli: Pianificatore con la sequenza di Ashgrove Tutoring, Registro invii con 13 email di esempio, Riepilogo ed Elenchi. Le colonne contrassegnate con Auto si compilano da sole.
| Colonna | A cosa serve |
|---|---|
| Pianificatore: Momento, Email, Giorno, Termine di invio, Responsabile, Stato | Una riga per ogni email della sequenza: il momento, il suo nome, il giorno contato dalla data di inizio, il termine di invio, chi la invia e se è in uso, una bozza o in pausa. |
| Pianificatore: Prossimo passo richiesto | L’unica cosa che l’email chiede. |
| Registro invii: Cliente, Studente o account, Momento, Email | Una riga per ogni email inviata a ogni cliente. Scegli l’email dall’elenco del pianificatore. |
| Data di inizio | Il giorno in cui è diventato cliente: l’ordine, la firma, la registrazione o la prenotazione. |
| Scadenza Auto | Data di inizio più il giorno dell’email indicato nel pianificatore. |
| Data di invio, Stato Auto | Inserisci il giorno in cui l’hai inviata. Lo stato indica Programmata, Scade oggi, Scaduta, In tempo o In ritardo. |
| Risposta, Prossimo passo completato | Sì o No: ha risposto, e il prossimo passo è avvenuto? |
| Riepilogo Auto | Registrate, inviate, in tempo, in ritardo, scadute ora, risposte e prossimi passi completati, con le percentuali, per email e per responsabile. |
Nell’esempio sono state inviate 9 email su 13, 7 in tempo; 2 sono programmate, 1 scade oggi e 1 è scaduta. 4 delle 9 inviate hanno ricevuto una risposta e 6 hanno portato al prossimo passo. Funziona in Excel, LibreOffice e Fogli Google.
Come usarli
Come usare questi modelli di email di benvenuto
- 1
Scegli il momento
Acquisto, contratto firmato, registrazione, studente o socio, paziente o cliente, oppure iscritto. Un solo benvenuto per persona.
- 2
Compila le cinque parti
Il suo nome nell’oggetto, chi sei, due o tre righe con le date, un solo prossimo passo, come contattarti. Cancella tutto il resto.
- 3
Invia in tempo, da una persona
In giornata per un contratto, entro un’ora per una registrazione o un iscritto, entro 1 giorno lavorativo dopo un ordine.
- 4
Pianifica le tre successive
Inserisci la sequenza nel pianificatore Excel con un responsabile e un termine di invio. L’email del giorno prima è quella che quasi tutte le attività dimenticano.
- 5
Registrale e rivedile ogni settimana
Una riga per ogni email. Ogni settimana: email in ritardo e scadute, risposte rimaste senza riscontro, prossimi passi non avvenuti.
Impostalo in CRMsoftware.pro
- Le chat del sito e i moduli web arrivano in “Leads”. Quando la persona paga o firma, apri il lead e fai clic su “Convert to Deal”: vengono creati il contatto, l’azienda e la trattativa. Incolla l’email di benvenuto che hai inviato nelle “Notes” della trattativa.
- In “Tasks”, fai clic su “New Task” per ogni email della sequenza: “Task title” (per esempio “Email di benvenuto: Rafael Quintero”), “Assignee”, “Deadline” e “Linked deal”. “My Tasks” mostra “Due today” e “Overdue”; dopo l’invio, fai clic su “Mark done”.
- Con Launch, “Scheduling” invia un’email di “Booking Confirmation” a chi prenota un orario e un “Meeting Reminder” prima dell’appuntamento. In “Scheduling” > “Emails” modifica “Email Subject”, “Heading” e “Body Text”, poi fai clic su “Save Template”. Crea la chiamata conoscitiva in “Event Types” > “New Event Type” e usa “Copy Link” nella tua email di benvenuto.
- In “My Bots” > il tuo bot > scheda “Basics”, aggiungi la tua guida introduttiva alla “Knowledge Base” e, in “Instructions”, indica all’agente IA chi è il referente per i nuovi clienti e cosa succede dopo la registrazione. Fai clic su “Save Bot”, poi su “Try Bot”. Con Growth, salva la versione per la chat in “Settings” > “Saved Replies” > “New reply”: uno “Shortcut” come /welcome, un “Title”, il “Reply body” e “Share with team”.
CRMsoftware.pro non invia email di benvenuto né sequenze di email: le invii dalla tua casella di posta o dal tuo strumento per la newsletter, e il CRM conserva il contatto, la trattativa, le note e le attività. Lead, 1 pipeline, note e attività di base sono gratis per 3 utenti. Le prenotazioni con sincronizzazione del calendario e le relative email di conferma arrivano con Launch, 19 $ al mese con fatturazione annuale; le “Saved Replies” con Growth, 49 $.
Controllo settimanale delle email di benvenuto, 15 minuti
- Benvenuti scaduti o inviati in ritardo: chi, e perché?
- Risposte a un benvenuto a cui nessuno ha risposto entro 1 giorno lavorativo.
- Prossimi passi non avvenuti dopo 7 giorni: chiama, non mandare un’altra email.
- Una frase di un modello che ha confuso qualcuno: correggi il modello.
Domande frequenti
Domande sulle email di benvenuto
Cosa deve dire un’email di benvenuto a un nuovo cliente?
Cinque cose: grazie e chi sei, cosa succede ora con le date, un solo prossimo passo, come raggiungere una persona e un oggetto con il suo nome e la prima data. Lascia fuori offerte, elenchi di funzioni e una seconda richiesta. La scheda 1 contiene il modello generale; le schede da 2 a 7 lo adattano a ogni momento.
Come si scrive un’email di benvenuto a un nuovo cliente dopo la firma?
Inviala lo stesso giorno in cui l’accordo viene firmato o arriva il primo pagamento, dalla persona che segue il lavoro. Indica chi fa cosa, dai la prima data e la data del primo risultato, chiedi tramite un link sicuro l’unica cosa che ti serve e lascia un numero di telefono con gli orari. La scheda 3 contiene il modello e la risposta del cliente.
Quando va inviata un’email di benvenuto?
Entro un’ora per una registrazione o un nuovo iscritto, in giornata (al massimo entro 1 giorno lavorativo) per un contratto firmato, entro 1 giorno lavorativo dopo un primo ordine e appena viene prenotato il primo appuntamento per un paziente o cliente. Ricevute e conferme di prenotazione partono subito; il benvenuto di una persona con nome e cognome arriva dopo.
Un’email di benvenuto è transazionale o commerciale?
Negli Stati Uniti è transazionale solo se tutto il suo contenuto conferma, completa o consegna ciò che la persona ha accettato; in quel caso non servono un link di disiscrizione né un indirizzo postale, anche se mittente e intestazioni devono essere corretti. Se aggiungi un’offerta può essere considerata commerciale, e allora servono un modo per disiscriversi, un indirizzo postale e l’indicazione che si tratta di una pubblicità1. Il benvenuto a un iscritto alla newsletter è commerciale.
Serve il consenso per inviare un’email di benvenuto nell’UE?
Non per l’email di servizio in sé: fa parte del contratto. L’email di marketing richiede il consenso preventivo, tranne che per i tuoi clienti e per prodotti simili, e solo con un modo semplice per opporsi al momento della raccolta e in ogni messaggio34. Non è una consulenza legale: verifica le regole del paese in cui vive il tuo cliente.
Che cos’è una sequenza di email di benvenuto e quante email deve avere?
Il benvenuto più le email che accompagnano un nuovo cliente fino al primo risultato: per una piccola attività, quattro in 14 giorni. Il benvenuto, l’email del giorno prima del primo incontro o della consegna, quella dello stesso giorno dopo, e il punto a due settimane, ognuna con un responsabile, un termine di invio e una regola per fermarsi.
Ci sono modelli di email di benvenuto per il mio settore?
La scheda 8 copre consulenza e agenzie, e-commerce e negozi, formazione e ripetizioni, sanità e studi dentistici, studi legali, non profit, immobiliare, SaaS e app, e servizi IT, con cosa cambia e una frase pronta per ciascuno. Strutture ricettive, studi dentistici e assicurazioni hanno le loro pagine.
CRMsoftware.pro può inviare email di benvenuto in automatico?
No. CRMsoftware.pro non invia email di benvenuto né sequenze automatiche: le invii dalla tua casella di posta o dal tuo strumento per la newsletter. L’agente IA risponde 24 ore su 24 alle domande dei nuovi clienti sul tuo sito, con Launch le prenotazioni inviano le proprie email di conferma e di promemoria, e ogni email della sequenza è un’attività con una scadenza (“Deadline”). Gratis per 3 utenti6.
Modelli correlati
Strumenti gratuiti
Fonti
- Regole statunitensi per le email commerciali e transazionali, consultate il 18 ottobre 2026: Federal Trade Commission, CAN-SPAM Act: A Compliance Guide for Business
- Regole di Gmail per tutti i mittenti e per chi invia 5.000 o più messaggi al giorno, consultate il 18 ottobre 2026: Google Workspace Admin Help, Email sender guidelines
- Regole UE sull’email per il marketing diretto, articolo 13, testo consolidato del 19 dicembre 2009: Directive 2002/58/EC on privacy and electronic communications (ePrivacy Directive), EUR-Lex
- Indicazioni UE su contratto, consenso e marketing come basi giuridiche, consultate il 18 ottobre 2026: European Data Protection Board, Process personal data lawfully (Data protection guide for small business)
- Analisi di oltre 4,4 miliardi di messaggi inviati dai clienti di GetResponse nel 2023: GetResponse, Email Marketing Benchmarks (2024 edition)
- Piani e prezzi: Prezzi di CRMsoftware.pro
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