Modelos de SMS de lembrete de consulta médica com as regras da HIPAA e do consentimento
Modelos de SMS de lembrete de consulta médica que uma clínica pode enviar tal como estão: confirmação com ligação para a ficha, lembrete 2 dias antes com respostas C ou R, SMS no próprio dia, teleconsulta, convocatória, «ligue-nos» e SMS após falta, e uma versão em espanhol. Com o que nunca vai num SMS (com fontes do HHS), o consentimento segundo as regras da FCC, um exemplo preenchido, Word e um registo de lembretes em Excel.
Feito por Anatolii Ulitovskyi 
Verificado por RH Fardin Atualizado a 1. Regras da HIPAA para um SMS de lembrete de consulta médica
Ler primeiroOs SMS de lembrete são permitidos. O HHS, o Departamento de Saúde dos EUA, diz que a HIPAA Privacy Rule (a regra de privacidade da lei federal sobre dados de saúde) permite aos prestadores de cuidados de saúde comunicar com os pacientes sobre os seus cuidados, incluindo lembretes, desde que limitem o que a mensagem contém: numa mensagem telefónica, pouco mais do que o nome e o número da clínica e o necessário para confirmar a marcação1. Qualquer pessoa que pegue no telemóvel pode ler a pré-visualização de um SMS, por isso cada SMS de lembrete de consulta médica desta página passa no mesmo teste. Os horários, os pedidos de STOP e a resposta às mensagens dos pacientes estão na página «Modelos de SMS de lembrete de marcação»; esta página acrescenta a camada médica.
O que entra e o que nunca entra
| No SMS | Nunca no SMS |
|---|---|
| Nome e número de telefone da clínica | Um diagnóstico, doença ou sintoma |
| Nome próprio e inicial do apelido | Resultados de exames, ou que há resultados |
| Dia, data, hora, morada ou «teleconsulta» | Nomes, doses ou renovações de medicamentos |
| Chegar mais cedo, trazer documento de identidade e cartão do seguro | Uma especialidade ou nome de clínica que revele uma doença |
| Uma ação: responder C ou R, ou ligar | Um saldo, copagamento ou linha de faturação |
| Responda STOP para sair | Passos de preparação que indiquem um procedimento |
Três hábitos HIPAA para a receção
- Mínimo necessário: faça esforços razoáveis para usar e divulgar apenas o mínimo de informação de saúde protegida necessário para o fim em causa2. Num lembrete, isso é uma hora e um local.
- Preferência do paciente: um paciente pode pedir para ser contactado de outra forma ou noutro número, e o prestador tem de aceitar um pedido razoável12. Registe o canal escolhido e use apenas esse.
- Canais sem encriptação: o HHS diz que a Privacy Rule não proíbe o email sem encriptação nas comunicações relacionadas com o tratamento se o prestador aplicar salvaguardas razoáveis, limitar a informação e deixar o paciente decidir depois de conhecer os riscos3. Trate um SMS pelo menos com o mesmo cuidado.
2. Consentimento para lembretes a pacientes: a regra da FCC
Nos EUA, a FCC (a entidade reguladora das comunicações) decidiu em 2015 que dar um número de telefone a um prestador de cuidados de saúde conta como consentimento prévio expresso para chamadas e SMS de saúde sujeitos à HIPAA, dentro do âmbito desse consentimento e na ausência de instruções em contrário: um número dado ao marcar uma consulta cobre as mensagens sobre essa consulta4. A mesma decisão isenta certos SMS de saúde do requisito de consentimento quando são gratuitos para o paciente, em condições que estão hoje nas regras da FCC5. Pergunte na mesma e registe a resposta: custa uma linha na ficha de inscrição.
Linha na ficha de inscriçãoPodemos enviar confirmações e lembretes de consultas por SMS para este telemóvel (assinale): Sim / Não. Os SMS não são encriptados e quem tiver o seu telemóvel pode lê-los. Pode responder STOP a qualquer momento.
Na receção ou ao telefonePodemos enviar os lembretes das suas consultas por SMS para o número? Só indicam a data, a hora e o nosso telefone, e pode responder STOP a qualquer momento.
As condições da FCC para SMS de saúde isentos
- Só para o número que o paciente deu, com o nome e o contacto do prestador no SMS; só para os fins da lista, como confirmações e lembretes de consultas e exames, consultas de vigilância, resultados de análises e notificações de receitas; sem marketing, faturação nem cobrança de dívidas; a HIPAA rege o conteúdo5.
- 160 caracteres ou menos, uma mensagem por dia e no máximo três por semana por paciente, STOP indicado em cada SMS, pedidos de saída cumpridos de imediato5.
Pergunte pessoalmente, não por SMSNum estudo num centro de saúde comunitário, 4955 de 8425 marcações não tiveram resposta a um SMS de consentimento, mas 93% dos pacientes sem resposta inquiridos queriam SMS6. Pergunte à chegada ou na chamada de marcação. Isto não é aconselhamento jurídico: fale com um advogado antes de automatizar os SMS.
3. SMS de confirmação: ficha, chegar mais cedo, o que trazer
Envie-o poucos minutos depois da marcação, ou às 8:00 depois de uma marcação feita à noite. Para um paciente novo, a ligação para a ficha poupa 15 minutos de papéis na sala de espera. Mantenha a ligação curta e genérica: o motivo da consulta não vai na ligação, nem no título da ficha, nem no SMS.
Confirmação, paciente habitualClínica: nome próprio, tem consulta dia, data às hora, morada. Para alterar, ligue telefone. Responda STOP para sair.
Paciente novo com ligação para a fichaClínica: Bem-vindo, nome próprio! Dia, data, hora, morada. Preencha antes a ficha: ligação da ficha. Responda STOP para sair.
Ficha ainda por preencher, na vésperaClínica: nome próprio, a sua ficha para dia continua por preencher: ligação da ficha (cerca de 10 min). Ou venha 15 min antes e ajudamos.
Sempre incluído, nunca incluído
- Sempre: o nome da clínica primeiro, o dia, a data e a hora, a morada ou «teleconsulta», uma forma de alterar e a linha STOP no primeiro SMS.
- Nunca: o motivo da consulta, uma especialidade do médico que revele uma doença ou o valor de um copagamento.
- Conte-o: o lembrete da ficha é um dos três SMS por semana que a FCC permite5. Envie-o em vez do lembrete 2 dias antes, ou junte a linha da ficha a esse lembrete.
4. SMS de lembrete ao paciente: 2 dias antes e no próprio dia
SMS principalO lembrete 2 dias antes é o que liberta vagas a tempo. A versão médica não diz nada sobre a consulta em si: os passos de preparação vão numa mensagem no portal ou numa chamada, e o SMS só remete para eles.
Lembrete 2 dias antesClínica: nome próprio, lembrete: dia, data às hora, morada. Responda C para confirmar ou R para remarcar. Responda STOP para sair.
Com passos de preparação, sem os nomearClínica: nome próprio, até dia às hora. Por favor, siga os passos indicados na mensagem do seu portal. Responda C para confirmar ou R para remarcar.
SMS no próprio dia, 2 horas antesClínica: Até às hora, nome próprio. Chegue 15 min antes com documento de identidade e seguro. Dica de estacionamento. Atraso? Ligue telefone.
Se perguntarem para que é a consultaObrigado, nome próprio, consulta confirmada. Por privacidade, sem detalhes por SMS. Ligue telefone antes das hora ou veja a mensagem no portal. Até dia.
C e R, não SIM e CANCELARCancel («cancelar») é uma das palavras de saída das regras da FCC5: um paciente que a escreve para desmarcar uma consulta também lhe disse para deixar de enviar SMS. Confirme a saída num SMS e trate da consulta por telefone. Os pacientes habituais que responderam C não recebem SMS no próprio dia: dois SMS chegam.
5. SMS de lembrete de teleconsulta com a ligação de vídeo
Uma teleconsulta precisa de três coisas no SMS: a hora com o fuso horário, a ligação e uma linha sobre um lugar privado. Os passos de configuração e as palavras-passe vão para o portal, e a ligação volta a ser enviada 15 minutos antes da consulta.
Confirmação de teleconsultaClínica: nome próprio, a sua teleconsulta é dia, data às hora fuso horário. Acesso e passos: ligação do portal. Responda STOP para sair.
15 minutos antesClínica: Teleconsulta às hora. Entre aqui: ligação de vídeo. Escolha um lugar privado e calmo. Problemas a entrar? Ligue telefone.
A ligação falhaClínica: Lamentamos, houve uma falha na teleconsulta. O seu médico vai ligar para este telefone dentro de 10 min. Se preferir remarcar, ligue telefone.
Regras dos SMS de teleconsulta
- A ligação indica apenas a plataforma que usa, nunca o nome do paciente nem o tipo de consulta.
- Nada de palavras-passe por SMS: mensagem no portal ou telefone.
- Nada clínico por SMS depois da consulta. O resumo vai para o portal; um SMS «ligue-nos» remete para ele.
6. SMS de convocatória e SMS «ligue-nos», sem detalhes
O HHS coloca as comunicações para o tratamento da pessoa, com os lembretes de renovação de receitas como exemplo, fora da definição de marketing2. Um SMS a dizer que está na altura de uma consulta é uma comunicação dessas, e as consultas de vigilância e as notificações de receitas estão na lista da FCC de mensagens de saúde isentas5. Deixe de fora ofertas e serviços novos, e diga que está na altura de uma consulta, nunca porquê.
Consulta anual a marcarClínica: nome próprio, chegou a altura de marcar a sua consulta anual. Marque em ligação de marcação ou ligue telefone. Responda STOP para sair.
Consulta de seguimento a marcar, depois de uma consultaClínica: nome próprio, o seu médico pediu uma nova consulta por volta de mês. Marque em ligação de marcação ou ligue telefone.
Ligue-nos: resultados, perguntas, tudo o que tenha detalhesClínica: nome próprio, por favor ligue-nos para o telefone quando puder, dias e horas. Pergunte por o seu nome.
Regras da convocatória
- Um SMS, depois uma chamada duas semanas mais tarde, e depois pare e registe-o no processo clínico. Três SMS por semana é o limite da FCC, não um objetivo5.
- «A sua consulta anual», não a doença que ela vigia. «O seu médico pediu uma nova consulta», não para quê.
- Uma mensagem a dizer que a receita está pronta é permitida pelo HHS1; o nome do medicamento e a dose ficam de fora.
7. SMS após falta numa clínica médica: remarcar sem culpas
Um único SMSQuinze minutos depois da hora de início, ligue uma vez. Sem resposta: um SMS dentro de uma hora. Numa clínica, o SMS após falta também deixa a porta aberta: sem culpas, sem explicar porque é que a consulta era importante, com uma forma de remarcar. Marque a consulta como falta no seu sistema de marcações e registe a hora da chamada.
SMS após faltaClínica: Sentimos a sua falta às hora. Esperamos que esteja bem. Remarcar: telefone ou ligação de marcação. Responda STOP para sair.
Com a política indicada na marcaçãoClínica: nome próprio, sentimos a sua falta hoje às hora e liguei-lhe às hora. Faltas: política numa linha. Remarcar: telefone.
Se a pessoa responder com um motivoObrigado por nos avisar, nome próprio. Pode ser dia às hora ou dia às hora? Responda com a que preferir.
Nunca
- Nunca diga porque é que a consulta era importante: «os seus resultados precisam de ser revistos» é um resultado por SMS.
- Nunca cobre uma taxa que não indicou na marcação, e nunca ponha um valor em dólares no SMS: o conteúdo de faturação fica fora da isenção da FCC5.
- Nunca envie um segundo SMS após falta pela mesma consulta, e nunca peça um motivo.
8. SMS de lembrete de consulta em espanhol para pacientes
Pergunte a língua preferida na inscrição e envie os SMS nessa língua, com a mesma estrutura e os mesmos códigos de resposta, C, R e STOP, porque STOP é a palavra que as regras da FCC indicam5. Muda uma coisa: o comprimento. As letras é e ñ e os sinais ¿ e ¡ estão no alfabeto GSM-7, mas á, í, ó e ú não estão, e uma só delas reduz um segmento a 70 caracteres7. Em português acontece o mesmo com ã, õ, ç, â, ê e ô, enquanto é e à cabem no GSM-7. Contorne essas letras onde puder; a verificação de SMS do Excel mostra o resultado.
Confirmación (confirmação)Clínica: nombre, su cita es el día, fecha, hora, dirección. Para cambiarla, llame al teléfono. STOP para no recibir mensajes.
Recordatorio, 2 días antes (lembrete 2 dias antes)Clínica: Hola nombre, recordatorio: día, fecha a las hora. Responda C para confirmar o R para cambiarla. STOP para no recibir mensajes.
El mismo día (no próprio dia)Clínica: Nos vemos hoy a las hora, nombre. Llegue 15 min antes con su ID y tarjeta del seguro. ¿Llega tarde? Llame al teléfono.
Cita perdida (falta)Clínica: Hola nombre, hoy no pudimos atenderle a las hora. Esperamos que esté bien. Para reprogramar, llame al teléfono.
Regras para uma segunda língua
- Trate sempre o paciente por «usted», a forma formal, e aplique a mesma regra HIPAA: data, hora, local e telefone, mais nada.
- Uma pessoa bilingue lê as respostas e responde por telefone às perguntas sobre a consulta.
- Mantenha os códigos de resposta C, R e STOP e explique-os uma vez na inscrição.
Para pequenas equipas de vendas e apoio
SMS da sua ferramenta de SMS. Emails de marcação e de lembrete da aplicação.
No CRMsoftware.pro, cada tipo de evento pode enviar emails de lembrete 24 horas, 1 hora ou 15 minutos antes da consulta, e pode reduzir os emails «Confirmação de reserva» e «Lembrete de reunião» (o email de lembrete) à data, hora, morada e telefone. As consultas falhadas recebem o estado «Não Compareceu» (falta). A aplicação não envia SMS: os SMS saem do seu próprio telemóvel ou da sua ferramenta de SMS.
- Emails de lembrete 24 horas, 1 hora ou 15 minutos antes
- Emails «Confirmação de reserva» e «Lembrete de reunião», estado «Não Compareceu»
- Marcações com sincronização de agenda desde o Launch, 19 $ por mês, com faturação anual
Plano Free: 3 utilizadores, chat com IA, sem cartão de crédito.
Exemplo preenchido
Exemplo de SMS de lembrete de consulta médica: um paciente, uma semana
A Cedar Hollow Family Practice, uma clínica de medicina familiar fictícia em Raleigh, North Carolina, envia estes SMS de lembrete de consulta médica a partir da sua própria ferramenta de SMS, e o CRMsoftware.pro envia os emails de marcação. O Walter K., paciente novo, marcou por telefone na segunda-feira, 5 de outubro de 2026, uma consulta para quinta-feira, 15 de outubro, às 14:30, e aceitou receber SMS. A Beatriz Lemos está na receção.
Os SMS do Walter, passo a passo
| Quando | SMS | Resultado |
|---|---|---|
| Seg. 5 out., 11:05 | Confirmação com ligação para a ficha, 160 caracteres | Ficha preenchida qua. 7 out. |
| Ter. 13 out., 14:30 | Lembrete 2 dias antes, 158 caracteres | Resposta C às 14:36, com uma pergunta |
| Ter. 13 out., 14:41 | Beatriz: sem detalhes por SMS, ligue-nos | O Walter ligou às 15:10 |
| Qui. 15 out., 12:30 | SMS no próprio dia: paciente novo, 159 caracteres | Compareceu, chegou às 14:22 |
O que a Beatriz escreveu no registo
| Paciente | Walter K. nos SMS, número de processo no registo. Sem nome completo, sem motivo da consulta |
| Consentimento | Sim, por telefone, seg. 5 out., recolhido pela Beatriz |
| Tipo de lembrete, SMS enviados | Confirmação + 2 dias + próprio dia (paciente novo), 3 SMS |
| Resposta, comparência | C, pergunta respondida por telefone. Compareceu |
O que fica no registo e na aplicação
| Registo de lembretes | 28 consultas, de 5 a 21 de outubro: 26 fechadas, 2 por vir |
| Taxa de faltas | 2 faltas em 24 consultas previstas: 8,3% |
| Antes dos lembretes | 6 em 40 consultas previstas nas 4 semanas até 2 de outubro: 15% |
| Por tipo de lembrete | As duas faltas não tiveram resposta: uma sem consentimento SMS, outra que nunca respondeu ao lembrete 2 dias antes |
| «Reservas» do CRMsoftware.pro | Consulta do Walter «Confirmado», email de lembrete 24 horas antes; as duas consultas falhadas marcadas como «Não Compareceu» |
Estudos
Porque os lembretes de consulta por SMS reduzem as faltas: os estudos
Os dados vêm da própria área da saúde. Uma revisão Cochrane de 8 ensaios aleatorizados com 6615 pessoas concluiu que os lembretes por SMS aumentaram a comparência para 78,6%, contra 67,8% sem lembrete (7 ensaios, 5841 pessoas), um efeito semelhante ao dos lembretes por chamada telefónica, e em dois ensaios o custo por comparência foi 55% e 65% mais baixo do que com chamadas8. A revisão é de 2013 e classifica a qualidade da evidência como baixa a moderada, por isso encare a dimensão do efeito como um ponto de partida.
Uma só clínica pode ver variações maiores. Num ensaio aleatorizado numa clínica pediátrica urbana em Cleveland, os 170 pacientes receberam todos o lembrete de voz habitual, e metade recebeu também um SMS: a taxa de faltas foi de 23,5% com o SMS e de 38,1% sem ele, uma diferença de 14,6 pontos9. É um ensaio pequeno com uma taxa inicial alta, por isso meça a sua própria taxa antes e depois.
É no consentimento que as clínicas perdem pacientes, não na privacidade. No estudo do centro de saúde comunitário do separador 2, a maioria dos pacientes nunca respondeu ao SMS de consentimento; os que receberam SMS tiveram uma taxa de faltas de 13,7%, contra 20,2% num grupo emparelhado6. Os pacientes queriam os SMS; ninguém lhes tinha perguntado pessoalmente.
78,6%
de comparência com lembretes por SMS, contra 67,8% sem lembrete (revisão Cochrane, 7 ensaios)
23,5%
de faltas com um SMS a somar ao lembrete de voz, contra 38,1% sem ele (ensaio numa clínica pediátrica)
3
SMS por semana no máximo, e 1 por dia, na isenção da FCC para SMS de saúde
O que cada SMS pode dizer
Lembretes de consulta por SMS a pacientes: o que cada um pode dizer
Uma linha por SMS do conjunto. O teste do HHS para cada linha: nome, número e o necessário para confirmar a consulta. As condições da FCC para cada linha: nome e telefone da clínica, 160 caracteres, sem faturação, STOP.
| SMS | Pode dizer | Nunca | Enviar |
|---|---|---|---|
| Confirmação da marcação | Clínica, dia, data, hora, morada, ligação da ficha, linha STOP | Motivo da consulta, uma especialidade que revele uma doença | Na marcação; às 8:00 depois de uma marcação à noite |
| Lembrete 2 dias antes | Data, hora, C ou R, «siga os passos indicados na mensagem do seu portal» | Os próprios passos de preparação, o nome de um procedimento | 2 dias antes, das 8:00 às 20:00 |
| No próprio dia | Hora, chegar mais cedo, documento de identidade e cartão do seguro, estacionamento | Valor do copagamento, saldo em dívida | 2 horas antes: pacientes novos, faltas anteriores, 14+ dias de antecedência, teleconsulta |
| Teleconsulta | Teleconsulta, hora com fuso horário, ligação, «um lugar privado» | Palavra-passe, o assunto da consulta | Na marcação e 15 minutos antes |
| Convocatória | «Consulta anual», «o seu médico pediu uma nova consulta» | Porquê, a doença, resultados | Uma vez, depois uma chamada duas semanas mais tarde |
| Ligue-nos | «Ligue-nos», horário, por quem perguntar | Resultados, nomes de medicamentos, «urgente» com um motivo | No horário de funcionamento, quando algo pede uma conversa |
| SMS após falta | «Sentimos a sua falta», como remarcar, a política indicada na marcação | Porque é que a consulta era importante, culpas, um valor em dólares | Dentro de 1 hora, depois de uma chamada |
Casos difíceis
SMS de lembrete conformes com a HIPAA em casos difíceis
Cinco situações que a receção encontra todos os meses. A regra é a mesma em todas: o SMS diz menos e uma pessoa pega no telefone.
Um familiar lê o telemóvel
Escreva cada SMS como se outra pessoa o fosse ler primeiro: não deve revelar mais do que a existência de uma consulta. Se um paciente pediu para ser contactado de outra forma ou noutro número, use só essa forma; o HHS diz que o prestador tem de aceitar um pedido razoável1.
Saúde mental, saúde sexual, dependências, fertilidade
Até o nome da clínica pode revelar uma doença. Use um nome de remetente neutro, combinado com cada paciente, ofereça em alternativa lembretes por telefone ou pelo portal e nunca indique o serviço1.
Um paciente faz uma pergunta de saúde por SMS
Responda à pessoa, não à pergunta: por telefone ou pelo portal, nunca por SMS. A mesma regra vai para as instruções do agente de IA do seu site, com as respostas da página «Respostas de recurso e segurança da IA».
RespostaClínica, fala o seu nome. Por privacidade, respondo a perguntas médicas apenas por telefone ou no portal: ligue telefone. Se for grave, ligue 911.
Número errado ou «quem fala?»
Não confirme o nome do paciente nem a consulta. Deixe de enviar SMS para esse número, retire-o do processo e confirme o número certo com o paciente por telefone.
RespostaPedimos desculpa, este SMS era para outra pessoa. Este telefone saiu da nossa lista e deixa de receber os nossos SMS. Clínica, telefone.
STOP de um paciente com consulta amanhã
Uma confirmação da saída e mais nada: as regras da FCC exigem que os pedidos de saída sejam cumpridos de imediato5. Depois, ligue por causa da consulta e passe o processo para lembretes por telefone ou email.
Esta página não é aconselhamento jurídico. Descreve regras federais dos EUA (o HHS sobre a HIPAA, a FCC sobre SMS); as leis estaduais, as regras das operadoras e as suas próprias políticas somam-se a elas. Fora dos EUA, siga as regras locais de privacidade na saúde e de mensagens.
Registo em Excel
O registo de lembretes em Excel para uma clínica médica
Quatro folhas: Registo de lembretes, Resumo, Verificação de SMS e Listas. O registo usa iniciais ou um número de processo e nenhum motivo da consulta, por isso pode ficar numa pasta partilhada sem dados clínicos.
| Coluna | O que faz |
|---|---|
| Paciente | Iniciais ou número de processo, por exemplo Walter K. ou P-2031. Sem nomes completos, sem motivo da consulta. |
| Tipo de consulta | Paciente novo, Seguimento, Teleconsulta, Consulta anual ou Consulta por convocatória: o tipo, nunca a doença. |
| Consulta, Consentimento SMS | Data e hora, por exemplo 2026-10-15 14:30, e Sim ou Não da ficha de inscrição. |
| Tipo de lembrete, SMS enviados | Só confirmação; Confirmação + 2 dias; Confirmação + 2 dias + próprio dia; Sem SMS: ligar ou email. E quantos SMS saíram. |
| Resposta, Comparência | C, R, STOP ou Pergunta. Compareceu, Falta, Remarcado ou Cancelado a tempo. |
| Estado Auto | Agendado, À espera de resposta, Confirmado, Remarcar, Responder por telefone, Saiu: ligar, Registar o desfecho, Falta: remarcar (durante 7 dias) ou Fechado. |
| Resumo Auto | Consultas previstas, taxa de faltas por tipo de lembrete e por resposta, taxa de resposta, saídas, antes e depois. |
| Verificação de SMS Auto | Caracteres, codificação (GSM-7 ou UCS-2), segmentos e uma verificação por lista de palavras que assinala termos de diagnóstico, resultados, medicamentos e faturação. |
O exemplo é a Cedar Hollow Family Practice, de 5 a 21 de outubro de 2026: 28 consultas, 26 fechadas. 2 faltas em 24 consultas previstas (8,3%), contra 15% nas 4 semanas antes dos lembretes; 20 de 23 lembretes tiveram resposta. As duas faltas vieram de pacientes sem resposta: um sem consentimento SMS, outro que nunca respondeu ao lembrete 2 dias antes. Funciona no Excel, no LibreOffice e no Google Sheets.
Como usar
Como usar estes modelos de SMS de lembrete de consulta médica
- 1
Escreva o seu conjunto de SMS
Preencha os parênteses retos: nome da clínica, morada, telefone, ligações. Cole cada SMS na folha Verificação de SMS: 1 segmento, sem palavras assinaladas.
- 2
Recolha o consentimento e as preferências
A linha na ficha de inscrição e a pergunta na chamada de marcação. Registe sim ou não, o canal preferido e o número.
- 3
Defina os horários
Confirmação na marcação, lembrete 2 dias antes, SMS no próprio dia para pacientes novos, faltas anteriores e teleconsultas. Um SMS por dia, três por semana no máximo.
- 4
Responda às perguntas por telefone
Um responsável lê as respostas três vezes por dia. C e R recebem um SMS; uma pergunta sobre a consulta recebe uma chamada ou uma mensagem no portal.
- 5
Meça durante 4 semanas
Compare a taxa de faltas por tipo de lembrete com o seu valor de referência e depois mude uma coisa de cada vez.
Configure no CRMsoftware.pro
- Abra «Agendamento» > «Tipos de Evento» e edite um tipo de evento, ou clique em «Novo Tipo de Evento». Em «Lembretes», escolha «24 horas antes», «1 hora antes» ou «15 minutos antes». São emails; a aplicação não envia SMS.
- No separador «E-mails», clique em «Editar modelo» para «Confirmação de reserva» e «Lembrete de reunião». Reduza o «Assunto do email», o «Título» e o «Texto do corpo» à data, hora, morada e telefone e clique em «Salvar modelo» (guardar o modelo).
- Para teleconsultas, defina a «Localização» do tipo de evento como «Chamada de Vídeo» e ponha a ligação em «Detalhes do Local». Defina um «Aviso mínimo de cancelamento» para bloquear cancelamentos de última hora pela internet.
- Depois de uma consulta falhada, abra «Reservas», marque-a como «Não Compareceu» e acrescente a linha ao registo em Excel.
- Em «Contatos», guarde o consentimento SMS e o canal preferido em «Notas» ou num campo de «Campos Personalizados» («Adicionar campo», «Rótulo de campo», «Tipo de campo»). Para uma convocatória, crie uma tarefa em «Tarefas» > «Nova Tarefa» com um «Prazo».
- Em «Meus Bots» > «Básico» > «Instruções», diga ao agente de IA do site que ofereça a ligação de marcação e nunca responda a perguntas de saúde. Clique em «Salvar Alterações» (guardar) e depois em «Experimente o bot» (testar o bot).
O CRMsoftware.pro envia emails de marcação, não SMS, e não é um sistema de processos clínicos: guarde os dados clínicos no software da sua clínica. As marcações com sincronização de agenda vêm com o Launch, 19 $ por mês, com faturação anual, para 8 utilizadores. O chat com IA no seu site é grátis para 3 utilizadores, sem cartão de crédito.
Verificação semanal, 10 minutos
- Cada número que recebe SMS tem Consentimento SMS Sim no registo e no processo clínico.
- Nenhum SMS da folha Verificação de SMS tem uma palavra assinalada ou um segundo segmento.
- Cada STOP está registado e ninguém voltou a enviar SMS para esse número.
- Cada consulta passada tem um desfecho, e a taxa de faltas por tipo de lembrete foi comparada com o seu valor de referência.
Perguntas frequentes
SMS de lembrete de consulta médica: perguntas frequentes
O que deve dizer um SMS de lembrete de consulta médica?
O nome da clínica, o nome próprio e a inicial do apelido do paciente, o dia, a data e a hora, a morada ou «teleconsulta», uma ação (responder C ou R, ou um número de telefone) e a linha STOP. Nada sobre o motivo da consulta: o HHS diz que uma mensagem de lembrete deve dar pouco mais do que o nome e o número do prestador e o necessário para confirmar a marcação1.
Os SMS de lembrete de consulta estão em conformidade com a HIPAA?
A HIPAA permite-os. O HHS diz que a Privacy Rule permite aos prestadores comunicar com os pacientes sobre os seus cuidados, incluindo lembretes, com salvaguardas razoáveis e o mínimo de informação necessário12, e que o email sem encriptação não é proibido nas comunicações relacionadas com o tratamento se o prestador limitar a informação e deixar o paciente decidir3. Uma ferramenta de SMS não torna um SMS conforme; as palavras é que o tornam. Isto não é aconselhamento jurídico.
Os pacientes têm de dar consentimento para receber SMS de lembrete?
Pergunte e registe. Nos EUA, a FCC decidiu em 2015 que um número de telefone dado a um prestador de cuidados de saúde conta como consentimento prévio expresso para chamadas e SMS de saúde sujeitos à HIPAA, dentro do âmbito desse consentimento4, e as regras da FCC isentam os SMS de saúde gratuitos para o paciente, com condições: nome e telefone do prestador, 160 caracteres, sem faturação nem marketing, STOP, um por dia e três por semana5. Isto não é aconselhamento jurídico.
O que nunca pode constar de um SMS de lembrete de consulta para pacientes?
Um diagnóstico, doença ou sintoma; resultados de exames, ou que há resultados; nomes, doses ou renovações de medicamentos; uma especialidade ou nome de clínica que revele uma doença; um saldo, copagamento ou qualquer valor em dólares; passos de preparação que indiquem um procedimento. O conteúdo de faturação e de marketing também fica fora da isenção de saúde da FCC5. Diga antes «ligue-nos».
Quantos SMS de lembrete pode enviar um consultório médico?
Na isenção de saúde da FCC, uma mensagem por dia e no máximo três por semana por paciente, cada uma com 160 caracteres ou menos e STOP como forma de saída5. Este plano usa no máximo três por consulta: a confirmação, um lembrete 2 dias antes e um SMS no próprio dia só para pacientes novos, faltas anteriores, consultas marcadas com 14 ou mais dias de antecedência e teleconsultas.
Os lembretes por SMS reduzem as faltas na saúde?
Sim, em ensaios aleatorizados. Uma revisão Cochrane encontrou uma comparência de 78,6% com lembretes por SMS, contra 67,8% sem lembrete8, e um ensaio numa clínica pediátrica baixou a taxa de faltas de 38,1% para 23,5% ao juntar um SMS ao lembrete de voz9. O efeito depende do seu ponto de partida, por isso conte 4 semanas antes e depois.
Posso enviar SMS de lembrete de consulta em espanhol?
Sim: o separador 8 tem os SMS de confirmação, lembrete 2 dias antes, próprio dia e após falta em espanhol, com os mesmos códigos C, R e STOP. Atenção ao comprimento: á, í, ó e ú não estão no alfabeto GSM-7, por isso uma só delas reduz um segmento de 160 para 70 caracteres7. Peça a uma pessoa bilingue que leia as respostas.
Que SMS devo enviar a um paciente que faltou a uma consulta?
Ligue uma vez 15 minutos depois do início e, depois, envie um SMS dentro de uma hora: «Sentimos a sua falta às [hora]. Esperamos que esteja bem. Remarcar: [telefone] ou [ligação de marcação].» Sem culpas, sem explicar porque é que a consulta era importante, sem valores em dólares, só uma política que indicou na marcação. Marque a consulta como «Não Compareceu» e registe a hora da chamada.
O CRMsoftware.pro pode enviar SMS de lembrete de consulta médica?
Não, o CRMsoftware.pro não envia SMS e não é um sistema de processos clínicos. Cada tipo de evento pode enviar emails de lembrete 24 horas, 1 hora ou 15 minutos antes, além do email «Confirmação de reserva», e uma consulta falhada recebe o estado «Não Compareceu». Envie os SMS da sua própria ferramenta de SMS e guarde os dados clínicos no software da sua clínica. As marcações com sincronização de agenda vêm com o Launch, 19 $ por mês, com faturação anual10.
Modelos relacionados
Ferramentas grátis
Fontes
- Orientações sobre a HIPAA do Departamento de Saúde e Serviços Humanos dos EUA, conteúdo revisto pela última vez a 28 de dezembro de 2022: HHS, May physician's offices or pharmacists leave messages for patients at their homes?
- Resumo oficial da Privacy Rule (mínimo necessário, marketing, comunicações confidenciais), conteúdo revisto pela última vez a 14 de março de 2025: HHS, Summary of the HIPAA Privacy Rule
- Orientações do HHS sobre o email sem encriptação com pacientes, conteúdo revisto pela última vez a 26 de julho de 2013: HHS, Does the HIPAA Privacy Rule permit health care providers to use e-mail to discuss health issues and treatment with their patients?
- Decisão declarativa e despacho da FCC de 10 de julho de 2015, parágrafos 141 a 148 sobre chamadas e SMS de saúde, versão em texto: FCC 15-72, Rules and Regulations Implementing the Telephone Consumer Protection Act of 1991
- Regras da FCC ao abrigo da TCPA, texto oficial em vigor no eCFR, secção (a)(9)(iv) sobre prestadores de cuidados de saúde e (a)(10) sobre palavras de saída, consultado a 18 de outubro de 2026: 47 CFR 64.1200, Delivery restrictions
- Estudo num centro de saúde comunitário, 8425 marcações, Journal of Health Care for the Poor and Underserved 27(4), 2016, registo na PubMed: Percac-Lima et al., Can Text Messages Improve Attendance to Primary Care Appointments in Underserved Populations?
- O mapa de caracteres GSM-7, documentação de um fornecedor de SMS, consultada a 18 de outubro de 2026: Twilio, What is GSM-7 character encoding?
- Revisão sistemática Cochrane de 8 ensaios aleatorizados, publicada a 5 de dezembro de 2013: Gurol-Urganci et al., Mobile phone messaging reminders for attendance at healthcare appointments
- Ensaio controlado aleatorizado, 170 pacientes, clínica pediátrica urbana com médicos internos, International Journal of Pediatrics, 2016, registo na PubMed: Lin et al., Text Message Reminders Increase Appointment Adherence in a Pediatric Clinic: A Randomized Controlled Trial
- Planos e preços: Preços da CRMsoftware.pro
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