أمثلة رسالة خارج المكتب لـ13 مناسبة
أمثلة رسالة خارج المكتب للإجازة، وإغلاق العطلات، والإجازة المرضية وإجازة الوالدين، والمؤتمرات، وعطلات نهاية الأسبوع، ولمن ترك الشركة. كل رسالة تقول متى سترد وأين تذهب الأسئلة العاجلة، ولا تقول شيئاً عن مكانك. ملف Word، وخطة غياب في Excel، ومثال مكتمل.
إعداد Anatolii Ulitovskyi 
تدقيق الحقائق RH Fardin آخر تحديث 1. رسالة خارج المكتب للإجازة
ابدأ من هنامتى تستخدمها
- يوم إجازة أو إجازة تصل إلى ثلاثة أسابيع. لشهر أو أكثر، استخدم التبويب 4.
- يرسل Gmail الرد من الساعة 00:00 في اليوم الأول حتى 23:59 في اليوم الأخير1؛ ويتوقف Outlook عند وقت الانتهاء الذي تحدده2. اليوم الأخير هو اليوم السابق لعودتك.
- يصل الرد الخارجي إلى الغرباء أيضاً: لا تذكر وجهتك، ولا من في المنزل، ولا رقم جوالك3.
- النسخة الداخلية وحدها تذكر اسم بديلك وملاحظات التسليم4.
الموضوع (Gmail)خارج المكتب حتى يوم العودة وتاريخها
الرسالة الخارجيةمرحباً،
شكراً على رسالتك. أنا خارج المكتب من اليوم الأول وأعود في يوم العودة وتاريخها. سأرد على رسالتك بحلول يوم الرد.
إذا كان الأمر عاجلاً، مثل ما يُعدّ عاجلاً، فيُرجى الكتابة إلى العنوان المشترك أو الاتصال على هاتف المكتب. تتم مراجعته كل يوم عمل في الساعة الوقت.
شكراً لك،
اسمك
الشركة
الرسالة الداخلية (للزملاء)مرحباً جميعاً،
أنا في إجازة من اليوم الأول إلى اليوم الأخير. يتولى الاسم الكامل للبديل ما يتولاه ويراجع العنوان المشترك كل يوم عمل في الساعة الوقت. كل ما عدا ذلك ينتظر عودتي. ملاحظات التسليم موجودة في المكان.
اسمك
رسالة خارج المكتب قصيرةخارج المكتب حتى يوم العودة وتاريخها. سأرد بحلول يوم الرد. للأمور العاجلة: العنوان المشترك. اسمك، الشركة
يوم الردعِد بالرد بعد يومَي عمل من عودتك: فاليوم الأول يذهب إلى الرسائل المتراكمة.
2. رسالة خارج المكتب للعطلات وإغلاق النشاط
متى تستخدمها
- يُغلق النشاط كله: من عيد الميلاد إلى رأس السنة، أو في عيد الشكر، أو الرابع من يوليو، أو عطلة محلية.
- أبلغ العملاء الدائمين بالتواريخ قبل أسبوعين.
- تحتاج العيادة أو المتجر أو شركة الخدمات الحِرفية أيضاً إلى قناة للطوارئ، مثل 911 للحالات الطبية الطارئة.
- غيّر دردشة الموقع والبريد الصوتي وساعات العمل المنشورة على الإنترنت في اليوم نفسه (التبويب 8).
الموضوعمغلقون من اليوم الأول إلى اليوم الأخير، ونعود في يوم العودة
بريد باسم النشاط كلهمرحباً،
شكراً على تواصلك مع الشركة. نحن مغلقون للعطلات من اليوم الأول إلى اليوم الأخير، ونفتح من جديد في يوم العودة وتاريخها الساعة وقت الافتتاح. سنرد على رسالتك بحلول يوم الرد.
هل الأمر عاجل، مثل ما يُعدّ عاجلاً؟ اكتب إلى العنوان المشترك وضع كلمة «عاجل» في الموضوع. تتم مراجعته كل يوم عمل في الساعة الوقت.
مع أطيب التمنيات بعطلات سعيدة،
فريق الشركة
عيد الميلاد، نسخة قصيرةشكراً على رسالتك. نحن مغلقون بمناسبة عيد الميلاد ونعود في يوم العودة وتاريخها. للأمور العاجلة: العنوان المشترك. عطلات سعيدة! الشركة
رأس السنة، نسخة قصيرةسنة جديدة سعيدة، وشكراً على رسالتك. نحن مغلقون حتى يوم العودة وتاريخها وسنرد بحلول يوم الرد. الشركة
التهنئةلست متأكداً من المناسبة التي يحتفل بها العميل؟ اكتب «عطلات سعيدة». وأبقِ قناة واحدة للأمور العاجلة حتى عندما يكون الجميع في إجازة.
3. رسائل الإجازة المرضية والطبية: قصيرة وخاصة
بلا تفاصيلمتى تستخدمها
- يوم إجازة مرضية: غائب اليوم، وربما غداً. اضبطها من هاتفك، أو اطلب ذلك من الزميل الذي يدير صندوق البريد.
- إجازة طبية: اذكر الشهر الذي تعود فيه فقط إن كنت متأكداً، وحدّثه عندما يتحدد التاريخ.
- لا تذكر أبداً المرض أو العلاج أو المستشفى. تكفي عبارة «في إجازة».
يوم إجازة مرضيةشكراً على رسالتك. أنا خارج المكتب اليوم، اسم اليوم، وأتوقع العودة يوم اسم اليوم. إذا كان الأمر لا يحتمل الانتظار، فيُرجى الكتابة إلى العنوان المشترك. وإلا فسأرد بحلول يوم الرد.
اسمك
إجازة طبيةمرحباً،
شكراً على رسالتك. أنا في إجازة حتى الشهر ولا أطّلع على هذا البريد.
بخصوص مجال عملك، مثلاً: حسابك، يُرجى التواصل مع الاسم الكامل للبديل على بريد العمل للبديل. لن تتم إعادة توجيه هذه الرسالة، لذا يُرجى إرسالها مجدداً إلى الاسم الأول للبديل.
شكراً لك،
اسمك
الشركة
نسخة قصيرةخارج المكتب اليوم، وأعود يوم اسم اليوم. للأمور العاجلة: العنوان المشترك. اسمك
4. رسائل إجازة الأمومة والأبوة والإجازة الطويلة
متى تستخدمها
- إجازة الأمومة، أو إجازة الأبوة، أو إجازة التفرّغ، أو أي غياب لمدة شهر أو أكثر.
- اذكر شخصاً واحداً لكل مجال، مع بريد العمل الخاص به. اسأله أولاً وسلّمه ملاحظاتك.
- قل إن البريد لا يُقرأ، وهل تتم إعادة توجيه الرسائل أم لا.
إجازة الأمومة أو الأبوةمرحباً،
شكراً على رسالتك. أنا في إجازة أمومة أو أبوة حتى الشهر ولا أطّلع على هذا البريد.
يتولى الاسم الكامل للبديل عملاءك أو مجالك أثناء غيابي: بريد العمل للبديل. ولأي أمر آخر، يُرجى الكتابة إلى العنوان المشترك.
لن تتم إعادة توجيه هذه الرسالة، لذا يُرجى إرسالها مجدداً إلى العنوان المناسب. شكراً على صبرك.
اسمك
الشركة
إجازة طويلة أو إجازة تفرّغشكراً على رسالتك. أنا في إجازة من العمل لدى الشركة حتى الشهر ولا أطّلع على هذا البريد. بخصوص المجال 1، يُرجى التواصل مع البديل 1 على العنوان 1؛ وبخصوص المجال 2، مع البديل 2 على العنوان 2. لن تتم إعادة توجيه رسالتك.
قبل أن تغادراضبطها في آخر يوم عمل لك واختبرها من عنوان آخر. اكتب الشهر لا اليوم، وحدّثها عندما يتحدد التاريخ.
5. رسائل المؤتمرات والمعارض التجارية وفترات الانشغال
متى تستخدمها
- ما زلت تقرأ البريد، لكن ببطء: مؤتمر، أو معرض تجاري، أو زيارات للعملاء، أو موسم الضرائب، أو نهاية الشهر.
- حدّد مهلة رد حقيقية، مثل «خلال يومَي عمل»، لا «وصول محدود إلى البريد».
- اكتب «فعالية عمل»، لا المدينة أو الفندق: فالتفاصيل تخبر الغرباء متى تكون غائباً3.
مؤتمر أو معرض تجاريمرحباً،
شكراً على رسالتك. أنا في فعالية عمل، أو: اسم الفعالية حتى اليوم الأخير وأقرأ البريد مرة واحدة في اليوم. سأرد بحلول يوم الرد.
إذا كان الأمر لا يحتمل الانتظار، فيُرجى الكتابة إلى العنوان المشترك أو الاتصال على هاتف المكتب.
اسمك
الشركة
فترة انشغالشكراً على رسالتك. حتى تاريخ الانتهاء، نحن السبب، مثلاً: في الأسابيع الأخيرة من موسم الضرائب، وقد يستغرق الرد حتى مهلة الرد. بخصوص الموضوع العاجل، يُرجى الاتصال على هاتف المكتب.
الشركة
نسخة قصيرةفي فعالية عمل حتى اسم اليوم، وأقرأ البريد مرة في اليوم. سأرد بحلول يوم الرد. اسمك
عِد بما يناسب أصعب يومعِد بمهلة رد تستطيع الالتزام بها في أكثر أيامك انشغالاً: «خلال يومَي عمل»، لا «في أقرب وقت ممكن».
6. رسائل خارج المكتب لعطلة نهاية الأسبوع وخارج ساعات العمل
متى تستخدمها
- صندوق بريد للعمل لا يقرؤه أحد في عطلة نهاية الأسبوع أو ليلاً أو في عطلة طويلة.
- تأخذ إعدادات Gmail1 وOutlook2 تاريخ بدء واحداً وتاريخ انتهاء واحداً، لذا فالرد الأسبوعي يعني تشغيله كل أسبوع. استخدمه لعطلات نهاية الأسبوع الطويلة.
- ولكل أسبوع، ضع ساعات عملك في توقيعك وفي صفحة التواصل، ودع دردشة الموقع تجيب ليلاً وفي عطلات نهاية الأسبوع.
عطلة نهاية الأسبوعشكراً على رسالتك. مكتبنا مغلق في عطلة نهاية الأسبوع، وسنرد في يوم العمل التالي بحلول الساعة الوقت. ساعات عملنا: الأيام والساعات، المنطقة الزمنية.
في حالات نوع الطوارئ، يُرجى الاتصال على رقم الطوارئ.
الشركة
خارج ساعات العمل، نسخة قصيرةشكراً على رسالتك. نحن مغلقون الآن ونرد ابتداءً من الساعة الوقت يوم يوم العمل التالي. الشركة
دردشة الموقعلرسائل ترحيب الدردشة خارج ساعات العمل، استخدم أمثلة رسائل ترحيب للدردشة المباشرة. ولا تكتب أبداً «سنرد فوراً» حين لا يعمل أحد.
7. عندما يغادر أحدهم: الرد التلقائي بعد الاستقالة
متى تستخدمها
- استقال أحد الموظفين أو غادر، وما زال العملاء يكتبون إلى عنوانه.
- الشركة تكتب هذا الرد، لا الشخص الذي غادر، وتُبقيه مفعّلاً ما دام العملاء يكتبون.
- اذكر جهة الاتصال الجديدة مع بريد العمل الخاص بها. ولا تذكر أبداً سبب مغادرة الشخص أو إلى أين ذهب.
صندوق بريد موظف سابقمرحباً،
شكراً على رسالتك. لم يعد الاسم يعمل لدى الشركة، ولا أحد يقرأ هذا البريد.
بخصوص مجاله، مثلاً: حسابك أو الطلبات المفتوحة، يُرجى التواصل مع الاسم الكامل لجهة الاتصال الجديدة على بريد العمل لجهة الاتصال الجديدة أو الاتصال على هاتف المكتب. لم تتم إعادة توجيه رسالتك، لذا يُرجى إرسالها مجدداً.
شكراً لك،
الشركة
نسخة قصيرةغادر الاسم الشركة، ولا أحد يقرأ هذا البريد. يُرجى الكتابة إلى بريد العمل لجهة الاتصال الجديدة بدلاً من ذلك.
قبل مغادرتهقبل آخر يوم له، اسأله أي العملاء ما زالوا يراسلونه، وعرّفهم بجهة الاتصال الجديدة عبر البريد.
8. نسخ قصيرة: الحالة والبريد الصوتي ودردشة الموقع
غيّر كل قناة في يوم تغيير بريدك نفسه، وبالتواريخ نفسها. تحتاج دردشة الموقع إلى أسطر تُضاف إلى تعليمات وكيل الذكاء الاصطناعي.
الحالة في تطبيق الدردشةخارج المكتب حتى يوم العودة. للأمور العاجلة: العنوان المشترك
رسالة البريد الصوتيلقد اتصلت بـالشركة. نحن مغلقون من اليوم الأول إلى اليوم الأخير ونعود في يوم العودة الساعة وقت الافتتاح. يُرجى ترك اسمك ورقمك ورسالة قصيرة، وسنعاود الاتصال بك بحلول يوم الرد. إذا كان الأمر عاجلاً، فراسلنا على العنوان المشترك.
أسطر لتعليمات وكيل الذكاء الاصطناعيمن اليوم الأول إلى اليوم الأخير، الشركة مغلقة بمناسبة المناسبة. أخبر الزوار أن الفريق يعود في يوم العودة ويرد بحلول يوم الرد. واصل الإجابة من قاعدة المعرفة. اطلب من الزائر اسمه وبريده الإلكتروني ووصفاً قصيراً. العاجل يعني: ما يُعدّ عاجلاً. في الأسئلة العاجلة، حوّل الدردشة إلى شخص وقل إن الاسم الأول للبديل يرد بحلول الساعة الوقت في يوم العمل التالي. لا تَعِد أبداً برد أسرع، ولا تؤكد ما لا يؤكده إلا شخص.
رد محفوظ للبديلشكراً على رسالتك يا الاسم الأول. الاسم الأول للمالك في إجازة حتى يوم العودة. أنا أتولى المجال، لذا يمكنني مساعدتك في الأمر. وأي شيء آخر سيرد عليه الاسم الأول للمالك بحلول يوم الرد.
أزلها أيضاًتبقى أسطر الغياب في التعليمات حتى يزيلها أحد. أضف مهمة ليوم عودتك.
لفرق المبيعات والدعم الصغيرة
يواصل موقعك الرد على العملاء أثناء غيابك.
الردود التلقائية للبريد تُضبط في Gmail أو Outlook. أما على موقعك، فيجيب وكيل الذكاء الاصطناعي في CRMsoftware.pro من قاعدة معرفتك على مدار الساعة، ويخبر الزائر بموعد عودتك، ويأخذ بياناته.
- دردشة بالذكاء الاصطناعي 24/7، مع تواريخ غيابك في «Instructions» الخاصة بالروبوت
- التحويل إلى موظف: تنتظر الدردشات بحالة «Awaiting agent»، مع تنبيه بالبريد إلى بديلك
- مجاناً لـ3 مستخدمين؛ والتحويل إلى موظف بدءاً من خطة Launch بسعر $19 شهرياً تُدفع سنوياً
خطة Free: 3 مستخدمين، من دون بطاقة ائتمان.
مثال مكتمل
إجازة محاسِبة في نهاية العام، مع بديل وسجل
Hearthstone Accounting شركة خيالية لمسك الدفاتر والضرائب، تضم شخصين، في Spokane بولاية Washington. المالكة غريس أوكافور في إجازة من السبت 19 ديسمبر 2026 إلى الأحد 3 يناير 2027؛ ويرد فيليبي أندرادي على أسئلة العملاء العاجلة كل يوم عمل في الساعة 10:00. تعمل هذه الأمثلة على رسالة خارج المكتب من التبويبين 1 و8 معاً.
خطة الغياب: غريس أوكافور، نهاية عام 2026
| الغياب | من السبت 19 ديسمبر 2026 إلى الأحد 3 يناير 2027 |
| العودة ويوم الرد | العودة الاثنين 4 يناير، ويوم الرد الأربعاء 6 يناير |
| البديل | فيليبي أندرادي، أيام العمل الساعة 10:00، ما عدا 25 ديسمبر و1 يناير |
| العاجل يعني | إشعار ضريبي بموعد نهائي، الرواتب، مشكلة مصرفية |
| البريد الإلكتروني | رد Gmail التلقائي؛ للأمور العاجلة: urgent@hearthstone.example |
| دردشة الموقع | أسطر الغياب في «Instructions»؛ التنبيهات إلى فيليبي |
| البريد الصوتي | 509-555-0142، بالتواريخ نفسها، سُجّل الجمعة 18 ديسمبر |
سجل الغياب: ما الذي وصل
| تاريخ الوصول | المرسل والموضوع | تم الرد |
|---|---|---|
| الاثنين 21 ديسمبر، بريد | ماريسول فيغا: متى تجهز نماذج W-2 لعام 2026 | غريس، الثلاثاء 5 يناير |
| الثلاثاء 22 ديسمبر، دردشة | دميتري فولكوف: موظفان جديدان في رواتب 31 ديسمبر | فيليبي، الأربعاء 23 ديسمبر |
| الاثنين 28 ديسمبر، دردشة | أوين برايس: إشعار IRS، الرد بحلول 13 يناير | فيليبي، الثلاثاء 29 ديسمبر |
| الأربعاء 30 ديسمبر، بريد صوتي | تامسين رايلي، عميلة جديدة: مسك دفاتر شهري | غريس، الاثنين 4 يناير |
| الخميس 31 ديسمبر، بريد | هيكتور لين: نسخة من إقرار 2025 لقرض مصرفي | فيليبي، الاثنين 4 يناير |
في CRMsoftware.pro يوم 6 يناير
| «Live Support» | دردشتان حُوّلتا إلى فيليبي، كلتاهما «Completed» |
| عميل محتمل جديد | تامسين رايلي، Tamarack Coffee، مسك دفاتر شهري |
| مهمة | «مراجعة إشعار IRS: أوين برايس»، غريس، «Deadline» 8 يناير |
| «Notification email» | عاد إلى غريس، وأُزيلت أسطر الغياب، الاثنين 4 يناير |
لماذا يهم ذلك
ماذا يفعل الرد التلقائي، ومن يقرؤه
لا يُرسَل الرد التلقائي إلى كل رسالة. يرسله Gmail من الساعة 00:00 في اليوم الأول حتى 23:59 في اليوم الأخير، وعادةً إلى أول رسالة من الشخص فقط، ثم مرة أخرى بعد أربعة أيام؛ ولا يصل إلى الرسائل غير المرغوب فيها ولا إلى القوائم البريدية1. ويرسله Outlook مرة واحدة إلى كل شخص يكتب إليك أثناء غيابك2، في تطبيق سطح المكتب وعلى الويب5. لذلك يجب أن تؤدي رسالة واحدة المهمة كلها.
ويصل أيضاً إلى الغرباء. تحذّر Microsoft من أن الرد على كل من هم خارج مؤسستك يصل أيضاً إلى النشرات الإخبارية والإعلانات وربما البريد العشوائي2. وينصح فريق أمن المعلومات في جامعة أبردين بعدم ذكر مكان وجودك، وأسماء الزملاء ومسمياتهم الوظيفية، والتذييل الذي يتضمن أرقام الهواتف، لأن المهاجمين يستخدمونها لجعل رسائل التصيّد مقنعة3. ويوصي فريق تقنية المعلومات في كلية ترينيتي بردّين منفصلين، داخلي وخارجي، على أن يكون الخارجي عاماً4.
في عام 2025، تلقى مركز شكاوى جرائم الإنترنت التابع لمكتب التحقيقات الفيدرالي (FBI) 24,768 شكوى بشأن اختراق البريد الإلكتروني للأعمال، وهي عمليات احتيال تستهدف الشركات التي تدفع لمورديها بالتحويل المصرفي، بخسائر مُبلّغ عنها بلغت $3.05 مليار6. لذلك تذكر الرسالة الخارجية التواريخ، ويوم الرد، وقناة للأمور العاجلة، ولا شيء أكثر.
4 أيام
بعدها يمكن أن يرسل Gmail ردك إلى الشخص نفسه مرة أخرى
24,768
شكوى اختراق للبريد الإلكتروني للأعمال إلى FBI في 2025
5 أجزاء
في كل رسالة خارج المكتب في هذه الصفحة
كل المناسبات
أمثلة رسالة خارج المكتب لكل مناسبة
ما الذي يتغير، وما الذي لا تذكره، وسطر جاهز للاستخدام كما هو. الرسائل الكاملة في التبويبات.
| المناسبة | ما الذي يتغير | لا تذكر | سطر جاهز |
|---|---|---|---|
| الإجازة | تواريخ الغياب، ويوم الرد، وقناة واحدة للأمور العاجلة | وجهتك، ومن في المنزل | أنا خارج المكتب حتى الاثنين 4 يناير، وسأرد بحلول الأربعاء 6 يناير. |
| عيد الميلاد وعطلات نهاية العام | يُغلق النشاط كله | تهنئة دينية إن لم تكن متأكداً | نحن مغلقون للعطلات ونفتح من جديد الاثنين 4 يناير الساعة 9:00. |
| رأس السنة | غالباً إغلاق قصير في 1 يناير | وعود لا تستطيع الوفاء بها | سنة جديدة سعيدة. نحن مغلقون في 1 يناير ونعود الاثنين 4 يناير. |
| عطلة رسمية | يوم أو يومان | قصص طويلة عن العطلة | نحن مغلقون في 26 و27 نوفمبر بمناسبة عيد الشكر، ونرد ابتداءً من الاثنين 30 نوفمبر. |
| عطلة نهاية الأسبوع وخارج ساعات العمل | يوم العمل التالي ووقت محدد | «فوراً»، والأرقام الشخصية | نحن مغلقون في عطلة نهاية الأسبوع، وسنرد يوم الاثنين بحلول الساعة 12:00. |
| فترة انشغال | مهلة رد حقيقية | «توفر محدود» بلا رقم | حتى 15 أبريل، قد يستغرق الرد حتى 3 أيام عمل. |
| مؤتمر أو معرض تجاري | تقرأ البريد مرة في اليوم | الفندق، والمدينة، ومواعيد الرحلات | أنا في فعالية عمل حتى الخميس، وأقرأ البريد مرة في اليوم. |
| يوم إجازة مرضية | اليوم، ومتى تتوقع العودة | الأعراض، وزيارات الطبيب | أنا خارج المكتب اليوم، وأتوقع العودة غداً. |
| إجازة طبية | شهر العودة، ومن يتولى العمل | التشخيص، والعلاج، والمستشفى | أنا في إجازة حتى مارس. يُرجى الكتابة إلى فريقنا على العنوان أدناه. |
| إجازة الأمومة | شخص واحد يتولى كل مجال | موعد الولادة، والتفاصيل العائلية | أنا في إجازة أمومة حتى يونيو، ولا أطّلع على هذا البريد. |
| إجازة الأبوة | الشيء نفسه، وغالباً أقصر | التفاصيل العائلية | أنا في إجازة أبوة حتى 15 مارس. يتولى زميلي متابعة عملائي. |
| إجازة طويلة أو إجازة تفرّغ | البريد لا يُقرأ، ولا تتم إعادة توجيهه | السبب | أنا غائب حتى سبتمبر، ولن تتم إعادة توجيه هذه الرسالة. |
| ترك الشركة | الشركة تذكر جهة الاتصال الجديدة | سبب المغادرة، ووجهة الشخص | غادر زميلنا السابق الشركة، ولا أحد يقرأ هذا البريد. |
التواريخ أمثلة. أضف قناة الأمور العاجلة من التبويب.
القواعد
ست قواعد لرسالة خارج المكتب احترافية
للبريد ودردشة الموقع والبريد الصوتي والحالة. اتفقوا عليها مرة واحدة للفريق كله.
خمسة أجزاء في كل مرة
التواريخ، ويوم الرد، وأين تذهب الأسئلة العاجلة، وما الذي يُعدّ عاجلاً، وما يحدث للبريد: يُقرأ لاحقاً، أو تتم إعادة توجيهه، أو لا يُقرأ.
سطرأعود الاثنين 4 يناير، وسأرد بحلول الأربعاء 6 يناير.
عِد بيوم تستطيع الالتزام به
العودة الاثنين، والرد بحلول الأربعاء. «في أقرب وقت ممكن» ليس يوماً، و«قريباً» ليست صحيحة حين لا يعمل أحد.
قناة واحدة للأمور العاجلة
عنوان مشترك أو هاتف المكتب، تتم مراجعته في وقت محدد. تجنّب أسماء الزملاء ومسمياتهم الوظيفية وأرقامهم المباشرة في رد يصل إلى الغرباء3؛ أما الإجازة الطويلة فتحتاج إلى شخص واحد بالاسم.
لا شيء عن المكان أو السبب
لا وجهة، ولا خطط سفر، ولا تفاصيل طبية. يضيف Gmail توقيعك أسفل الرد1: احذف منه رقم جوالك قبل أن تغادر.
سياسة تقنية المعلومات أو الأمن لدى جهة عملك تأتي أولاً: بعض المؤسسات تسمح بالردود التلقائية الداخلية فقط.
Gmail وOutlook
كيف تضبط رسالة الرد التلقائي في Gmail وOutlook
من صفحات المساعدة لدى Google وMicrosoft، تم الاطلاع عليها في 13 أكتوبر 2026. القوائم تتغير: إذا لم تجد إحداها، فابحث في مساعدة التطبيق عن «الردود التلقائية».
| التطبيق | المكان | التواريخ | من يتلقاه | المرسل نفسه |
|---|---|---|---|---|
| Gmail على الكمبيوتر | «الإعدادات» > «عرض جميع الإعدادات» > «الإعدادات العامة» > «تشغيل المجيب التلقائي»، ثم «حفظ التغييرات»1 | من 00:00 في اليوم الأول حتى 23:59 في اليوم الأخير1 | الجميع، أو جهات الاتصال فقط؛ ولا يُرسل أبداً إلى الرسائل غير المرغوب فيها أو القوائم البريدية1 | أول رسالة، ثم مرة أخرى بعد 4 أيام1 |
| Outlook الجديد لنظام Windows | «عرض» > «عرض الإعدادات» > «الحسابات» > «الردود التلقائية»؛ شغّلها، ثم «حفظ»2 | «إرسال الردود فقط خلال فترة زمنية»2 | حسابات العمل: الزملاء، والمرسلون من خارج المؤسسة إذا اخترت ذلك، أو جهات الاتصال فقط2 | مرة واحدة لكل شخص2 |
| Outlook الكلاسيكي لنظام Windows | «ملف» > «الردود التلقائية» > «إرسال ردود تلقائية»، ثم «موافق»2 | اختيارية؛ يتوقف عند وقت الانتهاء2 | علامتا التبويب «داخل مؤسستي» و«خارج مؤسستي»، لكل منهما رسالتها الخاصة2 | مرة واحدة لكل شخص2 |
| Outlook على الويب وOutlook.com | «الإعدادات» > «الحسابات» > «الردود التلقائية»، ثم «حفظ»5 | فترة زمنية؛ ويمكنه أيضاً حظر تقويمك5 | «إرسال ردود خارج المؤسسة»: مربع اختيار5 | مرة واحدة لكل شخص5 |
| دردشة الموقع (وكيل الذكاء الاصطناعي) | «My Bots» > روبوتك > تبويب «Basics» > «Instructions»: الأسطر من التبويب 8؛ ثم «Save Bot» | لا شيء: أضف الأسطر وأزلها يدوياً | كل زائر | كل دردشة |
في Outlook الكلاسيكي مع حساب Gmail أو Yahoo أو أي حساب POP أو IMAP آخر، لا توجد ردود تلقائية؛ والقاعدة تعمل فقط أثناء تشغيل Outlook2. اضبط الرد في خدمة البريد نفسها.
خطة الغياب في Excel
ماذا تحتوي خطة الغياب في Excel
أربع أوراق: «خطة الغياب» مع 7 حالات غياب نموذجية، و«سجل الغياب» مع 8 رسائل، و«الملخص»، و«القوائم» مع المناسبات والأشخاص وأيام الإغلاق والإعدادات. الأعمدة التلقائية تُملأ وحدها.
| العمود | ما يفعله |
|---|---|
| الغياب، والشخص الغائب، والمناسبة، وأول يوم غياب وآخر يوم غياب | صف واحد لكل غياب. آخر يوم غياب هو اليوم السابق لعودتك. |
| يوم العودة، ويوم الرد تلقائي | يوم العمل التالي، ثم يوما عمل إضافيان، مع تخطي عطلات نهاية الأسبوع وأيام الإغلاق في ورقة «القوائم». |
| البديل، والعاجل يعني، وما يقوله وكيل الذكاء الاصطناعي | من يتولى العمل، وما الذي يُعدّ عاجلاً، والأسطر الخاصة بـ«Instructions» في الروبوت. |
| الرسائل الأربع مضبوطة؛ جاهز تلقائي | الخارجية، والداخلية، ودردشة الموقع، والبريد الصوتي والحالة: «جاهز» عندما تكون الأربع «نعم». |
| الحالة تلقائي | «مخطط» أو «اضبط الرسائل الآن» أو «غائب الآن» أو «تجب المتابعة» أو «فات موعد المتابعة» أو «مغلق». |
| الرسائل المسجلة، والمتأخرة أو المفتوحة تلقائي | تُحسب من «سجل الغياب» لكل غياب. |
| سجل الغياب | صف واحد لكل رسالة وصلت، مع الغياب الخاص بها، ومدى استعجالها، وتاريخ الرد عليها. |
| الموعد الموعود، والحالة تلقائي | العاجل: يوم العمل التالي؛ والباقي: يوم الرد. «مفتوحة» أو «مستحقة اليوم» أو «فات موعدها» أو «تم الرد في الموعد» أو «تم الرد متأخراً». |
في البيانات النموذجية، تجلب إجازة غريس في نهاية العام 5 رسائل، 3 منها عاجلة، وتم الرد عليها كلها بحلول اليوم الموعود. أما إجازة فيليبي في أغسطس فتُظهر ما يجب الانتباه إليه: رد واحد متأخر يومين، ورسالة واحدة ما زالت مفتوحة، لذلك حالتها «فات موعد المتابعة». وتحسب ورقة «الملخص» حالات الغياب حسب الحالة، والرسائل التي تم الرد عليها في الموعد، حسب القناة وحسب الشخص. يعمل الملف في Excel وLibreOffice وجداول بيانات Google.
طريقة الاستخدام
كيف تستخدم رسائل خارج المكتب هذه
- 1
اختر المناسبة
انسخ النسخ الخارجية والداخلية والقصيرة.
- 2
املأ الأجزاء الخمسة
التواريخ، ويوم الرد، وأين تذهب الأسئلة العاجلة، وما الذي يُعدّ عاجلاً، وما يحدث للبريد.
- 3
اتفق مع البديل
اسأله أولاً. اتفقا على موعد مراجعته للعنوان المشترك وما يحق له أن يقرره.
- 4
اضبط كل قناة
قبل مغادرتك بيوم: البريد، ودردشة الموقع، والبريد الصوتي، والحالة. اختبر من عنوان آخر.
- 5
سجّل، ثم تابع
عند عودتك، رُدّ على كل شيء بحلول يوم الرد.
الإعداد في CRMsoftware.pro
- افتح «My Bots»، واختر الروبوت، ثم تبويب «Basics»، ثم «Instructions»: قبل مغادرتك بيوم، أضف الأسطر من التبويب 8. انقر «Save Bot»، ثم «Try Bot».
- تبويب «Behavior»، ثم «Collect User Data»: الاسم والبريد الإلكتروني مطلوبان دائماً؛ فعّل «Collect Phone Number» و«Collect Description».
- تبويب «Connect»، ثم «Send email notifications»: اجعل «Notification email» عنوان بديلك قبل يوم على الأقل. يجب أن يؤكد صندوقا البريد كلاهما؛ وتنتهي صلاحية الروابط والرموز خلال 24 ساعة.
- في خطة Launch، تنتظر الدردشات العاجلة في «Live Support» بحالة «Awaiting agent»: ينقر بديلك «Claim» لتسلّم الدردشة، ويرد، ثم «Resolve».
- «Tasks»، ثم «New Task» ليوم عودتك: «Task title» «إزالة أسطر الغياب وإعادة التنبيهات»، و«Assignee»، و«Deadline». أضف مهمة لكل متابعة.
- في خطة Growth: «Settings»، ثم «Saved Replies»، ثم «New reply»: «Shortcut» /away، و«Title»، و«Reply body» من التبويب 8، و«Share with team».
لا يرسل CRMsoftware.pro ردوداً تلقائية بالبريد الإلكتروني: اضبطها في Gmail أو Outlook. الدردشة بالذكاء الاصطناعي 24/7 والمهام الأساسية: خطة Free لـ3 مستخدمين. التحويل إلى موظف و«Live Support»: خطة Launch بسعر $19 شهرياً تُدفع سنوياً. «Saved Replies»: خطة Growth بسعر $49.
يوم عودتك، في 20 دقيقة
- إيقاف الرد بالبريد، وإزالة أسطر الغياب من «Instructions».
- إعادة «Notification email» والبريد الصوتي والحالة إلى ما كانت عليه.
- «سجل الغياب»: المتابعات العاجلة أولاً، والباقي بحلول يوم الرد.
- اسأل بديلك عما بقي مفتوحاً، واشكره.
الأسئلة الشائعة
أسئلة عن رسالة خارج المكتب
ما أمثلة رسالة خارج المكتب الجيدة؟
الرسالة الجيدة تذكر التواريخ، واليوم الذي سترد فيه، وأين تذهب الأسئلة العاجلة: «أنا خارج المكتب حتى الاثنين 4 يناير، وسأرد بحلول الأربعاء 6 يناير. إذا كان الأمر عاجلاً، فيُرجى الكتابة إلى urgent@hearthstone.example». وتغطي التبويبات والجدول 13 مناسبة.
كيف تقول بطريقة احترافية إنك ستكون خارج المكتب؟
ببساطة، ومع التواريخ: «أنا خارج المكتب من 19 ديسمبر، وأعود الاثنين 4 يناير». أضف اليوم الذي سترد فيه وأين تذهب الأسئلة العاجلة. رسالة خارج المكتب الاحترافية تقطع وعداً تستطيع الوفاء به، ولا تقول شيئاً عن مكانك أو سبب غيابك.
ما هي رسالة خارج المكتب القصيرة؟
جملتان أو ثلاث: «خارج المكتب حتى الاثنين 4 يناير. سأرد بحلول الأربعاء 6 يناير. للأمور العاجلة: urgent@hearthstone.example». لكل تبويب نسخة قصيرة؛ وفي التبويب 8 أسطر للحالة والبريد الصوتي.
ما أفضل رسالة خارج المكتب للإجازة؟
رسالة تقول متى تعود، ومتى سترد، وأين تذهب الأسئلة العاجلة، لا إلى أين تسافر. يرسل Gmail الرد التلقائي للإجازة حتى الساعة 23:59 في اليوم الأخير1، لذا اجعل اليوم الأخير هو اليوم السابق لعودتك.
ما رسالة خارج المكتب المناسبة للعطلات؟
اكتبها باسم النشاط: «نحن مغلقون للعطلات ونفتح من جديد الاثنين 4 يناير الساعة 9:00. سنرد بحلول الأربعاء 6 يناير». أضف قناة واحدة للأمور العاجلة يراجعها أحدهم يومياً، واكتب «عطلات سعيدة» إن لم تكن متأكداً من المناسبة التي يحتفل بها العميل.
ما رسالة الحالة المناسبة عندما تكون خارج المكتب؟
سطر واحد بيوم العودة وقناة للأمور العاجلة: «خارج المكتب حتى الاثنين 4 يناير. للأمور العاجلة: urgent@hearthstone.example». استخدم التواريخ نفسها التي في بريدك وبريدك الصوتي.
ما الذي يجب ألا تكتبه في رسالة خارج المكتب؟
وجهتك، وخطط السفر، ومن في المنزل، والتفاصيل الطبية، ورقم هاتفك الشخصي، والمسميات الوظيفية لزملائك. يستخدم المهاجمون هذه التفاصيل لجعل رسائل التصيّد مقنعة3؛ وقد أبلغت شكاوى اختراق البريد الإلكتروني للأعمال المقدَّمة إلى FBI عن خسائر بلغت $3.05 مليار في 20256.
كيف أضبط رسالة الرد التلقائي في Gmail أو Outlook؟
Gmail على الكمبيوتر: «الإعدادات» > «عرض جميع الإعدادات» > «الإعدادات العامة» > «تشغيل المجيب التلقائي»، ثم «حفظ التغييرات»1. Outlook الجديد لنظام Windows: «عرض» > «عرض الإعدادات» > «الحسابات» > «الردود التلقائية»2. Outlook على الويب: «الإعدادات» > «الحسابات» > «الردود التلقائية»5.
كيف أكتب رسالة خارج المكتب لإجازة الأمومة أو الأبوة أو الإجازة الطبية؟
قل إنك في إجازة حتى شهر معيّن، لا السبب، واذكر شخصاً واحداً يتولى عملك، مع بريد العمل الخاص به. وقل إن البريد لا يُقرأ، وهل تتم إعادة توجيه الرسائل. راجع التبويبين 3 و4.
هل يستطيع CRMsoftware.pro إرسال ردود خارج المكتب على رسائل بريدي الإلكتروني؟
لا. الردود التلقائية للبريد تُضبط في Gmail أو Outlook. أما CRMsoftware.pro فيغطي دردشة موقعك: يجيب وكيل الذكاء الاصطناعي من قاعدة معرفتك على مدار الساعة، مع تواريخ غيابك في «Instructions» (خطة Free). وفي خطة Launch، بسعر $19 شهرياً تُدفع سنوياً، تذهب الدردشات العاجلة إلى بديلك في «Live Support»7.
قوالب ذات صلة
أدوات مجانية
المصادر
- أوقات البدء والانتهاء، وتكرار الردود، والتوقيع، تم الاطلاع في 13 أكتوبر 2026: Gmail Help, Send an automatic reply when you're out of office (computer)
- Outlook لنظام Windows، تم الاطلاع في 13 أكتوبر 2026: Microsoft Support, How to set up out of office automatic replies in Outlook
- ما الذي لا تذكره، فريق أمن المعلومات، 23 يونيو 2021: University of Aberdeen, Gone Phishing! The dangers of using Out of Office Auto Reply
- الردود الداخلية والخارجية، تم الاطلاع في 13 أكتوبر 2026: Trinity College, Technology Data and Innovation, Out-of-Office Best Practices
- Outlook على الويب، تم الاطلاع في 13 أكتوبر 2026: Microsoft Support, Send automatic out of office replies from Outlook.com or Outlook on the web
- شكاوى اختراق البريد الإلكتروني للأعمال وخسائرها في 2025: Federal Bureau of Investigation, Internet Crime Complaint Center, 2025 IC3 Annual Report
- الخطط والأسعار: أسعار CRMsoftware.pro
تغيّب دون أن تترك عملاءك في انتظار الرد.
ابدأ مجاناً مع 3 مستخدمين ودردشة بالذكاء الاصطناعي 24/7. وتضيف خطة Launch، بسعر $19 شهرياً تُدفع سنوياً لـ8 مستخدمين، التحويل إلى موظف وصندوق الوارد الموحّد. وتضيف Growth، بسعر $49 شهرياً تُدفع سنوياً لـ20 مستخدماً، «Saved Replies» للنسخ القصيرة الخاصة بالدردشة.