رسالة شكر للعملاء: 9 قوالب لمناسبات حقيقية
قوالب جاهزة للنسخ لرسالة شكر للعملاء في 9 مناسبات، من الطلب الأول إلى إغلاق طلب دعم. لكل منها نسخة قصيرة، وموعد أقصى للإرسال، وقاعدة توضح متى تناسبها خطوة تالية. ومعها ملف Word وسجل رسائل الشكر في Excel.
إعداد Anatolii Ulitovskyi 
تدقيق الحقائق RH Fardin آخر تحديث 1. رسالة شكر على الطلب الأول للعميل
ابدأ من هناأرسلها عندما
- في اليوم نفسه الذي يُدفع فيه الطلب الأول أو يُسلَّم، وخلال 48 ساعة على الأكثر.
- تأكيد الطلب التلقائي ليس رسالة شكر. أرسل هذه الرسالة من شخص، باسمه وبعنوان رد يصل إليه.
الموضوعشكراً على طلبك الأول، الاسم الأول
البريد الإلكترونيمرحباً الاسم الأول،
شكراً لاختيارك شركتك لـما طلبه. تفصيل محدد واحد، مثل: أعرف أن قوائم الطعام كان يجب أن تجهز قبل إعادة الافتتاح يوم السبت، لذلك يسعدني أنها خرجت مبكراً.
إذا كان في الطلب أي شيء غير صحيح، فردّ على هذا البريد أو اتصل بي على الهاتف، وسأعالجه بنفسي.
شكراً مرة أخرى،
اسمك
شركتك
نسخة قصيرة للدردشة أو الرسائلشكراً على طلبك الأول، الاسم الأول! تفصيل محدد واحد. إذا كان هناك أي شيء غير صحيح، فقط ردّ هنا وسأصلحه. اسمك، شركتك
اجعلها شكراً فقطلا رمز خصم ولا «قد يعجبك أيضاً». الرسالة التي تروّج لعرض قد تُعدّ رسالة تسويقية، وعندها يشترط قانون CAN-SPAM الأمريكي أن تتضمن خيار إلغاء الاشتراك وعنوانك البريدي1. اترك العرض جانباً، فتبقى رسالة الشكر رسالة شكر.
2. شكراً على دعمك: للعميل العائد وفي الذكرى السنوية
أرسلها عندما
- العميل العائد: بعد الطلب الثاني، ثم عند محطات حقيقية مثل الطلب العاشر أو سنة من الطلبات الشهرية. لا بعد كل طلب.
- الذكرى السنوية: في التاريخ نفسه، بعد سنة من الطلب الأول أو من بدء العقد.
العميل العائد، الموضوعشكراً لعودتك إلينا، الاسم الأول
العميل العائد، البريد الإلكترونيمرحباً الاسم الأول،
هذا طلبك الثاني، العاشر معنا منذ الشهر. شكراً لك. تفصيل محدد واحد، مثل: ملصقات الرفوف التي طبعناها في مارس ما زالت على كل ممر كلما مررت بمتجرك.
لا شيء مطلوب منك هنا، ولا شيء للشراء. أردت فقط أن تعرف أننا نلاحظ ذلك ونقدّره.
اسمك، شركتك
الذكرى السنوية، الموضوعسنة على طلبك الأول، الاسم الأول
الذكرى السنوية، البريد الإلكترونيمرحباً الاسم الأول،
قبل سنة من اليوم، قدّمت شركة العميل طلبها الأول لدينا: ما طلبته. ومنذ ذلك الحين حقيقة صحيحة واحدة، مثل: طبعنا قوائم طعامكم أربع مرات وبطاقات الولاء مرتين.
شكراً على دعمك هذا العام. وإن كان هناك شيء واحد يمكننا تحسينه، فيسعدني أن أسمعه.
اسمك، شركتك
نسخة قصيرة للدردشة أو الرسائلشكراً على طلبك العاشر، الاسم الأول. نحن نلاحظ ذلك ونقدّره. اسمك، شركتك
نصيحةاحسب من سجلاتك، لا من ذاكرتك. رقم خاطئ في رسالة الذكرى السنوية يضر أكثر من عدم إرسال أي رسالة.
3. رسالة شكر للعميل بعد اجتماع
أرسلها عندما
- في يوم الاجتماع أو المكالمة نفسه، ما دام كلاكما يتذكره.
- هذه هي رسالة الشكر الوحيدة التي تناسبها خطوة تالية: ماذا سيحدث بعد ذلك، ومن سيقوم به، وبحلول متى.
الموضوعشكراً على وقتك اليوم، الاسم الأول
البريد الإلكترونيمرحباً الاسم الأول،
شكراً على لقائك بي اليوم بخصوص الموضوع. أفادني أن أسمع شيئاً محدداً واحداً قاله، بكلماته.
الخطوة التالية: سأقوم بـما ستفعله بحلول اليوم. وإذا احتجت إلى أي شيء قبل ذلك، فاتصل بي على الهاتف.
وإذا فهمت أي شيء بشكل خاطئ، فقط ردّ وصحّحني.
اسمك، شركتك
نسخة قصيرة، بعد مكالمةشكراً على المكالمة اليوم، الاسم الأول. كما اتفقنا، سأقوم بـالخطوة التالية بحلول اليوم. اسمك، شركتك
نصيحةاكتفِ بخطوة تالية واحدة. للملخص الذي يضم عدة نقاط، أو عندما يصمت العميل بعد ذلك، استخدم قوالب رسائل المتابعة.
4. شكر بعد إنجاز مشروع: بريد إلكتروني وبطاقة
أرسلها عندما
- خلال 48 ساعة من تسليم العمل، بعد أن يؤكد العميل أنه ما أراده.
- للمشروع الكبير أو الطويل، أضف بطاقة مكتوبة بخط اليد تُرسل بالبريد في الأسبوع نفسه.
الموضوعشكراً على المشروع، الاسم الأول
البريد الإلكترونيمرحباً الاسم الأول،
شكراً على ثقتك بنا في المشروع. لحظة محددة واحدة من المشروع، مثل: الوصول إلى الشعار الجديد الصحيح في البروفة الثالثة كان يستحق الانتظار.
إذا طرأ أي شيء بخصوص ما سلّمته، فردّ هنا أو اتصل بي على الهاتف.
سعدت كثيراً بالعمل معك.
اسمك، شركتك
نسخة قصيرة للدردشة أو الرسائلشكراً على المشروع، الاسم الأول. تفصيل محدد واحد. إذا طرأ أي شيء، فقط اكتب هنا. اسمك
بطاقة بخط اليد، 3 أسطرعزيزي الاسم الأول،
شكراً على المشروع. تفصيل محدد واحد استمتعت به.
سعدت بالعمل معك. اسمك
بطاقة أم بريدأرسل البريد الإلكتروني أولاً، ليصل الشكر خلال 48 ساعة. وتلحقه البطاقة في الأسبوع نفسه. ولا تضع أبداً عرضاً أو طلب تقييم في الظرف.
5. رسالة شكر على توصية، تُرسل في اليوم نفسه
أرسلها عندما
- في اليوم نفسه الذي يتواصل فيه الشخص الموصى به معك، أياً كان قراره.
- لا تخبر العميل أبداً بما اشتراه الشخص الموصى به أو بما دفعه.
- لطلب توصية أو لإعداد مكافأة على التوصية، استخدم قوالب طلب التوصية والتقييم. هذا التبويب للشكر فقط.
الموضوعشكراً على التعريف، الاسم الأول
البريد الإلكترونيمرحباً الاسم الأول،
تواصل معي اليوم الاسم الأول للشخص الموصى به من شركته وذكر اسمك. شكراً على التعريف. أياً كان قراره، أقدّر أنك زكّيتنا باسمك.
سأعتني به جيداً.
اسمك، شركتك
نسخة قصيرة للدردشة أو الرسائلشكراً لأنك أرسلت الاسم الأول للشخص الموصى به إلينا، الاسم الأول. سأعتني به جيداً. اسمك
لماذا ينجح ذلكفي تجارب آدم غرانت وفرانشيسكا جينو، جعلت كلمة شكر مكتوبة قصيرة من قدّموا المساعدة أكثر استعداداً للمساعدة مجدداً، سواء للشخص الذي شكرهم أو لشخص جديد2. التوصية مساعدة. قل شكراً قبل أن تعرف النتيجة.
6. شكر على تقييم أو ملاحظات، من دون مكافأة
بلا حوافزأرسلها عندما
- التقييم: ردّ علناً خلال 48 ساعة، سواء كان جيداً أو سيئاً.
- الملاحظات بالبريد أو الدردشة أو الاستبيان: اشكره خلال 48 ساعة، وقل ماذا ستفعل بها.
رد علني على تقييم إيجابيشكراً لك، الاسم الأول. تفصيل واحد من تقييمه، مثل: يسعدنا أن قوائم الطعام صمدت طوال عطلة نهاية أسبوع الافتتاح. سعدنا بالعمل عليها. اسمك، شركتك
رد علني على تقييم سلبيشكراً لأنك خصصت وقتاً لكتابة هذا، الاسم الأول. معك حق في أن النقطة المحقة. وقد قمنا بـما غيّرتموه. وإذا رغبت، فاتصل بي على الهاتف وسأصلح الأمر. اسمك، شركتك
ملاحظات، البريد الإلكترونيمرحباً الاسم الأول،
شكراً لأنك أخبرتنا بـملاحظته. ما ستفعله، مثل: من الأسبوع القادم، سنرسل كل بروفة برسالة نصية إلى جانب البريد الإلكتروني.
شكراً على وقتك. بملاحظات كهذه نتحسّن.
اسمك، شركتك
قواعد التقييمات
- ردّ على كل تقييم، لا على الجيدة فقط. نصيحة Google نفسها: اذكر تفصيلاً محدداً بدلاً من «شكراً» نفسها للجميع، وأبقِ الردود خالية من العروض والترويج3.
- لا تشكر صاحب التقييم أبداً بخصم أو هدية أو رصيد. لا تسمح Google بالحوافز مقابل أي تقييم، ولا بالطلب من العملاء الراضين فقط4. وفي الولايات المتحدة، تقول FTC ألا تطلب التقييمات فقط من العملاء الذين تتوقع أن يكونوا إيجابيين5، وتحظر قاعدتها لعام 2024 الحوافز المشروطة بتقييم إيجابي أو سلبي6.
- لطلب تقييم، أرسل رسالة منفصلة في يوم آخر، هي نفسها لكل عميل. الصياغة والقواعد في قوالب طلب التوصية والتقييم.
7. شكراً على صبرك، بعد حل المشكلة
أرسلها عندما
- في اليوم نفسه الذي تُحل فيه المشكلة: تأخر في التسليم، أو خطأ في الطباعة، أو فاتورة خاطئة، أو انقطاع في الخدمة.
- أصلح المشكلة أولاً. وما دامت الشكوى مفتوحة، فاستخدم قوالب الرد على الشكاوى بدلاً من ذلك.
الموضوعشكراً على صبرك، الاسم الأول
البريد الإلكترونيمرحباً الاسم الأول،
تم حل المشكلة: ما فعلته، مثل: سُلّمت البطاقات الـ500 المعاد طباعتها هذا الصباح. شكراً على صبرك بينما كنا نصلح الأمر، وعلى شيء محدد واحد فعله، مثل: الصورة التي أوضحت لنا المشكلة.
إذا كان لا يزال هناك أي شيء غير صحيح، فردّ هنا وسأتولاه بنفسي.
اسمك، شركتك
نسخة قصيرة للدردشة أو الرسائلتم إصلاح كل شيء، الاسم الأول: ما فعلته. شكراً على صبرك، وعلى شيء محدد واحد فعله. اسمك
ليست اعتذاراًاعتذر مرة واحدة، في الرد الذي يحل المشكلة. أما هذه الرسالة فتشكره على صبره. والاعتذار الطويل الثاني يعيدها شكوى من جديد.
8. بعد طلب دعم: اشكر العميل على دوره
أرسلها عندما
- عندما يُحل الطلب ويؤكد العميل ذلك. وفي الدردشة، قبل أن تنتهي المحادثة.
- اشكره على شيء فعله: وصف واضح، أو لقطة شاشة، أو تجربة سريعة.
دردشة أو رسالةيسعدني أن الأمر حُلّ، الاسم الأول. شكراً على المساعدة المحددة، مثل: صورة رسالة الخطأ، فقد وفّرت علينا وقتاً كثيراً. وإذا تكررت المشكلة، فقط اكتب هنا وسنتابعها.
البريد الإلكتروني، الموضوعتم الحل: موضوع الطلب. شكراً لك، الاسم الأول
البريد الإلكترونيمرحباً الاسم الأول،
شكراً على مساعدتك في الطلب. المساعدة المحددة، مثل: لقطة الشاشة التي أرسلتها أوضحت لنا المشكلة في دقيقة.
أُغلق الطلب الآن. وإذا عادت المشكلة، فردّ على هذا البريد وسنكمل من حيث توقفنا.
اسمك، شركتك
نصيحةاشكره على دوره، لا على «تواصله مع الدعم». وإذا كانت دردشتك تطلب تقييماً بالنجوم عند انتهائها، فأرسل رسالة الشكر أولاً.
لفرق المبيعات والدعم الصغيرة
اشكر العميل المناسب في الوقت المناسب.
في CRMsoftware.pro تكتب كل رسالة شكر بنفسك. تحفظ «Notes» على جهة الاتصال ما شكرت العميل عليه، وتضمن مهمة لها «Deadline» أن تُرسل الرسالة خلال 48 ساعة، ويُظهر التقييم بالنجوم في نهاية الدردشة كيف كانت تجربة العميل مع طلب الدعم.
- «Notes» ووسوم على كل جهة اتصال، مع سجل الدردشة كاملاً
- مهام مع «Assignee» و«Deadline»، ويعرض «My Tasks» قسمَي «Due today» و«Overdue»
- مجاناً لـ3 مستخدمين مع دردشة بالذكاء الاصطناعي ومهام أساسية. والردود المحفوظة لرسائل الشكر في الدردشة مع Growth بسعر $49 شهرياً تُدفع سنوياً
خطة Free: 3 مستخدمين، من دون بطاقة ائتمان.
مثال مكتمل
طلب أول وإعادة طباعة وتوصية في تسعة أيام
ترسل Wexford Print Studio، وهي مطبعة خيالية تخدم الأنشطة التجارية المحلية، أربع رسائل شكر إلى كارمن رويز في تسعة أيام. وكل رسالة شكر للعملاء هنا تذكر شيئاً محدداً واحداً، وتُرسل خلال 48 ساعة، ولا تبيع شيئاً. تصل رسالة كارمن الأولى عبر دردشة الموقع، حيث يرد وكيل الذكاء الاصطناعي أولاً.
سجل رسائل الشكر: كارمن رويز، Lantern Street Cafe
| المناسبة | أُرسلت | خلال 48 ساعة |
|---|---|---|
| الطلب الأول | الثلاثاء 29 سبتمبر، بريد إلكتروني، اليوم نفسه | نعم |
| الصبر بعد مشكلة | الجمعة 2 أكتوبر، بريد إلكتروني، اليوم نفسه | نعم |
| توصية | الاثنين 5 أكتوبر، بريد إلكتروني، اليوم نفسه | نعم |
| تقييم أو ملاحظات | الأربعاء 7 أكتوبر، رد علني، اليوم التالي | نعم |
في CRMsoftware.pro في 7 أكتوبر
| جهة الاتصال | كارمن رويز، Lantern Street Cafe |
| «Notes» | أعادت الافتتاح في 3 أكتوبر. أُعيدت طباعة البطاقات في 2 أكتوبر، وخطأ القص منا. |
| ما شكرناها عليه | الطلب الأول، والصبر، وتعريفها بليو، والتقييم |
| «Tasks» | 4 مهام شكر، كلها أُنجزت قبل «Deadline» |
| عميل محتمل جديد | ليو ماركيتي، Marchetti Barbers، قائمة أسعار |
| لم يُرسل | لا خصم، ولا طلب تقييم، ولا بيع إضافي |
لماذا تشكر
لماذا يستحق الشكر المحدد خمس دقائق
من يرسلون الشكر يخطئون في توقع ردة الفعل. في تجارب أجراها أميت كومار ونيكولاس إيبلي، كتب المشاركون رسائل امتنان وتوقعوا شعور متلقيها. فاستهانوا بمدى إيجابية شعور المتلقين، وبالغوا في تقدير مدى الإحراج7. انشغل الكاتبون بإيجاد الكلمات المناسبة، بينما أسعد المتلقين دفءُ اللفتة نفسها8. البساطة والتحديد يكفيان.
والشكر يجعل الناس يرغبون في المساعدة مجدداً. في تجارب آدم غرانت وفرانشيسكا جينو، جعلت كلمة شكر مكتوبة قصيرة من قدّموا المساعدة أكثر استعداداً لمساعدة الشخص الذي شكرهم ولمساعدة شخص جديد أيضاً، لأنهم شعروا بأنهم موضع تقدير2. والعملاء الذين يوصون بك، أو يقدّمون ملاحظاتهم، أو ينتظرون بينما تصلح خطأً، يساعدونك.
لكن الشكر ليس حيلة بيع. في تجارب ميدانية شملت 500,000 متبرع جديد لمحطات تلفزيون عامة ومنظمة غير ربحية وطنية، توقع خبراء جمع التبرعات أن ترفع مكالمات الشكر المعتادة معدل الاحتفاظ بالمتبرعين بنسبة 80%. ولم تجد الدراسة أي أثر على الاحتفاظ بهم9. اشكر الناس لأنهم فعلوا شيئاً يستحق الشكر، وأبعد عرض البيع.
48 ساعة
أقصى مدة لإرسال رسالة الشكر بعد المناسبة
9
مناسبات، لكل منها بريد إلكتروني ونسخة قصيرة
500,000
متبرع جديد في اختبارات لم تحسّن فيها مكالمات الشكر المعتادة الاحتفاظ بهم
التوقيت
متى تقول شكراً، ومتى تناسبها خطوة تالية
اليوم نفسه هو الهدف، و48 ساعة هي الحد الأقصى. ولا مكان للخطوة التالية في رسالة الشكر إلا عندما يحتاج إليها العميل: ليعرف ما سيحدث بعد ذلك أو كيف يصل إليك.
| المناسبة | الإرسال | القناة | الخطوة التالية | بطاقة بخط اليد |
|---|---|---|---|---|
| الطلب الأول | يوم الدفع أو التسليم نفسه | بريد إلكتروني من شخص | بمن يتصل إذا حدث خطأ | فقط لطلب أول كبير |
| العميل العائد | خلال 48 ساعة من الطلب 2 أو من محطة مهمة | بريد إلكتروني أو دردشة | لا شيء | لا |
| بعد اجتماع | اليوم نفسه | بريد إلكتروني | نعم: ماذا، ومن، وبحلول متى | لا |
| مشروع منجز | خلال 48 ساعة من التسليم | بريد إلكتروني ثم بطاقة | بمن يتصل إذا طرأ شيء | نعم، في الأسبوع نفسه |
| توصية | يوم تواصل الشخص الموصى به | بريد إلكتروني أو رسالة | لا شيء | خيار مناسب |
| تقييم أو ملاحظات | خلال 48 ساعة | رد علني أو بريد إلكتروني | للملاحظات: ما ستغيّره | لا |
| الصبر بعد مشكلة | يوم الإصلاح نفسه | قناة المشكلة نفسها | كيف يصل إليك إذا لم يكن الأمر صحيحاً | لا |
| بعد طلب دعم | عند الحل، قبل انتهاء الدردشة | القناة نفسها | طريقة إعادة الفتح | لا |
| الذكرى السنوية للعميل | في التاريخ نفسه | بريد إلكتروني أو بطاقة | لا شيء | خيار مناسب |
فاتتك الـ48 ساعة؟ أرسلها خلال الأسبوع على أي حال، من دون اعتذار عن التأخير. وبعد أسبوع، انتظر المناسبة التالية بدلاً من ذلك. رسالة شكر واحدة لكل مناسبة: سجّل من يرسلها، حتى لا يشكر شخصان العميل نفسه على الشيء نفسه.
القواعد
ست قواعد لرسالة شكر احترافية للعميل
تنطبق على البريد الإلكتروني والدردشة والبطاقة والرد العلني على التقييمات. اتفق عليها مع الفريق كله مرة واحدة.
اذكر شيئاً محدداً واحداً
ما اشتراه أو قاله أو فعله، بتفصيل لا يعرفه أحد غيرك. عبارة «شكراً لتعاملكم معنا» تناسب كل عميل، لذلك لا تعني شيئاً لهذا العميل.
جملةشكراً على صورة البطاقات: أوضحت لنا بالضبط أي قصّ كان خاطئاً.
اليوم نفسه، و48 ساعة على الأكثر
السرعة تُظهر أنك لاحظت. أنشئ المهمة عند وقوع المناسبة، لا عندما تتذكرها. ورسالة الشكر المتأخرة أسبوعاً تبدو إجراءً روتينياً.
بلا عرض بيع خفي
لا خصم، ولا بيع إضافي، ولا «قد يعجبك أيضاً»، ولا رابط استبيان. رسالة الشكر التي تروّج لعرض قد تُعدّ رسالة تسويقية، وهذه تتطلب في الولايات المتحدة خيار إلغاء الاشتراك وعنوانك البريدي1.
خطوة تالية فقط عندما تفيد العميل
بعد اجتماع، قل ما سيحدث بعد ذلك. وبعد طلب أو مشروع، قل بمن يتصل إذا حدث خطأ. وفي كل الحالات الأخرى، اختم بالشكر.
خط اليد للمناسبات الكبيرة
البريد الإلكتروني للمناسبات اليومية. وبطاقة بخط اليد، تُرسل بالبريد في الأسبوع نفسه، لمشروع منجز أو توصية أو ذكرى سنوية. ثلاثة أسطر تكفي، والبريد الإلكتروني يُرسل أولاً دائماً.
هذه الصفحة ليست استشارة قانونية. تختلف قواعد البريد الإلكتروني والتقييمات من بلد إلى آخر، لذلك راجع القواعد الرسمية حيث يقيم عملاؤك.
سجل Excel
ماذا يحتوي سجل رسائل الشكر في Excel
ثلاث أوراق: «سجل رسائل الشكر» مع المثال المكتمل و8 صفوف نموذجية أخرى، و«الملخص»، و«القوائم» مع المناسبات والقنوات والمسؤولين وإعداد الـ48 ساعة. الأعمدة التلقائية تُملأ وحدها.
| العمود | ما يفعله |
|---|---|
| العميل والشركة والمسؤول | صف واحد لكل رسالة شكر. المسؤول هو من يرسلها. |
| المناسبة وتاريخ المناسبة | إحدى المناسبات التسع، واليوم الذي وقعت فيه. |
| آخر موعد للإرسال تلقائي | تاريخ المناسبة زائد يومين: حد الـ48 ساعة. |
| ما تشكره عليه | التفصيل المحدد الواحد. إذا لم تستطع ملأه، فرسالة الشكر ليست جاهزة. |
| الخطوة التالية | بمن يتصل، أو ما سيحدث بعد ذلك، أو «لا شيء». |
| القناة وتاريخ الإرسال | «بريد إلكتروني» أو «بطاقة بخط اليد» أو «دردشة أو رسالة» أو «رد علني» أو «هاتف»، واليوم الذي أرسلتها فيه. |
| خلال 48 ساعة تلقائي | «نعم» أو «لا»، بعد إدخال تاريخ الإرسال. |
| الحالة تلقائي | «للإرسال» أو «مستحقة اليوم» أو «متأخرة» أو «أُرسلت في الموعد» أو «أُرسلت متأخرة». |
| التحقق من التكرار تلقائي | «مسجّلة مرتين» عندما يظهر العميل نفسه والمناسبة نفسها وتاريخ المناسبة نفسه في صفين. |
في البيانات النموذجية، أُرسلت 9 من 12 رسالة شكر، 8 منها خلال 48 ساعة وواحدة متأخرة. وفي أي يوم تفتح فيه الملف، تكون رسالة واحدة «مستحقة اليوم»، وواحدة «متأخرة»، وواحدة لا تزال «للإرسال»، وهناك صفّان معلّمان «مسجّلة مرتين». وتضيف ورقة «الملخص» نسبة المرسلة خلال 48 ساعة، والمجاميع حسب المناسبة والقناة، والعمل المفتوح لكل مسؤول. يعمل الملف في Excel وLibreOffice وجداول بيانات Google.
طريقة الاستخدام
كيف تستخدم قوالب رسائل الشكر هذه
- 1
اختر المناسبة
افتح تبويب ما حدث. استخدم البريد الإلكتروني، أو النسخة القصيرة للدردشة والرسائل.
- 2
املأ التفصيل الواحد
استبدل كل كلمة بين قوسين. التفصيل المحدد هو الأهم: إذا لم تستطع ملأه، فاسأل الشخص الذي خدم العميل.
- 3
أرسل خلال 48 ساعة
في اليوم نفسه إن استطعت. سجّل تاريخ المناسبة وتاريخ الإرسال في سجل Excel أو في مهمة في CRM.
- 4
أزل عرض البيع
اقرأها مرة أخرى واحذف أي عرض أو رابط أو استبيان. طلب التقييم يكون في رسالة منفصلة، في يوم آخر.
- 5
راجع السجل أسبوعياً
أرسل المتأخر، وحدّد مسؤولاً واحداً لكل ما سُجّل مرتين، وانظر أي المناسبات تفوتك أكثر.
الإعداد في CRMsoftware.pro
- عند وقوع المناسبة، افتح «Tasks» وانقر «New Task»: أدخل في «Task title» عنواناً مثل «شكر: كارمن رويز، توصية»، واختر في «Assignee» من سيرسلها، واضبط «Deadline» على يومين بعد المناسبة على الأكثر. ويعرض «My Tasks» قسمَي «Due today» و«Overdue».
- اكتب ما شكرت العميل عليه في «Notes» على جهة الاتصال، مع التاريخ، حتى لا يشكره أحد مرتين على المناسبة نفسها.
- أرسل البريد من صندوق بريدك الخاص. اكتب التاريخ والقناة في «Status summary» وانقر «Mark done».
- في خطة Growth، احفظ نسخ الدردشة القصيرة في «Settings» ثم «Saved Replies» ثم «New reply»: «Shortcut» مثل /thanks، و«Title»، و«Reply body»، ثم «Share with team». وفي مربع الرد في الدردشة، اكتب الاختصار واستبدل ما بين الأقواس.
- في «My Bots»، افتح الروبوت وفعّل «Satisfaction Ratings» في تبويب «Behavior»: يرى العملاء طلب تقييم بالنجوم عند انتهاء المحادثة، وتظهر التقييمات في «Analytics» ضمن «Satisfaction». أرسل رسالة الشكر بعد طلب الدعم قبل أن تنتهي الدردشة.
لا يرسل CRMsoftware.pro رسائل الشكر نيابةً عنك: لا توجد رسائل شكر أو متابعة تلقائية. أنت تكتب كل رسالة، والمهام تحفظ حد الـ48 ساعة. الدردشة بالذكاء الاصطناعي والمهام الأساسية مجانية لـ3 مستخدمين؛ أما «Saved Replies» فتأتي مع Growth بسعر $49 شهرياً تُدفع سنوياً.
مراجعة أسبوعية لرسائل الشكر في 10 دقائق
- «متأخرة»: أرسلها اليوم، أو تخطّها إذا مرّ أكثر من أسبوع.
- «مسجّلة مرتين»: حدّد مسؤولاً واحداً لهذا العميل.
- كل رسالة شكر مُرسلة تذكر شيئاً محدداً واحداً.
- لا عرض ولا خصم ولا رابط تقييم في أي رسالة شكر.
- المناسبة التي تفوتك أكثر من غيرها: أنشئ مهمتها في يوم وقوعها.
الأسئلة الشائعة
أسئلة شائعة عن رسالة شكر للعملاء
ماذا أكتب في رسالة شكر للعملاء؟
ثلاثة أشياء: ما تشكر العميل عليه، وتفصيل محدد واحد يُظهر أنك لاحظت، وكيف يصل إليك إذا احتاج إلى شيء. اجعلها أقل من 120 كلمة، وأرسلها خلال 48 ساعة، واترك العروض والبيع الإضافي وروابط التقييم خارجها.
كيف أكتب رسالة شكر احترافية للعميل؟
اكتبها باسم شخص، لا من عنوان لا يستقبل الردود، وخاطب العميل باسمه واذكر الشيء المحدد الذي فعله. فقرة قصيرة واحدة تكفي. رسالة الشكر الاحترافية لا تتضمن خصماً ولا عرض بيع، ولا خطوة تالية أبعد من «بمن يتصل» إلا بعد اجتماع.
كيف تبدو رسالة شكر قصيرة جيدة للعميل؟
جملة أو جملتان مع تفصيل واحد، مثل: «شكراً على طلبك الأول يا كارمن! أعرف أن قوائم الطعام كان يجب أن تجهز قبل السبت. إذا كان هناك أي شيء غير صحيح، فقط ردّي هنا». وفي كل تبويب نسخة قصيرة للدردشة والرسائل.
ماذا يجب أن تتضمن رسالة الشكر على الطلب؟
أرسلها من شخص، في اليوم نفسه الذي يُدفع فيه الطلب أو يُسلَّم: اشكر العميل باسمه، واذكر ما طلبه وتفصيلاً واحداً، وقل بمن يتصل إذا كان هناك أي خطأ. وهي لا تحل محل تأكيد الطلب التلقائي. اترك رموز الخصم خارجها: فالرسالة التي تروّج لعرض قد تُعدّ رسالة تسويقية بموجب القانون الأمريكي1.
متى يجب أن أرسل رسالة شكر للعميل؟
في اليوم نفسه إن استطعت، وخلال 48 ساعة على الأكثر. وبعد اجتماع أو طلب دعم، دائماً في اليوم نفسه. وإذا فاتتك الـ48 ساعة، فأرسلها خلال الأسبوع من دون اعتذار عن التأخير؛ وبعد أسبوع، انتظر المناسبة التالية.
كيف أكتب رسالة شكر للعميل على دعمه؟
للعميل الوفي، اذكر ما فعله، مثل «طلبك العاشر منذ مارس» أو «سنة على طلبك الأول»، ولا تبع شيئاً. وبعد طلب دعم، اشكره على دوره، مثل لقطة شاشة واضحة، وقل كيف يعيد فتح الطلب. التبويبان 2 و8 جاهزان للنسخ.
هل يمكنني طلب تقييم في رسالة الشكر؟
الأفضل ألا تفعل. اشكر أولاً، ثم اطلب في رسالة منفصلة في يوم آخر، بالطريقة نفسها لكل عميل، بلا حافز ولا صياغة مقترحة. لا تسمح Google بالحوافز مقابل التقييمات ولا بالطلب من العملاء الراضين فقط4، وتقول FTC ألا تطلب التقييمات فقط من العملاء الذين تتوقع أن يكونوا إيجابيين5.
هل بطاقة الشكر المكتوبة بخط اليد أفضل من البريد الإلكتروني؟
في المناسبات الكبيرة، تضيف البطاقة ما لا يستطيعه البريد الإلكتروني: مشروع منجز، أو توصية، أو ذكرى سنوية. أرسل البريد الإلكتروني أولاً، خلال 48 ساعة، ثم أرسل البطاقة بالبريد في الأسبوع نفسه. وفي المناسبات اليومية، يكفي بريد إلكتروني أو رسالة دردشة.
هل يستطيع CRMsoftware.pro إرسال رسائل الشكر تلقائياً؟
لا. لا توجد رسائل شكر تلقائية: أنت تكتب كل رسالة وترسلها من صندوق بريدك الخاص. ويحفظ CRMsoftware.pro التوقيت بمهمة واحدة لكل رسالة شكر، لها «Assignee» و«Deadline»، ويحفظ ما شكرت العميل عليه في «Notes»، وفي خطة Growth ($49 شهرياً تُدفع سنوياً) يخزّن نسخ الدردشة في «Saved Replies»10.
قوالب ذات صلة
أدوات مجانية
المصادر
- القواعد الأمريكية للبريد الإلكتروني التجاري، بما في ذلك ما يُعدّ رسالة معاملات، تمت القراءة في 12 أكتوبر 2026: Federal Trade Commission, CAN-SPAM Act: A Compliance Guide for Business
- تجارب عن الشكر والمساعدة، Journal of Personality and Social Psychology، يونيو 2010: Adam M. Grant and Francesca Gino, A little thanks goes a long way: Explaining why gratitude expressions motivate prosocial behavior
- الردود على التقييمات وروابط التقييم، تمت القراءة في 12 أكتوبر 2026: Google Business Profile Help, Tips to get more reviews
- الحوافز والطلب الانتقائي للتقييمات، تمت القراءة في 12 أكتوبر 2026: Google, Prohibited & restricted content (Maps user generated content policy)
- إرشادات أمريكية بشأن طلب التقييمات، يناير 2022: Federal Trade Commission, Soliciting and Paying for Online Reviews: A Guide for Marketers
- بيان صحفي من FTC بتاريخ 14 أغسطس 2024: Federal Trade Commission Announces Final Rule Banning Fake Reviews and Testimonials
- تجارب على رسائل الامتنان، Psychological Science، سبتمبر 2018: Amit Kumar and Nicholas Epley, Undervaluing Gratitude: Expressers Misunderstand the Consequences of Showing Appreciation
- بيان صحفي عن الدراسة نفسها، كلية بوث لإدارة الأعمال بجامعة شيكاغو، 4 سبتمبر 2018: Expressing your gratitude is more powerful than you think
- تجارب ميدانية شملت 500,000 متبرع جديد، American Economic Journal: Applied Economics، أبريل 2023: Anya Samek and Chuck Longfield, Do Thank-You Calls Increase Charitable Giving? Expert Forecasts and Field Experimental Evidence
- الخطط والأسعار: أسعار CRMsoftware.pro
اشكر العميل المناسب، على الشيء المناسب، في الوقت المناسب.
ابدأ مجاناً مع 3 مستخدمين ودردشة بالذكاء الاصطناعي ومهام أساسية. وتضيف خطة Launch، بسعر $19 شهرياً تُدفع سنوياً لـ8 مستخدمين، WhatsApp وInstagram والتحويل إلى موظف وصندوق الوارد الموحّد. وتضيف Growth، بسعر $49 شهرياً تُدفع سنوياً لـ20 مستخدماً، الردود المحفوظة للنسخ القصيرة.