E-Mail-Vorlagen für fehlgeschlagene Zahlungen
Sechs E-Mail-Vorlagen für fehlgeschlagene Zahlungen: abgelehnte Karten, Wiederholungsversuche, Ablauf, letzte Mahnungen und erfolgreicher Einzug – klare Mahntexte, die Karten schnell aktualisiert bekommen. Nutzen Sie die Varianten unverändert, passen Sie die Platzhalter an oder laden Sie das bearbeitbare Word-Dokument herunter.
Erstellt von Anatolii Ulitovskyi 
Faktengeprüft von RH Fardin Aktualisiert am 1. Erster Hinweis auf eine fehlgeschlagene Abbuchung
Wann verwendenVerwenden Sie es innerhalb einer Stunde nach der ersten Ablehnung, bevor der Kunde überhaupt merkt, dass etwas nicht stimmt.
Betreff
Wir konnten Ihre Zahlung für Name des Tarifs nicht verarbeiten
Hallo Kundenname,
Ihre Zahlung über Betrag für Name des Tarifs wurde von der Karte mit der Endung letzte vier Kartenziffernabgelehnt. An Ihrem Konto hat sich nichts geändert, und alles läuft weiterhin normal.
Das bedeutet meist, dass die Bank die Abbuchung markiert hat, die Rechnungsadresse sich geändert hat oder die Karte an ein Limit gestoßen ist — selten ein Grund zur Sorge.
Wir versuchen es automatisch erneut am Datum des neuen Versuchs. Wenn Sie es lieber jetzt klären möchten, können Sie Ihre Karte hier aktualisieren: Aktualisierungslink. Das dauert etwa eine Minute, und wir belasten die neue Karte sofort.
Wenn Sie glauben, dass die Karte in Ordnung ist und die Ablehnung auf unserer Seite liegt, antworten Sie einfach auf diese E-Mail — dann sehe ich mir das Transaktionsprotokoll selbst an.
Beste Grüße,
Ihr Name, Firmenname
2. Karte abgelaufen
Wann verwendenSenden Sie es, sobald das hinterlegte Ablaufdatum überschritten ist — oder eine Woche davor.
Betreff
Deine Kartenanbieter hinterlegte Karte abgelaufen
Hallo Kundenname,
Kurzer Hinweis: Die Kartenanbieter mit der Endung letzte vier Kartenziffern ist abgelaufen im Ablaufmonat, also gibt es keine Abbuchung für Ihr Name des Tarifs -Abo am nächstes Abrechnungsdatum.
Wenn Ihre Bank eine Ersatzkarte geschickt hat, ist die Nummer oft dieselbe und nur Ablaufdatum und Prüfziffer haben sich geändert — das ist also meist in dreißig Sekunden erledigt.
Die neuen Daten können Sie hier eintragen: Aktualisierungslink.
Erledigen Sie das vor dem nächstes Abrechnungsdatum , dann wird nichts unterbrochen. Falls das Verlängerungsdatum ohne funktionierende Karte verstreicht, schreiben wir Ihnen erneut, bevor sich an Ihrem Konto etwas ändert — wir schalten niemals still etwas ab.
Danke,
Das Billing-Team von Firmenname
3. Wiederholungsversuch geplant
Wann verwendenSenden Sie es nach der zweiten Ablehnung, solange noch ein automatischer Wiederholungsversuch ansteht.
Betreff
Wir versuchen Ihre Zahlung erneut am Datum des neuen Versuchs
Hallo Kundenname,
Die Karte mit der Endung letzte vier Kartenziffern wurde erneut abgelehnt, das ist also unser Versuchsnummer Versuch, die Abbuchung über Betrag durchzuführen. Ihr Konto bleibt unberührt, und Ihr gesamtes Team kann weiterarbeiten.
Den nächsten Wiederholungsversuch haben wir geplant für Datum des neuen Versuchs. Wenn die ursprüngliche Ursache eine vorübergehende Reservierung oder ein niedriger Kontostand war, müssen Sie nichts tun — der Versuch geht dann einfach durch.
Wenn Sie schon wissen, dass die Karte nicht funktionieren wird, sparen Sie sich das Warten und tauschen Sie sie hier aus: Aktualisierungslink. Wir belasten die neue Karte sofort und sagen den Wiederholungsversuch ab.
Etwas passt nicht zusammen? Schreiben Sie an Support-E-Mail — dann sieht sich ein Mensch die tatsächlichen Ablehnungscodes gemeinsam mit Ihnen an.
Beste Grüße,
Das Billing-Team von Firmenname
4. Letzte Mahnung vor der Sperrung
Wann verwendenVerwenden Sie es, wenn die Wiederholungsversuche ausgeschöpft sind und ein Sperrdatum tatsächlich feststeht.
Betreff
Handlungsbedarf bis Sperrdatum um Name des Tarifs aktiv zu halten
Hallo Kundenname,
Wir haben mehrfach versucht, Betrag für Name des Tarifs einzuziehen, und jeder Versuch wurde abgelehnt. Ich möchte offen sagen, was als Nächstes passiert, statt Sie damit zu überraschen.
Wenn wir bis Sperrdatumnicht erfolgreich abbuchen können, wird Ihr Konto pausiert. Das bedeutet, dass die Anmeldung für Ihr Team nicht mehr funktioniert, aber nichts wird gelöscht -- Ihre Daten, Einstellungen und Verlauf bleiben für Aufbewahrungsfristgenau so erhalten, und eine erfolgreiche Zahlung stellt alles sofort wieder her.
Sie können das hier in einer Minute erledigen: Aktualisierungslink.
Wenn das Geld das Problem ist und nicht die Karte, antworten Sie mir direkt. Wir sprechen viel lieber über den Zeitpunkt, als einen Kunden zu pausieren, mit dem wir gerne arbeiten.
Beste Grüße,
Ihr Name, Firmenname
5. Zahlung erfolgreich (vielen Dank)
Wann verwendenSenden Sie sie direkt nach einer erfolgreichen Abbuchung, der eine oder mehrere Fehlversuche vorausgingen.
Betreff
Alles erledigt -- Ihre Zahlung für Name des Tarifs wurde ausgeführt
Hallo Kundenname,
Ihre Zahlung über Betrag für Name des Tarifs erfolgte über die Karte mit den Endziffern letzte vier Kartenziffern. Ihr Konto ist vollständig ausgeglichen und es ist nichts weiter zu tun.
Ihren Beleg finden Sie hier, falls Sie ihn für die Buchhaltung brauchen: Beleg-Link.
Die nächste Abbuchung ist für nächstes Abrechnungsdatum geplant und erfolgt automatisch über dieselbe Karte. Wenn Sie ein paar Tage vor jeder Verlängerung eine Erinnerung möchten, antworten Sie einfach, und wir aktivieren das für Ihr Konto.
Danke, dass Sie sich so schnell darum gekümmert haben -- und Entschuldigung für die vielen E-Mails, während sich die Sache mit der Karte klärte.
Beste Grüße,
Das Billing-Team von Firmenname
6. Erinnerung zur Kartenaktualisierung
Wann verwendenNutzen Sie sie zwischen formellen Mahnungen, wenn Sie noch einmal nachfassen möchten, ohne den Ton zu verschärfen.
Betreff
Eine Minute: Aktualisieren Sie die Karte mit den Endziffern letzte vier Kartenziffern
Hallo Kundenname,
Nach wie vor kein Erfolg beim Einzug von Betrag über die Karte mit den Endziffern letzte vier Kartenziffern. Ich weiß, dass Rechnungsverwaltung niemandes Lieblingsaufgabe ist, deshalb halte ich mich kurz.
Ein Link, eine Karte, fertig: Aktualisierungslink.
Mehr ist es wirklich nicht -- Sie müssen sich nicht erst anmelden oder eine Rechnungsnummer suchen, und es funktioniert problemlos vom Handy aus.
Wenn sich bis Frist nichts ändert, pausieren wir das Konto, und ich schicke Ihnen lieber diese etwas lästige Erinnerung, als das stillschweigend geschehen zu lassen.
Wenn mit der Karte alles in Ordnung ist und Sie glauben, das Problem liegt bei uns, antworten Sie einfach, und wir gehen der Sache nach.
Danke,
Das Billing-Team von Firmenname
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Anleitung
So verwenden Sie diese Vorlage
- 1
Wählen Sie die passendste Variante. Entscheiden Sie nach der Situation, nicht nur nach dem Kanal.
- 2
Ersetzen Sie jeden Platzhalter. Wenn Sie ein Feld nicht ausfüllen können, stellen Sie zuerst eine Rückfrage.
- 3
Speichern Sie die finale Version in CRMsoftware.pro, Ihrem CRM oder Ihrem Helpdesk, damit das Team einheitlich bleibt.
- 4
Prüfen Sie die Ergebnisse wöchentlich. Streichen Sie Varianten, die für Verwirrung sorgen, und verbessern Sie die, die funktionieren.
Häufige Fragen
Häufig gestellte Fragen
Darf ich diese Vorlagen kommerziell nutzen?
Ja. Kopieren, bearbeiten und nutzen Sie sie in Ihrem Unternehmen, in Kundenprojekten, im CRM, im Helpdesk oder in Ihrem CRMsoftware.pro-Workspace.
Wie schnell sollten wir eine E-Mail zu einer fehlgeschlagenen Zahlung senden?
Innerhalb einer Stunde nach der Ablehnung. Frühe Hinweise holen den meisten Umsatz zurück, weil der Kunde noch weiß, wofür die Abbuchung ist, und noch nicht beschlossen hat, dass das Produkt kaputt ist. Wer Tage wartet, dessen E-Mail wirkt wie eine Mahnung vom Inkasso statt wie ein hilfreicher Hinweis.
Wie viele Mahn-E-Mails sind zu viele?
Drei bis vier über ein Retry-Fenster von etwa zwei Wochen funktionieren für die meisten Abo-Produkte: erster Hinweis, ein Anstoß in der Mitte, eine letzte Mahnung vor der Sperrung und eine Bestätigung nach erfolgreichem Einzug. Mehr davon, und die Öffnungsraten sinken, während die Abmeldungen steigen.
Sollte die erste E-Mail mit einer Sperrung drohen?
Nein. Die meisten ersten Ablehnungen sind Rauschen von der Bank, keine Kündigungsabsicht. Die Konsequenzen erst in der letzten Mahnung zu benennen, hält die frühen E-Mails leicht umsetzbar und verhindert, dass treue Kunden sich der Zahlungsverweigerung bezichtigt fühlen, obwohl ihre Bank die Transaktion nur markiert hat.
Was ist der Unterschied zwischen einer fehlgeschlagenen Zahlung und einer strittigen Abbuchung?
Eine fehlgeschlagene Zahlung bedeutet, dass die Abbuchung nie durchging — Sie bitten also um eine funktionierende Karte. Ein Widerspruch bedeutet, dass die Abbuchung durchging und der Kunde sie rückgängig machen will. Beide brauchen völlig unterschiedlichen Ton, andere Belege und andere Fristen — verwenden Sie niemals die eine Vorlage für den anderen Fall.
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