Exemples de message d’absence pour 13 situations
Exemples de message d’absence pour les vacances, la fermeture des fêtes, la maladie, le congé parental, les salons, le week-end et le départ d’un salarié. Chacun indique quand vous répondez et à qui adresser les urgences, sans rien dire de l’endroit où vous êtes. Fichier Word, plan d’absence Excel et exemple rempli.
Réalisé par Anatolii Ulitovskyi 
Vérifié par RH Fardin Mis à jour le 1. Message d’absence pour les vacances
Commencez iciQuand l’utiliser
- Un jour de congé ou des vacances de trois semaines maximum. Pour un mois ou plus, utilisez l’onglet 4.
- Gmail répond de 0 h le premier jour à 23 h 59 le dernier jour1 ; Outlook s’arrête à l’heure de fin que vous avez fixée2. Le dernier jour est la veille de votre retour.
- Les inconnus reçoivent aussi la réponse externe : ne dites ni où vous partez, ni qui reste à la maison, ni votre numéro de portable3.
- Seule la version interne nomme votre remplaçant et vos notes de passation4.
Objet (Gmail)Absence du bureau, retour le jour et date de retour
Message externeBonjour,
Merci pour votre e-mail. Je suis en congé à partir du premier jour et de retour le jour et date de retour. Je répondrai à votre message d’ici le jour de réponse.
En cas d’urgence, par exemple ce qui compte comme urgent, écrivez à adresse partagée ou appelez le téléphone du bureau. Cette adresse est consultée chaque jour ouvré à heure.
Cordialement,
votre nom
entreprise
Message interne (collègues)Bonjour à tous,
Je suis en congé du premier jour au dernier jour. Nom complet du remplaçant s’occupe de ce qu’il ou elle couvre et consulte adresse partagée chaque jour ouvré à heure. Tout le reste attend mon retour. Mes notes de passation sont dans emplacement.
votre nom
Message d’absence courtAbsence du bureau, retour le jour et date de retour. Je répondrai d’ici le jour de réponse. Urgent : adresse partagée. votre nom, entreprise
Réponse d’ici lePromettez une réponse 2 jours ouvrés après votre retour : le premier jour sert à rattraper le retard.
2. Message d’absence pour les fêtes et jours fériés
Quand l’utiliser
- Toute l’entreprise ferme : de Noël au Nouvel An, pour Thanksgiving, le 4 Juillet ou un jour férié local.
- Prévenez vos clients réguliers des dates deux semaines avant.
- Une clinique, une boutique ou un artisan a aussi besoin d’un recours en cas d’urgence, comme le 911 pour une urgence médicale.
- Modifiez le même jour le chat du site, le répondeur et les horaires d’ouverture en ligne (onglet 8).
ObjetFermé du premier jour au dernier jour, retour le jour de retour
E-mail, toute l’entrepriseBonjour,
Merci d’avoir contacté entreprise. Nous sommes fermés pour les fêtes du premier jour au dernier jour et rouvrons le jour et date de retour à heure d’ouverture. Nous répondrons à votre message d’ici le jour de réponse.
C’est urgent, par exemple ce qui compte comme urgent ? Écrivez à adresse partagée avec URGENT dans l’objet. Cette adresse est consultée chaque jour ouvré à heure.
Bonnes fêtes,
L’équipe entreprise
Noël, version courteMerci pour votre e-mail. Nous sommes fermés pour Noël et de retour le jour et date de retour. Urgent : adresse partagée. Joyeuses fêtes ! entreprise
Nouvel An, version courteBonne année, et merci pour votre message. Nous sommes fermés, rouvrons le jour et date de retour et répondrons d’ici le jour de réponse. entreprise
VœuxVous ne savez pas quelle fête célèbre un client ? Écrivez « bonnes fêtes ». Gardez un contact pour les urgences même quand tout le monde est en congé.
3. Maladie et arrêt maladie : des messages courts et discrets
Aucun détailQuand l’utiliser
- Absence pour maladie : pas au bureau aujourd’hui, peut-être demain. Activez la réponse depuis votre téléphone ou demandez-le au collègue qui gère la boîte mail.
- Arrêt maladie : n’indiquez le mois de retour que si vous en êtes sûr, et mettez-le à jour quand la date est fixée.
- Ne nommez jamais la maladie, le traitement ni l’hôpital. « En congé » suffit.
Absence pour maladieMerci pour votre e-mail. Je ne suis pas au bureau aujourd’hui, jour, et pense être de retour le jour. Si cela ne peut pas attendre, écrivez à adresse partagée. Sinon, je vous répondrai d’ici le jour de réponse.
votre nom
Arrêt maladieBonjour,
Merci pour votre message. Je suis en congé jusqu’en mois et je ne consulte pas cette boîte mail.
Pour votre domaine, par exemple : votre dossier, contactez nom complet du remplaçant à adresse pro du remplaçant. Cet e-mail ne sera pas transféré : merci de le renvoyer à prénom du remplaçant.
Cordialement,
votre nom
entreprise
Version courtePas au bureau aujourd’hui, retour le jour. Urgent : adresse partagée. votre nom
4. Messages pour congé maternité, paternité et congé long
Quand l’utiliser
- Congé maternité, congé paternité, congé sabbatique ou toute absence d’un mois ou plus.
- Nommez une personne par domaine, avec une adresse professionnelle. Demandez-lui d’abord son accord et transmettez-lui vos notes.
- Précisez que la boîte mail n’est pas consultée et si les messages sont transférés.
Congé maternité ou paternitéBonjour,
Merci pour votre e-mail. Je suis en congé maternité ou paternité jusqu’en mois et je ne consulte pas cette boîte mail.
Nom complet du remplaçant s’occupe de vos clients ou votre domaine pendant mon absence : adresse pro du remplaçant. Pour toute autre demande, écrivez à adresse partagée.
Cet e-mail ne sera pas transféré : merci de le renvoyer à la bonne adresse. Merci de votre patience.
votre nom
entreprise
Congé long ou sabbatiqueMerci pour votre e-mail. Je suis en congé jusqu’en mois et ne consulte pas ma boîte mail chez entreprise. Pour domaine 1, contactez remplaçant 1 à adresse 1 ; pour domaine 2, remplaçant 2 à adresse 2. Votre e-mail ne sera pas transféré.
Avant de partirActivez-le le dernier jour travaillé et testez-le depuis une autre adresse. Indiquez le mois, pas un jour précis, et mettez-le à jour quand la date est fixée.
5. Messages pour conférence, salon et période chargée
Quand l’utiliser
- Vous lisez encore vos e-mails, mais lentement : conférence, salon professionnel, visites clients, saison fiscale ou clôture mensuelle.
- Donnez un vrai délai de réponse, par exemple « sous 2 jours ouvrés », pas « accès limité à mes e-mails ».
- Écrivez « un événement professionnel », pas la ville ni l’hôtel : ces détails indiquent aux inconnus quand vous n’êtes pas là3.
Conférence ou salon professionnelBonjour,
Merci pour votre e-mail. Je participe à un événement professionnel, ou : le nom de l’événement jusqu’au dernier jour et je lis mes e-mails une fois par jour. Je vous répondrai d’ici le jour de réponse.
Si cela ne peut pas attendre, écrivez à adresse partagée ou appelez le téléphone du bureau.
votre nom
entreprise
Période chargéeMerci pour votre e-mail. Jusqu’au date de fin, nous sommes la raison, par exemple : dans les dernières semaines de la saison fiscale, et nos réponses peuvent prendre jusqu’à délai de réponse. Pour sujet urgent, appelez le téléphone du bureau.
entreprise
Version courteÀ un événement professionnel jusqu’au jour, je lis mes e-mails une fois par jour. Je répondrai d’ici le jour de réponse. votre nom
Promettez le pire jourPromettez le délai que vous pouvez tenir le jour le plus chargé : « 2 jours ouvrés », pas « dès que possible ».
6. Message d’absence pour le week-end et hors horaires
Quand l’utiliser
- Une boîte mail professionnelle que personne ne lit le week-end, la nuit ou pendant un week-end prolongé.
- Les réglages de Gmail1 et d’Outlook2 n’acceptent qu’un début et une fin : une réponse hebdomadaire oblige à la réactiver chaque semaine. Réservez-la aux week-ends prolongés.
- Pour toutes les semaines, indiquez vos horaires dans votre signature et sur votre page de contact, et laissez le chat du site répondre la nuit et le week-end.
Week-endMerci pour votre e-mail. Nos bureaux sont fermés pour le week-end, et nous vous répondrons le jour ouvré suivant avant heure. Nos horaires : jours et horaires, fuseau horaire.
Pour type d’urgence, appelez le numéro d’urgence.
entreprise
Hors horaires, version courteMerci de votre message. Nous sommes fermés pour le moment et répondrons à partir de heure le jour ouvré suivant. entreprise
Chat du sitePour les messages d’accueil du chat hors horaires, utilisez les exemples de messages d’accueil pour le chat en direct. N’écrivez jamais « tout de suite » quand personne ne travaille.
7. Après un départ : le message d’absence pour une démission
Quand l’utiliser
- Une personne a démissionné ou quitté l’entreprise, et des clients écrivent encore à son adresse.
- C’est l’entreprise qui rédige cette réponse, pas la personne partie, et elle la laisse active tant que des clients écrivent.
- Nommez le nouveau contact avec une adresse professionnelle. Ne dites jamais pourquoi la personne est partie ni où elle est allée.
Boîte mail d’un ancien salariéBonjour,
Merci pour votre e-mail. Nom ne travaille plus chez entreprise, et cette boîte mail n’est pas consultée.
Pour son domaine, par exemple : votre dossier ou vos commandes en cours, contactez nom complet du nouveau contact à adresse pro du nouveau contact ou appelez le téléphone du bureau. Votre e-mail n’a pas été transféré : merci de le renvoyer.
Cordialement,
entreprise
Version courteNom a quitté entreprise, et cette boîte mail n’est pas consultée. Merci d’écrire plutôt à adresse pro du nouveau contact.
Avant son départAvant le dernier jour, demandez quels clients lui écrivent encore et présentez le nouveau contact par e-mail.
8. Versions courtes : statut, répondeur et chat du site
Modifiez chaque canal le même jour que votre e-mail, avec les mêmes dates. Le chat du site a besoin de lignes pour les instructions de l’agent IA.
Statut dans une messagerieAbsence du bureau, retour le jour de retour. Urgent : adresse partagée
Annonce du répondeurVous êtes bien chez entreprise. Nous sommes fermés du premier jour au dernier jour et de retour le jour de retour à heure d’ouverture. Laissez votre nom, votre numéro et un court message, et nous vous rappellerons d’ici le jour de réponse. En cas d’urgence, écrivez à adresse partagée.
Lignes pour les instructions de l’agent IADu premier jour au dernier jour, entreprise est fermée pour motif. Dites aux visiteurs que l’équipe est de retour le jour de retour et répond d’ici le jour de réponse. Continuez à répondre à partir de la base de connaissances. Demandez au visiteur son nom, son e-mail et une courte description. Est urgent : ce qui compte comme urgent. Pour les questions urgentes, transférez le chat à une personne et dites que prénom du remplaçant répond avant heure le jour ouvré suivant. Ne promettez jamais de réponse plus rapide et ne confirmez jamais ce que seule une personne peut confirmer.
Réponse enregistrée pour le remplaçantMerci pour votre message, prénom. Prénom de la personne absente est en congé, de retour le jour de retour. Je m’occupe de domaine en son absence et peux donc vous aider pour sujet. Pour le reste, prénom de la personne absente vous répondra d’ici le jour de réponse.
Retirez-les aussiLes lignes d’absence restent dans les instructions jusqu’à ce que quelqu’un les retire. Ajoutez une tâche pour le jour de votre retour.
Pour les petites équipes de vente et de support
Votre site continue de répondre pendant votre absence.
Les réponses automatiques par e-mail se règlent dans Gmail ou Outlook. Sur votre site, l’agent IA de CRMsoftware.pro répond 24 h/24 à partir de votre base de connaissances, indique la date de votre retour et prend les coordonnées du visiteur.
- Chat IA 24 h/24, 7 j/7, avec vos dates d’absence dans les « Instructions » du bot
- Transfert vers un humain : les chats attendent avec le statut « En attente d’un agent », et votre remplaçant reçoit une alerte e-mail
- Gratuit pour 3 utilisateurs ; transfert vers un humain dès Launch, 19 $ par mois, facturation annuelle
Offre Free : 3 utilisateurs, sans carte bancaire.
Exemple rempli
Les vacances de fin d’année d’une comptable, avec remplaçant et journal
Hearthstone Accounting est un cabinet fictif de comptabilité et de fiscalité de deux personnes, à Spokane, dans l’État de Washington. La dirigeante, Grace Okafor, est en vacances du samedi 19 décembre 2026 au dimanche 3 janvier 2027 ; Felipe Andrade répond aux questions urgentes des clients chaque jour ouvré à 10 h. Ces exemples de message d’absence, tirés des onglets 1 et 8, fonctionnent ensemble.
Plan d’absence : Grace Okafor, fin d’année 2026
| Absence | Du sam. 19 déc. 2026 au dim. 3 janv. 2027 |
| Retour, réponse d’ici le | De retour le lun. 4 janv., réponses d’ici le mer. 6 janv. |
| Remplaçant | Felipe Andrade, chaque jour ouvré à 10 h, sauf le 25 déc. et le 1er janv. |
| Ce qui est urgent | Un avis fiscal avec échéance, la paie, un problème bancaire |
| Réponse Gmail ; urgent : urgent@hearthstone.example | |
| Chat du site | Lignes d’absence dans les « Instructions » ; alertes à Felipe |
| Répondeur | 509-555-0142, mêmes dates, enregistré le ven. 18 déc. |
Journal d’absence : ce qui est arrivé
| Reçu | De qui, à quel sujet | Répondu |
|---|---|---|
| Lun. 21 déc., e-mail | Marisol Vega : quand les W-2 2026 seront prêts | Grace, mar. 5 janv. |
| Mar. 22 déc., chat | Dmitri Volkov : deux nouvelles recrues pour la paie du 31 déc. | Felipe, mer. 23 déc. |
| Lun. 28 déc., chat | Owen Pryce : avis de l’IRS, réponse au plus tard le 13 janv. | Felipe, mar. 29 déc. |
| Mer. 30 déc., répondeur | Tamsin Reilly, nouvelle cliente : comptabilité mensuelle | Grace, lun. 4 janv. |
| Jeu. 31 déc., e-mail | Hector Lin : copie de la déclaration 2025 pour un prêt bancaire | Felipe, lun. 4 janv. |
Dans CRMsoftware.pro le 6 janvier
| Support en direct | 2 chats transmis à Felipe, tous deux « Terminé » |
| Nouveau prospect | Tamsin Reilly, Tamarack Coffee, comptabilité mensuelle |
| Tâche | « Examiner l’avis de l’IRS : Owen Pryce », Grace, « Date limite » 8 janv. |
| E-mail de notification | Rendu à Grace, lignes d’absence retirées, lun. 4 janv. |
Pourquoi c’est important
Ce que fait une réponse automatique, et qui la lit
Une réponse automatique ne part pas à chaque e-mail. Gmail l’envoie de 0 h le premier jour à 23 h 59 le dernier jour, en général seulement au premier message d’une personne, puis à nouveau après quatre jours ; le spam et les listes de diffusion n’en reçoivent pas1. Outlook l’envoie une fois à chaque personne qui écrit pendant votre absence2, dans l’application de bureau comme sur le web5. Un seul message doit donc tout dire.
Elle part aussi chez des inconnus. Microsoft prévient que répondre à tous les expéditeurs extérieurs à votre organisation répond aussi aux bulletins d’information, aux publicités et potentiellement aux courriers indésirables2. L’équipe de sécurité informatique de l’université d’Aberdeen conseille de ne mentionner ni l’endroit où vous êtes, ni le nom et le poste de vos collègues, ni la signature avec les numéros de téléphone, car les attaquants s’en servent pour rendre l’hameçonnage crédible3. L’équipe informatique du Trinity College recommande des réponses internes et externes distinctes, la réponse externe restant générale4.
En 2025, l’Internet Crime Complaint Center du FBI a reçu 24 768 plaintes pour compromission de messagerie professionnelle, des escroqueries qui visent les entreprises payant leurs fournisseurs par virement, avec des pertes déclarées de 3,05 milliards de dollars6. Le message externe donne donc des dates, un jour de réponse et un contact pour les urgences, et rien de plus.
4 jours
après ce délai, Gmail peut renvoyer votre réponse à la même personne
24 768
plaintes au FBI pour compromission de messagerie professionnelle en 2025
5 éléments
dans chaque message d’absence de cette page
Toutes les situations
Exemples de message d’absence pour chaque situation
Ce qui change, ce qu’il faut omettre et une phrase prête à l’emploi. Les onglets contiennent les messages complets.
| Situation | Ce qui change | À omettre | Phrase prête |
|---|---|---|---|
| Vacances | Dates d’absence, jour de réponse, un seul contact pour les urgences | Votre destination, qui est à la maison | Je suis en congé et de retour le lundi 4 janvier ; je répondrai d’ici le mercredi 6 janvier. |
| Noël et fêtes de fin d’année | Toute l’entreprise ferme | Des vœux religieux en cas de doute | Nous sommes fermés pour les fêtes et rouvrons le lundi 4 janvier à 9 h. |
| Nouvel An | Souvent une courte fermeture le 1er janvier | Des promesses intenables | Bonne année ! Nous sommes fermés le 1er janvier et de retour le lundi 4 janvier. |
| Jour férié | Un ou deux jours | De longues explications sur la fête | Nous sommes fermés les 26 et 27 novembre pour Thanksgiving et répondons à partir du lundi 30 novembre. |
| Week-end et hors horaires | Le jour ouvré suivant et une heure | « Tout de suite », les numéros personnels | Nous sommes fermés pour le week-end et répondrons lundi avant 12 h. |
| Période chargée | Un vrai délai de réponse | « Disponibilité limitée » sans chiffre | Jusqu’au 15 avril, nos réponses peuvent prendre jusqu’à 3 jours ouvrés. |
| Conférence ou salon professionnel | Vous lisez vos e-mails une fois par jour | Hôtel, ville, horaires de vol | Je participe à un événement professionnel jusqu’à jeudi et lis mes e-mails une fois par jour. |
| Absence pour maladie | Aujourd’hui et la date de retour prévue | Symptômes, rendez-vous médicaux | Je ne suis pas au bureau aujourd’hui et pense être de retour demain. |
| Arrêt maladie | Le mois du retour ; qui vous remplace | Diagnostic, traitement, hôpital | Je suis en congé jusqu’en mars. Merci d’écrire à notre équipe à l’adresse ci-dessous. |
| Congé maternité | Une personne qui vous remplace par domaine | Date d’accouchement, détails familiaux | Je suis en congé maternité jusqu’en juin et je ne consulte pas cette boîte mail. |
| Congé paternité | Pareil, souvent plus court | Détails familiaux | Je suis en congé paternité jusqu’au 15 mars. Un collègue s’occupe de mes clients. |
| Congé long ou sabbatique | Boîte non consultée, e-mails non transférés | La raison | Je suis en congé jusqu’en septembre, et cet e-mail ne sera pas transféré. |
| Départ de l’entreprise | L’entreprise nomme le nouveau contact | Pourquoi la personne est partie, où elle est allée | Cette personne ne fait plus partie de l’entreprise, et cette boîte mail n’est pas consultée. |
Les dates sont des exemples. Ajoutez le contact pour les urgences indiqué dans l’onglet.
Règles
Six règles pour un message d’absence professionnel
Pour l’e-mail, le chat du site, le répondeur et le statut. Mettez-vous d’accord une fois, pour toute l’équipe.
Cinq éléments, à chaque fois
Les dates, le jour où vous répondez, le contact pour les urgences, ce qui compte comme urgent et ce que devient l’e-mail : lu plus tard, transféré ou non lu.
PhraseJe suis de retour le lundi 4 janvier et je répondrai d’ici le mercredi 6 janvier.
Promettez un jour que vous pouvez tenir
De retour lundi, réponse d’ici mercredi. « Dès que possible » n’est pas un jour, et « sous peu » est faux quand personne ne travaille.
Un seul contact pour les urgences
Une adresse partagée ou la ligne du bureau, consultée à heure fixe. Évitez les noms, les postes et les lignes directes de vos collègues dans une réponse que reçoivent des inconnus3 ; un congé long demande une personne nommée.
Rien sur le lieu ni la raison
Ni destination, ni projets de voyage, ni détails médicaux. Gmail ajoute votre signature sous la réponse1 : retirez-en votre numéro de portable avant de partir.
La politique informatique ou de sécurité de votre employeur passe en premier : certaines organisations n’autorisent que les réponses automatiques internes.
Gmail et Outlook
Configurer une réponse automatique dans Gmail et Outlook
D’après les pages d’aide de Google et de Microsoft, consultées le 13 octobre 2026. Les menus changent : s’il en manque un, cherchez « réponses automatiques » dans l’aide de l’application.
| Application | Où | Dates | Qui la reçoit | Même expéditeur |
|---|---|---|---|---|
| Gmail sur ordinateur | Paramètres > Afficher tous les paramètres > Général > Réponse automatique activée, puis Enregistrer les modifications1 | De 0 h le premier jour à 23 h 59 le dernier jour1 | Tout le monde ou vos contacts seulement ; jamais le spam ni les listes de diffusion1 | Premier message, puis à nouveau après 4 jours1 |
| Nouvel Outlook pour Windows | Affichage > Afficher les paramètres > Comptes > Réponses automatiques ; activez-les, puis Enregistrer2 | Envoyer les réponses uniquement pendant une période2 | Comptes professionnels : collègues, expéditeurs externes si vous le choisissez, ou contacts seulement2 | Une fois à chaque personne2 |
| Outlook classique pour Windows | Fichier > Réponses automatiques > Envoyer des réponses automatiques, puis OK2 | Facultatif ; s’arrête à l’heure de fin2 | Onglets Au sein de mon organisation et En dehors de mon organisation, chacun avec son propre message2 | Une fois à chaque personne2 |
| Outlook sur le web et Outlook.com | Paramètres > Comptes > Réponses automatiques, puis Sauvegarder5 | Une période ; peut aussi bloquer votre calendrier5 | Envoyer des réponses automatiques hors organisation : une case à cocher5 | Une fois à chaque personne5 |
| Chat du site (agent IA) | « Mes bots » > votre bot > onglet « Bases » > « Instructions » : lignes de l’onglet 8 ; « Enregistrer les modifications » | Aucune : ajoutez les lignes et retirez-les à la main | Chaque visiteur | Chaque chat |
L’Outlook classique avec un compte Gmail, Yahoo ou un autre compte POP ou IMAP n’a pas de réponses automatiques ; une règle ne fonctionne que tant qu’Outlook est ouvert2. Configurez la réponse dans le service de messagerie lui-même.
Plan d’absence Excel
Ce que contient le plan d’absence Excel
Quatre feuilles : Plan d’absence avec 7 absences d’exemple, Journal d’absence avec 8 messages, Synthèse, et Listes avec les situations, les personnes, les jours de fermeture et les paramètres. Les colonnes Auto se remplissent seules.
| Colonne | Ce qu’elle fait |
|---|---|
| Absence, personne absente, situation, premier et dernier jour d’absence | Une ligne par absence. Le dernier jour est la veille de votre retour. |
| De retour le, réponse d’ici le Auto | Le jour ouvré suivant, puis 2 jours ouvrés de plus, sans les week-ends ni les jours de fermeture de la feuille Listes. |
| Remplaçant, ce qui est urgent, ce que dit l’agent IA | Qui vous remplace, ce qui compte comme urgent, les lignes pour les « Instructions » du bot. |
| Quatre messages en place ; Prêt Auto | Externe, interne, chat du site, répondeur et statut : Prêt quand les quatre sont sur Oui. |
| Statut Auto | Planifié, Préparer les messages, Absence en cours, Suivi à faire, Suivi en retard ou Clôturé. |
| Messages au journal, en retard ou ouverts Auto | Comptés à partir du journal d’absence pour chaque absence. |
| Journal d’absence | Une ligne par message reçu, avec son absence, son urgence et sa date de réponse. |
| Promis pour le, statut Auto | Urgent : le jour ouvré suivant ; le reste : la date Réponse d’ici le. Ouvert, Échéance aujourd’hui, Échéance dépassée, Répondu à temps ou Répondu en retard. |
Dans l’exemple, les vacances de fin d’année de Grace amènent 5 messages, dont 3 urgents, tous traités à la date promise. Les vacances d’août de Felipe montrent ce qu’il faut repérer : 1 réponse avec 2 jours de retard et 1 message encore ouvert, donc son suivi est en retard. La feuille Synthèse compte les absences par statut et les messages traités à temps, par canal et par personne. Fonctionne dans Excel, LibreOffice et Google Sheets.
Mode d’emploi
Comment utiliser ces messages d’absence
- 1
Choisissez la situation
Copiez les versions externe, interne et courte.
- 2
Remplissez les cinq éléments
Les dates, le jour où vous répondez, le contact pour les urgences, ce qui compte comme urgent, ce que devient l’e-mail.
- 3
Organisez le remplacement
Demandez d’abord à votre remplaçant. Convenez de l’heure à laquelle il consulte l’adresse partagée et de ce qu’il peut décider.
- 4
Configurez chaque canal
La veille : e-mail, chat du site, répondeur, statut. Testez depuis une autre adresse.
- 5
Notez, puis assurez le suivi
À votre retour, répondez à tout d’ici le jour de réponse.
Mise en place dans CRMsoftware.pro
- « Mes bots » > choisissez le bot > onglet « Bases » > « Instructions » : la veille de votre départ, ajoutez les lignes de l’onglet 8. Cliquez sur « Enregistrer les modifications », puis sur « Essayez le robot ».
- Onglet « Comportement » > « Collecter les données utilisateur » : le nom et l’e-mail sont toujours demandés ; activez « Collecter le numéro de téléphone » et « Collecter la description ».
- Onglet « Connecter » > « Envoyer des notifications par e-mail » : mettez l’adresse de votre remplaçant dans « E-mail de notification » au moins un jour avant. Les deux boîtes mail doivent confirmer ; les liens et les codes expirent sous 24 heures.
- Avec Launch, les chats urgents attendent dans « Support en direct » avec le statut « En attente d’un agent » : votre remplaçant clique sur « Réclamer » (prendre le chat), répond, puis clique sur « Résoudre ».
- « Tâches » > « Nouvelle tâche » pour le jour de votre retour : « Titre de la tâche » « Retirer les lignes d’absence, rétablir les notifications », « Cédant » (la personne chargée de la tâche), « Date limite ». Ajoutez une tâche par suivi.
- Avec Growth : « Paramètres » > « Réponses enregistrées » > « Nouvelle réponse » : « Raccourci » /away, « Titre », « Corps de la réponse » avec le texte de l’onglet 8, « Partager avec l’équipe ».
CRMsoftware.pro n’envoie pas de réponses automatiques par e-mail : configurez-les dans Gmail ou Outlook. Chat IA 24 h/24 et tâches de base : Free, 3 utilisateurs. Transfert vers un humain et « Support en direct » : Launch, 19 $ par mois en facturation annuelle. Réponses enregistrées : Growth, 49 $.
Le jour de votre retour, 20 minutes
- Réponse e-mail désactivée, lignes d’absence retirées des « Instructions ».
- E-mail de notification, répondeur et statut remis comme avant.
- Journal d’absence : d’abord les suivis urgents, le reste d’ici le jour de réponse.
- Demandez à votre remplaçant ce qui reste en cours, et remerciez-le.
Questions fréquentes
Questions sur le message d’absence
Quels sont de bons exemples de message d’absence ?
Un bon message donne les dates, le jour où vous répondrez et le contact pour les urgences : « Je suis en congé et de retour le lundi 4 janvier ; je répondrai d’ici le mercredi 6 janvier. En cas d’urgence, écrivez à urgent@hearthstone.example. » Les onglets et le tableau couvrent 13 situations.
Comment annoncer son absence de façon professionnelle ?
Simplement, avec des dates : « Je suis en congé à partir du 19 décembre et de retour le lundi 4 janvier. » Ajoutez le jour où vous répondrez et le contact pour les urgences. Un message d’absence professionnel fait une promesse que vous pouvez tenir et ne dit rien du lieu où vous êtes ni de la raison.
Qu’est-ce qu’un message d’absence court ?
Deux ou trois phrases : « Absence du bureau, retour le lundi 4 janvier. Je répondrai d’ici le mercredi 6 janvier. Urgent : urgent@hearthstone.example. » Chaque onglet a une version courte ; l’onglet 8 propose des phrases pour le statut et le répondeur.
Quel est le meilleur message d’absence pour les vacances ?
Celui qui dit quand vous revenez, quand vous répondrez et à qui adresser les urgences, mais pas où vous partez. Gmail répond jusqu’à 23 h 59 le dernier jour1 : choisissez donc comme date de fin la veille de votre retour.
Quel message d’absence écrire pour les fêtes ou un jour férié ?
Écrivez au nom de l’entreprise : « Nous sommes fermés pour les fêtes et rouvrons le lundi 4 janvier à 9 h. Nous répondrons d’ici le mercredi 6 janvier. » Ajoutez un contact pour les urgences que quelqu’un consulte chaque jour, et écrivez « bonnes fêtes » si vous ne savez pas quelle fête célèbre le client.
Quel message de statut afficher pendant une absence ?
Une ligne avec le jour du retour et un contact pour les urgences : « Absence du bureau, retour le lundi 4 janvier. Urgent : urgent@hearthstone.example ». Utilisez les mêmes dates que dans votre e-mail et sur votre répondeur.
Que ne faut-il pas mettre dans un message d’absence ?
Votre destination, vos projets de voyage, qui est à la maison, des détails médicaux, votre numéro personnel et le poste de vos collègues. Les attaquants se servent de ces détails pour rendre l’hameçonnage crédible3 ; les plaintes au FBI pour compromission de messagerie professionnelle font état de 3,05 milliards de dollars de pertes en 20256.
Comment configurer une réponse automatique dans Gmail ou Outlook ?
Gmail sur ordinateur : Paramètres > Afficher tous les paramètres > Général > Réponse automatique activée, puis Enregistrer les modifications1. Nouvel Outlook pour Windows : Affichage > Afficher les paramètres > Comptes > Réponses automatiques2. Outlook sur le web : Paramètres > Comptes > Réponses automatiques5.
Comment rédiger un message d’absence pour un congé maternité, paternité ou un arrêt maladie ?
Indiquez que vous êtes en congé jusqu’à un mois donné, sans dire pourquoi, et nommez une personne qui vous remplace, avec une adresse professionnelle. Précisez que la boîte mail n’est pas consultée et si les e-mails sont transférés. Voir les onglets 3 et 4.
CRMsoftware.pro peut-il envoyer des réponses d’absence à mes e-mails ?
Non. Les réponses automatiques par e-mail se configurent dans Gmail ou Outlook. CRMsoftware.pro s’occupe du chat de votre site : l’agent IA répond 24 h/24 à partir de votre base de connaissances, avec vos dates d’absence dans ses « Instructions » (offre Free). Avec Launch, à 19 $ par mois en facturation annuelle, les chats urgents vont à votre remplaçant dans « Support en direct »7.
Modèles associés
Outils gratuits
Sources
- Heures de début et de fin, réponses répétées, signature, consulté le 13 octobre 2026 : Gmail Help, Send an automatic reply when you're out of office (computer)
- Outlook pour Windows, consulté le 13 octobre 2026 : Microsoft Support, How to set up out of office automatic replies in Outlook
- Ce qu’il faut omettre, équipe de sécurité informatique, 23 juin 2021 : University of Aberdeen, Gone Phishing! The dangers of using Out of Office Auto Reply
- Réponses internes et externes, consulté le 13 octobre 2026 : Trinity College, Technology Data and Innovation, Out-of-Office Best Practices
- Outlook sur le web, consulté le 13 octobre 2026 : Microsoft Support, Send automatic out of office replies from Outlook.com or Outlook on the web
- Plaintes et pertes liées à la compromission de messagerie professionnelle en 2025 : Federal Bureau of Investigation, Internet Crime Complaint Center, 2025 IC3 Annual Report
- Offres et prix : Tarifs de CRMsoftware.pro
Partez sans faire attendre vos clients.
Commencez gratuitement avec 3 utilisateurs et le chat IA 24 h/24. Launch, à 19 $ par mois en facturation annuelle pour 8 utilisateurs, ajoute le transfert vers un humain et la boîte de réception unifiée. Growth, à 49 $ par mois en facturation annuelle pour 20 utilisateurs, ajoute les réponses enregistrées pour les versions courtes du chat.