Шаблоны писем о пропущенном приёме
Шесть писем-напоминаний после неявки — от мягкого напоминания в тот же день до уведомления о плате за неявку и тёплого возвращения после нескольких пропусков. Используйте варианты как есть, редактируйте плейсхолдеры или скачайте редактируемый документ Word.
Автор Anatolii Ulitovskyi 
Факты проверил RH Fardin Обновлено 1. Мягкое напоминание о неявке в тот же день
Когда использоватьИспользуйте это в течение нескольких часов после пропущенного слота, пока оно не застыло в неловкую тишину.
Тема
Нам вас сегодня не хватало, имя клиента
Письмо
Здравствуйте, имя клиента,
Мы записали вас на тип записи по адресу время приёма сегодня и не увидели вас, поэтому я хотел связаться, а не оставлять это без внимания.
Ничего страшного, если что-то случилось. Дни ускользают у всех нас, и ваше место никуда не денется.
Как только будете готовы, можете выбрать новое время здесь: ссылка для бронирования. Это займёт около минуты, и вы можете выбрать то, что вам удобно на этой неделе.
Если есть что-то, чем мы можем облегчить следующий визит, просто ответьте и скажите.
С теплом,
ваше имя, название компании
2. Приглашение перенести
Когда использоватьИспользуйте это через день-два после неявки, когда достаточно простого приглашения записаться снова.
Тема
Давайте найдём новое время для вашего тип записи
Письмо
Здравствуйте, имя клиента,
Нам не удалось увидеть вас на вашем тип записи, и я был бы рад вернуть вас в календарь, чтобы вы не потеряли темп.
Чтобы было просто, вот два свободных варианта, которые могут подойти:
- вариант один
- вариант два
Если ни один не подходит, вы можете посмотреть всё остальное здесь: ссылка для бронирования. Выберите что угодно удобное, и слот ваш.
Готовиться ни к чему не нужно, и за перенос никакой платы. Я просто хочу убедиться, что вы получите то, за чем пришли.
До связи,
ваше имя, название компании
3. Вторая пропущенная запись
Когда использоватьИспользуйте это после того, как клиент пропускает дважды, чтобы мягко назвать паттерн и спросить, что помогло бы.
Тема
Всё в порядке, имя клиента?
Письмо
Здравствуйте, имя клиента,
Мы записали вас на тип записи по адресу время приёма и не увидели вас. Я заметил, что это уже второй раз, когда слот не сработал, поэтому хотел обратиться напрямую.
Я пишу не для того, чтобы упрекать вас. Я скорее хотел бы понять, что мешает, чтобы мы могли уладить это вместе.
Время неудобное, или есть что-то в самом визите, что мы могли бы упростить? Быстрый ответ поможет мне всё правильно настроить.
Как только будете готовы, можете выбрать новое время здесь: ссылка для бронирования, и я позабочусь, чтобы всё прошло гладко.
С наилучшими пожеланиями,
ваше имя, название компании
4. Уведомление о плате за неявку
Когда использоватьИспользуйте это, когда плата применяется по политике, с которой клиент уже согласился при записи.
Тема
Насчёт вашего пропущенного тип записи в время приёма
Письмо
Здравствуйте, имя клиента,
Спасибо за запись к нам. Поскольку тип записи по адресу время приёма был пропущен без предупреждения, применяется плата за неявку в размере сумма платы , в соответствии с политикой, с которой вы согласились при записи.
Я знаю, что платы никогда не радуют, поэтому хочу быть прозрачным насчёт этого, а не давать ей всплыть без объяснений.
В дальнейшем вы можете полностью этого избежать, предупредив нас как минимум за окно уведомления чтобы отменить или перенести. Так ваш слот достанется кому-то из списка ожидания, а ваш аккаунт останется чистым.
Когда будете готовы записаться снова, вот ссылка: ссылка для бронирования. Если вы считаете, что это начислено ошибочно, ответьте, и я проверю.
С уважением,
ваше имя, название компании
5. Повторное предложение из списка ожидания
Когда использоватьИспользуйте это, когда спрос высокий и вы можете предложить ближайший свободный слот, прежде чем освободить его.
Тема
Только что освободилось место для вашего тип записи
Письмо
Здравствуйте, имя клиента,
Хорошая новость: появилось свободное место для вашего тип записи по адресу новое время, и я подумал о вас в первую очередь, поскольку в прошлый раз нам не удалось вас увидеть.
Наш календарь в последнее время заполнен, так что я могу держать это место для вас только до крайний срок брони. После этого оно перейдёт к следующему, кто ждёт.
Если подходит, вы можете закрепить его здесь за несколько секунд: ссылка для бронирования. Если время не подходит, никаких проблем, и я буду следить за чем-то получше.
Так или иначе, я был бы искренне рад вскоре записать вас.
Всего доброго,
ваше имя, название компании
6. Возвращение после повторных неявок
Когда использоватьИспользуйте это через несколько недель, чтобы тепло снова открыть дверь, не зацикливаясь на пропущенных визитах.
Тема
Дверь всё ещё открыта, имя клиента
Письмо
Здравствуйте, имя клиента,
Прошло уже немного времени с тех пор, как мы вас видели, и я не хотел, чтобы связь просто угасла. Когда вы впервые пришли к нам за тип записи, вы стремились к цель, и это до сих пор важно.
Жизнь становится насыщенной, и календари рассыпаются. Я это понимаю, и никаких обид здесь нет.
Если вы хотели бы возобновить всё, я был бы рад помочь. Чтобы было просто, мы можем предложить предложение на ваш следующий визит.
Как только время покажется подходящим, вы можете записаться здесь: ссылка для бронирования, и я лично позабочусь, чтобы он был удачным.
С теплом,
ваше имя, название компании
Для небольших команд продаж и поддержки
Отвечайте на эти вопросы с AI круглосуточно.
Добавьте утверждённые ответы в базу знаний CRMsoftware.pro. AI-агент отвечает на вашем сайте 24/7 и передаёт сложные случаи команде.
- AI-чат и базовая база знаний на бесплатном тарифе
- Передача человеку и единый inbox с тарифа Launch
- Сохранённые ответы и автоперевод во входящих с тарифа Growth
Бесплатный тариф: 3 пользователя, без кредитной карты.
Как использовать
Как использовать этот шаблон
- 1
Выберите ближайший вариант. Выбирайте на основе ситуации, а не только канала.
- 2
Замените каждый заполнитель. Если вы не можете заполнить поле, сначала задайте один уточняющий вопрос.
- 3
Сохраните окончательную версию в CRMsoftware.pro, вашей CRM или службе поддержки, чтобы команда оставалась последовательной.
- 4
Просматривайте результаты еженедельно. Отбрасывайте варианты, что создают путаницу, и улучшайте те, что работают.
Вопросы и ответы
Частые вопросы
Можно ли использовать эти шаблоны в коммерческих целях?
Да. Копируйте, редактируйте и используйте их в своём бизнесе, работе с клиентами, CRM, службе поддержки или рабочем пространстве CRMsoftware.pro.
Как быстро стоит написать после неявки?
В тот же день — идеально. Мягкая записка в течение нескольких часов звучит как искренняя забота, держит слот тёплым и делает повторную запись естественной, а не неловкой.
Стоит ли упоминать плату за неявку в первом письме?
Только если плата действительно применяется по политике, с которой клиент согласился. Для первого, тихого пропуска лучше начните с доброжелательного приглашения перенести, а не с начисления.
Как быть с тем, кто пропускает дважды?
Назовите паттерн один раз, доброжелательно, а затем задайте открытый вопрос о том, что мешает. Стремитесь понять препятствие, а не предупреждать или поучать.
Какой лучший способ вернуть тех, кто раз за разом не приходит?
Подождите несколько недель, а затем сосредоточьтесь на результате, которого они хотели изначально. Держите тепло, обойдите укоры и сделайте повторную запись лёгкой, как один клик.
Используйте этот шаблон в CRMsoftware.pro
Начните бесплатно: 3 пользователя и AI-агент, который отвечает на вашем сайте 24/7. Платные тарифы от 19 $ в месяц при оплате за год.