Шаблоны приветственных писем новым клиентам, на каждый повод
Шаблоны приветственных писем с полями для заполнения на тот момент, когда появляется новый клиент: после покупки, подписания договора, регистрации аккаунта, для нового ученика или участника, при приёме пациента или клиента и для нового подписчика рассылки. В каждом есть тема, один следующий шаг, правило срока отправки и что не писать, плюс строки для 9 отраслей, файл Word и планировщик серии писем в Excel с журналом отправок.
Автор Anatolii Ulitovskyi 
Факты проверил RH Fardin Обновлено 1. Шаблон приветственного письма: пять частей, один шаг
Начните здесьВыберите повод на вкладках 2–7 или возьмите эту общую версию. Чек и подтверждение записи — отдельные автоматические письма; приветствие приходит от конкретного человека.
Пять частей
- Тема с именем клиента и первой датой«Добро пожаловать в компания, имя: первое событие в день».
- Благодарность и кто выОдна строка благодарности, ваше имя и должность, и что вы — контактное лицо клиента.
- Что дальше, с датамиДве-три нумерованные строки: что, когда, с кем.
- Один следующий шагОдно действие для клиента: что сделать, к какому сроку и как.
- К кому обращаться и какОтвет на это письмо, номер телефона, часы работы. Никогда не no-reply.
Общее приветственное письмоТема: Добро пожаловать в компания, имя: первое событие в день
Здравствуйте, имя!
Спасибо, что выбрали компания для что купил клиент. Я ваше имя, должность, и по всем вопросам об этом вы можете обращаться ко мне.
Что дальше:
1. День, дата, время: первое занятие, доставка или стартовая встреча, с кто.
2. Дата: второе событие.
3. Раз в неделю или месяц: что получает клиент, одной строкой.
Одна просьба до день: один шаг. Ответьте на это письмо или перейдите по ссылке: ссылка.
Вопросы? Ответьте здесь или позвоните мне по номеру телефон, часы работы.
ваше имя
компания
Короткая версия для чата или сообщенияЗдравствуйте, имя, это ваше имя из компания. Добро пожаловать! Первое событие — день в время. Одна просьба до этого: один шаг. Вопросы: ответьте здесь или позвоните телефон.
Чего не писать в первом письме
- Вторую просьбу, опрос или просьбу оставить отзыв.
- Допродажу, промокод или «вам также может понравиться».
- Историю компании, список функций, больше трёх ссылок и всё, что уже есть в чеке.
Транзакционное или коммерческое?По закону США CAN-SPAM письмо, всё содержание которого только подтверждает, завершает или выполняет сделку, на которую человек согласился, считается транзакционным: ссылка для отписки и почтовый адрес не нужны, но заголовки и отправитель должны быть точными. Добавьте предложение — и всё письмо может считаться коммерческим1. Google говорит прямо: никаких акций в письмах с чеком2. Подробнее в разделе о правилах.
2. Приветственное письмо после первой покупки (магазин, товар)
Когда отправлять
- Магазин сразу отправляет подтверждение заказа. Это приветствие идёт следом, в течение 1 рабочего дня, от конкретного человека.
- Если вы уже отправляете благодарность за первый заказ, не шлите два письма: добавьте в неё строки «что дальше». Этот случай закрывают благодарственные письма.
ТемаДобро пожаловать в магазин, имя: что будет с вашим заказом
ПисьмоЗдравствуйте, имя!
Спасибо за ваш первый заказ в магазин. Я ваше имя, должность, и именно мне стоит написать, если с заказом что-то не так.
Что дальше:
1. До дата: ваш заказ отправится к вам. Ссылка для отслеживания придёт по почте в тот же день.
2. С дата по дата: доставка, служба доставки.
3. Чего ждать после доставки, например инструкция по уходу в коробке.
Одна просьба, которая поможет: ответьте, если есть пожелания к доставке, например код от домофона.
Вопросы? Ответьте здесь или позвоните телефон, часы работы.
ваше имя
магазин
Если товар нужно настроитьЗдравствуйте, имя! Ваш товар приедет дата. Настройка занимает около минут минут: ссылка на инструкцию. Если что-то не получится, ответьте с фото, и я помогу по шагам.
Чек без лишнегоПравила Google для отправителей просят не смешивать типы контента в одном письме, например акции в чеке о покупке2. Скидку оставьте для отдельного, явно коммерческого письма со ссылкой для отписки.
3. Приветственное письмо новому клиенту: договор подписан
Когда отправлять
- В тот же день, когда подписан договор или пришла первая оплата, не позднее 1 рабочего дня, от человека, который будет вести работу.
- Для проекта со стартовой встречей и планом на 30 дней возьмите приветственное сообщение из чек-листа онбординга клиентов; для письма в день «да» с датами с обеих сторон — письма для продаж. Этот шаблон для небольшого бизнеса в сфере услуг, где контактным лицом остаётся один человек.
ТемаДобро пожаловать в компания, имя: первый шаг в день
ПисьмоЗдравствуйте, имя!
Спасибо, что выбрали компания для услуга. Я ваше имя, должность, и по всем вопросам вы можете обращаться ко мне. Коллега будет вести ваши занятия или бухгалтерию, а я остаюсь в курсе.
Что дальше:
1. День, дата, время: первое занятие, визит или звонок, где или как.
2. Дата: первый результат, например первый отчёт.
3. Раз в неделю или месяц: что получает клиент, например короткий отчёт по почте по пятницам.
Нам нужно от вас только одно до день: что именно. Вот защищённая ссылка для отправки: ссылка. Или просто ответьте на это письмо.
Вопросы? Ответьте здесь или позвоните мне по номеру телефон, часы работы.
ваше имя
компания
Ответ, если новый клиент — выЗдравствуйте, имя!
Спасибо за тёплый приём. Подтверждаю: первый шаг в день в время. Что вы просили пришлю до дата.
Один вопрос: вопрос. В остальном всё понятно.
ваше имя
B2B не исключениеCAN-SPAM не делает исключений для писем между компаниями1. Приветствие, которое только подтверждает то, о чём вы договорились с клиентом, транзакционное; как только оно продаёт что-то ещё, в нём нужны возможность отписаться и ваш почтовый адрес.
4. Приветственное письмо после регистрации (SaaS, приложение)
Когда отправлять
- В течение часа после регистрации, пока вкладка ещё открыта. Письмо со ссылкой для входа или подтверждением почты — отдельное автоматическое письмо: никогда не прячьте его в приветствии.
- Одно действие, которое показывает пользу продукта. Не список функций и не пять ссылок.
ТемаДобро пожаловать в продукт, имя: первый результат за минут минут
ПисьмоЗдравствуйте, имя!
Спасибо за регистрацию в продукт. Я ваше имя, должность, и я читаю каждый ответ на это письмо.
Что сделать первым делом: первое действие, например подключить календарь. Это займёт около минут минут: ссылка.
Что дальше:
1. Пробный период действует до дата. Всё включено, деньги не списываются.
2. В день я пришлю одно письмо про второй шаг. Других писем на этой неделе не будет.
3. Хотите 15-минутное демо? Выберите время: ссылка на запись.
Застряли? Ответьте одной строкой, и я помогу.
ваше имя
продукт
Если через 3 дня не началиЗдравствуйте, имя! Вы зарегистрировались в продукт день, но ещё не первое действие. Что-то мешает? Ответьте одной строкой или сделайте это здесь за минут минут: ссылка. Пробный период действует до дата.
Человек, а не системаОтправляйте с именного адреса, который читает человек, а не с no-reply. Google отмечает, что письма с адреса из контактов получателя реже попадают в спам2.
5. Приветственное письмо ученику, участнику или жертвователю
Когда отправлять
- В день, когда подтверждены зачисление, членство или первое пожертвование. Если до первого занятия больше недели, отправьте короткое второе письмо накануне.
- Ученикам до 18 лет: пишите родителю, называйте ученика по имени, логин ученика держите отдельно.
ТемаДобро пожаловать в программа, имя: начинаем день
ПисьмоЗдравствуйте, имя!
Спасибо, что присоединились к программа в компания. Я ваше имя, должность, и по всем вопросам вы можете обращаться ко мне. Занятия будет вести преподаватель или тренер.
Что дальше:
1. День, дата, время: ваше первое занятие, где или ссылка на онлайн-занятие. Приходите за 10 минут до начала.
2. Возьмите с собой или подготовьте: одна-две вещи.
3. Занятия проходят дни и время до дата окончания, всего число.
Одна просьба до день: короткая анкета уровня или вводная, 3 минуты: ссылка.
Вопросы? Ответьте здесь или позвоните телефон, часы работы.
ваше имя
компания
РодителюЗдравствуйте, имя родителя! Зачисление ученик в программа подтверждено. Первое занятие — день в время с репетитор или тренер, где или онлайн. После каждого занятия вы получаете по почте заметку в 3 строки: что прошли, что получилось, что потренировать. Одна просьба до день: один шаг. Ответьте здесь или позвоните телефон в любое время.
Новый жертвователь или волонтёрЗдравствуйте, имя! Спасибо за ваше пожертвование сумма в пользу организация. Оно оплатит одно конкретное дело. Мы будем писать вам как часто о том, что изменилось, и вы в любой момент можете остановить эти письма одним нажатием внизу. Вопросы? Ответьте здесь или позвоните мне по номеру телефон. ваше имя, должность
Первая неделя решает всёСделайте так, чтобы на первое занятие было легко прийти: ссылка или адрес, время в часовом поясе клиента и что взять с собой — в приветствии и ещё раз накануне. В планировщике Excel письмо накануне — отдельная строка.
6. Приветственное письмо: приём нового пациента или клиента
КонфиденциальностьКогда отправлять
- Как только записан первый приём, от администратора или того, кто ведёт дело. Напоминание накануне — отдельное сообщение.
- Ничего о здоровье, деле или страховом случае в письме. Анкеты и документы — через защищённый портал или ссылку, никогда не вложениями в обычное письмо.
ТемаДобро пожаловать в клиника или фирма, имя: ваш первый визит день
ПисьмоЗдравствуйте, имя!
Спасибо, что выбрали клиника или фирма. Я ваше имя, должность, и ко мне можно обращаться по вопросам записи, анкет и оплаты. Вас примет врач или специалист.
Что дальше:
1. День, дата, время: ваш первый визит по адресу адрес. Пожалуйста, приходите за 10 минут до начала.
2. До визита: вводные анкеты, около 5 минут, по защищённой ссылке: защищённая ссылка.
3. Возьмите с собой: паспорт, страховой полис или номер полиса и список лекарств или документы по вашему делу.
Чтобы перенести приём, ответьте здесь или позвоните телефон не позднее чем за 24 часа.
Мы не обсуждаем здоровье и подробности дела по электронной почте. По всем вопросам о лечении или вашем деле звоните нам по номеру телефон, часы работы.
ваше имя
клиника или фирма
Юридическая фирмаЭто письмо объясняет, как мы работаем, а не ваше дело. Всё, что касается вашего дела, вы получите напрямую от юрист — по телефону или через портал: ссылка на портал. Пожалуйста, для документов используйте портал, а не электронную почту.
Стоматология, гостиницы и страхованиеШаблоны приветственных писем для стоматологии, гостиничного бизнеса и страхования разбирают эти сферы подробнее: новый пациент, подтверждённое бронирование, новый полис. На этой вкладке — общая структура.
7. Приветственное письмо новому подписчику рассылки
Когда отправлять
- В течение часа после подписки, автоматически из сервиса рассылок или вручную, если список небольшой.
- Это коммерческое письмо: в нём нужны ваш почтовый адрес и ссылка для отписки, а тема говорит, что это1.
ТемаВы подписаны, имя: что присылает рассылка и когда
ПисьмоЗдравствуйте, имя!
Спасибо, что подписались на рассылка от компания. Договоримся так: одно письмо раз в неделю или месяц про что внутри, одной строкой — и ничего больше. Первое придёт день.
Одна просьба, которая поможет: ответьте, какую тему разобрать первой. Я читаю каждый ответ.
Чтобы письма доходили, добавьте адрес отправителя в контакты. Не ваше? Отписаться можно одним нажатием внизу любого письма.
ваше имя
компания
почтовый адрес
Подписчики из ЕСВ ЕС для маркетинговых писем нужно предварительное согласие; единственное исключение — ваши существующие клиенты, для похожих продуктов, с возможностью отказаться в каждом письме3. Согласие — это без заранее отмеченной галочки и так же легко отозвать, как дать4. Обещанная скидка идёт в это письмо и больше никуда; тем, кто отправляет в Gmail 5000 и более писем в день, нужна ещё и отписка в одно нажатие2.
8. Шаблоны приветственных писем по отраслям: что меняется
Пять частей остаются теми же. Меняются повод, первая дата и один следующий шаг. Вкладка в скобках — та, с которой стоит начать. Для гостиничного бизнеса, стоматологии и страхования есть отдельные страницы с приветственными письмами.
8.1Консалтинг, агентства и IT-услуги (вкладка 3)
Что меняетсяКто делает работу и кто остаётся контактным лицом. Первая дата: стартовая встреча или дата онбординга. Один шаг: доступы или документы, которые вам нужны; пароли — никогда по почте.
Готовая строкаКаждую пятницу вы будете получать от меня короткий отчёт. Данные для доступа придут через защищённый канал, никогда по почте.
8.2Интернет-магазины и розница (вкладка 2)
Что меняетсяЧек и отслеживание отправляются автоматически. Приветствие добавляет конкретного человека, окно доставки и как работает возврат.
Готовая строкаЕсли что-то в коробке не так, ответьте с фото в течение 14 дней, и я заменю товар или верну деньги.
8.3Образование, курсы и репетиторство (вкладка 5)
Что меняетсяУченикам до 18 лет пишите родителю. Первая дата: первое занятие. Один шаг: анкета уровня или последняя контрольная.
Готовая строкаПосле каждого занятия вы получаете заметку в 3 строки: что прошли, что получилось, что потренировать.
8.4Медицина, стоматология и юридические фирмы (вкладка 6)
Что меняетсяНикаких данных о здоровье или деле по почте. Анкеты и документы — по защищённой ссылке; письмо объясняет порядок работы, а не само дело.
Готовая строкаМы не обсуждаем здоровье и подробности дела по электронной почте. По всем вопросам о лечении или вашем деле звоните нам по номеру телефон.
8.5Некоммерческие организации (вкладка 5)
Что меняетсяБлагодарность с одним конкретным результатом пожертвования, как часто вы пишете и как отписаться. Без второй просьбы.
Готовая строкаВаши сумма оплатят одно конкретное дело. Мы будем писать вам как часто о том, что изменилось.
8.6Недвижимость (вкладка 3)
Что меняетсяПокупателям: следующий показ и что вам от них нужно. Продавцам: график размещения объявления. Арендаторам: дата заезда, залог, ключи.
Готовая строкаОтветьте, какие у вас бюджет, районы и сроки, и до день вы получите короткий список подходящих вариантов.
8.7SaaS и приложения (вкладка 4)
Что меняетсяОдно первое действие, дата окончания пробного периода и ещё одно письмо на этой неделе. Письмо для входа — отдельно.
Готовая строкаЧто сделать первым делом: первое действие. Это займёт минут минут: ссылка.
Для небольших команд продаж и поддержки
Каждое приветствие вовремя, каждый ответ в CRM.
Приветственные письма вы отправляете из своего почтового ящика. В CRMsoftware.pro AI-агент на сайте круглосуточно отвечает на вопросы новых клиентов по данным из поля «База знаний», записи сами отправляют письмо с подтверждением, а каждое письмо серии — это задача с полем «Дедлайн».
- AI-чат 24/7, который отвечает по данным из поля «База знаний» и собирает имя и email
- «Контакты», сделки и «Заметки»; задачи с полями «Дедлайн» и «Связанная сделка»
- Бесплатно для 3 пользователей. Запись с письмами-подтверждениями с тарифа Launch, 19 $ в месяц при оплате за год
Бесплатный тариф: 3 пользователя, без кредитной карты.
Заполненный пример
Репетиторский сервис приветствует родителя: четыре письма за 14 дней
Ashgrove Tutoring, вымышленный сервис онлайн-репетиторства для школьников, использует эти шаблоны приветственных писем с Рафаэлем Кинтеро, родителем, который записывает на занятия по математике дочь Софию, 13 лет. Приветствие — версия для ученика или участника, адресованная родителю.
Серия приветственных писем: Рафаэль Кинтеро
| Письмо | Срок отправки | Отправлено |
|---|---|---|
| Приветствие | Пт 9 окт, в тот же день | 18:10, вовремя |
| Перед первым занятием | Пн 12 окт, до 18:00 | 16:45, вовремя |
| После первого занятия | Вт 13 окт, в течение 2 часов | 18:05, вовремя |
| Письмо через две недели | Пт 23 окт, 10:00 | Запланировано, задача создана |
Приветственное письмо, пт 9 окт
| Тема | Добро пожаловать в Ashgrove Tutoring, Рафаэль: первое занятие Софии во вторник |
| Кто | Симона, владелица, контактное лицо; Лейла Брандт, репетитор |
| Что дальше | Вт 13 окт, 16:30, первое занятие; заметка в 3 строки после каждого; по вторникам и четвергам до 5 ноября, всего 8 |
| Один следующий шаг | Ответить с темами двух последних контрольных Софии или фото последней контрольной |
| Контакт | Ответ на письмо или 503-555-0121, по будням с 9 до 18 |
| Не вошло | Пакет подготовки к экзаменам, реферальное предложение, рассылка |
В CRMsoftware.pro на 13 октября
| Контакт | Рафаэль Кинтеро, отец Софии, конвертирован из чата на сайте |
| Сделка | Пакет по математике, 8 занятий · 360 $, «Закрыто успешно» |
| Запись | Вводный звонок пт 9 окт, 17:00; «Подтверждение записи» отправлено из раздела «Расписание» |
| Заметки | Контрольные: дроби 58%, пропорции 64%. Камера выключена на занятии 1. |
| Задачи | Приветствие, выполнено · Письмо перед занятием, выполнено · Письмо через две недели, «Дедлайн» пт 23 окт |
Почему это работает
Почему приветственное письмо читают и почему оно должно оставаться приветствием
Приветственные письма открывают. В анализе GetResponse более 4,4 млрд писем, отправленных её клиентами в 2023 году, у приветственных писем средняя открываемость была 83,63%, а кликабельность — 16,6%, против 40,08% и 3,84% у рассылок5. Это данные одного провайдера по маркетинговым отправителям, поэтому воспринимайте точные цифры как направление: первое письмо после того, как человек сказал «да», — то самое, которое прочитают, и неподходящее место для пяти ссылок.
Закон и почтовые провайдеры сходятся во мнении. По закону США CAN-SPAM письмо транзакционное, только если всё его содержание подтверждает, завершает или выполняет сделку, на которую человек согласился; FTC (Федеральная торговая комиссия) говорит, что закон трактует эти категории узко, а смешанное письмо считается коммерческим, если рекламная часть бросается читателю в глаза первой1. Правила Google для отправителей просят не смешивать акции с письмами с чеком2. Один следующий шаг, никаких предложений, отправитель с именем: вот почему эти шаблоны выглядят так, как выглядят.
84%
средняя открываемость приветственных писем по данным одного провайдера за 2023 год
40%
у рассылок в тех же данных
1
следующий шаг в каждом шаблоне на этой странице
Правила
Транзакционное или коммерческое: правила, которым должно следовать приветственное письмо
Два закона и один почтовый провайдер решают, дойдёт ли ваше приветствие и нужна ли в нём ссылка для отписки. Это не юридическая консультация.
США: транзакционное, только пока это сделка
По CAN-SPAM основная цель письма транзакционная или сервисная, когда оно состоит только из содержания, которое подтверждает, завершает или облегчает сделку, на которую получатель согласился, даёт информацию о гарантии, отзыве товара или безопасности, сообщает об изменениях аккаунта или членства либо доставляет товар или услугу; FTC говорит, что закон трактует эти категории узко. Смешанное письмо считается коммерческим, если тема читается как реклама или транзакционная часть идёт не первой. Коммерческому письму нужны точные заголовки, честная тема, пометка, что это реклама, ваш действующий почтовый адрес и возможность отписаться, которую выполняют в течение 10 рабочих дней. Каждое письмо с нарушением может стоить до 53 088 $; исключения для писем между компаниями нет1.
ЕС: сначала согласие, кроме ваших же клиентов
Директива ePrivacy (Директива 2002/58/EC о конфиденциальности и электронных коммуникациях) разрешает письма для прямого маркетинга только с предварительного согласия. Исключение: бизнес, получивший адрес при продаже, может предлагать свои похожие продукты или услуги, если клиент мог возразить при сборе адреса и может возразить в каждом письме, бесплатно3. Самому сервисному письму согласие не нужно: оно часть договора — основание, которое, по словам Европейского совета по защите данных (EDPB), не распространяется на маркетинг. Согласие — это без заранее отмеченной галочки и так же легко отозвать, как дать4.
Доставляемость: аутентификация, не смешивать, отписка в одно нажатие
Правила Google для всех отправителей: SPF или DKIM, TLS, письма в формате RFC 5322, доля спама ниже 0,3%. Не смешивайте типы контента в одном письме, например акции в чеке о покупке, и используйте один и тот же адрес отправителя для каждого типа писем. Тем, кто отправляет в Gmail 5000 и более писем в день, нужны ещё SPF, DKIM и DMARC с совпадающим доменом отправителя и отписка в одно нажатие с видимой ссылкой в маркетинговых письмах и рассылках по подписке2.
Читается у всех
Отправляйте вместе с HTML текстовую версию, чтобы письмо читалось на любом устройстве и в программе экранного доступа. Следующий шаг пишите обычным текстом, а не картинкой, и пусть каждая ссылка говорит, куда ведёт: Google просит, чтобы ссылки были видимыми и понятными и чтобы ничего не скрывалось с помощью HTML или CSS2.
Эта страница — не юридическая консультация. У штатов США и других стран есть свои правила для писем; проверьте официальные правила там, где живут ваши клиенты.
Серия писем
Серия приветственных писем для малого бизнеса: 4 письма за 14 дней
После приветствия три коротких письма ведут клиента к первому результату. У каждого есть день, одна цель и правило остановки; планировщик Excel хранит план с ответственными и сроками отправки.
| Письмо | День | Что делает | Правило остановки |
|---|---|---|---|
| Приветствие | День 0 | Благодарность, кто вы, что дальше с датами, один следующий шаг, как с вами связаться | Нет: его получают все |
| Перед первым занятием, доставкой или входом | Накануне | Ссылка или адрес, время, что взять с собой, кто их встретит | Пропустите, если первое событие уже случилось |
| После первого занятия или доставки | В тот же день, в течение 2 часов | Три строки: что было, что получилось, что дальше | Проблема в ответе останавливает серию: позвоните, решите, продолжайте |
| Письмо через две недели | День 14 | Два вопроса: что работает, что нет. Одна просьба: дата следующего шага | Никаких просьб об отзыве или рекомендации, пока открыта проблема |
| День 30 и позже | День 30 | Просьба об отзыве или рекомендации и первое предложение — отдельным коммерческим письмом | Только тем, кто может отписаться; см. благодарственные письма и опрос удовлетворенности |
Подписчик получает приветствие, а затем рассылку в обещанном ритме; пользователь на пробном периоде — приветствие, одно письмо со вторым шагом и письмо об окончании пробного периода. Чистая благодарность после первого заказа — это благодарственные письма. Первая строка, которую посетитель видит в чате, — другая вещь: приветственные сообщения чат-бота.
Планировщик Excel
Что есть в планировщике серии приветственных писем и журнале отправок в Excel
Четыре листа: «Планировщик» с серией Ashgrove Tutoring, «Журнал отправок» с 13 примерами писем, «Итоги» и «Списки». Столбцы с отметкой «Авто» заполняются сами.
| Столбец | Что делает |
|---|---|
| Планировщик: Повод, Письмо, День, Срок отправки, Ответственный, Статус | Одна строка на письмо в вашей серии: повод, название письма, день от даты начала, правило срока отправки, кто отправляет и статус — в работе, черновик или на паузе. |
| Планировщик: Следующий шаг (просьба) | Единственное, о чём просит письмо. |
| Журнал отправок: Клиент, Ученик или аккаунт, Повод, Письмо | Одна строка на письмо на клиента. Письмо выбирается из списка планировщика. |
| Дата начала | День, когда человек стал клиентом: заказ, подпись, регистрация или запись. |
| Плановая дата Авто | Дата начала плюс день письма из планировщика. |
| Дата отправки, Статус Авто | Введите день, когда отправили. Статус показывает «Запланировано», «Срок сегодня», «Просрочено», «Вовремя» или «С опозданием». |
| Ответ, Следующий шаг сделан | Да или Нет: ответил ли клиент и состоялся ли один следующий шаг. |
| Итоги Авто | Записано, отправлено, вовремя, с опозданием, просрочено сейчас, ответы и сделанные следующие шаги, с долями, по письмам и по ответственным. |
В примере отправлено 9 из 13 писем, 7 вовремя; 2 запланированы, у 1 срок сегодня и 1 просрочено. На 4 из 9 отправленных ответили, 6 привели к следующему шагу. Работает в Excel, LibreOffice и Google Таблицах.
Как использовать
Как использовать эти шаблоны приветственных писем
- 1
Выберите повод
Покупка, подписание договора, регистрация, ученик или участник, приём или подписчик. Одно приветствие на человека.
- 2
Заполните пять частей
Имя клиента в теме, кто вы, две-три строки с датами, один следующий шаг, как с вами связаться. Всё остальное удалите.
- 3
Отправьте вовремя и от человека
В тот же день при договоре, в течение часа при регистрации или подписке, 1 рабочий день после заказа.
- 4
Спланируйте следующие три
Внесите серию в планировщик Excel с ответственным и правилом срока отправки. Письмо накануне — то, о котором чаще всего забывают.
- 5
Записывайте и проверяйте раз в неделю
Одна строка на письмо. Каждую неделю: письма с опозданием и просроченные, ответы без ответа, следующие шаги, которые не состоялись.
Настройка в CRMsoftware.pro
- Чаты с сайта и веб-формы попадают в «Лиды». Когда человек оплатил или подписал договор, откройте лид и нажмите «Конвертировать в сделку»: будут созданы контакт, компания и сделка. Вставьте отправленное приветствие в «Заметки» сделки.
- В «Задачи» нажмите «Новая задача» для каждого письма серии: «Название задачи» (например «Приветственное письмо: Рафаэль Кинтеро»), «Исполнитель», «Дедлайн» и «Связанная сделка». В «Мои задачи» видны «На сегодня» и «Просроченные»; после отправки нажмите «Отметить выполненной».
- На тарифе Launch раздел «Расписание» отправляет письмо «Подтверждение записи» каждому, кто записался на время, и «Напоминание о встрече» перед ним. В «Расписание» > «Письма» отредактируйте «Тема письма», «Заголовок» и «Текст письма», затем нажмите «Сохранить шаблон». Создайте вводный звонок в «Типы событий» > «Новый тип события» и используйте «Скопировать ссылку» в своём приветствии.
- В «Мои боты» > ваш бот > вкладка «Основы» добавьте своё руководство по началу работы в поле «База знаний», а в «Инструкции» расскажите AI-агенту, кто контактное лицо для новых клиентов и что происходит после регистрации. Нажмите «Сохранить изменения», затем «Попробуйте бота». На тарифе Growth храните версию для чата в «Настройки» > «Сохраненные ответы» > «Новый ответ»: «Ярлык», например /welcome, «Заголовок», «Текст ответа», «Поделиться с командой».
CRMsoftware.pro не отправляет приветственные письма и серии писем: вы отправляете их из своего почтового ящика или сервиса рассылок, а CRM хранит контакт, сделку, «Заметки» и задачи. Лиды, 1 воронка, «Заметки» и базовые задачи бесплатны для 3 пользователей. Запись с синхронизацией календаря и письма-подтверждения входят в тариф Launch, 19 $ в месяц при оплате за год; «Сохраненные ответы» — в Growth, 49 $.
Еженедельная проверка приветствий, 15 минут
- Просроченные и опоздавшие приветствия: кто и почему?
- Ответы на приветствие, на которые никто не ответил в течение 1 рабочего дня.
- Следующие шаги, которые не состоялись за 7 дней: позвоните, не пишите снова.
- Одно предложение в шаблоне, которое кого-то запутало: исправьте шаблон.
Вопросы и ответы
Вопросы о приветственных письмах
Что должно быть в приветственном письме новому клиенту?
Пять вещей: благодарность и кто вы, что дальше с датами, один следующий шаг, как связаться с человеком, и тема с именем клиента и первой датой. Без предложений, списков функций и второй просьбы. На вкладке 1 общий шаблон; вкладки 2–7 адаптируют его под каждый повод.
Как написать приветственное письмо новому клиенту после подписания договора?
Отправьте его в тот же день, когда подписан договор или пришла первая оплата, от человека, который ведёт работу. Назовите, кто что делает, дайте первую дату и дату первого результата, попросите единственное, что вам нужно, через защищённую ссылку и укажите телефон с часами работы. На вкладке 3 — шаблон и ответ клиента.
Когда отправлять приветственное письмо?
В течение часа при регистрации или подписке, в тот же день (максимум 1 рабочий день) после подписания договора, в течение 1 рабочего дня после первого заказа и сразу после записи на первый приём для пациента или клиента. Чеки и подтверждения записи уходят сразу; приветствие от конкретного человека идёт следом.
Приветственное письмо — транзакционное или коммерческое?
В США оно транзакционное, только если всё его содержание подтверждает, завершает или выполняет то, на что человек согласился; тогда ссылка для отписки и почтовый адрес не нужны, хотя отправитель и заголовки должны быть точными. Добавьте предложение — и оно может считаться коммерческим, а тогда нужны возможность отписаться, почтовый адрес и пометка о рекламе1. Приветствие в рассылке — коммерческое.
Нужно ли согласие, чтобы отправить приветственное письмо в ЕС?
Для самого сервисного письма — нет: оно часть договора. Маркетинговым письмам нужно предварительное согласие, кроме писем вашим же клиентам о похожих продуктах, и только с простой возможностью отказаться при сборе адреса и в каждом письме34. Это не юридическая консультация: проверьте правила страны, где живёт ваш клиент.
Что такое серия приветственных писем и сколько в ней писем?
Приветствие плюс письма, которые ведут нового клиента к первому результату: для малого бизнеса — четыре за 14 дней. Приветствие, письмо накануне первого занятия или доставки, письмо в тот же день после них и письмо через две недели, у каждого — ответственный, правило срока отправки и правило остановки.
Есть ли у вас шаблоны приветственных писем для моей отрасли?
Вкладка 8 охватывает консалтинг и агентства, интернет-магазины и розницу, образование и репетиторство, медицину и стоматологию, юридические фирмы, некоммерческие организации, недвижимость, SaaS и приложения и IT-услуги: для каждой — что меняется и готовая строка. У гостиничного бизнеса, стоматологии и страхования есть свои страницы.
Может ли CRMsoftware.pro отправлять приветственные письма автоматически?
Нет. CRMsoftware.pro не отправляет приветственные письма и автоматические серии; вы отправляете их из своего почтового ящика или сервиса рассылок. AI-агент круглосуточно отвечает на вопросы новых клиентов на вашем сайте, записи сами отправляют письма с подтверждением и напоминанием на тарифе Launch, а каждое письмо серии — это задача с полем «Дедлайн». Бесплатно для 3 пользователей6.
Похожие шаблоны
Бесплатные инструменты
Источники
- Правила США для коммерческих и транзакционных писем, проверено 18 октября 2026: Federal Trade Commission, CAN-SPAM Act: A Compliance Guide for Business
- Правила Gmail для всех отправителей и для тех, кто отправляет 5000 и более писем в день, проверено 18 октября 2026: Google Workspace Admin Help, Email sender guidelines
- Правила ЕС для писем прямого маркетинга, статья 13, консолидированный текст от 19 декабря 2009: Directive 2002/58/EC on privacy and electronic communications (ePrivacy Directive), EUR-Lex
- Руководство ЕС о договоре, согласии и маркетинге как правовых основаниях, проверено 18 октября 2026: European Data Protection Board, Process personal data lawfully (Data protection guide for small business)
- Анализ более 4,4 млрд писем, отправленных клиентами GetResponse в 2023 году: GetResponse, Email Marketing Benchmarks (2024 edition)
- Тарифы и цены: Цены CRMsoftware.pro
Приветствие вовремя, один следующий шаг, каждый ответ в CRM.
Начните бесплатно с 3 пользователями, AI-чатом, лидами, 1 воронкой и базовыми задачами. Launch, 19 $ в месяц при оплате за год, 8 пользователей, добавляет запись с синхронизацией календаря и письмами-подтверждениями, WhatsApp и передачу человеку. Growth, 49 $ в месяц при оплате за год, 20 пользователей, добавляет «Сохраненные ответы».