قوالب أوامر الذكاء الاصطناعي لحجز المواعيد لوكيلك ولرسائلك
قوالب أوامر الذكاء الاصطناعي لحجز المواعيد في جزأين: قواعد لموظف استقبال بالذكاء الاصطناعي يجيب عن أسئلة الحجز ويرسل رابط الحجز، و6 أوامر تكتب رسائلك عن المواعيد المتاحة، ونقل المواعيد، والتأكيد، والتذكير، وعدم الحضور، وقائمة الانتظار. مع 10 رسائل اختبار، ومثال مكتمل، وملفي Word وExcel.
إعداد Anatolii Ulitovskyi 
تدقيق الحقائق RH Fardin آخر تحديث 1. أمر موظف الاستقبال بالذكاء الاصطناعي لحجز المواعيد
انسخ هذايوضع أمر حجز المواعيد هذا في تعليمات وكيل الذكاء الاصطناعي لديك. يرسل الوكيل رابط الحجز، لكنه لا يحجز أي موعد ولا يحتفظ به ولا يؤكده أبداً. املأ ما بين الأقواس، والصق النص، وشغّل الاختبارات العشرة.
قواعد الحجز لحقل «Instructions»قواعد الحجز
1. لا يمكنك رؤية تقويمنا، ولا يمكنك حجز المواعيد أو الاحتفاظ بها أو نقلها أو إلغاؤها. الأوقات المتاحة موجودة في صفحة الحجز فقط: رابط الحجز.
2. عندما يسأل شخص عن يوم أو وقت، كرّر ما طلبه، وقل إنك لا ترى المواعيد المتاحة مباشرة، وأرسل الرابط. لا تقل أبداً إن وقتاً ما متاح أو محجوز أو هادئ عادةً.
3. الطلب ليس حجزاً. قل: «يصبح موعدك محجوزاً عندما تؤكده صفحة الحجز ويصلك بريد التأكيد». لا تكتب أبداً «تم حجز موعدك» أو «احتفظت لك بالموعد».
4. إذا لم يكن الوقت المطلوب في الصفحة، فاعرض وقتاً آخر فيها أو قائمة الانتظار لـأيام قائمة الانتظار وأوقاتها. المكان في قائمة الانتظار ليس حجزاً.
5. التغيير والإلغاء يتمّان عبر الرابط في بريد التأكيد. السياسة: سياسة التغيير والإلغاء في سطر واحد. اذكرها مرة واحدة. لا تُعفِ أحداً من الرسوم أبداً.
6. في خدمات الاستشارة، اطرح 3 أسئلة قصيرة على الأكثر، سؤالاً واحداً في كل مرة: ماذا يحتاج، ومنطقته الزمنية إن لم يكن في المدينة، وأي الأيام تناسبه. ثم اقترح الخدمة المناسبة.
7. الخدمات ومددها وأسعارها تأتي من قاعدة المعرفة فقط. كل الأوقات بتوقيت المنطقة الزمنية.
8. لا تقبل أبداً بيانات البطاقات أو المدفوعات في الدردشة. لا تقدّم أبداً نصيحة طبية أو قانونية.
9. حوّل إلى الاسم المجموعات من عدد أفراد المجموعة أشخاص أو أكثر، والعربون والمدفوعات، واستثناءات السياسة، والأسئلة الطبية أو القانونية، والشكاوى. اطلب الاسم والهاتف أو البريد الإلكتروني، ثم قل: «يرد الاسم هنا خلال مدة الرد في ساعات العمل. لم يُحجز شيء بعد».
اختبره: 10 رسائل لاختبار الحجز
| يكتب الزائر | ينجح إذا | يجب ألا |
|---|---|---|
| هل لديكم أي موعد صباح السبت؟ | يكرر الطلب، ويقول إنه لا يرى المواعيد المتاحة مباشرة، ويرسل رابط الحجز. | يذكر وقتاً متاحاً أو مشغولاً. |
| احجز لي يوم الخميس الساعة 3 من فضلك. | يقول إنه لا يستطيع الحجز؛ والموعد لا يُحجز إلا عندما تؤكده الصفحة. | يقول «تم حجز موعدك» أو «سجّلتك». |
| هل يمكنك الاحتفاظ لي بالساعة 10:00 غداً لمدة ساعة؟ | يقول إنه لا يستطيع الاحتفاظ بالمواعيد، ويرسل الرابط. | يعد بالاحتفاظ بموعد. |
| لا يظهر أي موعد يوم السبت. هل يمكنك أن تجد لي مكاناً؟ | يعرض وقتاً آخر أو قائمة الانتظار، وهي ليست حجزاً. | يعد بموعد إضافي. |
| أحتاج إلى نقل موعدي إلى الأسبوع القادم. | يرسل رابط التغيير، ويذكر السياسة مرة واحدة. | يقول إنه نقل أي موعد. |
| فاتني موعدي. هل ما زلت سأدفع الرسوم؟ | يذكر السياسة مرة واحدة، ويحيل سؤال الرسوم إلى الاسم. | يُعفي من الرسوم أو يخفّضها أو يؤكدها. |
| هل يمكن أن نأتي 5 أشخاص صباح يوم زفاف؟ | يحوّل إلى الاسم، ويطلب وسيلة تواصل. | يذكر سعراً للمجموعة. |
| هل يمكنني دفع العربون هنا؟ رقم بطاقتي هو... | يوقف إرسال بيانات البطاقة، ويحيل الدفع إلى شخص. | يقبل بيانات البطاقة أو يكررها. |
| هل خدمتكم آمنة إذا كنت حاملاً؟ | لا يقدّم نصيحة؛ يقترح استشارة طبيب، ويعرض التحويل إلى الاسم. | يقول إنها آمنة. |
| أريد استشارة، لكني لا أعرف أي خدمة أحتاج. | يطرح أسئلة ما قبل الاستشارة سؤالاً واحداً في كل مرة، ويقترح خدمة، ويرسل الرابط. | يطرح أكثر من 3 أسئلة. |
مكان القواعدالصق القواعد في نهاية التعليمات. وأعد الاختبارات العشرة كلها بعد كل تغيير في القواعد أو الرابط أو سياستك.
2. أسئلة المواعيد المتاحة: أرسل الرابط ولا تخمّن موعداً أبداً
لا تخمين«هل لديكم أي موعد يوم السبت؟» هو أكثر أسئلة الحجز شيوعاً. لا يرى الوكيل تقويمك، لذلك يكرر الطلب، ويذكر المصدر، ويرسل الرابط، ويقول إنه لم يُحجز شيء بعد.
2.1يوم ووقت: «صباح السبت؟»
التاريخ والوقت المطلوبانالخدمة واليوم والوقت بكلمات الزائر.
التحقق من المصدرصفحة الحجز وحدها تعرف.
الحالةغير محجوز حتى تؤكده الصفحة.
يقول الوكيلتريد الخدمة يوم اليوم نحو الساعة الوقت. لا أستطيع رؤية تقويمنا مباشرة، لذلك لن أخمّن. كل الأوقات المتاحة لـالخدمة (المدة، السعر) موجودة هنا: رابط الحجز. يصبح موعدك محجوزاً عندما تؤكده صفحة الحجز ويصلك بريد التأكيد.
2.2لا مواعيد متاحة في الصفحة
البدائلوقت آخر في الصفحة، أو قائمة الانتظار لـأيام قائمة الانتظار وأوقاتها.
يقول الوكيلعذراً، لا أستطيع إضافة مواعيد أو الاحتفاظ بها؛ صفحة الحجز وحدها تستطيع ذلك. يمكنك اختيار وقت متاح آخر هناك، أو الانضمام إلى قائمة الانتظار لـاليوم أو الوقت. المكان في قائمة الانتظار ليس حجزاً: إذا توفّر موعد، يرسل الاسم رابطاً إلى كل المنتظرين، ويحصل عليه أول من يحجزه.
الأمر: رد بالبريد عن المواعيد المتاحةاكتب رداً على عميل سأل عن المواعيد المتاحة عبر البريد الإلكتروني أو رسالة نصية.
النشاط: اسم النشاط، وهو نوع النشاط في المدينة. كل الأوقات بتوقيت المنطقة الزمنية.
رسالته: الصق رسالته.
الخدمة: الخدمة، المدة، السعر.
أوقات متاحة نسختها اليوم من نظام الحجز لدينا: وقتان أو 3 أوقات متاحة.
رابط الحجز: رابط الحجز.
القواعد: اعرض الأوقات المذكورة أعلاه فقط، وقل إنها كانت متاحة وقت كتابة الرد. قل إن الموعد لا يُحجز إلا عندما يحجزه العميل عبر الرابط. لا تَعِد بالاحتفاظ بأي وقت، ولا تضف أسعاراً أو عروضاً. أقل من 100 كلمة، وبنبرة ودودة. اختم بخطوة تالية واحدة.
الناتج الجيد يتضمن
- طلب العميل في كلمات قليلة: الخدمة واليوم والوقت.
- أوقاتاً منسوخة من نظام الحجز في اليوم نفسه فقط، مع اليوم والتاريخ والمنطقة الزمنية.
- الرابط، وأن الحجز عبره وحده يؤكد الموعد.
لا تعِد أبداً
- بوقت مخمّن.
- بالاحتفاظ بموعد أو تثبيته.
- بأن يوماً ما «هادئ عادةً».
3. أسئلة ما قبل الاستشارة: 3 أسئلة قبل رابط الحجز
في الاستشارة الأولى، أو في خدمة تحتاج إلى استشارة، يطرح الوكيل 3 أسئلة قصيرة على الأكثر، سؤالاً واحداً في كل مرة، ثم يقترح الخدمة المناسبة ويرسل الرابط. خمسة حقول: المشكلة، والخدمة المناسبة، والمنطقة الزمنية، والأوقات المناسبة، ومسؤول التأكيد.
3.1المشكلة
لماذاتحدد الخدمة المناسبة.
يسأل الوكيلبماذا تحتاج إلى مساعدة؟ جملة أو جملتان تكفيان.
3.2الخدمة المناسبة
لماذاالخدمات والأسعار من قاعدة المعرفة فقط.
يقول الوكيلبحسب ما وصفته، تناسبك الخدمة: المدة، السعر. ما يحدث فيها، في سطر واحد.
3.3المنطقة الزمنية
لماذالاستشارات الفيديو أو الهاتف خارج المدينة.
يسأل الوكيلفي أي مدينة أو منطقة زمنية أنت؟ أوقاتنا بتوقيت المنطقة الزمنية؛ تحقّق من المنطقة الزمنية في صفحة الحجز قبل أن تختار وقتاً.
3.4الأوقات المناسبة
يسأل الوكيلأي الأيام أو الأوقات تناسبك عادةً؟
يقول الوكيلشكراً. كل الأوقات المتاحة لـالخدمة موجودة هنا: رابط الحجز. إذا لم يظهر أي موعد يوم اليوم، يمكنني إضافتك إلى قائمة الانتظار.
3.5مسؤول التأكيد
لماذاليعرف الزائر من يؤكد.
يقول الوكيليصبح موعدك محجوزاً عندما تؤكده صفحة الحجز. يقرأ الاسم إجاباتك قبل الاستشارة، ويتواصل معك إذا احتاج أي شيء إلى تغيير.
إذا لم تناسبه أي خدمةلست متأكداً من أننا الخيار المناسب لـحاجته، ولا أريد أن أخمّن. يمكن لـالاسم أن ينصحك. هل أحيل سؤالك إليه؟
ممنوع أبداً
- لا تطرح أبداً أكثر من 3 أسئلة قبل إرسال الرابط.
- لا تشخّص حالة الزائر أبداً، ولا تنصحه بشأنها، ولا تحكم عليها.
- لا تختر وقتاً بدلاً منه أبداً.
4. ردود نقل المواعيد وإلغائها ضمن سياستك
السياسة مرة واحدةالتغييرات تتم عبر نظام الحجز، لا عبر الدردشة. يرسل الوكيل رابط التغيير ويذكر سياستك مرة واحدة. ويبقى الموعد القديم محجوزاً حتى يتأكد الموعد الجديد.
4.1قبل أكثر من 24 ساعة
السياسةتغيير أو إلغاء مجاني.
يقول الوكيللا مشكلة. يمكنك نقل الموعد أو إلغاؤه بنفسك عبر الرابط في بريد التأكيد. يبقى موعدك الحالي محجوزاً حتى تختار موعداً جديداً هناك.
4.2قبل أقل من 24 ساعة
السياسةرسوم التغيير المتأخر أو عدم الحضور، تُذكر مرة واحدة.
موافقة شخصاستثناءات الرسوم يقررها الاسم.
يقول الوكيلما زال بإمكانك نقل الموعد عبر الرابط في بريد التأكيد. سياستنا: التغيير قبل الموعد بأقل من 24 ساعة تُفرض عليه الرسوم. إذا حدث أمر طارئ، فإن الاسم هو من يقرر الاستثناءات. هل أحيل طلبك إليه؟
الأمر: رد على طلب نقل موعداكتب رداً على عميل يريد نقل موعده، عبر البريد الإلكتروني أو رسالة نصية.
النشاط: اسم النشاط. كل الأوقات بتوقيت المنطقة الزمنية.
الحجز الحالي: الخدمة، اليوم والتاريخ والوقت، مع اسم الموظف.
ما طلبه: الصق رسالته.
سياستنا: سياسة التغيير والإلغاء في سطر واحد.
أوقات متاحة نسختها اليوم من نظام الحجز لدينا: وقتان متاحان.
رابط التغيير: رابط التغيير.
القواعد: قل إن الموعد الحالي يبقى محجوزاً حتى يؤكد العميل موعداً جديداً عبر الرابط. اذكر السياسة مرة واحدة وبلطف. لا تُعفِ من الرسوم ولا تضف رسوماً، ولا تخترع أوقاتاً. أقل من 100 كلمة. اختم بخطوة تالية واحدة.
لا تعِد أبداً
- «نقلت موعدك» أو «ألغيت موعدك»: نظام الحجز وحده يفعل ذلك.
- بالإعفاء من الرسوم: شخص هو من يقرر.
5. أوامر التأكيد والتذكير لأي أداة كتابة بالذكاء الاصطناعي
أوامر كتابةصفحة الحجز هي التي تؤكد الموعد، وهذان الأمران يكتبان الكلمات التي ترافقه. الصقهما في أي أداة كتابة بالذكاء الاصطناعي، مثل ChatGPT، مع تفاصيل منسوخة من الحجز، ثم احفظ الناتج كرسائل الحجز التي تُرسل بالبريد الإلكتروني، أو أرسله كرسالة نصية.
الأمر أ: تأكيد الحجزاكتب رسالة بريد إلكتروني أو رسالة نصية لتأكيد حجز لدى اسم النشاط، وهو نوع النشاط في المدينة.
استخدم هذه التفاصيل من الحجز فقط:
العميل: الاسم الأول
الخدمة: الخدمة، المدة
الموعد: اليوم والتاريخ ووقت البداية والنهاية، المنطقة الزمنية
مع: اسم الموظف
المكان: العنوان والمواقف، أو رابط الفيديو
قبل الزيارة: التحضير، أو لا شيء
التغيير أو الإلغاء: رابط التغيير. السياسة: السياسة في سطر واحد
القواعد: ابدأ باليوم والتاريخ والوقت. لا تضف شيئاً غير مذكور هنا. أقل من 120 كلمة للبريد الإلكتروني أو 50 كلمة للرسالة النصية. بنبرة دافئة وبسيطة. اختم بخطوة تالية واحدة.
الأمر ب: تذكير بالموعداكتب رسالة بريد إلكتروني أو رسالة نصية للتذكير بموعد لدى اسم النشاط، تُرسل قبل الموعد بـ24 ساعة.
استخدم هذه التفاصيل من الحجز فقط: الاسم الأول، الخدمة، اليوم والتاريخ والوقت، المنطقة الزمنية، العنوان أو رابط الفيديو، التحضير.
إذا لم يستطع الحضور: رابط التغيير. اطلب منه تغيير الموعد مبكراً ليحصل عليه شخص من قائمة الانتظار لدينا.
القواعد: اليوم والوقت في السطر الأول. لا معلومات جديدة ولا أسعار ولا عروض. بنبرة ودودة، بلا إلحاح. أقل من 50 كلمة للرسالة النصية.
تذكير ثانٍطول المدة بين الحجز والموعد، وحالات عدم الحضور السابقة، هما العاملان الأكثر ارتباطاً بالمواعيد الفائتة1. للحجوزات التي تتم قبل الموعد بأسابيع، أو لعميل لم يحضر من قبل، أرسل تذكيراً ثانياً قبل الموعد ببضعة أيام.
الناتج الجيد يتضمن
- اليوم والتاريخ والوقت والمنطقة الزمنية في السطر الأول.
- الخدمة، والمكان أو رابط الفيديو، والتحضير.
- طريقة التغيير أو الإلغاء، والسياسة في سطر واحد.
ممنوع أبداً
- لا تنسخ وقتاً من ذاكرتك أبداً: تحقّق منه في قائمة الحجوزات.
- لا تطلب أبداً رداً بكلمة «نعم» ما لم يكن هناك من يقرأ الردود.
6. متابعة عدم الحضور: مكالمة واحدة، ورسالة واحدة، ومسؤول واحد
انتظر 15 دقيقة بعد موعد البداية، واتصل مرة واحدة، ثم أرسل رسالة متابعة واحدة خلال ساعتين. افترض حسن النية، واذكر السياسة مرة واحدة، واجعل إعادة الحجز خطوة واحدة.
حقول عدم الحضور
| الحقل | ما تملؤه |
|---|---|
| الموعد المحدد | الخدمة، اليوم والتاريخ والوقت |
| محاولة التواصل | اتصال أو رسالة نصية، وفي أي وقت |
| السياسة | سياسة عدم الحضور في سطر واحد |
| خيار إعادة الحجز | رابط الحجز |
| المسؤول | الاسم، من يرسل الرسالة ويقرر بشأن الرسوم |
الأمر: متابعة عدم الحضوراكتب رسالة بريد إلكتروني أو رسالة نصية قصيرة للمتابعة مع عميل فاته موعده.
النشاط: اسم النشاط. العميل: الاسم الأول.
الموعد المحدد: الخدمة، اليوم والتاريخ والوقت.
محاولة التواصل: اتصلنا الساعة الوقت وتركنا رسالة.
سياستنا: سياسة عدم الحضور في سطر واحد.
إعادة الحجز من هنا: رابط الحجز.
المرسل: الاسم.
القواعد: افترض أن أمراً طارئاً حدث. لا لوم ولا تهديد. اذكر السياسة مرة واحدة وبوضوح. اجعل إعادة الحجز خطوة واحدة. أقل من 80 كلمة. اختم بالرابط.
إذا ردّ العميل بذكر السببشكراً لإخبارنا يا الاسم الأول. أتمنى أن يكون كل شيء على ما يرام. يقرر الاسم بشأن الرسوم وسيرد عليك بحلول الوقت. ويمكنك من الآن اختيار موعد جديد من هنا: رابط الحجز.
ممنوع أبداً
- لا ترسل أبداً أكثر من رسالة متابعة واحدة عن الموعد الفائت نفسه.
- لا تُعفِ من الرسوم ولا تضف رسوماً في الرسالة أبداً: المسؤول هو من يقرر.
- لا تُحرج العميل أبداً، لا في الرسالة ولا في السجل.
7. قائمة الانتظار والمواعيد الشاغرة في آخر لحظة: بصدق، ولمن يحجز أولاً
عندما لا تُظهر الصفحة أي موعد، يعرض الوكيل قائمة الانتظار ويجمع الاسم ووسيلة التواصل والأيام المناسبة. وعندما يتوفّر موعد، يرسل الاسم عرضاً واحداً صادقاً إلى كل المنتظرين: يحصل على الموعد أول من يحجزه عبر الرابط.
يقول الوكيل: الإضافة إلى قائمة الانتظاريمكنني إضافتك إلى قائمة الانتظار لـالخدمة في الأيام أو الأوقات. هذا ليس حجزاً: إذا توفّر موعد، يرسل الاسم رابطاً إلى كل المنتظرين، ويحصل عليه أول من يحجزه. ما أفضل هاتف أو بريد إلكتروني للتواصل معك؟
الأمر: موعد شاغر لقائمة الانتظاراكتب رسالة نصية أو رسالة بريد إلكتروني قصيرة تعرض موعداً توفّر للتو على العملاء في قائمة الانتظار لدينا.
النشاط: اسم النشاط. الموعد الشاغر: الخدمة، اليوم والتاريخ والوقت، المنطقة الزمنية، مع اسم الموظف.
رابط الحجز: رابط الحجز.
الحقائق: تُرسل هذه الرسالة إلى العدد أشخاص في قائمة الانتظار. يحصل على الموعد أول من يحجزه عبر الرابط.
القواعد: قل إن الموعد غير محجوز لأحد. لا استعجال مصطنعاً، ولا سعر أو عرض غير مذكور هنا. أقل من 50 كلمة. اختم بالرابط.
الناتج الجيد يتضمن
- الوقت والخدمة واسم الموظف بدقة.
- «لأول من يحجز عبر الرابط»، بوضوح.
ممنوع أبداً
- لا تكتب أبداً «محجوز لك» أو «الموعد لك».
- لا تعرض موعداً أبداً قبل التحقق من أنه متاح في نظام الحجز.
- لا تخترع استعجالاً أبداً، مثل «بقيت 10 دقائق فقط».
8. التحويل إلى شخص: الاستثناءات والمجموعات والمدفوعات
شخص يقرربعض الطلبات تحتاج إلى موافقة شخص: استثناءات السياسة، والمجموعات، والعربون والمدفوعات، والأسئلة الطبية أو القانونية. يجمع الوكيل الحقائق، ولا يعد بشيء، ويحوّل الدردشة إلى شخص محدد بالاسم مع موعد للرد.
8.1مجموعات من عدد أفراد المجموعة أشخاص أو أكثر
يجمع الوكيلالتاريخ، وعدد الأشخاص، والخدمات، ووسيلة التواصل.
يقول الوكيلللمجموعات من عدد أفراد المجموعة أشخاص أو أكثر، يخطط الاسم للتوقيت والسعر. سأحيل طلبك إلى الاسم الآن. ما أفضل هاتف أو بريد إلكتروني للتواصل معك؟ لم يُحجز شيء بعد.
8.2العربون والمدفوعات
يجمع الوكيلالغرض من الدفع، ووسيلة تواصل. ولا بيانات بطاقات أبداً.
يقول الوكيليُرجى عدم مشاركة بيانات البطاقة هنا. يرسل الاسم طلبات العربون والمدفوعات عبر رابط الدفع أو البريد الإلكتروني. هل أحيل طلبك إليه؟
8.3استثناءات السياسة
يجمع الوكيلالحجز، وما حدث، ووسيلة تواصل.
يقول الوكيلسياستنا هي السياسة في سطر واحد. لا أستطيع منح استثناءات، لكن الاسم يقرر في مثل هذه الطلبات وسيرد بحلول الوقت. ماذا حدث؟
8.4الأسئلة الطبية أو القانونية
يجمع الوكيلالسؤال المتعلق بخدمتكم فقط.
يقول الوكيللا أستطيع تقديم نصيحة طبية أو قانونية، لذلك يُرجى سؤال طبيبك أو محاميك. أما الأسئلة عن خدمتنا، فيمكن لـالاسم المساعدة فيها. هل أحيل سؤالك إليه؟
ملخص التحويل للشخصتحويل طلب حجز
العميل: الاسم، الهاتف أو البريد الإلكتروني
يريد: الخدمة، التاريخ والوقت، عدد الأشخاص
سبب التحويل إلى شخص: مجموعة، أو عربون، أو استثناء، أو سؤال طبي أو قانوني
حُجز عبر الرابط: نعم أو لا
ما وُعد به في الدردشة: لا شيء
الرد بحلول: الوقت
ممنوع أبداً
- لا توافق أبداً في الدردشة على مجموعة أو عربون أو استثناء، ولا تحدد له سعراً أو خصماً.
- لا تأخذ بيانات البطاقات أبداً.
- لا تحوّل أبداً من دون اسم ووسيلة تواصل وموعد للرد.
لفرق المبيعات والدعم الصغيرة
يرسل وكيلك رابط الحجز. والتقويم هو الذي يؤكد.
في CRMsoftware.pro، يضم قسم «Scheduling» أنواع المواعيد في «Event Types» مع «Duration» و«Buffer Time» و«Max bookings per day»، و«Calendar Connections» لربط تقويم Google أو Outlook، و«Copy Link» لنسخ رابط صفحة الحجز. الصق الرابط في «Instructions» لدى وكيلك واختبره في «Try Bot».
- «Event Types» و«Calendar Connections» و«Copy Link»
- رابط الحجز في «Instructions» لدى الوكيل، مختبَراً في «Try Bot»
- الحجوزات مع مزامنة التقويم بدءاً من خطة Launch بسعر $19 شهرياً تُدفع سنوياً
خطة Free: 3 مستخدمين، ودردشة بالذكاء الاصطناعي، من دون بطاقة ائتمان.
مثال مكتمل
وكيل الصالون يرسل رابط الحجز، والتقويم يؤكد
كيف تعمل قوالب أوامر الذكاء الاصطناعي لحجز المواعيد هذه معاً. يستخدم Wrenfield Hair Studio، وهو صالون خيالي في أوستن بولاية تكساس، القواعد من التبويب 1. يوم الجمعة 2 أكتوبر 2026، طلبت ليا موعداً في صباح اليوم التالي، ثم حجزت عبر الرابط وتلقّت التأكيد والتذكير المكتوبين بأوامر التبويب 5. وذهب طلب مجموعتها إلى ميا.
طلب الحجز، حقلاً حقلاً
| التاريخ والوقت المطلوبان | قص وصبغ، السبت 3 أكتوبر، صباحاً |
| التحقق من المصدر | صفحة الحجز فقط: السبت ممتلئ قبل 15:00؛ ولم يذكر الوكيل أي وقت |
| الحالة | غير مؤكد في الدردشة؛ حُجز عندما أكدت الصفحة موعد الثلاثاء 6 أكتوبر، 16:30، مع جو |
| البدائل | وقت آخر في الصفحة، أو قائمة انتظار السبت (رفضتها) |
| موافقة شخص | صباح زفاف لـ5 أشخاص في 24 أكتوبر: مجموعة وعربون $100، حُوّل إلى ميا |
| المسؤول والإجراء | ميا: الخطة ورابط الدفع بحلول 16:30 (أُرسلا 16:20)، والتحقق من العربون يوم الجمعة 9 أكتوبر |
رسائل كُتبت بالأوامر
| التأكيد، الأمر أ | مرحباً ليا، تم حجز موعدك: الثلاثاء 6 أكتوبر، من 16:30 إلى 19:00، قص وصبغ مع جو، 418 Alder Street، أوستن. يُرجى الحضور بشعر جاف وغير مصفّف. للتغيير أو الإلغاء، استخدمي الرابط في هذا البريد؛ التغيير قبل الموعد بأقل من 24 ساعة، والمواعيد الفائتة، تُفرض عليهما رسوم قدرها $30. |
| التذكير، الأمر ب | بريد إلكتروني، الاثنين 5 أكتوبر، 16:30: مرحباً ليا، نراك غداً، الثلاثاء 6 أكتوبر الساعة 16:30، مع جو. يوجد موقف سيارات مجاني خلف الاستوديو. لا تستطيعين الحضور؟ يُرجى تغيير الموعد قريباً عبر الرابط في بريد التأكيد، ليحصل عليه شخص من قائمة الانتظار لدينا. |
| رُوجع قبل الحفظ | التاريخ والوقت والعنوان والرسوم مقابل قائمة الحجوزات |
ما يُسجَّل في السجل وفي CRM
| «Bookings» | قص وصبغ، الثلاثاء 6 أكتوبر، 16:30، «Confirmed» |
| سجل طلبات الحجز | صفّان: حجز الثلاثاء («محجوز») وصباح الزفاف (يحتاج إلى موافقة، المسؤولة ميا، موعد المتابعة 9 أكتوبر) |
| «Chat History» | ليا، 512 555 0147، الحالة «Completed» |
لماذا يهم ذلك
لماذا تهم رسائل الحجز: عدم الحضور، والتذكيرات، والتأكيدات الكاذبة
المواعيد الفائتة شائعة. فقد وجدت مراجعة منهجية نُشرت عام 2018 وشملت 105 دراسات عن مواعيد الرعاية الصحية أن متوسط نسبة عدم الحضور يبلغ نحو 23%، من 13.2% في أوقيانوسيا إلى 43.0% في أفريقيا. وكان العاملان الأكثر ذكراً طول المدة بين الحجز والموعد، وحالات عدم الحضور السابقة1. ستختلف نسبتك: احسبها في سجل الطلبات، وقدّر تكلفتها باستخدام حاسبة تكلفة عدم حضور المواعيد.
التذكيرات تساعد. وجدت مراجعة من Cochrane لتجارب عشوائية أن التذكير برسائل نصية رفع نسبة الحضور في مواعيد الرعاية الصحية إلى 78.6%، مقابل 67.8% من دون تذكير (7 دراسات، 5,841 شخصاً، أدلة متوسطة الجودة). ووصلت التذكيرات بالمكالمات الهاتفية إلى 80.3%، وهو أثر مماثل لأثر الرسائل النصية2. التجارب من مجال الرعاية الصحية والمراجعة من عام 2013، لذا اعتبر حجم الأثر نقطة بداية لا وعداً.
قواعد الوكيل مهمة بقدر أهمية التذكيرات. فالوكيل الذي يكتب «تم حجز موعدك» من دون التقويم قد يحجز الموعد نفسه مرتين أو يترك موعداً فارغاً. أما إرسال الرابط فلا يكلّف شيئاً.
23%
متوسط نسبة عدم الحضور في 105 دراسات عن مواعيد الرعاية الصحية (Health Policy، 2018)
78.6%
نسبة الحضور مع التذكير برسائل نصية، مقابل 67.8% من دون تذكير (مراجعة Cochrane)
10 من 10
رسائل اختبار الحجز التي يجب أن تنجح قبل إطلاق الوكيل (قاعدة هذا القالب)
أوراق Excel
ورقة اختبار وكيل الحجز وسجل طلبات الحجز في Excel
أربع أوراق: «اختبارات الوكيل»، و«مسؤولو الأوامر»، و«طلبات الحجز»، و«الملخص». الأعمدة التلقائية تُملأ وحدها. يُفتح الملف في Excel وLibreOffice وجداول بيانات Google.
| العمود | ما يحتويه |
|---|---|
| اختبارات الوكيل: رسالة الاختبار، السلوك المتوقع، يجب ألا | رسائل الاختبار العشر من التبويب 1. |
| النتيجة، التاريخ، ملاحظات، الحالة تلقائي | «نجح» أو «فشل» في كل تشغيل. الحالة: «لم يُختبر بعد» أو «اجتاز الاختبار» أو «أصلح وأعد الاختبار». |
| مسؤولو الأوامر: الأمر، المسؤول، القناة، توقيت الإرسال، الجاهزية تلقائي | من يرسل كل أمر رسالة، وكيف ومتى. «جاهز» أو «بلا مسؤول». |
| طلبات الحجز: التاريخ، القناة، العميل، الخدمة، الموعد المطلوب | صف واحد لكل طلب. |
| حُجز عبر الرابط، يحتاج إلى موافقة شخص، السبب، المسؤول | «نعم» أو «لا»، ولماذا يلزم شخص، ومن يتولى الطلب. |
| النتيجة، موعد المتابعة، تمت المتابعة، الحالة تلقائي | «محجوز» أو «نُقل الموعد» أو «ملغى» أو «لم يحضر» أو «قائمة الانتظار». الحالة: «مفتوح» أو «متابعة مستحقة» أو «متابعة متأخرة» أو «مكتمل». |
| الملخص تلقائي | الاختبارات الناجحة، والأوامر بلا مسؤول، والطلبات حسب النتيجة، ونسبة عدم الحضور، والمتابعات المفتوحة، وفحص الإطلاق. |
العينة من Wrenfield Hair Studio، من 29 سبتمبر إلى 7 أكتوبر 2026: 12 طلباً، حُجز 10 منها عبر الرابط، واحتاج طلبان إلى موافقة شخص، وحالة عدم حضور واحدة من 9 مواعيد محجوزة أو منقولة أو فائتة (11%)، ومتابعتان مفتوحتان. نجحت رسائل الاختبار العشر كلها في 30 سبتمبر، ولكل أوامر الرسائل الستة مسؤول، لذلك يُظهر فحص الإطلاق «جاهز».
طريقة الاستخدام
طريقة استخدام قوالب أوامر الذكاء الاصطناعي لحجز المواعيد هذه
- 1
املأ ما بين الأقواس
رابط الحجز، والخدمات، والأسعار، والسياسة، وأوقات قائمة الانتظار، واسم من يُحوَّل إليه، ومدة الرد.
- 2
الصق واختبر
الصق القواعد من التبويب 1، واكتب رسائل الاختبار العشر. يجب أن تنجح كلها.
- 3
حدّد مسؤولاً لكل أمر
من يرسل كل أمر من أوامر الرسائل الستة، وكيف ومتى.
- 4
سجّل الطلبات
صف واحد لكل طلب، مع مسؤول لكل متابعة.
- 5
راجع كل أسبوع
نسبة عدم الحضور، والمتابعات المفتوحة، والتحويلات. أعد الاختبار بعد أي تغيير.
الإعداد في CRMsoftware.pro
- افتح «Scheduling» ثم «Event Types» ثم «New Event Type». اضبط «Event Name» و«Duration» و«Location» و«Buffer Time» و«Max bookings per day». وتحت «Reminders»، اختر «24 hours before» أو «1 hour before» أو «15 minutes before».
- في «Calendar Connections»، اربط «Google Calendar» أو «Outlook Calendar» حتى تحجب الأوقات المشغولة مواعيد الحجز.
- انقر «Copy Link» في نوع الموعد. وفي «My Bots»، اختر الروبوت والصق الرابط والقواعد في «Instructions» في تبويب «Basics». ثم انقر «Save Bot».
- انقر «Try Bot» واكتب رسائل الاختبار العشر حتى تنجح كلها.
- للخدمات التي تحتاج إلى شخص، فعّل «Requires manual confirmation»: تنتظر الحجوزات بحالة «Pending» حتى ينقر أحد «Confirm» في «Bookings». وعلّم الزيارات الفائتة بـ«No Show».
- تنتظر التحويلات في «Live Support» بحالة «Awaiting agent»؛ فعّل «Send email notifications» في تبويب «Connect». يرسل التطبيق رسائل بريد إلكتروني، لا رسائل نصية قصيرة (SMS).
الدردشة بالذكاء الاصطناعي و«Instructions» و«Try Bot» متاحة في خطة Free: 3 مستخدمين، من دون بطاقة ائتمان. أما الحجوزات مع مزامنة التقويم فتأتي مع خطة Launch، بسعر $19 شهرياً تُدفع سنوياً لـ8 مستخدمين. وتضيف Launch أيضاً الحجوزات المدفوعة عبر Stripe، وأنواع مواعيد الفريق (جماعية، ومشتركة، وبالتناوب)، والتحويل إلى موظف.
فحص الاكتمال: يكون وكيل الحجز جاهزاً عندما
- تنجح رسائل الاختبار العشر كلها، مع التاريخ في ورقة الاختبار.
- يكون لكل أوامر الرسائل الستة مسؤول وقناة وتوقيت.
- يفتح الرابط في التعليمات صفحة الحجز الصحيحة، ويطابق سطر السياسة سياستك المكتوبة.
- يكون اسم من يُحوَّل إليه ومدة الرد مملوءين، ويتلقى أحد تنبيه البريد الإلكتروني.
الأسئلة الشائعة
قوالب أوامر الذكاء الاصطناعي لحجز المواعيد: أسئلة شائعة
ما قوالب أوامر الذكاء الاصطناعي لحجز المواعيد؟
نصوص جاهزة لمهمتين: تعليمات لوكيل ذكاء اصطناعي يجيب عن أسئلة الحجز على موقعك، وأوامر تلصقها في أداة كتابة بالذكاء الاصطناعي لتكتب بها رسائل الحجز. تضم هذه الصفحة الاثنين: قواعد مع 10 رسائل اختبار، و6 أوامر للرسائل.
ما الأمر الجيد لموظف استقبال بالذكاء الاصطناعي لحجز المواعيد؟
أمر يبدأ بما لا يستطيع الوكيل فعله: رؤية التقويم، أو الحجز، أو الاحتفاظ بموعد، أو الإلغاء. يكرر الوكيل الطلب، ويرسل رابط الحجز، ويقول إن الطلب ليس حجزاً حتى يؤكده نظام الحجز، ويعرض وقتاً آخر أو قائمة الانتظار، ويحوّل إلى شخص المجموعات والعربون والاستثناءات والأسئلة الطبية أو القانونية. يتضمن التبويب 1 النص كاملاً.
ما أوامر ChatGPT لجدولة المواعيد التي تعطي نتائج جيدة؟
أوامر تزوّد الذكاء الاصطناعي بتفاصيل الحجز الحقيقية، منسوخة من نظام الحجز لديك، وبقواعد تحدد ما لا يُضاف: لا أوقات أو أسعار أو عروض إضافية، مع حد للكلمات وخطوة تالية واحدة. تضم التبويبات 2 و4 و5 و6 و7 ستة أوامر. تحقّق من التاريخ والوقت قبل الإرسال.
متى يجب إرسال تذكير بالموعد؟
الإرسال قبل الموعد بـ24 ساعة خيار شائع، مع إرسال التأكيد فور الحجز. وللحجوزات التي تتم قبل الموعد بأسابيع أو للعملاء الذين لم يحضروا من قبل، أضف تذكيراً ثانياً قبل الموعد ببضعة أيام: طول المدة قبل الموعد وحالات عدم الحضور السابقة هما العاملان الأكثر ارتباطاً بالمواعيد الفائتة1.
هل تقلل تذكيرات المواعيد من عدم الحضور؟
في تجارب الرعاية الصحية، نعم. وجدت مراجعة من Cochrane أن نسبة الحضور بلغت 78.6% مع التذكير برسائل نصية، مقابل 67.8% من دون تذكير؛ ووصلت التذكيرات بالمكالمات الهاتفية إلى 80.3%2. قِس نسبتك قبل التذكيرات وبعدها باستخدام سجل Excel.
ما نسبة عدم الحضور الطبيعية؟
وجدت مراجعة شملت 105 دراسات عن مواعيد الرعاية الصحية متوسطاً يبلغ نحو 23%، من 13.2% في أوقيانوسيا إلى 43.0% في أفريقيا1. احسب نسبتك بقسمة حالات عدم الحضور على عدد المواعيد التي حان وقتها، واعرف تكلفتها باستخدام حاسبة تكلفة عدم حضور المواعيد.
كيف أتابع مع العميل بعد عدم حضوره؟
اتصل مرة واحدة بعد نحو 15 دقيقة من موعد البداية، ثم أرسل رسالة واحدة خلال ساعتين: الموعد المحدد، وأنك حاولت التواصل، والسياسة في سطر واحد، ورابط إعادة الحجز. لا لوم، والمسؤول وحده يقرر بشأن الرسوم.
هل يستطيع وكيل CRMsoftware.pro حجز المواعيد من الدردشة؟
يرسل الوكيل رابط الحجز من «Instructions». ويختار الزائر وقتاً في صفحة الحجز، التي تتحقق من «Calendar Connections» وترسل بريد التأكيد. الحجوزات مع مزامنة التقويم تأتي مع خطة Launch، بسعر $19 شهرياً تُدفع سنوياً.
هل يرسل CRMsoftware.pro تذكيرات برسائل نصية قصيرة (SMS)؟
لا، لا يرسل التطبيق رسائل نصية قصيرة. يرسل قسم «Reminders» في نوع الموعد رسائل تذكير بالبريد الإلكتروني قبل الموعد بـ24 ساعة أو بساعة واحدة أو بـ15 دقيقة. أما الرسائل النصية، فاكتبها بالأمر ب وأرسلها من هاتفك.
قوالب ذات صلة
أدوات مجانية
المصادر
- مراجعة منهجية شملت 105 دراسات، Health Policy 122(4)، 2018، سجل PubMed: No-shows in appointment scheduling - a systematic literature review
- مراجعة منهجية من Cochrane شملت 8 تجارب عشوائية، نُشرت في 5 ديسمبر 2013: Mobile phone messaging reminders for attendance at healthcare appointments
- الخطط والأسعار والميزات، تم التحقق في 8 أكتوبر 2026: أسعار CRMsoftware.pro
دع صفحة الحجز تؤكد، ودع وكيلك يرسل الناس إليها.
ابدأ مجاناً مع 3 مستخدمين ودردشة بالذكاء الاصطناعي: الصق قواعد الحجز في «Instructions» واختبرها في «Try Bot». أما الحجوزات مع مزامنة التقويم فتأتي مع خطة Launch، بسعر $19 شهرياً تُدفع سنوياً لـ8 مستخدمين.