Guion para solicitudes de reserva de hoteles, eventos, tours y chárter de yates
Un guion para solicitudes de reserva por chat, WhatsApp y teléfono, con las preguntas imprescindibles para una estancia en hotel, un espacio para eventos, un tour y un chárter de yates. Cubre las fechas sin disponibilidad, los datos que faltan y los cambios de idioma. Tu IA recoge una solicitud y una persona confirma la disponibilidad y el precio. Archivos de Word y Excel gratis.
Creado por Anatolii Ulitovskyi 
Verificado por RH Fardin Actualizado el 1. Estancia en hotel: habitaciones para viajeros solos, parejas y familias
Para una persona, una pareja o una familia, hasta 4 habitaciones. Haz una pregunta por mensaje y sáltate lo que el cliente ya haya dicho.
Datos imprescindibles, en este orden
- Fechas de entrada y salida
- Adultos y niños, con sus edades
- Número de habitaciones y tipo
- Presupuesto por noche, como rango
- Peticiones especiales
- Nombre y email o teléfono
1.1Fechas y noches
Por quéLas tarifas y la disponibilidad cambian según la noche.
Si dice «algún día de mayo»Ofrece dos opciones, como del viernes 7 al domingo 9 de mayo o del viernes 14 al domingo 16 de mayo.
Pregunta¿Qué fechas de entrada y salida te gustarían?
1.2Adultos, niños y edades
Por quéLas edades deciden las camas y, a menudo, el precio.
Si dice «somos una familia»Pide números, no una etiqueta.
Pregunta¿Cuántos adultos y cuántos niños vienen? ¿Qué edad tienen los niños?
1.3Habitaciones y tipo
Por quéEl cliente elige la opción. Una persona la confirma.
Si pregunta qué opciones hayMenciona 2 o 3 tipos de habitación con su tarifa desde. Nunca des un total.
Pregunta¿Prefieres tipo de habitación A o tipo de habitación B? Las tarifas empiezan en precio por noche.
1.4Presupuesto por noche
Por quéPocos clientes responden a una pregunta abierta sobre el presupuesto, pero casi todos eligen un rango.
Si prefiere no decirloEscribe «no indicado» y sigue.
Pregunta¿Tu presupuesto por noche está más cerca de menos de 150 $, de 150 a 250 $ o más de 250 $?
1.5Peticiones especiales
Por quéUna pregunta abierta capta lo que importa.
Si pide entrar antes de horaAnótalo como petición. La responde una persona.
Pregunta¿Hay algo que debamos saber, como necesidades de accesibilidad, una cuna, estacionamiento o una llegada tarde?
1.6Datos de contacto
Por quéSin contacto, no hay oferta.
Si dudaExplica que la oferta llega por email o por teléfono, y deja que elija.
Pregunta¿Cuál es el mejor email o teléfono para que compañero te envíe la oferta?
Cierra conGracias, nombre. Tu solicitud: del entrada al salida, adultos adultos y niños niños, tipo de habitación, unos presupuesto por noche. Esto es una solicitud, no una reserva. Compañero comprobará la disponibilidad y te enviará una oferta antes de las hora.
Resumen de traspasoSolicitud de estancia en hotel para responsable. Estado: solicitud, sin confirmar. Fechas: del entrada al salida, noches noches. Personas: adultos adultos, niños niños (edades: edades). Habitación: habitaciones x tipo de habitación. Presupuesto: rango por noche. Peticiones: peticiones. Falta: datos o ninguno. Idioma: idioma. Contacto: email o teléfono.
ConsejoNunca escribas que una habitación está libre o reservada. Una empresa responde de lo que su chatbot les dice a los clientes1.
2. Espacio para grupos o eventos: bodas, reuniones y bloques de habitaciones
Para bodas, fiestas, reuniones, retiros y estancias de 10 habitaciones o más.
Datos imprescindibles, en este orden
- Tipo de evento, fecha y una fecha alternativa
- Invitados y, si se alojan, habitaciones por noche
- Horario y montaje
- Comida, bebida y extras
- Presupuesto total o por persona
- Quién decide y para cuándo
- Nombre, empresa y email o teléfono
2.1Evento y fecha
Por quéLos espacios venden fechas. Una fecha alternativa es una segunda oportunidad.
Si la fecha no está decididaPregunta el mes y el día de la semana que prefiere.
Pregunta¿Qué estás organizando y para qué fecha? ¿Tienes una fecha alternativa?
2.2Invitados y habitaciones
Por quéEl número de invitados decide el espacio. Si se quedan a dormir, se suma un bloque de habitaciones.
Si dice «de 60 a 80»Anota los dos números. El equipo planifica para el mayor.
Pregunta¿Cuántos invitados esperas y se quedará alguno a dormir? ¿Unas cuántas habitaciones por noche?
2.3Horario y montaje
Por quéUna cena sentada para 80 necesita un espacio distinto que un cóctel para 80.
Si no lo tiene claroOfrece los 2 montajes que más usas.
Pregunta¿A qué hora empezaría y terminaría? ¿Te imaginas una comida sentada, un cóctel de pie o sillas en filas?
2.4Comida, bebida y extras
Por quéEl catering cambia mucho el precio.
Si trae su propio cateringAnótalo. Decide el equipo de eventos.
Pregunta¿Quieres que nos encarguemos de la comida y la bebida? ¿Necesitas algo más, como una pantalla o micrófonos?
2.5Presupuesto
Por quéUn rango significa una oferta en lugar de tres.
Si no quiere decirloDa tu rango primero: «Los eventos así suelen costar rango. ¿Se acerca a lo que pensabas?»
Pregunta¿Tienes en mente un presupuesto total o por persona? Basta con un rango aproximado.
2.6Decisión y plazos
Por quéQuien escribe a menudo no es quien firma.
Si decide otra personaPregunta si la oferta debe llegarle también a ella.
Pregunta¿Quién más participa en la decisión y para cuándo tienes que elegir el espacio?
Cierra conGracias, nombre. Tu solicitud: evento el fecha, fecha alternativa fecha, invitados invitados, montaje, presupuesto rango. Esto es una solicitud y la fecha todavía no está bloqueada. Compañero, nuestro responsable de eventos, te enviará la disponibilidad y una primera oferta antes de las hora. ¿Cuál es el mejor email o teléfono?
Ofrece una visita¿Quieres ver el espacio antes? Elige una hora con compañero aquí: enlace de reserva.
Resumen de traspasoSolicitud de evento para responsable. Estado: solicitud, sin confirmar. Evento: tipo el fecha, fecha alternativa fecha. Invitados: número. Habitaciones: habitaciones por noche, noches noches. Horario y montaje: horario, montaje. Comida y extras: detalles. Presupuesto: rango. Decide: quién, antes del fecha. Falta: datos o ninguno. Idioma: idioma. Contacto: datos.
3. Tours y actividades: excursiones de un día, paseos en barco y clases
Para tours, paseos en barco y clases con una hora de inicio fija. Aquí importan las edades, la recogida y la seguridad, no las habitaciones.
Datos imprescindibles, en este orden
- Tour, fecha y hora de inicio
- Personas y edades de los niños
- Punto de recogida o de encuentro
- Compartido o privado
- Notas de seguridad
- Nombre y un móvil para el día del tour
3.1Tour, fecha y hora
Por quéLos tours salen a horas fijas y con plazas limitadas.
Si dice «este fin de semana»Repítelo como fecha completa: «¿El sábado 10 de octubre, a las 10:00 o a las 16:00?»
Pregunta¿Qué tour te interesa y para qué fecha? Salimos a las horas.
3.2Personas y edades
Por quéMuchas actividades tienen una edad mínima o un precio para niños.
Si un niño no llega a tu edad mínimaDíselo y ofrece un tour para todas las edades: otro tour.
Pregunta¿Cuántas personas vienen y qué edad tienen los niños?
3.3Punto de recogida o de encuentro
Por quéSin él, el guía llama la mañana del tour y la salida se retrasa.
Si aún no sabe cuál será su hotelDa el punto de encuentro y pide el nombre del hotel más adelante.
Pregunta¿Dónde te recogemos? También puedes venir a punto de encuentro.
3.4Compartido o privado
Por quéEn los tours, esta es la pregunta del presupuesto.
Si pregunta el precioDa el precio por persona del tour compartido. Los tours privados los presupuesta el equipo.
Pregunta¿Prefieres unirte a un grupo compartido o hacer un tour privado solo para tu grupo?
3.5Notas de seguridad
Por quéLa movilidad, las alergias o no saber nadar cambian qué tour es seguro.
Si menciona un problema de saludNo des consejos. Anótalo y que decida el responsable.
Pregunta¿Debe saber algo el guía, como necesidades de movilidad, alergias o si alguien no sabe nadar?
3.6Número de móvil
Por quéEl día del tour los planes cambian rápido.
Si solo da un emailPídelo una vez más y, si no, acepta el email.
Pregunta¿En qué móvil puede localizarte el guía durante el tour? Vale WhatsApp.
Cierra conGracias, nombre. Tu solicitud: tour el fecha a las hora, adultos adultos y niños niños (edades: edades), recogida en lugar. Esto es una solicitud, no una plaza confirmada. Compañero confirmará las plazas y el precio antes de las hora.
Tour para hoy o mañanaPara un tour tan próximo, llama al teléfono, por favor. También he enviado tu solicitud a compañero.
Resumen de traspasoSolicitud de tour para responsable. Estado: solicitud, sin confirmar. Urgente: sí o no. Tour: tour, compartido o privado, fecha, hora. Personas: adultos adultos, niños niños (edades: edades). Recogida: lugar. Notas de seguridad: notas o ninguna. Falta: datos o ninguno. Idioma: idioma. Móvil: número.
4. Chárter de yates: por día o por semana, con tripulación o sin patrón
Para chárteres de un día o de una semana, con tripulación o sin patrón. Un chárter necesita el puerto, las personas a bordo y quién navega.
Datos imprescindibles, en este orden
- Fechas, y si es de día o con noches a bordo
- Puerto de salida, y de llegada si es solo ida
- Personas a bordo: adultos y niños
- Con tripulación o sin patrón, y la titulación del patrón
- Yate o tipo
- Presupuesto para la tarifa del chárter
- Nombre y email o teléfono
4.1Fechas y tipo de chárter
Por quéLos chárteres semanales suelen ir de sábado a sábado. Los de un día tienen otro precio.
Si quiere una semana más cortaAnótalo. Decide el responsable de chárter.
Pregunta¿Qué fechas tienes en mente? ¿Es una salida de un día o con noches a bordo?
4.2Puertos
Por quéUn trayecto de solo ida obliga a que el yate vuelva, y eso puede cambiar el precio.
Si menciona un puerto en el que no operasOfrece tu puerto más cercano: puerto.
Pregunta¿Quieres salir y volver a puerto base o terminar en otro lugar?
4.3Personas a bordo
Por quéCada yate tiene un número máximo de pasajeros certificado, a menudo menor si se duerme a bordo.
Si el grupo supera el límiteNo prometas nada. Ofrece dos yates o un chárter de un día y deja que lo compruebe una persona.
Pregunta¿Cuántas personas irán a bordo y cuántas de ellas son niños?
4.4Con tripulación o sin patrón
Por quéSin patrón, el propio grupo lleva el yate, así que primero se comprueba quién hará de patrón.
Si elige sin patrónPide la titulación y la experiencia del patrón. Decide el responsable de chárter.
Pregunta¿Prefieres un chárter con tripulación, con patrón y marineros, o sin patrón, en el que tu grupo lleva el yate por su cuenta?
4.5Yate o tipo
Por quéPara una primera oferta basta con un yate concreto o un tipo.
Si nombra un yateAnótalo como «o similar», por si está ocupado.
Pregunta¿Tienes en mente algún yate o un tipo que prefieras: velero, catamarán o yate a motor?
4.6Tarifa del chárter
Por quéLas tarifas cambian según el yate y la temporada, y los extras van en la oferta.
Si está por debajo de tu tarifa más bajaOfrece un yate más pequeño, menos días o una salida de un día.
Pregunta¿Qué presupuesto tienes en mente para la tarifa del chárter? Los extras, como comida, combustible y tasas portuarias, aparecen aparte en la oferta.
Cierra conGracias, nombre. Tu solicitud: yate o tipo, con tripulación o sin patrón, del fecha de inicio al fecha de fin, desde puerto, adultos adultos y niños niños, tarifa del chárter de unos presupuesto. Esto es una solicitud, no una reserva. Compañero comprobará la disponibilidad y te enviará una oferta con el precio y las condiciones antes de las hora.
Resumen de traspasoSolicitud de chárter para responsable. Estado: solicitud, sin confirmar. Yate: yate o tipo, con tripulación o sin patrón. Fechas: del inicio al fin, noches noches. Puertos: de puerto de salida a puerto de llegada. Personas: adultos adultos, niños niños (edades: edades). Titulación del patrón: titulación o no necesaria. Tarifa del chárter: rango. Falta: datos o ninguno. Idioma: idioma. Contacto: email o teléfono.
ConsejoSegún el Red Ensign Group Yacht Code, los yates comerciales de 24 metros o más no llevan más de 12 pasajeros2, y quien alquila un barco en el extranjero suele tener que acreditar su competencia3. Anota el límite de cada yate en tu base de conocimientos.
5. Cuando las fechas, la habitación, el tour o el yate no están disponibles
Tu IA no ve la disponibilidad en tiempo real. Solo sabe lo que dice tu base de conocimientos: temporadas cerradas, límites de personas y fechas que marcaste sin disponibilidad. Lo demás lo comprueba una persona. Nunca escribas «probablemente está libre».
Qué ofrecer, en este orden
- Otras fechasLas fechas libres más cercanas, o una semana antes o después.
- Otra opciónOtra habitación, espacio, horario de tour o yate a un precio parecido.
- Lista de esperaSolo con una fecha en la que darás respuesta, nunca como reserva.
- RecomendaciónUn socio de confianza, si tú no puedes ayudar.
IA: fecha marcada como cerrada o sin plazasNegocio está cerrado o sin disponibilidad el fechas. Las fechas más cercanas que tenemos son fechas. ¿Envío a compañero una solicitud para esas fechas?
IA: más personas que el límiteOpción admite hasta 12 personas. Para 14, compañero puede revisar alternativa. ¿Lo añado a tu solicitud?
IA: le preguntan si está libreNo puedo ver la disponibilidad en tiempo real, pero puedo enviar tu solicitud a compañero ahora. Compañero te responderá antes de las hora.
Responsable: dos alternativasGracias por esperar, nombre. Opción no está disponible el fechas. Puedo ofrecerte alternativa 1 o alternativa 2. ¿Quieres una oferta para alguna de ellas?
Responsable: lista de esperaEstás en la lista de espera para opción el fechas. Esto no es una reserva. Si se libera, te escribo enseguida. Si no, te aviso antes del fecha.
Si lo rechaza todoGracias por pensar en nosotros. Si cambian tus planes, escríbenos aquí. Puede que socio tenga disponibilidad en tus fechas: enlace.
6. Datos que faltan y cambio de idioma
Los clientes suelen enviar la mitad de los datos de golpe. Guarda lo que ya tienes y pregunta solo por el primer dato que falte.
Cuando faltan datos
- Guarda lo que tienesNunca vuelvas a preguntar por un dato que el cliente ya dio.
- Pregunta por un solo datoUn dato que falta por pregunta. Adultos y niños pueden ir juntos.
- Repite las respuestas vagasConvierte «el fin de semana que viene» en «del viernes 16 al domingo 18 de octubre» y pide al cliente que lo confirme.
- Para tras dos intentosEntonces traspasa con «Falta: dato» y el estado Faltan datos. Solo los datos de contacto no se pueden saltar.
IA: ha dado parte de los datosGracias, nombre. Tengo fechas para personas personas. Una cosa más, para que compañero pueda preparar tu oferta: pregunta del dato que falta
IA: no ha dado presupuestoNo hay problema. ¿Está más cerca de rango A, rango B o rango C? Si prefieres no decirlo, lo dejo abierto.
IA: aún falta el contactoPara enviar tu solicitud a compañero, necesito un email o un teléfono. ¿Qué prefieres?
Cuando el cliente cambia de idioma
- Responde en el idioma del último mensaje del cliente. Si cambia, cambia tú también, sin preguntar.
- Escribe las fechas con el nombre del mes: 07/10 es el 10 de julio en EE. UU. y el 7 de octubre en la mayor parte de Europa.
- Escribe los precios con el código de moneda, como 180 USD.
- Mantén los nombres y las direcciones tal como los escribió el cliente.
- Escribe el resumen en el idioma de tu equipo, con «Idioma: idioma».
ConsejoEn una encuesta a 8.709 consumidores, el 76% prefería comprar con información en su propio idioma4. Desde el plan Growth, la bandeja de CRMsoftware.pro traduce automáticamente para el responsable.
7. Solicitud o confirmación: qué puede decir la IA y qué no
Se aplica a todas las pestañasSolo una persona puede confirmar una reserva, después de comprobar la disponibilidad, el precio y las condiciones. Hasta entonces, la IA recoge una solicitud. Un tribunal declaró a Air Canada responsable de lo que el chatbot de su web le dijo a un cliente1.
Nunca digas, y qué decir en su lugar
| Nunca digas | Di en su lugar |
|---|---|
| Tu habitación está reservada. | Tu solicitud está anotada. Compañero confirmará la disponibilidad antes de las hora. |
| Sí, está disponible. | No puedo ver la disponibilidad en tiempo real. Compañero lo comprobará. |
| El total es 2.400 $. | Las tarifas empiezan en precio por noche. El precio exacto llega con la oferta. |
| Te lo dejo bloqueado. | Compañero puede decirte si es posible bloquearlo. |
| Cancelación gratuita, sin problema. | Las condiciones de cancelación están en la oferta y en página de condiciones. |
Pega en las instrucciones de la IARecoges solicitudes de reserva para negocio. No puedes ver la disponibilidad ni confirmar reservas, precios, bloqueos, descuentos ni reembolsos. Nunca digas que algo está reservado, confirmado, garantizado, bloqueado o apartado. Llámalo solicitud, di el nombre de la persona que la confirmará y para cuándo. Da solo precios de partida que figuren en la base de conocimientos.
Quién confirma y cuándo
- El responsable compruebaLa disponibilidad, el precio y las condiciones, en tu propio sistema o calendario.
- El responsable envía la ofertaPrecio, condiciones y forma de pago. Estado: Oferta enviada.
- El cliente aceptaSeñal, pago o contrato firmado, según tus condiciones.
- El responsable confirmaSolo ahora: «Tu reserva está confirmada». Estado: Confirmada por el responsable.
8. Resumen de traspaso: envía cada solicitud al responsable adecuado
El resumen es lo primero que lee el responsable. Debe permitirle comprobar la disponibilidad y enviar una oferta sin volver a preguntar al cliente.
Quién recibe cada solicitud
| Solicitud | Responsable | Responder en |
|---|---|---|
| Estancia en hotel | Reservas | 2 horas laborables |
| Grupo o evento | Responsable de eventos | El mismo día laborable |
| Tour o actividad | Mostrador de tours | 2 horas, 15 minutos si es hoy |
| Chárter de yates | Responsable de chárter | 24 horas |
| No está claro | Recepción o dueño | 2 horas laborables |
Formato del resumenSolicitud de tipo para responsable. Estado: solicitud, sin confirmar. Fechas: fechas, noches noches. Personas: adultos adultos, niños niños (edades: edades). Opción: habitación, espacio, tour o yate. Lugar: recogida o puerto. Presupuesto: rango. Peticiones: notas. Falta: datos o ninguno. Idioma: idioma. Contacto: email o teléfono. Respuesta prometida: antes de las hora.
La IA le dice al clienteGracias. He enviado tu solicitud a compañero, que se encarga de estancias, eventos, tours o chárteres y te responderá antes de las hora. Hasta entonces, esto es una solicitud, no una reserva.
Si no hay nadie conectadoAhora mismo nuestro equipo no está conectado. Tu solicitud está guardada y compañero te responderá mañana antes de las hora. Si es urgente, llama al teléfono.
ConsejoNombra un suplente para cada responsable. Una solicitud que espera en una bandeja vacía es una reserva perdida.
Para pequeños equipos de ventas y soporte
Recoge solicitudes de reserva 24/7 y pásalas a la persona adecuada.
El agente de IA de CRMsoftware.pro hace tus preguntas imprescindibles en el idioma del cliente, guarda las respuestas y pasa la solicitud a tu equipo, que es quien confirma la reserva.
- La IA responde en más de 95 idiomas, de día y de noche
- Bandeja de leads y 1 pipeline en el plan Free
- Traspaso a una persona con avisos por email y push desde 19 $ al mes, con facturación anual
Plan Free: 3 usuarios, sin tarjeta de crédito.
Ejemplo completo
Una solicitud de chárter en manos del responsable adecuado en 4 minutos
El guion para solicitudes de reserva de Tidewell Harbor, un hotel portuario ficticio con terraza para eventos, tours en barco y tres yates de chárter. La clienta envía la mitad de los datos a las 21:14; la IA pregunta solo lo que falta y pasa una solicitud completa a Marta, la responsable de chárter.
Resumen de traspaso enviado a Marta
| Solicitud | Chárter de yates, para Marta (chárter) |
| Estado | Solicitud, sin confirmar |
| Yate | Aurora, con tripulación |
| Fechas | Sáb. 10 a sáb. 17 de julio de 2027, 7 noches |
| Puertos | Tidewell Harbor, ida y vuelta |
| Personas | 8 adultos, 2 niños (9 y 12 años) |
| Presupuesto | 20.000 a 25.000 $ de tarifa del chárter |
| Falta | Ninguno |
| Idioma | Inglés |
| Contacto | Anna W. (anna.w@example.com) |
| Respuesta prometida | Antes del mediodía del miércoles 7 de octubre |
De la solicitud a la reserva
| Cuándo | Paso | Estado |
|---|---|---|
| Mar. 21:14 | Primer mensaje en el chat web | Nueva |
| Mar. 21:18 | Resumen enviado a Marta | Enviada al responsable |
| Mié. 9:05 | Disponibilidad comprobada, oferta enviada por email | Oferta enviada |
| Antes del vie. 16 oct. | Contrato firmado y señal | Confirmada por el responsable |
Por qué funciona
Por qué la IA recoge una solicitud y una persona la confirma
En febrero de 2024, un tribunal canadiense ordenó a Air Canada pagar a un cliente unos 650 C$ por daños y perjuicios, más intereses y costas, después de que el chatbot de su web describiera un descuento por duelo de una forma que la propia política de la aerolínea no permitía. El tribunal concluyó que la aerolínea era responsable de toda la información de su web, tanto si venía de una página estática como de un chatbot1. Por eso este guion recoge una solicitud, y una persona confirma la disponibilidad y el precio.
Cada tipo de reserva necesita datos distintos: noches y habitaciones en un hotel, edades y un punto de recogida en un tour, y el puerto, la tripulación y las personas a bordo en un chárter. Según el Red Ensign Group Yacht Code, los yates comerciales de 24 metros o más no llevan más de 12 pasajeros2, y quien alquila un barco en el extranjero suele tener que acreditar su competencia3. Las preguntas genéricas de BANT tampoco encajan con los clientes de ocio: el presupuesto funciona mejor como rango, y quien decide es quien viaja o paga.
El idioma también importa. En una encuesta de CSA Research a 8.709 consumidores de 29 países, el 76% prefería comprar productos con información en su propio idioma y el 40% nunca compra en webs en otros idiomas4. Por eso el guion responde en el idioma del cliente y deja el resumen en el tuyo.
650 C$
de indemnización que Air Canada tuvo que pagar por la respuesta de su chatbot, más intereses y costas
76%
de los compradores en línea prefieren comprar con información en su propio idioma
0
veces que la IA puede escribir «reservado» o «confirmado»
Datos por tipo
Datos imprescindibles para solicitudes de hotel, eventos, tours y chárter
Los mismos temas, preguntados de forma distinta para cada tipo de reserva. Usa la tabla para preparar las instrucciones de tu IA y el registro en Excel.
| Dato | Estancia en hotel | Grupo o evento | Tour o actividad | Chárter de yates |
|---|---|---|---|---|
| Fechas | Entrada y salida | Fecha del evento y una fecha alternativa | Fecha y hora de inicio | Inicio y fin, de día o con noches a bordo |
| Personas | Adultos, niños y edades | Invitados y habitaciones por noche | Personas y edades de los niños | Personas a bordo, dentro del límite del yate |
| Opción | Habitaciones y tipo | Montaje, catering y extras | Compartido o privado | Yate o tipo, con tripulación o sin patrón |
| Lugar | No hace falta | No hace falta | Punto de recogida o de encuentro | Puerto de salida y de llegada |
| Presupuesto | Por noche, como rango | Total o por persona | Lista de precios; presupuesto para los privados | Tarifa del chárter, extras aparte |
| Comprobación extra | Peticiones especiales | Quién decide y para cuándo | Notas de seguridad | Titulación del patrón si es sin patrón |
El presupuesto nunca es motivo para parar: si el cliente no lo dice, escribe «no indicado» y traspasa. Los datos de contacto son lo único que no puedes saltarte.
Casos especiales
Solicitudes de reserva que necesitan otra respuesta
Situaciones que rompen un guion sencillo, con lo que dice la IA.
El cliente quiere saber el precio primero
No te niegues ni adivines un total. Da el precio desde y di qué lo hace cambiar.
La IA diceLas habitaciones cuestan desde precio por noche. El precio exacto depende de tus fechas, así que dime dos datos y compañero te lo enviará.
El cliente quiere pagar ya
El pago llega después de que una persona confirme. Desde el plan Launch, el responsable puede enviar desde CRMsoftware.pro una cotización, un contrato con firma electrónica o un enlace de pago.
La IA diceGracias. Compañero te enviará la oferta con una forma de pago segura en cuanto se confirmen tus fechas.
Un organizador o agente escribe por un cliente
Quien escribe puede no ser quien viaja o paga.
La IA dice¿La reserva va a tu nombre o al de tu cliente, y quién debe recibir la oferta?
La solicitud llega de noche
Recoge todo ahora y promete una hora de respuesta. El cliente no tiene que volver a escribir.
La IA diceNuestro equipo vuelve a las 9:00. Tu solicitud está guardada y compañero te responderá antes de las 11:00.
Desde el plan Launch, las reservas con sincronización de calendario permiten al cliente elegir una hora para una llamada o una visita al lugar. Las habitaciones, las plazas y los yates los sigue confirmando tu equipo.
Registro en Excel
Qué incluye el registro de solicitudes en Excel
Tres hojas: Registro de solicitudes para cada solicitud, Reglas para los datos obligatorios y el responsable de cada tipo de reserva, y Resumen para los totales. Las columnas marcadas como Auto se rellenan solas. Se abre en Excel, LibreOffice y Hojas de cálculo de Google.
| Columna | Qué hace |
|---|---|
| Tipo | Estancia en hotel, Grupo o evento, Tour o actividad o Chárter de yates, desde una lista desplegable. |
| Fechas, personas, opción, lugar, presupuesto, contacto | Lo que dijo el cliente. Deja la celda vacía si no lo dijo. |
| Noches y personas Auto | Fecha de fin menos fecha de inicio, y adultos más niños. |
| Datos que faltan y Completa Auto | Cuenta los datos obligatorios vacíos para este tipo y muestra Completa o Faltan datos. |
| Estado y responsable | Nueva, Faltan datos, Enviada al responsable, Oferta enviada, Confirmada por el responsable o Perdida, y quién la tomó. |
| Responsable correcto Auto | Sí cuando el responsable es el que indica la hoja Reglas para este tipo. |
| Minutos hasta el traspaso Auto | Desde el primer mensaje hasta el resumen de traspaso. |
El registro de ejemplo tiene 8 solicitudes: 6 completas, y 5 de ellas con el responsable correcto (63%), la medida de éxito de este guion. Una solicitud de boda fue a reservas en lugar de a eventos. Tiempo medio hasta el traspaso: 6,9 minutos.
Cómo configurarlo
Configura tu guion para solicitudes de reserva en 4 pasos
- 1
Elige tus tipos de reserva
Quédate con las pestañas de lo que vendes, más las pestañas 5 a 8.
- 2
Rellena los corchetes
Habitaciones y tarifas, espacios, horarios de tours y límites de edad, yates, puertos y el nombre de cada responsable. Las fechas cerradas y los límites de personas van en la base de conocimientos.
- 3
Añade la regla de la solicitud
Pega el texto de la pestaña 7 en las instrucciones de la IA.
- 4
Prueba y revisa cada semana
Envía cinco solicitudes de prueba, incluida una con datos que faltan y otra en otro idioma. Revisa el registro cada semana.
Configúralo en CRMsoftware.pro
- Abre «Mis Bots», elige tu bot y, en la pestaña «Conceptos básicos», pega tus preguntas, la regla de la solicitud y tus responsables en «Instrucciones». Añade tarifas, fechas cerradas y límites de personas a la «Base de conocimientos».
- En la pestaña «Comportamiento», activa «Recopilar Datos del Usuario» para pedir el nombre y el contacto antes de que empiece el chat.
- En la pestaña «Conectar», activa «Enviar notificaciones por correo» y añade a tus responsables en «Usuarios asignados». Activa también las notificaciones push.
- Haz clic en «Guardar cambios» y envía una solicitud de prueba con «Probar bot». Toma el chat en «Soporte en vivo», donde el estado pasa de «Esperando agente» a «Completado».
- En la bandeja de leads, convierte una solicitud de evento o de chárter en un contacto, una empresa y un negocio con un clic.
El plan Free incluye chat con IA, una base de conocimientos básica, una bandeja de leads limitada y 1 pipeline. El traspaso a una persona con avisos por email y push empieza en Launch, 19 $ al mes con facturación anual para 8 usuarios. CRMsoftware.pro no se conecta a sistemas de reservas de hoteles ni comprueba la disponibilidad: tu equipo confirma cada reserva.
Revisión semanal de solicitudes, 15 minutos
- Datos que faltan: ¿qué pregunta se saltan los clientes?
- Responsable equivocado: ¿el resumen nombra a la persona correcta?
- Cualquier chat en el que la IA escribió «reservado» o «confirmado»: corrige las instrucciones el mismo día.
Preguntas frecuentes
Preguntas sobre solicitudes de reserva y su calificación
¿Qué es un guion para solicitudes de reserva?
Una serie corta y ordenada de preguntas que tu equipo o tu chat con IA hace ante una nueva solicitud de reserva, para que una persona pueda comprobar la disponibilidad y enviar una oferta sin volver a preguntar. Este cubre estancias en hotel, espacios para eventos, tours y chárter de yates, con un archivo de Word y un registro en Excel.
¿Qué hay que preguntar en una solicitud de reserva de hotel?
Las fechas de entrada y salida, los adultos y los niños con sus edades, las habitaciones y el tipo, un presupuesto por noche como rango y un email o teléfono. Termina con una pregunta abierta sobre peticiones especiales.
¿Cómo se califica una solicitud para un grupo o un evento?
Pregunta por el evento y la fecha, con una fecha alternativa, los invitados y las habitaciones por noche, el horario y el montaje, el catering, un rango de presupuesto y quién decide y para cuándo. Pásala al responsable de eventos el mismo día laborable.
¿Qué preguntas debe hacer un operador turístico antes de reservar?
Qué tour y qué fecha, cuántas personas y las edades de los niños, el punto de recogida, si es compartido o privado, notas de seguridad como la movilidad o si saben nadar, y un móvil para el día del tour.
¿Qué debe incluir una solicitud de chárter de yates?
Las fechas, si es de día o con noches a bordo, el puerto de salida y de llegada, el número de personas, con tripulación o sin patrón, el yate o el tipo, un presupuesto para la tarifa del chárter y los datos de contacto. Si es sin patrón, pide la titulación del patrón: quien alquila un barco en el extranjero suele tener que acreditar su competencia3.
¿Puede un chatbot confirmar una reserva de hotel o de chárter?
No, a menos que esté conectado a tu sistema de reservas en tiempo real y tus condiciones lo permitan. Si no, recoge una solicitud y dice quién la confirma y para cuándo. Un tribunal canadiense declaró a Air Canada responsable de lo que el chatbot de su web le dijo a un cliente1.
¿Qué digo cuando las fechas no están disponibles?
Dilo con claridad y ofrece como mucho dos alternativas: otras fechas u otra opción. Si el cliente quiere esperar, ofrécele una lista de espera con una fecha de respuesta y dile que no es una reserva.
¿Puede una IA atender solicitudes de reserva en otros idiomas?
Sí. Responde en el idioma del último mensaje del cliente, escribe las fechas con el nombre del mes y deja el resumen en el idioma de tu equipo. CRMsoftware.pro responde en más de 95 idiomas y, desde el plan Growth, la bandeja traduce automáticamente para la persona que toma el chat.
¿Puede CRMsoftware.pro comprobar la disponibilidad o confirmar reservas?
No. No se conecta a sistemas de reservas de hoteles ni a inventarios de habitaciones. La IA recoge la solicitud y la guarda en la bandeja de leads y, desde el plan Launch, pasa el chat a tu equipo con avisos por email y push. Las reservas con sincronización de calendario de Launch son para franjas horarias, como una llamada o una visita al lugar.
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Fuentes
- Moffatt v. Air Canada, 2024 BCCRT 149, resuelto el 14 de febrero de 2024: BC Tribunal Confirms Companies Remain Liable for Information Provided by AI Chatbot, Business Law Today, American Bar Association, February 29, 2024
- Ámbito de la parte A, yates comerciales de 24 metros o más: Maritime and Coastguard Agency, MSN 1895 (M): The Red Ensign Group (REG) Yacht Code Part A
- Alquiler de barcos en el extranjero: Royal Yachting Association, Evidence of Competence Abroad
- Encuesta a 8.709 consumidores de 29 países, 7 de julio de 2020: CSA Research, Consumers Prefer their Own Language
- Planes, precios y funciones, comprobados el 7 de octubre de 2026: Precios de CRMsoftware.pro
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