Calculadora de clientes potenciales fuera de horario
Estima cuántas consultas llegan cuando nadie responde, cuánto valen hoy y cuántas ventas adicionales tendrían que aportar las respuestas instantáneas para que salgan rentables. Cada mejora es una hipótesis que puedes probar. Gratis, sin registro y sin que ningún dato salga de tu navegador.
Creado por Anatolii Ulitovskyi 
Verificado por RH Fardin Actualizado el Pruébalo antes de creértelo
Pon un agente de IA en una página de tu sitio web durante cuatro semanas y mide las consultas fuera de horario que capta.
CRMsoftware.pro atiende a los visitantes a todas horas por chat y voz, hace tus preguntas de cualificación, agenda llamadas en tu calendario y guarda cada cliente potencial en tu embudo para la mañana siguiente.
- Responde por la noche, los fines de semana y los festivos
- Cualifica con tus propias preguntas
- Pasa los clientes potenciales interesados a tu equipo
Plan gratuito, sin tarjeta de crédito. Planes de pago desde 19 $/mes con facturación anual.
El método
Cómo funciona la calculadora de clientes potenciales fuera de horario
Solo se cuenta el cambio que esperas, no todas las consultas fuera de horario.
Muchas calculadoras de clientes potenciales perdidos suponen que hoy se pierden todas las consultas fuera de horario y que un bot las ganaría todas. La mayoría de las empresas ya contacta con parte de estas personas a la mañana siguiente, así que esta calculadora solo cuenta la diferencia entre el porcentaje que captas hoy y el que esperas captar con respuestas instantáneas.
Después resta lo que cuesta el cambio: la herramienta y el tiempo que tu equipo dedica al seguimiento de los clientes potenciales adicionales. La línea del punto de equilibrio muestra cuántas ventas adicionales al mes necesitas para que salga rentable.
140 fuera de horario
400 × 35% = 140
Hoy contactas con 70 de ellas; con respuestas instantáneas, con 98.
2,24 al mes
28 × 40% × 20% = 2.24
28 consultas captadas adicionales, 11,2 cualificadas.
1.603 $ al mes
2.24 × $800 − $49 − $140
140 $ son 28 clientes potenciales adicionales × 10 minutos a 30 $ por hora.
Investigación
Por qué importa la rapidez de respuesta fuera de horario
Los clientes potenciales se enfrían rápido, y una respuesta a la mañana siguiente suele llegar demasiado tarde.
Un estudio de Harvard Business Review sobre 2.241 empresas estadounidenses concluyó que las empresas que intentaban contactar con un cliente potencial web en menos de una hora tenían casi siete veces más probabilidades de cualificarlo que las que esperaban aunque fuera una hora más, y más de 60 veces más que las que esperaban 24 horas o más. Entre las empresas que respondieron, la primera respuesta tardó de media 42 horas.
Un equipo que trabaja 40 horas a la semana cubre 40 de las 168 horas que tiene. Qué parte de tus consultas cae fuera de ese horario depende de tus clientes, así que usa tus propios registros horarios en lugar de una media general.
Tus datos
Dónde encontrar tus cifras
Con los datos del mes pasado basta para empezar.
Porcentaje fuera de horario
Exporta los chats, los envíos de formularios y las llamadas perdidas con su hora, y cuenta los que quedan fuera de tu horario de apertura, incluidos fines de semana y festivos.
Tasa de captación
De esas consultas fuera de horario, ¿con cuántas contactó tu equipo y les hizo seguimiento? Los chats abandonados, las llamadas sin respuesta y los formularios sin contestar cuentan como no captados.
Beneficio por venta
Usa el beneficio bruto o el margen de contribución, no los ingresos, para que el resultado sea dinero que realmente te quedas. En suscripciones, usa el beneficio del primer año.
Cifras honestas
Lo que esta calculadora no afirma
Es un modelo para planificar una prueba, no una previsión.
No todos los visitantes se convierten en clientes potenciales, y no todos los clientes potenciales fuera de horario se pierden hoy. Las respuestas instantáneas pueden aumentar la captación, pero cuánto depende de tu oferta, tu público y lo bien configuradas que estén las respuestas. La tasa de captación con respuestas instantáneas es tu hipótesis, y por eso está marcada como tal.
La calculadora tampoco supone que los clientes potenciales fuera de horario se cierren igual de bien que los diurnos, salvo que tú lo indiques: introduce la tasa de cierre que observas en los clientes potenciales contactados al día siguiente y compárala después con los resultados de tu prueba.
Siguiente paso
Cómo probar las respuestas instantáneas en una página
Cuatro semanas y una página te dan una tasa de captación real para volver a introducirla en la calculadora.
Elige una página
Elige una página con tráfico estable y un siguiente paso claro, como precios o reservas.
Mide durante cuatro semanas
Cuenta las consultas fuera de horario, los clientes potenciales captados y las ventas de esa página, y compáralos con las cuatro semanas anteriores.
Comprueba la diferencia
Usa la calculadora de tests A/B para ver si el cambio es mayor que el azar antes de extenderlo a todo el sitio.
Hojas de cálculo
Fórmulas de clientes potenciales fuera de horario para Excel y Google Sheets
A1 = consultas al mes, B1 = porcentaje fuera de horario, C1 = captación actual, D1 = captación con respuestas instantáneas, E1 = porcentaje cualificado, F1 = tasa de cierre, G1 = beneficio por venta.
Ventas adicionales al mes
Beneficio adicional al mes (H1 = coste de la herramienta, I1 = minutos del equipo por cliente potencial, J1 = coste del equipo por hora)
Ventas adicionales al mes para alcanzar el punto de equilibrio
Preguntas frecuentes
Preguntas sobre clientes potenciales fuera de horario
¿Cómo calculo el valor de los clientes potenciales fuera de horario?
Multiplica las consultas fuera de horario por el porcentaje adicional que captarías, el porcentaje cualificado, la tasa de cierre y el beneficio por venta. Después resta el coste de la herramienta y el tiempo del equipo dedicado a los clientes potenciales adicionales.
¿Qué porcentaje de clientes potenciales llega fuera de horario?
Varía según el negocio. Una semana de 40 horas cubre 40 de las 168 horas, pero las consultas no se reparten de forma uniforme. Cuenta durante un mes las horas de tus propios chats, formularios y llamadas.
¿Valen menos los clientes potenciales fuera de horario?
A veces se cierran con una tasa distinta. Usa la tasa de cierre que observas realmente en los clientes potenciales que contactas al día siguiente y actualízala tras una prueba.
¿Cuánto mejorará la captación un chatbot con IA?
Ninguna calculadora puede saberlo de antemano. Tómalo como una hipótesis, prueba las respuestas instantáneas en una página durante cuatro semanas y vuelve a introducir la tasa de captación medida en la calculadora.
¿Qué significa aquí el punto de equilibrio?
El número de ventas adicionales al mes con el que el beneficio adicional cubre la herramienta y el tiempo del equipo. Por debajo, el cambio cuesta más de lo que aporta.
¿La calculadora guarda mis datos?
No. Todo se ejecuta en tu navegador. El enlace para compartir guarda tus cifras en la dirección, después del signo #, que no se envía a nuestro servidor.
Referencias
Fuentes
- Tiempo de respuesta y cualificación de clientes potenciales, 2.241 empresas estadounidenses: James B. Oldroyd, Kristina McElheran y David Elkington, "The Short Life of Online Sales Leads", Harvard Business Review, marzo de 2011
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