Modèles de SMS de rappel de rendez-vous avec consentement, calendrier et réponses
Des modèles de SMS de rappel de rendez-vous qui tiennent en un seul SMS de 160 caractères (70 si le texte contient ç, ê ou ô) : confirmation de réservation, rappel à 48 h avec réponse C ou R, SMS du jour même et après une absence. Avec les règles de consentement et de STOP, un calendrier d’envoi, un exemple rempli, Word et un journal Excel des rappels.
Réalisé par Anatolii Ulitovskyi 
Vérifié par RH Fardin Mis à jour le 1. Consentement et désinscription : avant le premier SMS
Avant tout SMSCommencez ces modèles de SMS de rappel de rendez-vous par un oui. Aux États-Unis, les règles de la FCC prises en application du Telephone Consumer Protection Act (TCPA) exigent un consentement exprès préalable pour les appels et SMS automatisés vers un mobile, et un consentement écrit pour les SMS marketing1. Les recommandations CTIA des opérateurs classent les rappels de rendez-vous parmi les messages informatifs : le client accepte les SMS pour cet usage quand il vous donne son numéro2.
Case à cocher du formulaire de réservation, non cochée par défautEnvoyez-moi par SMS la confirmation et les rappels de mes rendez-vous à ce numéro. Jusqu’à 3 SMS par rendez-vous de la part de entreprise. Des frais de messagerie et de données peuvent s’appliquer. Répondez STOP pour vous désinscrire.
Réservation par téléphone : demandez, puis notezPouvons-nous vous envoyer la confirmation et les rappels par SMS à ce numéro ? C’est 3 SMS au maximum par rendez-vous, et vous pouvez répondre STOP à tout moment.
Réponse à un STOP : une fois, dans les 5 minutesEntreprise : Désinscription confirmée, vous ne recevrez plus de SMS de notre part. Une question ? Appelez le téléphone.
À noter pour chaque numéro
- Consentement SMS : oui ou non, la date et le moyen (formulaire de réservation, téléphone, sur place).
- Qui l’a recueilli, pour les réservations par téléphone et sur place.
- Désinscription : la date et les mots employés. La CTIA demande aux expéditeurs de conserver les preuves d’inscription et de désinscription, pour qu’aucun SMS ne parte vers un numéro désinscrit2.
Mots de désinscriptionLes règles de la FCC considèrent stop, quit, end, revoke, opt out, cancel et unsubscribe comme un moyen de retirer son consentement, et toute demande claire doit être respectée sous 10 jours ouvrés1. Arrêtez immédiatement. Après un STOP, réglez la question du rendez-vous par téléphone ou par e-mail.
2. SMS de confirmation de rendez-vous : à envoyer dès la réservation
Envoyez-le dans les minutes qui suivent la réservation. Il reprend les détails : une erreur de jour ou d’heure se voit tout de suite, pas le jour J. Réservation de nuit ? Programmez le SMS pour 8 h ; l’e-mail de réservation couvre les heures d’ici là.
SMS de confirmationEntreprise : prénom, RDV confirmé jour, date à heure avec intervenant, adresse. Pour modifier : téléphone. Répondez STOP pour vous désinscrire.
Premier rendez-vousEntreprise : Bienvenue, prénom ! Votre premier RDV avec intervenant est le jour, date à heure. Merci d'arriver 10 min en avance. adresse. Répondez STOP pour vous désinscrire.
Une série de rendez-vousEntreprise : prénom, vos prochains RDV avec intervenant : date, heure, date, heure, date, heure. Nous vous enverrons un rappel avant chacun. Répondez STOP pour vous désinscrire.
Toujours inclure
- Le nom de votre entreprise en premier, pour qu’on sache qui écrit.
- Le jour, la date et l’heure, et avec qui ou où.
- Un moyen de modifier le rendez-vous, et la mention STOP dans le premier SMS.
160 caractèresUn SMS contient 160 caractères en lettres latines simples, chiffres et ponctuation de base. Un seul emoji ou une apostrophe courbe fait passer tout le SMS à une limite de 70 caractères, et les textes plus longs sont découpés en plusieurs parties3. Comptez une fois les crochets remplis.
3. Rappel avec confirmation ou report, 48 heures avant
SMS principalEnvoyez-le 48 heures avant, à la même heure de la journée, entre 8 h et 20 h. Deux jours laissent le temps de donner le créneau à quelqu’un d’autre. Réservation faite moins de 3 jours avant ? Sautez-le : la confirmation suffit.
SMS de rappelEntreprise : Bonjour prénom, rappel : RDV jour, date à heure avec intervenant. Répondez C pour confirmer, R pour reporter ou STOP pour vous désinscrire.
Avec une étape de préparationEntreprise : Bonjour prénom, nous vous attendons jour à heure avec intervenant. Merci de étape de préparation. Répondez C pour confirmer ou R pour reporter.
Interventions à domicile et artisans : créneau d’arrivéeEntreprise : Bonjour prénom, technicien arrivera le jour, date entre heure et heure. Merci de dégager l'accès à la zone. Répondez C pour confirmer ou R pour reporter.
Pourquoi C et R, et pas OUI et ANNULER
- Une lettre se tape vite et se lit facilement dans le journal.
- Cancel (annuler) fait partie des mots de désinscription de la FCC1. Un client qui l’écrit pour annuler un rendez-vous vous a aussi demandé d’arrêter les SMS.
- Ne demandez une réponse que si quelqu’un lit les réponses dans les 2 heures ouvrées.
Un filet de sécurité, pas une seconde demandeUn e-mail de rappel envoyé par votre système de réservation 24 heures avant touche les personnes qui ratent les SMS. Il a son propre lien de report : il ne demande donc rien de nouveau.
4. Après la réponse : C, R, STOP, une question ou le silence
Une personne traite chaque réponse dans les 2 heures ouvrées et la note dans le journal. Gardez la réponse aussi courte que le rappel.
4.1C : confirmé
JournalRéponse C. Rien d’autre à faire.
Réponse facultativeMerci, prénom. Nous vous attendons jour à heure.
4.2R : veut changer
À faireProposez 2 horaires ou le lien de réservation. L’ancien créneau reste réservé tant que la personne n’en a pas choisi un nouveau.
JournalAncienne ligne : Résultat Reporté. Nouvelle ligne pour le nouvel horaire.
RéponseMerci de nous avoir prévenus à l'avance, prénom. Intervenant peut vous recevoir jour à heure ou jour à heure. Quel horaire vous convient ?
4.3STOP, CANCEL ou équivalent
À fairePlus aucun SMS. Une seule confirmation dans les 5 minutes, sans offre ni autre message1.
EnsuiteRéglez la question du rendez-vous par téléphone ou par e-mail.
RéponseEntreprise : Désinscription confirmée, vous ne recevrez plus de SMS de notre part. Une question ? Appelez le téléphone.
4.4Une question ou « qui êtes-vous ? »
À faireRépondez en une ligne. Si cela change le rendez-vous, notez-le.
RéponseIci entreprise, votre prénom de l'accueil. Réponse en une ligne.
4.5Pas de réponse après 24 heures
À faireAppelez une fois, pendant les heures d’ouverture. Pas de deuxième SMS.
JournalL’heure de l’appel et le résultat.
Message vocalBonjour prénom, c’est votre prénom, de entreprise, au sujet de votre rendez-vous du jour à heure. Si vous devez le modifier, appelez le téléphone. À bientôt.
Jamais
- N’annulez jamais un rendez-vous à cause d’une réponse que vous ne comprenez pas : appelez d’abord.
- N’envoyez plus jamais de SMS à un numéro après un STOP, même au sujet du rendez-vous.
- Ne demandez jamais d’informations de santé ou de paiement par SMS.
5. Rappel du jour même : premiers rendez-vous et longs délais
Tous les rendez-vous n’ont pas besoin d’un troisième SMS. Envoyez-en un 2 heures avant pour un premier rendez-vous, une réservation faite 14 jours ou plus à l’avance, ou un client qui a déjà manqué un rendez-vous. Un long délai et des absences antérieures sont les facteurs le plus souvent associés aux rendez-vous manqués4.
SMS du jour mêmeEntreprise : Nous vous attendons aujourd'hui à heure, prénom. Conseil de stationnement ou d'accès. En retard ou indisponible ? Appelez le téléphone.
Rendez-vous avant 10 h : envoi la veille à 20 hEntreprise : Nous vous attendons demain à heure, prénom. Conseil de stationnement ou d'accès. Un imprévu ? Appelez le téléphone dès l'ouverture, à heure.
Rendez-vous en visioEntreprise : Votre RDV en visio avec intervenant commence à heure. Lien : lien visio. Un souci pour vous connecter ? Appelez le téléphone.
Artisans : en routeEntreprise : Bonjour prénom, technicien est en route et devrait arriver d'ici heure. Une question ? Appelez le téléphone.
Inutile si
- C’est un rendez-vous habituel et la personne a répondu C.
- La réservation date du jour même, ou la personne s’est désinscrite.
6. SMS après absence : heure, appel, politique, report, responsable
Un seul SMS15 minutes après l’heure prévue, appelez une fois. Pas de réponse : envoyez ce SMS dans l’heure. Partez du principe qu’il y a eu un imprévu, et faites de la nouvelle réservation une seule étape.
Champs d’une absence
| Champ | À remplir |
|---|---|
| Heure prévue | jour, date, heure, avec intervenant |
| Tentative de contact | Nous avons appelé à heure |
| Politique | politique en cas d’absence en une ligne, telle qu’annoncée à la réservation |
| Option de report | téléphone ou lien de réservation |
| Responsable | nom, qui l’envoie et décide des frais éventuels |
SMS après absenceEntreprise : prénom, nous vous attendions à heure et avons appelé à heure. J'espère que tout va bien. RDV manqué : frais. Nouveau RDV : téléphone, nom.
Si la personne répond avec une raisonMerci de nous avoir prévenus, prénom. J'espère que vous allez bien. Nom décide pour les frais d'ici heure. Seriez-vous disponible jour à heure ?
Annulation tardive, dans votre délai de préavisMerci de nous avoir prévenus, prénom. Votre RDV de heure est annulé. Modifications tardives : frais. Nouveau RDV quand vous voulez : lien de réservation.
Jamais
- N’envoyez jamais plus d’un SMS après absence pour le même rendez-vous.
- Ne facturez jamais de frais que vous n’avez pas annoncés à la réservation.
- Ne citez jamais le soin ni le motif du rendez-vous.
7. Notes par secteur : santé, salon, artisans, consultants
Le calendrier d’envoi convient à toute activité sur rendez-vous. Ce qui change, c’est ce que vous ajoutez et ce que vous omettez.
Ce qui change selon l’activité
| Activité | À ajouter | À omettre |
|---|---|---|
| Cabinet médical, dentiste, kiné, thérapeute | Arriver 10 min en avance, lien vers les formulaires | Motif du rendez-vous, soin, résultats, assurance |
| Salon de coiffure, spa, barbier | Nom du coiffeur, une étape de préparation | Prix susceptibles de changer, offres |
| Artisans : chauffagiste, plombier, ménage | Créneau d’arrivée, technicien, accès, animaux | Un horaire que vous ne pouvez pas tenir, codes de portail ou d’alarme |
| Consultant, comptable, coach | Lien visio, fuseau horaire, documents à apporter | Détails du dossier, montants, sujet du rendez-vous |
CabinetEntreprise : Bonjour prénom, nous vous attendons jour à heure avec intervenant. Merci d'arriver 10 min en avance. Répondez C pour confirmer ou R pour reporter.
SalonEntreprise : Bonjour prénom, coiffeur vous attend jour à heure. Merci de venir les cheveux secs. Répondez C pour confirmer ou R pour reporter.
ConsultantEntreprise : Bonjour prénom, notre appel est prévu jour à heure (fuseau horaire). Lien : lien visio. Merci d'avoir document sous la main. Répondez C pour confirmer ou R pour reporter.
Services sensiblesEn santé mentale, santé sexuelle, addictologie, fertilité, dettes ou affaires juridiques, même le nom de votre entreprise peut en dire trop. Demandez quel nom d’expéditeur et quel canal la personne préfère. Selon les recommandations du HHS sur la HIPAA, le message téléphonique d’un professionnel de santé doit se limiter à peu près à son nom, son numéro et ce qu’il faut pour confirmer le rendez-vous5.
Pour les petites équipes de vente et de support
Les SMS partent de votre téléphone. Les e-mails de rappel, de votre page de réservation.
Dans CRMsoftware.pro, chaque type d’événement peut envoyer des e-mails de rappel 24 heures, 1 heure ou 15 minutes avant, et vous modifiez les e-mails « Confirmation de réservation » et « Rappel de réunion ». Les clients reportent ou annulent grâce aux liens qu’ils contiennent. L’application n’envoie pas de SMS : les SMS partent de votre propre téléphone ou outil SMS.
- « Rappels » : 24 heures, 1 heure ou 15 minutes avant
- E-mails « Confirmation de réservation » et « Rappel de réunion », statut « Absent »
- Réservations avec synchronisation d’agenda dès Launch, 19 $ par mois, facturation annuelle
Offre Free : 3 utilisateurs, chat IA, sans carte bancaire.
Exemple rempli
Exemple de SMS de rappel de rendez-vous : un cabinet, une semaine
Larchmont Physio, un cabinet de kinésithérapie fictif de Columbus, Ohio, utilise ces modèles de SMS de rappel de rendez-vous dans son propre outil SMS, et CRMsoftware.pro envoie ses e-mails de réservation. Tessa Lindgren a réservé son premier rendez-vous en ligne le lundi 5 octobre 2026 et a coché la case SMS.
Les SMS de Tessa, étape par étape
| Quand | SMS | Résultat |
|---|---|---|
| lun. 5 oct., 10 h 14 | Confirmation à la réservation, 158 caractères | Remis |
| mar. 6 oct., 17 h 30 | Rappel, 48 heures avant, 156 caractères | Réponse R à 17 h 41 |
| mar. 6 oct., 17 h 52 | Deux nouveaux horaires proposés par Maren | Déplacé au ven. 9 oct., 12 h 30 |
| ven. 9 oct., 10 h 30 | SMS du jour même : premier rendez-vous | Présente |
L’absence de Joel Fenwick, champ par champ
| Heure prévue | Premier rendez-vous, mar. 6 oct. à 11 h avec Ingrid, réservé 20 jours avant |
| Avant le rendez-vous | Pas de réponse au rappel du dim. 4 oct. ; Maren a appelé le lun. 5 oct. à midi (message vocal) ; SMS du jour même à 9 h |
| Tentative de contact | Appel à 11 h 15, sans réponse ; SMS envoyé à 11 h 24 |
| Politique | Rendez-vous manqués et modifications moins de 24 heures avant : 40 $, annoncé une fois |
| Option de report | Téléphone du cabinet ; Joel a répondu à 13 h 05 et a repris rendez-vous pour le mer. 14 oct., 17 h |
| Responsable | Maren : a envoyé le SMS et a décidé de ne pas facturer les frais pour un premier rendez-vous |
Ce qui arrive dans le journal et l’application
| Journal des rappels | 17 rendez-vous, du 5 au 16 octobre : 13 clôturés, 4 à venir |
| Taux d’absence cette semaine | 1 absence sur 10 rendez-vous prévus : 10 % |
| Avant les rappels | 6 sur 48 rendez-vous prévus pendant les 4 semaines jusqu’au 26 septembre : 12,5 % |
| « Réservations » dans CRMsoftware.pro | Rendez-vous de Joel marqué « Absent » ; e-mails de rappel 24 heures avant |
Pourquoi ça marche
Pourquoi les SMS de rappel réduisent les absences, et pourquoi la formulation compte
Les rappels fonctionnent. Une revue Cochrane d’essais randomisés a montré que les rappels par SMS portaient la présence aux rendez-vous de santé à 78,6 %, contre 67,8 % sans rappel (7 études, 5 841 personnes). Les rappels par appel téléphonique atteignaient 80,3 %, un effet similaire6. Les essais viennent du secteur de la santé et la revue date de 2013 : considérez l’ampleur de l’effet comme un point de départ.
Les mots comptent aussi. Dans deux essais randomisés menés dans un groupe hospitalier londonien du NHS, chacun portant sur environ 10 000 rendez-vous de consultation externe, un rappel qui indiquait ce qu’un rendez-vous manqué coûte au système de santé a fait passer les rendez-vous manqués de 11,1 % à 8,4 %, par rapport à l’ancienne formulation7. Pour une petite entreprise, la version honnête tient en une ligne simple : si vous ne pouvez pas venir, répondez R, pour que quelqu’un d’autre puisse prendre le créneau.
Tout le monde n’a pas besoin du même nombre de SMS. Une revue de 105 études a montré que les facteurs le plus souvent associés aux absences sont un long délai entre la réservation et le rendez-vous, et des absences antérieures4. C’est pourquoi ce calendrier n’envoie un SMS le jour même qu’à certains clients, et pourquoi vous mesurez votre propre taux avant et après.
78,6 %
de présence avec des rappels par SMS, contre 67,8 % sans rappel (revue Cochrane)
8,4 %
de rendez-vous manqués avec un rappel reformulé, contre 11,1 % avec l’ancien (essai NHS)
160
caractères dans un SMS en texte simple ; 70 dès qu’il contient un emoji ou un autre alphabet
Calendrier d’envoi
Quand envoyer chaque message de rappel de rendez-vous
Un seul calendrier pour la plupart des activités sur rendez-vous. Toutes les heures sont celles du lieu où se trouve le client, et chaque SMS part entre 8 h et 20 h.
| Message | Quand | Réponse demandée | Si rien ne se passe |
|---|---|---|---|
| Confirmation de réservation | Dans les minutes qui suivent la réservation. Réservation de nuit : 8 h le lendemain matin | Aucune. Le premier SMS contient la mention STOP | Rien |
| Rappel | 48 heures avant, à la même heure. À sauter si la réservation a été faite moins de 3 jours avant | C pour confirmer, R pour reporter | Pas de réponse en 24 heures : appeler une fois |
| E-mail de rappel du système de réservation | 24 heures avant | Aucune. Il contient des liens de report et d’annulation | Rien |
| Rappel du jour même | 2 heures avant, ou la veille à 20 h pour un rendez-vous avant 10 h. Uniquement pour les premiers rendez-vous, les réservations faites 14 jours ou plus à l’avance et les clients déjà absents par le passé | Aucune. Appeler en cas d’empêchement | Rien |
| Réponse à C, R ou à une question | Dans les 2 heures ouvrées | Seulement pour convenir d’un nouvel horaire | La noter |
| SMS après absence | Appeler 15 minutes après l’heure prévue, puis envoyer le SMS dans l’heure | Nouveau rendez-vous par téléphone ou par lien | Un seul SMS. Noter le résultat |
| Confirmation de STOP | Une fois, dans les 5 minutes suivant le STOP | Aucune | Plus aucun SMS : téléphone ou e-mail uniquement |
Au maximum 3 SMS par rendez-vous, plus vos réponses aux messages des clients. La FCC interdit le démarchage téléphonique avant 8 h et après 21 h, heure locale du destinataire1. Les rappels ne sont pas des messages commerciaux, mais une plage un peu plus courte est un choix prudent pour tous les SMS.
Règles
Règles pour chaque SMS : consentement, STOP, horaires, confidentialité, longueur
Mettez-vous d’accord une fois pour toute l’équipe, et vérifiez chaque nouveau SMS avec ces règles.
Le consentement avant le premier SMS
Demandez-le sur le formulaire de réservation ou au téléphone, et notez la réponse. La CTIA classe les rappels de rendez-vous parmi les SMS informatifs : le client donne son accord quand il vous donne son numéro pour cet usage2.
STOP s’applique tout de suite, quels que soient les mots
Stop, quit, end, revoke, opt out, cancel et unsubscribe comptent tous, comme toute demande claire1. Envoyez une seule confirmation et plus aucun autre SMS. La CTIA demande aux expéditeurs d’utiliser le mot STOP dans les instructions de désinscription2.
Plage d’envoi
De 8 h à 20 h, heure locale du client, tous les jours. Vérifiez le fuseau horaire des clients qui réservent de loin. Un SMS à 6 h agace plus de monde qu’il n’en aide.
Rien de privé dans le SMS
Ni motif du rendez-vous, ni soin, ni résultats, ni assurance, ni sommes dues, ni numéros de carte. Toute personne qui voit le téléphone peut lire l’aperçu. Donnez un nom, une heure et un numéro de téléphone5.
Un segment : 160 caractères
Lettres latines simples (GSM-7) : 160 caractères, ou 153 par partie pour un texte plus long. Un emoji, une apostrophe courbe ou une lettre d’un autre alphabet fait passer le SMS en UCS-2 : 70 caractères, ou 67 par partie3. Les outils SMS comme Twilio facturent chaque partie comme un SMS.
Pas d’offre dans un rappel
Un coupon ou une phrase commerciale peut transformer un SMS informatif en SMS promotionnel, qui exige un consentement écrit2. Gardez les offres hors des rappels.
Cette page ne constitue pas un conseil juridique. Elle décrit des règles américaines (FCC) et les recommandations des opérateurs américains (CTIA). D’autres pays ont leurs propres règles sur les SMS et le consentement : vérifiez les règles officielles là où vivent vos clients.
Mesurer les absences
Comment mesurer les absences avant et après les rappels
Comptez de la même façon chaque semaine, à partir de votre liste de réservations ou du journal Excel. Quatre chiffres suffisent.
Taux d’absence
Les absences divisées par les rendez-vous prévus : présents plus absents. Les annulations à temps et les reports ne sont pas des absences, car le créneau pouvait être donné à quelqu’un d’autre.
Exemple1 absence sur 10 rendez-vous prévus = 10 %
Les annulations tardives à part
Une annulation avec un préavis plus court que celui de votre politique (ici, 24 heures) laisse en général le créneau vide, elle aussi. Comptez-la dans son propre taux, pour qu’elle ne se cache dans aucun des deux chiffres.
D’abord une référence
Comptez les 4 semaines qui précèdent le lancement des rappels, puis comparez des blocs de 4 semaines. Ignorez les semaines de vacances. Ne jugez pas sur une semaine : avec 10 rendez-vous, une absence fait varier le taux de 10 points.
Selon la réponse
Comparez le taux d’absence après C, après R et sans réponse. Si la plupart des absences viennent de personnes qui n’ont jamais répondu, c’est l’appel après 24 heures qui rentabilise votre temps.
Chiffrez le résultat avec le calculateur gratuit du coût des rendez-vous non honorés : rendez-vous manqués par mois multipliés par la valeur moyenne d’un rendez-vous.
Journal Excel
Le journal Excel des rappels de rendez-vous
Quatre feuilles : Journal des rappels, Synthèse, Contrôle SMS et Paramètres. Saisissez l’heure de réservation et l’heure du rendez-vous : les heures d’envoi se calculent seules, dans votre plage d’envoi.
| Colonne | Ce qu’elle fait |
|---|---|
| Client, téléphone, prestation, intervenant, responsable | Une ligne par rendez-vous. Un rendez-vous déplacé prend une nouvelle ligne ; l’ancienne reçoit le Résultat Reporté. |
| Consentement SMS, premier RDV, déjà absent | Oui ou Non. Sans Consentement SMS Oui, aucune heure d’envoi n’apparaît. |
| Réservé le, rendez-vous | Date et heure, par exemple 2026-10-08 17:30. |
| Confirmation, rappel, jour même : envoi à Auto | Heures d’envoi tirées de la feuille Paramètres : 48 heures et 2 heures avant, ramenées entre 8 h et 20 h. |
| Réponse, résultat | C, R, STOP ou Autre. Présent, Absent, Annulation tardive, Annulation à temps ou Reporté. |
| Statut Auto | Planifié, En attente de réponse, Sans réponse : appeler une fois, Confirmé, À reprogrammer, Lire et répondre, Désinscrit : aucun SMS, Pas de SMS : appel ou e-mail, Résultat à noter ou Clôturé. |
| Synthèse Auto | Taux de réponse, résultats, taux d’absence, annulations tardives, taux d’absence selon la réponse, avant et après, tâches en cours. |
| Contrôle SMS Auto | Collez un SMS rempli : caractères, encodage (GSM-7 ou UCS-2) et nombre de segments. |
L’exemple est Larchmont Physio, du 5 au 16 octobre 2026 : 17 rendez-vous, 13 clôturés. 9 rappels sur 11 ont reçu une réponse. 1 absence sur 10 rendez-vous prévus (10 %), contre 12,5 % pendant les 4 semaines avant les rappels, et elle vient du groupe sans réponse. Les 4 rendez-vous à venir affichent leurs heures d’envoi. Fonctionne dans Excel, LibreOffice et Google Sheets.
Mode d’emploi
Comment utiliser ces modèles de SMS de rappel de rendez-vous
- 1
Recueillez le consentement
Ajoutez la case à cocher à votre formulaire de réservation et la question à votre script téléphonique. Notez oui ou non pour chaque numéro.
- 2
Remplissez les SMS
Nom de l’entreprise, adresse, téléphone et politique. Collez chaque SMS dans la feuille Contrôle SMS : 1 segment chacun.
- 3
Réglez le calendrier
48 heures, 2 heures, de 8 h à 20 h dans la feuille Paramètres. Programmez les SMS dans votre outil SMS ou envoyez-les depuis le téléphone de l’entreprise.
- 4
Traitez chaque réponse
Un responsable lit les réponses à heures fixes, répond dans les 2 heures ouvrées et met à jour le journal.
- 5
Mesurez pendant 4 semaines
Comparez le taux d’absence avec votre référence. Changez une seule chose à la fois.
Mise en place dans CRMsoftware.pro
- Ouvrez « Planification » > « Types d’événements » et modifiez un type d’événement, ou cliquez sur « Nouveau type d’événement ». Dans « Rappels », choisissez « 24 heures avant », « 1 heure avant » ou « 15 minutes avant ». Ce sont des e-mails de rappel.
- Dans l’onglet « E-mails », cliquez sur « Modifier le modèle » pour « Confirmation de réservation » et « Rappel de réunion ». Adaptez « Objet de l’email », « Titre » et « Texte du message » à vos SMS, puis cliquez sur « Enregistrer le modèle ».
- Les clients reportent ou annulent avec les liens des e-mails de réservation. Pour bloquer les annulations de dernière minute par ces liens, définissez un « Préavis minimum d’annulation » sur le type d’événement.
- Après un rendez-vous manqué, ouvrez « Réservations » et marquez-le « Absent » (rendez-vous non honoré). Ajoutez-le aussi au journal Excel.
- Les SMS partent de votre propre téléphone ou outil SMS, pas de l’application. Conservez le consentement SMS et les désinscriptions dans le journal ou dans les « Notes » du contact.
CRMsoftware.pro envoie des e-mails, pas de SMS. Les réservations avec synchronisation d’agenda arrivent avec Launch, 19 $ par mois en facturation annuelle pour 8 utilisateurs. Le chat IA sur votre site web est gratuit pour 3 utilisateurs, sans carte bancaire.
Vérification hebdomadaire, 10 minutes
- Chaque numéro qui reçoit des SMS a Consentement SMS Oui dans le journal.
- Chaque STOP est noté, et personne n’a renvoyé de SMS à ce numéro.
- Aucun statut À reprogrammer ou Sans réponse : appeler une fois ne date de plus d’un jour.
- Chaque rendez-vous passé a un résultat.
- Taux d’absence et annulations tardives comparés à votre référence.
Questions fréquentes
SMS de rappel de rendez-vous : questions fréquentes
Que doivent contenir les modèles de SMS de rappel de rendez-vous ?
Le nom de votre entreprise en premier, puis le jour, la date et l’heure, avec qui ou où, et une seule action : répondre C pour confirmer ou R pour reporter. Ajoutez la mention STOP, restez sous 160 caractères (70 si le texte contient ç, ê ou ô) et n’indiquez pas le motif du rendez-vous.
Pouvez-vous montrer un exemple de SMS de rappel de rendez-vous ?
Voici le rappel rempli de l’exemple, 156 caractères : « Larchmont Physio : Bonjour Tessa, rappel : RDV jeudi 8 oct. à 17 h 30 avec Callum. Répondez C pour confirmer, R pour reporter ou STOP pour vous désinscrire. » Les onglets 2 à 7 en proposent un pour chaque étape.
Quand envoyer les SMS de rappel de rendez-vous ?
La confirmation à la réservation et le rappel 48 heures avant, entre 8 h et 20 h, heure locale du client. Ajoutez un SMS le jour même, 2 heures avant, uniquement pour les premiers rendez-vous, les réservations faites 14 jours ou plus à l’avance et les clients déjà absents par le passé : un long délai et des absences antérieures sont les facteurs le plus souvent associés aux rendez-vous manqués4.
Faut-il une autorisation pour envoyer des SMS de rappel de rendez-vous ?
Oui, demandez d’abord. Aux États-Unis, les règles de la FCC exigent un consentement exprès préalable pour les SMS automatisés vers des mobiles et un consentement écrit pour les SMS marketing1, et les recommandations CTIA des opérateurs attendent un consentement pour les rappels de rendez-vous quand le client donne son numéro2. Notez qui a accepté, quand et comment. Ceci n’est pas un conseil juridique.
Quelle longueur peut faire un message de rappel de rendez-vous ?
160 caractères tiennent dans un SMS si vous n’utilisez que des lettres latines simples, des chiffres et la ponctuation de base. Un emoji, une apostrophe courbe ou une lettre d’un autre alphabet fait passer le SMS en UCS-2, où un segment contient 70 caractères ; les textes plus longs sont découpés en segments de 153 ou 673.
Qu’est-ce qu’un bon SMS de confirmation de rendez-vous ?
Un SMS qui reprend la réservation pour que les erreurs se voient tout de suite : nom de l’entreprise, avec qui, jour, date, heure, adresse, comment modifier et la mention STOP. Envoyez-le dans les minutes qui suivent la réservation, ou à 8 h en cas de réservation de nuit. L’onglet 2 en propose trois versions.
Que faut-il omettre dans un SMS de rappel de rendez-vous médical ?
Le motif du rendez-vous, le soin, les résultats d’examens, les données d’assurance et tout ce qui révèle un service sensible. Selon les recommandations du HHS sur la HIPAA, le message téléphonique d’un professionnel de santé doit se limiter à peu près à son nom, son numéro et ce qu’il faut pour confirmer le rendez-vous5. Appliquez la même règle aux SMS.
Que faire si un client répond CANCEL ou STOP ?
Traitez les deux comme une désinscription : arrêtez immédiatement les SMS et envoyez une seule confirmation courte dans les 5 minutes, sans rien d’autre. Cancel (annuler) fait partie des mots de désinscription des règles de la FCC1. Réglez ensuite la question du rendez-vous par téléphone ou par e-mail.
Comment calculer le taux d’absence ?
Divisez les absences par les rendez-vous prévus : présents plus absents. Comptez les annulations tardives à part, et laissez de côté les annulations à temps et les reports. Comparez des blocs de 4 semaines avant et après le lancement des rappels ; le journal Excel fait le calcul.
CRMsoftware.pro peut-il envoyer des SMS de rappel de rendez-vous ?
Non, CRMsoftware.pro n’envoie pas de SMS. Chaque type d’événement peut envoyer des e-mails de rappel 24 heures, 1 heure ou 15 minutes avant, plus l’e-mail « Confirmation de réservation », avec des liens de report et d’annulation. Envoyez les SMS depuis votre propre téléphone ou outil SMS. Les réservations avec synchronisation d’agenda arrivent avec Launch, 19 $ par mois en facturation annuelle.
Modèles associés
Outils gratuits
Sources
- Règles de la FCC prises en application du TCPA, texte officiel en vigueur sur eCFR, consulté le 12 octobre 2026 : 47 CFR 64.1200, Delivery restrictions
- Recommandations des opérateurs mobiles américains pour les SMS d’entreprise, mai 2023 : CTIA, Messaging Principles and Best Practices
- Longueur des SMS et segments, documentation d’un fournisseur de SMS, consultée le 12 octobre 2026 : Twilio, How long can a message be?
- Revue systématique de 105 études, Health Policy 122(4), 2018, notice PubMed : No-shows in appointment scheduling - a systematic literature review
- Recommandations HIPAA du ministère américain de la Santé et des Services sociaux, contenu révisé pour la dernière fois le 28 décembre 2022 : HHS, May physician's offices or pharmacists leave messages for patients at their homes?
- Revue systématique Cochrane de 8 essais randomisés, publiée le 5 décembre 2013 : Mobile phone messaging reminders for attendance at healthcare appointments
- Deux essais randomisés, 10 111 et 9 848 rendez-vous de consultation externe du NHS, PLOS ONE, 2015 : Hallsworth et al., Stating Appointment Costs in SMS Reminders Reduces Missed Hospital Appointments: Findings from Two Randomised Controlled Trials
- Offres et tarifs : Tarifs de CRMsoftware.pro
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