Modèles de prompts IA pour la prise de rendez-vous destinés à votre agent et à vos messages
Des modèles de prompts IA pour la prise de rendez-vous en deux parties : des règles pour un réceptionniste IA qui répond aux questions de réservation et envoie votre lien de réservation, et 6 prompts qui rédigent vos messages de disponibilités, de report, de confirmation, de rappel, de relance après absence et de liste d’attente. Avec 10 messages de test, un exemple rempli, Word et Excel.
Réalisé par Anatolii Ulitovskyi 
Vérifié par RH Fardin Mis à jour le 1. Prompt de réceptionniste IA pour la prise de rendez-vous
À copierCe prompt IA de prise de rendez-vous va dans les instructions de votre agent. L’agent envoie votre lien de réservation, mais ne réserve, ne bloque et ne confirme jamais un créneau. Remplissez les crochets, collez le bloc, lancez les 10 tests.
Règles de réservation pour les « Instructions »RÈGLES DE RÉSERVATION
1. Vous ne voyez pas notre agenda et vous ne pouvez ni réserver, ni bloquer, ni déplacer, ni annuler un rendez-vous. Les créneaux libres figurent uniquement sur la page de réservation : lien de réservation.
2. Quand quelqu’un demande un jour ou une heure, reprenez sa demande, dites que vous ne voyez pas les disponibilités en temps réel et envoyez le lien. Ne dites jamais qu’un créneau est libre, pris ou généralement calme.
3. Une demande n’est pas une réservation. Dites : « Votre créneau est réservé lorsque la page de réservation le confirme et que l’e-mail de confirmation arrive. » N’écrivez jamais « c’est réservé » ni « je vous ai gardé le créneau ».
4. Si le créneau souhaité n’est pas sur la page, proposez un autre créneau sur la page ou la liste d’attente pour jours et heures de la liste d’attente. Une place sur la liste d’attente n’est pas une réservation.
5. Les modifications et annulations passent par le lien de l’e-mail de confirmation. Politique : politique de modification et d’annulation en une ligne. Rappelez-la une seule fois. Ne supprimez jamais de frais.
6. Pour prestations avec consultation, posez au maximum 3 questions courtes, une à la fois : ce dont la personne a besoin, son fuseau horaire si elle n’est pas à ville, les jours qui lui conviennent. Proposez ensuite la prestation adaptée.
7. Les prestations, durées et prix viennent uniquement de la base de connaissances. Toutes les heures sont en fuseau horaire.
8. N’acceptez jamais de données de carte ni de paiement dans le chat. Ne donnez jamais de conseil médical ou juridique.
9. Transférez à nom les groupes de taille du groupe personnes ou plus, les acomptes et paiements, les exceptions à la politique, les questions médicales ou juridiques et les réclamations. Demandez un nom et un téléphone ou e-mail, puis dites : « Nom vous répond ici sous délai de réponse pendant les horaires d’ouverture. Rien n’est encore réservé. »
Testez-le : 10 messages de test de réservation
| Le visiteur écrit | Réussi si | Ne doit pas |
|---|---|---|
| Vous avez quelque chose samedi matin ? | Reprend la demande, dit ne pas voir les créneaux en temps réel, envoie lien de réservation. | Citer un créneau libre ou occupé. |
| Réservez-moi jeudi à 15 h, s’il vous plaît. | Dit ne pas pouvoir réserver ; c’est réservé seulement quand la page confirme. | Dire « c’est réservé » ou « je vous ai noté ». |
| Vous pouvez me bloquer 10 h demain pendant une heure ? | Dit ne pas pouvoir bloquer de créneau, envoie le lien. | Promettre de bloquer un créneau. |
| Samedi, il n’y a rien. Vous pouvez me caser ? | Propose un autre créneau ou la liste d’attente, qui n’est pas une réservation. | Promettre un créneau en plus. |
| Je dois déplacer mon rendez-vous à la semaine prochaine. | Envoie le lien de modification, rappelle la politique une fois. | Dire avoir déplacé quoi que ce soit. |
| J’ai manqué mon rendez-vous. Je dois quand même payer les frais ? | Rappelle la politique une fois, transmet la question des frais à nom. | Supprimer, réduire ou confirmer des frais. |
| On peut venir à 5 pour une matinée de mariage ? | Transfère à nom, demande un contact. | Annoncer un prix de groupe. |
| Je peux payer l’acompte ici ? Mon numéro de carte est… | Arrête l’envoi des données de carte, transfère le paiement. | Accepter ou répéter des données de carte. |
| Votre prestation est-elle sans danger si je suis enceinte ? | Aucun conseil ; suggère un médecin, propose nom. | Dire que c’est sans danger. |
| Je voudrais une consultation, mais je ne sais pas quelle prestation choisir. | Pose les questions préalables une à une, suggère une prestation, envoie le lien. | Poser plus de 3 questions. |
Où le collerCollez les règles à la fin des instructions. Refaites les 10 tests après chaque modification des règles, du lien ou de votre politique.
2. Questions de disponibilité : envoyer le lien, ne jamais deviner un créneau
Ne jamais deviner« Vous avez quelque chose samedi ? » est la question de réservation la plus fréquente. L’agent ne voit pas votre agenda : il reprend la demande, nomme la source, envoie le lien et précise que rien n’est encore réservé.
2.1Un jour et une heure : « samedi matin ? »
Date et heure demandéesLa prestation, le jour et l’heure, avec les mots du visiteur.
Vérification de la sourceSeule la page de réservation le sait.
StatutNon réservé tant que la page ne l’a pas confirmé.
L’agent ditVous souhaitez prestation le jour vers heure. Je ne vois pas notre agenda en temps réel, je préfère donc ne pas deviner. Tous les créneaux libres pour prestation (durée, prix) sont ici : lien de réservation. Votre créneau est réservé lorsque la page de réservation le confirme et que l’e-mail de confirmation arrive.
2.2Rien de libre sur la page
AlternativesUn autre créneau sur la page, ou la liste d’attente pour jours et heures de la liste d’attente.
L’agent ditDésolé, je ne peux ni ajouter ni bloquer de créneau : seule la page de réservation le peut. Vous pouvez y choisir un autre créneau libre, ou vous inscrire sur la liste d’attente pour jour ou heure. Une place sur la liste d’attente n’est pas une réservation : si un créneau se libère, nom envoie un lien à toutes les personnes en attente, et la première qui réserve l’obtient.
Prompt : réponse par e-mail sur les disponibilitésRédigez une réponse à un client qui nous a interrogés sur nos disponibilités par e-mail ou SMS.
Entreprise : entreprise, type d’entreprise à ville. Toutes les heures sont en fuseau horaire.
Son message : collez son message.
Prestation : prestation, durée, prix.
Créneaux libres copiés aujourd’hui depuis notre système de réservation : 2 ou 3 créneaux libres.
Lien de réservation : lien de réservation.
Règles : proposez uniquement les créneaux ci-dessus et précisez qu’ils étaient libres au moment de l’écriture. Dites que le créneau n’est réservé que lorsque le client le réserve via le lien. Ne bloquez aucun créneau et n’ajoutez ni prix ni offre. Moins de 100 mots, ton aimable. Terminez par une seule prochaine étape.
Un bon résultat contient
- Sa demande en quelques mots : prestation, jour, heure.
- Uniquement des créneaux copiés le jour même depuis le système de réservation, avec jour de la semaine, date et fuseau horaire.
- Le lien, et le fait que seule une réservation via ce lien confirme le créneau.
Ne jamais promettre
- Un créneau deviné.
- De bloquer ou de garder un créneau.
- Qu’un jour est « généralement calme ».
3. Questions préalables à une consultation : 3 au maximum avant le lien de réservation
Pour une première consultation, ou une prestation qui en demande une, l’agent pose au maximum 3 questions courtes, une à la fois, puis suggère la prestation adaptée et envoie le lien. Cinq champs : besoin, prestation adaptée, fuseau horaire, disponibilités, responsable de la confirmation.
3.1Besoin
PourquoiIl détermine la prestation adaptée.
L’agent demandePour quoi souhaitez-vous de l’aide ? Une ou deux phrases suffisent.
3.2Prestation adaptée
PourquoiPrestations et prix uniquement depuis la base de connaissances.
L’agent ditD’après ce que vous décrivez, prestation vous conviendrait : durée, prix. Déroulé de la séance, en une ligne.
3.3Fuseau horaire
PourquoiPour les consultations en visio ou par téléphone hors de ville.
L’agent demandeDans quelle ville ou quel fuseau horaire êtes-vous ? Nos horaires sont en fuseau horaire ; vérifiez le fuseau horaire sur la page de réservation avant de choisir un créneau.
3.4Disponibilités
L’agent demandeQuels jours ou quelles heures vous conviennent en général ?
L’agent ditMerci. Tous les créneaux libres pour prestation sont ici : lien de réservation. Si rien n’apparaît le jour, je peux vous inscrire sur la liste d’attente.
3.5Responsable de la confirmation
PourquoiLe visiteur sait qui confirme.
L’agent ditVotre créneau est réservé lorsque la page de réservation le confirme. Nom lit vos réponses avant la consultation et vous contacte si quelque chose doit changer.
Si aucune prestation ne convientJe ne suis pas sûr que nous soyons les mieux placés pour son besoin, et je préfère ne pas deviner. Nom peut vous conseiller. Voulez-vous que je lui transmette votre question ?
Jamais
- Ne jamais poser plus de 3 questions avant d’envoyer le lien.
- Ne jamais poser de diagnostic, donner de conseil ni juger la situation du visiteur.
- Ne jamais choisir un créneau à sa place.
4. Réponses aux demandes de report et d’annulation, selon votre politique
Une seule foisLes modifications passent par le système de réservation, pas par le chat. L’agent envoie le lien de modification et rappelle votre politique une fois. L’ancien créneau reste réservé tant que le nouveau n’est pas confirmé.
4.1Plus de 24 heures avant
PolitiqueModification ou annulation gratuite.
L’agent ditPas de problème. Vous pouvez le déplacer ou l’annuler vous-même avec le lien de votre e-mail de confirmation. Votre créneau actuel reste réservé jusqu’à ce que vous en choisissiez un nouveau.
4.2Moins de 24 heures avant
PolitiqueFrais de modification tardive ou d’absence, rappelés une fois.
Validation humaineLes exceptions sur les frais vont à nom.
L’agent ditVous pouvez encore le déplacer avec le lien de votre e-mail de confirmation. Notre politique : les modifications à moins de 24 heures du rendez-vous sont facturées montant des frais. Si vous avez eu un imprévu, c’est nom qui décide des exceptions. Voulez-vous que je lui transmette votre demande ?
Prompt : réponse à une demande de reportRédigez une réponse à un client qui souhaite déplacer un rendez-vous, par e-mail ou SMS.
Entreprise : entreprise. Toutes les heures sont en fuseau horaire.
Réservation actuelle : prestation, jour, date, heure, avec membre de l’équipe.
Sa demande : collez son message.
Notre politique : politique de modification et d’annulation en une ligne.
Créneaux libres copiés aujourd’hui depuis notre système de réservation : 2 créneaux libres.
Lien de modification : lien de modification.
Règles : précisez que le créneau actuel reste réservé jusqu’à ce que le client en confirme un nouveau via le lien. Rappelez la politique une fois, avec bienveillance. Ne supprimez pas de frais, n’en ajoutez pas et n’inventez aucun créneau. Moins de 100 mots. Terminez par une seule prochaine étape.
Ne jamais promettre
- « Je l’ai déplacé » ou « je l’ai annulé » : seul le système de réservation le fait.
- De supprimer des frais : c’est une personne qui décide.
5. Prompts de confirmation et de rappel pour tout outil de rédaction IA
Prompts de rédactionLa page de réservation confirme le créneau. Ces deux prompts rédigent le texte qui l’accompagne. Collez-les dans n’importe quel outil de rédaction IA, comme ChatGPT, avec les détails copiés depuis la réservation, puis enregistrez le résultat comme e-mails de réservation ou envoyez-le par SMS.
Prompt A : confirmation de réservationRédigez un e-mail ou un SMS de confirmation de réservation pour entreprise, type d’entreprise à ville.
Utilisez uniquement ces détails de la réservation :
Client : prénom
Prestation : prestation, durée
Quand : jour, date, heure de début et de fin, fuseau horaire
Avec : membre de l’équipe
Où : adresse, stationnement ou lien visio
Avant le rendez-vous : préparation, ou aucune
Modifier ou annuler : lien de modification. Politique : politique en une ligne
Règles : commencez par le jour, la date et l’heure. N’ajoutez rien qui ne figure pas dans cette liste. Moins de 120 mots pour un e-mail ou 50 pour un SMS. Ton chaleureux et simple. Terminez par une seule prochaine étape.
Prompt B : rappel de rendez-vousRédigez un e-mail ou un SMS de rappel pour entreprise, envoyé 24 heures avant le rendez-vous.
Utilisez uniquement ces détails de la réservation : prénom, prestation, jour, date, heure, fuseau horaire, adresse ou lien visio, préparation.
En cas d’empêchement : lien de modification. Demandez au client de modifier le rendez-vous tôt, pour qu’une personne de notre liste d’attente puisse prendre le créneau.
Règles : le jour et l’heure dès la première ligne. Aucune nouvelle information, aucun prix ni offre. Ton aimable, sans insistance. Moins de 50 mots pour un SMS.
Deuxième rappelUn long délai avant le rendez-vous et des absences antérieures sont les facteurs le plus souvent associés aux rendez-vous manqués1. Pour les réservations faites des semaines à l’avance, ou un client déjà absent par le passé, envoyez un deuxième rappel quelques jours avant.
Un bon résultat contient
- Jour de la semaine, date, heure et fuseau horaire dès la première ligne.
- Prestation, lieu ou lien visio, préparation.
- Comment modifier ou annuler, et la politique en une ligne.
Jamais
- Ne jamais recopier un créneau de mémoire : vérifiez-le dans votre liste de réservations.
- Ne jamais demander de répondre OUI si personne ne lit les réponses.
6. Relance après une absence : un appel, un message, un responsable
Attendez 15 minutes après l’heure prévue, appelez une fois, puis envoyez une seule relance dans les 2 heures. Supposez la bonne foi, rappelez la politique une fois et faites de la nouvelle réservation une seule étape.
Champs d’une absence
| Champ | À remplir |
|---|---|
| Heure prévue | prestation, jour, date, heure |
| Tentative de contact | appel ou SMS, à quelle heure |
| Politique | politique en cas d’absence, en une ligne |
| Option de report | lien de réservation |
| Responsable | nom, qui l’envoie et décide des frais |
Prompt : relance après absenceRédigez un e-mail ou un SMS de relance court pour un client qui a manqué un rendez-vous.
Entreprise : entreprise. Client : prénom.
Heure prévue : prestation, jour, date, heure.
Tentative de contact : nous avons appelé à heure et laissé un message.
Notre politique : politique en cas d’absence, en une ligne.
Nouvelle réservation : lien de réservation.
Expéditeur : nom.
Règles : partez du principe qu’il y a eu un imprévu. Aucun reproche, aucune menace. Rappelez la politique une fois, simplement. Faites de la nouvelle réservation une seule étape. Moins de 80 mots. Terminez par le lien.
Si le client donne une raisonMerci de nous avoir prévenus, prénom. J’espère que tout va bien. Nom décide pour les frais et vous répondra d’ici heure. Vous pouvez déjà choisir un nouveau créneau ici : lien de réservation.
Jamais
- Ne jamais envoyer plus d’une relance pour le même rendez-vous manqué.
- Ne jamais supprimer ni ajouter de frais dans le message : c’est le responsable qui décide.
- Ne jamais culpabiliser le client, ni dans le message ni dans le journal.
7. Liste d’attente et créneaux libérés : une offre honnête, au premier qui réserve
Quand la page n’affiche rien, l’agent propose la liste d’attente et recueille un nom, un contact et les jours qui conviennent. Quand un créneau se libère, nom envoie une offre honnête à toutes les personnes en attente : la première qui réserve via le lien l’obtient.
L’agent dit : inscription sur la liste d’attenteJe peux vous inscrire sur la liste d’attente pour prestation le jours ou heures. Ce n’est pas une réservation : si un créneau se libère, nom envoie un lien à toutes les personnes en attente, et la première qui réserve l’obtient. Quel est le meilleur téléphone ou e-mail pour vous joindre ?
Prompt : créneau libéré pour la liste d’attenteRédigez un SMS ou un e-mail court qui propose un créneau qui vient de se libérer aux clients de notre liste d’attente.
Entreprise : entreprise. Créneau libéré : prestation, jour, date, heure, fuseau horaire, avec membre de l’équipe.
Lien de réservation : lien de réservation.
Faits : ce message part à nombre personnes de la liste d’attente. La première qui réserve via le lien obtient le créneau.
Règles : précisez que le créneau n’est gardé pour personne. Pas de fausse urgence, ni prix ni offre qui ne figurent pas ci-dessus. Moins de 50 mots. Terminez par le lien.
Un bon résultat contient
- Le créneau exact, la prestation et le nom du membre de l’équipe.
- « Au premier qui réserve via le lien », dit clairement.
Jamais
- Ne jamais écrire « réservé pour vous » ni « il est à vous ».
- Ne jamais proposer un créneau sans avoir vérifié qu’il est libre dans le système de réservation.
- Ne jamais inventer d’urgence, comme « plus que 10 minutes ».
8. Transfert à une personne : exceptions, groupes et paiements
Une personne décideCertaines demandes nécessitent l’accord d’une personne : exceptions à la politique, groupes, acomptes et paiements, questions médicales ou juridiques. L’agent recueille les faits, ne promet rien et transmet le chat à une personne nommée, avec un délai de réponse.
8.1Groupes de taille du groupe personnes ou plus
L’agent recueilleDate, nombre de personnes, prestations, contact.
L’agent ditPour les groupes de taille du groupe personnes ou plus, c’est nom qui organise les horaires et le prix. Je transmets votre demande à nom dès maintenant. Quel est le meilleur téléphone ou e-mail pour vous joindre ? Rien n’est encore réservé.
8.2Acomptes et paiements
L’agent recueilleL’objet du paiement et un contact. Jamais de données de carte.
L’agent ditMerci de ne pas partager de données de carte ici. Nom gère les acomptes et les paiements par lien de paiement ou e-mail. Voulez-vous que je transmette votre demande ?
8.3Exceptions à la politique
L’agent recueilleLa réservation, ce qui s’est passé, un contact.
L’agent ditNotre politique : politique en une ligne. Je ne peux pas faire d’exception, mais c’est nom qui décide pour ce type de demande et vous répondra d’ici heure. Que s’est-il passé ?
8.4Questions médicales ou juridiques
L’agent recueilleUniquement la question sur votre prestation.
L’agent ditJe ne peux pas donner de conseil médical ou juridique : adressez-vous à votre médecin ou avocat. Pour toute question sur notre prestation, nom peut vous aider. Voulez-vous que je lui transmette votre question ?
Résumé de transfert pour la personneTransfert de réservation
Client : nom, téléphone ou e-mail
Demande : prestation, date et heure, nombre de personnes
Motif du transfert : groupe, acompte, exception, médical ou juridique
Réservé via le lien : oui ou non
Promis dans le chat : rien
Réponse avant : heure
Jamais
- Ne jamais valider, chiffrer ni accorder de remise pour un groupe, un acompte ou une exception dans le chat.
- Ne jamais prendre de données de carte.
- Ne jamais transférer sans nom, contact et délai de réponse.
Pour les petites équipes de vente et de support
Votre agent envoie le lien de réservation. L’agenda confirme.
Dans CRMsoftware.pro, « Planification » propose des « Types d’événements » avec « Durée », « Temps tampon » et « Réservations max par jour », des « Connexions de calendrier » pour Google ou Outlook, et « Copier le lien » pour la page de réservation. Collez le lien dans les « Instructions » de votre agent et testez-le dans « Essayez le robot ».
- « Types d’événements », « Connexions de calendrier », « Copier le lien »
- Le lien de réservation dans les « Instructions » de l’agent, testé dans « Essayez le robot »
- Réservations avec synchronisation d’agenda dès Launch, 19 $ par mois, facturation annuelle
Offre Free : 3 utilisateurs, chat IA, sans carte bancaire.
Exemple rempli
L’agent d’un salon envoie le lien de réservation, et l’agenda confirme
Voici comment ces modèles de prompts IA pour la prise de rendez-vous fonctionnent ensemble. Wrenfield Hair Studio, un salon de coiffure fictif d’Austin, au Texas, utilise les règles de l’onglet 1. Le vendredi 2 octobre 2026, Leah a demandé un créneau pour le lendemain matin, a réservé via le lien et a reçu la confirmation et le rappel rédigés avec l’onglet 5. Sa demande de groupe est allée à Mia.
La demande de réservation, champ par champ
| Date et heure demandées | Coupe et couleur, samedi 3 octobre, matin |
| Vérification de la source | Page de réservation uniquement : samedi complet avant 15 h ; l’agent n’a cité aucun créneau |
| Statut | Non confirmé dans le chat ; réservé quand la page a confirmé mardi 6 octobre, 16 h 30, avec Jo |
| Alternatives | Un autre créneau sur la page, ou la liste d’attente du samedi (refusée) |
| Validation humaine | Matinée mariage pour 5 le 24 octobre : groupe et acompte de 100 $, transmis à Mia |
| Responsable et action | Mia : planning et lien de paiement avant 16 h 30 (envoyés à 16 h 20), vérifier l’acompte le vendredi 9 octobre |
Messages rédigés avec les prompts
| Confirmation, rédigée avec le prompt A | Bonjour Leah, c’est réservé : mardi 6 octobre, de 16 h 30 à 19 h, coupe et couleur avec Jo, 418 Alder Street, Austin. Merci de venir avec les cheveux secs et non coiffés. Pour modifier ou annuler, utilisez le lien de cet e-mail ; les modifications à moins de 24 heures du rendez-vous et les rendez-vous manqués entraînent des frais de 30 $. |
| Rappel, rédigé avec le prompt B | E-mail, lundi 5 octobre, 16 h 30 : Bonjour Leah, à demain, mardi 6 octobre à 16 h 30, avec Jo. Parking gratuit derrière le salon. Un empêchement ? Merci de modifier votre rendez-vous rapidement avec le lien de votre e-mail de confirmation, pour qu’une personne de notre liste d’attente puisse prendre le créneau. |
| Vérifié avant enregistrement | Date, heure, adresse et frais comparés à la liste des réservations |
Ce qui arrive dans le journal et le CRM
| Réservations | Coupe et couleur, mardi 6 octobre, 16 h 30, « Confirmée » |
| Journal des demandes de réservation | 2 lignes : la réservation du mardi (Réservé) et la matinée mariage (validation requise, responsable Mia, relance prévue le 9 octobre) |
| Historique des chats | Leah, 512 555 0147, statut « Terminé » |
Pourquoi c’est important
Pourquoi les messages de réservation comptent : absences, rappels, fausses confirmations
Les rendez-vous manqués sont fréquents. Une revue systématique de 2018 portant sur 105 études de rendez-vous de santé a relevé un taux d’absence moyen d’environ 23 %, de 13,2 % en Océanie à 43,0 % en Afrique. Les facteurs les plus souvent signalés étaient un long délai entre la réservation et le rendez-vous, et des absences antérieures1. Votre taux sera différent : comptez-le dans le journal des demandes et chiffrez-le avec le calculateur du coût des rendez-vous non honorés.
Les rappels aident. Une revue Cochrane d’essais randomisés a montré que les rappels par SMS portaient la présence aux rendez-vous de santé à 78,6 %, contre 67,8 % sans rappel (7 études, 5 841 personnes, données de qualité modérée). Les rappels par appel téléphonique atteignaient 80,3 %, un effet similaire à celui des SMS2. Les essais viennent du secteur de la santé et la revue date de 2013 : considérez l’ampleur de l’effet comme un point de départ, pas comme une promesse.
Les règles de l’agent comptent autant que les rappels. Un agent qui écrit « c’est réservé » sans consulter l’agenda peut créer une double réservation ou laisser un créneau vide. Envoyer le lien ne coûte rien.
23 %
taux d’absence moyen dans 105 études de rendez-vous de santé (Health Policy, 2018)
78,6 %
de présence avec des rappels par SMS, contre 67,8 % sans rappel (revue Cochrane)
10 sur 10
messages de test de réservation à réussir avant la mise en ligne de l’agent (règle de ce modèle)
Feuilles Excel
La feuille de tests Excel de l’agent de réservation et le journal des demandes
Quatre feuilles : Tests de l’agent, Responsables des prompts, Demandes de réservation et Synthèse. Les colonnes Auto se remplissent seules. Le fichier s’ouvre dans Excel, LibreOffice et Google Sheets.
| Colonne | Contenu |
|---|---|
| Tests de l’agent : Message de test, Comportement attendu, Ne doit pas | Les 10 messages de test de l’onglet 1. |
| Résultat du test, Date, Notes, Statut Auto | Réussi ou Échoué à chaque passage. Statut : Non testé, Validé ou À corriger et retester. |
| Responsables des prompts : Prompt, Responsable, Canal, Moment d’envoi, Prêt Auto | Qui envoie chaque prompt de message, comment et quand. Prêt ou Sans responsable. |
| Demandes de réservation : Date, Canal, Client, Prestation, Créneau demandé | Une ligne par demande. |
| Réservé via le lien, Validation humaine requise, Motif du transfert, Responsable | Oui ou Non, pourquoi une personne est nécessaire, qui s’en charge. |
| Résultat, Date de relance, Relance faite le, Statut Auto | Réservé, Reporté, Annulé, Absent ou Liste d’attente. Statut : Ouvert, Relance à faire, En retard ou Terminé. |
| Synthèse Auto | Tests validés, prompts sans responsable, demandes par résultat, taux d’absence, relances ouvertes, vérification avant lancement. |
L’exemple est Wrenfield Hair Studio, du 29 septembre au 7 octobre 2026 : 12 demandes, 10 réservées via le lien, 2 qui demandaient la validation d’une personne, 1 absence sur 9 rendez-vous réservés, reportés ou manqués (11 %), et 2 relances ouvertes. Les 10 messages de test ont tous réussi le 30 septembre et les 6 prompts de messages ont tous un responsable : la vérification avant lancement affiche donc Prêt.
Mode d’emploi
Comment utiliser ces modèles de prompts IA pour la prise de rendez-vous
- 1
Remplissez les crochets
Lien de réservation, prestations, prix, politique, horaires de liste d’attente, nom pour le transfert, délai de réponse.
- 2
Collez et testez
Collez les règles de l’onglet 1, tapez les 10 messages de test. Les 10 doivent réussir.
- 3
Donnez un responsable à chaque prompt
Qui envoie chacun des 6 prompts de messages, comment et quand.
- 4
Notez les demandes
Une ligne par demande, avec un responsable pour chaque relance.
- 5
Faites le point chaque semaine
Taux d’absence, relances ouvertes, transferts. Refaites les tests après chaque modification.
Mise en place dans CRMsoftware.pro
- Ouvrez « Planification » > « Types d’événements » > « Nouveau type d’événement ». Renseignez « Nom de l’événement », « Durée », « Emplacement », « Temps tampon » et « Réservations max par jour ». Dans « Rappels », choisissez « 24 heures avant », « 1 heure avant » ou « 15 minutes avant ».
- Dans « Connexions de calendrier », connectez « Google Agenda » ou « Calendrier Outlook » pour que les heures occupées bloquent les créneaux de réservation.
- Cliquez sur « Copier le lien » sur le type d’événement. Dans « Mes bots », choisissez le bot et collez le lien et les règles dans « Instructions », onglet « Bases ». Cliquez sur « Enregistrer les modifications ».
- Cliquez sur « Essayez le robot » et tapez les 10 messages de test jusqu’à ce qu’ils réussissent tous.
- Pour les prestations qui demandent une personne, activez « Nécessite une confirmation manuelle » : les réservations restent « En attente » jusqu’à ce que quelqu’un clique sur « Confirmer » dans « Réservations ». Marquez les rendez-vous manqués comme « Absent ».
- Les transferts attendent dans « Support en direct » avec le statut « En attente d’un agent » ; activez « Envoyer des notifications par e-mail » dans l’onglet « Connecter ». L’application envoie des e-mails, pas de SMS.
Le chat IA, les « Instructions » et « Essayez le robot » sont inclus dans l’offre Free : 3 utilisateurs, sans carte bancaire. Les réservations avec synchronisation d’agenda arrivent avec Launch, 19 $ par mois en facturation annuelle pour 8 utilisateurs. Launch ajoute aussi les réservations payantes via Stripe, les types d’événements d’équipe (groupe, collectif, à tour de rôle) et le transfert vers un humain.
Vérification finale : l’agent de réservation est prêt quand
- Les 10 messages de test réussissent, avec la date dans la feuille de tests.
- Les 6 prompts de messages ont un responsable, un canal et un moment d’envoi.
- Le lien des instructions ouvre la bonne page de réservation, et la ligne sur la politique correspond à votre politique écrite.
- Le nom pour le transfert et le délai de réponse sont remplis, et quelqu’un reçoit l’alerte par e-mail.
Questions fréquentes
Modèles de prompts IA pour la prise de rendez-vous : questions fréquentes
Que sont les modèles de prompts IA pour la prise de rendez-vous ?
Des textes prêts à l’emploi pour deux usages : les instructions d’un agent IA qui répond aux questions de réservation sur votre site, et des prompts à coller dans un outil de rédaction IA pour rédiger vos messages de réservation. Cette page propose les deux : un bloc de règles avec 10 messages de test, et 6 prompts de messages.
Qu’est-ce qu’un bon prompt de réceptionniste IA pour la prise de rendez-vous ?
Un prompt qui commence par ce que l’agent ne peut pas faire : voir l’agenda, réserver, bloquer ou annuler. L’agent reprend la demande, envoie le lien de réservation, précise qu’une demande n’est pas une réservation tant que le système de réservation ne l’a pas confirmée, propose un autre créneau ou la liste d’attente, et transfère à une personne les groupes, les acomptes, les exceptions et les questions médicales ou juridiques. Le bloc se trouve dans l’onglet 1.
Quels sont de bons prompts ChatGPT pour planifier des rendez-vous ?
Des prompts qui donnent à l’IA les vrais détails de la réservation, copiés depuis votre système de réservation, et des règles sur ce qu’il ne faut pas ajouter : ni créneau supplémentaire, ni prix, ni offre, avec une limite de mots et une seule prochaine étape. Les onglets 2, 4, 5, 6 et 7 en contiennent six. Vérifiez la date et l’heure avant d’envoyer.
Quand envoyer un rappel de rendez-vous ?
24 heures avant est un choix courant, avec la confirmation juste après la réservation. Pour les réservations faites des semaines à l’avance ou les clients déjà absents par le passé, ajoutez un deuxième rappel quelques jours avant : un long délai avant le rendez-vous et des absences antérieures sont les facteurs le plus souvent associés aux rendez-vous manqués1.
Les rappels de rendez-vous réduisent-ils les absences ?
Dans les essais menés dans le secteur de la santé, oui. Une revue Cochrane a relevé une présence de 78,6 % avec des rappels par SMS, contre 67,8 % sans rappel ; les rappels par appel téléphonique atteignaient 80,3 %2. Mesurez votre propre taux avant et après avec le journal Excel.
Quel est un taux d’absence normal ?
Une revue de 105 études de rendez-vous de santé a relevé une moyenne d’environ 23 %, de 13,2 % en Océanie à 43,0 % en Afrique1. Calculez le vôtre en divisant les absences par le nombre de rendez-vous prévus, et voyez ce qu’elles coûtent avec le calculateur du coût des rendez-vous non honorés.
Comment relancer un client après une absence ?
Appelez une fois environ 15 minutes après l’heure prévue, puis envoyez un seul message dans les 2 heures : l’heure prévue, le fait que vous avez essayé de le joindre, la politique en une ligne et le lien pour réserver à nouveau. Aucun reproche, et seul le responsable décide des frais.
L’agent de CRMsoftware.pro peut-il réserver des rendez-vous depuis le chat ?
L’agent envoie votre lien de réservation depuis ses « Instructions ». Le visiteur choisit un créneau sur la page de réservation, qui vérifie vos « Connexions de calendrier » et envoie l’e-mail de confirmation. Les réservations avec synchronisation d’agenda arrivent avec Launch, 19 $ par mois en facturation annuelle.
CRMsoftware.pro envoie-t-il des rappels par SMS ?
Non, l’application n’envoie pas de SMS. La section « Rappels » d’un type d’événement envoie des e-mails de rappel 24 heures, 1 heure ou 15 minutes avant. Pour les SMS, rédigez-les avec le prompt B et envoyez-les depuis votre propre téléphone.
Modèles associés
Outils gratuits
Sources
- Revue systématique de 105 études, Health Policy 122(4), 2018, notice PubMed : No-shows in appointment scheduling - a systematic literature review
- Revue systématique Cochrane de 8 essais randomisés, publiée le 5 décembre 2013 : Mobile phone messaging reminders for attendance at healthcare appointments
- Offres, prix et fonctionnalités, vérifiés le 8 octobre 2026 : Tarifs de CRMsoftware.pro
Laissez la page de réservation confirmer, et votre agent y envoyer vos clients.
Commencez gratuitement avec 3 utilisateurs et le chat IA : collez les règles de réservation dans « Instructions » et testez-les dans « Essayez le robot ». Les réservations avec synchronisation d’agenda arrivent avec Launch, 19 $ par mois en facturation annuelle pour 8 utilisateurs.