Séquence d’e-mails de relance commerciale après une proposition

Une séquence d’e-mails de relance commerciale pour les 14 jours qui suivent l’envoi d’une proposition ou d’un devis : cinq e-mails avec deux objets chacun, le jour d’envoi, les règles d’arrêt et la tâche CRM qui fait partir chaque relance à temps. En plus : des réponses aux objections, un compte rendu de rendez-vous, un fichier Word et un suivi Excel gratuit, sans inscription.

1. Jour 0 : l’e-mail de proposition, avec un récap et une seule prochaine étape

À envoyer avec la proposition

Avant l’envoi

  • Le périmètre a été validé lors d’un appel ou d’une visite.
  • La proposition indique le prix, ce qui est inclus, la date de début et une date de validité.
  • Vous savez qui décide, et quand.

ObjetVotre proposition pour projet, avec la prochaine étape

OuProposition de votre entreprise : résultat principal dès le date de début

E-mailBonjour prénom,

Merci pour le temps que vous m’avez accordé jour. Vous trouverez ci-joint votre proposition pour projet.

En bref : ce qui est inclus, à partir du date de début, pour prix. Ce prix est valable jusqu’au date de validité.

Je vous propose un appel de 15 minutes pour la parcourir ensemble et répondre à vos questions. Jour à heure ou jour à heure, cela vous convient-il ? Si décideur souhaite y participer, ce sera avec plaisir.

Bien cordialement,
votre nom
téléphone

ConseilMettez la prochaine étape dans l’e-mail lui-même, avec deux créneaux précis. Une proposition sans date de suite est celle qui finit dans le silence.

Tâche CRM liée à l’affaire

ChampÀ saisir
Titre de la tâcheEnvoyer la proposition : affaire
Cédant, date limiteResponsable de l’affaire, 1 jour ouvré après l’appel ou la visite
Une fois terminéeRésumé de l’état : proposition envoyée le date, montant, valable jusqu’au date. Créez la tâche du Jour 2.

Pour les petites équipes de vente et de support

Chaque relance de proposition a un responsable et part à temps.

Dans CRMsoftware.pro, chaque proposition est une affaire avec un responsable, et chaque relance une tâche attribuée à une personne, avec une date limite et l’affaire liée. Vous envoyez les e-mails depuis votre propre messagerie.

  • Les affaires sur un tableau Kanban, avec des tâches liées à chacune
  • Devis, signature électronique et liens de paiement pour conclure l’affaire
  • Offre Free avec 1 pipeline et tâches de base. Devis et signature électronique dès Launch à 19 $ par mois, facturation annuelle

Offre Free : 3 utilisateurs, sans carte bancaire.

Exemple rempli

Une proposition, deux relances, signée au jour 13

Brightway Office Cleaning, une entreprise fictive, chiffre le nettoyage de nuit de deux cabinets dentaires et suit cette séquence d’e-mails de relance commerciale. La cliente répond à l’e-mail du Jour 5 avec deux objections, un appel suit, et l’affaire est signée 13 jours après la proposition. Les e-mails des Jours 9 et 14 n’ont jamais été nécessaires.

Brightway Office CleaningEntreprise et cliente fictives
ClienteBonjour, nous avons besoin d’un devis pour le nettoyage de nuit de nos deux cabinets dentaires, environ 6 500 pieds carrés au total.
Agent IAMerci, Elena. Kim, de notre équipe, vous écrira aujourd’hui pour organiser une visite des deux cabinets.
Visite le 21 sept. · proposition envoyée par e-mail le 22 sept.
Kim, commercialeJour 0, mardi 22 septembre : Merci de m’avoir fait visiter les deux cabinets. Vous trouverez votre proposition en pièce jointe : 5 nuits par semaine à partir du 2 novembre, 2 150 $ par mois, valable jusqu’au 22 octobre. Jeudi à 10 h ou vendredi à 14 h, cela vous irait pour un appel de 15 minutes ?
Kim, commercialeJour 2, jeudi 24 septembre : Bonjour Elena, je voulais m’assurer que vous aviez bien reçu la proposition. Pourrions-nous prendre 15 minutes vendredi à 14 h ou lundi à 10 h ?
Kim, commercialeJour 5, lundi 28 septembre (dimanche décalé au lundi) : Voici la liste de contrôle d’une page que nous utilisons pour les cabinets dentaires. Si une partie de la proposition ne vous convient pas, dites-moi laquelle.
ClienteMerci, c’est utile. C’est au-dessus de notre budget, et le Dr Patel doit valider toute dépense de plus de 2 000 $ par mois.
Kim, commercialeJe comprends. Une option : 5 nuits au cabinet principal et 3 au plus petit, pour 1 890 $ par mois. Pourrions-nous prendre 20 minutes avec le Dr Patel mercredi à 12 h 30 ?
ClienteMercredi à 12 h 30, c’est bon pour nous deux.
Kim, commercialeCompte rendu, mercredi 30 septembre : Comme convenu, 5 nuits au cabinet principal et 3 au second, 1 890 $ par mois à partir du 2 novembre. La proposition mise à jour est jointe pour signature électronique. Le Dr Patel décide d’ici le vendredi 9 octobre.
ClienteLundi 5 octobre : C’est signé. Rendez-vous le 2 novembre.

L’affaire dans le CRM au 5 octobre

AffaireNettoyage de nuit · Harbor Dental
Contact principalElena Ruiz, responsable du cabinet
Attribué àKim
Proposition envoyéeMar. 22 sept., 2 150 $ par mois
Réponse aprèsE-mail du Jour 5 : prix, décideur
Valeur finale22 680 $ par an (1 890 $ par mois)
StatutGagné le 5 oct., jour 13

Tâches de relance

Date limiteTâcheRésultat
Jeu. 24 sept.Relance Jour 2Envoyée, pas de réponse
Lun. 28 sept.E-mail utile Jour 5Envoyé, réponse le jour même
Lun. 28 sept.Répondre à l’objectionAppel fixé
Mer. 30 sept.Envoyer le compte renduEnvoyé, nouvelle proposition
Ven. 9 oct.Vérifier la décisionSignée le 5 oct.

Pourquoi relancer

Pourquoi une séquence courte fonctionne : les réponses arrivent vite, ou après une relance

Après une proposition, le silence est rarement une décision. Dans une étude sur des utilisateurs de Yahoo Mail qui s’écrivent régulièrement, soit 2 millions de personnes et 187 millions d’e-mails, plus de 90 % des réponses sont arrivées moins d’un jour après la réception du message, et la moitié en moins de 47 minutes1. Si votre client n’a pas répondu en deux jours, la proposition a sans doute glissé au fond de sa boîte de réception, et une courte relance la fait remonter.

Les relances apportent aussi une grande part des réponses. Dans les données 2025 de Belkins portant sur 7,5 millions d’e-mails B2B à froid, les étapes 2 à 6 de chaque séquence ont généré 58,6 % de toutes les réponses, et l’étude situe la fourchette pratique entre 3 et 5 étapes2. Votre client a lui-même demandé la proposition : quatre courtes relances en 14 jours relèvent donc de la persévérance, pas de la pression, tant que chaque e-mail a un rôle et que la séquence s’arrête à la première réponse.

Le plus difficile est de penser à envoyer l’e-mail suivant. C’est pourquoi chacun est accompagné ici d’une tâche CRM, d’un responsable et d’une date limite.

+ de 90 %

des réponses aux e-mails sont arrivées moins d’un jour après le message

58,6 %

des réponses aux e-mails B2B à froid venaient des relances

4

relances en 14 jours, chacune avec un responsable et une date limite

Plan d’envoi

Combien d’e-mails de relance envoyer, et quand

Cinq e-mails sur 14 jours : la proposition et quatre relances, chacune avec un rôle différent. Comptez les jours à partir de la date de la proposition ; un jour de week-end passe au lundi. Les réponses aux objections et le compte rendu partent dès qu’ils sont nécessaires.

JourE-mailSon rôleArrêter ou changer si
Jour 0Proposition envoyéeRésumer l’offre et demander un appel de 15 minutesLe client fixe l’appel : envoyez le compte rendu ensuite
Jour 2Petite relanceVérifier la réception et reproposer l’appelToute réponse, un appel fixé ou un non
Jour 5Apport de valeurEnvoyer un élément qui aide à déciderToute réponse, un appel fixé ou un non
Jour 9Sans réponseProposer quatre réponses faciles, dont le nonToute réponse, y compris pas maintenant
Jour 14Clore le dossierClore poliment et laisser la porte ouvertePas de réponse sous 3 jours ouvrés : Perdu

Pourquoi s’arrêter après quatre relances ? Plus d’e-mails ajoutent de la pression, mais rarement des informations nouvelles. Dans les données de Belkins sur les e-mails à froid, la fourchette pratique était de 3 à 5 étapes2, et votre client vous connaît déjà. Après le Jour 14, clôturez l’affaire, ou prévoyez une seule prise de contact dans 3 à 6 mois si le client correspondait bien à votre offre.

Règles d’arrêt

Quand arrêter la séquence, et que faire à la place

Les e-mails programmés ne servent qu’en cas de silence. Dès que le client fait quoi que ce soit, arrêtez la séquence et traitez l’échange comme une conversation. Clôturez la tâche ouverte avec un résumé de l’état, pour que l’affaire montre ce qui s’est passé.

Le client répond par une question

Arrêtez les e-mails programmés. Répondez sous un jour ouvré et terminez par une seule prochaine étape. Remplacez la tâche ouverte par une tâche pour cette étape.

Le client fixe un appel

Marquez la tâche de relance comme terminée et créez une tâche pour envoyer le compte rendu le jour de l’appel. Joignez la proposition à l’invitation dans l’agenda.

Le client dit pas maintenant

Demandez ce qui doit se passer d’abord et quand revenir vers lui. Créez une tâche pour cette date. L’affaire reste ouverte.

RéponseMerci pour votre retour. Puis-je revenir vers vous le date ?

Le client dit non

Remerciez-le, posez une seule question sur la raison et clôturez l’affaire en Perdu, avec le motif dans les notes. Ne discutez jamais.

RéponseMerci de m’avoir répondu. Puis-je vous demander ce qui a fait la différence ? Cela nous aide à progresser, et j’espère que nous pourrons travailler ensemble une autre fois.

Un message d’absence

Ce n’est pas une réponse. Déplacez la tâche ouverte au lendemain de son retour et reprenez à partir de là.

Quelqu’un d’autre répond

Ajoutez la nouvelle personne comme contact de l’affaire, envoyez-lui la proposition avec une présentation de deux lignes et reprenez au Jour 2.

N’annoncez jamais de fausse date butoir, n’inscrivez jamais un client à votre lettre d’information parce qu’il n’a pas répondu, et n’écrivez jamais « je me permets de vous relancer » sans rien de nouveau.

Suivi Excel

Ce que contient le suivi Excel des relances

Trois feuilles : Relances avec une ligne par proposition, Synthèse avec les totaux, et Listes avec vos responsables, les valeurs des listes déroulantes et le plan d’envoi. Les colonnes marquées Auto se remplissent seules.

ColonneContenu
Affaire, contact, responsable, valeurUne ligne par proposition. Choisissez le responsable dans la liste déroulante.
Proposition envoyéeLa date à laquelle vous avez envoyé la proposition par e-mail. Saisissez-la une seule fois.
Jours 2, 5, 9 et 14 prévus AutoDate de la proposition plus 2, 5, 9 et 14 jours. Les dates tombant un week-end passent au lundi.
EnvoyéLa date d’envoi de chaque relance.
Date de réponse et réponseA répondu, Appel fixé, Pas maintenant ou A dit non. Toute réponse arrête les e-mails programmés.
Réponse après AutoLe dernier e-mail envoyé avant la réponse.
Résultat et prochaine actionOuvert, Gagné ou Perdu, et la suite.
Prochain e-mail et prochaine échéance AutoLa prochaine relance à envoyer et sa date.
Statut AutoEn retard, Aujourd’hui, Dans les temps, Arrêtée (le client a répondu) ou Terminée (affaire gagnée ou perdue, ou tous les e-mails envoyés).

Le fichier d’exemple contient l’affaire de l’exemple rempli et 7 autres propositions : 3 réponses, 1 gagnée, 2 perdues et, un jour de semaine, 1 relance à envoyer aujourd’hui et 1 en retard. La feuille Synthèse affiche les affaires ouvertes, les réponses, les affaires gagnées et perdues, les relances en retard, les réponses par e-mail et les totaux par responsable. Le fichier s’ouvre dans Excel, LibreOffice et Google Sheets (Fichier, puis Importer).

Mise en place

Mettez en place la relance de vos propositions en 5 étapes

  1. 1

    Rédigez vos versions une fois

    Complétez les crochets et enregistrez chaque e-mail comme brouillon ou modèle dans votre messagerie.

  2. 2

    Un responsable par proposition

    La personne qui envoie la proposition envoie chaque relance. Un remplaçant désigné prend le relais en cas d’absence.

  3. 3

    Une tâche à la fois

    Envoyez, marquez la tâche comme terminée, notez ce qui s’est passé, créez la suivante.

  4. 4

    Arrêtez à la première réponse

    Une réponse, un appel fixé ou un non met fin aux e-mails programmés.

  5. 5

    Enregistrez le résultat

    Gagné ou Perdu le jour où vous le savez, avec le motif.

Mise en place dans CRMsoftware.pro

  1. Ouvrez « Affaires » dans le menu de gauche. Ouvrez l’affaire, ou cliquez sur « Nouveau Deal » et renseignez le titre, la valeur, l’étape, la date de clôture prévue, le contact principal et « Attribué à ».
  2. Avec Launch, établissez le prix avec « Nouvelle citation » dans « Citations », liez le devis à l’affaire et renseignez « Valide jusqu’à ». Passez son « Statut » à « Envoyé » quand vous l’envoyez par e-mail.
  3. Ouvrez « Tâches » dans le menu de gauche et cliquez sur « Nouvelle tâche ». Saisissez le « Titre de la tâche », choisissez la personne dans « Cédant », fixez la « Date limite » et choisissez l’affaire dans « Accord lié ». La page de l’affaire affiche la tâche sous « Tâches liées ».
  4. Envoyez l’e-mail depuis votre propre messagerie. Notez ensuite ce qui s’est passé dans le « Résumé de l’état » de la tâche, cliquez sur « Mark terminé » et créez la tâche suivante.
  5. Chaque matin, ouvrez « Mes tâches » et traitez d’abord « À rendre aujourd’hui » et « Retard ».
  6. Quand le client dit oui, utilisez « Demander la signature » sur la page de l’affaire et « Créer un lien de paiement » sur la facture. Passez ensuite le « Statut » de l’affaire à « Gagné », ou à « Perdu » avec le motif dans « Notes ».

CRMsoftware.pro n’envoie pas ces e-mails à votre place : vous les envoyez depuis votre propre messagerie, et les tâches vous rappellent quand les envoyer. Les affaires avec 1 pipeline et les tâches de base sont gratuites. Les devis, les factures, la signature électronique et les liens de paiement sont inclus dès Launch, à 19 $ par mois en facturation annuelle.

Revue hebdomadaire des relances, 10 minutes

  • Chaque proposition ouverte a une tâche de relance ouverte.
  • Tâches en retard : envoyez aujourd’hui ou décalez la date en notant pourquoi.
  • Pas de réponse 3 jours ouvrés après le Jour 14 : clôturez l’affaire en Perdu.
  • Les affaires dont la séquence est arrêtée ont une prochaine action et une date.
  • Les affaires clôturées ont un résultat et un motif.

Questions fréquentes

Questions sur la séquence d’e-mails de relance commerciale

Qu’est-ce qu’une séquence d’e-mails de relance commerciale ?

C’est une série d’e-mails planifiés que vous envoyez après une proposition, un devis ou un rendez-vous, jusqu’à ce que le client réponde. Celle-ci en compte cinq, aux Jours 0, 2, 5, 9 et 14, et toute réponse, tout appel fixé ou tout non l’arrête.

Combien d’e-mails de relance envoyer après une proposition ?

Quatre après l’e-mail de proposition, sur environ deux semaines, le dernier servant à clore le dossier. Dans une vaste étude sur les e-mails à froid, les relances ont apporté 58,6 % de toutes les réponses et la fourchette pratique était de 3 à 5 étapes2.

Combien de temps attendre avant de relancer une proposition ?

Deux jours pour la première relance, puis 5, 9 et 14 jours après la proposition. Dans une étude sur Yahoo Mail, plus de 90 % des réponses sont arrivées moins d’un jour après le message1 : deux jours de silence signifient donc en général que l’e-mail a été noyé, pas rejeté. Si un jour tombe un week-end, envoyez le lundi.

Que dire dans un e-mail de relance sans réponse ?

Donnez au client un moyen simple de répondre. L’e-mail du Jour 9 propose quatre options numérotées : toujours d’actualité, des changements à faire, pas maintenant, ou non. Une réponse d’un mot suffit.

Comment rédiger un e-mail de relance de devis ?

Citez le devis et le projet, rappelez le prix et la date de validité, et demandez une seule prochaine étape, par exemple un appel de 15 minutes sur deux créneaux précis. Répondez dans le même fil pour que le devis soit de nouveau joint.

Qu’est-ce qu’un e-mail de clôture ?

C’est le dernier e-mail de la séquence : vous clôturez la proposition pour l’instant, indiquez au client comment reprendre la discussion et le remerciez, sans culpabilisation ni remise de dernière minute. Sans réponse sous 3 jours ouvrés, l’affaire passe en Perdu, motif : pas de réponse.

Est-il vrai que 80 % des ventes nécessitent cinq relances ?

Nous n’avons trouvé aucune étude à l’appui. La SMEI, l’association commerciale à laquelle on attribue généralement ce chiffre, indique qu’il provient d’une enquête de 1942 menée par sa section de Long Island, qui comptait moins de 40 membres3. Suivez plutôt vos propres réponses : le suivi Excel montre après quel e-mail chaque réponse est arrivée.

CRMsoftware.pro peut-il envoyer ces e-mails de relance automatiquement ?

Non. Vous envoyez chaque e-mail vous-même depuis votre propre messagerie. CRMsoftware.pro gère le calendrier : chaque relance est une tâche attribuée à une personne, avec une date limite et l’affaire liée, et « Mes tâches » affiche ce qui est à faire aujourd’hui et ce qui est en retard.

Comment suivre les relances de propositions dans CRMsoftware.pro ?

Créez une tâche dans « Tâches » : saisissez un titre, choisissez la personne dans « Cédant », fixez la « Date limite » et choisissez l’affaire dans « Accord lié ». Quand vous envoyez l’e-mail, notez le résultat dans le « Résumé de l’état », marquez la tâche comme terminée et créez la suivante. Les affaires et les tâches de base sont gratuites ; les devis, la signature électronique et les liens de paiement sont inclus dès Launch.

Donnez à chaque proposition un responsable et une prochaine date.

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