Messaggio fuori ufficio: esempi per 13 situazioni
Esempi di messaggio fuori ufficio per ferie, chiusure per festività, malattia, congedo parentale, convegni, weekend e chi ha lasciato l’azienda. Ognuno dice quando rispondi e dove vanno le domande urgenti, e niente su dove ti trovi. File Word, piano assenze Excel e un esempio compilato.
A cura di Anatolii Ulitovskyi 
Verificato da RH Fardin Aggiornato il 1. Messaggio fuori ufficio per le ferie
Inizia da quiQuando usarlo
- Un giorno libero o ferie fino a tre settimane. Per un mese o più, usa la scheda 4.
- Gmail risponde dalle 00:00 del primo giorno alle 23:59 dell’ultimo1; Outlook si ferma all’ora di fine che imposti2. L’ultimo giorno è quello prima del rientro.
- Anche gli sconosciuti ricevono la risposta esterna: non scrivere dove vai, chi resta a casa né il tuo numero di cellulare3.
- Solo la versione interna indica il tuo sostituto e le note per il passaggio di consegne4.
Oggetto (Gmail)Fuori ufficio fino a giorno e data di rientro
Messaggio esternoBuongiorno,
grazie per la tua email. Sono fuori ufficio da primo giorno e rientro giorno e data di rientro. Risponderò al tuo messaggio entro giorno di risposta.
Se è urgente, per esempio cosa conta come urgente, scrivi a indirizzo condiviso o chiama telefono dell’ufficio. La casella viene controllata dal lunedì al venerdì alle ora.
Grazie,
il tuo nome
azienda
Messaggio interno (colleghi)Ciao a tutti,
sono assente da primo giorno a ultimo giorno. Nome e cognome del sostituto si occupa di cosa segue e controlla indirizzo condiviso dal lunedì al venerdì alle ora. Tutto il resto aspetta il mio rientro. Le note per il passaggio di consegne sono in dove.
il tuo nome
Messaggio fuori ufficio breveFuori ufficio fino a giorno e data di rientro. Rispondo entro giorno di risposta. Urgenze: indirizzo condiviso. il tuo nome, azienda
Risposta entroPrometti una risposta 2 giorni lavorativi dopo il rientro: il primo giorno se ne va negli arretrati.
2. Messaggio fuori ufficio per le chiusure festive
Quando usarlo
- Chiude tutta l’attività: da Natale a Capodanno, il Ringraziamento, il 4 luglio o una festività locale.
- Comunica le date ai clienti abituali due settimane prima.
- Uno studio medico, un negozio o un’impresa artigiana ha bisogno anche di un canale per le emergenze, come il 911 per un’emergenza medica.
- Lo stesso giorno cambia anche la chat del sito, la segreteria e gli orari di apertura online (scheda 8).
OggettoChiusi da primo giorno a ultimo giorno, di nuovo aperti giorno di rientro
Email, tutta l’attivitàBuongiorno,
grazie per aver contattato azienda. Siamo chiusi per le feste da primo giorno a ultimo giorno e riapriamo giorno e data di rientro alle ora di apertura. Risponderemo al tuo messaggio entro giorno di risposta.
È urgente, per esempio cosa conta come urgente? Scrivi a indirizzo condiviso con URGENTE nell’oggetto. La casella viene controllata dal lunedì al venerdì alle ora.
Buone feste,
Il team di azienda
Natale, breveGrazie per la tua email. Siamo chiusi per Natale e riapriamo giorno e data di rientro. Urgenze: indirizzo condiviso. Buone feste! azienda
Capodanno, breveBuon anno e grazie per il tuo messaggio. Siamo chiusi fino a giorno e data di rientro e risponderemo entro giorno di risposta. azienda
AuguriNon sai quale festa celebra il cliente? Scrivi “buone feste”. Tieni un canale per le urgenze anche quando sono tutti in ferie.
3. Giorno di malattia e congedo per malattia: brevi e riservati
Nessun dettaglioQuando usarlo
- Giorno di malattia: assente oggi, forse domani. Impostalo dal telefono o chiedi al collega che gestisce la casella.
- Congedo per malattia: indica il mese del rientro solo se ne sei sicuro, e aggiornalo quando la data è certa.
- Non nominare mai la malattia, la cura o l’ospedale. “In congedo” basta.
Giorno di malattiaGrazie per la tua email. Oggi, giorno, sono fuori ufficio e prevedo di rientrare giorno. Se non può aspettare, scrivi a indirizzo condiviso. Altrimenti risponderò entro giorno di risposta.
il tuo nome
Congedo per malattiaBuongiorno,
grazie per il tuo messaggio. Sono in congedo fino a mese e non leggo questa casella.
Per il tuo ambito, per esempio: la tua pratica, contatta nome e cognome del sostituto all’indirizzo indirizzo di lavoro del sostituto. Questa email non verrà inoltrata, quindi inviala di nuovo a nome del sostituto.
Grazie,
il tuo nome
azienda
Versione breveFuori ufficio oggi, rientro giorno. Urgenze: indirizzo condiviso. il tuo nome
4. Messaggi per congedo di maternità, paternità e aspettativa
Quando usarlo
- Congedo di maternità, congedo di paternità, anno sabbatico o qualsiasi assenza di un mese o più.
- Indica una persona per ogni ambito, con un indirizzo di lavoro. Chiedile prima e passale le tue note.
- Scrivi che la casella non viene letta e se i messaggi vengono inoltrati.
Congedo di maternità o paternitàBuongiorno,
grazie per la tua email. Sono in congedo di maternità o paternità fino a mese e non leggo questa casella.
Durante la mia assenza nome e cognome del sostituto segue i tuoi clienti o il tuo ambito: indirizzo di lavoro del sostituto. Per tutto il resto, scrivi a indirizzo condiviso.
Questa email non verrà inoltrata, quindi inviala di nuovo all’indirizzo giusto. Grazie per la pazienza.
il tuo nome
azienda
Aspettativa o anno sabbaticoGrazie per la tua email. Sono assente da azienda fino a mese e non leggo questa casella. Per ambito 1, contatta sostituto 1 all’indirizzo indirizzo 1; per ambito 2, sostituto 2 all’indirizzo indirizzo 2. La tua email non verrà inoltrata.
Prima di partireImpostalo l’ultimo giorno di lavoro e provalo da un altro indirizzo. Scrivi il mese, non il giorno, e aggiornalo quando la data è certa.
5. Messaggi per convegni, fiere e periodi di lavoro intenso
Quando usarlo
- Leggi ancora la posta, ma con calma: un convegno, una fiera, visite ai clienti, la stagione delle dichiarazioni o la chiusura del mese.
- Indica un tempo di risposta reale, come “entro 2 giorni lavorativi”, non “accesso limitato alla posta”.
- Scrivi “un evento di lavoro”, non la città o l’hotel: i dettagli dicono agli sconosciuti quando sei via3.
Convegno o fieraBuongiorno,
grazie per la tua email. Sono a un evento di lavoro, oppure: il nome dell’evento fino a ultimo giorno e leggo la posta una volta al giorno. Risponderò entro giorno di risposta.
Se non può aspettare, scrivi a indirizzo condiviso o chiama telefono dell’ufficio.
il tuo nome
azienda
Periodo di lavoro intensoGrazie per la tua email. Fino a data di fine siamo il motivo, per esempio: nelle ultime settimane della stagione delle dichiarazioni e le risposte richiedono fino a tempo di risposta. Per argomento urgente, chiama telefono dell’ufficio.
azienda
Versione breveA un evento di lavoro fino a giorno, leggo la posta una volta al giorno. Risponderò entro giorno di risposta. il tuo nome
Prometti il giorno peggiorePrometti il tempo di risposta che riesci a rispettare nel giorno più pieno: “2 giorni lavorativi”, non “il prima possibile”.
6. Messaggi fuori ufficio per il weekend e fuori orario
Quando usarlo
- Una casella aziendale che nessuno legge nel weekend, di notte o durante un ponte.
- Le impostazioni di Gmail1 e Outlook2 hanno un solo inizio e una sola fine, quindi una risposta settimanale va riattivata ogni settimana. Usala per i ponti.
- Per tutte le settimane, metti i tuoi orari nella firma e nella pagina dei contatti, e lascia che di notte e nel weekend risponda la chat del sito.
WeekendGrazie per la tua email. Il nostro ufficio è chiuso per il weekend e risponderemo giorno lavorativo successivo entro le ora. I nostri orari sono giorni e orari, fuso orario.
Per tipo di emergenza, chiama numero per le emergenze.
azienda
Fuori orario, breveGrazie per averci scritto. Ora siamo chiusi e rispondiamo dalle ora di giorno lavorativo successivo. azienda
Chat del sitoPer i messaggi di benvenuto fuori orario in chat, usa gli esempi di messaggi di benvenuto per live chat. Non scrivere mai “subito” quando non lavora nessuno.
7. Quando qualcuno se ne va: risposta automatica per dimissioni
Quando usarlo
- Qualcuno si è dimesso o ha lasciato l’azienda, e i clienti scrivono ancora al suo indirizzo.
- Questa risposta la scrive l’azienda, non la persona che se n’è andata, e la tiene attiva finché i clienti continuano a scrivere.
- Indica il nuovo contatto con un indirizzo di lavoro. Non dire mai perché la persona se n’è andata o dove è andata.
Casella di un ex dipendenteBuongiorno,
grazie per la tua email. Nome non lavora più presso azienda e questa casella non viene letta.
Per il suo ambito, per esempio: la tua pratica o gli ordini aperti, contatta nome e cognome del nuovo contatto all’indirizzo indirizzo di lavoro del nuovo contatto o chiama telefono dell’ufficio. La tua email non è stata inoltrata, quindi inviala di nuovo.
Grazie,
azienda
Versione breveNome ha lasciato azienda e questa casella non viene letta. Scrivi invece a indirizzo di lavoro del nuovo contatto.
Prima che se ne vadaPrima dell’ultimo giorno, chiedi quali clienti gli scrivono ancora e presenta il nuovo contatto via email.
8. Versioni brevi: stato, segreteria e chat del sito
Cambia ogni canale lo stesso giorno dell’email, con le stesse date. La chat del sito ha bisogno di alcune righe per le istruzioni dell’agente IA.
Stato in un’app di chatFuori ufficio fino a giorno di rientro. Urgenze: indirizzo condiviso
Messaggio della segreteriaHai chiamato azienda. Siamo chiusi da primo giorno a ultimo giorno e riapriamo giorno di rientro alle ora di apertura. Lascia nome, numero e un breve messaggio: ti richiameremo entro giorno di risposta. Se è urgente, scrivi a indirizzo condiviso.
Righe per le istruzioni dell’agente IADa primo giorno a ultimo giorno, azienda è chiusa per situazione. Di’ ai visitatori che il team rientra giorno di rientro e risponde entro giorno di risposta. Continua a rispondere in base alla knowledge base. Chiedi al visitatore nome, email e una breve descrizione. Urgente significa: cosa conta come urgente. Per le domande urgenti, passa la chat a una persona e di’ che nome del sostituto risponde entro le ora del giorno feriale successivo. Non promettere mai una risposta più rapida e non confermare mai cosa può confermare solo una persona.
Risposta salvata per il sostitutoGrazie per il messaggio, nome. Nome del titolare è assente fino a giorno di rientro. Nel frattempo mi occupo io di ambito, quindi posso aiutarti con cosa. Per tutto il resto, nome del titolare ti risponderà entro giorno di risposta.
Ricordati di toglierleLe righe di assenza restano nelle istruzioni finché qualcuno non le toglie. Crea un’attività per il giorno del rientro.
Per piccoli team di vendita e assistenza
Il tuo sito continua a rispondere mentre sei via.
Le risposte automatiche delle email si impostano in Gmail o Outlook. Sul tuo sito, l’agente IA di CRMsoftware.pro risponde 24 ore su 24 in base alla tua knowledge base, dice quando rientri e raccoglie i dati del visitatore.
- Chat IA 24/7, con le date di assenza nelle “Instructions” del bot
- Passaggio a una persona: le chat aspettano come “Awaiting agent”, con un avviso via email al tuo sostituto
- Gratis per 3 utenti; passaggio a una persona da Launch, 19 $ al mese con fatturazione annuale
Piano Free: 3 utenti, senza carta di credito.
Esempio compilato
Le ferie di fine anno di una contabile, con sostituto e registro
Hearthstone Accounting è uno studio fittizio di contabilità e consulenza fiscale con due persone, a Spokane, nello stato di Washington. La titolare, Grace Okafor, è in ferie da sabato 19 dicembre 2026 a domenica 3 gennaio 2027; Felipe Andrade risponde alle domande urgenti dei clienti dal lunedì al venerdì alle 10:00. Questi esempi di messaggio fuori ufficio delle schede 1 e 8 lavorano insieme.
Piano assenze: Grace Okafor, fine anno 2026
| Assenza | Da sab 19 dic 2026 a dom 3 gen 2027 |
| Rientro, risposte entro | lun 4 gen, risposte entro mer 6 gen |
| Sostituto | Felipe Andrade, lun-ven alle 10:00, non il 25 dic né il 1° gen |
| Urgente significa | Un avviso fiscale con una scadenza, le paghe, un problema con la banca |
| Risposta automatica di Gmail; urgenze: urgent@hearthstone.example | |
| Chat del sito | Righe di assenza nelle “Instructions”; avvisi a Felipe |
| Segreteria | 509-555-0142, stesse date, registrata ven 18 dic |
Registro messaggi: cosa è arrivato
| Ricevuto | Da chi e su cosa | Risposta |
|---|---|---|
| lun 21 dic, email | Marisol Vega: quando saranno pronti i W-2 del 2026 | Grace, mar 5 gen |
| mar 22 dic, chat | Dmitri Volkov: due nuovi assunti per le paghe del 31 dic | Felipe, mer 23 dic |
| lun 28 dic, chat | Owen Pryce: avviso dell’IRS, rispondere entro il 13 gen | Felipe, mar 29 dic |
| mer 30 dic, segreteria | Tamsin Reilly, nuova cliente: contabilità mensile | Grace, lun 4 gen |
| gio 31 dic, email | Hector Lin: copia della dichiarazione 2025 per un prestito bancario | Felipe, lun 4 gen |
In CRMsoftware.pro il 6 gennaio
| “Live Support” | 2 chat passate a Felipe, entrambe “Completed” |
| Nuovo lead | Tamsin Reilly, Tamarack Coffee, contabilità mensile |
| Attività | “Esaminare l’avviso dell’IRS: Owen Pryce”, Grace, “Deadline” 8 gen |
| “Notification email” | Di nuovo a Grace, righe di assenza tolte, lun 4 gen |
Perché conta
Cosa fa una risposta automatica, e chi la legge
Una risposta automatica non parte per ogni email. Gmail la invia dalle 00:00 del primo giorno alle 23:59 dell’ultimo, di solito solo al primo messaggio di una persona e di nuovo dopo quattro giorni; spam e mailing list non la ricevono1. Outlook la invia una volta a ogni persona che scrive mentre sei via2, nell’app desktop e sul web5. Un solo messaggio deve fare tutto il lavoro.
Arriva anche agli sconosciuti. Microsoft avverte che rispondere a tutti i mittenti esterni all’organizzazione significa rispondere anche a newsletter, pubblicità e forse posta indesiderata2. Il team per la sicurezza informatica dell’Università di Aberdeen consiglia di non indicare dove ti trovi, i nomi e i ruoli dei colleghi e il piè di pagina con i numeri di telefono, perché gli attaccanti li usano per rendere credibile il phishing3. Il team IT del Trinity College consiglia risposte interne ed esterne separate, con quella esterna generica4.
Nel 2025 l’Internet Crime Complaint Center dell’FBI ha ricevuto 24.768 denunce per business email compromise (BEC), truffe rivolte alle aziende che pagano i fornitori con bonifico, con perdite dichiarate per 3,05 miliardi di dollari6. Per questo il messaggio esterno indica le date, un giorno di risposta e un canale per le urgenze, e niente di più.
4 giorni
dopo questo intervallo Gmail può inviare di nuovo la tua risposta alla stessa persona
24.768
denunce all’FBI per business email compromise nel 2025
5 parti
in ogni messaggio fuori ufficio di questa pagina
Tutte le situazioni
Esempi di messaggio fuori ufficio per ogni situazione
Cosa cambia, cosa non scrivere e una frase pronta da usare così com’è. Le schede contengono i messaggi completi.
| Situazione | Cosa cambia | Non scrivere | Frase pronta |
|---|---|---|---|
| Ferie | Date di assenza, giorno di risposta, un canale per le urgenze | Dove vai, chi resta a casa | Sono fuori ufficio fino a lunedì 4 gennaio e risponderò entro mercoledì 6 gennaio. |
| Natale e festività di fine anno | Chiude tutta l’attività | Un augurio religioso se non sei sicuro | Siamo chiusi per le feste e riapriamo lunedì 4 gennaio alle 9:00. |
| Capodanno | Spesso una breve chiusura il 1° gennaio | Promesse che non puoi mantenere | Buon anno. Siamo chiusi il 1° gennaio e riapriamo lunedì 4 gennaio. |
| Festività nazionale | Uno o due giorni | Lunghi racconti sulla festa | Siamo chiusi il 26 e 27 novembre per il Ringraziamento e rispondiamo da lunedì 30 novembre. |
| Weekend e fuori orario | Il giorno lavorativo successivo e un orario | “Subito”, numeri personali | Siamo chiusi per il weekend e risponderemo lunedì entro le 12:00. |
| Periodo di lavoro intenso | Un tempo di risposta reale | “Disponibilità limitata” senza un numero | Fino al 15 aprile le risposte richiedono fino a 3 giorni lavorativi. |
| Convegno o fiera | Leggi la posta una volta al giorno | Hotel, città, orari dei voli | Sono a un evento di lavoro fino a giovedì e leggo la posta una volta al giorno. |
| Giorno di malattia | Oggi e quando pensi di rientrare | Sintomi, visite mediche | Oggi sono fuori ufficio e prevedo di rientrare domani. |
| Congedo per malattia | Il mese del rientro; chi ti sostituisce | Diagnosi, cure, ospedale | Sono in congedo fino a marzo. Scrivi al nostro team all’indirizzo qui sotto. |
| Congedo di maternità | Una persona che ti sostituisce per ogni ambito | Data del parto, dettagli familiari | Sono in congedo di maternità fino a giugno e non leggo questa casella. |
| Congedo di paternità | Lo stesso, spesso più breve | Dettagli familiari | Sono in congedo di paternità fino al 15 marzo. Un collega segue i miei clienti. |
| Aspettativa o anno sabbatico | Non letta, non inoltrata | Il motivo | Sono assente fino a settembre e questa email non verrà inoltrata. |
| Ha lasciato l’azienda (dimissioni) | L’azienda indica il nuovo contatto | Perché se n’è andato, dove è andato | Il nostro ex collega ha lasciato l’azienda e questa casella non viene letta. |
Le date sono esempi. Aggiungi il canale per le urgenze indicato nella scheda.
Regole
Sei regole per un messaggio fuori ufficio professionale
Per email, chat del sito, segreteria e stato. Concordale una volta sola, per tutto il team.
Cinque parti, sempre
Le date, il giorno in cui rispondi, dove vanno le domande urgenti, cosa conta come urgente e se l’email verrà letta più tardi, inoltrata o non letta.
FraseRientro lunedì 4 gennaio e risponderò entro mercoledì 6 gennaio.
Prometti un giorno che puoi rispettare
Rientro lunedì, risposta entro mercoledì. “Il prima possibile” non è un giorno, e “a breve” non è vero quando non lavora nessuno.
Un solo canale per le urgenze
Un indirizzo condiviso o il numero dell’ufficio, controllato a un’ora fissa. Evita nomi, ruoli e numeri diretti dei colleghi in una risposta che ricevono anche gli sconosciuti3; per un’assenza lunga serve una persona indicata per nome.
Niente su dove o perché
Nessuna destinazione, nessun piano di viaggio, nessun dettaglio medico. Gmail aggiunge la tua firma sotto la risposta1: togli il numero di cellulare prima di partire.
Prima vengono le regole IT o di sicurezza del tuo datore di lavoro: alcune organizzazioni consentono solo risposte automatiche interne.
Gmail e Outlook
Come impostare una risposta automatica in Gmail e Outlook
Dalle pagine di assistenza di Google e Microsoft, consultate il 13 ottobre 2026. I menu cambiano: se non ne trovi uno, cerca “risposte automatiche” nella guida dell’app.
| App | Dove | Date | Chi la riceve | Stesso mittente |
|---|---|---|---|---|
| Gmail su computer | Impostazioni > Visualizza tutte le impostazioni > Generali > Attiva risponditore automatico, poi Salva modifiche1 | Dalle 00:00 del primo giorno alle 23:59 dell’ultimo1 | Tutti o solo i contatti; mai spam o mailing list1 | Primo messaggio, di nuovo dopo 4 giorni1 |
| Nuovo Outlook per Windows | Visualizza > Impostazioni di visualizzazione > Account > Risposte automatiche; attivale, poi Salva2 | Invia risposte solo durante un periodo di tempo2 | Account di lavoro: colleghi, mittenti esterni se lo scegli, o solo i contatti2 | Una volta a ogni persona2 |
| Outlook classico per Windows | File > Risposte automatiche > Invia risposte automatiche, poi OK2 | Facoltative; si ferma all’ora di fine2 | Schede All’interno dell’organizzazione e All’esterno dell’organizzazione, ognuna con il suo messaggio2 | Una volta a ogni persona2 |
| Outlook sul web e Outlook.com | Impostazioni > Account > Risposte automatiche, poi Salva5 | Un periodo di tempo; può anche bloccare il calendario5 | Risposte ai mittenti esterni all’organizzazione: una casella da selezionare5 | Una volta a ogni persona5 |
| Chat del sito (agente IA) | “My Bots” > il tuo bot > sezione “Basics” > “Instructions”: righe dalla scheda 8; “Save Bot” | Nessuna: aggiungi le righe e toglile a mano | Ogni visitatore | Ogni chat |
Outlook classico con un account Gmail, Yahoo o un altro account POP o IMAP non ha le risposte automatiche; una regola funziona solo finché Outlook è aperto2. Imposta la risposta direttamente nel servizio di posta.
Piano assenze Excel
Cosa c’è nel piano assenze Excel
Quattro fogli: Piano assenze con 7 assenze di esempio, Registro messaggi con 8 messaggi, Riepilogo ed Elenchi con situazioni, persone, giorni di chiusura e impostazioni. Le colonne Auto si compilano da sole.
| Colonna | Cosa fa |
|---|---|
| Assenza, persona assente, situazione, primo e ultimo giorno di assenza | Una riga per assenza. L’ultimo giorno è quello prima del rientro. |
| Rientro il, risposta entro Auto | Il giorno lavorativo successivo, poi altri 2 giorni lavorativi, saltando i weekend e i giorni di chiusura del foglio Elenchi. |
| Sostituto, urgente significa, cosa dice l’agente IA | Chi sostituisce, cosa conta come urgente, le righe per le “Instructions” del bot. |
| Quattro messaggi impostati; Pronto Auto | Esterno, interno, chat del sito, segreteria e stato: Pronto quando tutte e quattro le colonne sono Sì. |
| Stato Auto | Pianificata, Imposta i messaggi ora, In corso, Da recuperare, Recupero in ritardo oppure Chiusa. |
| Messaggi registrati, in ritardo o aperti Auto | Contati dal Registro messaggi per ogni assenza. |
| Registro messaggi | Una riga per ogni messaggio arrivato, con l’assenza, l’urgenza e la data della risposta. |
| Promesso entro, stato Auto | Urgenti: il giorno lavorativo successivo; gli altri: il giorno in Risposta entro. Aperto, Scade oggi, Scaduto, Risposto in tempo oppure Risposto in ritardo. |
Nell’esempio, le ferie di fine anno di Grace portano 5 messaggi, 3 urgenti, tutti con risposta entro il giorno promesso. Le ferie di agosto di Felipe mostrano cosa intercettare: 1 risposta arrivata con 2 giorni di ritardo e 1 ancora aperta, quindi il suo recupero è in ritardo. Il foglio Riepilogo conta le assenze per stato e i messaggi in tempo, per canale e per persona. Funziona in Excel, LibreOffice e Fogli Google.
Come usarli
Come usare questi messaggi fuori ufficio
- 1
Scegli la situazione
Copia la versione esterna, quella interna e quella breve.
- 2
Compila le cinque parti
Date, giorno di risposta, canale per le urgenze, cosa conta come urgente, cosa succede all’email.
- 3
Accordati con il sostituto
Chiedi prima. Stabilite quando controlla l’indirizzo condiviso e cosa può decidere.
- 4
Imposta ogni canale
Il giorno prima: email, chat del sito, segreteria, stato. Prova da un altro indirizzo.
- 5
Registra, poi recupera
Al rientro, rispondi a tutto entro il giorno di risposta.
Impostalo in CRMsoftware.pro
- “My Bots” > scegli il bot > sezione “Basics” > “Instructions”: il giorno prima di partire, aggiungi le righe della scheda 8. “Save Bot”, poi “Try Bot”.
- Scheda “Behavior” > “Collect User Data”: nome ed email vengono chiesti sempre; attiva “Collect Phone Number” e “Collect Description”.
- Scheda “Connect” > “Send email notifications”: imposta la “Notification email” sull’indirizzo del tuo sostituto almeno un giorno prima. Devono confermare entrambe le caselle; link e codici scadono entro 24 ore.
- Con Launch, le chat urgenti aspettano in “Live Support” con stato “Awaiting agent”: il tuo sostituto fa clic su “Claim” (prende in carico la chat), risponde, poi su “Resolve”.
- “Tasks” > “New Task” per il giorno del rientro: “Task title” “Togliere le righe di assenza, ripristinare le notifiche”, “Assignee”, “Deadline”. Aggiungi un’attività per ogni recupero.
- Con Growth: “Settings” > “Saved Replies” > “New reply”: “Shortcut” /away, “Title”, “Reply body” dalla scheda 8, “Share with team”.
CRMsoftware.pro non invia risposte automatiche alle email: impostale in Gmail o Outlook. Chat IA 24/7 e attività di base: Free, 3 utenti. Passaggio a una persona e “Live Support”: Launch, 19 $ al mese con fatturazione annuale. “Saved Replies”: Growth, 49 $.
Il giorno del rientro, 20 minuti
- Risposta email disattivata, righe di assenza tolte dalle “Instructions”.
- “Notification email”, segreteria e stato ripristinati.
- Registro messaggi: prima i recuperi urgenti, il resto entro il giorno di risposta.
- Chiedi al sostituto cosa è ancora aperto, e ringrazialo.
Domande frequenti
Domande sul messaggio fuori ufficio
Quali sono dei buoni esempi di messaggio fuori ufficio?
Un buon messaggio di assenza indica le date, il giorno in cui risponderai e dove vanno le domande urgenti: “Sono fuori ufficio fino a lunedì 4 gennaio e risponderò entro mercoledì 6 gennaio. Se è urgente, scrivi a urgent@hearthstone.example.” Le schede e la tabella coprono 13 situazioni.
Come si scrive in modo professionale che sarai fuori ufficio?
In modo semplice, con le date: “Sono fuori ufficio dal 19 dicembre e rientro lunedì 4 gennaio.” Aggiungi il giorno in cui risponderai e dove vanno le domande urgenti. Un messaggio fuori ufficio professionale fa una promessa che puoi mantenere e non dice niente su dove sei o perché.
Cos’è un messaggio fuori ufficio breve?
Due o tre frasi: “Fuori ufficio fino a lunedì 4 gennaio. Rispondo entro mercoledì 6 gennaio. Urgenze: urgent@hearthstone.example.” Ogni scheda ha una versione breve; la scheda 8 ha le frasi per lo stato e la segreteria.
Qual è il miglior messaggio fuori ufficio per le ferie?
Una risposta automatica per le ferie che dice quando rientri, quando risponderai e dove vanno le domande urgenti, e non dove vai. Gmail risponde fino alle 23:59 dell’ultimo giorno1, quindi impostala fino al giorno prima del rientro.
Cosa scrivere nel messaggio fuori ufficio per le festività?
Scrivi a nome dell’attività: “Siamo chiusi per le feste e riapriamo lunedì 4 gennaio alle 9:00. Risponderemo entro mercoledì 6 gennaio.” Aggiungi un canale per le urgenze che qualcuno controlla ogni giorno, e scrivi “buone feste” se non sai quale festa celebra il cliente.
Qual è un buon messaggio di stato fuori ufficio?
Una riga con il giorno di rientro e un canale per le urgenze: “Fuori ufficio fino a lunedì 4 gennaio. Urgenze: urgent@hearthstone.example”. Usa le stesse date dell’email e della segreteria.
Cosa non scrivere in un messaggio fuori ufficio?
Dove vai, i piani di viaggio, chi resta a casa, i dettagli medici, il tuo numero personale e i ruoli dei colleghi. Gli attaccanti usano questi dettagli per rendere credibile il phishing3; nel 2025 le denunce all’FBI per business email compromise hanno riportato perdite per 3,05 miliardi di dollari6.
Come si imposta una risposta automatica in Gmail o Outlook?
Gmail su computer: Impostazioni > Visualizza tutte le impostazioni > Generali > Attiva risponditore automatico, poi Salva modifiche1. Nuovo Outlook per Windows: Visualizza > Impostazioni di visualizzazione > Account > Risposte automatiche2. Outlook sul web: Impostazioni > Account > Risposte automatiche5.
Come si scrive un messaggio fuori ufficio per congedo di maternità, paternità o malattia?
Scrivi che sei in congedo fino a un certo mese, non il motivo, e indica una persona che segue il tuo lavoro, con un indirizzo di lavoro. Scrivi che la casella non viene letta e se le email vengono inoltrate. Vedi le schede 3 e 4.
CRMsoftware.pro può inviare risposte fuori ufficio alle mie email?
No. Le risposte automatiche delle email si impostano in Gmail o Outlook. CRMsoftware.pro si occupa della chat del tuo sito: l’agente IA risponde 24 ore su 24 in base alla tua knowledge base, con le date di assenza nelle sue “Instructions” (piano Free). Con Launch, 19 $ al mese con fatturazione annuale, le chat urgenti passano al tuo sostituto in “Live Support”7.
Modelli correlati
Strumenti gratuiti
Fonti
- Orari di inizio e fine, risposte ripetute, firma, consultato il 13 ottobre 2026: Gmail Help, Send an automatic reply when you're out of office (computer)
- Outlook per Windows, consultato il 13 ottobre 2026: Microsoft Support, How to set up out of office automatic replies in Outlook
- Cosa non scrivere, team per la sicurezza informatica, 23 giugno 2021: University of Aberdeen, Gone Phishing! The dangers of using Out of Office Auto Reply
- Risposte interne ed esterne, consultato il 13 ottobre 2026: Trinity College, Technology Data and Innovation, Out-of-Office Best Practices
- Outlook sul web, consultato il 13 ottobre 2026: Microsoft Support, Send automatic out of office replies from Outlook.com or Outlook on the web
- Denunce e perdite per business email compromise nel 2025: Federal Bureau of Investigation, Internet Crime Complaint Center, 2025 IC3 Annual Report
- Piani e prezzi: Prezzi di CRMsoftware.pro
Assentati senza lasciare i clienti ad aspettare.
Inizia gratis con 3 utenti e la chat IA 24/7. Launch, 19 $ al mese con fatturazione annuale per 8 utenti, aggiunge il passaggio a una persona e la casella unificata. Growth, 49 $ al mese con fatturazione annuale per 20 utenti, aggiunge le “Saved Replies” per le versioni brevi in chat.