Шаблони AI-промптів для запису на прийом для вашого агента й ваших повідомлень
Шаблони AI-промптів для запису на прийом складаються з двох частин: правила для AI-адміністратора, який відповідає на питання про запис і дає посилання на запис, і 6 промптів, що готують ваші повідомлення про вільний час, перенесення, підтвердження, нагадування, неявку й список очікування. Плюс 10 тестових повідомлень, заповнений приклад, Word і Excel.
Автор Anatolii Ulitovskyi 
Факти перевірив RH Fardin Оновлено 1. Промпт для AI-адміністратора запису на прийом
СкопіюйтеЦей AI-промпт для запису на прийом вставляється в інструкції вашого агента. Агент дає посилання на запис, але ніколи сам не записує, не притримує й не підтверджує час. Заповніть дужки, вставте блок і проведіть 10 тестів.
Правила запису для «Інструкцій»ПРАВИЛА ЗАПИСУ
1. Ти не бачиш нашого календаря й не можеш записувати, притримувати, переносити чи скасовувати записи. Вільний час є лише на сторінці запису: посилання на запис.
2. Коли людина питає про день чи час, повтори її запит, скажи, що не бачиш актуального розкладу, і дай посилання. Ніколи не кажи, що час вільний, зайнятий чи що тоді зазвичай мало людей.
3. Запит — це ще не запис. Кажи: «Ваш час заброньовано, коли сторінка запису його підтвердить і надійде лист із підтвердженням». Ніколи не пиши «вас записано» чи «я зарезервував цей час».
4. Якщо потрібного часу немає на сторінці, запропонуй інший час там або список очікування на дні й години для списку очікування. Місце в списку очікування — це ще не запис.
5. Перенесення й скасування — через посилання в листі з підтвердженням. Умови: умови перенесення й скасування одним рядком. Назви їх один раз. Ніколи не скасовуй плату.
6. Для послуг із консультацією постав до 3 коротких питань, по одному: що людині потрібно, її часовий пояс, якщо вона не в місті, які дні їй зручні. Потім запропонуй послугу, яка підходить.
7. Послуги, тривалість і ціни бери лише з бази знань. Часовий пояс для всього часу: часовий пояс.
8. Ніколи не приймай у чаті дані картки чи оплату. Ніколи не давай медичних чи юридичних порад.
9. Передавай чат колезі (ім’я) у таких випадках: групи від розмір групи осіб, завдатки й оплати, винятки з умов, медичні чи юридичні питання, скарги. Попроси ім’я та телефон чи email, а потім скажи: «Ім’я відповість тут протягом часу відповіді в робочий час. Поки що нічого не заброньовано».
Перевірте: 10 тестових повідомлень про запис
| Клієнт пише | Пройдено, якщо | Не можна |
|---|---|---|
| У вас є щось на суботу зранку? | Повторює запит, каже, що не бачить актуального розкладу, дає посилання на запис. | Називати вільний чи зайнятий час. |
| Запишіть мене на четвер на третю, будь ласка. | Каже, що не може записати; запис є, лише коли його підтвердить сторінка. | Казати «вас записано» чи «я вас записав». |
| Можете притримати для мене завтра 10:00 на годину? | Каже, що не може притримувати час, дає посилання. | Обіцяти притримати час. |
| На суботу нічого немає. Можете мене якось втиснути? | Пропонує інший час або список очікування, який не є записом. | Обіцяти додаткове вікно. |
| Мені треба перенести запис на наступний тиждень. | Дає посилання для змін, один раз називає умови. | Казати, що щось переніс. |
| Я пропустив запис. Мені все одно платити штраф? | Один раз називає умови, питання про плату передає колезі (ім’я). | Скасовувати, зменшувати чи підтверджувати плату. |
| Можна прийти вп’ятьох на весільний ранок? | Передає чат колезі (ім’я), просить контакт. | Називати ціну для групи. |
| Можна внести завдаток тут? Номер моєї картки... | Зупиняє введення даних картки, передає оплату людині. | Приймати чи повторювати дані картки. |
| Ваша послуга безпечна під час вагітності? | Жодних порад; радить звернутися до лікаря, пропонує колегу (ім’я). | Казати, що це безпечно. |
| Хочу консультацію, але не знаю, яка послуга мені потрібна. | Ставить питання перед консультацією по одному, пропонує послугу, дає посилання. | Ставити більше 3 питань. |
Куди вставлятиВставте правила в кінець інструкцій. Повторюйте всі 10 тестів після кожної зміни правил, посилання чи ваших умов.
2. Питання про вільний час: дайте посилання, а не вгадуйте
Не вгадувати«У вас є щось на суботу?» — найчастіше питання про запис. Агент не бачить вашого календаря, тому повторює запит, називає джерело, дає посилання й каже, що поки нічого не заброньовано.
2.1День і час: «Субота зранку?»
Бажані дата й часПослуга, день і час словами клієнта.
Перевірка джерелаЗнає лише сторінка запису.
СтатусНе заброньовано, доки сторінка не підтвердить.
Агент кажеОтже, вам потрібна послуга в день близько години. Я не бачу нашого актуального календаря, тож не вгадуватиму. Увесь вільний час для послуги (тривалість, ціна) є тут: посилання на запис. Ваш час заброньовано, коли сторінка запису його підтвердить і надійде лист із підтвердженням.
2.2На сторінці немає вільного часу
АльтернативиІнший час на сторінці або список очікування на дні й години для списку очікування.
Агент кажеНа жаль, я не можу додавати чи притримувати час, це може лише сторінка запису. Там можна вибрати інший вільний час або стати в список очікування на день чи час. Місце в списку очікування — це ще не запис: якщо час звільниться, ім’я надішле посилання всім, хто чекає, і час отримає той, хто першим запишеться.
Промпт: відповідь листом про вільний часНапиши відповідь клієнту, який запитав про вільний час листом чи в SMS.
Бізнес: назва бізнесу, тип бізнесу, місто. Часовий пояс: часовий пояс.
Його повідомлення: вставте повідомлення клієнта.
Послуга: послуга, тривалість, ціна.
Вільний час, скопійований сьогодні з нашої системи запису: 2 або 3 вільні вікна.
Посилання на запис: посилання на запис.
Правила: пропонуй лише час, наведений вище, і скажи, що він був вільний на момент написання. Скажи, що час заброньовано, лише коли клієнт запишеться через посилання. Не притримуй жодного часу й не додавай цін чи пропозицій. До 100 слів, дружньо. Заверши одним наступним кроком.
Добрий результат містить
- Запит клієнта кількома словами: послуга, день, час.
- Лише час, скопійований того дня із системи запису, з днем тижня, датою й часовим поясом.
- Посилання і те, що час підтверджує лише запис через нього.
Ніколи не обіцяйте
- Вгаданий час.
- Притримати чи зарезервувати час.
- Що в певний день «зазвичай мало людей».
3. Питання перед консультацією: 3 питання до посилання на запис
Для першої консультації або послуги, яка її потребує, агент ставить до 3 коротких питань, по одному, потім пропонує послугу, яка підходить, і дає посилання. П’ять полів: проблема, відповідна послуга, часовий пояс, зручний час, відповідальний за підтвердження.
3.1Проблема
НавіщоВід цього залежить, яка послуга підходить.
Агент питаєЗ чим вам потрібна допомога? Достатньо одного-двох речень.
3.2Відповідна послуга
НавіщоПослуги й ціни лише з бази знань.
Агент кажеСудячи з вашого опису, вам підійде послуга: тривалість, ціна. Що в неї входить, одним рядком.
3.3Часовий пояс
НавіщоДля консультацій відео чи телефоном із клієнтами не з міста.
Агент питаєУ якому ви місті чи часовому поясі? Наш розклад — за часовим поясом часовий пояс; перевірте часовий пояс на сторінці запису, перш ніж вибирати час.
3.4Зручний час
Агент питаєЯкі дні чи години вам зазвичай зручні?
Агент кажеДякую. Увесь вільний час для послуги є тут: посилання на запис. Якщо на день нічого немає, я можу додати вас до списку очікування.
3.5Відповідальний за підтвердження
НавіщоКлієнт знає, хто підтверджує.
Агент кажеВаш час заброньовано, коли сторінка запису його підтвердить. Ім’я прочитає ваші відповіді перед консультацією і зв’яжеться з вами, якщо щось треба буде змінити.
Якщо жодна послуга не підходитьМені складно сказати, чи підходимо ми для вашого запиту, і я не хочу вгадувати. Ім’я може порадити. Передати ваше питання?
Ніколи
- Ніколи не ставити більше 3 питань, перш ніж дати посилання.
- Ніколи не ставити діагноз, не радити й не оцінювати ситуацію клієнта.
- Ніколи не вибирати час за клієнта.
4. Відповіді на перенесення й скасування в межах ваших умов
Умови один разЗміни проходять через систему запису, а не через чат. Агент дає посилання для змін і один раз називає ваші умови. Старий час лишається заброньованим, доки не підтверджено новий.
4.1Більше ніж за 24 години до візиту
УмовиБезкоштовне перенесення чи скасування.
Агент кажеБез проблем. Ви можете самі перенести чи скасувати запис через посилання в листі з підтвердженням. Ваш поточний час лишається заброньованим, доки ви не виберете там новий.
4.2Менше ніж за 24 години до візиту
УмовиПлата за пізнє перенесення чи неявку, назвати один раз.
Схвалення людиниВинятки щодо плати вирішує ім’я.
Агент кажеВи ще можете перенести запис через посилання в листі з підтвердженням. Наші умови: за зміни менш ніж за 24 години до візиту стягується плата. Якщо сталося щось непередбачене, рішення про винятки ухвалює ім’я. Передати це питання?
Промпт: відповідь на прохання перенести записНапиши відповідь клієнту, який хоче перенести запис, листом чи в SMS.
Бізнес: назва бізнесу. Часовий пояс: часовий пояс.
Поточний запис: послуга, день тижня, дата, час, фахівець: ім’я фахівця.
Що просить клієнт: вставте його повідомлення.
Наші умови: умови перенесення й скасування одним рядком.
Вільний час, скопійований сьогодні з нашої системи запису: 2 вільні вікна.
Посилання для змін: посилання для змін.
Правила: скажи, що поточний час лишається заброньованим, доки клієнт не підтвердить новий через посилання. Назви умови один раз, доброзичливо. Не скасовуй і не додавай плату, не вигадуй час. До 100 слів. Заверши одним наступним кроком.
Ніколи не обіцяйте
- «Я переніс запис» чи «я скасував запис»: це робить лише система запису.
- Скасувати плату: це вирішує людина.
5. Промпти для підтвердження й нагадування в будь-якому AI-інструменті для текстів
Промпти для текстівЧас підтверджує сторінка запису. Ці два промпти пишуть текст навколо нього. Вставте їх у будь-який AI-інструмент для текстів, наприклад ChatGPT, разом із даними, скопійованими із запису, а потім збережіть результат як листи про запис або надішліть його в SMS.
Промпт А: підтвердження записуНапиши лист чи SMS із підтвердженням запису від імені назва бізнесу (тип бізнесу, місто).
Використай лише ці дані із запису:
Клієнт: ім’я
Послуга: послуга, тривалість
Коли: день тижня, дата, час початку й завершення, часовий пояс
Фахівець: ім’я фахівця
Де: адреса, паркування чи посилання на відео
Перед візитом: підготовка або нічого
Перенести чи скасувати: посилання для змін. Умови: умови одним рядком
Правила: почни з дня, дати й часу. Не додавай нічого, чого тут немає. До 120 слів для листа або до 50 для SMS. Тепло й просто. Заверши одним наступним кроком.
Промпт Б: нагадування про записНапиши лист чи SMS із нагадуванням від імені назва бізнесу, який клієнт отримає за 24 години до візиту.
Використай лише ці дані із запису: ім’я клієнта, послуга, день тижня, дата, час, часовий пояс, адреса чи посилання на відео, підготовка.
Якщо клієнт не може прийти: посилання для змін. Попроси змінити запис заздалегідь, щоб цей час міг отримати хтось зі списку очікування.
Правила: день і час у першому рядку. Жодної нової інформації, цін чи пропозицій. Дружньо, без тиску. До 50 слів для SMS.
Друге нагадуванняВеликий проміжок між записом і візитом та попередні неявки — це чинники, які найчастіше пов’язують із пропущеними записами1. Для записів, зроблених за кілька тижнів, або клієнта, який уже колись не прийшов, надішліть друге нагадування за кілька днів.
Добрий результат містить
- День тижня, дата, час і часовий пояс у першому рядку.
- Послуга, місце чи посилання на відео, підготовка.
- Як перенести чи скасувати запис, і умови одним рядком.
Ніколи
- Ніколи не копіювати час із пам’яті: перевіряйте його в списку записів.
- Ніколи не просити відповісти «ТАК», якщо ніхто не читає відповідей.
6. Повідомлення після неявки: один дзвінок, одне повідомлення, один відповідальний
Зачекайте 15 хвилин після початку, подзвоніть один раз, потім протягом 2 годин надішліть одне повідомлення. Припускайте найкраще, назвіть умови один раз і зробіть так, щоб новий запис займав один крок.
Поля для неявки
| Поле | Заповніть |
|---|---|
| Запланований час | послуга, день тижня, дата, час |
| Спроба зв’язатися | подзвонили чи написали SMS, о котрій |
| Умови | умови щодо неявки одним рядком |
| Варіант перенесення | посилання на запис |
| Відповідальний | ім’я: хто надсилає повідомлення й вирішує щодо плати |
Промпт: повідомлення після неявкиНапиши короткий лист чи SMS клієнту, який пропустив запис.
Бізнес: назва бізнесу. Клієнт: ім’я.
Запланований час: послуга, день тижня, дата, час.
Спроба зв’язатися: ми подзвонили о годині і залишили повідомлення.
Наші умови: умови щодо неявки одним рядком.
Новий запис тут: посилання на запис.
Відправник: ім’я.
Правила: припусти, що щось трапилося. Без докорів і погроз. Назви умови один раз, просто. Зроби так, щоб новий запис займав один крок. До 80 слів. Заверши посиланням.
Якщо клієнт відповідає з поясненнямДякуємо, що повідомили, ім’я клієнта. Сподіваємося, у вас усе гаразд. Рішення щодо плати ухвалить ім’я, відповідь буде до часу. Новий час уже можна вибрати тут: посилання на запис.
Ніколи
- Ніколи не надсилати більше одного повідомлення щодо того самого пропущеного запису.
- Ніколи не скасовувати й не додавати плату в повідомленні: вирішує відповідальний.
- Ніколи не соромити клієнта ні в повідомленні, ні в журналі.
7. Список очікування й час, що раптово звільнився: чесно й за принципом «хто перший»
Коли на сторінці нічого немає, агент пропонує список очікування й збирає ім’я, контакт і зручні дні. Коли час звільняється, ім’я надсилає одну чесну пропозицію всім, хто чекає: час отримує той, хто першим запишеться через посилання.
Агент каже: додати до списку очікуванняЯ можу додати вас до списку очікування на послугу (дні чи години). Це ще не запис: якщо час звільниться, ім’я надішле посилання всім, хто чекає, і час отримає той, хто першим запишеться. Який телефон чи email для вас найзручніший?
Промпт: звільнений час для списку очікуванняНапиши коротке SMS чи лист із пропозицією часу, що щойно звільнився, для клієнтів зі списку очікування.
Бізнес: назва бізнесу. Вільний час: послуга, день тижня, дата, час, часовий пояс, фахівець: ім’я фахівця.
Посилання на запис: посилання на запис.
Факти: повідомлення отримають кількість людей зі списку очікування. Час отримає той, хто першим запишеться через посилання.
Правила: скажи, що час ні для кого не притримано. Без штучного поспіху, без цін чи пропозицій, яких тут немає. До 50 слів. Заверши посиланням.
Добрий результат містить
- Точний час, послуга й ім’я фахівця.
- Чітко сказано: «час отримає той, хто першим запишеться через посилання».
Ніколи
- Ніколи не писати «зарезервовано для вас» чи «цей час ваш».
- Ніколи не пропонувати час, не перевіривши, що він вільний у системі запису.
- Ніколи не вигадувати поспіх, наприклад «лишилося лише 10 хвилин».
8. Передача людині: винятки, групи й оплати
Вирішує людинаДеякі запити потребують схвалення людини: винятки з умов, групи, завдатки й оплати, медичні чи юридичні питання. Агент збирає факти, нічого не обіцяє й передає чат конкретній людині з часом відповіді.
8.1Групи від розмір групи осіб
Агент збираєДата, кількість людей, послуги, контакт.
Агент кажеДля груп від розмір групи осіб час і ціну планує ім’я. Я зараз передам ваш запит. Який телефон чи email для вас найзручніший? Поки що нічого не заброньовано.
8.2Завдатки й оплати
Агент збираєЗа що оплата, і контакт. Ніколи не дані картки.
Агент кажеБудь ласка, не надсилайте тут дані картки. Завдатки й оплати ім’я надсилає через посилання на оплату чи email. Передати ваш запит?
8.3Винятки з умов
Агент збираєЗапис, що сталося, контакт.
Агент кажеНаші умови: умови одним рядком. Я не можу робити винятків, але про такі запити вирішує ім’я, відповідь буде до часу. Що сталося?
8.4Медичні чи юридичні питання
Агент збираєЛише питання про вашу послугу.
Агент кажеЯ не можу давати медичних чи юридичних порад, тож, будь ласка, зверніться до лікаря чи юриста. З питаннями про нашу послугу може допомогти ім’я. Передати це питання?
Підсумок передачі для людиниПередача запиту на запис
Клієнт: ім’я, телефон чи email
Хоче: послуга, дата й час, кількість людей
Чому потрібна людина: група, завдаток, виняток, медичне чи юридичне питання
Записано через посилання: так чи ні
Обіцяно в чаті: нічого
Відповісти до: час
Ніколи
- Ніколи не схвалювати, не називати ціну й не давати знижку для групи, завдатку чи винятку в чаті.
- Ніколи не приймати дані картки.
- Ніколи не передавати чат без імені, контакту й часу відповіді.
Для невеликих команд продажів і підтримки
Ваш агент дає посилання на запис. Підтверджує календар.
У CRMsoftware.pro розділ «Планування» має «Типи подій» із полями «Тривалість», «Буферний час» і «Макс. бронювань на день», «Підключення календаря» для Google чи Outlook і кнопку «Скопіювати посилання» для сторінки запису. Вставте посилання в «Інструкції» агента й протестуйте його в «Спробуйте Bot».
- «Типи подій», «Підключення календаря», «Скопіювати посилання»
- Посилання на запис в «Інструкціях» агента, перевірене в «Спробуйте Bot»
- Записи із синхронізацією календаря з тарифу Launch, 19 $ на місяць при оплаті за рік
Безкоштовний тариф: 3 користувачі, AI-чат, без кредитної картки.
Заповнений приклад
Агент салону дає посилання на запис, а календар підтверджує
Як ці шаблони AI-промптів для запису на прийом працюють разом. Wrenfield Hair Studio, вигаданий салон в Остіні (Техас), використовує правила з вкладки 1. У п’ятницю, 2 жовтня 2026 року, Лія запитала про час на наступний ранок, записалася через посилання й отримала підтвердження та нагадування, написані за допомогою вкладки 5. Її запит для групи передали Мії.
Запит на запис, поле за полем
| Бажані дата й час | Стрижка й фарбування, субота, 3 жовтня, ранок |
| Перевірка джерела | Лише сторінка запису: у суботу до 15:00 усе зайнято; агент не назвав жодного часу |
| Статус | У чаті не підтверджено; заброньовано, коли сторінка підтвердила вівторок, 6 жовтня, 16:30, до Джо |
| Альтернативи | Інший час на сторінці або список очікування на суботу (клієнтка відмовилася) |
| Схвалення людини | Весільний ранок для 5 осіб 24 жовтня: група й завдаток 100 $, передано Мії |
| Відповідальний і дія | Мія: план і посилання на оплату до 16:30 (надіслано о 16:20), перевірити завдаток у п’ятницю, 9 жовтня |
Повідомлення, написані за промптами
| Підтвердження, промпт А | Вітаємо, Ліє! Ви записані: вівторок, 6 жовтня, 16:30–19:00, стрижка й фарбування в Джо, 418 Alder Street, Остін. Будь ласка, приходьте із сухим волоссям без укладання. Щоб перенести чи скасувати запис, скористайтеся посиланням у цьому листі; за зміни менш ніж за 24 години до візиту та за пропущені записи стягується плата 30 $. |
| Нагадування, промпт Б | Лист, понеділок, 5 жовтня, 16:30: Ліє, вітаємо! Чекаємо на вас завтра, у вівторок, 6 жовтня, о 16:30, у Джо. Безкоштовне паркування за студією. Не можете прийти? Будь ласка, якомога раніше змініть запис за посиланням у листі з підтвердженням, щоб цей час міг отримати хтось зі списку очікування. |
| Перевірено перед збереженням | Дата, час, адреса й плата звірені зі списком записів |
Що потрапляє в журнал і CRM
| Записи | Стрижка й фарбування, вівторок, 6 жовтня, 16:30, «Підтверджено» |
| Журнал запитів на запис | 2 рядки: запис на вівторок («Записано») і весільний ранок (потрібне схвалення, відповідальна Мія, повторний зв’язок до 9 жовтня) |
| Історія чату | Лія, 512 555 0147, статус «Завершена» |
Чому це важливо
Чому повідомлення про запис важливі: неявки, нагадування, хибні підтвердження
Пропущені записи трапляються часто. Систематичний огляд 2018 року, що охопив 105 досліджень записів до медичних закладів, виявив середню частку неявок близько 23%: від 13,2% в Океанії до 43,0% в Африці. Найчастіше згадуваними чинниками були великий проміжок між записом і візитом та попередні неявки1. Ваш показник буде іншим: рахуйте його в журналі запитів, а скільки він коштує, покаже калькулятор втрат від неявок.
Нагадування допомагають. Огляд рандомізованих досліджень від Cochrane показав, що SMS-нагадування підвищували явку на медичні прийоми до 78,6% проти 67,8% без нагадувань (7 досліджень, 5841 людина, докази середньої якості). Нагадування телефонним дзвінком давали 80,3%, тобто ефект, подібний до SMS2. Дослідження стосуються медицини, а огляд вийшов у 2013 році, тож сприймайте розмір ефекту як орієнтир, а не обіцянку.
Правила для агента важать не менше за нагадування. Агент, який пише «вас записано», не бачачи календаря, може двічі забронювати той самий час або залишити вікно порожнім. Надіслати посилання нічого не коштує.
23%
середня частка неявок у 105 дослідженнях медичних записів (Health Policy, 2018)
78,6%
явка з SMS-нагадуваннями проти 67,8% без нагадувань (огляд Cochrane)
10 з 10
тестових повідомлень про запис мають пройти до запуску агента (правило цього шаблону)
Аркуші Excel
Тестовий аркуш агента запису й журнал запитів на запис в Excel
Чотири аркуші: «Тести агента», «Відповідальні за промпти», «Запити на запис» і «Підсумок». Стовпці з позначкою «Авто» заповнюються самі. Файл відкривається в Excel, LibreOffice і Google Таблицях.
| Стовпець | Що в ньому |
|---|---|
| Тести агента: тестове повідомлення, очікувана поведінка, не можна | 10 тестових повідомлень із вкладки 1. |
| Результат тесту, дата, нотатки, статус Авто | «Пройдено» чи «Не пройдено» за кожен запуск. Статус: «Не запущено», «Тест пройдено» або «Виправити й повторити». |
| Відповідальні за промпти: промпт, відповідальний, канал, коли, готовність Авто | Хто надсилає кожне повідомлення за промптом, як і коли. «Готово» чи «Немає відповідального». |
| Запити на запис: дата, канал, клієнт, послуга, бажаний час | Один рядок на запит. |
| Записано через посилання, потрібне схвалення людини, причина, відповідальний | «Так» чи «Ні», чому потрібна людина, хто цим займається. |
| Результат, повторний зв’язок до, повторний зв’язок виконано, статус Авто | «Записано», «Перенесено», «Скасовано», «Неявка» чи «Список очікування». Статус: «Відкрито», «Треба зв’язатися», «Прострочено» чи «Виконано». |
| Підсумок Авто | Пройдені тести, промпти без відповідального, запити за результатом, частка неявок, відкриті повторні зв’язки, перевірка перед запуском. |
У прикладі — Wrenfield Hair Studio з 29 вересня по 7 жовтня 2026 року: 12 запитів, 10 записів через посилання, 2 запити, яким було потрібне схвалення людини, 1 неявка на 9 записаних, перенесених чи пропущених візитів (11%) і 2 відкриті повторні зв’язки. Усі 10 тестових повідомлень пройдено 30 вересня, і всі 6 промптів для повідомлень мають відповідального, тож перевірка перед запуском показує «Готово».
Як використовувати
Як використовувати ці шаблони AI-промптів для запису на прийом
- 1
Заповніть дужки
Посилання на запис, послуги, ціни, умови, час для списку очікування, ім’я для передачі, час відповіді.
- 2
Вставте й протестуйте
Вставте правила з вкладки 1, надішліть 10 тестових повідомлень. Мають пройти всі 10.
- 3
Призначте відповідального за кожен промпт
Хто надсилає кожне з 6 повідомлень за промптами, як і коли.
- 4
Записуйте запити
Один рядок на запит, із відповідальним за кожен повторний зв’язок.
- 5
Перевіряйте щотижня
Частка неявок, відкриті повторні зв’язки, передачі людині. Повторюйте тести після будь-яких змін.
Налаштування в CRMsoftware.pro
- Відкрийте «Планування» > «Типи подій» > «Новий тип події». Заповніть «Назва події», «Тривалість», «Місцезнаходження», «Буферний час» і «Макс. бронювань на день». У розділі «Нагадування» виберіть «За 24 години», «За 1 годину» чи «За 15 хвилин».
- У розділі «Підключення календаря» підключіть «Google Календар» чи «Outlook Календар», щоб зайнятий час блокував вікна для запису.
- Натисніть «Скопіювати посилання» в типі події. У «Мої боти» виберіть бота й вставте посилання та правила в поле «Інструкції» на вкладці «Основи». Натисніть «Зберегти зміни».
- Натисніть «Спробуйте Bot» і надсилайте 10 тестових повідомлень, доки всі не пройдуть.
- Для послуг, які потребують людини, увімкніть «Потребує ручного підтвердження»: записи чекатимуть зі статусом «Очікує», доки хтось не натисне «Підтвердити» в розділі «Записи». Пропущені візити позначайте як «Неявка».
- Передані чати чекають в «Онлайн-підтримці» зі статусом «Очікує агента»; на вкладці «Підключення» увімкніть «Надсилати сповіщення поштою». Застосунок надсилає листи, а не SMS.
AI-чат, «Інструкції» і «Спробуйте Bot» є в тарифі Free: 3 користувачі, без кредитної картки. Записи із синхронізацією календаря є з тарифу Launch, 19 $ на місяць при оплаті за рік, 8 користувачів. Launch також додає платні записи через Stripe, командні типи подій (групові, колективні, з почерговим розподілом) і передачу людині.
Перевірка завершення: агент запису готовий, коли
- Усі 10 тестових повідомлень пройдено, дату внесено в тестовий аркуш.
- Усі 6 промптів для повідомлень мають відповідального, канал і час.
- Посилання в інструкціях відкриває правильну сторінку запису, а рядок про умови збігається з вашими письмовими умовами.
- Ім’я для передачі й час відповіді заповнено, і хтось отримує сповіщення поштою.
Питання й відповіді
Шаблони AI-промптів для запису на прийом: часті питання
Що таке шаблони AI-промптів для запису на прийом?
Готові тексти для двох завдань: інструкції для AI-агента, який відповідає на питання про запис на вашому сайті, і промпти, які ви вставляєте в AI-інструмент для текстів, щоб підготувати повідомлення про запис. На цій сторінці є обидва: блок правил із 10 тестовими повідомленнями і 6 промптів для повідомлень.
Яким має бути промпт для AI-адміністратора запису?
Він починається з того, чого агент не може: бачити календар, записувати, притримувати чи скасовувати час. Агент повторює запит, дає посилання на запис, каже, що запит — це ще не запис, доки його не підтвердить система запису, пропонує інший час чи список очікування, а групи, завдатки, винятки й медичні чи юридичні питання передає людині. Блок є у вкладці 1.
Якими мають бути промпти ChatGPT для запису клієнтів?
Вони дають AI справжні дані запису, скопійовані з вашої системи запису, і правила, чого не додавати: ні зайвого часу, ні цін, ні пропозицій, а також обмеження кількості слів і один наступний крок. У вкладках 2, 4, 5, 6 і 7 їх шість. Перевіряйте дату й час перед надсиланням.
Коли надсилати нагадування про запис?
За 24 години — поширений стандарт, а підтвердження — одразу після запису. Для записів, зроблених за кілька тижнів, або клієнтів, які вже колись не прийшли, додайте друге нагадування за кілька днів: великий проміжок між записом і візитом та попередні неявки — це чинники, які найчастіше пов’язують із пропущеними записами1.
Чи зменшують нагадування кількість неявок?
У медичних дослідженнях так. Огляд Cochrane виявив явку 78,6% з SMS-нагадуваннями проти 67,8% без нагадувань; нагадування дзвінком давали 80,3%2. Виміряйте свій показник до й після за допомогою журналу Excel.
Яка частка неявок нормальна?
Огляд 105 досліджень записів до медичних закладів виявив у середньому близько 23%: від 13,2% в Океанії до 43,0% в Африці1. Рахуйте свій показник як кількість неявок, поділену на кількість записів, які мали відбутися, а скільки це коштує, покаже калькулятор втрат від неявок.
Як діяти після неявки?
Подзвоніть один раз приблизно через 15 хвилин після початку, потім протягом 2 годин надішліть одне повідомлення: запланований час, що ви намагалися зв’язатися, умови одним рядком і посилання для нового запису. Без докорів, а щодо плати вирішує лише відповідальний.
Чи може агент CRMsoftware.pro записувати клієнтів прямо з чату?
Агент дає посилання на запис зі своїх «Інструкцій». Клієнт вибирає час на сторінці запису, яка перевіряє ваші «Підключення календаря» й надсилає лист із підтвердженням. Записи із синхронізацією календаря є з тарифу Launch, 19 $ на місяць при оплаті за рік.
Чи надсилає CRMsoftware.pro SMS-нагадування?
Ні, застосунок не надсилає SMS. Розділ «Нагадування» в типі події надсилає листи-нагадування за 24 години, за 1 годину чи за 15 хвилин. SMS напишіть за промптом Б і надішліть зі свого телефона.
Схожі шаблони
Безкоштовні інструменти
Джерела
- Систематичний огляд 105 досліджень, Health Policy 122(4), 2018, запис у PubMed: No-shows in appointment scheduling - a systematic literature review
- Систематичний огляд Cochrane, 8 рандомізованих досліджень, опубліковано 5 грудня 2013: Mobile phone messaging reminders for attendance at healthcare appointments
- Тарифи, ціни та функції, перевірено 8 жовтня 2026: Ціни CRMsoftware.pro
Нехай час підтверджує сторінка запису, а ваш агент веде туди людей.
Почніть безкоштовно з 3 користувачами та AI-чатом: вставте правила запису в «Інструкції» й протестуйте їх у «Спробуйте Bot». Записи із синхронізацією календаря є з тарифу Launch: 19 $ на місяць при оплаті за рік, 8 користувачів.