预约提醒短信模板含同意、发送时间和回复处理

这套预约提醒短信模板力求简短：纯拉丁字母短信一段可容纳 160 个字符，中文短信一段只有 70 个字符。包括预约确认、提前 48 小时提醒（回复 1 确认、2 改约）、当天提醒和爽约短信，并附同意和 STOP 规则、一套发送时间表、完整示例、Word 和 Excel 提醒记录表。

作者 Anatolii Ulitovskyi 事实核查 RH Fardin 更新于
Word 模板 (.docx) Excel 提醒记录表 (.xlsx)

面向小型销售和客服团队

短信从您的手机发出，提醒邮件由预约页面发送。

在 CRMsoftware.pro 中，每个事件类型都可以在提前 24 小时、1 小时或 15 分钟时发送提醒邮件，您还可以编辑“预约确认”和“会议提醒”邮件。客户用邮件中的链接改约或取消。应用不发送短信：短信从您自己的手机或短信工具发出。

  • “提醒”：提前 24 小时、1 小时或 15 分钟
  • “预约确认”和“会议提醒”邮件，“未出席”状态
  • Launch 版起支持日历同步预约，按年付费每月 $19
免费开始 →查看价格

免费版：3 位用户，含 AI 聊天，无需信用卡。

完整示例

预约提醒短信范例：一家诊所的一周

Larchmont Physio 是俄亥俄州哥伦布市的一家虚构理疗诊所，在自己的短信工具中使用这些预约提醒短信模板，预约邮件则由 CRMsoftware.pro 发送。2026 年 10 月 5 日（星期一），Tessa Lindgren 在网上预约了首次到访，并勾选了短信同意框。

Larchmont Physio，短信虚构的诊所和患者
定时短信10月5日（周一）10:14：Larchmont Physio：Tessa，您已预约10月8日（周四）17:30，由Callum接诊，地址240 Linden Lane。如需更改请致电614-555-0136。回复STOP退订
定时短信10月6日（周二）17:30：Larchmont Physio：Tessa，提醒您10月8日（周四）17:30与Callum有约。回复1确认，回复2改约，回复STOP退订
患者2。周四临时有工作，周五可以吗？
17:41 回复 2：Maren 在短信工具中答复
Maren（前台）谢谢您提前告知，Tessa。Callum可以安排10月9日（周五）8:00或12:30，您看哪个方便？
患者12:30吧，谢谢
Maren（前台）已改好：10月9日（周五）12:30，由Callum接诊。周四的时段已空出给其他人。周五见！
定时短信10月9日（周五）10:30：Larchmont Physio：Tessa，今天12:30见。楼后可免费停车。会迟到或来不了？请致电614-555-0136

Tessa 的短信，逐条记录

时间短信结果
10 月 5 日（周一）10:14预约时发送的确认，98 个字符，2 段已送达
10 月 6 日（周二）17:30提前 48 小时提醒，70 个字符，1 段17:41 回复 2
10 月 6 日（周二）17:52Maren 提供两个新时间改到 10 月 9 日（周五）12:30
10 月 9 日（周五）10:30当天短信：首次到访已出席

Joel Fenwick 的爽约，逐个字段

预约时间首次到访，10 月 6 日（周二）11:00，由 Ingrid 接诊，提前 20 天预约
到访之前10 月 4 日（周日）的提醒未回复；Maren 于 10 月 5 日（周一）12:00 打过电话（语音留言）；当天 9:00 发送当天短信
联系尝试11:15 打电话无人接听；11:24 发送短信
政策爽约以及提前不足 24 小时的更改：$40，只说一次
改约方式诊所电话；Joel 13:05 回复，改约到 10 月 14 日（周三）17:00
负责人Maren：发送了短信，并决定首次到访不收费

记入记录表和应用的内容

提醒记录10 月 5 日至 16 日共 17 个预约：13 个已结束，4 个即将到来
本周爽约率10 个应到预约中 1 次爽约：10%
使用提醒之前截至 9 月 26 日的 4 周内，48 个应到预约中 6 次爽约：12.5%
CRMsoftware.pro 的“预约”Joel 的预约标记为“未出席”；提前 24 小时发送提醒邮件

为何有效

提醒短信为什么能减少爽约，措辞为什么重要

提醒有效。一篇针对随机试验的 Cochrane 综述发现，短信提醒使医疗预约的出席率提高到 78.6%，而没有提醒时为 67.8%（7 项研究，5,841 人）。电话提醒的出席率达到 80.3%，效果相近6。这些试验来自医疗领域，且综述发表于 2013 年，因此请把效果大小当作参考起点。

措辞也很重要。伦敦一家医院信托开展了两项随机试验，各涉及约 10,000 个门诊预约：与原来的措辞相比，写明错过预约会让医疗系统付出多少成本的提醒，使错过预约的比例从 11.1% 降到 8.4%7。对小企业来说，诚实的版本只需一句话：如果来不了，请回复 2，这样别人就能用上这个时间。

并不是每个人都需要同样多的短信。一篇针对 105 项研究的综述发现，与爽约关联、被报告最多的因素是预约与到访之间的间隔时间长，以及以往有过爽约4。所以这套方案只给部分客户发当天短信，也所以要在使用前后统计您自己的爽约率。

78.6%

使用短信提醒时的出席率，没有提醒时为 67.8%（Cochrane 综述）

8.4%

改写措辞后的提醒带来的错过率，原措辞为 11.1%（NHS 试验）

160

一条纯文本短信的字符数；含表情符号或汉字等其他文字时为 70

发送时间表

每条预约提醒短信什么时候发

一套适用于大多数预约制业务的方案。所有时间均为客户当地时间，每条短信都在 8:00 至 20:00 之间发出。

消息时间要求回复没有动静时
预约确认预约后几分钟内。夜间预约：次日早上 8:00无。第一条短信包含 STOP 退订说明无需处理
提醒提前 48 小时，同一时刻。提前不到 3 天预约则不发1 确认，2 改约24 小时未回复：打一次电话
预约系统的提醒邮件提前 24 小时无。邮件含改约和取消链接无需处理
当天提醒提前 2 小时；10:00 前的预约在前一晚 20:00 发送。仅限首次到访、提前 14 天或更早的预约，以及以前爽约过的客户无。来不了请打电话无需处理
对 1、2 或提问的答复2 个工作小时内仅为商定新时间记录下来
爽约短信开始后 15 分钟打电话，然后 1 小时内发短信通过电话或链接重新预约只发一条。记录结果
STOP 确认收到 STOP 后 5 分钟内，只发一次无不再发短信：只用电话或邮件

每个预约最多 3 条短信，另加您对回复的答复。FCC 禁止在接听方当地时间早上 8 点前和晚上 9 点后进行电话推销1。提醒不是销售消息，但所有短信都采用稍短一些的时段，是稳妥的默认做法。

规则

每条短信的规则：同意、STOP、时段、隐私、长度

全团队统一约定一次，每条新短信都对照检查。

发第一条短信前先取得同意

在预约表单或电话中询问，并记录答复。CTIA 把预约提醒归为信息类短信：客户为此提供号码，即表示同意2。

STOP 立即生效，不论用什么措辞

stop、quit、end、revoke、opt out、cancel 和 unsubscribe 都算数，任何明确的请求也一样1。只发一条确认，不再发其他短信。CTIA 要求发送方在退订说明中使用 STOP 一词2。

发送时段

客户所在地的 8:00 至 20:00，每天如此。外地客户要核对时区。早上 6 点的短信，惹人烦多过帮上忙。

短信里不写隐私内容

不写到访原因、治疗、检查结果、保险、欠款金额或银行卡号。任何看到手机的人都能读到预览。只写名称、时间和电话号码5。

一段：160 个字符

纯拉丁字母（GSM-7）：一段 160 个字符，较长的短信每段 153 个。一个表情符号、弯引号或其他文字（包括汉字）会让短信改用 UCS-2：一段 70 个，较长的每段 67 个3。Twilio 等短信工具按段计费，每段算一条短信。

提醒里不放优惠

优惠券或促销内容可能让信息类短信变成营销短信，而营销短信需要书面同意2。提醒中不要放优惠。

本页不构成法律建议。本页介绍的是美国规则（FCC）和美国运营商指南（CTIA）。其他国家和地区对短信和同意有各自的规定，请查阅您客户所在地的官方规则。

统计爽约

如何统计使用提醒前后的爽约情况

每周用同样的方法，从预约列表或 Excel 记录表中统计。四个数字就够了。

爽约率

爽约次数除以应到预约数（已出席加爽约）。提前取消和改约不算爽约，因为这些时段可以让给别人。

示例10 个应到预约中 1 次爽约 = 10%

临时取消单独统计

比您的政策（这里是 24 小时）更晚的取消，通常也会让时段空着。单独计算它的比率，免得它混进任何一个数字里。

先定基准

统计开始发提醒前 4 周的数据，然后按每 4 周一组进行比较。跳过节假日所在的周。不要只看一周：只有 10 个预约时，一次爽约就会让比率变动 10 个百分点。

按回复统计

比较回复 1、回复 2 和未回复的客户的爽约率。如果大多数爽约来自从未回复的人，那么 24 小时后的那通电话最值得您花时间。

用免费的预约爽约成本计算器算出结果的价值：每月错过的预约数乘以平均每次预约的价值。

Excel 记录表

Excel 预约提醒记录表

四个工作表：“提醒记录”、“汇总”、“短信检查”和“设置”。输入预约提交时间和预约时间，发送时间就会自动填写，并落在您的发送时段内。

列作用
客户、电话、服务、员工、负责人每个预约一行。改约的预约另起一行，原来那行的“结果”填“已改约”。
短信同意、首次到访、以前爽约是或否。只有“短信同意”为“是”时，才会显示发送时间。
预约提交时间、预约时间日期和时间，例如 2026-10-08 17:30。
确认、提醒、当天：发送时间 自动根据“设置”表计算的发送时间：提前 48 小时和 2 小时，并调整到 8:00 至 20:00 之间。
回复、结果1、2、STOP 或其他。已出席、爽约、临时取消、提前取消或已改约。
状态 自动“已安排”、“等待回复”、“未回复：打一次电话”、“已确认”、“重新预约”、“阅读并回复”、“已退订：不发短信”、“无短信：打电话或发邮件”、“记录结果”或“已结束”。
汇总 自动回复率、结果、爽约率、临时取消、按回复统计的爽约率、使用前后对比、待办事项。
短信检查 自动粘贴填好的短信：字符数、编码（GSM-7 或 UCS-2）和分段数。

示例是 Larchmont Physio 2026 年 10 月 5 日至 16 日的数据：17 个预约，13 个已结束。11 条提醒中有 9 条得到回复。10 个应到预约中 1 次爽约（10%），而使用提醒前的 4 周为 12.5%，这次爽约来自未回复的那一组。4 个即将到来的预约显示了各自的发送时间。文件可在 Excel、LibreOffice 和 Google 表格中使用。

Excel 提醒记录表 (.xlsx) Word 模板 (.docx)

如何使用

如何使用这些预约提醒短信模板

  1. 1

    收集同意

    在预约表单中加上勾选框，在电话话术中加上询问。每个号码都记录是或否。

  2. 2

    填写短信

    商家名称、地址、电话和政策。把每条短信粘贴到“短信检查”表：中文短信尽量 1 段（70 个字符），最多 2 段。

  3. 3

    设置时间

    在“设置”表中设定 48 小时、2 小时以及 8:00 至 20:00。在短信工具中定时发送，或用商家手机发送。

  4. 4

    答复每一条回复

    由一位负责人定时查看回复，在 2 个工作小时内答复，并更新记录表。

  5. 5

    统计 4 周

    把爽约率与基准比较。一次只改一项。

在 CRMsoftware.pro 中设置

  1. 打开“排程”>“事件类型”，编辑一个事件类型，或点击“新事件类型”。在“提醒”中选择“提前 24 小时”、“提前 1 小时”或“提前 15 分钟”。这些是提醒邮件。
  2. 在“邮件”选项卡中，为“预约确认”和“会议提醒”点击“编辑模板”。修改“邮件主题”、“标题”和“正文”，使其与您的短信一致，然后点击“保存模板”。
  3. 客户使用预约邮件中的链接改约或取消。要阻止通过这些链接临时取消，请在事件类型上设置“最短取消提前时间”。
  4. 错过预约后，打开“预约”，把它标记为“未出席”。同时记入 Excel 记录表。
  5. 短信从您自己的手机或短信工具发出，而不是从应用发出。把短信同意和退订记录在记录表中，或记在联系人的“备注”中。

CRMsoftware.pro 发送的是邮件，不是短信。Launch 版起支持日历同步预约，按年付费每月 $19，支持 8 位用户。网站上的 AI 聊天免费提供给 3 位用户，无需信用卡。

每周检查，10 分钟

  • 每个收到短信的号码，在记录表中的“短信同意”都是“是”。
  • 每个 STOP 都已记录，之后没有人再给该号码发短信。
  • 没有超过一天的“重新预约”或“未回复：打一次电话”。
  • 每个已过去的预约都有结果。
  • 爽约率和临时取消已与基准比较。

常见问题

预约提醒短信：常见问题

预约提醒短信模板应该包含哪些内容？

开头写商家名称，然后是星期、日期和时间，由谁服务或在哪里，以及一个动作：回复 1 确认，回复 2 改约。加上 STOP 退订说明，纯拉丁字母短信控制在 160 个字符以内（中文短信一段 70 个字符），并且不写到访原因。

能给一个预约提醒短信范例吗？

这是示例中填好的提醒，70 个字符：“Larchmont Physio：Tessa，提醒您10月8日（周四）17:30与Callum有约。回复1确认，回复2改约，回复STOP退订”。第 2 到第 7 个选项卡为每一步都提供了一条。

什么时候发送预约提醒短信？

预约时发送确认，提前 48 小时发送提醒，时间都在客户所在地的 8:00 至 20:00 之间。只有首次到访、提前 14 天或更早的预约，以及以前爽约过的客户，才在提前 2 小时加发当天短信：预约提前期长和以往爽约，是与错过预约关联、被报告最多的因素4。

发送预约提醒短信需要获得许可吗？

需要，先征得同意。在美国，FCC 规则要求向手机发送自动短信须事先获得明确同意，营销短信须获得书面同意1；运营商的 CTIA 指南也要求，客户提供号码时就要取得接收预约提醒的同意2。记录谁同意了、何时以及以什么方式同意。本文不构成法律建议。

预约提醒短信可以多长？

如果只用纯拉丁字母、数字和基本标点，一条短信可容纳 160 个字符。只要有一个表情符号、弯引号或其他文字（包括汉字），短信就会改用 UCS-2，一段只能容纳 70 个字符；更长的短信会拆成每段 153 或 67 个字符3。

好的预约确认短信是什么样的？

复述预约信息，让错误现在就暴露出来：商家名称、由谁服务、星期、日期、时间、地址、如何更改以及 STOP 退订说明。预约后几分钟内发送；如果是夜间预约，则在早上 8:00 发送。第 2 个选项卡有三个版本。

就诊提醒短信里不该写什么？

就诊原因、治疗、检查结果、保险信息，以及任何能看出敏感服务的内容。HHS 关于 HIPAA 的指南指出，医疗服务提供者的电话留言，除了名称、电话和确认预约所需的信息外，不宜包含更多内容5。短信也按同样的规则处理。

如果客户回复 CANCEL 或 STOP 怎么办？

两者都视为退订：立即停止发送短信，并在 5 分钟内发一条简短的确认，不含其他任何内容。cancel 是 FCC 规则中的退订词之一1。然后通过电话或邮件处理预约。

爽约率怎么计算？

用爽约次数除以应到预约数（已出席加爽约）。临时取消单独统计，提前取消和改约不计入。比较开始发提醒前后各 4 周的数据；Excel 记录表会自动计算。

CRMsoftware.pro 能发送预约提醒短信吗？

不能，CRMsoftware.pro 不发送短信。每个事件类型都可以在提前 24 小时、1 小时或 15 分钟时发送提醒邮件，另有“预约确认”邮件，都带有改约和取消链接。请从您自己的手机或短信工具发送短信。Launch 版起支持日历同步预约，按年付费每月 $19。

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资料来源

  1. FCC 依据 TCPA 制定的规则，eCFR 上的官方现行文本，查阅于 2026 年 10 月 12 日： 47 CFR 64.1200, Delivery restrictions
  2. 美国无线运营商关于企业短信的指南，2023 年 5 月： CTIA, Messaging Principles and Best Practices
  3. 短信长度和分段，短信服务商文档，查阅于 2026 年 10 月 12 日： Twilio, How long can a message be?
  4. 对 105 项研究的系统综述，Health Policy 122(4)，2018 年，PubMed 记录： No-shows in appointment scheduling - a systematic literature review
  5. 美国卫生与公众服务部（HHS）的 HIPAA 指南，内容最后审核于 2022 年 12 月 28 日： HHS, May physician's offices or pharmacists leave messages for patients at their homes?
  6. 对 8 项随机试验的 Cochrane 系统综述，发表于 2013 年 12 月 5 日： Mobile phone messaging reminders for attendance at healthcare appointments
  7. 两项随机试验，涉及 10,111 个和 9,848 个 NHS 门诊预约，PLOS ONE，2015 年： Hallsworth et al., Stating Appointment Costs in SMS Reminders Reduces Missed Hospital Appointments: Findings from Two Randomised Controlled Trials
  8. 方案和价格： CRMsoftware.pro 价格

简短的短信、合适的时机、一份记录表。

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