WhatsApp Business 设置清单

这份 WhatsApp Business 设置清单适合要把 WhatsApp 接入 AI 客服和收件箱的小团队：号码、归属、选择接收、24 小时窗口、消息模板与已保存回复、首次对话测试和恢复检查。共 40 项检查，每项都有负责人和证据，附完整示例，提供 Word 和 Excel 文件。

作者 Anatolii Ulitovskyi 事实核查 RH Fardin 更新于
Word 清单 (.docx) Excel 跟踪表 (.xlsx)

1. 开始之前：选择应用还是平台，确定号码和归属

先做

WhatsApp Business 应用适合手动回复，支持快速回复、问候消息和离开消息，最多可关联 10 台设备1。WhatsApp Business Platform（常被称为 WhatsApp Business API）则把 WhatsApp 连接到 AI 客服或团队收件箱等软件。打开任何设置之前，先确定以下几点。

1.1选择产品：如果由 AI 客服或团队收件箱回复，选平台；如果由一个人用一部手机回复，选应用。

负责人老板

记录决定和日期

1.2选择一个归企业所有、由企业付费、带国家代码和区号、能接收短信或电话的号码。

负责人老板

记录+ 格式的号码、账户持有人

1.3检查这个号码是否已在使用 WhatsApp。决定：迁移号码、使用共存模式，还是换一个新号码。

负责人老板

记录当前用途和决定

1.4确认 Meta 业务资产组合归您的企业所有，而不是代理公司或自由职业者。

负责人老板

记录资产组合名称、ID、创建人

1.5指定两名管理员：老板和一名备用管理员。

负责人老板

记录姓名、邮箱、添加日期

Meta 规定号码必须归您所有，带有国家代码和区号，并能接收短信或语音电话。正在 WhatsApp 上使用的号码，必须先在那里删除，才能注册2。

共存模式部分服务商可以接入现有的 Business 应用号码，让应用和平台共用这个号码。这需要 2.24.17 或更高版本的应用，而且部分应用功能会关闭3。如果号码正在应用中使用，连接之前先问清楚。

面向小型销售和客服团队

用 AI 回复 WhatsApp，再转给您的团队。

通过“快速连接”把您的 WhatsApp Business 账户连接到 CRMsoftware.pro 机器人。AI 客服通过 Meta Business API 自动回复 WhatsApp 消息，聊天显示在统一收件箱中；需要真人时，您的团队在“实时支持”中接手。

  • 快速连接：使用 Facebook 登录，选择您的 WhatsApp Business 账户
  • 转人工，以及 WhatsApp 和网站聊天共用的统一收件箱
  • Launch 版起支持 WhatsApp，按年付费每月 $19，支持 8 位用户
免费开始 →查看价格

免费版：3 位用户，含 AI 聊天，无需信用卡。

完整示例

一家自行车店连接 WhatsApp，并处理第一次真实聊天

Riverside Cycle Works 是奥斯汀的一家虚构自行车店，于 2026 年 10 月 1 日至 7 日按照这份 WhatsApp Business 设置清单完成了设置。Luis 是店主，Marta 负责维修间并担任备用管理员，Sam 负责前台。下面是他们的第一次真实 WhatsApp 对话。

Riverside Cycle Works，WhatsApp虚构示例
客户你好，你们修电动自行车吗？我的后刹车有异响，电池掉电也很快。
AI 客服是的，我们提供电动自行车维修。刹车检查和保养 $85，大约需要 2 天。电池问题由我们的维修团队处理。需要我把您的问题转给他们吗？
客户好的，麻烦了。电池是 2025 年 3 月在你们这里买的，还在保修期内吗？
AI 客服我现在就把这段聊天连同您的信息转给维修间的 Marta。营业时间内，她会在 30 分钟内在这里回复您。
保修问题：已在“实时支持”中转给 Marta
Marta（维修间）Dana 您好，我是 Marta。在我们这里购买的电池有 2 年保修，所以您的电池在 2027 年 3 月前都在保修范围内。明天 9:00 以后把车送来，我们修刹车的同时帮您检测电池。
客户太好了，明天 9 点见。
Marta（维修间）已为您预约明天。车预计周五修好，修好后我们会打这个号码通知您。

设置记录

产品WhatsApp Business Platform，通过 CRMsoftware.pro Growth 版
号码+1 512 555 0147，店里的座机
资产组合所有者Luis Ortega，店主
管理员Luis Ortega、Marta Klein（备用）
PIN 码6 位数字，保存在共享密码管理器中
连接时间2026 年 10 月 5 日，状态“已连接”
选择接收预约表单和柜台话术
测试10 月 5 日 3 项全部通过

第一次真实对话，2026 年 10 月 6 日

步骤时间结果
Dana 的第一条消息10:12窗口开启
AI 回答10:12价格正确
转人工10:14等待客服
Marta 回复10:3117 分钟，目标 30 分钟
Dana 的最后一条消息10:33窗口开放至 10 月 7 日 10:33

CRM 中记录的内容

联系人Dana R.，+1 512 555 0198
同意她先发的消息；24 小时后的进展通过电话告知
工单电动自行车刹车保养 $85，保修范围内的电池检测
任务车修好后给 Dana 打电话，10 月 9 日周五，Marta

为何重要

为什么需要一份 WhatsApp Business 设置清单

WhatsApp 不只是又一个收件箱。可以给谁发消息、什么时候发、发什么，规则都由 Meta 制定。您只能联系那些向您提供了号码并选择接收消息的人4。客户给您发消息后，从对方最后一条消息起 24 小时内，您可以用普通消息回复；之后只能发送已获批准的消息模板6。

设置过程还会产生一些必须妥善保管的东西。号码必须始终归您所有，并能接收短信或语音电话2，还有一个 6 位 PIN 码保护它9。如果唯一的管理员账号和 PIN 码都掌握在一个人手里，而这个人又离职了，之后的每次更改都会变得缓慢而有风险。这份清单为每一步都指定了负责人和证据。

24 小时

客服窗口，客户每发一条消息都会重新计时

最多 24 小时

Meta 对消息模板作出审核决定所需的时间

6 位数字

号码的两步验证 PIN 码

应用还是平台

WhatsApp Business 应用、Business Platform（API）与共存模式对比

先选产品，再选设置。号码决定了很多事：正在 WhatsApp 上使用的号码无法注册到平台，除非先在那里删除，或通过共存模式接入。

项目WhatsApp Business 应用Business Platform（Cloud API）共存模式：应用加平台
适用对象一位老板或几个人用手机回复替您回复的软件：AI 客服、CRM 或团队收件箱希望保留应用、同时在同一号码上添加平台的企业
回复方式手动回复，可使用快速回复、问候消息和离开消息AI 客服自动回复，团队在已连接的收件箱中处理消息在应用和 API 之间同步
人员和设备最多 10 台关联设备和客服人员所有能访问所连接工具的人接入时会解除已关联的设备，之后可重新关联
号码留在应用中不能正在 WhatsApp 上使用：先在那里删除由服务商通过 Embedded Signup 接入，应用版本需为 2.24.17 或更高
会有什么变化无号码离开应用一对一聊天中的限时消息、一次性查看和实时位置会关闭，广播列表停用
如何连接在 CRMsoftware.pro 的“替代聊天链接”中添加 wa.me 链接，引导客户使用在机器人“渠道”选项卡中使用“快速连接”，Launch 版或更高不在本清单范围内：如果号码正在应用中使用，连接之前先问清楚

本表中的信息来自 WhatsApp 的应用功能页面1、Meta 的电话号码规定2和 Meta 的共存模式指南3。共存模式由服务商的注册流程设置，所以不要想当然地认为您已经开通。如果 Meta 提示该号码已在 WhatsApp 上使用，请先停下来，在删除任何内容之前，决定是换新号码还是迁移这个号码。

Excel 跟踪表

Excel 设置跟踪表里有什么

三个工作表：“清单”包含本页全部 40 项检查，“测试记录”登记首次对话测试，“汇总”显示每组进度。标有“自动”的列会自行填写。文件可在 Excel、LibreOffice 和 Google 表格中打开（文件，然后导入）。

列内容
# 和分组项目编号和分组，与本页的选项卡一致。
检查项和记录内容要做什么，以及证明已完成的证据。
负责人、截止日期、状态由谁做、何时完成，以及“已完成”“进行中”“未开始”或“不需要”。
证据或链接截图、链接或备注。绝不写 PIN 码本身。
标记 自动根据状态、截止日期和证据，显示“正常”“需补证据”“已逾期”或“待完成”。
测试记录：分钟数和窗口 自动从转人工到人工回复的分钟数，以及 24 小时窗口的关闭时间。
汇总 自动每组和总体的完成率、通过的测试数，以及“可以上线”。

示例是 Riverside Cycle Works 在 2026 年 10 月 7 日的情况：共 40 项检查，33 项已完成，1 项不需要，因此设置完成率为 85%。测试记录中有 4 项测试，全部通过，从转人工到人工回复平均用时 11.5 分钟。“可以上线”显示“是”，因为“连接号码”组已全部完成，且有一次真实对话通过测试。

Excel 跟踪表 (.xlsx) Word 清单 (.docx)

如何使用

如何使用这份清单

  1. 1

    分配每项检查

    在 Excel 跟踪表中为每项检查填写负责人和截止日期。

  2. 2

    先决定，再动手

    先完成第 1 组：产品、号码、资产组合所有者和两名管理员。

  3. 3

    连接并记录

    依次完成第 2 至第 5 组，把证据保存在一个共享文件夹中，绝不保存 PIN 码。

  4. 4

    用真实聊天测试

    发送三条测试消息，然后处理并记录一次真实对话。

  5. 5

    复盘并定期重复

    第 7 天复盘，之后每 3 个月检查一次访问权限和 PIN 码。

在 CRMsoftware.pro 中设置

  1. 打开“我的机器人”，选择您的机器人，点击“保存更改”。渠道只能连接到已保存的机器人。
  2. 在“基础知识”选项卡中，把营业时间、价格和转人工规则添加到“说明”和“知识库”中。
  3. 打开“渠道”选项卡。在 WhatsApp 旁边点击“连接渠道”，然后点击“快速连接”，并使用 Facebook 登录。
  4. 选择您的 WhatsApp Business 账户并授予消息传递权限。状态显示为“已连接”。
  5. 在“连接”选项卡中开启“发送电子邮件通知”，并在“已分配用户”中添加同事。
  6. 用另一部手机发送一条测试消息。在“实时支持”中接手转人工的聊天：点击“认领”，回复，然后点击“解决”。

WhatsApp、转人工和统一收件箱从 Launch 版起提供，按年付费每月 $19，支持 8 位用户。已保存回复从 Growth 版起提供。CRMsoftware.pro 在 24 小时窗口内回复，不发送已获批准的 WhatsApp 模板。

第 7 天复盘，15 分钟

  • 每次转人工都在目标时间内得到人工回复了吗？
  • AI 答错了哪些问题？在知识库中修正。
  • 有没有客户在 24 小时后还需要跟进？用的是电话还是邮件？
  • 渠道是否仍显示“已连接”，两名管理员是否仍有访问权限？

常见问题

关于 WhatsApp Business 设置的常见问题

WhatsApp Business 设置清单应该包含哪些内容？

产品（应用还是平台）、一个归企业所有并采用国际格式的号码、Meta 业务资产组合的所有者、连接、选择接收和 24 小时窗口、哪些消息需要已获批准的模板、首次对话测试和恢复检查。这份清单包含 8 组共 40 项检查，每项都有负责人和证据。

WhatsApp Business 应用和 WhatsApp Business API 有什么区别？

应用用于在手机上手动回复，支持快速回复，最多可关联 10 台设备1。Business Platform（常被称为 API）把 WhatsApp 连接到 AI 客服、CRM 或团队收件箱等软件。正在 WhatsApp 上使用的号码，必须先在那里删除，才能注册到平台2，除非通过共存模式接入。

同一个号码可以同时用于 WhatsApp Business 应用和 API 吗？

只有在共存模式下可以：部分服务商可以接入现有的 Business 应用号码，之后消息会在应用和 API 之间同步3。这需要 2.24.17 或更高版本的应用，而且部分功能会关闭，例如广播列表。连接之前，请先确认您的服务商提供这项功能。

什么是 WhatsApp 24 小时客服窗口？

客户给您发消息时，会开启一个 24 小时窗口，对方每发一条新消息都会重新计时6。在窗口内，您可以发送普通回复，包括已保存回复。窗口关闭后，只能发送已获批准的消息模板。

什么时候需要 WhatsApp 消息模板审核？

只要在 24 小时窗口之外给别人发消息，包括由您发起对话时，都需要4。每个模板都属于营销、实用或身份验证类别之一8，Meta 的审核决定最多可能需要 24 小时7。收件箱中的已保存回复不是模板，无需审核。

为什么我的 WhatsApp 消息模板被拒绝了？

Meta 审核规则中的常见原因：变量格式或顺序错误、变量位于开头或结尾、变量过多、内容违反 WhatsApp 政策、索要敏感身份信息、措辞带有威胁性，以及重复模板7。修改后重新提交，或附上示例提出申诉。

WhatsApp Business 使用什么电话号码格式？

国际格式：加号、国家代码，然后是去掉开头 0 的号码，例如 +1 512 555 0147 或 +44 7700 900123。Meta 建议使用加号和国家代码2。在 wa.me 链接中，去掉加号、空格、括号和短横线：https://wa.me/15125550147。

在 WhatsApp 上给客户发消息，需要对方选择接收吗？

需要。根据 WhatsApp 商务消息政策，您只能联系那些向您提供了号码并选择接收您消息的人4。选择接收的说明应写明对方将通过 WhatsApp 收到消息，并写出您的企业名称5。记录每一次选择接收，一旦有人要求停止，立即停止。

如果丢失了 WhatsApp 两步验证 PIN 码怎么办？

在 WhatsApp Manager 中更新：电话号码设置、“两步验证”选项卡、“更改 PIN 码”9。这需要由能访问 WhatsApp Manager 的人来操作，所以要保留两名管理员，并把 PIN 码保存在共享密码管理器中。

如何把 WhatsApp Business 连接到 CRMsoftware.pro？

在 Launch 版或更高套餐中，打开“我的机器人”，选择您的机器人，进入“渠道”选项卡，为 WhatsApp 使用“快速连接”。使用 Facebook 登录，选择您的 WhatsApp Business 账户并授予消息传递权限。之后，AI 客服会自动回复 WhatsApp 消息，聊天会显示在您的统一收件箱中。

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资料来源

  1. WhatsApp Business 应用功能、快速回复和关联设备，查阅于 2026 年 10 月 7 日： WhatsApp Business, Business App Features
  2. 电话号码要求、号码格式和 PIN 码，Meta 开发者文档： Business phone numbers
  3. 在应用和平台上使用同一号码，Meta 开发者文档： Onboard WhatsApp Business app users (coexistence)
  4. 选择接收、退订、转人工途径和商家资料规定，最后更新于 2026 年 9 月 23 日： WhatsApp Business Messaging Policy
  5. 选择接收必须包含的内容、屏蔽和质量，Meta 开发者文档： Get Opt-in for WhatsApp
  6. 24 小时客服窗口，Meta 开发者文档： Service messages
  7. 模板审核时间、拒绝原因和申诉，Meta 开发者文档： Template review
  8. 营销、实用和身份验证模板，Meta 开发者文档： Template categorization
  9. 两步验证 PIN 码，Meta 开发者文档： Two-step verification
  10. wa.me 链接格式，WhatsApp 帮助中心： How to use click to chat
  11. 方案、价格和功能，核实于 2026 年 10 月 7 日： CRMsoftware.pro 价格

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