外出自动回复示例：13 种场景

适用于休假、节假日停业、病假、产假和陪产假、会议、周末以及员工离职的外出自动回复示例。每条都写明您何时回复、紧急问题发到哪里，而不提您在哪里。附 Word 文件、Excel 外出计划和完整示例。

作者 Anatolii Ulitovskyi 事实核查 RH Fardin 更新于
Word 模板 (.docx) Excel 外出计划 (.xlsx)

1. 休假外出自动回复：对外、对内和简短版

从这里开始

适用情况

  • 请一天假，或休假不超过三周。一个月或更长时间，请用第 4 个选项卡。
  • Gmail 从第一天 00:00 到最后一天 23:59 发送回复1；Outlook 在您设置的结束时间停止2。最后一天是您返岗的前一天。
  • 陌生人也会收到对外回复：不要写您去哪里、谁在家，也不要留手机号码3。
  • 只有对内版本才写代班同事的名字和交接说明4。

主题（Gmail）外出中，返岗日期回到办公室

对外消息您好！

感谢您的来信。我从第一天起不在办公室，返岗日期回来。我会在回复截止日前回复您的邮件。

如有急事，例如什么算紧急，请发邮件至共享邮箱或拨打办公电话。该邮箱每个工作日时间有人查看。

谢谢！
您的名字
公司

对内消息（同事）大家好：

我第一天至最后一天休假。代班同事全名负责代班内容，每个工作日时间查看共享邮箱。其他事情等我回来处理。交接说明在存放位置。

您的名字

简短的外出自动回复外出中，返岗日期回来。我会在回复截止日前回复。急事请联系：共享邮箱。您的名字，公司

回复截止日承诺在返岗后 2 个工作日内回复：返岗第一天要用来处理积压的邮件。

面向小型销售和客服团队

您不在的时候，网站照样回答客户。

邮件自动回复在 Gmail 或 Outlook 中设置。在您的网站上，CRMsoftware.pro 的 AI 客服全天候根据您的知识库回答问题，告诉访客您何时回来，并记下访客的联系方式。

  • AI 聊天全天候在线，机器人的“说明”中写有您的外出日期
  • 转人工：聊天以“等待客服”状态等候，并通过邮件提醒您的代班同事
  • 3 位用户免费；转人工从 Launch 版起提供，按年付费每月 $19
免费开始 →查看价格

免费版：3 位用户，无需信用卡。

完整示例

一位记账师的年末休假：有代班同事，也有记录

Hearthstone Accounting 是一家虚构的两人记账和报税事务所，位于华盛顿州 Spokane。老板 Grace Okafor 从 2026 年 12 月 19 日周六休假到 2027 年 1 月 3 日周日；Felipe Andrade 每个工作日 10:00 回答客户的紧急问题。第 1 和第 8 个选项卡中的这些外出自动回复示例是配合使用的。

Hearthstone Accounting虚构的公司和客户
客户12 月 28 日周一 21:40：您好，我是 Pryce Landscaping 的 Owen Pryce。我收到了一份关于我们 2025 年报税表的 IRS 通知，要求在 1 月 13 日前回复。这周有人上班吗？
AI 客服您好，Owen。Hearthstone Accounting 目前停业，1 月 4 日周一恢复营业，但有截止日期的通知属于紧急情况：Felipe Andrade 会在明天 10:00 前回复您。能告诉我您的邮箱、电话号码和通知上的日期吗？请不要在这里输入您的社会安全号码（SSN）。
客户owen@prycelandscaping.example，509-555-0187。通知日期是 12 月 14 日。
AI 客服谢谢，Owen。我已经把您的信息转给了 Felipe。他会在明天 10:00 前联系您。
已转给 Felipe：状态为“等待客服”，并通过邮件提醒他
Felipe（代班）12 月 29 日周二 09:50：Owen，您好，我是 Felipe。您的期限是 1 月 13 日，时间还来得及。我今天 11:00 给您打电话，一起看一下这份通知；我还约了 Grace 在 1 月 5 日周二一起复核。
客户太好了，谢谢。11 点聊。

外出计划：Grace Okafor，2026 年末

外出2026 年 12 月 19 日周六至 2027 年 1 月 3 日周日
返岗日，回复截止日1 月 4 日周一返岗，1 月 6 日周三前回复
代班同事Felipe Andrade，工作日 10:00，12 月 25 日和 1 月 1 日除外
紧急是指有截止日期的税务通知、工资发放、银行问题
邮件Gmail 外出回复；紧急：urgent@hearthstone.example
网站聊天“说明”中加入外出提示；提醒发给 Felipe
语音信箱509-555-0142，日期相同，12 月 18 日周五录制

外出记录：收到了什么

收到来自和事由回复
12 月 21 日周一，邮件Marisol Vega：2026 年度 W-2 表何时准备好Grace，1 月 5 日周二
12 月 22 日周二，聊天Dmitri Volkov：12 月 31 日的工资发放要加上两名新员工Felipe，12 月 23 日周三
12 月 28 日周一，聊天Owen Pryce：IRS 通知，1 月 13 日前回复Felipe，12 月 29 日周二
12 月 30 日周三，语音信箱Tamsin Reilly，新客户：每月记账Grace，1 月 4 日周一
12 月 31 日周四，邮件Hector Lin：用于银行贷款的 2025 年报税表副本Felipe，1 月 4 日周一

1 月 6 日的 CRMsoftware.pro

实时支持2 个聊天转给 Felipe，均为“已完成”
新潜在客户Tamsin Reilly，Tamarack Coffee，每月记账
任务“复核 IRS 通知：Owen Pryce”，Grace，“Deadline”（截止日期）1 月 8 日
通知邮箱改回 Grace，外出提示已删除，1 月 4 日周一

为何重要

自动回复做什么，谁会读到它

自动回复并不会发给每一封邮件。Gmail 从第一天 00:00 到最后一天 23:59 发送，通常只回复某人的第一封邮件，如果对方四天后再来信，会再回复一次；垃圾邮件和邮件列表不会收到回复1。Outlook 在您外出期间对每位来信人只发送一次2，桌面版和网页版都是如此5。所以一条消息要把所有事情说清楚。

它也会发给陌生人。Microsoft 提醒，对组织外部的所有人自动答复，也会答复新闻稿、广告和潜在的垃圾邮件2。阿伯丁大学信息安全团队建议，不要写您的行踪、同事的姓名和职位，也不要写带电话号码的常用签名，因为攻击者会利用这些信息让网络钓鱼邮件更可信3。三一学院（Trinity College）的 IT 团队建议对内和对外分别设置回复，对外的那条要写得笼统4。

2025 年，FBI 的互联网犯罪投诉中心收到 24,768 起商业邮件诈骗投诉，即针对通过电汇向供应商付款的企业的诈骗，报告损失达 30.5 亿美元6。因此，对外消息只写日期、回复日和紧急渠道，别的都不写。

4 天

之后 Gmail 可能再次向同一个人发送您的回复

24,768

2025 年向 FBI 提交的商业邮件诈骗投诉

5 项

本页每条外出自动回复都包含的内容

所有场景

各种场景的外出自动回复示例

哪些要改、哪些不要写，以及一句可以直接用的话。完整消息见各选项卡。

场景要改什么不要写现成句子
休假外出日期、回复日、一个紧急渠道去哪里、谁在家我目前不在办公室，1 月 4 日周一回来，会在 1 月 6 日周三前回复。
圣诞节和年末假期全公司停业不确定时，不用带宗教色彩的问候我们节日期间停业，1 月 4 日周一 9:00 恢复营业。
新年（元旦）通常 1 月 1 日短暂停业做不到的承诺新年快乐！我们 1 月 1 日停业，1 月 4 日周一恢复营业。
公共假日一两天冗长的节日故事我们 11 月 26 日和 27 日感恩节停业，11 月 30 日周一起回复。
周末和非工作时间下一个工作日和具体时间“马上回复”、私人号码我们周末休息，会在周一 12:00 前回复。
繁忙期真实的回复时间没有具体天数的“回复较慢”4 月 15 日前，回复最多需要 3 个工作日。
会议或展会每天看一次邮件酒店、城市、航班时间我外出参加工作活动至周四，每天查看一次邮件。
病假今天不在，预计何时回来症状、看病我今天不在办公室，预计明天回来。
长期病假返岗月份；谁来代班诊断、治疗、医院我休假至 3 月。请发邮件至下方地址联系我们的团队。
产假每个领域一位代班同事预产期、家庭细节我正在休产假，至 6 月结束，期间不查看此邮箱。
陪产假同上，通常更短家庭细节我正在休陪产假，至 3 月 15 日结束。我的同事正在负责我的客户。
长期休假或带薪长假不查看、不转发原因我休假至 9 月，此邮件不会被转发。
已离职由公司写明新联系人离职原因、去向我们的前同事已离职，此邮箱无人查看。

日期仅为示例。请加上选项卡中的紧急渠道。

规则

专业的外出自动回复：六条规则

适用于邮件、网站聊天、语音信箱和状态。全团队统一约定一次即可。

每次都写五项内容

日期、回复日、紧急问题发到哪里、什么算紧急，以及邮件会稍后阅读、转发还是不阅读。

示例句我 1 月 4 日周一回来，会在 1 月 6 日周三前回复。

承诺一个做得到的日子

周一回来，周三前回复。“尽快”不是一个日子；没人上班时，“很快回复”也不是真的。

一个紧急渠道

共享邮箱或办公电话，在固定时间有人查看。陌生人也会收到的回复中，不要写同事的姓名、职位和直线电话3；长期休假需要写明一位具体的人。

不写在哪里，也不写为什么

不写目的地、行程或病情细节。Gmail 会在回复下方加上您的签名1：出发前把手机号码从签名中删掉。

对内和对外

同事收到交接信息4；客户收到日期和紧急渠道。如果客户会给这个邮箱发邮件，就回复所有外部发件人，并写得笼统：它也会发给新闻稿和垃圾邮件2。

同一天开，同一天关

邮件、聊天、语音信箱和状态一起更改，返岗当天一起改回。Gmail 在最后一天 23:59 停止1，Outlook 在您设置的结束时间停止2；其余的都需要人来改。

您雇主的 IT 或安全政策优先：有些组织只允许对内自动回复。

Gmail 和 Outlook

如何在 Gmail 和 Outlook 中设置邮件自动回复

依据 Google 和 Microsoft 的帮助页面，查阅于 2026 年 10 月 13 日。菜单会变化：如果找不到某个菜单，请在应用的帮助中搜索“自动答复”。

应用位置日期谁会收到同一发件人
电脑版 Gmail设置 > 查看所有设置 > 常规 > 启用外出回复，然后点击“保存更改”1第一天 00:00 至最后一天 23:591所有人，或仅联系人；从不回复垃圾邮件或邮件列表1第一封邮件；4 天后再来信会再次回复1
新版 Outlook（Windows）视图 > 查看设置 > 帐户 > 自动答复；打开开关，然后点击“保存”2“仅在一段时间内发送答复”2工作帐户：同事、外部发件人（如已选择）或仅联系人2每人一次2
经典 Outlook（Windows）文件 > 自动答复 > 发送自动答复，然后点击“确定”2可选；到结束时间停止2“我的组织内部”和“我的组织外部”选项卡，各有各的消息2每人一次2
Outlook 网页版和 Outlook.com设置 > 帐户 > 自动答复，然后点击“保存”5一个时间段；还可以“在此期间阻止我的日历”5“向组织外部发送自动答复”：一个复选框5每人一次5
网站聊天（AI 客服）“我的机器人” > 您的机器人 > “基础知识”选项卡 > “说明”：加入第 8 个选项卡中的句子；“保存更改”无：手动添加和删除这些句子每位访客每次聊天

使用 Gmail、Yahoo 或其他 POP 或 IMAP 帐户的经典 Outlook 没有自动答复功能；规则只在 Outlook 运行时有效2。请直接在邮件服务中设置自动回复。

Excel 外出计划

Excel 外出计划里有什么

四个工作表：“外出计划”含 7 条示例外出事项，“外出记录”含 8 条消息，“汇总”，以及“列表”（场景、人员、休息日和设置）。“自动”列会自行填写。

列作用
外出事项、外出人员、场景、外出第一天和最后一天每次外出一行。最后一天是返岗的前一天。
返岗日、回复截止日 自动下一个工作日，再加 2 个工作日，跳过周末和“列表”工作表中的休息日。
代班同事、紧急是指、AI 客服怎么说谁代班、什么算紧急，以及机器人“说明”中的句子。
四条消息已设置；就绪 自动对外、对内、网站聊天、语音信箱和状态：四项都为“是”时显示“已就绪”。
状态 自动“已计划”“立即设置消息”“外出中”“待跟进”“跟进逾期”或“已结束”。
已记录消息、延迟或未回复 自动从“外出记录”中按每次外出统计。
外出记录每条收到的消息一行，附对应的外出事项、是否紧急和回复日期。
承诺回复日、状态 自动紧急：下一个工作日；其他：回复截止日。“待回复”“今天到期”“逾期”“按时回复”或“延迟回复”。

示例中，Grace 的年末休假期间收到 5 条消息，其中 3 条紧急，全部在承诺日期前回复。Felipe 的 8 月休假则显示了需要注意的情况：1 条回复晚了 2 天，1 条仍未回复，所以它的跟进已逾期。“汇总”工作表按状态统计外出事项，并按渠道和人员统计按时回复的消息。文件可在 Excel、LibreOffice 和 Google 表格中打开。

Excel 外出计划 (.xlsx) Word 模板 (.docx)

使用方法

如何使用这些外出自动回复

  1. 1

    选择场景

    复制对外、对内和简短版本。

  2. 2

    填写五项内容

    日期、回复日、紧急渠道、什么算紧急、邮件如何处理。

  3. 3

    与代班同事商定

    先征得同意。商定他们何时查看共享邮箱，以及可以决定哪些事。

  4. 4

    设置每个渠道

    提前一天：邮件、网站聊天、语音信箱、状态。用另一个邮箱测试。

  5. 5

    记录，然后跟进

    返岗后，在回复截止日前回复所有消息。

在 CRMsoftware.pro 中设置

  1. “我的机器人” > 选择机器人 > “基础知识”选项卡 > “说明”：出发前一天，加入第 8 个选项卡中的句子。点击“保存更改”，然后用“尝试机器人”测试。
  2. “行为”选项卡 > “收集用户数据”：姓名和邮箱始终会询问；打开“收集电话号码”和“收集描述”。
  3. “连接”选项卡 > “发送电子邮件通知”：至少提前一天把“通知邮箱”设为代班同事的邮箱。两个邮箱都必须确认；链接和验证码在 24 小时内失效。
  4. 使用 Launch 版时，紧急聊天会在“实时支持”中以“等待客服”状态等候：代班同事点击“认领”，回复，然后点击“解决”。
  5. “任务” > “New Task”（新建任务），日期设为返岗当天：“Task title”（任务标题）填写“删除外出提示，改回通知邮箱”，并设置“Assignee”（负责人）和“Deadline”（截止日期）。每项跟进添加一个任务。
  6. 使用 Growth 版时：“设置” > “已保存回复” > “新建回复”：“快捷键”填 /away，填写“标题”，“回复内容”用第 8 个选项卡中的文字，并勾选“与团队共享”。

CRMsoftware.pro 不发送邮件自动回复：请在 Gmail 或 Outlook 中设置。全天候 AI 聊天和基础任务：免费版，3 位用户。转人工和“实时支持”：Launch 版，按年付费每月 $19。已保存回复：Growth 版，$49。

返岗当天，20 分钟

  • 关闭邮件自动回复，从“说明”中删除外出提示。
  • 通知邮箱、语音信箱和状态已改回。
  • 外出记录：先处理紧急跟进，其余在回复截止日前处理。
  • 问代班同事还有哪些事没处理完，并向他们道谢。

常见问题

关于外出自动回复的常见问题

有哪些好的外出自动回复示例？

好的外出自动回复会写明日期、哪天回复，以及紧急问题发到哪里：“我目前不在办公室，1 月 4 日周一回来，会在 1 月 6 日周三前回复。如有急事，请发邮件至 urgent@hearthstone.example。”选项卡和表格涵盖 13 种场景。

如何专业地告诉别人自己不在办公室？

直白地写上日期：“我 12 月 19 日起不在办公室，1 月 4 日周一回来。”再加上哪天回复、紧急问题发到哪里。专业的外出自动回复只做您能兑现的承诺，不说您在哪里，也不说为什么。

简短的外出自动回复怎么写？

两三句话：“外出中，1 月 4 日周一回来。我会在 1 月 6 日周三前回复。急事请联系：urgent@hearthstone.example。”每个选项卡都有简短版；第 8 个选项卡有状态和语音信箱的句子。

休假自动回复怎么写最好？

写明何时回来、何时回复、紧急问题发到哪里，但不写去哪里。Gmail 会一直回复到最后一天的 23:591，所以结束日期要设为返岗的前一天。

放假自动回复邮件怎么写？

以公司的名义写：“我们节日期间停业，1 月 4 日周一 9:00 恢复营业。我们会在 1 月 6 日周三前回复。”加上一个每天有人查看的紧急渠道；如果不确定客户过什么节，就写“节日快乐”。

外出状态消息怎么写？

一句话，写返岗日和紧急渠道：“外出中，1 月 4 日周一回来。急事请联系：urgent@hearthstone.example”。日期要与邮件和语音信箱一致。

外出自动回复里不应该写什么？

去哪里、行程、谁在家、病情细节、您的私人电话和同事的职位。攻击者会利用这些细节让网络钓鱼邮件更可信3；2025 年向 FBI 提交的商业邮件诈骗投诉报告的损失达 30.5 亿美元6。

如何在 Gmail 或 Outlook 中设置邮件自动回复？

电脑版 Gmail：设置 > 查看所有设置 > 常规 > 启用外出回复，然后点击“保存更改”1。新版 Outlook（Windows）：视图 > 查看设置 > 帐户 > 自动答复2。Outlook 网页版：设置 > 帐户 > 自动答复5。

产假、陪产假或长期病假的外出自动回复怎么写？

说明您休假到哪个月，不说原因，并写明一位代班同事和他的工作邮箱。说明此邮箱无人查看，以及邮件是否会被转发。见第 3 和第 4 个选项卡。

CRMsoftware.pro 能替我的邮箱发送外出自动回复吗？

不能。邮件自动回复需要在 Gmail 或 Outlook 中设置。CRMsoftware.pro 负责您的网站聊天：AI 客服全天候根据您的知识库回答，并在“说明”中写有您的外出日期（免费版）。使用 Launch 版（按年付费每月 $19）时，紧急聊天会转到“实时支持”中的代班同事7。

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资料来源

  1. 开始和结束时间、重复回复、签名，查阅于 2026 年 10 月 13 日： Gmail Help, Send an automatic reply when you're out of office (computer)
  2. Windows 版 Outlook，查阅于 2026 年 10 月 13 日： Microsoft Support, How to set up out of office automatic replies in Outlook
  3. 哪些不该写，信息安全团队，2021 年 6 月 23 日： University of Aberdeen, Gone Phishing! The dangers of using Out of Office Auto Reply
  4. 对内和对外回复，查阅于 2026 年 10 月 13 日： Trinity College, Technology Data and Innovation, Out-of-Office Best Practices
  5. Outlook 网页版，查阅于 2026 年 10 月 13 日： Microsoft Support, Send automatic out of office replies from Outlook.com or Outlook on the web
  6. 2025 年商业邮件诈骗投诉和损失： Federal Bureau of Investigation, Internet Crime Complaint Center, 2025 IC3 Annual Report
  7. 方案和价格： CRMsoftware.pro 价格

人不在，也不让客户干等。

免费开始，含 3 位用户和全天候 AI 聊天。Launch 版按年付费每月 $19，支持 8 位用户，增加转人工和统一收件箱。Growth 版按年付费每月 $49，支持 20 位用户，增加已保存回复，用于简短的聊天版本。

免费开始 →查看价格