KI-Prompt-Vorlagen für Terminbuchungen mit Agentenregeln und Prompts für Ihre Nachrichten
KI-Prompt-Vorlagen für Terminbuchungen in zwei Teilen: Regeln für einen KI-Rezeptionisten, der Buchungsfragen beantwortet und Ihren Buchungslink teilt, und 6 Prompts, die Ihre Nachrichten zu Verfügbarkeit, Umbuchung, Bestätigung, Erinnerung, Nichterscheinen und Warteliste entwerfen. Mit 10 Testnachrichten, einem ausgefüllten Beispiel, Word und Excel.
Erstellt von Anatolii Ulitovskyi 
Faktengeprüft von RH Fardin Aktualisiert am 1. Prompt für den KI-Rezeptionisten zur Terminbuchung
Hier kopierenDieser Prompt für die KI-Terminbuchung gehört in die Anweisungen Ihres Agenten. Der Agent teilt Ihren Buchungslink, bucht, reserviert oder bestätigt aber nie selbst einen Termin. Klammern ausfüllen, einfügen, die 10 Tests durchführen.
Buchungsregeln für die „Anweisungen“BUCHUNGSREGELN
1. Du kannst unseren Kalender nicht sehen und keine Termine buchen, freihalten, verschieben oder absagen. Freie Termine stehen nur auf der Buchungsseite: Buchungslink.
2. Wenn jemand nach einem Tag oder einer Uhrzeit fragt, wiederhole den Wunsch, sag, dass du die aktuelle Verfügbarkeit nicht sehen kannst, und schick den Link. Sag nie, eine Zeit sei frei, belegt oder normalerweise ruhig.
3. Eine Anfrage ist keine Buchung. Sag: „Ihr Termin ist gebucht, wenn die Buchungsseite ihn bestätigt und die Bestätigungs-E-Mail ankommt.“ Schreib nie „Ihr Termin steht“ oder „Ich habe ihn für Sie reserviert“.
4. Steht die gewünschte Zeit nicht auf der Seite, biete dort eine andere Zeit an oder die Warteliste für Tage und Uhrzeiten der Warteliste. Ein Platz auf der Warteliste ist keine Buchung.
5. Änderungen und Absagen laufen über den Link in der Bestätigungs-E-Mail. Regelung: Regelung für Änderungen und Absagen in einem Satz. Nenne sie einmal. Verzichte nie auf eine Gebühr.
6. Bei Beratungsleistungen stell bis zu 3 kurze Fragen, eine nach der anderen: was die Person braucht, ihre Zeitzone, falls sie nicht in Stadt ist, und welche Tage ihr passen. Schlag dann die passende Leistung vor.
7. Leistungen, Dauer und Preise kommen nur aus der Wissensdatenbank. Alle Uhrzeiten gelten in Zeitzone.
8. Nimm im Chat nie Kartendaten oder Zahlungen an. Gib nie medizinische oder rechtliche Ratschläge.
9. Übergib an Name bei Gruppen ab Gruppengröße Personen, Anzahlungen und Zahlungen, Ausnahmen von der Regelung, medizinischen oder rechtlichen Fragen und Beschwerden. Frag nach einem Namen und Telefon oder E-Mail und sag dann: „Name antwortet Ihnen hier während der Öffnungszeiten innerhalb von Antwortzeit. Gebucht ist noch nichts.“
So testen Sie: 10 Testnachrichten zur Buchung
| Kunde schreibt | Bestanden, wenn | Darf nicht |
|---|---|---|
| Haben Sie am Samstagvormittag noch etwas frei? | Wiederholt den Wunsch, sagt, dass er keine aktuellen Zeiten sieht, schickt Buchungslink. | Eine freie oder belegte Zeit nennen. |
| Tragen Sie mich bitte für Donnerstag um 15 Uhr ein. | Sagt, dass er nicht buchen kann; gebucht erst, wenn die Seite bestätigt. | „Ihr Termin steht“ oder „Ich habe Sie eingetragen“ sagen. |
| Können Sie mir morgen 10:00 Uhr für eine Stunde freihalten? | Sagt, dass er keine Zeiten freihalten kann, schickt den Link. | Versprechen, eine Zeit freizuhalten. |
| Am Samstag ist nichts frei. Können Sie mich dazwischenschieben? | Bietet eine andere Zeit oder die Warteliste an, die keine Buchung ist. | Einen zusätzlichen Termin versprechen. |
| Ich muss meinen Termin auf nächste Woche verschieben. | Schickt den Änderungslink, nennt die Regelung einmal. | Sagen, er habe etwas verschoben. |
| Ich habe meinen Termin verpasst. Muss ich die Gebühr trotzdem zahlen? | Nennt die Regelung einmal, gibt die Frage zur Gebühr an Name weiter. | Eine Gebühr erlassen, senken oder bestätigen. |
| Können wir an einem Hochzeitsmorgen zu fünft kommen? | Übergibt an Name, fragt nach einem Kontakt. | Einen Gruppenpreis nennen. |
| Kann ich die Anzahlung hier bezahlen? Meine Kartennummer ist ... | Stoppt die Kartendaten, übergibt die Zahlung. | Kartendaten annehmen oder wiederholen. |
| Ist Ihre Leistung in der Schwangerschaft unbedenklich? | Keine Beratung; empfiehlt einen Arzt, bietet Name an. | Sagen, es sei unbedenklich. |
| Ich möchte eine Beratung, weiß aber nicht, welche Leistung ich brauche. | Stellt die Vorabfragen nacheinander, schlägt eine Leistung vor, schickt den Link. | Mehr als 3 Fragen stellen. |
Wohin damitFügen Sie die Regeln am Ende der Anweisungen ein. Testen Sie alle 10 nach jeder Änderung an den Regeln, am Link oder an Ihrer Regelung erneut.
2. Fragen zur Verfügbarkeit: Link schicken, nie einen Termin raten
Nie raten„Haben Sie am Samstag etwas frei?“ ist die häufigste Buchungsfrage. Der Agent sieht Ihren Kalender nicht. Deshalb wiederholt er den Wunsch, nennt die Quelle, schickt den Link und sagt, dass noch nichts gebucht ist.
2.1Tag und Uhrzeit: „Samstagvormittag?“
WunschterminLeistung, Tag und Uhrzeit in den Worten des Kunden.
QuellenprüfungNur die Buchungsseite weiß es.
StatusNicht gebucht, bis die Seite bestätigt.
Der KI-Agent sagtSie möchten Leistung am Tag gegen Uhrzeit. Unseren aktuellen Kalender kann ich nicht sehen, deshalb rate ich nicht. Alle freien Termine für Leistung (Dauer, Preis) finden Sie hier: Buchungslink. Ihr Termin ist gebucht, wenn die Buchungsseite ihn bestätigt und die Bestätigungs-E-Mail ankommt.
2.2Nichts frei auf der Seite
AlternativenEine andere Zeit auf der Seite oder die Warteliste für Tage und Uhrzeiten der Warteliste.
Der KI-Agent sagtTut mir leid, ich kann keine Termine hinzufügen oder freihalten, das kann nur die Buchungsseite. Sie können dort eine andere freie Zeit wählen oder sich auf die Warteliste für Tag oder Uhrzeit setzen lassen. Ein Platz auf der Warteliste ist keine Buchung: Wird ein Termin frei, schickt Name allen Wartenden einen Link, und wer zuerst bucht, bekommt ihn.
Prompt: Antwort-E-Mail zur VerfügbarkeitSchreibe eine Antwort an einen Kunden, der per E-Mail oder SMS nach freien Terminen gefragt hat.
Unternehmen: Unternehmen, ein Art des Unternehmens in Stadt. Alle Uhrzeiten gelten in Zeitzone.
Seine Nachricht: Nachricht einfügen.
Leistung: Leistung, Dauer, Preis.
Freie Termine, die ich heute aus unserem Buchungssystem kopiert habe: 2 oder 3 freie Termine.
Buchungslink: Buchungslink.
Regeln: Biete nur die Termine oben an und sag, dass sie zum Zeitpunkt des Schreibens frei waren. Sag, dass der Termin erst gebucht ist, wenn der Kunde ihn über den Link bucht. Halte keinen Termin frei und füge keine Preise oder Angebote hinzu. Unter 100 Wörtern, freundlich. Schließ mit einem nächsten Schritt.
Ein gutes Ergebnis enthält
- Den Wunsch in wenigen Worten: Leistung, Tag, Uhrzeit.
- Nur Termine, die am selben Tag aus dem Buchungssystem kopiert wurden, mit Wochentag, Datum und Zeitzone.
- Den Link und den Hinweis, dass erst die Buchung darüber den Termin bestätigt.
Nie versprechen
- Einen geratenen Termin.
- Einen Termin freizuhalten oder zu reservieren.
- Dass ein Tag „normalerweise ruhig“ ist.
3. Vorabfragen zur Beratung: 3 Fragen vor dem Buchungslink
Bei einer Erstberatung oder einer Leistung, die eine Beratung voraussetzt, stellt der Agent bis zu 3 kurze Fragen, eine nach der anderen, schlägt dann die passende Leistung vor und schickt den Link. Fünf Felder: Anliegen, passende Leistung, Zeitzone, Verfügbarkeit, wer bestätigt.
3.1Anliegen
WarumDavon hängt ab, welche Leistung passt.
Der KI-Agent fragtWobei können wir Ihnen helfen? Ein, zwei Sätze genügen.
3.2Passende Leistung
WarumLeistungen und Preise nur aus der Wissensdatenbank.
Der KI-Agent sagtNach Ihrer Beschreibung passt Leistung: Dauer, Preis. Was dabei passiert, in einem Satz.
3.3Zeitzone
WarumFür Video- oder Telefonberatungen außerhalb von Stadt.
Der KI-Agent fragtIn welcher Stadt oder Zeitzone sind Sie? Unsere Zeiten gelten in Zeitzone; prüfen Sie die Zeitzone auf der Buchungsseite, bevor Sie einen Termin wählen.
3.4Verfügbarkeit
Der KI-Agent fragtWelche Tage oder Uhrzeiten passen Ihnen meistens?
Der KI-Agent sagtDanke. Alle freien Termine für Leistung finden Sie hier: Buchungslink. Wenn am Tag nichts frei ist, kann ich Sie auf die Warteliste setzen.
3.5Wer bestätigt
WarumDer Kunde weiß, wer bestätigt.
Der KI-Agent sagtIhr Termin ist gebucht, wenn die Buchungsseite ihn bestätigt. Name liest Ihre Antworten vor der Beratung und meldet sich, falls etwas geändert werden muss.
Wenn keine Leistung passtIch bin nicht sicher, ob wir für Ihr Anliegen die Richtigen sind, und möchte nicht raten. Name kann Sie beraten. Soll ich Ihre Frage weitergeben?
Niemals
- Nie mehr als 3 Fragen stellen, bevor der Link kommt.
- Nie den Fall des Kunden diagnostizieren, beraten oder bewerten.
- Nie einen Termin für den Kunden auswählen.
4. Antworten auf Umbuchungen und Absagen im Rahmen Ihrer Regelung
Regelung einmalÄnderungen laufen über das Buchungssystem, nicht über den Chat. Der Agent schickt den Änderungslink und nennt Ihre Regelung einmal. Der alte Termin bleibt gebucht, bis der neue bestätigt ist.
4.1Mehr als 24 Stunden vorher
RegelungKostenlos ändern oder absagen.
Der KI-Agent sagtKein Problem. Sie können den Termin selbst über den Link in Ihrer Bestätigungs-E-Mail verschieben oder absagen. Ihr aktueller Termin bleibt gebucht, bis Sie dort einen neuen wählen.
4.2Weniger als 24 Stunden vorher
RegelungGebühr für späte Änderung oder Nichterscheinen, einmal genannt.
Freigabe durch eine PersonAusnahmen bei Gebühren gehen an Name.
Der KI-Agent sagtSie können den Termin weiterhin über den Link in Ihrer Bestätigungs-E-Mail verschieben. Unsere Regelung: Für Änderungen weniger als 24 Stunden vorher fallen Gebühr an. Wenn etwas Unvorhergesehenes passiert ist, entscheidet Name über Ausnahmen. Soll ich das weitergeben?
Prompt: Antwort auf UmbuchungswunschSchreibe eine Antwort per E-Mail oder SMS an einen Kunden, der einen Termin verschieben möchte.
Unternehmen: Unternehmen. Alle Uhrzeiten gelten in Zeitzone.
Aktuelle Buchung: Leistung, Wochentag, Datum, Uhrzeit, bei Teammitglied.
Sein Anliegen: Nachricht einfügen.
Unsere Regelung: Regelung für Änderungen und Absagen in einem Satz.
Freie Termine, die ich heute aus unserem Buchungssystem kopiert habe: 2 freie Termine.
Änderungslink: Änderungslink.
Regeln: Sag, dass der aktuelle Termin gebucht bleibt, bis der Kunde über den Link einen neuen bestätigt. Nenne die Regelung einmal, freundlich. Erlass keine Gebühren, füge keine hinzu und erfinde keine Termine. Unter 100 Wörtern. Schließ mit einem nächsten Schritt.
Nie versprechen
- „Ich habe den Termin verschoben“ oder „Ich habe ihn abgesagt“: Das macht nur das Buchungssystem.
- Eine Gebühr zu erlassen: Das entscheidet eine Person.
5. Prompts für Bestätigung und Erinnerung, für jedes KI-Schreibtool
Schreib-PromptsDie Buchungsseite bestätigt den Termin. Diese zwei Prompts schreiben den Text drumherum. Fügen Sie sie mit den Angaben aus der Buchung in ein beliebiges KI-Schreibtool wie ChatGPT ein und speichern Sie das Ergebnis dann als Ihre Buchungs-E-Mails oder verschicken Sie es als SMS.
Prompt A: BuchungsbestätigungSchreibe eine Buchungsbestätigung als E-Mail oder SMS für Unternehmen, ein Art des Unternehmens in Stadt.
Verwende nur diese Angaben aus der Buchung:
Kunde: Vorname
Leistung: Leistung, Dauer
Wann: Wochentag, Datum, Beginn und Ende, Zeitzone
Bei: Teammitglied
Wo: Adresse, Parken oder Videolink
Vor dem Termin: Vorbereitung oder keine
Ändern oder absagen: Änderungslink. Regelung: Regelung in einem Satz
Regeln: Beginne mit Tag, Datum und Uhrzeit. Füge nichts hinzu, was nicht aufgeführt ist. Unter 120 Wörtern für eine E-Mail oder 50 für eine SMS. Herzlich und schlicht. Schließ mit einem nächsten Schritt.
Prompt B: TerminerinnerungSchreibe eine Erinnerung als E-Mail oder SMS für Unternehmen, die 24 Stunden vor dem Termin verschickt wird.
Verwende nur diese Angaben aus der Buchung: Vorname, Leistung, Wochentag, Datum, Uhrzeit, Zeitzone, Adresse oder Videolink, Vorbereitung.
Falls der Kunde nicht kommen kann: Änderungslink. Bitte ihn, früh umzubuchen, damit jemand von unserer Warteliste den Termin bekommen kann.
Regeln: Tag und Uhrzeit in der ersten Zeile. Keine neuen Informationen, Preise oder Angebote. Freundlich, nicht aufdringlich. Unter 50 Wörtern für eine SMS.
Zweite ErinnerungLange Vorlaufzeiten und früheres Nichterscheinen sind die Faktoren, die am häufigsten mit versäumten Terminen in Verbindung gebracht werden1. Bei Buchungen, die Wochen im Voraus erfolgen, oder bei Kunden, die schon einmal nicht erschienen sind, schicken Sie ein paar Tage vorher eine zweite Erinnerung.
Ein gutes Ergebnis enthält
- Wochentag, Datum, Uhrzeit und Zeitzone in der ersten Zeile.
- Leistung, Ort oder Videolink, Vorbereitung.
- Wie man ändert oder absagt, und die Regelung in einem Satz.
Niemals
- Nie eine Uhrzeit aus dem Gedächtnis übernehmen: Prüfen Sie sie in Ihrer Buchungsliste.
- Nie um eine Antwort mit JA bitten, wenn niemand die Antworten liest.
6. Nachfassen bei Nichterscheinen: ein Anruf, eine Nachricht, eine zuständige Person
Warten Sie 15 Minuten nach Beginn, rufen Sie einmal an und schicken Sie dann innerhalb von 2 Stunden eine Nachricht. Gehen Sie vom Besten aus, nennen Sie die Regelung einmal und machen Sie das Neubuchen zu einem einzigen Schritt.
Felder bei Nichterscheinen
| Feld | Ausfüllen |
|---|---|
| Geplanter Termin | Leistung, Wochentag, Datum, Uhrzeit |
| Kontaktversuch | angerufen oder SMS, um welche Uhrzeit |
| Regelung | Regelung bei Nichterscheinen in einem Satz |
| Option zum Neubuchen | Buchungslink |
| Verantwortlich | Name, verschickt die Nachricht und entscheidet über Gebühren |
Prompt: Nachfassen bei NichterscheinenSchreibe eine kurze Nachricht als E-Mail oder SMS an einen Kunden, der einen Termin verpasst hat.
Unternehmen: Unternehmen. Kunde: Vorname.
Geplanter Termin: Leistung, Wochentag, Datum, Uhrzeit.
Kontaktversuch: Wir haben um Uhrzeit angerufen und eine Nachricht hinterlassen.
Unsere Regelung: Regelung bei Nichterscheinen in einem Satz.
Hier neu buchen: Buchungslink.
Absender: Name.
Regeln: Geh davon aus, dass etwas dazwischengekommen ist. Keine Vorwürfe und keine Drohungen. Nenne die Regelung einmal, sachlich. Mach das Neubuchen zu einem einzigen Schritt. Unter 80 Wörtern. Schließ mit dem Link.
Wenn der Kunde einen Grund nenntDanke, dass Sie Bescheid geben, Vorname. Ich hoffe, es ist alles in Ordnung. Name entscheidet über die Gebühr und antwortet bis Uhrzeit. Einen neuen Termin können Sie schon hier wählen: Buchungslink.
Niemals
- Nie mehr als eine Nachricht für denselben verpassten Termin schicken.
- Nie in der Nachricht eine Gebühr erlassen oder hinzufügen: Das entscheidet die verantwortliche Person.
- Nie den Kunden bloßstellen, weder in der Nachricht noch im Protokoll.
7. Warteliste und kurzfristig freie Termine: ehrlich, wer zuerst bucht, bekommt ihn
Wenn die Seite nichts anzeigt, bietet der Agent die Warteliste an und erfasst Namen, Kontakt und passende Tage. Wird ein Termin frei, schickt Name allen Wartenden ein ehrliches Angebot: Wer zuerst über den Link bucht, bekommt ihn.
Der KI-Agent sagt: auf die Warteliste setzenIch kann Sie für Leistung auf die Warteliste setzen, für Tage oder Uhrzeiten. Ein Platz auf der Warteliste ist keine Buchung: Wird ein Termin frei, schickt Name allen Wartenden einen Link, und wer zuerst bucht, bekommt ihn. Unter welcher Telefonnummer oder E-Mail-Adresse erreichen wir Sie am besten?
Prompt: Angebot an die WartelisteSchreibe eine kurze SMS oder E-Mail, die Kunden auf unserer Warteliste einen gerade frei gewordenen Termin anbietet.
Unternehmen: Unternehmen. Freier Termin: Leistung, Wochentag, Datum, Uhrzeit, Zeitzone, bei Teammitglied.
Buchungslink: Buchungslink.
Fakten: Die Nachricht geht an Anzahl Personen auf der Warteliste. Wer zuerst über den Link bucht, bekommt den Termin.
Regeln: Sag, dass der Termin für niemanden reserviert ist. Keine künstliche Dringlichkeit, kein Preis und kein Angebot, die nicht aufgeführt sind. Unter 50 Wörtern. Schließ mit dem Link.
Ein gutes Ergebnis enthält
- Genaue Uhrzeit, Leistung und Name des Teammitglieds.
- „Wer zuerst über den Link bucht“, klar gesagt.
Niemals
- Nie „für Sie reserviert“ oder „der Termin gehört Ihnen“ schreiben.
- Nie einen Termin anbieten, bevor Sie im Buchungssystem geprüft haben, dass er frei ist.
- Nie Dringlichkeit erfinden, etwa „nur noch 10 Minuten“.
8. Übergabe an eine Person: Ausnahmen, Gruppen und Zahlungen
Person entscheidetManche Anfragen brauchen die Freigabe einer Person: Ausnahmen von der Regelung, Gruppen, Anzahlungen und Zahlungen sowie medizinische oder rechtliche Fragen. Der Agent erfasst die Fakten, verspricht nichts und übergibt den Chat an eine namentlich genannte Person mit Antwortzeit.
8.1Gruppen ab Gruppengröße Personen
Der KI-Agent erfasstDatum, Personenzahl, Leistungen, Kontakt.
Der KI-Agent sagtBei Gruppen ab Gruppengröße Personen plant Name Ablauf und Preis. Ich gebe das jetzt an Name weiter. Unter welcher Telefonnummer oder E-Mail-Adresse erreichen wir Sie am besten? Gebucht ist noch nichts.
8.2Anzahlungen und Zahlungen
Der KI-Agent erfasstWofür die Zahlung ist, und einen Kontakt. Nie Kartendaten.
Der KI-Agent sagtBitte teilen Sie hier keine Kartendaten. Anzahlungen und Zahlungen laufen über Name, per Zahlungslink oder E-Mail. Soll ich Ihre Anfrage weitergeben?
8.3Ausnahmen von der Regelung
Der KI-Agent erfasstDie Buchung, was passiert ist, einen Kontakt.
Der KI-Agent sagtUnsere Regelung: Regelung in einem Satz. Ausnahmen kann ich nicht machen, aber Name entscheidet über solche Anfragen und antwortet bis Uhrzeit. Was ist passiert?
8.4Medizinische oder rechtliche Fragen
Der KI-Agent erfasstNur die Frage zu Ihrer Leistung.
Der KI-Agent sagtMedizinische oder rechtliche Ratschläge kann ich nicht geben, bitte fragen Sie dazu Ihren Arzt oder Ihren Anwalt. Bei Fragen zu unserer Leistung hilft Ihnen Name gern. Soll ich das weitergeben?
Übergabenotiz für die zuständige PersonÜbergabe einer Buchung
Kunde: Name, Telefon oder E-Mail
Wunsch: Leistung, Datum und Uhrzeit, Personenzahl
Warum eine Person: Gruppe, Anzahlung, Ausnahme, medizinisch oder rechtlich
Über Link gebucht: ja oder nein
Im Chat versprochen: nichts
Antwort bis: Uhrzeit
Niemals
- Nie im Chat für eine Gruppe, eine Anzahlung oder eine Ausnahme etwas genehmigen, einen Preis nennen oder Rabatt geben.
- Nie Kartendaten annehmen.
- Nie ohne Namen, Kontakt und Antwortzeit übergeben.
Für kleine Vertriebs- und Supportteams
Ihr Agent teilt den Buchungslink. Der Kalender bestätigt.
In CRMsoftware.pro finden Sie unter „Terminplanung“ die „Ereignistypen“ mit „Dauer“, „Pufferzeit“ und „Max. Buchungen pro Tag“, „Kalenderverbindungen“ für Google oder Outlook und „Link kopieren“ für die Buchungsseite. Fügen Sie den Link in die „Anweisungen“ Ihres Agenten ein und testen Sie ihn mit „Versuchen Sie es mit Bot“ (der Bot-Vorschau).
- „Ereignistypen“, „Kalenderverbindungen“, „Link kopieren“
- Der Buchungslink in den „Anweisungen“ des Agenten, getestet mit „Versuchen Sie es mit Bot“
- Buchungen mit Kalenderabgleich ab Launch, 19 $ im Monat bei jährlicher Abrechnung
Free-Plan: 3 Nutzer, KI-Chat, keine Kreditkarte.
Ausgefülltes Beispiel
Der Agent eines Salons schickt den Buchungslink, der Kalender bestätigt
So greifen diese KI-Prompt-Vorlagen für Terminbuchungen ineinander. Wrenfield Hair Studio, ein fiktiver Friseursalon in Austin (Texas), nutzt die Regeln aus Tab 1. Am Freitag, dem 2. Oktober 2026, fragte Leah nach einem Termin am nächsten Vormittag, buchte über den Link und erhielt Bestätigung und Erinnerung, geschrieben mit Tab 5. Ihre Gruppenanfrage ging an Mia.
Die Buchungsanfrage, Feld für Feld
| Wunschtermin | Schnitt und Farbe, Samstag, 3. Oktober, vormittags |
| Quellenprüfung | Nur die Buchungsseite: Samstag vor 15:00 Uhr ausgebucht; der Agent nannte keine Uhrzeit |
| Status | Im Chat unbestätigt; gebucht, als die Seite Dienstag, 6. Oktober, 16:30 Uhr bei Jo bestätigte |
| Alternativen | Eine andere Zeit auf der Seite oder die Warteliste für Samstag (abgelehnt) |
| Freigabe durch eine Person | Hochzeitsmorgen für 5 am 24. Oktober: Gruppe und 100 $ Anzahlung, an Mia übergeben |
| Verantwortlich und Aufgabe | Mia: Ablaufplan und Zahlungslink bis 16:30 Uhr (gesendet um 16:20 Uhr), Anzahlung am Freitag, 9. Oktober, prüfen |
Mit den Prompts entworfene Nachrichten
| Bestätigung, Prompt A | Hallo Leah, Ihr Termin steht: Dienstag, 6. Oktober, 16:30 bis 19:00 Uhr, Schnitt und Farbe bei Jo, 418 Alder Street, Austin. Bitte kommen Sie mit trockenem, ungestyltem Haar. Zum Ändern oder Absagen nutzen Sie den Link in dieser E-Mail; für Änderungen weniger als 24 Stunden vorher und für versäumte Termine fällt eine Gebühr von 30 $ an. |
| Erinnerung, Prompt B | E-Mail, Montag, 5. Oktober, 16:30 Uhr: Hallo Leah, bis morgen, Dienstag, 6. Oktober, um 16:30 Uhr bei Jo. Kostenlose Parkplätze hinter dem Studio. Sie können nicht kommen? Bitte ändern Sie den Termin bald über den Link in Ihrer Bestätigungs-E-Mail, damit jemand von unserer Warteliste ihn bekommen kann. |
| Vor dem Speichern geprüft | Datum, Uhrzeit, Adresse und Gebühr mit der Buchungsliste abgeglichen |
Was im Protokoll und im CRM landet
| Buchungen | Schnitt und Farbe, Dienstag, 6. Oktober, 16:30 Uhr, „Bestätigt“ |
| Protokoll der Buchungsanfragen | 2 Zeilen: die Buchung am Dienstag (Gebucht) und der Hochzeitsmorgen (Freigabe nötig, verantwortlich Mia, Nachfassen bis 9. Oktober) |
| Chat-Verlauf | Leah, 512 555 0147, Status „Abgeschlossen“ |
Warum es wichtig ist
Warum Nachrichten zur Buchung zählen: Terminausfälle, Erinnerungen, falsche Bestätigungen
Versäumte Termine sind häufig. Ein systematisches Review von 2018 über 105 Studien zu Terminen im Gesundheitswesen ergab, dass im Schnitt etwa 23 % der Termine nicht wahrgenommen wurden, von 13,2 % in Ozeanien bis 43,0 % in Afrika. Als Faktoren wurden am häufigsten eine lange Vorlaufzeit zwischen Buchung und Termin sowie früheres Nichterscheinen genannt1. Ihre Quote wird anders aussehen: Zählen Sie sie im Anfragenprotokoll und beziffern Sie die Kosten mit dem Kostenrechner für Terminausfälle.
Erinnerungen helfen. Ein Cochrane-Review randomisierter Studien ergab, dass SMS-Erinnerungen die Wahrnehmung von Terminen im Gesundheitswesen auf 78,6 % steigerten, gegenüber 67,8 % ohne Erinnerung (7 Studien, 5.841 Personen, Evidenz mittlerer Qualität). Telefonische Erinnerungen erreichten 80,3 %, eine ähnliche Wirkung wie SMS2. Die Studien stammen aus dem Gesundheitswesen und das Review ist von 2013. Betrachten Sie die Größe des Effekts also als Ausgangspunkt, nicht als Versprechen.
Die Regeln für den Agenten zählen genauso viel wie die Erinnerungen. Ein Agent, der ohne Kalender „Ihr Termin steht“ schreibt, kann einen Termin doppelt vergeben oder eine Lücke offen lassen. Den Link zu schicken kostet nichts.
23 %
der Termine im Schnitt nicht wahrgenommen, in 105 Studien aus dem Gesundheitswesen (Health Policy, 2018)
78,6 %
wahrgenommene Termine mit SMS-Erinnerungen, gegenüber 67,8 % ohne Erinnerung (Cochrane-Review)
10 von 10
Testnachrichten zur Buchung müssen bestanden sein, bevor der Agent live geht (Regel dieser Vorlage)
Excel-Blätter
Das Excel-Testblatt für den Buchungsagenten und das Protokoll der Buchungsanfragen
Vier Tabellenblätter: Agententests, Prompt-Verantwortliche, Buchungsanfragen und Übersicht. Mit Auto markierte Spalten füllen sich selbst. Die Datei öffnet sich in Excel, LibreOffice und Google Tabellen.
| Spalte | Inhalt |
|---|---|
| Agententests: Testnachricht, Erwartetes Verhalten, Darf nicht | Die 10 Testnachrichten aus Tab 1. |
| Ergebnis, Datum, Notizen, Status Auto | Bestanden oder Nicht bestanden je Durchlauf. Status: Nicht getestet, OK oder Beheben und neu testen. |
| Prompt-Verantwortliche: Prompt, Verantwortlich, Kanal, Versandzeitpunkt, Bereit Auto | Wer jeden Nachrichten-Prompt verschickt, wie und wann. Bereit oder Niemand zuständig. |
| Buchungsanfragen: Datum, Kanal, Kunde, Leistung, Wunschtermin | Eine Zeile je Anfrage. |
| Über Link gebucht, Freigabe durch Person nötig, Warum eine Person, Verantwortlich | Ja oder Nein, warum eine Person nötig ist, wer sich kümmert. |
| Ergebnis, Nachfassen bis, Nachgefasst am, Status Auto | Gebucht, Verschoben, Abgesagt, Nicht erschienen oder Warteliste. Status: Offen, Nachfassen fällig, Überfällig oder Erledigt. |
| Übersicht Auto | Bestandene Tests, Prompts ohne Verantwortliche, Anfragen nach Ergebnis, Ausfallquote, offenes Nachfassen, Startprüfung. |
Das Beispiel ist Wrenfield Hair Studio, 29. September bis 7. Oktober 2026: 12 Anfragen, 10 davon über den Link gebucht, 2 brauchten die Freigabe einer Person; 1 Fall von Nichterscheinen bei 9 gebuchten, verschobenen oder verpassten Terminen (11 %) und 2 offene Nachfassaufgaben. Alle 10 Testnachrichten wurden am 30. September bestanden, und alle 6 Nachrichten-Prompts haben eine verantwortliche Person, deshalb zeigt die Startprüfung Bereit.
Anleitung
So nutzen Sie diese KI-Prompt-Vorlagen für Terminbuchungen
- 1
Klammern ausfüllen
Buchungslink, Leistungen, Preise, Regelung, Zeiten der Warteliste, Name für die Übergabe, Antwortzeit.
- 2
Einfügen und testen
Fügen Sie die Regeln aus Tab 1 ein und tippen Sie die 10 Testnachrichten. Alle 10 müssen bestehen.
- 3
Verantwortliche festlegen
Wer jeden der 6 Nachrichten-Prompts verschickt, wie und wann.
- 4
Anfragen protokollieren
Eine Zeile je Anfrage, mit einer verantwortlichen Person für jedes Nachfassen.
- 5
Jede Woche prüfen
Ausfallquote, offenes Nachfassen, Übergaben. Nach jeder Änderung neu testen.
Einrichtung in CRMsoftware.pro
- Öffnen Sie „Terminplanung“ > „Ereignistypen“ > „Neuer Ereignistyp“. Legen Sie „Ereignisname“, „Dauer“, „Ort“, „Pufferzeit“ und „Max. Buchungen pro Tag“ fest. Wählen Sie unter „Erinnerungen“ „24 Stunden vorher“, „1 Stunde vorher“ oder „15 Minuten vorher“.
- Verbinden Sie unter „Kalenderverbindungen“ „Google Kalender“ oder „Outlook Kalender“, damit belegte Zeiten Buchungen blockieren.
- Klicken Sie beim Ereignistyp auf „Link kopieren“. Wählen Sie unter „Meine Bots“ den Bot und fügen Sie den Link und die Regeln auf dem Tab „Grundlagen“ in „Anweisungen“ ein. Klicken Sie auf „Änderungen speichern“.
- Klicken Sie auf „Versuchen Sie es mit Bot“ (die Bot-Vorschau) und tippen Sie die 10 Testnachrichten, bis alle bestanden sind.
- Für Leistungen, die eine Person freigeben muss, aktivieren Sie „Erfordert manuelle Bestätigung“: Buchungen warten als „Ausstehend“, bis jemand unter „Buchungen“ auf „Bestätigen“ klickt. Markieren Sie versäumte Termine mit „Nichterscheinen“.
- Übergaben warten im „Live-Support“ mit dem Status „Wartet auf Agent“; aktivieren Sie auf dem Tab „Verbinden“ die Option „E-Mail-Benachrichtigungen senden“. Die App verschickt E-Mails, keine SMS.
KI-Chat, „Anweisungen“ und „Versuchen Sie es mit Bot“ sind im Free-Plan enthalten: 3 Nutzer, keine Kreditkarte. Buchungen mit Kalenderabgleich gibt es ab Launch, 19 $ im Monat bei jährlicher Abrechnung für 8 Nutzer. Launch ergänzt außerdem bezahlte Buchungen über Stripe, Team-Ereignistypen (Gruppe, kollektiv, Round Robin) und die Übergabe an Menschen.
Abschlussprüfung: Der Buchungsagent ist bereit, wenn
- alle 10 Testnachrichten bestanden sind, mit Datum im Testblatt.
- alle 6 Nachrichten-Prompts eine verantwortliche Person, einen Kanal und einen Zeitpunkt haben.
- der Link in den Anweisungen die richtige Buchungsseite öffnet und der Satz zur Regelung Ihrer schriftlichen Regelung entspricht.
- Name und Antwortzeit für die Übergabe ausgefüllt sind und jemand die E-Mail-Benachrichtigung bekommt.
Häufige Fragen
KI-Prompt-Vorlagen für Terminbuchungen: häufige Fragen
Was sind KI-Prompt-Vorlagen für Terminbuchungen?
Fertige Texte für zwei Aufgaben: Anweisungen für einen KI-Agenten, der Buchungsfragen auf Ihrer Website beantwortet, und Prompts, die Sie in ein KI-Schreibtool einfügen, um Buchungsnachrichten zu entwerfen. Diese Seite enthält beides: einen Regelblock mit 10 Testnachrichten und 6 Nachrichten-Prompts.
Was ist ein guter Prompt für einen KI-Rezeptionisten zur Terminbuchung?
Einer, der mit dem beginnt, was der Agent nicht kann: den Kalender sehen, buchen, freihalten oder absagen. Er wiederholt den Wunsch, schickt den Buchungslink, sagt, dass eine Anfrage keine Buchung ist, bis das Buchungssystem sie bestätigt, bietet eine andere Zeit oder die Warteliste an und übergibt Gruppen, Anzahlungen, Ausnahmen sowie medizinische oder rechtliche Fragen an eine Person. Tab 1 enthält den Block.
Welche ChatGPT-Prompts eignen sich für die Terminplanung?
Prompts, die der KI die echten Buchungsdaten aus Ihrem Buchungssystem geben, und Regeln, was sie nicht hinzufügen darf: keine zusätzlichen Termine, Preise oder Angebote, eine Wortgrenze und genau ein nächster Schritt. Die Tabs 2, 4, 5, 6 und 7 enthalten sechs davon. Prüfen Sie Datum und Uhrzeit, bevor Sie senden.
Wann sollte man eine Terminerinnerung schicken?
24 Stunden vorher ist ein üblicher Standard, die Bestätigung direkt nach der Buchung. Bei Buchungen Wochen im Voraus oder bei Kunden, die schon einmal nicht erschienen sind, schicken Sie ein paar Tage vorher eine zweite Erinnerung: Eine lange Vorlaufzeit und früheres Nichterscheinen sind die Faktoren, die am häufigsten mit versäumten Terminen in Verbindung gebracht werden1.
Verringern Terminerinnerungen das Nichterscheinen?
In Studien aus dem Gesundheitswesen ja. Ein Cochrane-Review fand mit SMS-Erinnerungen 78,6 % wahrgenommene Termine, gegenüber 67,8 % ohne Erinnerung; telefonische Erinnerungen erreichten 80,3 %2. Messen Sie Ihre eigene Quote vorher und nachher mit dem Excel-Protokoll.
Wie hoch ist eine normale Ausfallquote bei Terminen?
Ein Review von 105 Studien zu Terminen im Gesundheitswesen fand im Schnitt etwa 23 %, von 13,2 % in Ozeanien bis 43,0 % in Afrika1. Berechnen Sie Ihre Quote als Zahl der Fälle von Nichterscheinen geteilt durch die fälligen Termine, und sehen Sie mit dem Kostenrechner für Terminausfälle, was das kostet.
Wie fasse ich nach, wenn ein Kunde nicht erscheint?
Rufen Sie etwa 15 Minuten nach Beginn einmal an und schicken Sie dann innerhalb von 2 Stunden eine Nachricht: den geplanten Termin, dass Sie versucht haben, den Kunden zu erreichen, die Regelung in einem Satz und den Link zum Neubuchen. Keine Vorwürfe, und über Gebühren entscheidet nur die verantwortliche Person.
Kann der Agent von CRMsoftware.pro Termine direkt im Chat buchen?
Der Agent teilt Ihren Buchungslink aus seinen „Anweisungen“. Der Besucher wählt einen Termin auf der Buchungsseite, die Ihre „Kalenderverbindungen“ prüft und die Bestätigungs-E-Mail verschickt. Buchungen mit Kalenderabgleich gibt es ab Launch, 19 $ im Monat bei jährlicher Abrechnung.
Verschickt CRMsoftware.pro SMS-Erinnerungen?
Nein, die App verschickt keine SMS. Der Bereich „Erinnerungen“ eines Ereignistyps verschickt Erinnerungs-E-Mails 24 Stunden, 1 Stunde oder 15 Minuten vorher. SMS schreiben Sie mit Prompt B und verschicken sie von Ihrem eigenen Telefon.
Ähnliche Vorlagen
Kostenlose Tools
Quellen
- Systematisches Review von 105 Studien, Health Policy 122(4), 2018, Eintrag in PubMed: No-shows in appointment scheduling - a systematic literature review
- Systematisches Cochrane-Review von 8 randomisierten Studien, veröffentlicht am 5. Dezember 2013: Mobile phone messaging reminders for attendance at healthcare appointments
- Pläne, Preise und Funktionen, geprüft am 8. Oktober 2026: Preise von CRMsoftware.pro
Lassen Sie die Buchungsseite bestätigen und Ihren Agenten die Leute dorthin schicken.
Starten Sie kostenlos mit 3 Nutzern und KI-Chat: Fügen Sie die Buchungsregeln in „Anweisungen“ ein und testen Sie sie mit „Versuchen Sie es mit Bot“. Buchungen mit Kalenderabgleich gibt es ab Launch, 19 $ im Monat bei jährlicher Abrechnung für 8 Nutzer.