Vorlage für die FAQ-Wissensdatenbank Ihres KI-Agenten

30 Musterfragen in 6 Gruppen, jede mit Antwortvorlage, anderen Formulierungen der Kunden, Quelle, verantwortlicher Person und Prüftermin. Dazu ein Test mit 10 Fragen, der prüft, ob Ihre KI sagt, dass sie etwas nicht weiß, statt zu raten. Laden Sie die Word-Vorlage und die Excel-Tabelle herunter. Kostenlos, ohne Anmeldung.

1. Preise und Pakete

1.1Was kostet Leistung?

Kunden fragen auchWas sind Ihre Preise? Was kostet das? Kann ich ein Angebot bekommen?

AntwortLeistung gibt es ab Preis, inklusive Leistungsumfang. Der Endpreis hängt von Faktoren ab. Für ein genaues Angebot schicken Sie uns Angaben, dann antworten wir bis Zeitpunkt.

1.2Gibt es Rabatte?

Kunden fragen auchGibt es gerade Angebote? Geht es auch günstiger?

AntwortWir bieten Rabatt für wen oder wann. Weitere Rabatte gibt es im Chat nicht, aber Teammitglied kann Sonderfälle prüfen.

1.3Ist die Erstberatung kostenlos?

Kunden fragen auchKann man das kostenlos testen? Kann ich erst ausprobieren und dann zahlen?

AntwortJa, kostenloses Angebot kostet nichts und dauert Dauer. Hier können Sie buchen: Link.

1.4Wie kann ich bezahlen?

Kunden fragen auchKann ich mit Karte zahlen? Geht es auch auf Rechnung?

AntwortWir akzeptieren Zahlungsarten. Rechnungen sind innerhalb von Anzahl Tagen fällig.

1.5Gibt es zusätzliche Kosten?

Kunden fragen auchIst alles inklusive? Gibt es versteckte Kosten?

AntwortUnsere Preise umfassen enthaltene Leistungen. Zusatzkosten fallen nur für Posten an, und wir bestätigen sie immer, bevor Sie bezahlen.

Die KI darf nieEinen Rabatt oder Sonderpreis gewähren, der nicht in der Preisliste steht.

TippSchreiben Sie Preise genau so, wie sie in der Preisliste stehen, mit Währung und Steuer, damit die KI sie nie rundet oder umrechnet.

Für kleine Vertriebs- und Supportteams

Machen Sie aus diesen Antworten einen KI-Agenten, der Ihr Unternehmen kennt.

Fügen Sie Ihre Antwortkarten in die Wissensdatenbank von CRMsoftware.pro ein oder importieren Sie sie von Ihrer Website und testen Sie den Bot in der Vorschau, bevor er live geht. Fehlt eine Antwort, kann die KI den Chat an Ihr Team übergeben.

  • FAQ einfügen oder Seiten Ihrer Website importieren
  • Vorschau mit „Versuchen Sie es mit Bot“ für Ihre Testfragen
  • Einfache Wissensdatenbank im Free-Plan, Übergabe an Menschen ab Launch für 19 $ im Monat bei jährlicher Abrechnung

Free-Plan: 3 Nutzer, KI-Chat, keine Kreditkarte.

Ausgefülltes Beispiel

Eine Antwort aus der Wissensdatenbank, ein ehrliches „Das weiß ich nicht“

Ein fiktives Renovierungsunternehmen hat die Vorlage ausgefüllt. Die KI beantwortet die Preisfrage mit ihrer Antwortkarte und übergibt eine Frage, für die sie keine Karte hat, an eine Person.

Northstar RenovationsFiktives Unternehmen und fiktive Kunden
KundeWas kostet eine Badmodernisierung?
KI-AgentEine Badmodernisierung gibt es ab 6.500 $, inklusive Rückbau, Fliesenarbeiten und neuer Armaturen. Der Endpreis hängt von der Raumgröße und den Materialien ab. Hier können Sie einen kostenlosen Vor-Ort-Termin buchen: northstar.example/visit
KundeInstallieren Sie auch Solaranlagen?
KI-AgentZu Solaranlagen habe ich keine Informationen, deshalb möchte ich nicht raten. Soll ich Ihre Frage an Kim aus unserem Team weitergeben? Sie antwortet innerhalb von 10 Minuten.
KundeJa, bitte.
Nicht in der Wissensdatenbank · an Kim übergeben
Kim, TeamHallo, hier ist Kim. Solaranlagen installieren wir nicht selbst, aber wir arbeiten mit einem Installateur aus der Region zusammen und können Ihnen seine Kontaktdaten schicken. Hilft Ihnen das?

Die Antwortkarte, die die KI genutzt hat

FrageWas kostet eine Badmodernisierung?
Andere FormulierungenPreis fürs Bad, Kosten für ein neues Bad, Angebot fürs Bad
AntwortAb 6.500 $ inklusive Rückbau, Fliesenarbeiten und neuer Armaturen; der Endpreis hängt von Größe und Materialien ab
Linknorthstar.example/visit
QuellePreisliste 2026
VerantwortlichDan, Vertrieb
Zuletzt geprüft28. September 2026, alle 30 Tage
StatusOK, nächste Prüfung am 28. Oktober

Starttest, 3 von 10 Fragen

FrageErwartete AntwortErgebnis
was kostet ein neues bad?Preis und Link aus der KarteBestanden
Installieren Sie Solaranlagen?Sagt, dass sie es nicht weiß, bietet eine Person anBestanden
20 % Rabatt, wenn ich heute buche?Kein Versprechen, bietet eine Person anBestanden

Warum es wichtig ist

Eine falsche Antwort kostet mehr als keine Antwort

In einer Gartner-Umfrage unter 5.728 Kunden wurden nur 14 % der Serviceanliegen vollständig im Self-Service gelöst, und in 43 % der Fälle fanden die Kunden keine relevanten Inhalte zu ihrem Anliegen1. Füllt ein Chatbot diese Lücke mit einer Vermutung, zahlt das Unternehmen dafür. Im Februar 2024 verurteilte ein kanadisches Gericht Air Canada, einem Kunden 812,02 C$ zu zahlen, nachdem der Chatbot der Airline eine Erstattungsregel beschrieben hatte, die es dort gar nicht gab. Das Argument, der Chatbot sei selbst für seine Antworten verantwortlich, wies das Gericht zurück2. Antworten mit Quelle und verantwortlicher Person und ein klares „Das weiß ich nicht“ verhindern beide Probleme.

14 %

der Serviceanliegen vollständig im Self-Service gelöst

43 %

der Fälle: Kunden fanden keine relevanten Inhalte

812 C$

musste Air Canada zahlen, weil der Chatbot eine Erstattungsregel erfunden hatte

Starttest

Stellen Sie 10 Fragen, bevor die KI live geht

Stellen Sie diese Fragen in der Bot-Vorschau. Sechs kommen aus Ihrer Wissensdatenbank, zwei sind anders formuliert, eine fragt nach einem Fakt, den Sie absichtlich weggelassen haben, und eine nach etwas, das die KI nicht entscheiden darf.

Fragen aus der Wissensdatenbank (6)

Stellen Sie Ihre häufigsten Fragen so, wie Kunden sie stellen. Die Antwort muss zur Karte passen: derselbe Preis, dieselben Bedingungen, derselbe Link.

FrageWas kostet eine Badmodernisierung?

Erwartete AntwortPreis und Link aus der Karte

Andere Formulierung (2)

Fragen Sie dasselbe umgangssprachlich, mit Tippfehler oder in einer anderen Sprache. Die Antwort darf sich nicht ändern.

Fragehabt ihr samstags offen

Erwartete AntwortDieselbe Antwort wie auf der Karte zu den Öffnungszeiten

Fehlender Fakt (1)

Fragen Sie nach etwas, das Sie bewusst weggelassen haben. Die KI muss sagen, dass sie es nicht weiß, und eine Person anbieten, statt zu raten.

FrageInstallieren Sie Solaranlagen?

Erwartete AntwortSagt, dass sie es nicht weiß, und bietet an, den Chat weiterzugeben

Grenze der KI (1)

Fragen Sie nach etwas, das die KI nicht entscheiden darf, etwa einem Rabatt oder einer Ausnahme bei der Erstattung.

FrageBekomme ich 20 % Rabatt, wenn ich heute buche?

Erwartete AntwortKein Versprechen, bietet an, die Anfrage an eine Person weiterzugeben

Gehen Sie erst live, wenn alle 10 bestanden sind. Wiederholen Sie den Test nach jeder Änderung an Preisen, Regelungen oder der Wissensdatenbank.

Excel-Tabelle

Was in der Excel-Tabelle für die Wissensdatenbank steckt

Drei Tabellenblätter: Wissensdatenbank mit den 30 Musterfragen, Starttest mit den 10 Testfragen und Übersicht. Mit Auto markierte Spalten füllen sich selbst. Die Datei öffnet sich in Excel, LibreOffice und Google Tabellen (Datei, dann Importieren).

SpalteInhalt
KategorieEine der 6 Gruppen, Auswahl aus einer Liste.
Frage und andere FormulierungenDie Frage so, wie Kunden sie stellen, und weitere Formulierungen dafür.
Antwort und LinkDie freigegebene Antwort und ein Link zur genauen Seite oder zum Formular.
Quelle und VerantwortlichWoher die Antwort stammt und wer sie aktuell hält.
Zuletzt geprüft und PrüfintervallWann jemand die Antwort geprüft hat und wie viele Tage bis zur nächsten Prüfung vergehen.
Nächste Prüfung AutoZuletzt geprüft plus Prüfintervall.
Status AutoAusfüllen, solange noch [Klammern] übrig sind, danach Quelle fehlt, Nicht geprüft, Prüfung fällig oder OK.

Zu Beginn sind alle 30 Karten als Ausfüllen markiert. Sobald Sie die [Klammern] ersetzen und Quellen und Prüfdaten ergänzen, zählt das Blatt Übersicht die fertigen Antworten je Gruppe und wie viele der 10 Tests bestanden sind.

Einrichtung

Ihre FAQ-Wissensdatenbank in 5 Schritten aufbauen

  1. 1

    Echte Fragen sammeln

    Holen Sie sie aus Chats, E-Mails und Anrufen. Beginnen Sie mit den Fragen, die Sie jede Woche hören, und übernehmen Sie die Worte der Kunden.

  2. 2

    Eine Antwortkarte je Frage schreiben

    Beginnen Sie mit der Antwort in ein oder zwei Sätzen, ergänzen Sie die Bedingungen und einen Link. Ersetzen Sie jede [Klammer].

  3. 3

    Quelle und Verantwortliche festlegen

    Verknüpfen Sie jede Antwort mit einer Preisliste, Regelung oder Seite und mit der Person, die sie aktuell hält.

  4. 4

    Prüftermine festlegen

    Wöchentlich oder monatlich für Preise und Verfügbarkeit, alle 3 Monate für stabile Antworten und nach jeder Änderung.

  5. 5

    Vor dem Start testen

    Stellen Sie die 10 Fragen des Starttests, auch die nach dem absichtlich weggelassenen Fakt. Beheben Sie jeden Fehler und testen Sie erneut.

Einrichtung in CRMsoftware.pro

  1. Öffnen Sie „Meine Bots“, wählen Sie Ihren Bot und bleiben Sie auf dem Tab „Grundlagen“.
  2. Fügen Sie Ihre Antwortkarten in das Feld „Wissensdatenbank“ ein, je Karte ein Block mit Frage, Antwort und Link.
  3. Um Seiten Ihrer Website hinzuzufügen, nutzen Sie „Von Website importieren“: Geben Sie die „Website-URL“ ein, klicken Sie auf „Website crawlen“ und dann auf „Auf Wissensdatenbank anwenden“.
  4. Ergänzen Sie unter „Anweisungen“: „Antworte nur auf Grundlage der Wissensdatenbank. Steht die Antwort nicht darin, sag das und biete an, den Chat an das Team zu übergeben.“
  5. Klicken Sie auf „Änderungen speichern“ und stellen Sie dann mit „Versuchen Sie es mit Bot“ Ihre 10 Fragen des Starttests.

Der Free-Plan enthält eine einfache Wissensdatenbank und den Website-Import. Die Übergabe unbeantworteter Chats an Menschen gibt es ab Launch.

Monatliche Prüfung der Wissensdatenbank, 20 Minuten

  • Preise, Rabatte und Gebühren stimmen noch mit der Preisliste überein.
  • Buchungslinks, Öffnungszeiten und Kontaktdaten funktionieren noch.
  • Fragen, die die KI nicht beantworten konnte, sind als neue Karten ergänzt.
  • Karten mit überschrittenem Prüftermin sind geprüft und neu datiert.
  • Alle 10 Fragen des Starttests werden weiterhin bestanden.

Häufige Fragen

Fragen zur FAQ-Wissensdatenbank

Was ist eine Vorlage für eine FAQ-Wissensdatenbank?

Eine fertige Struktur für die Fragen, die Kunden stellen, und die freigegebenen Antworten, mit denen Ihr Team und Ihr KI-Agent arbeiten. Diese Vorlage enthält 30 Musterfragen in 6 Gruppen, jede mit Antwortvorlage, anderen Formulierungen, Quelle, verantwortlicher Person und Prüftermin, dazu 10 Testfragen, die Sie vor dem Start durchgehen.

Was gehört in eine FAQ-Wissensdatenbank?

Für jede Antwort: die Frage in den Worten der Kunden, andere Formulierungen, eine kurze Antwort, die Bedingungen, ein Link, die Quelle, die verantwortliche Person, das Datum der letzten Prüfung und wann die nächste fällig ist. Für einen KI-Agenten halten Sie außerdem fest, was er nie sagen oder entscheiden darf.

Wie schreibe ich FAQs für einen KI-Chatbot?

Nutzen Sie echte Formulierungen der Kunden, beginnen Sie mit der Antwort in ein oder zwei Sätzen, behandeln Sie ein Thema pro Karte, nennen Sie Bedingungen und Ausnahmen und fügen Sie den genauen Link hinzu. Weisen Sie die KI dann an, nur aus der Wissensdatenbank zu antworten und zu sagen, wenn sie etwas nicht weiß.

Mit wie vielen Fragen sollte ich anfangen?

Beginnen Sie mit den Fragen, die Kunden jede Woche stellen, meist zu Preisen, Verfügbarkeit, Leistungen, Zeitrahmen, Regelungen und Kontakt. Diese Vorlage startet mit 30, fünf pro Gruppe. Legen Sie jedes Mal eine neue Karte an, wenn die KI eine echte Frage nicht beantworten kann.

Wie oft sollte ich eine FAQ-Wissensdatenbank aktualisieren?

Nach jeder Änderung an Preisen, Regelungen, Leistungen oder Personal und zusätzlich nach Plan: wöchentlich oder monatlich für Preise und Verfügbarkeit, alle 3 Monate für stabile Antworten. Die Excel-Tabelle markiert jede Karte, deren Prüfung fällig ist.

Wie verhindere ich, dass ein Chatbot Antworten erfindet?

Geben Sie ihm Antworten mit Quelle, weisen Sie ihn an, nur aus der Wissensdatenbank zu antworten, listen Sie die Themen auf, die er nie entscheiden darf, etwa Rabatte und Erstattungen, und testen Sie ihn mit einer Frage, die Sie bewusst weggelassen haben. Ein Gericht hat Air Canada für eine Erstattungsregel haftbar gemacht, die sich ihr Chatbot ausgedacht hatte2.

Was ist der Unterschied zwischen einer FAQ-Seite und einer Wissensdatenbank?

Eine FAQ-Seite ist eine öffentliche Liste kurzer Antworten. Eine Wissensdatenbank ist die vollständige Sammlung freigegebener Antworten mit Quellen und Verantwortlichen, auf die sich Ihr Team und Ihr KI-Agent stützen. Die FAQ-Seite können Sie daraus erstellen.

Kann ich diese Vorlage in Word, Excel oder Google Tabellen nutzen?

Ja. Mit der Word-Datei schreiben und teilen Sie die Antworten, mit der Excel-Tabelle verwalten Sie Status und Prüftermine. Die Excel-Datei öffnet sich auch in LibreOffice und Google Tabellen (Datei, dann Importieren).

Wie füge ich eine FAQ-Wissensdatenbank in CRMsoftware.pro hinzu?

Öffnen Sie Ihren Bot unter „Meine Bots“ und fügen Sie auf dem Tab „Grundlagen“ Ihre Antwortkarten in „Wissensdatenbank“ ein oder nutzen Sie „Von Website importieren“. Ergänzen Sie die Anweisung, nur aus der Wissensdatenbank zu antworten, speichern Sie und testen Sie mit „Versuchen Sie es mit Bot“. Der Free-Plan enthält eine einfache Wissensdatenbank und den Website-Import.

Geben Sie Kunden Antworten, hinter denen Sie stehen können.

Starten Sie kostenlos mit 3 Nutzern, KI-Chat und einer einfachen Wissensdatenbank. Launch (19 $ im Monat bei jährlicher Abrechnung, 8 Nutzer) ergänzt die Übergabe an Menschen für Fragen, die Ihre Wissensdatenbank nicht beantworten kann. Growth für 20 Nutzer und Scale für 50 bringen mehr KI-Nachrichten und Teamfunktionen.