Kostenrechner für Terminausfälle
Sehen Sie, was ausgefallene Termine Sie pro Monat und Jahr an entgangenem Gewinn und gebuchten Stunden kosten, nach Abzug der Termine, die Sie nachbesetzen, und was Erinnerungen nach Abzug ihrer eigenen Kosten zurückholen würden. Für Praxen, Salons, Studios, Berater und jedes Unternehmen, das von Buchungen lebt. Kostenlos, ohne Anmeldung, keine Daten verlassen Ihren Browser.
Erstellt von Anatolii Ulitovskyi 
Faktengeprüft von RH Fardin Aktualisiert am Freiwerdende Termine nachbesetzen
Beantworten Sie neue Buchungsanfragen zu jeder Uhrzeit, damit ein abgesagter Termin an den nächsten Kunden gehen kann, statt leer zu bleiben.
CRMsoftware.pro setzt einen KI-Agenten auf Ihre Website, der rund um die Uhr per Chat und Telefon Fragen beantwortet, Ihre Qualifizierungsfragen stellt und Termine in Ihren Kalender bucht. Jede Anfrage wird als Lead für Ihr Team gespeichert.
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Die Methode
So funktioniert der Kostenrechner für Terminausfälle
Er zählt den entgangenen Gewinn, nicht den Umsatz, und rechnet nachbesetzte Termine an.
Wenn jemand nicht erscheint, verlieren Sie den Umsatz des Besuchs, zahlen aber weiter für Personal und Räume. Nur Kosten, die nicht anfallen, etwa Materialien oder Produkte, verringern den Verlust. Termine, die Sie über eine Warteliste oder mit Laufkundschaft nachbesetzen, werden ebenfalls abgezogen.
Für das Szenario mit Erinnerungen senkt der Rechner die Terminausfallquote um den Anteil, den Sie von Erinnerungen erwarten, wendet dieselbe Nachbesetzungsquote an und zieht die Kosten des Erinnerungstools ab. Die Senkung ist Ihre Hypothese: Messen Sie Ihre eigene Quote je einen Monat vor und nach dem Einschalten der Erinnerungen.
48 pro Monat
400 × 12% = 48
Etwa 31 gebuchte Stunden pro Monat bleiben nach Nachbesetzungen leer.
3.264 $ pro Monat
48 × ($90 − $10) × (1 − 15%) = $3,264
39.168 $ pro Jahr.
1.061 $ pro Monat zurück
12% → 7.92%: $3,264 − $2,154 − $49
Etwa 16 Terminausfälle weniger pro Monat.
Ihre Daten
So messen Sie Ihre Terminausfallquote
Verwenden Sie einen vollen Monat und zählen Sie jeden Monat auf dieselbe Weise.
Nicht erschienen und zu spät abgesagt
Zählen Sie Termine, zu denen der Kunde nicht kam, plus Absagen, die zu spät kamen, um den Termin neu zu vergeben, zum Beispiel am selben Tag.
Durch alle Buchungen
Teilen Sie durch alle für diesen Monat gebuchten Termine, einschließlich der wahrgenommenen.
Nach Leistung und Tag
Die Quoten unterscheiden sich oft nach Leistung, Wochentag, Tageszeit und Vorlauf der Buchung. Lange Vorlaufzeiten und Erstbesuche fallen häufiger aus.
Forschung
Wirken Terminerinnerungen?
Die besten Belege stammen aus dem Gesundheitswesen, und sie sind positiv, aber keine Wunderwaffe.
Ein systematischer Cochrane-Review randomisierter Studien ergab, dass SMS-Erinnerungen die Wahrnehmung von Terminen im Gesundheitswesen im Vergleich zu keiner Erinnerung von 67,8 % auf 78,6 % steigerten, bei Evidenz mittlerer Qualität aus sieben Studien mit 5.841 Personen. Anders gesagt: Versäumte Termine sanken von etwa 32 % auf etwa 21 %, also um rund ein Drittel.
SMS wirkten etwa so gut wie telefonische Erinnerungen (80,3 % wahrgenommene Termine) und kosteten in den zwei Studien, die das gemessen haben, weniger pro wahrgenommenem Termin. Die Studien stammen aus dem Gesundheitswesen und der Review aus dem Jahr 2013, betrachten Sie die Größe des Effekts also als Ausgangshypothese für Ihr Unternehmen, nicht als Versprechen.
Hebel
So reduzieren Sie Terminausfälle
Jeder Hebel entspricht einer Eingabe im Rechner.
Erinnern und bestätigen lassen
Senden Sie ein bis zwei Tage vorher eine Erinnerung mit einer einfachen Möglichkeit, den Termin zu bestätigen oder zu verschieben. Wer eine Buchung mit einem Schritt verschieben kann, sagt ab, statt einfach wegzubleiben.
Lücken schnell füllen
Führen Sie eine Warteliste und beantworten Sie neue Buchungsanfragen schnell, auch abends und am Wochenende, damit ein freier Termin an jemand anderen gehen kann.
Klare Regeln festlegen
Anzahlungen oder eine Ausfallgebühr für lange oder teure Leistungen schützen Ihre Zeit. Nennen Sie die Regel bei der Buchung, nicht erst nach dem versäumten Termin.
Tabellen
Formeln für die Kosten von Terminausfällen in Excel und Google Sheets
A1 = Termine pro Monat, B1 = Terminausfallquote, C1 = Umsatz pro Termin, D1 = eingesparte Kosten pro Terminausfall, E1 = Nachbesetzungsquote.
Terminausfälle pro Monat
Entgangener Gewinn pro Monat
Nettogewinn durch Erinnerungen pro Monat (F1 = Senkung der Terminausfälle, G1 = Tool-Kosten)
Häufige Fragen
Fragen zu Terminausfällen
Wie berechnet man die Kosten von Terminausfällen?
Multiplizieren Sie die Termine pro Monat mit Ihrer Terminausfallquote und mit dem Gewinn eines Besuchs (Umsatz abzüglich der Kosten, die nicht anfallen, wenn niemand kommt). Ziehen Sie dann den Anteil der ausgefallenen Termine ab, den Sie nachbesetzen.
Wie berechne ich meine Terminausfallquote?
Teilen Sie die ausgefallenen Termine, einschließlich zu spät abgesagter, die sich nicht mehr nachbesetzen ließen, durch alle im selben Zeitraum gebuchten Termine und multiplizieren Sie mit 100.
Was ist eine normale Terminausfallquote?
Das ist je nach Branche, Leistung und Buchungsvorlauf sehr unterschiedlich. In den Studien aus dem Gesundheitswesen im Cochrane-Review versäumten ohne Erinnerungen etwa 32 % der Personen ihre Termine. Erfassen Sie Ihre eigene Quote monatlich und vergleichen Sie sie mit sich selbst.
Senken SMS-Erinnerungen die Terminausfälle?
In Studien aus dem Gesundheitswesen steigerten SMS-Erinnerungen die Wahrnehmung von Terminen im Vergleich zu keiner Erinnerung von 67,8 % auf 78,6 %. Die Ergebnisse in Ihrem Unternehmen hängen von Ihren Kunden und der Formulierung der Erinnerungen ab.
Sollte ich Personalzeit in die Kosten einrechnen?
Nicht als Einsparung. Das Personal wird bezahlt, ob der Kunde kommt oder nicht, daher ist der verlorene Wert der Umsatz abzüglich nur der Kosten, die Sie wirklich vermeiden. Der Rechner zeigt außerdem die ungenutzten gebuchten Stunden.
Sollte ich eine Ausfallgebühr verlangen?
Viele Unternehmen verlangen für lange oder teure Termine eine Gebühr oder eine Anzahlung. Erklären Sie die Regel bei der Buchung und entscheiden Sie, ob die Gebühr das Risiko wert ist, Stammkunden zu verärgern.
Speichert der Rechner meine Daten?
Nein. Alles läuft in Ihrem Browser. Der Teilen-Link speichert Ihre Zahlen in der Adresse nach dem #-Zeichen, und dieser Teil wird nicht an unseren Server gesendet.
Quellenangaben
Quellen
- SMS-Erinnerungen und Terminwahrnehmung (7 Studien, 5.841 Personen: 67,8 % gegenüber 78,6 %; Telefonanrufe 80,3 %): Gurol-Urganci I, de Jongh T, Vodopivec-Jamsek V, Atun R, Car J, "Mobile phone messaging reminders for attendance at healthcare appointments", Cochrane Database of Systematic Reviews, Dezember 2013, geprüft am 6. Oktober 2026
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