Gesprächsleitfaden für Buchungsanfragen bei Hotels, Locations, Touren und Yachtcharter
Ein Gesprächsleitfaden für Buchungsanfragen per Chat, WhatsApp und Telefon, mit den Pflichtfragen für einen Hotelaufenthalt, eine Veranstaltungslocation, eine Tour und eine Yachtcharter. Er deckt ausgebuchte Daten, fehlende Angaben und Sprachwechsel ab. Ihre KI nimmt eine Anfrage auf, und eine Person bestätigt Verfügbarkeit und Preis. Kostenlose Word- und Excel-Dateien.
Erstellt von Anatolii Ulitovskyi 
Faktengeprüft von RH Fardin Aktualisiert am 1. Hotelaufenthalt: Zimmer für Einzelgäste, Paare und Familien
Für einen Gast, ein Paar oder eine Familie, bis zu 4 Zimmer. Stellen Sie eine Frage pro Nachricht und überspringen Sie alles, was der Gast schon gesagt hat.
Pflichtangaben in dieser Reihenfolge
- An- und Abreisedatum
- Erwachsene und Kinder, mit Alter
- Anzahl der Zimmer und Zimmerkategorie
- Budget pro Nacht als Spanne
- Besondere Wünsche
- Name und E-Mail oder Telefon
1.1Daten und Nächte
WarumPreise und Verfügbarkeit ändern sich von Nacht zu Nacht.
Wenn der Gast „irgendwann im Mai“ sagtBieten Sie zwei Optionen an, etwa Freitag, 7., bis Sonntag, 9. Mai oder Freitag, 14., bis Sonntag, 16. Mai.
Fragen SieAn welchem Tag möchten Sie anreisen und an welchem abreisen?
1.2Erwachsene, Kinder und Alter
WarumDas Alter entscheidet über die Betten und oft über den Preis.
Wenn der Gast „eine Familie“ schreibtFragen Sie nach Zahlen, nicht nach einer Bezeichnung.
Fragen SieWie viele Erwachsene und wie viele Kinder reisen an? Wie alt sind die Kinder?
1.3Zimmer und Zimmerkategorie
WarumDer Gast wählt die Option. Eine Person bestätigt sie.
Wenn der Gast fragt, was Sie habenNennen Sie 2 oder 3 Zimmerkategorien mit Ab-Preisen. Nie einen Gesamtpreis.
Fragen SieMöchten Sie lieber Zimmerkategorie A oder Zimmerkategorie B? Die Preise beginnen bei Preis pro Nacht.
1.4Budget pro Nacht
WarumAuf eine offene Budgetfrage antworten nur wenige Gäste, aber die meisten wählen eine Spanne.
Wenn der Gast es nicht sagen möchteNotieren Sie „nicht angegeben“ und machen Sie weiter.
Fragen SieLiegt Ihr Budget pro Nacht eher unter 150 $, bei 150 bis 250 $ oder über 250 $?
1.5Besondere Wünsche
WarumEine offene Frage fängt auf, was wichtig ist.
Wenn der Gast früher einchecken möchteNotieren Sie es als Wunsch. Eine Person beantwortet ihn.
Fragen SieSollten wir noch etwas wissen, etwa zu Barrierefreiheit, einem Kinderbett, einem Parkplatz oder einer späten Anreise?
1.6Kontaktdaten
WarumOhne Kontakt kein Angebot.
Wenn der Gast zögertSagen Sie, dass das Angebot per E-Mail oder Telefon kommt, und lassen Sie ihn wählen.
Fragen SieAn welche E-Mail-Adresse oder Telefonnummer darf Name Ihnen das Angebot schicken?
Zum AbschlussVielen Dank, Vorname. Ihre Anfrage: Anreise bis Abreise, Erwachsene Erwachsene und Kinder Kinder, Zimmerkategorie, etwa Budget pro Nacht. Das ist eine Anfrage, keine Buchung. Name prüft die Verfügbarkeit und schickt Ihnen bis Uhrzeit ein Angebot.
ÜbergabenotizHotelanfrage für zuständige Person. Status: Anfrage, nicht bestätigt. Daten: Anreise bis Abreise, Nächte Nächte. Gäste: Erwachsene Erwachsene, Kinder Kinder (Alter Alter). Zimmer: Anzahl x Zimmerkategorie. Budget: Spanne pro Nacht. Wünsche: Wünsche. Fehlt: Angaben oder nichts. Sprache: Sprache. Kontakt: E-Mail oder Telefon.
TippSchreiben Sie nie, dass ein Zimmer frei oder gebucht ist. Ein Unternehmen haftet für das, was sein Chatbot Kunden sagt1.
2. Location für Gruppen und Veranstaltungen: Hochzeiten, Tagungen, Zimmerkontingente
Für Hochzeiten, Feiern, Tagungen, Klausuren und Aufenthalte ab 10 Zimmern.
Pflichtangaben in dieser Reihenfolge
- Art der Veranstaltung, Datum und ein Ausweichdatum
- Gäste und, bei Übernachtung, Zimmer pro Nacht
- Zeiten und Bestuhlung
- Speisen, Getränke und Extras
- Budget gesamt oder pro Person
- Wer entscheidet, und bis wann
- Name, Firma und E-Mail oder Telefon
2.1Veranstaltung und Datum
WarumLocations verkaufen Termine. Ein Ausweichdatum ist eine zweite Chance.
Wenn das Datum noch offen istFragen Sie nach dem Monat und dem bevorzugten Wochentag.
Fragen SieWas planen Sie, und an welchem Datum? Haben Sie ein Ausweichdatum?
2.2Gäste und Zimmer
WarumDie Gästezahl bestimmt den Raum. Übernachtungsgäste bedeuten ein Zimmerkontingent.
Wenn der Gast „60 bis 80“ sagtNotieren Sie beide Zahlen. Das Team plant mit der höheren.
Fragen SieMit wie vielen Gästen rechnen Sie, und übernachten einige davon? Etwa wie viele Zimmer pro Nacht?
2.3Zeiten und Bestuhlung
WarumEin gesetztes Abendessen für 80 braucht einen anderen Raum als ein Empfang für 80.
Wenn der Gast unsicher istBieten Sie die 2 Bestuhlungen an, die Sie am häufigsten nutzen.
Fragen SieWann soll es beginnen und enden? Stellen Sie sich ein Essen an Tischen, einen Stehempfang oder Stuhlreihen vor?
2.4Speisen, Getränke und Extras
WarumDas Catering verändert den Preis stark.
Wenn der Gast einen eigenen Caterer mitbringtNotieren Sie es. Die Veranstaltungsplanung entscheidet.
Fragen SieSollen wir Speisen und Getränke übernehmen? Brauchen Sie noch etwas, etwa eine Leinwand oder Mikrofone?
2.5Budget
WarumEine Spanne bedeutet ein Angebot statt drei.
Wenn der Gast es nicht nennen möchteNennen Sie zuerst Ihre Spanne: „Veranstaltungen wie diese kosten in der Regel Spanne. Kommt das ungefähr hin?“
Fragen SieHaben Sie ein Gesamtbudget oder ein Budget pro Person im Kopf? Eine grobe Spanne reicht.
2.6Entscheidung und Zeitpunkt
WarumWer schreibt, unterschreibt oft nicht.
Wenn jemand anderes entscheidetFragen Sie, ob das Angebot auch an diese Person gehen soll.
Fragen SieWer entscheidet noch mit, und bis wann müssen Sie sich für eine Location entscheiden?
Zum AbschlussVielen Dank, Vorname. Ihre Anfrage: Veranstaltung am Datum, Ausweichdatum Datum, Gäste Gäste, Bestuhlung, Budget Spanne. Das ist eine Anfrage, und der Termin ist noch nicht für Sie freigehalten. Name aus unserer Veranstaltungsplanung schickt Ihnen bis Uhrzeit die Verfügbarkeit und ein erstes Angebot. Unter welcher E-Mail-Adresse oder Telefonnummer erreichen wir Sie am besten?
Besichtigung anbietenMöchten Sie sich die Räume vorher ansehen? Wählen Sie hier einen Termin mit Name: Buchungslink.
ÜbergabenotizVeranstaltungsanfrage für zuständige Person. Status: Anfrage, nicht bestätigt. Veranstaltung: Art am Datum, Ausweichdatum Datum. Gäste: Anzahl. Zimmer: Zimmer pro Nacht, Nächte Nächte. Zeiten und Bestuhlung: Zeiten, Bestuhlung. Speisen und Extras: Details. Budget: Spanne. Entscheidet: wer, bis Datum. Fehlt: Angaben oder nichts. Sprache: Sprache. Kontakt: Details.
3. Tour oder Aktivität: Tagestouren, Bootsausflüge und Kurse
Für Touren, Bootsausflüge und Kurse mit fester Startzeit. Hier zählen Alter, Abholung und Sicherheit, nicht Zimmer.
Pflichtangaben in dieser Reihenfolge
- Tour, Datum und Startzeit
- Personen und das Alter der Kinder
- Abholung oder Treffpunkt
- Offene Gruppe oder privat
- Sicherheitshinweise
- Name und eine Handynummer für den Tourtag
3.1Tour, Datum und Uhrzeit
WarumTouren starten zu festen Zeiten mit begrenzten Plätzen.
Wenn der Gast „dieses Wochenende“ sagtWiederholen Sie es als genaues Datum: „Samstag, 10. Oktober, um 10:00 oder um 16:00 Uhr?“
Fragen SieWelche Tour möchten Sie machen, und an welchem Tag? Wir starten um Uhrzeiten.
3.2Personen und Alter
WarumViele Aktivitäten haben ein Mindestalter oder einen Kinderpreis.
Wenn ein Kind unter Ihrem Mindestalter liegtSagen Sie das und bieten Sie eine Tour für alle Altersgruppen an: andere Tour.
Fragen SieWie viele Personen sind dabei, und wie alt sind die Kinder, falls welche mitkommen?
3.3Abholung oder Treffpunkt
WarumOhne diese Angabe ruft der Guide am Morgen der Tour an, und der Start verzögert sich.
Wenn der Gast sein Hotel noch nicht kenntNennen Sie den Treffpunkt und fragen Sie später nach dem Hotel.
Fragen SieWo sollen wir Sie abholen? Sie können uns auch hier treffen: Treffpunkt.
3.4Offene Gruppe oder privat
WarumBei Touren ist das die Budgetfrage.
Wenn der Gast nach dem Preis fragtNennen Sie den Preis pro Person für die offene Gruppe. Private Touren kalkuliert das Team.
Fragen SieMöchten Sie sich einer offenen Gruppe anschließen, oder lieber eine private Tour nur für Sie und Ihre Begleitung?
3.5Sicherheitshinweise
WarumEingeschränkte Mobilität, Allergien oder Nichtschwimmer entscheiden, welche Tour sicher ist.
Wenn der Gast eine Erkrankung erwähntGeben Sie keinen Rat. Notieren Sie es, und die zuständige Person entscheidet.
Fragen SieSollte der Guide etwas wissen, etwa zu eingeschränkter Mobilität, zu Allergien oder ob jemand nicht schwimmen kann?
3.6Handynummer
WarumAm Tourtag ändern sich Pläne schnell.
Wenn der Gast nur eine E-Mail-Adresse nenntFragen Sie noch einmal und akzeptieren Sie dann die E-Mail-Adresse.
Fragen SieUnter welcher Handynummer erreicht Sie der Guide während der Tour? WhatsApp geht auch.
Zum AbschlussVielen Dank, Vorname. Ihre Anfrage: Tour am Datum um Uhrzeit, Erwachsene Erwachsene und Kinder Kinder (Alter Alter), Abholort Ort. Das ist eine Anfrage, noch kein bestätigter Platz. Name bestätigt Ihnen die Plätze und den Preis bis Uhrzeit.
Tour heute oder morgenFür eine so kurzfristige Tour rufen Sie bitte Telefonnummer an. Ich habe Ihre Anfrage außerdem an Name weitergegeben.
ÜbergabenotizTouranfrage für zuständige Person. Status: Anfrage, nicht bestätigt. Dringend: ja oder nein. Tour: Tour, offene Gruppe oder privat, Datum, Uhrzeit. Personen: Erwachsene Erwachsene, Kinder Kinder (Alter Alter). Abholung: Ort. Sicherheitshinweise: Hinweise oder keine. Fehlt: Angaben oder nichts. Sprache: Sprache. Handy: Nummer.
4. Yachtcharter: Tag oder Woche, mit Crew oder Bareboat
Für Tages- oder Wochencharter, mit Crew oder als Bareboat. Eine Charter braucht den Hafen, die Gäste an Bord und die Angabe, wer die Yacht führt.
Pflichtangaben in dieser Reihenfolge
- Daten, Tagesfahrt oder mit Übernachtung
- Starthafen und bei Einwegtörn der Zielhafen
- Gäste an Bord: Erwachsene und Kinder
- Mit Crew oder Bareboat, und der Befähigungsnachweis des Skippers
- Yacht oder Typ
- Budget für den Charterpreis
- Name und E-Mail oder Telefon
4.1Daten und Charterart
WarumWochencharter laufen oft von Samstag bis Samstag. Tagescharter haben andere Preise.
Wenn der Gast eine kürzere Woche möchteNotieren Sie es. Das Charterbüro entscheidet.
Fragen SieAn welche Daten denken Sie? Ist es eine Tagesfahrt, oder übernachten Sie an Bord?
4.2Häfen
WarumBei einem Einwegtörn muss die Yacht zurückgebracht werden, was den Preis verändern kann.
Wenn der Gast einen Hafen nennt, den Sie nicht anfahrenBieten Sie Ihren nächstgelegenen Hafen an: Hafen.
Fragen SieMöchten Sie in Heimathafen starten und enden, oder woanders ankommen?
4.3Gäste an Bord
WarumJede Yacht hat eine zugelassene Höchstzahl an Gästen, über Nacht oft weniger.
Wenn die Gruppe über der Höchstzahl liegtVersprechen Sie nichts. Bieten Sie zwei Yachten oder eine Tagescharter an und lassen Sie eine Person prüfen.
Fragen SieWie viele Gäste sind an Bord, und wie viele davon sind Kinder?
4.4Mit Crew oder Bareboat
WarumBei Bareboat segeln die Gäste die Yacht selbst, deshalb wird zuerst der Skipper geprüft.
Wenn der Gast Bareboat wähltFragen Sie nach Befähigungsnachweis und Erfahrung des Skippers. Das Charterbüro entscheidet.
Fragen SieMöchten Sie eine Charter mit Skipper und Crew, oder Bareboat, bei der Ihre Gruppe die Yacht selbst führt?
4.5Yacht oder Typ
WarumEine bestimmte Yacht oder ein Typ reicht für ein erstes Angebot.
Wenn der Gast eine Yacht nenntNotieren Sie sie mit „oder ähnlich“, falls sie schon vergeben ist.
Fragen SieHaben Sie eine bestimmte Yacht im Blick, oder einen Typ, den Sie bevorzugen: Segelyacht, Katamaran oder Motoryacht?
4.6Charterpreis
WarumDie Preise hängen von Yacht und Saison ab, Nebenkosten stehen im Angebot.
Wenn das Budget unter Ihrem niedrigsten Preis liegtBieten Sie eine kleinere Yacht, weniger Tage oder eine Tagesfahrt an.
Fragen SieWelches Budget haben Sie für den Charterpreis im Kopf? Nebenkosten wie Verpflegung, Treibstoff und Hafengebühren stehen gesondert im Angebot.
Zum AbschlussVielen Dank, Vorname. Ihre Anfrage: Yacht oder Typ, mit Crew oder Bareboat, Startdatum bis Enddatum, ab Hafen, Erwachsene Erwachsene und Kinder Kinder, Charterpreis etwa Budget. Das ist eine Anfrage, keine Buchung. Name prüft die Verfügbarkeit und schickt Ihnen bis Uhrzeit ein Angebot mit Preis und Bedingungen.
ÜbergabenotizCharteranfrage für zuständige Person. Status: Anfrage, nicht bestätigt. Yacht: Yacht oder Typ, mit Crew oder Bareboat. Daten: Beginn bis Ende, Nächte Nächte. Häfen: Starthafen nach Zielhafen. Gäste: Erwachsene Erwachsene, Kinder Kinder (Alter Alter). Befähigungsnachweis: Nachweis oder nicht nötig. Charterpreis: Spanne. Fehlt: Angaben oder nichts. Sprache: Sprache. Kontakt: E-Mail oder Telefon.
TippGewerbliche Yachten ab 24 Metern Länge, die unter den Red Ensign Group Yacht Code fallen, befördern höchstens 12 Passagiere2, und wer im Ausland chartert, braucht in der Regel einen Befähigungsnachweis3. Hinterlegen Sie die Höchstzahl jeder Yacht in Ihrer Wissensdatenbank.
5. Wenn Daten, Zimmer, Tour oder Yacht nicht verfügbar sind
Ihre KI sieht die aktuelle Verfügbarkeit nicht. Sie kennt nur, was in Ihrer Wissensdatenbank steht: Schließzeiten, Gästehöchstzahlen und Daten, die Sie als ausgebucht markiert haben. Den Rest prüft eine Person. Schreiben Sie nie „wahrscheinlich frei“.
Was Sie anbieten, in dieser Reihenfolge
- Andere DatenDie nächsten freien Daten oder eine Woche früher oder später.
- Eine andere OptionEin anderes Zimmer, ein anderer Raum, eine andere Tourzeit oder Yacht zu einem ähnlichen Preis.
- WartelisteNur mit einem Datum, bis zu dem Sie antworten, nie als Buchung.
- WeiterempfehlungEin Partner, dem Sie vertrauen, wenn Sie nicht helfen können.
KI: Datum geschlossen oder ausgebuchtBetrieb ist zu diesen Daten geschlossen oder ausgebucht: Daten. Die nächsten freien Daten sind Daten. Soll ich eine Anfrage für diese Daten an Name schicken?
KI: über der GästehöchstzahlOption bietet Platz für bis zu 12 Gäste. Für 14 Gäste kann Name Alternative prüfen. Soll ich das zu Ihrer Anfrage hinzufügen?
KI: Frage, ob noch freiIch sehe die aktuelle Verfügbarkeit nicht, kann Ihre Anfrage aber jetzt an Name schicken. Name antwortet bis Uhrzeit.
Team: zwei AlternativenDanke für Ihre Geduld, Vorname. Option ist für Daten leider nicht verfügbar. Ich kann Ihnen Alternative 1 oder Alternative 2 anbieten. Möchten Sie für eine davon ein Angebot?
Team: WartelisteSie stehen auf der Warteliste für Option für Daten. Das ist keine Buchung. Wird etwas frei, schreibe ich Ihnen sofort. Wenn nicht, gebe ich Ihnen bis Datum Bescheid.
Wenn der Gast alles ablehntDanke, dass Sie an uns gedacht haben. Wenn sich Ihre Pläne ändern, schreiben Sie uns einfach hier. Partner hat zu Ihren Daten vielleicht noch Platz: Link.
6. Fehlende Angaben und ein Wechsel der Sprache
Gäste schicken oft nur die Hälfte der Angaben auf einmal. Behalten Sie, was da ist, und fragen Sie nur nach der ersten fehlenden Angabe.
Wenn Angaben fehlen
- Behalten, was da istFragen Sie nie erneut nach einer Angabe, die der Gast schon gemacht hat.
- Nach einer Lücke fragenEine fehlende Angabe pro Frage. Erwachsene und Kinder dürfen in eine Frage.
- Vage Antworten wiederholenMachen Sie aus „nächstes Wochenende“ „Freitag, 16., bis Sonntag, 18. Oktober“ und bitten Sie den Gast, das zu bestätigen.
- Nach zwei Versuchen aufhörenÜbergeben Sie dann mit „Fehlt: Angabe“ und dem Status Angaben fehlen. Nur die Kontaktdaten dürfen nicht fehlen.
KI: ein Teil der Angaben vorhandenDanke, Vorname. Ich habe Daten für Gäste Gäste notiert. Noch eine Sache, damit Name Ihr Angebot vorbereiten kann: Frage zur fehlenden Angabe
KI: kein Budget angegebenKein Problem. Liegt es eher bei Spanne A, Spanne B oder Spanne C? Wenn Sie es lieber nicht sagen möchten, lasse ich es offen.
KI: Kontakt fehlt nochUm Ihre Anfrage an Name zu schicken, brauche ich eine E-Mail-Adresse oder Telefonnummer. Was ist Ihnen lieber?
Wenn der Gast die Sprache wechselt
- Antworten Sie in der Sprache der letzten Nachricht des Gastes. Wechselt er, wechseln Sie mit, ohne zu fragen.
- Schreiben Sie Daten mit dem Monatsnamen: 07/10 bedeutet in den USA den 10. Juli und in den meisten Ländern Europas den 7. Oktober.
- Schreiben Sie Preise mit Währungscode, etwa 180 USD.
- Übernehmen Sie Namen und Adressen genau so, wie der Gast sie geschrieben hat.
- Schreiben Sie die Notiz in der Sprache Ihres Teams, mit „Sprache: Sprache“.
TippIn einer Umfrage unter 8.709 Verbrauchern kauften 76 % lieber mit Informationen in ihrer eigenen Sprache4. Ab dem Growth-Plan übersetzt der Posteingang von CRMsoftware.pro automatisch für die zuständige Person.
7. Anfrage oder Bestätigung: was die KI sagen darf und was nicht
Gilt für jeden TabNur eine Person kann eine Buchung bestätigen, nachdem sie Verfügbarkeit, Preis und Bedingungen geprüft hat. Bis dahin nimmt die KI eine Anfrage auf. Ein Gericht hat Air Canada für das haftbar gemacht, was der Chatbot auf ihrer Website einem Kunden gesagt hatte1.
Nie sagen, und was Sie stattdessen sagen
| Nie sagen | Stattdessen sagen |
|---|---|
| Ihr Zimmer ist gebucht. | Ihre Anfrage ist notiert. Name bestätigt die Verfügbarkeit bis Uhrzeit. |
| Ja, das ist frei. | Ich sehe die aktuelle Verfügbarkeit nicht. Name prüft das. |
| Das macht insgesamt 2.400 $. | Die Preise beginnen bei Preis pro Nacht. Den genauen Preis erhalten Sie mit dem Angebot. |
| Ich halte es für Sie frei. | Name sagt Ihnen, ob wir es für Sie freihalten können. |
| Kostenlose Stornierung, kein Problem. | Die Stornobedingungen stehen im Angebot und auf Seite mit den Bedingungen. |
In die KI-Anweisungen einfügenDu nimmst Buchungsanfragen für Betrieb auf. Du siehst keine Verfügbarkeit und kannst weder Buchungen, Preise, Rabatte oder Erstattungen bestätigen noch etwas freihalten. Sage nie, dass etwas gebucht, bestätigt, reserviert, garantiert oder freigehalten ist. Sprich von einer Anfrage, nenne die Person, die sie bestätigt, und sag, bis wann. Nenne nur Ab-Preise aus der Wissensdatenbank.
Wer bestätigt, und wann
- Die zuständige Person prüftVerfügbarkeit, Preis und Bedingungen, in Ihrem eigenen System oder Kalender.
- Die zuständige Person schickt das AngebotPreis, Bedingungen und Zahlungsweg. Status: Angebot gesendet.
- Der Gast nimmt anAnzahlung, Zahlung oder unterschriebener Vertrag, wie es Ihre Bedingungen vorsehen.
- Die zuständige Person bestätigtErst jetzt: „Ihre Buchung ist bestätigt.“ Status: Vom Team bestätigt.
8. Übergabenotiz: jede Anfrage an die richtige Person
Die Notiz liest die zuständige Person zuerst. Sie sollte reichen, um die Verfügbarkeit zu prüfen und ein Angebot zu schicken, ohne beim Gast nachzufragen.
Wer welche Anfrage bekommt
| Anfrage | Zuständig | Antwortzeit |
|---|---|---|
| Hotelaufenthalt | Reservierung | 2 Arbeitsstunden |
| Gruppe oder Veranstaltung | Veranstaltungsplanung | Am selben Arbeitstag |
| Tour oder Aktivität | Tourenbüro | 2 Stunden, 15 Minuten für Touren am selben Tag |
| Yachtcharter | Charterbüro | 24 Stunden |
| Unklar | Rezeption oder Inhaber | 2 Arbeitsstunden |
Format der NotizAnfrage Typ für zuständige Person. Status: Anfrage, nicht bestätigt. Daten: Daten, Nächte Nächte. Gäste: Erwachsene Erwachsene, Kinder Kinder (Alter Alter). Option: Zimmer, Raum, Tour oder Yacht. Ort: Abholung oder Hafen. Budget: Spanne. Wünsche: Notizen. Fehlt: Angaben oder nichts. Sprache: Sprache. Kontakt: E-Mail oder Telefon. Zugesagte Antwort: bis Uhrzeit.
Die KI sagt dem GastVielen Dank. Ich habe Ihre Anfrage an Name geschickt. Name ist bei uns für Hotelaufenthalte, Veranstaltungen, Touren oder Charter zuständig und antwortet bis Uhrzeit. Bis dahin ist das eine Anfrage, keine Buchung.
Wenn niemand online istUnser Team ist gerade nicht erreichbar. Ihre Anfrage ist gespeichert, und Name antwortet morgen bis Uhrzeit. Wenn es dringend ist, rufen Sie Telefonnummer an.
TippLegen Sie für jede zuständige Person eine Vertretung fest. Eine Anfrage, die in einem leeren Posteingang wartet, ist eine verlorene Buchung.
Für kleine Vertriebs- und Supportteams
Nehmen Sie Buchungsanfragen rund um die Uhr auf und geben Sie sie an die richtige Person weiter.
Der KI-Agent von CRMsoftware.pro stellt Ihre Pflichtfragen in der Sprache des Gastes, speichert die Antworten und gibt die Anfrage an Ihr Team weiter, das die Buchung bestätigt.
- KI antwortet in über 95 Sprachen, Tag und Nacht
- Lead-Posteingang und 1 Pipeline im Free-Plan
- Übergabe an Menschen mit E-Mail- und Push-Benachrichtigungen ab 19 $ im Monat bei jährlicher Abrechnung
Free-Plan: 3 Nutzer, keine Kreditkarte.
Ausgefülltes Beispiel
Eine Charteranfrage, in 4 Minuten an die richtige Person übergeben
Der Gesprächsleitfaden für Buchungsanfragen im Einsatz bei Tidewell Harbor, einem fiktiven Hafenhotel mit Veranstaltungsterrasse, Bootstouren und drei Charteryachten. Der Gast schickt um 21:14 Uhr die Hälfte der Angaben; die KI fragt nur nach den Lücken und übergibt eine vollständige Anfrage an Marta aus dem Charterbüro.
Übergabenotiz an Marta
| Anfrage | Yachtcharter, für Marta (Charter) |
| Status | Anfrage, nicht bestätigt |
| Yacht | Aurora, mit Crew |
| Daten | Sa., 10. bis Sa., 17. Juli 2027, 7 Nächte |
| Häfen | Tidewell Harbor, Rundtörn |
| Gäste | 8 Erwachsene, 2 Kinder (9 und 12) |
| Budget | 20.000 bis 25.000 $ Charterpreis |
| Fehlt | Nichts |
| Sprache | Deutsch |
| Kontakt | Anna W. (anna.w@example.com) |
| Zugesagte Antwort | Mittwoch, 7. Oktober, bis 12 Uhr |
Von der Anfrage zur Buchung
| Wann | Schritt | Status |
|---|---|---|
| Di., 21:14 Uhr | Erste Nachricht im Website-Chat | Neu |
| Di., 21:18 Uhr | Notiz an Marta übergeben | Übergeben |
| Mi., 9:05 Uhr | Verfügbarkeit geprüft, Angebot per E-Mail | Angebot gesendet |
| Bis Fr., 16. Okt. | Unterschriebener Vertrag und Anzahlung | Vom Team bestätigt |
Warum es funktioniert
Warum die KI eine Anfrage aufnimmt und eine Person sie bestätigt
Im Februar 2024 verurteilte ein kanadisches Gericht Air Canada, einem Kunden rund 650 C$ Schadenersatz zuzüglich Zinsen und Gebühren zu zahlen, nachdem der Chatbot auf ihrer Website einen Trauerfallrabatt anders beschrieben hatte, als es die eigene Seite der Airline mit den Bedingungen zuließ. Das Gericht befand, dass die Airline für alle Informationen auf ihrer Website verantwortlich ist, ob sie von einer statischen Seite oder von einem Chatbot stammen1. Deshalb nimmt dieser Leitfaden eine Anfrage auf, und eine Person bestätigt Verfügbarkeit und Preis.
Jeder Buchungstyp braucht andere Fakten: Nächte und Zimmer beim Hotel, Alter und Abholort bei einer Tour, Hafen, Crew und Gäste an Bord bei einer Charter. Gewerbliche Yachten ab 24 Metern Länge, die unter den Red Ensign Group Yacht Code fallen, befördern höchstens 12 Passagiere2, und wer im Ausland chartert, braucht in der Regel einen Befähigungsnachweis3. Auch die üblichen BANT-Fragen passen nicht zu Urlaubsgästen: Das Budget funktioniert besser als Spanne, und Entscheider ist, wer reist oder bezahlt.
Auch die Sprache zählt. In einer Umfrage von CSA Research unter 8.709 Verbrauchern in 29 Ländern kauften 76 % lieber Produkte mit Informationen in ihrer eigenen Sprache, und 40 % kaufen nie auf Websites in anderen Sprachen4. Deshalb antwortet der Leitfaden in der Sprache des Gastes und hält die Notiz in Ihrer Sprache.
650 C$
Schadenersatz musste Air Canada wegen der Antwort ihres Chatbots zahlen, zuzüglich Zinsen und Gebühren
76 %
der Online-Käufer kaufen lieber mit Informationen in ihrer eigenen Sprache
0
Mal darf die KI „gebucht“ oder „bestätigt“ schreiben
Angaben nach Typ
Pflichtangaben für Anfragen an Hotel, Location, Tour und Charter
Dieselben Themen, je nach Buchungstyp anders gefragt. Nutzen Sie die Tabelle, um Ihre KI-Anweisungen und das Excel-Protokoll einzurichten.
| Angabe | Hotelaufenthalt | Gruppe oder Veranstaltung | Tour oder Aktivität | Yachtcharter |
|---|---|---|---|---|
| Daten | An- und Abreise | Veranstaltungsdatum und Ausweichdatum | Datum und Startzeit | Start- und Enddatum, Tagesfahrt oder mit Übernachtung |
| Personen | Erwachsene, Kinder und Alter | Gäste und Zimmer pro Nacht | Personen und Alter der Kinder | Gäste an Bord, innerhalb der Höchstzahl der Yacht |
| Option | Zimmer und Zimmerkategorie | Bestuhlung, Catering und Extras | Offene Gruppe oder privat | Yacht oder Typ, mit Crew oder Bareboat |
| Ort | Nicht nötig | Nicht nötig | Abholung oder Treffpunkt | Start- und Zielhafen |
| Budget | Pro Nacht, als Spanne | Gesamt oder pro Person | Preisliste, private Touren auf Anfrage | Charterpreis, Nebenkosten gesondert |
| Zusatzprüfung | Besondere Wünsche | Wer entscheidet, und bis wann | Sicherheitshinweise | Befähigungsnachweis des Skippers bei Bareboat |
Das Budget ist nie eine Stoppregel: Wenn der Gast es nicht nennt, notieren Sie „nicht angegeben“ und übergeben Sie. Die Kontaktdaten sind die einzige Angabe, die Sie nicht überspringen dürfen.
Sonderfälle
Buchungsanfragen, die eine andere Antwort brauchen
Situationen, an denen ein einfacher Leitfaden scheitert, und was die KI dann sagt.
Der Gast will zuerst den Preis wissen
Lehnen Sie nicht ab und raten Sie keinen Gesamtpreis. Nennen Sie den Ab-Preis und sagen Sie, wovon der Preis abhängt.
Die KI sagtZimmer gibt es ab Preis pro Nacht. Der genaue Preis hängt von Ihren Daten ab. Wenn Sie mir zwei Angaben geben, schickt Name ihn Ihnen.
Der Gast will sofort bezahlen
Bezahlt wird, nachdem eine Person bestätigt hat. Ab dem Launch-Plan kann die zuständige Person aus CRMsoftware.pro ein Angebot, einen Vertrag zur E-Signatur oder einen Zahlungslink schicken.
Die KI sagtVielen Dank. Name schickt Ihnen das Angebot mit einer sicheren Zahlungsmöglichkeit, sobald Ihre Daten bestätigt sind.
Ein Planer oder Reisebüro schreibt für einen Kunden
Wer schreibt, reist oder bezahlt vielleicht nicht selbst.
Die KI sagtLäuft die Buchung auf Ihren Namen oder auf den Ihres Kunden, und wer soll das Angebot erhalten?
Die Anfrage kommt nachts
Erfassen Sie jetzt alles und nennen Sie eine Antwortzeit. Der Gast muss nicht noch einmal schreiben.
Die KI sagtUnser Team ist ab 9:00 Uhr wieder da. Ihre Anfrage ist gespeichert, und Name antwortet bis 11:00 Uhr.
Ab dem Launch-Plan können Gäste über „Buchungen“ mit Kalendersynchronisierung einen Termin für ein Gespräch oder eine Besichtigung wählen. Zimmer, Plätze und Yachten bestätigt trotzdem Ihr Team.
Excel-Protokoll
Was im Excel-Anfrageprotokoll steckt
Drei Tabellenblätter: Anfrageprotokoll für jede Anfrage, Regeln für die Pflichtangaben und die zuständige Person je Buchungstyp und Übersicht für die Summen. Mit Auto markierte Spalten füllen sich selbst. Die Datei öffnet sich in Excel, LibreOffice und Google Tabellen.
| Spalte | Inhalt |
|---|---|
| Typ | Hotelaufenthalt, Gruppe oder Veranstaltung, Tour oder Aktivität oder Yachtcharter, Auswahl aus einer Liste. |
| Daten, Gäste, Option, Ort, Budget, Kontakt | Was der Gast gesagt hat. Lassen Sie eine Zelle leer, wenn er dazu nichts gesagt hat. |
| Nächte und Gäste Auto | Enddatum minus Startdatum sowie Erwachsene plus Kinder. |
| Fehlende Angaben und Vollständigkeit Auto | Zählt die leeren Pflichtangaben für diesen Typ und zeigt dann Vollständig oder Angaben fehlen. |
| Status und Verantwortlich | Neu, Angaben fehlen, Übergeben, Angebot gesendet, Vom Team bestätigt oder Verloren, und wer die Anfrage übernommen hat. |
| Richtige Person Auto | Ja, wenn die verantwortliche Person die ist, die das Blatt Regeln für diesen Typ nennt. |
| Minuten bis Übergabe Auto | Von der ersten Nachricht bis zur Übergabenotiz. |
Das Beispielprotokoll enthält 8 Anfragen: 6 sind vollständig, davon 5 bei der richtigen Person (63 %), das Erfolgsmaß für diesen Leitfaden. Eine Hochzeitsanfrage ging an die Reservierung statt an die Veranstaltungsplanung. Durchschnittliche Zeit bis zur Übergabe: 6,9 Minuten.
Einrichtung
Ihren Gesprächsleitfaden für Buchungsanfragen in 4 Schritten einrichten
- 1
Buchungstypen wählen
Behalten Sie die Tabs für das, was Sie anbieten, plus die Tabs 5 bis 8.
- 2
Klammern ausfüllen
Zimmer und Preise, Räume, Tourzeiten und Mindestalter, Yachten, Häfen und den Namen jeder zuständigen Person. Schließzeiten und Gästehöchstzahlen gehören in die Wissensdatenbank.
- 3
Anfrageregel ergänzen
Fügen Sie den Wortlaut aus Tab 7 in die KI-Anweisungen ein.
- 4
Testen, dann jede Woche prüfen
Schicken Sie fünf Testanfragen, darunter eine mit Lücken und eine in einer anderen Sprache. Prüfen Sie das Protokoll jede Woche.
Einrichtung in CRMsoftware.pro
- Öffnen Sie „Meine Bots“, wählen Sie Ihren Bot und fügen Sie auf dem Tab „Grundlagen“ Ihre Fragen, die Anfrageregel und Ihre zuständigen Personen unter „Anweisungen“ ein. Ergänzen Sie Preise, Schließzeiten und Gästehöchstzahlen in der „Wissensdatenbank“.
- Aktivieren Sie auf dem Tab „Verhalten“ die Option „Benutzerdaten sammeln“, damit vor dem Chat Name und Kontakt abgefragt werden.
- Aktivieren Sie auf dem Tab „Verbinden“ die Option „E-Mail-Benachrichtigungen senden“ und fügen Sie Ihre zuständigen Personen unter „Zugewiesene Benutzer“ hinzu. Aktivieren Sie auch Push-Benachrichtigungen.
- Klicken Sie auf „Änderungen speichern“ und schicken Sie mit „Versuchen Sie es mit Bot“ (der Bot-Vorschau) eine Testanfrage. Übernehmen Sie sie im „Live-Support“, wo der Status von „Wartet auf Agent“ zu „Abgeschlossen“ wechselt.
- Wandeln Sie im Lead-Posteingang eine Veranstaltungs- oder Charteranfrage mit einem Klick in einen Kontakt, ein Unternehmen und einen Deal um.
Der Free-Plan enthält KI-Chat, eine einfache Wissensdatenbank, einen eingeschränkten Lead-Posteingang und 1 Pipeline. Die Übergabe an Menschen mit E-Mail- und Push-Benachrichtigungen beginnt mit Launch: 19 $ im Monat bei jährlicher Abrechnung für 8 Nutzer. CRMsoftware.pro ist nicht mit Hotelbuchungssystemen verbunden und prüft keine Verfügbarkeit: Ihr Team bestätigt jede Buchung.
Wöchentliche Prüfung der Anfragen, 15 Minuten
- Fehlende Angaben: Welche Frage überspringen Gäste?
- Falsche Person: Nennt die Notiz die richtige zuständige Person?
- Jeder Chat, in dem die KI „gebucht“ oder „bestätigt“ geschrieben hat: Korrigieren Sie die Anweisungen noch am selben Tag.
Häufige Fragen
Fragen zu Buchungsanfragen und ihrer Qualifizierung
Was ist ein Gesprächsleitfaden für Buchungsanfragen?
Eine kurze, geordnete Folge von Fragen, die Ihr Team oder Ihr KI-Chat bei einer neuen Buchungsanfrage stellt, damit eine Person die Verfügbarkeit prüfen und ein Angebot schicken kann, ohne nachzufragen. Dieser Leitfaden deckt Hotelaufenthalte, Veranstaltungslocations, Touren und Yachtcharter ab, mit einer Word-Datei und einem Excel-Protokoll.
Was sollten Sie bei einer Hotelbuchungsanfrage fragen?
An- und Abreisedatum, Erwachsene und Kinder mit Alter, Zimmer und Zimmerkategorie, ein Budget pro Nacht als Spanne und eine E-Mail-Adresse oder Telefonnummer. Schließen Sie mit einer offenen Frage nach besonderen Wünschen ab.
Wie qualifiziert man eine Anfrage für Gruppen oder Veranstaltungen?
Fragen Sie nach Veranstaltung und Datum samt Ausweichdatum, nach Gästen und Zimmern pro Nacht, Zeiten und Bestuhlung, Catering, einer Budgetspanne und danach, wer bis wann entscheidet. Übergeben Sie die Anfrage noch am selben Arbeitstag an die Veranstaltungsplanung.
Welche Fragen sollte ein Touranbieter vor der Buchung stellen?
Welche Tour und welches Datum, wie viele Personen und wie alt die Kinder sind, der Abholort, offene Gruppe oder privat, Sicherheitshinweise etwa zu Mobilität oder Schwimmen und eine Handynummer für den Tourtag.
Was gehört in eine Anfrage für eine Yachtcharter?
Daten, Tagesfahrt oder mit Übernachtung, Start- und Zielhafen, Zahl der Gäste, mit Crew oder Bareboat, die Yacht oder der Typ, ein Budget für den Charterpreis und Kontaktdaten. Fragen Sie bei Bareboat nach dem Befähigungsnachweis des Skippers: Wer im Ausland chartert, braucht in der Regel einen Befähigungsnachweis3.
Kann ein Chatbot eine Hotel- oder Charterbuchung bestätigen?
Nur, wenn er mit Ihrem Buchungssystem in Echtzeit verbunden ist und Ihre Bedingungen es erlauben. Sonst nimmt er eine Anfrage auf und sagt, wer sie bis wann bestätigt. Ein kanadisches Gericht hat Air Canada für das haftbar gemacht, was der Chatbot auf ihrer Website einem Kunden gesagt hatte1.
Was sage ich, wenn die Daten nicht verfügbar sind?
Sagen Sie es klar und bieten Sie höchstens zwei Alternativen an: andere Daten oder eine andere Option. Wenn der Gast warten möchte, bieten Sie eine Warteliste mit einem Datum für die Antwort an und sagen Sie, dass das keine Buchung ist.
Kann eine KI Buchungsanfragen in anderen Sprachen bearbeiten?
Ja. Antworten Sie in der Sprache der letzten Nachricht des Gastes, schreiben Sie Daten mit dem Monatsnamen und halten Sie die Notiz in der Sprache Ihres Teams. CRMsoftware.pro antwortet in über 95 Sprachen, und ab dem Growth-Plan übersetzt der Posteingang automatisch für die Person, die übernimmt.
Kann CRMsoftware.pro die Verfügbarkeit prüfen oder Buchungen bestätigen?
Nein. Es ist nicht mit Hotelbuchungssystemen oder Zimmerbeständen verbunden. Die KI nimmt die Anfrage auf, speichert sie im Lead-Posteingang und übergibt den Chat ab dem Launch-Plan mit E-Mail- und Push-Benachrichtigungen an Ihr Team. Die „Buchungen“ mit Kalendersynchronisierung in Launch sind für Termine gedacht, etwa ein Gespräch oder eine Besichtigung.
Ähnliche Vorlagen
Kostenlose Tools
Quellen
- Moffatt v. Air Canada, 2024 BCCRT 149, entschieden am 14. Februar 2024: BC Tribunal Confirms Companies Remain Liable for Information Provided by AI Chatbot, Business Law Today, American Bar Association, February 29, 2024
- Geltungsbereich von Teil A, gewerbliche Yachten ab 24 Metern: Maritime and Coastguard Agency, MSN 1895 (M): The Red Ensign Group (REG) Yacht Code Part A
- Chartern im Ausland: Royal Yachting Association, Evidence of Competence Abroad
- Umfrage unter 8.709 Verbrauchern in 29 Ländern, 7. Juli 2020: CSA Research, Consumers Prefer their Own Language
- Pläne, Preise und Funktionen, geprüft am 7. Oktober 2026: Preise von CRMsoftware.pro
Testen Sie den Ablauf für Buchungsanfragen auf Ihrer eigenen Website.
Starten Sie kostenlos mit 3 Nutzern: Fügen Sie den Leitfaden in Ihren KI-Agenten ein und testen Sie ihn mit „Versuchen Sie es mit Bot“. Die Übergabe an Menschen gibt es mit Launch, 19 $ im Monat bei jährlicher Abrechnung für 8 Nutzer.