Vorlagen für E-Mails bei versäumtem Termin
Sechs Follow-up-E-Mails nach einem Nichterscheinen – vom sanften Anstoß am selben Tag über den Hinweis auf eine Nichterscheinensgebühr bis zur herzlichen Rückgewinnung nach mehreren Ausfällen. Nutzen Sie die Varianten unverändert, bearbeiten Sie die Platzhalter oder laden Sie das bearbeitbare Word-Dokument herunter.
Erstellt von Anatolii Ulitovskyi 
Faktengeprüft von RH Fardin Aktualisiert am 1. Sanfter Hinweis zum Nichterscheinen am selben Tag
Wann verwendenNutzen Sie es innerhalb von Stunden nach einem verpassten Termin, bevor es zu einem unangenehmen Schweigen erstarrt.
Betreff
Wir haben Sie heute vermisst, Kundenname
Hallo Kundenname,
Wir hatten Sie eingetragen für Terminart unter Terminzeit heute und haben Sie nicht gesehen, deshalb wollte ich mich melden, statt es einfach durchgehen zu lassen.
Kein Problem, falls etwas dazwischenkam. Die Tage entgleiten uns allen, und Ihr Platz bleibt Ihnen erhalten.
Sobald Sie bereit sind, können Sie hier einen neuen Termin wählen: Buchungslink. Es dauert etwa eine Minute, und Sie können sich aussuchen, was in Ihre Woche passt.
Wenn wir Ihren nächsten Besuch irgendwie erleichtern können, antworten Sie einfach und sagen Sie Bescheid.
Herzliche Grüße,
dein Name, Firmenname
2. Einladung zur Verschiebung
Wann verwendenNutzen Sie es ein bis zwei Tage nach einem Nichterscheinen, wenn eine einfache Einladung zur Neubuchung ausreicht.
Betreff
Finden wir einen neuen Termin für Ihren Terminart
Hallo Kundenname,
Wir konnten Sie bei Ihrem Terminartnicht sehen, und ich würde Sie gern wieder in den Kalender bekommen, damit Sie nicht an Schwung verlieren.
Damit es einfach ist, hier zwei freie Termine, die passen könnten:
- Option eins
- Option zwei
Falls keiner passt, können Sie hier alles Weitere durchsehen: Buchungslink. Wählen Sie, was Ihnen passt, und der Termin gehört Ihnen.
Sie müssen nichts vorbereiten, und für die Verschiebung fällt keine Gebühr an. Ich möchte nur sicherstellen, dass Sie bekommen, wofür Sie gekommen sind.
Bis bald,
dein Name, Firmenname
3. Zweiter verpasster Termin
Wann verwendenNutzen Sie es, nachdem ein Kunde zweimal nicht erschienen ist, um das Muster sanft zu benennen und zu fragen, was helfen würde.
Betreff
Alles in Ordnung, Kundenname?
Hallo Kundenname,
Wir hatten Sie eingetragen für Terminart unter Terminzeit und haben Sie nicht gesehen. Mir ist aufgefallen, dass es das zweite Mal ist, dass ein Termin nicht geklappt hat, deshalb wollte ich mich direkt melden.
Ich schreibe nicht, um Ihnen Vorwürfe zu machen. Ich möchte lieber verstehen, was im Weg steht, damit wir es gemeinsam lösen können.
Ist das Timing schwierig, oder gibt es etwas am Besuch selbst, das wir einfacher machen könnten? Eine kurze Antwort hilft mir, alles richtig einzurichten.
Sobald Sie bereit sind, können Sie hier einen neuen Termin wählen: Buchungslink, und ich sorge dafür, dass alles reibungslos läuft.
Beste Grüße,
dein Name, Firmenname
4. Hinweis auf Nichterscheinensgebühr
Wann verwendenNutzen Sie es, wenn eine Gebühr gemäß einer Richtlinie greift, der der Kunde bei der Buchung bereits zugestimmt hat.
Betreff
Zu Ihrem verpassten Terminart am Terminzeit
Hallo Kundenname,
Danke, dass Sie bei uns gebucht haben. Da der Terminart unter Terminzeit ohne Ankündigung verpasst wurde, fällt eine Nichterscheinensgebühr von Gebührenbetrag an, gemäß der Richtlinie, der Sie bei der Buchung zugestimmt haben.
Ich weiß, Gebühren sind nie schön, deshalb möchte ich transparent damit umgehen, statt sie unerklärt auftauchen zu lassen.
Künftig können Sie das ganz vermeiden, indem Sie uns mindestens Vorlauffrist im Voraus zum Absagen oder Verschieben Bescheid geben. So geht Ihr Termin an jemanden von der Warteliste, und Ihr Konto bleibt sauber.
Wenn Sie erneut buchen möchten, hier der Link: Buchungslink. Falls Sie meinen, dass dies irrtümlich berechnet wurde, antworten Sie, und ich prüfe es.
Mit freundlichen Grüßen,
dein Name, Firmenname
5. Erneutes Angebot von der Warteliste
Wann verwendenNutzen Sie es, wenn die Nachfrage hoch ist und Sie einen zeitnahen Termin anbieten können, bevor Sie ihn freigeben.
Betreff
Gerade wurde ein Platz für Ihren Terminart
Hallo Kundenname,
Gute Nachricht: Es ist ein Termin für Ihren Terminart unter neuer Terminfrei geworden, und ich habe zuerst an Sie gedacht, da wir Sie letztes Mal nicht sehen konnten.
Unser Kalender ist in letzter Zeit voll, deshalb kann ich diesen Platz nur bis Reservierungsfristfür Sie freihalten. Danach geht er an die nächste wartende Person.
Wenn es passt, können Sie ihn hier in wenigen Sekunden sichern: Buchungslink. Falls die Zeit nicht passt, kein Problem, ich halte nach etwas Besserem Ausschau.
So oder so würde ich Sie wirklich gern bald einbuchen.
Beste Grüße,
dein Name, Firmenname
6. Rückgewinnung nach wiederholtem Nichterscheinen
Wann verwendenNutzen Sie es Wochen später, um die Tür herzlich wieder zu öffnen, ohne bei den verpassten Besuchen zu verweilen.
Betreff
Die Tür steht weiterhin offen, Kundenname
Hallo Kundenname,
Es ist schon eine Weile her, dass wir Sie gesehen haben, und ich wollte nicht, dass die Verbindung einfach verblasst. Als Sie zuerst zu uns kamen für Terminart, arbeiteten Sie auf Zielhin, und das ist noch immer wichtig.
Das Leben wird hektisch, und Kalender geraten durcheinander. Ich verstehe das, und es gibt hier keinerlei böses Blut.
Wenn Sie wieder anknüpfen möchten, helfe ich gern. Damit es einfach ist, können wir Ihnen ein Angebot für Ihren nächsten Besuch anbieten.
Sobald der Zeitpunkt passt, können Sie hier buchen: Buchungslink, und ich sorge persönlich dafür, dass es ein guter Termin wird.
Herzliche Grüße,
dein Name, Firmenname
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Anleitung
So verwenden Sie diese Vorlage
- 1
Wähle die passendste Variante. Entscheide nach der Situation, nicht nur nach dem Kanal.
- 2
Ersetze jeden Platzhalter. Wenn du ein Feld nicht ausfüllen kannst, stelle zuerst eine klärende Frage.
- 3
Speichere die finale Version in CRMsoftware.pro, deinem CRM oder deinem Helpdesk, damit das Team konsistent bleibt.
- 4
Überprüfe die Ergebnisse wöchentlich. Verwirf Varianten, die Verwirrung stiften, und verbessere die, die funktionieren.
Häufige Fragen
Häufig gestellte Fragen
Darf ich diese Vorlagen kommerziell nutzen?
Ja. Kopiere, bearbeite und nutze sie in deinem Unternehmen, in der Kundenarbeit, im CRM, im Helpdesk oder im CRMsoftware.pro-Workspace.
Wie schnell sollte ich nach einem Nichterscheinen schreiben?
Am selben Tag ist ideal. Eine sanfte Nachricht innerhalb weniger Stunden wirkt wie echte Anteilnahme, hält den Termin warm und lässt eine Neubuchung natürlich statt unangenehm wirken.
Sollte ich eine Nichterscheinensgebühr in der ersten E-Mail erwähnen?
Nur wenn eine Gebühr laut einer Richtlinie, der der Kunde zugestimmt hat, tatsächlich greift. Bei einem ersten, stillen Ausfall beginnen Sie besser mit einer freundlichen Einladung zur Verschiebung statt mit einer Belastung.
Wie gehe ich mit jemandem um, der zweimal nicht erscheint?
Benennen Sie das Muster einmal, freundlich, und stellen Sie dann eine offene Frage, was im Weg steht. Zielen Sie darauf ab, das Hindernis zu verstehen, statt zu warnen oder zu belehren.
Wie gewinnt man wiederholte Nichterscheiner am besten zurück?
Warten Sie ein paar Wochen und konzentrieren Sie sich dann auf das ursprünglich gewünschte Ergebnis. Bleiben Sie herzlich, verzichten Sie auf Schuldgefühle und machen Sie das erneute Buchen so einfach wie einen Klick.
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