Vorlagen für Terminerinnerungen per SMS mit Einwilligung, Zeitplan und Antworten
Vorlagen für Terminerinnerungen per SMS, die in eine SMS mit 160 Zeichen passen: Buchungsbestätigung, eine Erinnerung 48 Stunden vorher mit den Antworten B oder V, SMS am Termintag und bei Nichterscheinen. Mit Regeln zu Einwilligung und STOP, einem Zeitplan, einem ausgefüllten Beispiel, Word und einem Excel-Erinnerungsprotokoll.
Erstellt von Anatolii Ulitovskyi 
Faktengeprüft von RH Fardin Aktualisiert am 1. Einwilligung und Abmeldung: vor der ersten SMS
Vor jeder SMSDiese Vorlagen für Terminerinnerungen per SMS beginnen mit einem Ja. In den USA verlangen die Regeln der FCC nach dem Telephone Consumer Protection Act (TCPA) eine vorherige ausdrückliche Einwilligung für automatisierte Anrufe und SMS an Mobiltelefone und eine schriftliche Einwilligung für Werbe-SMS1. Die CTIA-Richtlinien der Mobilfunkanbieter zählen Terminerinnerungen zu den informativen Nachrichten: Wer Ihnen für diesen Zweck seine Nummer gibt, willigt in solche SMS ein2.
Checkbox im Buchungsformular, nicht vorausgewähltJa, schicken Sie mir Buchungsbestätigungen und Erinnerungen per SMS an diese Nummer. Bis zu 3 SMS pro Termin von Firma. Es können Kosten für SMS und Daten anfallen. Abmelden: STOP antworten.
Telefonische Buchung: fragen, dann notierenDürfen wir Ihnen die Bestätigung und die Erinnerungen per SMS an diese Nummer schicken? Es sind höchstens 3 SMS pro Termin, und Sie können sich jederzeit mit STOP abmelden.
Antwort auf STOP: einmal, innerhalb von 5 MinutenFirma: Sie sind abgemeldet und erhalten keine SMS mehr von uns. Fragen? Rufen Sie an: Telefon.
Für jede Nummer protokollieren
- SMS-Einwilligung: ja oder nein, das Datum und wie (Buchungsformular, Telefon, persönlich).
- Wer sie eingeholt hat, bei telefonischen und persönlichen Buchungen.
- Abmeldung: das Datum und die Worte, die die Person benutzt hat. Die CTIA erwartet, dass Absender Ein- und Abmeldungen dokumentieren, damit keine SMS an eine abgemeldete Nummer geht2.
AbmeldewörterNach den FCC-Regeln gelten die englischen Wörter stop, quit, end, revoke, opt out, cancel und unsubscribe als Widerruf der Einwilligung, und jeder klare Wunsch muss innerhalb von 10 Arbeitstagen umgesetzt werden1. Hören Sie sofort auf. Klären Sie den Termin nach einem STOP per Telefon oder E-Mail.
2. Terminbestätigung per SMS: direkt bei der Buchung senden
Senden Sie sie wenige Minuten nach der Buchung. Sie wiederholt die Angaben, damit ein falscher Tag oder eine falsche Uhrzeit jetzt auffällt und nicht erst am Termintag. Nachts gebucht? Planen Sie die SMS für 8 Uhr; bis dahin übernimmt die Buchungs-E-Mail.
Bestätigungs-SMSFirma: Vorname, Ihr Termin bei Mitarbeiter ist gebucht: Tag, Datum, Uhrzeit, Adresse. Ändern unter Telefon. Abmelden: STOP antworten.
ErstterminFirma: Willkommen, Vorname! Ihr Ersttermin bei Mitarbeiter ist am Tag, Datum um Uhrzeit. Bitte kommen Sie 10 Min. früher. Adresse. Abmelden: STOP antworten.
Eine TerminserieFirma: Vorname, Ihre nächsten Termine bei Mitarbeiter: Datum, Uhrzeit, Datum, Uhrzeit, Datum, Uhrzeit. Wir erinnern Sie vor jedem Termin. Abmelden: STOP antworten.
Immer enthalten
- Zuerst Ihr Firmenname, damit klar ist, wer schreibt.
- Tag, Datum und Uhrzeit sowie bei wem oder wo.
- Ein Weg zum Ändern und die STOP-Zeile in der ersten SMS.
160 ZeichenEine SMS fasst 160 Zeichen aus einfachen lateinischen Buchstaben, Ziffern und einfachen Satzzeichen; ä, ö, ü und ß gehören dazu. Ein einziges Emoji oder typografisches Anführungszeichen senkt die Grenze für die ganze SMS auf 70 Zeichen, und längere Texte werden in Teile aufgeteilt3. Zählen Sie, nachdem Sie die Klammern ausgefüllt haben.
3. Erinnerung mit Bestätigen oder Verschieben, 48 Stunden vorher
Haupt-SMSSenden Sie sie 48 Stunden vorher zur gleichen Uhrzeit, innerhalb von 8 bis 20 Uhr. Zwei Tage reichen, um den Termin an jemand anderen zu vergeben. Weniger als 3 Tage vorher gebucht? Lassen Sie sie weg: Die Bestätigung genügt.
Erinnerungs-SMSFirma: Hallo Vorname, Erinnerung: Mitarbeiter am Tag, Datum, Uhrzeit. Antworten Sie B zum Bestätigen oder V zum Verschieben. Abmelden: STOP antworten.
Mit einem VorbereitungsschrittFirma: Hallo Vorname, bis Tag um Uhrzeit bei Mitarbeiter. Bitte Vorbereitungsschritt. Antworten Sie B zum Bestätigen oder V zum Verschieben.
Hausbesuche und Handwerk: ZeitfensterFirma: Hallo Vorname, Techniker kommt am Tag, Datum zwischen Uhrzeit und Uhrzeit. Bitte Zugang zum Arbeitsbereich freiräumen. Antworten Sie B zum Bestätigen oder V zum Verschieben.
Warum B und V statt JA und ABSAGEN
- Ein Buchstabe ist schnell getippt und im Protokoll leicht zu lesen.
- Cancel, auf Deutsch absagen, ist eines der Abmeldewörter der FCC1. Wer es schreibt, um einen Termin abzusagen, hat Ihnen damit auch gesagt, dass Sie keine SMS mehr schicken sollen.
- Bitten Sie nur um eine Antwort, wenn jemand die Antworten innerhalb von 2 Stunden während der Geschäftszeiten liest.
Absicherung, keine zweite BitteEine Erinnerungs-E-Mail aus Ihrem Buchungssystem 24 Stunden vorher erreicht Menschen, die SMS übersehen. Sie hat einen eigenen Link zum Verschieben und verlangt deshalb nichts Neues.
4. Nach der Antwort: B, V, STOP, eine Frage oder Schweigen
Eine Person reagiert auf jede Antwort innerhalb von 2 Stunden während der Geschäftszeiten und trägt sie ins Protokoll ein. Halten Sie Ihre Rückantwort so kurz wie die Erinnerung.
4.1B: bestätigt
ProtokollAntwort B. Sonst nichts zu tun.
Antwort (optional)Danke, Vorname. Bis Tag um Uhrzeit.
4.2V: möchte verschieben
VorgehenBieten Sie 2 Zeiten oder den Buchungslink an. Der alte Termin bleibt gebucht, bis ein neuer gewählt ist.
ProtokollAlte Zeile: Ergebnis Verschoben. Neue Zeile für den neuen Termin.
AntwortDanke für die frühe Nachricht, Vorname. Mitarbeiter hat am Tag um Uhrzeit oder am Tag um Uhrzeit Zeit. Was passt Ihnen besser?
4.3STOP, CANCEL oder Ähnliches
VorgehenKeine SMS mehr. Eine Bestätigung innerhalb von 5 Minuten, ohne Angebot oder andere Nachricht1.
DanachKlären Sie den Termin per Telefon oder E-Mail.
AntwortFirma: Sie sind abgemeldet und erhalten keine SMS mehr von uns. Fragen? Rufen Sie an: Telefon.
4.4Eine Frage oder „Wer ist das?“
VorgehenIn einer Zeile antworten. Wenn es den Termin ändert, ins Protokoll eintragen.
AntwortHier ist Firma, Ihr Name vom Empfang. Antwort in einer Zeile.
4.5Keine Antwort nach 24 Stunden
VorgehenEinmal anrufen, während der Öffnungszeiten. Keine zweite SMS.
ProtokollUhrzeit des Anrufs und Ergebnis.
MailboxHallo Vorname, hier ist Ihr Name von Firma wegen Ihres Termins am Tag um Uhrzeit. Falls Sie ihn ändern müssen, rufen Sie uns an: Telefon. Bis dann.
Niemals
- Sagen Sie nie einen Termin wegen einer Antwort ab, die Sie nicht verstehen: Rufen Sie zuerst an.
- Schreiben Sie einer Nummer nach einem STOP nie wieder, auch nicht wegen des Termins.
- Fragen Sie nie per SMS nach Gesundheits- oder Zahlungsdaten.
5. Erinnerung am Termintag: Ersttermine und lange Vorlaufzeiten
Nicht jeder Termin braucht eine dritte SMS. Senden Sie eine 2 Stunden vorher bei einem Ersttermin, bei einer Buchung 14 oder mehr Tage im Voraus oder bei Kunden, die schon einmal nicht erschienen sind. Eine lange Vorlaufzeit und früheres Nichterscheinen sind die Faktoren, die am häufigsten im Zusammenhang mit versäumten Terminen genannt werden4.
SMS am TermintagFirma: Bis heute um Uhrzeit, Vorname. Hinweis zu Parken oder Eingang. Verspätet oder verhindert? Rufen Sie an: Telefon.
Termine vor 10 Uhr: um 20 Uhr am Vorabend sendenFirma: Bis morgen um Uhrzeit, Vorname. Hinweis zu Parken oder Eingang. Verhindert? Rufen Sie Telefon an, sobald wir um Uhrzeit öffnen.
VideoterminFirma: Ihr Videotermin mit Mitarbeiter beginnt um Uhrzeit. Hier teilnehmen: Videolink. Probleme beim Beitreten? Rufen Sie an: Telefon.
Handwerk: unterwegsFirma: Hallo Vorname, Techniker ist unterwegs und sollte bis Uhrzeit bei Ihnen sein. Fragen? Rufen Sie an: Telefon.
Nicht senden, wenn
- Regulärer Termin und Antwort B.
- Heute gebucht oder abgemeldet.
6. SMS bei Nichterscheinen: Termin, Anruf, Regelung, Umbuchung, Verantwortung
Nur eine SMSRufen Sie 15 Minuten nach Beginn einmal an. Keine Antwort: Senden Sie diese SMS innerhalb einer Stunde. Gehen Sie davon aus, dass etwas dazwischengekommen ist, und machen Sie die neue Buchung zu einem einzigen Schritt.
Felder bei Nichterscheinen
| Feld | Ausfüllen |
|---|---|
| Geplanter Termin | Tag, Datum, Uhrzeit, bei Mitarbeiter |
| Kontaktversuch | Wir haben um Uhrzeit angerufen |
| Regelung | Regel für versäumte Termine in einem Satz, wie bei der Buchung genannt |
| Umbuchung | Telefon oder Buchungslink |
| Verantwortlich | Name, sendet die SMS und entscheidet über eine Gebühr |
SMS bei NichterscheinenFirma: Hallo Vorname, wir haben Sie heute um Uhrzeit vermisst und um Uhrzeit angerufen. Alles gut? Ausfallgebühr: Betrag. Neu buchen: Telefon, Name.
Wenn ein Grund genannt wirdDanke für Ihre Nachricht, Vorname. Ich hoffe, es geht Ihnen gut. Name entscheidet bis Uhrzeit über die Gebühr. Würde Ihnen stattdessen Tag um Uhrzeit passen?
Späte Absage innerhalb Ihrer FristDanke für die Nachricht, Vorname. Ihr Termin um Uhrzeit ist abgesagt. Gebühr für späte Änderungen: Betrag. Jederzeit neu buchen: Buchungslink.
Niemals
- Senden Sie nie mehr als eine SMS bei Nichterscheinen für denselben Termin.
- Verlangen Sie nie eine Gebühr, die Sie bei der Buchung nicht genannt haben.
- Nennen Sie nie die Behandlung oder den Grund des Termins.
7. Hinweise nach Branche: Praxis, Salon, Handwerk, Beratung
Der Zeitplan passt für jedes Unternehmen mit Terminen. Was sich ändert, ist, was Sie ergänzen und was Sie weglassen.
Was sich je nach Branche ändert
| Branche | Ergänzen | Weglassen |
|---|---|---|
| Arztpraxis, Zahnarzt, Physiotherapie, Therapie | 10 Min. früher kommen, Link zu Formularen | Grund des Termins, Behandlung, Befunde, Versicherung |
| Salon, Spa, Barbier | Name der Stylistin, ein Vorbereitungsschritt | Preise, die sich ändern können, Angebote |
| Handwerk: Heizung und Klima, Sanitär, Reinigung | Zeitfenster, Techniker, Zugang, Haustiere | Eine Zeit, die Sie nicht halten können, Tor- oder Alarmcodes |
| Beratung, Steuerberatung, Coaching | Videolink, Zeitzone, mitzubringende Unterlagen | Details zum Fall, Beträge, Thema des Gesprächs |
PraxisFirma: Hallo Vorname, bis Tag um Uhrzeit bei Mitarbeiter. Bitte kommen Sie 10 Min. früher. Antworten Sie B zum Bestätigen oder V zum Verschieben.
SalonFirma: Hallo Vorname, Stylistin erwartet Sie am Tag um Uhrzeit. Bitte kommen Sie mit trockenem Haar. Antworten Sie B zum Bestätigen oder V zum Verschieben.
BeratungFirma: Hallo Vorname, unser Gespräch ist am Tag um Uhrzeit Zeitzone. Link: Videolink. Bitte halten Sie Dokument bereit. Antworten Sie B zum Bestätigen oder V zum Verschieben.
Sensible LeistungenBei psychischer Gesundheit, sexueller Gesundheit, Sucht, Kinderwunsch, Schulden oder Rechtsfragen kann schon Ihr Firmenname zu viel verraten. Fragen Sie, welchen Absendernamen und welchen Kanal die Person möchte. Laut HHS-Leitlinien zu HIPAA sollte eine telefonische Nachricht eines Leistungserbringers kaum mehr enthalten als dessen Namen, Nummer und das, was zur Bestätigung des Termins nötig ist5.
Für kleine Vertriebs- und Supportteams
SMS von Ihrem Telefon. Erinnerungs-E-Mails von Ihrer Buchungsseite.
In CRMsoftware.pro kann jeder Ereignistyp Erinnerungs-E-Mails 24 Stunden, 1 Stunde oder 15 Minuten vorher senden, und Sie bearbeiten die E-Mails „Buchungsbestätigung“ und „Meeting-Erinnerung“. Kunden verschieben oder stornieren über die Links darin. Die App verschickt keine SMS: SMS gehen von Ihrem eigenen Telefon oder SMS-Tool aus.
- „Erinnerungen“: „24 Stunden vorher“, „1 Stunde vorher“ oder „15 Minuten vorher“
- E-Mails „Buchungsbestätigung“ und „Meeting-Erinnerung“, Status „Nichterscheinen“
- Buchungen mit Kalenderabgleich ab Launch, 19 $ im Monat bei jährlicher Abrechnung
Free-Plan: 3 Nutzer, KI-Chat, keine Kreditkarte.
Ausgefülltes Beispiel
Beispiel für eine SMS-Terminerinnerung: eine Praxis, eine Woche
Larchmont Physio, eine fiktive Physiotherapiepraxis in Columbus, Ohio, nutzt diese Vorlagen für Terminerinnerungen per SMS in ihrem eigenen SMS-Tool, und CRMsoftware.pro verschickt die Buchungs-E-Mails. Tessa Lindgren buchte am Montag, 5. Oktober 2026, online ihren Ersttermin und setzte das Häkchen für SMS.
Tessas SMS, Schritt für Schritt
| Wann | SMS | Ergebnis |
|---|---|---|
| Mo., 5. Okt., 10:14 | Bestätigung bei der Buchung, 154 Zeichen | Zugestellt |
| Di., 6. Okt., 17:30 | Erinnerung 48 Stunden vorher, 158 Zeichen | Antwort V um 17:41 |
| Di., 6. Okt., 17:52 | Zwei neue Zeiten von Maren | Verschoben auf Fr., 9. Okt., 12:30 |
| Fr., 9. Okt., 10:30 | SMS am Termintag: Ersttermin | Erschienen |
Joel Fenwicks Nichterscheinen, Feld für Feld
| Geplanter Termin | Ersttermin, Di., 6. Okt., 11:00 Uhr bei Ingrid, 20 Tage im Voraus gebucht |
| Vor dem Termin | Keine Antwort auf die Erinnerung vom So., 4. Okt.; Maren rief am Mo., 5. Okt., um 12:00 Uhr an (Mailbox); SMS am Termintag um 9:00 Uhr |
| Kontaktversuch | Anruf um 11:15 Uhr, keine Antwort; SMS um 11:24 Uhr gesendet |
| Regelung | Versäumte Termine und Änderungen weniger als 24 Stunden vorher: 40 $, einmal genannt |
| Umbuchung | Telefon der Praxis; Joel antwortete um 13:05 Uhr und buchte neu für Mi., 14. Okt., 17:00 Uhr |
| Verantwortlich | Maren: hat die SMS gesendet und entschieden, bei einem Ersttermin keine Gebühr zu verlangen |
Was im Protokoll und in der App landet
| Erinnerungsprotokoll | 17 Termine, 5. bis 16. Oktober: 13 abgeschlossen, 4 anstehend |
| Ausfallquote diese Woche | 1 Fall von Nichterscheinen bei 10 fälligen Terminen: 10 % |
| Vor den Erinnerungen | 6 bei 48 fälligen Terminen in den 4 Wochen bis 26. September: 12,5 % |
| „Buchungen“ in CRMsoftware.pro | Joels Termin als „Nichterscheinen“ markiert; Erinnerungs-E-Mails 24 Stunden vorher |
Warum es wirkt
Warum SMS-Erinnerungen Ausfälle senken und warum die Formulierung zählt
Erinnerungen wirken. Ein Cochrane-Review randomisierter Studien ergab, dass SMS-Erinnerungen die Wahrnehmung von Terminen im Gesundheitswesen auf 78,6 % steigerten, gegenüber 67,8 % ohne Erinnerung (7 Studien, 5.841 Personen). Telefonische Erinnerungen erreichten 80,3 %, eine ähnliche Wirkung6. Die Studien stammen aus dem Gesundheitswesen und das Review ist von 2013. Betrachten Sie die Größe des Effekts also als Ausgangspunkt.
Auch die Worte zählen. In zwei randomisierten Studien bei einem Londoner Klinikverbund mit jeweils etwa 10.000 ambulanten Terminen senkte eine Erinnerung, die nannte, was ein versäumter Termin das Gesundheitssystem kostet, den Anteil versäumter Termine von 11,1 % auf 8,4 %, verglichen mit der alten Formulierung7. Für ein kleines Unternehmen ist die ehrliche Version ein schlichter Satz: Wenn Sie nicht kommen können, antworten Sie V, damit jemand anderes den Termin bekommt.
Nicht alle brauchen gleich viele SMS. Ein Review von 105 Studien ergab, dass eine lange Vorlaufzeit zwischen Buchung und Termin sowie früheres Nichterscheinen die Faktoren sind, die am häufigsten im Zusammenhang mit Nichterscheinen genannt werden4. Deshalb schickt dieser Plan eine SMS am Termintag nur an manche Kunden, und deshalb messen Sie Ihre eigene Quote vorher und nachher.
78,6 %
wahrgenommene Termine mit SMS-Erinnerungen, gegenüber 67,8 % ohne Erinnerung (Cochrane-Review)
8,4 %
versäumte Termine mit umformulierter Erinnerung, gegenüber 11,1 % mit der alten (NHS-Studie)
160
Zeichen in einer einfachen SMS; 70, sobald sie ein Emoji oder eine andere Schrift enthält
Zeitplan
Wann Sie jeden SMS-Text zur Terminerinnerung senden
Ein Plan für die meisten Unternehmen mit Terminen. Alle Zeiten gelten in der Ortszeit des Kunden, und jede SMS wird zwischen 8 und 20 Uhr gesendet.
| Nachricht | Wann | Erbetene Antwort | Wenn nichts passiert |
|---|---|---|---|
| Buchungsbestätigung | Wenige Minuten nach der Buchung. Nachts gebucht: 8 Uhr am nächsten Morgen | Keine. Die erste SMS enthält die STOP-Zeile | Nichts |
| Erinnerung | 48 Stunden vorher, zur gleichen Uhrzeit. Nicht senden bei Buchung weniger als 3 Tage vorher | B zum Bestätigen, V zum Verschieben | Keine Antwort in 24 Stunden: einmal anrufen |
| Erinnerungs-E-Mail aus dem Buchungssystem | 24 Stunden vorher | Keine. Sie enthält Links zum Verschieben und Absagen | Nichts |
| Erinnerung am Termintag | 2 Stunden vorher, oder 20 Uhr am Vorabend bei einem Termin vor 10 Uhr. Nur für Ersttermine, Buchungen 14 oder mehr Tage im Voraus und Kunden, die schon einmal nicht erschienen sind | Keine. Anrufen, wenn man nicht kommen kann | Nichts |
| Antwort auf B, V oder eine Frage | Innerhalb von 2 Stunden während der Geschäftszeiten | Nur, um eine neue Zeit zu vereinbaren | Ins Protokoll eintragen |
| SMS bei Nichterscheinen | 15 Minuten nach Beginn anrufen, dann innerhalb einer Stunde die SMS | Neu buchen per Telefon oder Link | Nur eine SMS. Ergebnis eintragen |
| STOP-Bestätigung | Einmal, innerhalb von 5 Minuten nach dem STOP | Keine | Keine SMS mehr: nur Telefon oder E-Mail |
Höchstens 3 SMS pro Termin, dazu Ihre Antworten auf Rückmeldungen. Die FCC verbietet Werbeanrufe vor 8 Uhr und nach 21 Uhr am Ort des Angerufenen1. Erinnerungen sind keine Verkaufsnachrichten, aber ein etwas kürzeres Zeitfenster ist für jede SMS ein sicherer Standard.
Regeln
Regeln für jede SMS: Einwilligung, STOP, Uhrzeiten, Datenschutz, Länge
Legen Sie sie einmal für das ganze Team fest und prüfen Sie jede neue SMS daran.
Einwilligung vor der ersten SMS
Fragen Sie im Buchungsformular oder am Telefon und protokollieren Sie die Antwort. Die CTIA zählt Terminerinnerungen zu den informativen SMS: Kunden willigen ein, wenn sie Ihnen ihre Nummer für diesen Zweck geben2.
STOP gilt sofort, in jeder Formulierung
Die englischen Wörter stop, quit, end, revoke, opt out, cancel und unsubscribe zählen alle, ebenso jeder klare Wunsch1. Senden Sie eine Bestätigung und sonst keine SMS. Die CTIA erwartet, dass Absender in Abmeldehinweisen das Wort STOP verwenden2.
Versandzeiten
8 bis 20 Uhr am Ort des Kunden, jeden Tag. Prüfen Sie die Zeitzone bei Kunden, die von weit weg buchen. Eine SMS um 6 Uhr verärgert mehr Menschen, als sie hilft.
Nichts Privates in der SMS
Kein Grund des Termins, keine Behandlung, keine Befunde, keine Versicherung, keine offenen Beträge oder Kartennummern. Wer das Telefon sieht, kann die Vorschau lesen. Nennen Sie einen Namen, eine Uhrzeit und eine Telefonnummer5.
Ein Segment: 160 Zeichen
Einfache lateinische Buchstaben (GSM-7): 160 Zeichen, oder 153 pro Teil bei längeren SMS. Ein Emoji, ein typografisches Anführungszeichen oder ein Buchstabe aus einer anderen Schrift stellt die SMS auf UCS-2 um: 70, oder 67 pro Teil3. SMS-Tools wie Twilio berechnen jeden Teil als eine SMS.
Keine Angebote in einer Erinnerung
Ein Gutschein oder ein Verkaufssatz kann aus einer informativen SMS eine Werbe-SMS machen, die eine schriftliche Einwilligung braucht2. Halten Sie Angebote aus Erinnerungen heraus.
Diese Seite ist keine Rechtsberatung. Sie beschreibt US-Regeln (FCC) und Richtlinien der US-Mobilfunkanbieter (CTIA). Andere Länder haben eigene Regeln zu SMS und Einwilligung, prüfen Sie daher die offiziellen Regeln dort, wo Ihre Kunden leben.
Ausfälle messen
So messen Sie Nichterscheinen vor und nach den Erinnerungen
Zählen Sie jede Woche auf dieselbe Weise, aus Ihrer Buchungsliste oder dem Excel-Protokoll. Vier Zahlen genügen.
Ausfallquote
Fälle von Nichterscheinen geteilt durch die fälligen Termine: erschienen plus nicht erschienen. Rechtzeitige Absagen und Verschiebungen zählen nicht als Nichterscheinen, weil der Termin an jemand anderen gehen konnte.
Beispiel1 Fall von Nichterscheinen bei 10 fälligen Terminen = 10 %
Späte Absagen getrennt
Eine Absage mit kürzerer Frist als in Ihrer Regelung (hier 24 Stunden) lässt den Termin meist ebenfalls leer. Zählen Sie sie in einer eigenen Quote, damit sie sich in keiner der beiden Zahlen versteckt.
Zuerst ein Ausgangswert
Zählen Sie die 4 Wochen vor dem Start der Erinnerungen und vergleichen Sie dann Blöcke von 4 Wochen. Lassen Sie Ferienwochen weg. Beurteilen Sie keine einzelne Woche: Bei 10 Terminen verschiebt ein Fall von Nichterscheinen die Quote um 10 Punkte.
Nach Antwort
Vergleichen Sie die Ausfallquote nach B, nach V und ohne Antwort. Kommen die meisten Fälle von Nichterscheinen von Menschen, die nie geantwortet haben, ist Ihre Zeit beim Anruf nach 24 Stunden am besten investiert.
Beziffern Sie das Ergebnis mit dem kostenlosen Kostenrechner für Terminausfälle: versäumte Termine pro Monat mal Ihr durchschnittlicher Wert pro Termin.
Excel-Protokoll
Das Excel-Protokoll für Terminerinnerungen
Vier Tabellenblätter: Erinnerungsprotokoll, Übersicht, SMS-Prüfung und Einstellungen. Tragen Sie Buchungszeit und Termin ein, dann füllen sich die Sendezeitpunkte von selbst, innerhalb Ihrer Versandzeiten.
| Spalte | Funktion |
|---|---|
| Kunde, Telefon, Leistung, Mitarbeiter, Verantwortlich | Eine Zeile je Termin. Ein verschobener Termin bekommt eine neue Zeile; die alte Zeile bekommt das Ergebnis Verschoben. |
| SMS-Einwilligung, Ersttermin, Früher nicht erschienen | Ja oder Nein. Ohne SMS-Einwilligung Ja erscheinen keine Sendezeitpunkte. |
| Gebucht am, Termin | Datum und Uhrzeit, zum Beispiel 2026-10-08 17:30. |
| Bestätigung, Erinnerung, Termintag: senden am Auto | Sendezeitpunkte aus dem Blatt Einstellungen: 48 Stunden und 2 Stunden vorher, verschoben in die Zeit von 8 bis 20 Uhr. |
| Antwort, Ergebnis | B, V, STOP oder Andere. Erschienen, Nicht erschienen, Späte Absage, Rechtzeitig abgesagt oder Verschoben. |
| Status Auto | Geplant, Wartet auf Antwort, Keine Antwort: einmal anrufen, Bestätigt, Neu buchen, Lesen und antworten, Abgemeldet: keine SMS, Keine SMS: Anruf oder E-Mail, Ergebnis eintragen oder Abgeschlossen. |
| Übersicht Auto | Antwortquote, Ergebnisse, Ausfallquote, späte Absagen, Ausfallquote nach Antwort, vorher und nachher, offene Aufgaben. |
| SMS-Prüfung Auto | Fügen Sie eine ausgefüllte SMS ein: Zeichen, Kodierung (GSM-7 oder UCS-2) und Anzahl der Segmente. |
Das Beispiel ist Larchmont Physio, 5. bis 16. Oktober 2026: 17 Termine, 13 abgeschlossen. 9 von 11 Erinnerungen bekamen eine Antwort. 1 Fall von Nichterscheinen bei 10 fälligen Terminen (10 %), gegenüber 12,5 % in den 4 Wochen vor den Erinnerungen, und er kam aus der Gruppe ohne Antwort. Die 4 anstehenden Termine zeigen ihre Sendezeitpunkte. Funktioniert in Excel, LibreOffice und Google Tabellen.
Anleitung
So nutzen Sie diese Vorlagen für Terminerinnerungen per SMS
- 1
Einwilligung einholen
Ergänzen Sie die Checkbox im Buchungsformular und die Frage in Ihrem Telefonleitfaden. Protokollieren Sie für jede Nummer Ja oder Nein.
- 2
SMS ausfüllen
Firmenname, Adresse, Telefon und Regelung. Fügen Sie jede SMS in das Blatt SMS-Prüfung ein: jeweils 1 Segment.
- 3
Zeitplan festlegen
48 Stunden, 2 Stunden, 8 bis 20 Uhr im Blatt Einstellungen. Planen Sie die SMS in Ihrem SMS-Tool oder senden Sie sie vom Firmentelefon.
- 4
Auf jede Antwort reagieren
Eine verantwortliche Person liest die Antworten zu festen Zeiten, reagiert innerhalb von 2 Stunden während der Geschäftszeiten und aktualisiert das Protokoll.
- 5
4 Wochen messen
Vergleichen Sie die Ausfallquote mit Ihrem Ausgangswert. Ändern Sie immer nur eine Sache.
Einrichtung in CRMsoftware.pro
- Öffnen Sie „Terminplanung“ > „Ereignistypen“ und bearbeiten Sie einen Ereignistyp oder klicken Sie auf „Neuer Ereignistyp“. Wählen Sie unter „Erinnerungen“ „24 Stunden vorher“, „1 Stunde vorher“ oder „15 Minuten vorher“. Das sind Erinnerungs-E-Mails.
- Klicken Sie auf dem Tab „E-Mails“ bei „Buchungsbestätigung“ und „Meeting-Erinnerung“ auf „Vorlage bearbeiten“. Passen Sie „E-Mail-Betreff“, „Überschrift“ und „Textinhalt“ an Ihre SMS an und klicken Sie dann auf „Vorlage speichern“.
- Kunden verschieben oder stornieren über die Links in den Buchungs-E-Mails. Um kurzfristige Absagen darüber zu sperren, legen Sie beim Ereignistyp eine „Mindestfrist für Stornierung“ fest.
- Öffnen Sie nach einem versäumten Termin „Buchungen“ und markieren Sie ihn als „Nichterscheinen“. Tragen Sie ihn auch im Excel-Protokoll ein.
- SMS gehen von Ihrem eigenen Telefon oder SMS-Tool aus, nicht aus der App. Halten Sie SMS-Einwilligung und Abmeldungen im Protokoll oder in den „Anmerkungen“ zum Kontakt fest.
CRMsoftware.pro verschickt E-Mails, keine SMS. Buchungen mit Kalenderabgleich gibt es ab Launch, 19 $ im Monat bei jährlicher Abrechnung für 8 Nutzer. KI-Chat auf Ihrer Website ist für 3 Nutzer kostenlos, ohne Kreditkarte.
Wöchentliche Prüfung, 10 Minuten
- Jede Nummer, die SMS bekommt, hat SMS-Einwilligung Ja im Protokoll.
- Jedes STOP ist protokolliert, und niemand hat dieser Nummer erneut geschrieben.
- Kein Status Neu buchen oder Keine Antwort: einmal anrufen ist älter als einen Tag.
- Jeder vergangene Termin hat ein Ergebnis.
- Ausfallquote und späte Absagen mit dem Ausgangswert verglichen.
Häufige Fragen
SMS-Terminerinnerungen: häufige Fragen
Was sollten Vorlagen für Terminerinnerungen per SMS enthalten?
Zuerst Ihren Firmennamen, dann Tag, Datum und Uhrzeit, bei wem oder wo, und eine Aktion: Antworten Sie B zum Bestätigen oder V zum Verschieben. Ergänzen Sie die STOP-Zeile, bleiben Sie unter 160 Zeichen und lassen Sie den Grund des Termins weg.
Können Sie ein Beispiel für eine SMS-Terminerinnerung zeigen?
Hier ist die ausgefüllte Erinnerung aus dem Beispiel, 158 Zeichen: „Larchmont Physio: Hallo Tessa, Erinnerung: Callum am Do., 8. Okt., 17:30 Uhr. Antworten Sie B zum Bestätigen oder V zum Verschieben. Abmelden: STOP antworten.“ Die Tabs 2 bis 7 enthalten eine für jeden Schritt.
Wann sollte man SMS-Terminerinnerungen senden?
Die Bestätigung bei der Buchung und die Erinnerung 48 Stunden vorher, zwischen 8 und 20 Uhr am Ort des Kunden. Eine SMS am Termintag 2 Stunden vorher nur bei Ersttermin, Buchungen 14 oder mehr Tage im Voraus und Kunden, die schon einmal nicht erschienen sind: Eine lange Vorlaufzeit und früheres Nichterscheinen sind die Faktoren, die am häufigsten im Zusammenhang mit versäumten Terminen genannt werden4.
Brauche ich eine Erlaubnis für SMS-Terminerinnerungen?
Ja, fragen Sie vorher. In den USA verlangen die FCC-Regeln eine vorherige ausdrückliche Einwilligung für automatisierte SMS an Mobiltelefone und eine schriftliche Einwilligung für Werbe-SMS1, und die CTIA-Richtlinien der Mobilfunkanbieter erwarten bei Terminerinnerungen eine Einwilligung, wenn der Kunde Ihnen seine Nummer gibt2. Protokollieren Sie, wer wann und wie zugestimmt hat. Dies ist keine Rechtsberatung.
Wie lang darf der SMS-Text einer Terminerinnerung sein?
160 Zeichen passen in eine SMS, wenn Sie nur einfache lateinische Buchstaben, Ziffern und einfache Satzzeichen verwenden; ä, ö, ü und ß gehören dazu. Ein Emoji, ein typografisches Anführungszeichen oder ein Buchstabe aus einer anderen Schrift stellt die SMS auf UCS-2 um, wo ein Segment 70 Zeichen fasst; längere SMS werden in Segmente zu 153 oder 67 Zeichen geteilt3.
Was ist eine gute Terminbestätigung per SMS?
Eine, die die Buchung wiederholt, damit Fehler jetzt auffallen: Firmenname, bei wem, Tag, Datum, Uhrzeit, Adresse, wie man ändert, und die STOP-Zeile. Senden Sie sie wenige Minuten nach der Buchung oder um 8 Uhr, wenn nachts gebucht wurde. Tab 2 enthält drei Versionen.
Was gehört nicht in eine SMS-Terminerinnerung einer Arztpraxis?
Der Grund des Termins, die Behandlung, Befunde, Versicherungsdaten und alles, was auf eine sensible Leistung hinweist. Laut HHS-Leitlinien zu HIPAA sollte eine telefonische Nachricht eines Leistungserbringers kaum mehr enthalten als dessen Namen, Nummer und das, was zur Bestätigung des Termins nötig ist5. Wenden Sie dieselbe Regel auf SMS an.
Was, wenn ein Kunde mit CANCEL oder STOP antwortet?
Behandeln Sie beides als Abmeldung: sofort keine SMS mehr und innerhalb von 5 Minuten eine kurze Bestätigung, ohne weiteren Inhalt. Cancel (absagen) ist eines der Abmeldewörter in den FCC-Regeln1. Klären Sie den Termin dann per Telefon oder E-Mail.
Wie berechnet man die Ausfallquote?
Teilen Sie die Fälle von Nichterscheinen durch die fälligen Termine: erschienen plus nicht erschienen. Zählen Sie späte Absagen getrennt und lassen Sie rechtzeitige Absagen und Verschiebungen weg. Vergleichen Sie Blöcke von 4 Wochen vor und nach dem Start der Erinnerungen; das Excel-Protokoll rechnet für Sie.
Kann CRMsoftware.pro SMS-Terminerinnerungen senden?
Nein, CRMsoftware.pro verschickt keine SMS. Jeder Ereignistyp kann Erinnerungs-E-Mails 24 Stunden, 1 Stunde oder 15 Minuten vorher senden, dazu die E-Mail „Buchungsbestätigung“, mit Links zum Verschieben und Stornieren. Senden Sie SMS von Ihrem eigenen Telefon oder SMS-Tool. Buchungen mit Kalenderabgleich gibt es ab Launch, 19 $ im Monat bei jährlicher Abrechnung.
Ähnliche Vorlagen
Kostenlose Tools
Quellen
- FCC-Regeln nach dem TCPA, offizieller aktueller Text bei eCFR, abgerufen am 12. Oktober 2026: 47 CFR 64.1200, Delivery restrictions
- Richtlinien der US-Mobilfunkanbieter für geschäftliche SMS, Mai 2023: CTIA, Messaging Principles and Best Practices
- SMS-Länge und Segmente, Dokumentation eines SMS-Anbieters, abgerufen am 12. Oktober 2026: Twilio, How long can a message be?
- Systematisches Review von 105 Studien, Health Policy 122(4), 2018, Eintrag in PubMed: No-shows in appointment scheduling - a systematic literature review
- HIPAA-Leitlinien des US-Gesundheitsministeriums (HHS), Inhalt zuletzt geprüft am 28. Dezember 2022: HHS, May physician's offices or pharmacists leave messages for patients at their homes?
- Systematisches Cochrane-Review von 8 randomisierten Studien, veröffentlicht am 5. Dezember 2013: Mobile phone messaging reminders for attendance at healthcare appointments
- Zwei randomisierte Studien, 10.111 und 9.848 ambulante NHS-Termine, PLOS ONE, 2015: Hallsworth et al., Stating Appointment Costs in SMS Reminders Reduces Missed Hospital Appointments: Findings from Two Randomised Controlled Trials
- Pläne und Preise: Preise von CRMsoftware.pro
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