Plantillas de prompts de IA para reservar citas para tu agente y tus mensajes
Plantillas de prompts de IA para reservar citas en dos partes: reglas para un recepcionista con IA que responde preguntas de reservas y comparte tu enlace de reserva, y 6 prompts que redactan tus mensajes de disponibilidad, cambio de cita, confirmación, recordatorio, ausencia y lista de espera. Con 10 mensajes de prueba, un ejemplo completo, Word y Excel.
Creado por Anatolii Ulitovskyi 
Verificado por RH Fardin Actualizado el 1. Prompt de recepcionista con IA para reservar citas
Copia estoEste prompt de IA para reservar citas va en las instrucciones de tu agente. El agente comparte tu enlace de reserva, pero nunca reserva, guarda ni confirma una hora. Rellena los corchetes, pégalo y haz las 10 pruebas.
Reglas de reserva para las «Instrucciones»REGLAS DE RESERVA
1. No puedes ver nuestro calendario y no puedes reservar, guardar, mover ni cancelar citas. Las horas libres solo están en la página de reservas: enlace de reserva.
2. Cuando alguien pida un día o una hora, repite lo que ha pedido, di que no puedes ver la disponibilidad en tiempo real y envía el enlace. Nunca digas que una hora está libre, ocupada o que suele estar tranquila.
3. Una solicitud no es una reserva. Di: «Tu cita queda reservada cuando la página de reservas la confirma y llega el email de confirmación.» Nunca escribas «ya tienes tu cita» ni «te la he reservado».
4. Si su hora no está en la página, ofrece otra hora allí o la lista de espera para días y horas de la lista de espera. Un lugar en la lista de espera no es una reserva.
5. Los cambios y cancelaciones se hacen con el enlace del email de confirmación. Política: política de cambios y cancelaciones en una línea. Menciónala una sola vez. Nunca anules un cargo.
6. Para servicios con consulta, haz como máximo 3 preguntas cortas, de una en una: qué necesita, su zona horaria si no está en ciudad y qué días le vienen bien. Después, sugiere el servicio que encaje.
7. Los servicios, las duraciones y los precios salen solo de la base de conocimientos. Todas las horas son en zona horaria.
8. Nunca aceptes datos de tarjeta ni pagos en el chat. Nunca des consejos médicos ni legales.
9. Pasa el chat a nombre en caso de grupos de tamaño del grupo o más personas, anticipos y pagos, excepciones a la política, preguntas médicas o legales y quejas. Pide un nombre y teléfono o email y luego di: «Nombre te responde aquí en menos de plazo de respuesta en horario de atención. Todavía no hay nada reservado.»
Pruébalo: 10 mensajes de prueba de reservas
| El cliente escribe | Se supera si | No debe |
|---|---|---|
| ¿Tienen algo el sábado por la mañana? | Repite la solicitud, dice que no ve las horas en tiempo real y envía enlace de reserva. | Decir una hora libre u ocupada. |
| Resérvenme el jueves a las 3, por favor. | Dice que no puede reservar; solo queda reservada cuando la página la confirma. | Decir «ya tienes tu cita» o «te he apuntado». |
| ¿Me pueden guardar las 10:00 de mañana durante una hora? | Dice que no puede guardar horas y envía el enlace. | Prometer que guarda una hora. |
| El sábado no aparece nada. ¿Me pueden hacer un hueco? | Ofrece otra hora o la lista de espera, que no es una reserva. | Prometer una hora extra. |
| Tengo que cambiar mi cita a la semana que viene. | Envía el enlace de cambio y menciona la política una vez. | Decir que ha cambiado algo. |
| No fui a mi cita. ¿Tengo que pagar el cargo de todos modos? | Menciona la política una vez y pasa la pregunta del cargo a nombre. | Anular, reducir o confirmar un cargo. |
| ¿Podemos ir 5 personas la mañana de una boda? | Pasa el chat a nombre y pide un contacto. | Dar un precio de grupo. |
| ¿Puedo pagar el anticipo aquí? Mi número de tarjeta es... | Frena los datos de tarjeta y pasa el pago a una persona. | Aceptar o repetir datos de tarjeta. |
| ¿Tu servicio es seguro si estoy embarazada? | No da consejos; sugiere consultar a un médico y ofrece a nombre. | Decir que es seguro. |
| Quiero una consulta, pero no sé qué servicio necesito. | Hace las preguntas previas de una en una, sugiere un servicio y envía el enlace. | Hacer más de 3 preguntas. |
Dónde vaPega las reglas al final de las instrucciones. Repite las 10 pruebas después de cada cambio en las reglas, el enlace o tu política.
2. Preguntas de disponibilidad: envía el enlace, nunca adivines una hora
Sin adivinar«¿Tienen algo el sábado?» es la pregunta de reserva más frecuente. El agente no ve tu calendario, así que repite la solicitud, nombra la fuente, envía el enlace y dice que todavía no hay nada reservado.
2.1Un día y una hora: «¿El sábado por la mañana?»
Fecha y hora solicitadasEl servicio, el día y la hora con las palabras del cliente.
Comprobación de la fuenteSolo la página de reservas lo sabe.
EstadoSin reservar hasta que la página lo confirme.
El agente diceQuieres servicio el día hacia las hora. No puedo ver nuestro calendario en tiempo real, así que no voy a adivinar. Todas las horas libres para servicio (duración, precio) están aquí: enlace de reserva. Tu cita queda reservada cuando la página de reservas la confirma y llega el email de confirmación.
2.2Nada libre en la página
AlternativasOtra hora en la página o la lista de espera para días y horas de la lista de espera.
El agente diceLo siento, no puedo añadir ni guardar horas; solo la página de reservas puede hacerlo. Puedes elegir allí otra hora libre o apuntarte a la lista de espera para día u hora. Un lugar en la lista de espera no es una reserva: si se libera una hora, nombre envía un enlace a todos los que esperan y se la queda la primera persona que la reserve.
Prompt: respuesta por email sobre disponibilidadEscribe una respuesta a un cliente que preguntó por la disponibilidad por email o SMS.
Negocio: negocio, tipo de negocio en ciudad. Todas las horas son en zona horaria.
Su mensaje: pega su mensaje.
Servicio: servicio, duración, precio.
Horas libres que copié hoy de nuestro sistema de reservas: 2 o 3 horas libres.
Enlace de reserva: enlace de reserva.
Reglas: ofrece solo las horas de arriba y di que estaban libres cuando escribiste. Di que la hora queda reservada solo cuando la reserve con el enlace. No guardes ninguna hora ni añadas precios u ofertas. Menos de 100 palabras, tono cercano. Termina con un único paso siguiente.
Un buen borrador incluye
- Su solicitud en pocas palabras: servicio, día y hora.
- Solo horas copiadas ese mismo día del sistema de reservas, con día de la semana, fecha y zona horaria.
- El enlace, y que solo la reserva con ese enlace confirma la hora.
Nunca prometas
- Una hora adivinada.
- Guardar o reservar una hora.
- Que un día «suele estar tranquilo».
3. Preguntas previas a una consulta: 3 como máximo antes del enlace de reserva
Para una primera consulta, o un servicio que la necesita, el agente hace como máximo 3 preguntas cortas, de una en una, luego sugiere el servicio que encaja y envía el enlace. Cinco campos: problema, servicio adecuado, zona horaria, disponibilidad y responsable de confirmar.
3.1Problema
Por quéDecide qué servicio encaja.
El agente pregunta¿En qué te podemos ayudar? Con una o dos frases basta.
3.2Servicio adecuado
Por quéServicios y precios solo de la base de conocimientos.
El agente dicePor lo que cuentas, te encaja servicio: duración, precio. Qué se hace, en una línea.
3.3Zona horaria
Por quéPara consultas por videollamada o teléfono fuera de ciudad.
El agente pregunta¿En qué ciudad o zona horaria estás? Nuestras horas son en zona horaria; revisa la zona horaria en la página de reservas antes de elegir una hora.
3.4Disponibilidad
El agente pregunta¿Qué días u horas te suelen venir bien?
El agente diceGracias. Todas las horas libres para servicio están aquí: enlace de reserva. Si el día no aparece nada, puedo apuntarte a la lista de espera.
3.5Responsable de confirmar
Por quéEl cliente sabe quién confirma.
El agente diceTu cita queda reservada cuando la página de reservas la confirma. Nombre lee tus respuestas antes de la consulta y te contacta si hay que cambiar algo.
Si ningún servicio encajaNo sé si somos la mejor opción para lo que necesita y no quiero adivinar. Nombre puede orientarte. ¿Quieres que le pase tu pregunta?
Nunca
- Nunca hagas más de 3 preguntas antes de enviar el enlace.
- Nunca diagnostiques, aconsejes ni juzgues el caso del cliente.
- Nunca elijas una hora por el cliente.
4. Respuestas a cambios y cancelaciones según tu política
Política, una vezLos cambios se hacen en el sistema de reservas, no en el chat. El agente envía el enlace de cambio y menciona tu política una sola vez. La hora antigua sigue reservada hasta que se confirme la nueva.
4.1Más de 24 horas antes
PolíticaCambio o cancelación gratis.
El agente diceSin problema. Puedes cambiarla o cancelarla directamente con el enlace de tu email de confirmación. Tu hora actual sigue reservada hasta que elijas una nueva allí.
4.2Menos de 24 horas antes
PolíticaCargo por cambio tardío o ausencia, mencionado una vez.
Aprobación de una personaLas excepciones al cargo van a nombre.
El agente diceTodavía puedes cambiarla con el enlace de tu email de confirmación. Nuestra política: los cambios con menos de 24 horas de antelación tienen un cargo de importe. Si ha pasado algo imprevisto, nombre decide las excepciones. ¿Quieres que se lo pase?
Prompt: respuesta a un cambio de citaEscribe una respuesta a un cliente que quiere cambiar una cita, por email o SMS.
Negocio: negocio. Todas las horas son en zona horaria.
Reserva actual: servicio, día de la semana, fecha, hora, con nombre del profesional.
Lo que pidió: pega su mensaje.
Nuestra política: política de cambios y cancelaciones en una línea.
Horas libres que copié hoy de nuestro sistema de reservas: 2 horas libres.
Enlace de cambio: enlace de cambio.
Reglas: di que la hora actual sigue reservada hasta que confirme una nueva con el enlace. Menciona la política una vez, con amabilidad. No anules ni añadas cargos, ni te inventes horas. Menos de 100 palabras. Termina con un único paso siguiente.
Nunca prometas
- «Ya la he cambiado» o «ya la he cancelado»: eso solo lo hace el sistema de reservas.
- Anular un cargo: lo decide una persona.
5. Prompts de confirmación y recordatorio para cualquier herramienta de IA
Prompts de redacciónLa página de reservas confirma la hora. Estos dos prompts redactan el texto que la acompaña. Pégalos en cualquier herramienta de IA para redactar, como ChatGPT, con los datos copiados de la reserva, y guarda el resultado como tus emails de reserva o envíalo por SMS.
Prompt A: confirmación de reservaEscribe un email o SMS de confirmación de reserva para negocio, tipo de negocio en ciudad.
Usa solo estos datos de la reserva:
Cliente: nombre
Servicio: servicio, duración
Cuándo: día de la semana, fecha, hora de inicio y de fin, zona horaria
Con: nombre del profesional
Dónde: dirección, estacionamiento o enlace de videollamada
Antes de la visita: preparación, o nada
Cambiar o cancelar: enlace de cambio. Política: política en una línea
Reglas: empieza por el día, la fecha y la hora. No añadas nada que no esté en la lista. Menos de 120 palabras para un email o 50 para un SMS. Cálido y sencillo. Termina con un único paso siguiente.
Prompt B: recordatorio de citaEscribe un email o SMS de recordatorio para negocio, que se envía 24 horas antes de la cita.
Usa solo estos datos de la reserva: nombre, servicio, día de la semana, fecha, hora, zona horaria, dirección o enlace de videollamada, preparación.
Si no puede venir: enlace de cambio. Pídele que la cambie con tiempo para que alguien de nuestra lista de espera pueda aprovechar la hora.
Reglas: el día y la hora en la primera línea. Nada de información nueva, precios ni ofertas. Cercano, sin presionar. Menos de 50 palabras para un SMS.
Segundo recordatorioUna antelación larga y las ausencias anteriores son los factores que más a menudo se relacionan con las citas perdidas1. Para reservas hechas con semanas de antelación, o un cliente que ya faltó alguna vez, envía un segundo recordatorio unos días antes.
Un buen borrador incluye
- Día de la semana, fecha, hora y zona horaria en la primera línea.
- Servicio, lugar o enlace de videollamada, y preparación.
- Cómo cambiar o cancelar, y la política en una línea.
Nunca
- Nunca copies una hora de memoria: compruébala en tu lista de reservas.
- Nunca pidas que respondan SÍ si nadie lee las respuestas.
6. Seguimiento de ausencias: una llamada, un mensaje, un responsable
Espera 15 minutos después de la hora de inicio, llama una vez y luego envía un único mensaje de seguimiento en menos de 2 horas. Piensa bien del cliente, menciona la política una vez y haz que volver a reservar sea un solo paso.
Campos de una ausencia
| Campo | Rellena |
|---|---|
| Hora programada | servicio, día de la semana, fecha, hora |
| Intento de contacto | llamada o SMS, a qué hora |
| Política | política de ausencias en una línea |
| Opción para reprogramar | enlace de reserva |
| Responsable | nombre, que lo envía y decide sobre los cargos |
Prompt: seguimiento de una ausenciaEscribe un email o SMS breve de seguimiento para un cliente que no vino a su cita.
Negocio: negocio. Cliente: nombre.
Hora programada: servicio, día de la semana, fecha, hora.
Intento de contacto: llamamos a las hora y dejamos un mensaje.
Nuestra política: política de ausencias en una línea.
Nueva reserva: enlace de reserva.
Remitente: nombre del remitente.
Reglas: da por hecho que le surgió algo. Sin culpas ni amenazas. Menciona la política una vez, con claridad. Que volver a reservar sea un solo paso. Menos de 80 palabras. Termina con el enlace.
Si responde con un motivoGracias por avisarnos, nombre. Espero que todo esté bien. Nombre decide sobre el cargo y te responderá antes de las hora. Ya puedes elegir una nueva hora aquí: enlace de reserva.
Nunca
- Nunca envíes más de un seguimiento por la misma cita perdida.
- Nunca anules ni añadas un cargo en el mensaje: decide el responsable.
- Nunca avergüences al cliente, ni en el mensaje ni en el registro.
7. Lista de espera y horas libres de última hora: con honestidad y por orden de llegada
Cuando la página no muestra nada, el agente ofrece la lista de espera y recoge un nombre, un contacto y los días que le vienen bien. Cuando se libera una hora, nombre envía una única oferta honesta a todos los que esperan: se la queda la primera persona que la reserve con el enlace.
El agente dice: apuntar a la lista de esperaPuedo apuntarte a la lista de espera para servicio (días u horas). No es una reserva: si se libera una hora, nombre envía un enlace a todos los que esperan y se la queda la primera persona que la reserve. ¿Cuál es el mejor teléfono o email para contactarte?
Prompt: aviso de hora libre a la lista de esperaEscribe un SMS o email breve que ofrezca una hora que acaba de quedar libre a los clientes de nuestra lista de espera.
Negocio: negocio. Hora libre: servicio, día de la semana, fecha, hora, zona horaria, con nombre del profesional.
Enlace de reserva: enlace de reserva.
Datos: se envía a número personas de la lista de espera. Se queda la hora la primera persona que la reserve con el enlace.
Reglas: di que no está guardada para nadie. Sin urgencias falsas, sin precios ni ofertas que no estén en la lista. Menos de 50 palabras. Termina con el enlace.
Un buen borrador incluye
- La hora exacta, el servicio y el nombre del profesional.
- «Para quien reserve primero con el enlace», dicho con claridad.
Nunca
- Nunca escribas «reservada para ti» ni «es tuya».
- Nunca ofrezcas una hora sin comprobar antes que está libre en el sistema de reservas.
- Nunca inventes urgencia, como «solo quedan 10 minutos».
8. Pasar a una persona: excepciones, grupos y pagos
Decide una personaAlgunas solicitudes necesitan la aprobación de una persona: excepciones a la política, grupos, anticipos y pagos, y preguntas médicas o legales. El agente recoge los datos, no promete nada y pasa el chat a una persona concreta con un plazo de respuesta.
8.1Grupos de tamaño del grupo o más
El agente recogeFecha, número de personas, servicios y contacto.
El agente dicePara grupos de tamaño del grupo o más personas, nombre organiza los horarios y el precio. Se lo paso ahora a nombre. ¿Cuál es el mejor teléfono o email para contactarte? Todavía no hay nada reservado.
8.2Anticipos y pagos
El agente recogePara qué es y un contacto. Nunca datos de tarjeta.
El agente dicePor favor, no compartas datos de tarjeta aquí. Nombre gestiona los anticipos y pagos por enlace de pago o email. ¿Quieres que le pase tu solicitud?
8.3Excepciones a la política
El agente recogeLa reserva, qué pasó y un contacto.
El agente diceNuestra política es política en una línea. Yo no puedo hacer excepciones, pero nombre decide en casos como este y te responderá antes de las hora. ¿Qué pasó?
8.4Preguntas médicas o legales
El agente recogeSolo la pregunta sobre tu servicio.
El agente diceNo puedo dar consejos médicos ni legales, así que consulta a tu médico o abogado. Para preguntas sobre nuestro servicio, nombre puede ayudarte. ¿Quieres que se lo pase?
Resumen del traspaso para la personaTraspaso de reserva
Cliente: nombre, teléfono o email
Quiere: servicio, fecha y hora, número de personas
Motivo para una persona: grupo, anticipo, excepción, médico o legal
Reservada con el enlace: sí o no
Prometido en el chat: nada
Responder antes de: hora
Nunca
- Nunca apruebes, presupuestes ni descuentes un grupo, un anticipo o una excepción en el chat.
- Nunca tomes datos de tarjeta.
- Nunca pases el chat sin un nombre, un contacto y un plazo de respuesta.
Para pequeños equipos de ventas y soporte
Tu agente comparte el enlace de reserva. El calendario confirma.
En CRMsoftware.pro, «Programación» tiene «Tipos de evento» con «Duración», «Tiempo de Amortiguación» (margen entre citas) y «Máximo de reservas por día», «Conexiones de Calendario» para Google u Outlook y «Copiar enlace» para la página de reservas. Pega el enlace en las «Instrucciones» de tu agente y pruébalo en «Probar bot».
- «Tipos de evento», «Conexiones de Calendario», «Copiar enlace»
- El enlace de reserva en las «Instrucciones» del agente, probado en «Probar bot»
- Reservas con sincronización de calendario desde Launch, 19 $ al mes con facturación anual
Plan Free: 3 usuarios, chat con IA, sin tarjeta de crédito.
Ejemplo completo
El agente de una peluquería envía el enlace de reserva y el calendario confirma
Así funcionan juntas estas plantillas de prompts de IA para reservar citas. Wrenfield Hair Studio, una peluquería ficticia de Austin, Texas, usa las reglas de la pestaña 1. El viernes 2 de octubre de 2026, Leah pidió una hora para la mañana siguiente, reservó con el enlace y recibió la confirmación y el recordatorio redactados con la pestaña 5. Su solicitud de grupo pasó a Mia.
La solicitud de reserva, campo por campo
| Fecha y hora solicitadas | Corte y color, sábado 3 de octubre, por la mañana |
| Comprobación de la fuente | Solo la página de reservas: el sábado, completo hasta las 15:00; el agente no dio ninguna hora |
| Estado | Sin confirmar en el chat; reservada cuando la página confirmó el martes 6 de octubre, 16:30, con Jo |
| Alternativas | Otra hora en la página o la lista de espera del sábado (rechazada) |
| Aprobación de una persona | Mañana de boda para 5 el 24 de octubre: grupo y anticipo de 100 $, pasada a Mia |
| Responsable y acción | Mia: plan y enlace de pago antes de las 16:30 (enviados a las 16:20), comprobar el anticipo el viernes 9 de octubre |
Mensajes redactados con los prompts
| Confirmación, prompt A | Hola, Leah, ya tienes tu cita: martes 6 de octubre, de 16:30 a 19:00, corte y color con Jo, 418 Alder Street, Austin. Ven con el pelo seco y sin peinar. Para cambiarla o cancelarla, usa el enlace de este email; los cambios con menos de 24 horas de antelación y las citas perdidas tienen un cargo de 30 $. |
| Recordatorio, prompt B | Email, lunes 5 de octubre, 16:30: Hola, Leah, te esperamos mañana, martes 6 de octubre, a las 16:30, con Jo. Estacionamiento gratis detrás del estudio. ¿No puedes venir? Cámbiala pronto con el enlace de tu email de confirmación, para que alguien de nuestra lista de espera pueda aprovechar la hora. |
| Revisado antes de guardar | Fecha, hora, dirección y cargo, comparados con la lista de reservas |
Qué queda en el registro y en el CRM
| «Reservas» | Corte y color, martes 6 de octubre, 16:30, «Confirmado» |
| Registro de solicitudes de reserva | 2 filas: la reserva del martes (Reservada) y la mañana de boda (necesita aprobación, responsable Mia, seguimiento previsto el 9 de octubre) |
| «Historial de Chat» | Leah, 512 555 0147, estado «Completado» |
Por qué importa
Por qué importan los mensajes de reserva: ausencias, recordatorios y confirmaciones falsas
Las citas perdidas son frecuentes. Una revisión sistemática de 2018 de 105 estudios sobre citas sanitarias encontró una tasa media de ausencias (no-shows) de alrededor del 23%, desde el 13,2% en Oceanía hasta el 43,0% en África. Los factores señalados con más frecuencia fueron una larga antelación entre la reserva y la cita, y las ausencias anteriores1. Tu tasa será distinta: cuéntala en el registro de solicitudes y calcula lo que te cuesta con la calculadora del coste de citas no atendidas.
Los recordatorios ayudan. Una revisión Cochrane de ensayos aleatorizados concluyó que los recordatorios por SMS elevaron la asistencia a las citas sanitarias al 78,6%, frente al 67,8% sin recordatorio (7 estudios, 5.841 personas, evidencia de calidad moderada). Los recordatorios por llamada telefónica llegaron al 80,3%, un efecto similar al de los SMS2. Los ensayos proceden del ámbito sanitario y la revisión es de 2013, así que toma el tamaño del efecto como un punto de partida, no como una promesa.
Las reglas del agente importan tanto como los recordatorios. Un agente que escribe «ya tienes tu cita» sin mirar el calendario puede reservar dos veces la misma hora o dejar un hueco vacío. Enviar el enlace no cuesta nada.
23%
tasa media de ausencias en 105 estudios de citas sanitarias (Health Policy, 2018)
78,6%
de asistencia con recordatorios por SMS, frente al 67,8% sin recordatorio (revisión Cochrane)
10 de 10
mensajes de prueba de reservas deben superarse antes de poner el agente en marcha (regla de esta plantilla)
Hojas de Excel
La hoja de pruebas del agente de reservas y el registro de solicitudes en Excel
Cuatro hojas: Pruebas del agente, Responsables de prompts, Solicitudes de reserva y Resumen. Las columnas Auto se rellenan solas. Se abre en Excel, LibreOffice y Hojas de cálculo de Google.
| Columna | Qué contiene |
|---|---|
| Pruebas del agente: Mensaje de prueba, Comportamiento esperado, No debe | Los 10 mensajes de prueba de la pestaña 1. |
| Resultado, Fecha, Notas, Estado Auto | Superada o No superada en cada prueba. Estado: Sin probar, Prueba superada o Corregir y repetir. |
| Responsables de prompts: Prompt, Responsable, Canal, Cuándo se envía, Listo Auto | Quién envía cada prompt de mensaje, cómo y cuándo. Listo o Sin responsable. |
| Solicitudes de reserva: Fecha, Canal, Cliente, Servicio, Hora solicitada | Una fila por solicitud. |
| Reservada con el enlace, Necesita aprobación de una persona, Motivo, Responsable | Sí o No, por qué hace falta una persona y quién se encarga. |
| Resultado, Seguimiento previsto, Seguimiento hecho, Estado Auto | Reservada, Reprogramada, Cancelada, Ausencia o Lista de espera. Estado: Abierta, Seguimiento pendiente, Vencida o Cerrada. |
| Resumen Auto | Pruebas superadas, prompts sin responsable, solicitudes por resultado, tasa de ausencias, seguimientos abiertos y comprobación de lanzamiento. |
El ejemplo es Wrenfield Hair Studio, del 29 de septiembre al 7 de octubre de 2026: 12 solicitudes, 10 reservadas con el enlace, 2 que necesitaron la aprobación de una persona, 1 ausencia en 9 citas reservadas, reprogramadas o perdidas (11%) y 2 seguimientos abiertos. Los 10 mensajes de prueba se superaron el 30 de septiembre y los 6 prompts de mensajes tienen responsable, así que la comprobación de lanzamiento muestra Listo.
Cómo usarlo
Cómo usar estas plantillas de prompts de IA para reservar citas
- 1
Rellena los corchetes
Enlace de reserva, servicios, precios, política, horas de la lista de espera, nombre para el traspaso y plazo de respuesta.
- 2
Pega y prueba
Pega las reglas de la pestaña 1 y escribe los 10 mensajes de prueba. Deben superarse los 10.
- 3
Da un responsable a cada prompt
Quién envía cada uno de los 6 prompts de mensajes, cómo y cuándo.
- 4
Registra las solicitudes
Una fila por solicitud, con un responsable para cada seguimiento.
- 5
Revisa cada semana
Tasa de ausencias, seguimientos abiertos y traspasos. Repite las pruebas después de cualquier cambio.
Configúralo en CRMsoftware.pro
- Abre «Programación» > «Tipos de evento» > «Nuevo tipo de evento». Rellena «Nombre del evento», «Duración», «Ubicación», «Tiempo de Amortiguación» (margen entre citas) y «Máximo de reservas por día». En «Recordatorios», elige «24 horas antes», «1 hora antes» o «15 minutos antes».
- En «Conexiones de Calendario», conecta «Calendario de Google» o «Calendario de Outlook» para que las horas ocupadas bloqueen las franjas de reserva.
- Haz clic en «Copiar enlace» en el tipo de evento. En «Mis Bots», elige el bot y pega el enlace y las reglas en «Instrucciones», en la pestaña «Conceptos básicos». Haz clic en «Guardar cambios».
- Haz clic en «Probar bot» y escribe los 10 mensajes de prueba hasta que se superen todos.
- Para los servicios que necesitan a una persona, activa «Requiere confirmación manual»: las reservas esperan como «Pendiente» hasta que alguien hace clic en «Confirmar» en «Reservas». Marca las citas perdidas como «Ausencia» (el cliente no se presentó).
- Los traspasos esperan en «Soporte en vivo» como «Esperando agente»; activa «Enviar notificaciones por correo» en la pestaña «Conectar». La app envía emails, no SMS.
El chat con IA, «Instrucciones» y «Probar bot» están en el plan Free: 3 usuarios, sin tarjeta de crédito. Las reservas con sincronización de calendario vienen con Launch, 19 $ al mes con facturación anual para 8 usuarios. Launch también añade reservas pagadas con Stripe, tipos de evento de equipo (grupales, colectivos y round-robin) y traspaso a una persona.
Comprobación final: el agente de reservas está listo cuando
- Se superan los 10 mensajes de prueba, con la fecha en la hoja de pruebas.
- Los 6 prompts de mensajes tienen un responsable, un canal y un momento de envío.
- El enlace de las instrucciones abre la página de reservas correcta y la línea de la política coincide con tu política escrita.
- El nombre para el traspaso y el plazo de respuesta están rellenados, y alguien recibe el aviso por email.
Preguntas frecuentes
Plantillas de prompts de IA para reservar citas: preguntas frecuentes
¿Qué son las plantillas de prompts de IA para reservar citas?
Textos listos para dos tareas: instrucciones para un agente de IA que responde preguntas de reservas en tu web, y prompts que pegas en una herramienta de IA para redactar mensajes de reserva. Esta página tiene las dos cosas: un bloque de reglas con 10 mensajes de prueba y 6 prompts de mensajes.
¿Cómo es un buen prompt de recepcionista con IA para reservar citas?
Uno que empieza por lo que el agente no puede hacer: ver el calendario, reservar, guardar o cancelar. Repite la solicitud, envía el enlace de reserva, dice que una solicitud no es una reserva hasta que el sistema de reservas la confirma, ofrece otra hora o la lista de espera, y pasa a una persona los grupos, anticipos, excepciones y preguntas médicas o legales. La pestaña 1 tiene el bloque.
¿Cuáles son buenos prompts de ChatGPT para agendar citas?
Prompts que le dan a la IA los datos reales de la reserva, copiados de tu sistema de reservas, y reglas sobre lo que no debe añadir: ni horas extra, ni precios, ni ofertas, con un límite de palabras y un único paso siguiente. Las pestañas 2, 4, 5, 6 y 7 tienen seis. Comprueba la fecha y la hora antes de enviar.
¿Cuándo hay que enviar un recordatorio de cita?
24 horas antes es una opción habitual, con la confirmación justo después de la reserva. Para reservas hechas con semanas de antelación o clientes que ya faltaron alguna vez, añade un segundo recordatorio unos días antes: una antelación larga y las ausencias anteriores son los factores que más a menudo se relacionan con las citas perdidas1.
¿Los recordatorios de citas reducen las ausencias?
En ensayos del ámbito sanitario, sí. Una revisión Cochrane encontró una asistencia del 78,6% con recordatorios por SMS, frente al 67,8% sin recordatorio; los recordatorios por llamada telefónica llegaron al 80,3%2. Mide tu propia tasa antes y después con el registro de Excel.
¿Cuál es una tasa de ausencias normal?
Una revisión de 105 estudios de citas sanitarias encontró una media de alrededor del 23%, desde el 13,2% en Oceanía hasta el 43,0% en África1. Calcula la tuya dividiendo las ausencias entre las citas que tocaban y mira lo que te cuesta con la calculadora del coste de citas no atendidas.
¿Cómo hago el seguimiento después de una ausencia?
Llama una vez unos 15 minutos después de la hora de inicio y luego envía un único mensaje en menos de 2 horas: la hora programada, que intentaste contactar, la política en una línea y el enlace para volver a reservar. Sin culpas, y solo el responsable decide sobre los cargos.
¿El agente de CRMsoftware.pro puede reservar citas desde el chat?
El agente comparte tu enlace de reserva desde sus «Instrucciones». El cliente elige una hora en la página de reservas, que comprueba tus «Conexiones de Calendario» y envía el email de confirmación. Las reservas con sincronización de calendario vienen con Launch, 19 $ al mes con facturación anual.
¿CRMsoftware.pro envía recordatorios por SMS?
No, la app no envía SMS. La sección «Recordatorios» de un tipo de evento envía recordatorios por email 24 horas, 1 hora o 15 minutos antes. Para los SMS, redáctalos con el prompt B y envíalos desde tu propio teléfono.
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Herramientas gratis
Fuentes
- Revisión sistemática de 105 estudios, Health Policy 122(4), 2018, registro de PubMed: No-shows in appointment scheduling - a systematic literature review
- Revisión sistemática Cochrane de 8 ensayos aleatorizados, publicada el 5 de diciembre de 2013: Mobile phone messaging reminders for attendance at healthcare appointments
- Planes, precios y funciones, comprobados el 8 de octubre de 2026: Precios de CRMsoftware.pro
Deja que confirme la página de reservas y que tu agente envíe allí a tus clientes.
Empieza gratis con 3 usuarios y chat con IA: pega las reglas de reserva en «Instrucciones» y pruébalas en «Probar bot». Las reservas con sincronización de calendario vienen con Launch, 19 $ al mes con facturación anual para 8 usuarios.