Calculadora del coste de las citas no atendidas
Descubre cuánto te cuestan cada mes y cada año las citas no atendidas en beneficio perdido y horas reservadas, después de las franjas que consigues volver a ocupar, y cuánto recuperarían los recordatorios descontando su propio coste. Para clínicas, salones, estudios, consultores y cualquier negocio que funcione con reservas. Gratis, sin registro y sin que ningún dato salga de tu navegador.
Creado por Anatolii Ulitovskyi 
Verificado por RH Fardin Actualizado el Vuelve a ocupar las franjas que quedan libres
Responde a las nuevas solicitudes de reserva a cualquier hora, para que una franja cancelada pueda ir al siguiente cliente en lugar de quedarse vacía.
CRMsoftware.pro pone en tu sitio web un agente de IA que responde preguntas por chat y voz a todas horas, hace tus preguntas de cualificación y agenda llamadas en tu calendario. Cada solicitud se guarda como lead para tu equipo.
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El método
Cómo funciona la calculadora del coste de las citas no atendidas
Cuenta el beneficio que pierdes, no los ingresos, y descuenta las franjas que vuelves a ocupar.
Cuando alguien no se presenta, pierdes los ingresos de la visita, pero sigues pagando al personal y el local. Solo los costes que no se gastan, como materiales o productos, reducen la pérdida. También se restan las franjas que consigues volver a ocupar con una lista de espera o con clientes sin cita.
En el escenario con recordatorios, la calculadora reduce la tasa de citas no atendidas en el porcentaje que esperas que recorten los recordatorios, aplica la misma tasa de reocupación y resta el coste de la herramienta de recordatorios. La reducción es tu hipótesis: mide tu propia tasa durante un mes antes y después de activar los recordatorios.
48 al mes
400 × 12% = 48
Unas 31 horas reservadas al mes quedan vacías después de reocupar franjas.
3.264 $ al mes
48 × ($90 − $10) × (1 − 15%) = $3,264
39.168 $ al año.
1.061 $ al mes recuperados
12% → 7.92%: $3,264 − $2,154 − $49
Unas 16 citas no atendidas menos al mes.
Tus datos
Cómo medir tu tasa de citas no atendidas
Usa un mes completo y cuenta siempre de la misma forma.
Ausencias y cancelaciones tardías
Cuenta las citas a las que el cliente no acudió, más las cancelaciones demasiado tardías para ocupar la franja, por ejemplo las del mismo día.
Entre todas las reservas
Divide entre todas las citas reservadas para ese mes, incluidas las que se cumplieron.
Por servicio y día
Las tasas suelen variar según el servicio, el día de la semana, la hora y la antelación con que se reserva. Las reservas con mucha antelación y las primeras visitas suelen fallar más.
Investigación
¿Funcionan los recordatorios de citas?
La mejor evidencia procede del ámbito sanitario, y es positiva pero no milagrosa.
Una revisión sistemática Cochrane de ensayos aleatorizados concluyó que los recordatorios por SMS elevaron la asistencia a las citas sanitarias del 67,8 % al 78,6 % frente a no enviar recordatorio, con evidencia de calidad moderada de siete estudios con 5.841 personas. Dicho de otro modo, las citas perdidas bajaron de aproximadamente el 32 % a aproximadamente el 21 %, cerca de un tercio.
Los SMS funcionaron más o menos igual que los recordatorios por llamada telefónica (80,3 % de asistencia) y costaron menos por visita atendida en los dos estudios que lo midieron. Los ensayos proceden del ámbito sanitario y la revisión es de 2013, así que toma el tamaño del efecto como una hipótesis de partida para tu negocio, no como una promesa.
Palancas
Cómo reducir las citas no atendidas
Cada palanca corresponde a un dato de la calculadora.
Recuerda y confirma
Envía un recordatorio uno o dos días antes con una forma sencilla de confirmar o cambiar la cita. Quien puede mover una reserva en un solo paso cancela en lugar de desaparecer.
Cubre los huecos rápido
Mantén una lista de espera y responde rápido a las nuevas solicitudes de reserva, también por la tarde y los fines de semana, para que una franja vacía pueda ir a otra persona.
Fija una política clara
Los depósitos o una penalización por no presentarse en servicios largos o caros protegen tu tiempo. Indica la política cuando se reserva, no después de que alguien falte.
Hojas de cálculo
Fórmulas del coste de las citas no atendidas para Excel y Google Sheets
A1 = citas al mes, B1 = tasa de citas no atendidas, C1 = ingresos por cita, D1 = costes ahorrados por cita no atendida, E1 = tasa de reocupación.
Citas no atendidas al mes
Beneficio perdido al mes
Ganancia neta de los recordatorios al mes (F1 = reducción de las citas no atendidas, G1 = coste de la herramienta)
Preguntas frecuentes
Preguntas sobre citas no atendidas
¿Cómo se calcula el coste de las citas no atendidas?
Multiplica las citas al mes por tu tasa de citas no atendidas y por el beneficio de una visita (ingresos menos los costes que no gastas cuando no viene nadie). Después resta el porcentaje de franjas perdidas que vuelves a ocupar.
¿Cómo calculo mi tasa de citas no atendidas?
Divide las citas perdidas, incluidas las cancelaciones demasiado tardías para volver a ocupar la franja, entre todas las citas reservadas en el mismo periodo, y multiplica por 100.
¿Cuál es una tasa normal de citas no atendidas?
Varía mucho según el sector, el servicio y la antelación con que se reserva. En los ensayos sanitarios de la revisión Cochrane, alrededor del 32 % de las personas faltaron a sus citas sin recordatorios. Haz un seguimiento mensual de tu propia tasa y compárala consigo misma.
¿Reducen los recordatorios por SMS las citas no atendidas?
En ensayos sanitarios, los recordatorios por SMS elevaron la asistencia del 67,8 % al 78,6 % frente a no enviar recordatorio. Los resultados en tu negocio dependen de tus clientes y de cómo estén redactados los recordatorios.
¿Debo contar el tiempo del personal en el coste?
No como ahorro. Al personal se le paga tanto si el cliente viene como si no, así que el valor perdido son los ingresos menos solo los costes que realmente te ahorras. La calculadora también muestra las horas reservadas que quedaron sin usar.
¿Debo cobrar una penalización por no presentarse?
Muchos negocios cobran una penalización o piden un depósito en las citas largas o caras. Explica la política al reservar y decide si la penalización compensa el riesgo de molestar a los clientes habituales.
¿La calculadora guarda mis datos?
No. Todo se ejecuta en tu navegador. El enlace para compartir guarda tus cifras en la dirección, después del signo #, que no se envía a nuestro servidor.
Referencias
Fuentes
- Recordatorios por SMS y asistencia (7 ensayos, 5.841 personas: 67,8 % frente a 78,6 %; llamadas telefónicas 80,3 %): Gurol-Urganci I, de Jongh T, Vodopivec-Jamsek V, Atun R, Car J, "Mobile phone messaging reminders for attendance at healthcare appointments", Cochrane Database of Systematic Reviews, diciembre de 2013, revisado el 6 de octubre de 2026
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