Mensaje de recordatorio de cita médica por SMS: plantillas con las reglas de HIPAA y de consentimiento
Plantillas de mensaje de recordatorio de cita médica que una clínica puede enviar tal cual: confirmación con enlace a formularios, recordatorio a 2 días con respuestas C o R, SMS del mismo día, telemedicina, avisos de revisión, SMS «llámenos» y SMS tras una ausencia, y una versión en inglés. Con lo que nunca va en un SMS (según el HHS), el consentimiento según las normas de la FCC, un ejemplo completo, Word y un registro de recordatorios en Excel.
Creado por Anatolii Ulitovskyi 
Verificado por RH Fardin Actualizado el 1. Reglas HIPAA para un mensaje de recordatorio de cita médica
Léelo primeroLos SMS de recordatorio están permitidos. El HHS (el Departamento de Salud y Servicios Humanos de EE. UU.) indica que la HIPAA Privacy Rule (la norma de privacidad de HIPAA, la ley federal de EE. UU. sobre datos de salud) permite a los proveedores de salud comunicarse con los pacientes sobre su atención, recordatorios incluidos, siempre que limiten lo que dice el mensaje: en un mensaje telefónico, poco más que el nombre y el número de la clínica y lo necesario para confirmar la cita1. Cualquiera que tome el teléfono puede leer la vista previa de un SMS, así que cada mensaje de recordatorio de cita médica de esta página pasa la misma prueba. Los horarios, la gestión de STOP y las respuestas están en la página Plantillas de SMS de recordatorio de citas; esta página añade la capa médica.
Qué va en el SMS y qué nunca
| En el SMS | Nunca en el SMS |
|---|---|
| Nombre y teléfono de la clínica | Un diagnóstico, un problema de salud o un síntoma |
| Nombre e inicial del apellido | Resultados de pruebas, o que hay resultados |
| Día, fecha, hora, dirección o «videoconsulta» | Nombres de medicamentos, dosis, renovaciones de receta |
| Llegar antes, traer ID y tarjeta del seguro | Una especialidad o un nombre de clínica que revele un problema de salud |
| Una acción: responder C o R, o llamar | Un saldo, un copago o una línea de facturación |
| La línea STOP para darse de baja | Pasos de preparación que nombren un procedimiento |
Tres hábitos HIPAA para la recepción
- Mínimo necesario: haz esfuerzos razonables para usar y divulgar solo la información de salud protegida mínima necesaria para el fin2. En un recordatorio, eso es una hora y un lugar.
- Preferencia del paciente: un paciente puede pedir que se le contacte por otra vía o en otro número, y el proveedor debe atender una petición razonable12. Anota el canal que eligió y usa solo ese.
- Canales sin cifrar: el HHS indica que la Privacy Rule no prohíbe el email sin cifrar para comunicaciones relacionadas con el tratamiento si el proveedor aplica salvaguardas razonables, limita la información y deja decidir al paciente después de explicarle los riesgos3. El HHS lo escribió sobre el email: trata un SMS al menos con el mismo cuidado.
2. Consentimiento para los SMS a pacientes: la regla de la FCC
En EE. UU., la FCC (la Comisión Federal de Comunicaciones) resolvió en 2015 que dar un número de teléfono a un proveedor de salud cuenta como consentimiento previo y expreso para las llamadas y los SMS de salud sujetos a HIPAA, dentro del alcance de ese consentimiento y si el paciente no dio instrucciones en contra: un número dado al reservar una visita cubre los mensajes sobre esa visita4. La misma resolución exime del requisito de consentimiento a ciertos SMS de salud cuando son gratuitos para el paciente, con condiciones que hoy están en las normas de la FCC5. Pregunta de todos modos y anota la respuesta: cuesta una línea en el formulario de admisión.
Línea del formulario de admisiónPodemos enviar confirmaciones y recordatorios de citas por SMS a este móvil (marque una opción): Sí / No. Los SMS no están cifrados y cualquiera que tenga su teléfono puede leerlos. Puede responder STOP en cualquier momento.
En la recepción o por teléfono¿Podemos enviarle los recordatorios de sus citas por SMS al número? Solo indican la fecha, la hora y nuestro teléfono, y puede responder STOP en cualquier momento.
Las condiciones de la FCC para los SMS de salud exentos
- Solo al número que dio el paciente, con el nombre y los datos de contacto del proveedor en el SMS; solo para los fines de la lista, como confirmaciones y recordatorios de citas y exámenes, revisiones de bienestar, resultados de laboratorio y avisos de recetas; sin marketing, facturación ni cobro de deudas; HIPAA rige el contenido5.
- 160 caracteres o menos, un mensaje al día y como máximo tres a la semana por paciente, STOP indicado en cada SMS, bajas atendidas de inmediato5.
Pregunta en persona, no por SMSEn un estudio en un centro de salud comunitario, 4.955 de 8.425 citas no tuvieron respuesta a un SMS de consentimiento, y aun así el 93% de los pacientes encuestados que no habían respondido quería recibir SMS6. Pregunta cuando el paciente llega o en la llamada de reserva. Esto no es asesoramiento legal: consulta a un abogado antes de automatizar los SMS.
3. SMS de confirmación: formularios, llegar antes, qué traer
Envíalo a los pocos minutos de la reserva, o a las 8:00 si reservaron de noche. A un paciente nuevo, el enlace a los formularios le ahorra 15 minutos rellenando papeles en la sala de espera. Que el enlace sea corto y genérico: el motivo de la visita no va en el enlace, ni en el título del formulario, ni en el SMS.
Confirmación, paciente habitualClínica: nombre, su cita es el día, fecha, hora, dirección. Para cambiarla, llame al teléfono. STOP para no recibir SMS.
Paciente nuevo, con enlace a formulariosClínica: ¡Bienvenido/a, nombre! Cita: día, fecha, hora, dirección. Formularios: enlace a formularios. STOP para no recibir SMS.
Formularios pendientes, el día antesClínica: Hola nombre, faltan sus formularios para el día: enlace a formularios (unos 10 min). O venga 15 min antes y le ayudamos.
Siempre, nunca
- Siempre: primero el nombre de la clínica; día, fecha y hora; la dirección o «videoconsulta»; una forma de cambiar la cita, y la línea STOP en el primer SMS.
- Nunca: el motivo de la visita, una especialidad del profesional que revele un problema de salud o el importe de un copago.
- Cuéntalo: el recordatorio de formularios es uno de los tres SMS por semana que permite la FCC5. Envíalo en lugar del recordatorio a 2 días, o incluye en él la línea de los formularios.
4. SMS de recordatorio al paciente: 2 días antes y el mismo día
SMS principalEl recordatorio a 2 días es el que libera huecos a tiempo. La versión médica no dice nada de la visita en sí: los pasos de preparación van en un mensaje del portal o en una llamada, y el SMS solo remite a ellos.
Recordatorio a 2 díasClínica: Hola nombre, recordatorio: día, fecha a las hora. Responda C para confirmar o R para cambiarla. STOP para no recibir SMS.
Con pasos de preparación, sin nombrarlosClínica: Hola nombre, nos vemos el día a las hora. Siga las indicaciones de su portal. Responda C para confirmar o R para cambiarla.
SMS del mismo día, 2 horas antesClínica: Hoy a las hora, nombre: venga 15 min antes con ID y tarjeta del seguro. Dónde aparcar. ¿Llega tarde? Llame al teléfono.
Si preguntan para qué es la visitaGracias, nombre, cita confirmada. No puedo dar detalles por SMS. Llame al teléfono antes de las hora o vea el mensaje de su portal. Hasta el día.
C y R, no SÍ y CANCELARCANCEL (cancelar) es una de las palabras de baja de las normas de la FCC5: un paciente que la escribe para anular una visita también te ha pedido que dejes de enviarle SMS. Confirma la baja en un SMS y resuelve la visita por teléfono. Los pacientes habituales que respondieron C no reciben SMS del mismo día: con dos SMS basta.
5. Recordatorio de cita de telemedicina por SMS, con el enlace
Una videoconsulta necesita tres cosas en el SMS: la hora con la zona horaria, el enlace y una línea sobre un lugar privado. Los pasos de configuración y las contraseñas van en el portal, y el enlace se envía otra vez 15 minutos antes de la visita.
Confirmación de telemedicinaClínica: nombre, su videoconsulta es el día, fecha a las hora zona horaria. Enlace y pasos previos: enlace del portal. STOP para no recibir SMS.
15 minutos antesClínica: Su videoconsulta es a las hora en enlace de videollamada. Busque un sitio tranquilo y privado. ¿Problemas? Llame al teléfono.
Si falla el enlaceClínica: Lo sentimos, el enlace falla. Su médico le llama a este teléfono en menos de 10 min. Para cambiar la cita, llame al teléfono.
Reglas para los SMS de telemedicina
- El enlace solo indica qué plataforma usas, nunca el nombre del paciente ni el tipo de visita.
- Ninguna contraseña por SMS: mensaje del portal o teléfono.
- Nada clínico por SMS después de la visita. El resumen va en el portal; un SMS «llámenos» remite a él.
6. SMS de aviso de revisión y SMS «llámenos», sin detalles
El HHS deja fuera de la definición de marketing las comunicaciones para el tratamiento de la persona, con los recordatorios de renovación de recetas como ejemplo2. Un SMS que dice que toca una visita es una de esas comunicaciones, y las revisiones de bienestar y los avisos de recetas están en la lista de mensajes de salud exentos de la FCC5. Deja fuera las ofertas y los servicios nuevos, y di que toca una visita, nunca por qué.
Toca la visita anualClínica: Hola nombre, es hora de su visita anual. Reserve en enlace de reserva o llame al teléfono. STOP para no recibir SMS.
Toca una visita de seguimiento, tras una visitaClínica: Hola nombre, su médico quiere verle de nuevo hacia mes. Reserve en enlace de reserva o llame al teléfono.
Llámenos: resultados, preguntas, todo lo que tenga detallesClínica: Hola nombre, por favor llame al teléfono cuando pueda, días y horario. Pregunte por tu nombre.
Reglas de los avisos de revisión
- Un SMS, luego una llamada dos semanas después, y después para y anótalo en la historia clínica. Tres SMS a la semana es el límite de la FCC, no un objetivo5.
- «Su visita anual», no el problema de salud que controla. «Su médico quiere verle de nuevo», no para qué.
- El HHS permite un mensaje de que la receta está lista1; el nombre del medicamento y la dosis quedan fuera.
7. SMS tras una ausencia en una consulta médica, sin reproches
Un solo SMSA los 15 minutos de la hora de inicio, llama una vez. Si no contesta: un SMS en menos de una hora. En una clínica, el SMS tras una ausencia también deja la puerta abierta: sin reproches, sin explicar por qué importaba la visita, con una sola forma de pedir nueva cita. Marca la visita como ausencia en tu sistema de reservas y anota la hora de la llamada.
SMS tras una ausenciaClínica: No le vimos hoy a las hora. Esperamos que esté bien. Nueva cita: teléfono o enlace de reserva. STOP para no recibir SMS.
Con la política indicada al reservarClínica: Hola nombre, no le vimos hoy a las hora y le llamamos a las hora. Citas perdidas: política en una línea. Nueva cita: teléfono.
Si responde con un motivoGracias por avisarnos, nombre. ¿Le viene bien el día a las hora o el día a las hora? Responda con la que prefiera.
Nunca
- Nunca digas por qué importaba la visita: «sus resultados necesitan revisión» es un resultado por SMS.
- Nunca cobres un cargo que no indicaste al reservar, y nunca pongas un importe en dólares en el SMS: el contenido de facturación queda fuera de la exención de la FCC5.
- Nunca envíes un segundo SMS de ausencia por la misma visita, y nunca pidas el motivo.
8. SMS de recordatorio de cita en inglés para pacientes
Pregunta el idioma preferido en la admisión y escribe en él, con la misma estructura y los mismos códigos de respuesta, C, R y STOP, porque STOP es la palabra que nombran las normas de la FCC5. Lo que cambia es la longitud. En español, la é, la ñ, ¿ y ¡ están en el alfabeto GSM-7, pero la á, la í, la ó y la ú no, y una sola de ellas reduce el segmento a 70 caracteres7. En inglés no hay tildes que esquivar, pero unas comillas tipográficas o un emoji también pasan el SMS a UCS-2. La hoja Comprobar SMS de Excel muestra el resultado.
Confirmation (confirmación)Practice: first name, you're booked day, date at time, address. To change, call phone. Reply STOP to opt out.
2-day reminder (recordatorio a 2 días)Practice: Hi first name, reminder: day, date at time, address. Reply C to confirm or R to reschedule. Reply STOP to opt out.
Day-of (mismo día)Practice: See you today at time, first name. Come 15 min early with ID and insurance card. Parking tip. Late? Call phone.
No-show (ausencia)Practice: We missed you at time today. Hope all is well. Rebook: phone or booking link. Reply STOP to opt out.
Reglas para un segundo idioma
- Un inglés sencillo y cortés en todos los SMS, y la misma regla de HIPAA: fecha, hora, lugar y teléfono, nada más.
- Una persona bilingüe lee las respuestas y contesta por teléfono las preguntas sobre la visita.
- Usa los mismos códigos C, R y STOP en los dos idiomas y explícalos una vez en la admisión.
Para pequeños equipos de ventas y soporte
SMS desde tu herramienta de SMS. Emails de reserva y de recordatorio desde la app.
En CRMsoftware.pro, cada tipo de evento puede enviar emails de recordatorio 24 horas, 1 hora o 15 minutos antes de la visita, y tú editas los emails «Confirmación de reserva» y «Recordatorio de reunión» para que solo lleven fecha, hora, dirección y teléfono. Las visitas perdidas reciben el estado «Ausencia». La app no envía SMS: los SMS salen de tu propio teléfono o de tu herramienta de SMS.
- Emails de recordatorio «24 horas antes», «1 hora antes» o «15 minutos antes»
- Emails «Confirmación de reserva» y «Recordatorio de reunión», estado «Ausencia»
- Reservas con sincronización de calendario desde Launch, 19 $ al mes con facturación anual
Plan Free: 3 usuarios, chat con IA, sin tarjeta de crédito.
Ejemplo completo
Ejemplo de mensaje de recordatorio de cita médica: un paciente, una semana
Cedar Hollow Family Practice, una consulta de medicina familiar ficticia de Raleigh, North Carolina, envía estos mensajes de recordatorio de cita médica desde su propia herramienta de SMS, y CRMsoftware.pro envía sus emails de reserva. Walter K., un paciente nuevo, reservó por teléfono el lunes 5 de octubre de 2026 para el jueves 15 de octubre a las 14:30 y aceptó recibir SMS. Beatriz Lemos lleva la recepción.
Los SMS de Walter, paso a paso
| Cuándo | SMS | Resultado |
|---|---|---|
| Lun 5 oct, 11:05 | Confirmación con enlace a formularios, 156 caracteres | Formularios rellenados el mié 7 oct |
| Mar 13 oct, 14:30 | Recordatorio a 2 días, 152 caracteres | Respuesta C a las 14:36, con una pregunta |
| Mar 13 oct, 14:41 | Beatriz: sin detalles por SMS, que llame | Walter llamó a las 15:10 |
| Jue 15 oct, 12:30 | SMS del mismo día: paciente nuevo, 156 caracteres | Asistió, llegó a las 14:22 |
Lo que Beatriz anotó en el registro
| Paciente | Walter K. en los SMS, número de historia en el registro. Sin nombre completo ni motivo de la visita |
| Consentimiento | Sí, por teléfono, lun 5 oct, tomado por Beatriz |
| Tipo de recordatorio, SMS enviados | Confirmación + 2 días + mismo día (paciente nuevo), 3 SMS |
| Respuesta, asistencia | C, pregunta contestada por teléfono. Asistió |
Qué queda en el registro y en la app
| Registro de recordatorios | 28 visitas, del 5 al 21 de octubre: 26 cerradas, 2 próximas |
| Tasa de ausencias | 2 ausencias en 24 visitas que tocaban: 8,3% |
| Antes de los recordatorios | 6 en 40 visitas que tocaban en las 4 semanas hasta el 2 de octubre: 15% |
| Por tipo de recordatorio | Ninguna de las dos ausencias había respondido: una sin consentimiento para SMS, otra que nunca contestó al recordatorio a 2 días |
| «Reservas» de CRMsoftware.pro | Visita de Walter en «Confirmado», email de recordatorio 24 horas antes; las dos visitas perdidas, marcadas como «Ausencia» |
Evidencia
Por qué los recordatorios de citas con el médico por SMS reducen las ausencias: la evidencia
La evidencia viene del propio ámbito sanitario. Una revisión Cochrane de 8 ensayos aleatorizados con 6.615 personas concluyó que los recordatorios por SMS elevaron la asistencia al 78,6%, frente al 67,8% sin recordatorio (7 ensayos, 5.841 personas), un efecto similar al de los recordatorios por llamada, y en dos ensayos el coste por asistencia fue un 55% y un 65% más bajo que con llamadas8. La revisión es de 2013 y califica la evidencia de calidad baja a moderada, así que toma el tamaño del efecto como un punto de partida.
En una sola clínica las diferencias pueden ser mayores. En un ensayo aleatorizado en una clínica pediátrica urbana de Cleveland, los 170 pacientes recibieron el recordatorio de voz habitual y la mitad recibió además un SMS: la tasa de ausencias fue del 23,5% con el SMS y del 38,1% sin él, una diferencia de 14,6 puntos9. Es un ensayo pequeño con una tasa de partida alta, así que mide tu propia tasa antes y después.
Las clínicas pierden pacientes en el consentimiento, no en la privacidad. En el estudio del centro de salud comunitario de la pestaña 2, la mayoría de los pacientes nunca respondió al SMS de consentimiento; quienes sí recibieron SMS tuvieron una tasa de ausencias del 13,7%, frente al 20,2% de un grupo emparejado6. Los pacientes querían los SMS; nadie se lo había preguntado en persona.
78,6%
de asistencia con recordatorios por SMS, frente al 67,8% sin ellos (revisión Cochrane, 7 ensayos)
23,5%
de ausencias con un SMS añadido al recordatorio de voz, frente al 38,1% sin él (ensayo en una clínica pediátrica)
3
SMS por semana como máximo, y 1 al día, con la exención de la FCC para los SMS de salud
Qué puede decir cada SMS
SMS de recordatorio de cita para pacientes: qué puede decir cada uno
Una fila por cada SMS del juego. La prueba del HHS para cada fila: poco más que el nombre y el número de la clínica y lo necesario para confirmar la cita. Las condiciones de la FCC para cada fila: nombre y teléfono de la clínica, 160 caracteres, sin facturación, STOP.
| SMS | Puede decir | Nunca | Envío |
|---|---|---|---|
| SMS de reserva | Clínica, día, fecha, hora, dirección, enlace a formularios, línea STOP | Motivo de la visita, una especialidad que revele un problema de salud | Al reservar; a las 8:00 si reservaron de noche |
| Recordatorio a 2 días | Fecha, hora, C o R, «siga las indicaciones de su portal» | Los pasos de preparación en sí, el nombre de un procedimiento | 2 días antes, de 8:00 a 20:00 |
| Mismo día | Hora, llegar antes, ID y tarjeta del seguro, parking | Importe del copago, saldo pendiente | 2 horas antes: pacientes nuevos, ausencias anteriores, reservas con 14+ días, videoconsultas |
| Telemedicina | Videoconsulta, hora con zona horaria, enlace, «un sitio privado» | Contraseña, de qué trata la visita | Al reservar y 15 minutos antes |
| Aviso de revisión | «Es hora de su visita anual», «su médico quiere verle de nuevo» | Por qué, el problema de salud, resultados | Una vez, y una llamada dos semanas después |
| Llámenos | «Por favor, llame», horario, por quién preguntar | Resultados, nombres de medicamentos, «urgente» con un motivo | En horario de atención, cuando algo necesita una conversación |
| Ausencia | «No le vimos hoy», cómo pedir nueva cita, la política indicada al reservar | Por qué importaba la visita, reproches, un importe en dólares | En menos de 1 hora, después de una llamada |
Los horarios siguen el plan general de la página Plantillas de SMS de recordatorio de citas (confirmación al reservar, recordatorio 48 horas antes, SMS del mismo día para algunos, SMS tras una ausencia después de una llamada). Las filas de arriba añaden lo que una clínica puede escribir y lo que no15.
Casos difíciles
Recordatorios por SMS que cumplen con HIPAA en casos difíciles
Cinco situaciones que la recepción vive cada mes. La regla es la misma en todas: el SMS dice menos y una persona toma el teléfono.
Un familiar lee el teléfono
Escribe cada SMS como si otra persona fuera a leerlo primero: no debe revelar más que la existencia de una visita. Si un paciente pidió que se le contacte por otra vía o en otro número, usa solo esa; el HHS indica que el proveedor debe atender una petición razonable1.
Salud mental, salud sexual, adicciones, fertilidad
Hasta el nombre de la clínica puede revelar un problema de salud. Usa un nombre de remitente neutro acordado con cada paciente, ofrece recordatorios por teléfono o por el portal y nunca nombres el servicio1.
Un paciente hace una pregunta de salud por SMS
Atiende a la persona, no a la pregunta: por teléfono o por el portal, nunca por SMS. La misma regla va en las instrucciones del agente de IA de tu web, con la página Respuestas de respaldo y seguridad para IA.
RespuestaClínica, soy tu nombre. No puedo resolver dudas de salud por SMS. Llame al teléfono o escriba en el portal. ¿Emergencia? Llame al 911.
Número equivocado o «¿quién es?»
No confirmes el nombre del paciente ni la visita. Deja de escribir a ese número, bórralo de la historia clínica y comprueba el número correcto con el paciente por teléfono.
RespuestaDisculpe, ese SMS era para otra persona. Hemos quitado este teléfono de la lista y no le escribiremos de nuevo. Clínica, teléfono.
STOP de un paciente con visita mañana
Una confirmación de la baja y nada más: las normas de la FCC exigen atender las bajas de inmediato5. Después, llama por la visita y cambia la historia clínica a recordatorios por teléfono o por email.
Esta página no es asesoramiento legal. Describe normas federales de EE. UU. (el HHS sobre HIPAA, la FCC sobre los SMS); las leyes estatales, las normas de las operadoras y tus propias políticas se suman a ellas. Fuera de EE. UU., sigue las normas locales de privacidad sanitaria y de mensajería.
Registro en Excel
El registro de recordatorios en Excel para una consulta médica
Cuatro hojas: Registro de recordatorios, Resumen, Comprobar SMS y Listas. El registro usa iniciales o un número de historia y ningún motivo de visita, así que puede estar en una unidad compartida sin datos clínicos.
| Columna | Qué hace |
|---|---|
| Paciente | Iniciales o número de historia, por ejemplo Walter K. o P-2031. Sin nombres completos ni motivo de la visita. |
| Tipo de visita | Paciente nuevo, Seguimiento, Telemedicina, Visita anual o Visita tras aviso: el tipo, nunca el problema de salud. |
| Cita, consentimiento SMS | Fecha y hora, por ejemplo 2026-10-15 14:30, y Sí o No según el formulario de admisión. |
| Tipo de recordatorio, SMS enviados | Solo confirmación; Confirmación + 2 días; Confirmación + 2 días + mismo día; Sin SMS: llamar o email. Y cuántos SMS se enviaron. |
| Respuesta, asistencia | C, R, STOP o Pregunta. Asistió, Ausencia, Reprogramada o Cancelada a tiempo. |
| Estado Auto | Programada, Esperando respuesta, Confirmada, Dar nueva cita, Responder por teléfono, Baja: llamar, Anotar el resultado, Ausencia: nueva cita (durante 7 días) o Cerrada. |
| Resumen Auto | Visitas que tocaban, tasa de ausencias por tipo de recordatorio y por respuesta, tasa de respuesta, bajas, antes y después. |
| Comprobar SMS Auto | Caracteres, codificación (GSM-7 o UCS-2), segmentos y una comprobación con una lista de palabras que marca palabras de diagnósticos, resultados, medicamentos y facturación. |
El ejemplo es Cedar Hollow Family Practice, del 5 al 21 de octubre de 2026: 28 visitas, 26 cerradas. 2 ausencias en 24 visitas que tocaban (8,3%), frente al 15% en las 4 semanas antes de los recordatorios; 20 de 23 recordatorios recibieron respuesta. Las dos ausencias fueron de pacientes sin respuesta: uno sin consentimiento para SMS y otro que nunca contestó al recordatorio a 2 días. Funciona en Excel, LibreOffice y Hojas de cálculo de Google.
Cómo usarlo
Cómo usar estas plantillas de mensaje de recordatorio de cita médica
- 1
Escribe tu juego de SMS
Rellena los corchetes: nombre de la clínica, dirección, teléfono, enlaces. Pega cada SMS en la hoja Comprobar SMS: 1 segmento, sin palabras marcadas.
- 2
Recoge el consentimiento y las preferencias
La línea del formulario de admisión y la pregunta en la llamada de reserva. Anota sí o no, el canal preferido y el número.
- 3
Fija los horarios
Confirmación al reservar, recordatorio 2 días antes, SMS del mismo día para pacientes nuevos, ausencias anteriores y videoconsultas. Un SMS al día, tres a la semana como máximo.
- 4
Contesta las preguntas por teléfono
Un responsable lee las respuestas tres veces al día. C y R reciben un SMS; una pregunta sobre la visita recibe una llamada o un mensaje del portal.
- 5
Mide durante 4 semanas
Compara la tasa de ausencias por tipo de recordatorio con tu referencia y cambia una sola cosa cada vez.
Configúralo en CRMsoftware.pro
- Abre «Programación» > «Tipos de evento» y edita un tipo de evento, o haz clic en «Nuevo tipo de evento». En «Recordatorios», elige «24 horas antes», «1 hora antes» o «15 minutos antes». Son emails; la app no envía SMS.
- En la pestaña «Correos», haz clic en «Editar plantilla» para «Confirmación de reserva» y «Recordatorio de reunión». Deja «Asunto del email», «Encabezado» y «Texto del cuerpo» en fecha, hora, dirección y teléfono, y haz clic en «Guardar plantilla».
- Para las videoconsultas, pon «Videollamada» en la «Ubicación» del tipo de evento y el enlace en «Detalles de la ubicación». Fija un «Aviso mínimo de cancelación» para bloquear las cancelaciones en línea de última hora.
- Después de una visita perdida, abre «Reservas», márcala como «Ausencia» y añade la fila al registro de Excel.
- En «Contactos», guarda el consentimiento para SMS y el canal preferido en «Notas» o en un campo de «Campos personalizados» («Añadir campo», «Etiqueta del campo», «Tipo de campo»). Para un aviso de revisión, crea una tarea en «Tareas» > «Nueva tarea» con una «Fecha límite».
- En «Mis Bots» > «Conceptos básicos» > «Instrucciones», pide al agente de IA de tu web que ofrezca el enlace de reserva y que nunca responda preguntas de salud. Haz clic en «Guardar cambios» y luego en «Probar bot».
CRMsoftware.pro envía emails de reserva, no SMS, y no es un sistema de historias clínicas: guarda los datos clínicos en el software de tu clínica. Las reservas con sincronización de calendario vienen con Launch, 19 $ al mes con facturación anual para 8 usuarios. El chat con IA en tu web es gratis para 3 usuarios, sin tarjeta de crédito.
Revisión semanal, 10 minutos
- Cada número que recibe SMS tiene Sí en Consentimiento SMS en el registro y en la historia clínica.
- Ningún SMS de la hoja Comprobar SMS tiene una palabra marcada ni un segundo segmento.
- Cada STOP está anotado y nadie ha vuelto a escribir a ese número.
- Cada visita pasada tiene un resultado, y la tasa de ausencias por tipo de recordatorio está comparada con tu referencia.
Preguntas frecuentes
Mensajes de recordatorio de cita médica: preguntas frecuentes
¿Qué debe decir un mensaje de recordatorio de cita médica?
El nombre de la clínica, el nombre del paciente y la inicial de su apellido, el día, la fecha y la hora, la dirección o «videoconsulta», una acción (responder C o R, o un teléfono) y la línea STOP. Nada sobre el motivo de la visita: el HHS indica que un mensaje de recordatorio debe dar poco más que el nombre y el número de la clínica y lo necesario para confirmar la cita1.
¿Los SMS de recordatorio de citas cumplen con HIPAA?
HIPAA los permite. El HHS indica que la Privacy Rule permite a los proveedores comunicarse con los pacientes sobre su atención, recordatorios incluidos, con salvaguardas razonables y la información mínima necesaria12, y que el email sin cifrar no está prohibido para las comunicaciones relacionadas con el tratamiento si el proveedor limita la información y deja decidir al paciente3. Una herramienta de SMS no hace que un SMS cumpla; lo hacen las palabras. Esto no es asesoramiento legal.
¿Los pacientes tienen que dar su consentimiento para los SMS de recordatorio?
Pregunta y anótalo. En EE. UU., la FCC resolvió en 2015 que un número de teléfono dado a un proveedor de salud cuenta como consentimiento previo y expreso para las llamadas y los SMS de salud sujetos a HIPAA, dentro del alcance de ese consentimiento4, y las normas de la FCC eximen a los SMS de salud gratuitos para el paciente con condiciones: nombre y teléfono del proveedor, 160 caracteres, sin facturación ni marketing, STOP, uno al día y tres a la semana5. Esto no es asesoramiento legal.
¿Qué nunca debe ir en un SMS de recordatorio de cita para pacientes?
Un diagnóstico, un problema de salud o un síntoma; resultados de pruebas, o que hay resultados; nombres de medicamentos, dosis o renovaciones de receta; una especialidad o un nombre de clínica que revele un problema de salud; un saldo, un copago o cualquier importe en dólares; pasos de preparación que nombren un procedimiento. El contenido de facturación y de marketing también queda fuera de la exención de salud de la FCC5. Escribe «llámenos» en su lugar.
¿Cuántos SMS de recordatorio puede enviar una consulta médica?
Con la exención de salud de la FCC, un mensaje al día y como máximo tres a la semana por paciente, cada uno de 160 caracteres o menos y con STOP como forma de darse de baja5. Este plan usa tres por visita como máximo: la confirmación, un recordatorio a 2 días y un SMS del mismo día solo para pacientes nuevos, ausencias anteriores, visitas reservadas con 14 días o más de antelación y videoconsultas.
¿Los recordatorios por SMS reducen las ausencias en las citas médicas?
Sí, en ensayos aleatorizados. Una revisión Cochrane encontró una asistencia del 78,6% con recordatorios por SMS, frente al 67,8% sin ellos8, y un ensayo en una clínica pediátrica redujo la tasa de ausencias del 38,1% al 23,5% al añadir un SMS al recordatorio de voz9. El efecto depende de tu tasa de partida, así que cuenta 4 semanas antes y después.
¿Puedo enviar los SMS de recordatorio de citas en inglés?
Sí: la pestaña 8 tiene los SMS de confirmación, recordatorio a 2 días, mismo día y ausencia en inglés, con los mismos códigos C, R y STOP. Vigila la longitud: en inglés basta con evitar las comillas tipográficas y los emoji, pero en español la á, la í, la ó y la ú no están en el alfabeto GSM-7, así que una sola de ellas reduce un segmento de 160 a 70 caracteres7. Que una persona bilingüe lea las respuestas.
¿Qué SMS envío a un paciente que faltó a su cita?
Llama una vez 15 minutos después del inicio y luego envía un solo SMS en menos de una hora: «No le vimos hoy a las [hora]. Esperamos que esté bien. Nueva cita: [teléfono] o [enlace de reserva].» Sin reproches, sin explicar por qué importaba la visita, sin importes, solo una política que indicaste al reservar. Marca la visita como «Ausencia» y anota la hora de la llamada.
¿CRMsoftware.pro puede enviar mensajes de recordatorio de cita médica?
No, CRMsoftware.pro no envía SMS y no es un sistema de historias clínicas. Cada tipo de evento puede enviar emails de recordatorio 24 horas, 1 hora o 15 minutos antes, además del email «Confirmación de reserva», y una visita perdida recibe el estado «Ausencia». Envía los SMS desde tu propia herramienta de SMS y guarda los datos clínicos en el software de tu clínica. Las reservas con sincronización de calendario vienen con Launch, 19 $ al mes con facturación anual10.
Plantillas relacionadas
Herramientas gratis
Fuentes
- Guía sobre HIPAA del Departamento de Salud y Servicios Humanos de EE. UU., contenido revisado por última vez el 28 de diciembre de 2022: HHS, May physician's offices or pharmacists leave messages for patients at their homes?
- Resumen oficial de la Privacy Rule (mínimo necesario, marketing, comunicaciones confidenciales), contenido revisado por última vez el 14 de marzo de 2025: HHS, Summary of the HIPAA Privacy Rule
- Guía del HHS sobre el email sin cifrar con pacientes, contenido revisado por última vez el 26 de julio de 2013: HHS, Does the HIPAA Privacy Rule permit health care providers to use e-mail to discuss health issues and treatment with their patients?
- Resolución declaratoria y orden de la FCC del 10 de julio de 2015, párrafos 141 a 148 sobre llamadas y SMS de salud, versión en texto: FCC 15-72, Rules and Regulations Implementing the Telephone Consumer Protection Act of 1991
- Normas de la FCC basadas en la TCPA, texto oficial vigente en eCFR, apartado (a)(9)(iv) sobre proveedores de salud y (a)(10) sobre palabras de baja, consultado el 18 de octubre de 2026: 47 CFR 64.1200, Delivery restrictions
- Estudio en un centro de salud comunitario, 8.425 citas, Journal of Health Care for the Poor and Underserved 27(4), 2016, registro de PubMed: Percac-Lima et al., Can Text Messages Improve Attendance to Primary Care Appointments in Underserved Populations?
- El mapa de caracteres GSM-7, documentación de un proveedor de SMS, consultada el 18 de octubre de 2026: Twilio, What is GSM-7 character encoding?
- Revisión sistemática Cochrane de 8 ensayos aleatorizados, publicada el 5 de diciembre de 2013: Gurol-Urganci et al., Mobile phone messaging reminders for attendance at healthcare appointments
- Ensayo controlado aleatorizado, 170 pacientes, clínica pediátrica urbana con médicos residentes, International Journal of Pediatrics, 2016, registro de PubMed: Lin et al., Text Message Reminders Increase Appointment Adherence in a Pediatric Clinic: A Randomized Controlled Trial
- Planes y precios: Precios de CRMsoftware.pro
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