Sequenza di email di follow-up commerciale dopo la proposta

Una sequenza di email di follow-up commerciale per i 14 giorni dopo l’invio di una proposta o di un preventivo: cinque email con due oggetti ciascuna, il giorno di invio, le regole di stop e l’attività nel CRM che ti fa inviare ogni email in tempo. In più, risposte alle obiezioni, un riepilogo dell’incontro, un file Word e un registro Excel gratuito, senza registrazione.

1. Giorno 0: l’email con la proposta, un riepilogo e un solo prossimo passo

Da inviare con la proposta

Prima di inviare

  • Il perimetro è stato concordato in una chiamata o in un sopralluogo.
  • La proposta indica il prezzo, cosa è incluso, la data di inizio e una data di scadenza.
  • Sai chi decide e quando vuole decidere.

OggettoLa tua proposta per progetto, con il prossimo passo

OppureProposta di La tua azienda: risultato principale dal data di inizio

EmailCiao nome,

grazie per il tempo che mi hai dedicato giorno. In allegato trovi la proposta per progetto.

In breve: cosa è incluso, a partire dal data di inizio, per prezzo. Il prezzo è valido fino al data di scadenza.

Il prossimo passo è una chiamata di 15 minuti per vederla insieme e rispondere alle tue domande. Ti va bene giorno alle ora o giorno alle ora? Se vuoi coinvolgere anche decisore, sarà un piacere.

Un saluto,
il tuo nome
telefono

ConsiglioScrivi il prossimo passo nell’email stessa, con due orari precisi. Una proposta senza una data successiva è quella che cade nel vuoto.

Attività nel CRM, collegata alla trattativa

CampoCosa inserire
“Task title”Invia proposta: trattativa
“Assignee”, “Deadline”Responsabile della trattativa, 1 giorno lavorativo dopo la chiamata o il sopralluogo
A lavoro fatto“Status summary”: inviata il data, valore, valida fino al data. Crea l’attività del Giorno 2.

Per piccoli team di vendita e assistenza

Dai a ogni follow-up delle proposte un responsabile e una scadenza.

In CRMsoftware.pro ogni proposta è una trattativa con un responsabile e ogni follow-up è un’attività con un assegnatario, una scadenza e la trattativa collegata. Le email le invii dalla tua casella di posta.

  • Trattative su una bacheca Kanban, con le attività collegate a ogni trattativa
  • Preventivi, firma elettronica e link di pagamento per chiudere la trattativa
  • Piano Free con 1 pipeline e attività di base. Preventivi e firma elettronica da Launch, 19 $ al mese con fatturazione annuale

Piano Free: 3 utenti, senza carta di credito.

Esempio compilato

Una proposta, due follow-up, firmata al giorno 13

Brightway Office Cleaning, un’azienda fittizia, prepara un preventivo per la pulizia notturna di due studi dentistici e usa questa sequenza di email di follow-up commerciale. La cliente risponde all’email del Giorno 5 con due obiezioni, segue una chiamata e il contratto viene firmato 13 giorni dopo la proposta. Le email del Giorno 9 e del Giorno 14 non sono mai servite.

Brightway Office CleaningAzienda e cliente fittizi
ClienteBuongiorno, ci serve un preventivo per la pulizia notturna dei nostri due studi dentistici, circa 6.500 piedi quadrati in totale.
Agente IAGrazie, Elena. Kim del nostro team ti scriverà oggi per fissare un sopralluogo in entrambi gli studi.
Sopralluogo il 21 set · proposta inviata via email il 22 set
Kim, venditeGiorno 0, mar 22 set: Grazie per avermi mostrato entrambi gli studi. In allegato trovi la proposta: 5 notti a settimana dal 2 novembre, 2.150 $ al mese, valida fino al 22 ottobre. Per una chiamata di 15 minuti ti va bene giovedì alle 10:00 o venerdì alle 14:00?
Kim, venditeGiorno 2, gio 24 set: Ciao Elena, volevo assicurarmi che la proposta ti fosse arrivata. Possiamo sentirci 15 minuti venerdì alle 14:00 o lunedì alle 10:00?
Kim, venditeGiorno 5, lun 28 set (la domenica slitta a lunedì): Ecco la checklist di una pagina che usiamo per gli studi dentistici. Se qualche parte della proposta non ti convince, dimmi quale.
ClienteGrazie, è utile. È sopra il nostro budget, e il Dr. Patel deve approvare qualsiasi spesa oltre i 2.000 $ al mese.
Kim, venditeCapisco. Un’opzione: 5 notti nello studio principale e 3 in quello più piccolo, a 1.890 $ al mese. Possiamo sentirci 20 minuti con il Dr. Patel mercoledì alle 12:30?
ClienteMercoledì alle 12:30 va bene a entrambi.
Kim, venditeRiepilogo, mer 30 set: Come concordato, 5 notti nello studio principale e 3 nel secondo, 1.890 $ al mese dal 2 novembre. In allegato la proposta aggiornata da firmare elettronicamente. Il Dr. Patel decide entro venerdì 9 ottobre.
ClienteLun 5 ott: Firmato. Ci vediamo il 2 novembre.

La trattativa nel CRM al 5 ottobre

TrattativaPulizia notturna · Harbor Dental
Contatto principaleElena Ruiz, direttrice dello studio
Assegnata aKim
Proposta inviataMar 22 set, 2.150 $ al mese
Risposta dopoEmail del Giorno 5: prezzo, decisore
Valore finale22.680 $ all’anno (1.890 $ al mese)
StatoVinta il 5 ott, giorno 13

Attività di follow-up

ScadenzaAttivitàRisultato
Gio 24 setVerifica Giorno 2Inviata, nessuna risposta
Lun 28 setEmail di valore Giorno 5Inviata, risposta lo stesso giorno
Lun 28 setRispondi all’obiezioneChiamata fissata
Mer 30 setInvia riepilogo dell’incontroInviato, nuova proposta
Ven 9 ottControlla decisioneFirmata il 5 ott

Perché fare follow-up

Perché una sequenza breve funziona: le risposte arrivano subito, o dopo una spinta

Il silenzio dopo una proposta raramente è una decisione. In uno studio sugli utenti di Yahoo Mail che si scrivono con regolarità, 2 milioni di persone e 187 milioni di email, oltre il 90% delle risposte è arrivato entro un giorno dalla ricezione del messaggio, e la metà entro 47 minuti1. Se il tuo cliente non ha risposto in due giorni, probabilmente la proposta è scivolata in fondo alla casella di posta, e una breve verifica la riporta in cima.

I follow-up portano anche una buona parte delle risposte. Nei dati 2025 di Belkins su 7,5 milioni di email B2B a freddo, i passaggi dal 2 al 6 di ogni sequenza hanno portato il 58,6% di tutte le risposte, e lo studio indica come intervallo pratico da 3 a 5 passaggi2. Il tuo cliente ha chiesto la proposta, quindi quattro brevi follow-up in 14 giorni sono perseveranza, non pressione, purché ogni email abbia uno scopo e la sequenza si fermi alla prima risposta.

La parte difficile è ricordarsi la prossima email. Per questo qui ognuna ha un’attività nel CRM, un responsabile e una scadenza.

90%+

delle risposte alle email è arrivato entro un giorno dal messaggio

58,6%

delle risposte alle email B2B a freddo è arrivato dai follow-up

4

follow-up in 14 giorni, ognuno con un responsabile e una scadenza

Tempistica

Quante email di follow-up inviare, e quando

Cinque email in 14 giorni: la proposta e quattro follow-up, ognuno con uno scopo diverso. Conta i giorni dalla data della proposta; un giorno che cade nel fine settimana slitta al lunedì. Le risposte alle obiezioni e il riepilogo dell’incontro partono quando servono.

GiornoEmailScopoInterrompi o cambia se
Giorno 0Proposta inviataRiassumere l’offerta e chiedere una chiamata di 15 minutiFissa la chiamata: dopo, invia il riepilogo
Giorno 2VerificaAssicurarsi che sia arrivata e riproporre la chiamataQualsiasi risposta, una chiamata fissata o un no
Giorno 5Aggiungi valoreInviare un contenuto che aiuti a decidereQualsiasi risposta, una chiamata fissata o un no
Giorno 9Nessuna rispostaOffrire quattro risposte facili, compreso il noQualsiasi risposta, compreso “non ora”
Giorno 14Email di chiusuraChiudere con garbo e lasciare la porta apertaNessuna risposta in 3 giorni lavorativi: Persa

Perché fermarsi dopo quattro follow-up? Più email aumentano la pressione, ma raramente portano informazioni nuove. Nei dati di Belkins sulle email a freddo l’intervallo pratico era da 3 a 5 passaggi2, e il tuo cliente ti conosce già. Dopo il Giorno 14 chiudi la trattativa, oppure fissa un solo ricontatto tra 3 e 6 mesi se il cliente era adatto.

Regole di stop

Quando interrompere la sequenza, e cosa fare invece

Le email programmate servono solo per il silenzio. Appena il cliente fa qualcosa, interrompi la sequenza e trattala come una conversazione. Chiudi l’attività aperta con un breve riepilogo dell’esito, così la trattativa mostra cosa è successo.

Risponde con una domanda

Interrompi le email programmate. Rispondi entro un giorno lavorativo e chiudi con un solo prossimo passo. Sostituisci l’attività aperta con un’attività per quel passo.

Fissa una chiamata

Segna come fatta l’attività di follow-up e crea un’attività per inviare il riepilogo dell’incontro il giorno della chiamata. Allega la proposta all’invito in calendario.

Dice “non ora”

Chiedi cosa deve succedere prima e quando ricontattarlo. Crea un’attività per quella data. La trattativa resta aperta.

RispostaGrazie per avermelo detto. Ti ricontatto il data?

Dice di no

Ringrazia, fai una sola domanda sul perché e chiudi la trattativa come Persa, con il motivo nelle note. Non discutere mai.

RispostaGrazie per avermelo fatto sapere. Posso chiederti cosa ha fatto la differenza? Ci aiuta a migliorare, e spero che potremo lavorare insieme un’altra volta.

Una risposta automatica di assenza

Non è una risposta. Sposta l’attività aperta al giorno dopo il rientro e riprendi da lì.

Risponde un’altra persona

Aggiungi la nuova persona alla trattativa come contatto, inviale la proposta con una presentazione di due righe e riparti dal Giorno 2.

Non inventare mai finte scadenze, non iscrivere mai un cliente alla newsletter perché non ha risposto e non scrivere mai “ti scrivo solo per un follow-up” senza niente di nuovo.

Registro Excel

Cosa c’è nel registro Excel dei follow-up

Tre fogli: Follow-up con una riga per proposta, Riepilogo con i totali ed Elenchi con i responsabili, i valori degli elenchi a discesa e la tempistica. Le colonne contrassegnate con Auto si compilano da sole.

ColonnaCosa fa
Trattativa, contatto, responsabile, valoreUna riga per proposta. Scegli il responsabile dall’elenco a discesa.
Proposta inviataLa data in cui hai inviato la proposta via email. Si inserisce una volta sola.
Scadenza Giorno 2, 5, 9 e 14 AutoData della proposta più 2, 5, 9 e 14 giorni. Le date nel fine settimana slittano al lunedì.
InviataLa data in cui hai inviato ogni follow-up.
Data risposta e rispostaHa risposto, Chiamata fissata, Non ora o Ha detto no. Qualsiasi risposta interrompe le email programmate.
Risposta dopo AutoL’ultima email inviata prima della risposta.
Esito e prossima azioneAperta, Vinta o Persa, e cosa succede dopo.
Prossima email e prossima scadenza AutoIl prossimo follow-up da inviare e la sua data.
Stato AutoIn ritardo, Scade oggi, In linea, Interrotta (ha risposto) o Conclusa (vinta, persa o tutte le email inviate).

I dati di esempio contengono la trattativa dell’esempio compilato e altre 7 proposte: 3 risposte, 1 vinta, 2 perse e, in un giorno feriale, 1 follow-up che scade oggi e 1 in ritardo. Il foglio Riepilogo mostra trattative aperte, risposte, trattative vinte e perse, follow-up in ritardo, risposte per email e totali per responsabile. Il file si apre in Excel, LibreOffice e Fogli Google (File, poi Importa).

Come impostarlo

Imposta il follow-up delle proposte in 5 passi

  1. 1

    Scrivi le tue versioni una volta

    Compila le parentesi e salva ogni email come bozza o modello nella tua casella di posta.

  2. 2

    Un responsabile per proposta

    Chi invia la proposta invia anche ogni follow-up. Un sostituto designato copre le assenze.

  3. 3

    Crea un’attività alla volta

    Invia, segna l’attività come fatta, scrivi cosa è successo, crea la successiva.

  4. 4

    Fermati alla prima risposta

    Una risposta, una chiamata fissata o un no chiudono le email programmate.

  5. 5

    Registra l’esito

    Vinta o Persa il giorno in cui lo sai, con il motivo.

Impostalo in CRMsoftware.pro

  1. Apri “Deals” nel menu a sinistra. Apri la trattativa, oppure fai clic su “New Deal” e compila titolo, valore, fase, data di chiusura prevista, contatto principale e “Assigned to”.
  2. Con il piano Launch, prepara il prezzo con “New Quote” in “Quotes”, collegalo alla trattativa e imposta “Valid Until”. Quando lo invii via email, cambia lo “Status” in “Sent”.
  3. Apri “Tasks” nel menu a sinistra e fai clic su “New Task”. Compila “Task title”, scegli la persona in “Assignee”, imposta la scadenza in “Deadline” e seleziona la trattativa in “Linked deal”. La pagina della trattativa la mostra in “Linked tasks”.
  4. Invia l’email dalla tua casella di posta. Poi scrivi cosa è successo nel campo “Status summary” dell’attività, fai clic su “Mark done” e crea l’attività successiva.
  5. Ogni mattina apri “My Tasks” e smaltisci per prime le attività in “Due today” e “Overdue”.
  6. Quando il cliente dice sì, usa “Send for Signature” nella pagina della trattativa e “Create Payment Link” sulla fattura. Poi imposta lo “Status” della trattativa su “Won”, oppure su “Lost” con il motivo in “Notes”.

CRMsoftware.pro non invia queste email al posto tuo: le invii dalla tua casella di posta e le attività tengono il ritmo. Le trattative con 1 pipeline e le attività di base sono gratuite. Preventivi, fatture, firma elettronica e link di pagamento arrivano con Launch, 19 $ al mese con fatturazione annuale.

Revisione settimanale dei follow-up, 10 minuti

  • Ogni proposta aperta ha un’attività di follow-up aperta.
  • Attività in ritardo: invia oggi o sposta la data con un motivo.
  • Nessuna risposta 3 giorni lavorativi dopo il Giorno 14: chiudi la trattativa come Persa.
  • Le trattative in stato Interrotta hanno una prossima azione e una data.
  • Le trattative chiuse hanno un esito e un motivo.

Domande frequenti

Domande sulla sequenza di email di follow-up commerciale

Che cos’è una sequenza di email di follow-up commerciale?

È una serie pianificata di email che invii dopo una proposta, un preventivo o un incontro finché il cliente non risponde. Questa ne ha cinque, ai giorni 0, 2, 5, 9 e 14, e qualsiasi risposta, chiamata fissata o no la interrompe.

Quante email di follow-up inviare dopo una proposta?

Quattro dopo l’email con la proposta, in circa due settimane, e l’ultima è l’email di chiusura. In un ampio studio sulle email a freddo, i follow-up hanno portato il 58,6% di tutte le risposte e l’intervallo pratico era da 3 a 5 passaggi2.

Quanto aspettare prima di fare follow-up su una proposta?

Due giorni per la prima verifica, poi 5, 9 e 14 giorni dopo la proposta. In uno studio su Yahoo Mail, oltre il 90% delle risposte è arrivato entro un giorno dal messaggio1, quindi due giorni di silenzio di solito significano che l’email è finita in fondo alla casella, non che è stata scartata. Se un giorno cade nel fine settimana, invia lunedì.

Cosa scrivere in un’email di follow-up quando non c’è risposta?

Dai al cliente un modo facile per rispondere. L’email del Giorno 9 offre quattro opzioni numerate: ancora interessati, servono modifiche, non ora oppure no. Basta una risposta di una parola.

Come si scrive un’email di follow-up per un preventivo?

Cita il preventivo e il progetto, ricorda il prezzo e la data di scadenza e chiedi un solo prossimo passo, per esempio una chiamata di 15 minuti in due orari precisi. Rispondi nella stessa conversazione, così il preventivo è di nuovo in allegato.

Che cos’è un’email di chiusura?

È l’ultima email della sequenza: per ora chiudi la proposta, dici al cliente come riprendere il discorso e lo ringrazi, senza sensi di colpa e senza sconti dell’ultimo minuto. Se non risponde entro 3 giorni lavorativi, la trattativa è Persa, motivo: nessuna risposta.

È vero che l’80% delle vendite richiede cinque follow-up?

Non abbiamo trovato uno studio che lo dimostri. La SMEI, l’associazione di professionisti delle vendite a cui di solito si fa risalire il dato, dice che viene da un sondaggio del 1942 della sua sezione di Long Island, che aveva meno di 40 membri3. Meglio seguire le tue risposte reali: il registro Excel mostra dopo quale email è arrivata ogni risposta.

CRMsoftware.pro può inviare queste email di follow-up in automatico?

No. Ogni email la invii tu dalla tua casella di posta. CRMsoftware.pro tiene il ritmo: ogni follow-up è un’attività con un assegnatario, una scadenza e la trattativa collegata, e “My Tasks” mostra cosa scade oggi e cosa è in ritardo.

Come seguo i follow-up delle proposte in CRMsoftware.pro?

Crea un’attività in “Tasks” con un titolo, “Assignee”, “Deadline” e “Linked deal”. Quando invii l’email, scrivi il risultato in “Status summary”, segna l’attività come fatta e crea la successiva. Trattative e attività di base sono gratuite; preventivi, firma elettronica e link di pagamento arrivano con Launch.

Dai a ogni proposta un responsabile e una prossima data.

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