Автовідповідь про відсутність: приклади для 13 випадків
Приклади автовідповіді про відсутність для відпустки, закриття на свята, лікарняного й декрету, конференцій, вихідних і для працівника, який звільнився. Кожна каже, коли ви відповісте і куди писати з терміновим питанням, і нічого не каже про те, де ви. Файл Word, план відсутностей в Excel і заповнений приклад.
Автор Anatolii Ulitovskyi 
Факти перевірив RH Fardin Оновлено 1. Текст автовідповіді у відпустці
Почніть тутКоли використовувати
- Вихідний або відпустка до трьох тижнів. Для відсутності на місяць і довше — вкладка 4.
- Gmail відповідає з 00:00 першого дня до 23:59 останнього1; Outlook зупиняється в заданий вами час завершення2. Останній день — це день перед поверненням.
- Зовнішню відповідь отримують і незнайомці: не пишіть, куди їдете, хто вдома, і номер мобільного3.
- Заступника й нотатки для передачі справ називає лише внутрішня версія4.
Тема (Gmail)Не в офісі до день і дата повернення
Зовнішня відповідьДобрий день!
Дякую за ваш лист. Мене не буде в офісі з перший день, повернуся день і дата повернення. Я відповім на ваш лист до день відповіді.
Якщо питання термінове, наприклад що вважається терміновим, напишіть на спільна адреса або зателефонуйте за номером телефон офісу. Цю скриньку перевіряють кожного робочого дня о час.
Дякую,
ваше ім’я
компанія
Внутрішня відповідь (для колег)Привіт усім!
Мене не буде з перший день до останній день. Ім’я та прізвище заступника веде що саме і перевіряє скриньку спільна адреса кожного робочого дня о час. Усе інше чекає на мене. Мої нотатки для передачі справ лежать тут: де.
ваше ім’я
Коротка автовідповідь про відсутністьНе в офісі до день і дата повернення. Відповім до день відповіді. Терміново: спільна адреса. ваше ім’я, компанія
Відповідь доОбіцяйте відповісти через 2 робочі дні після повернення: перший день піде на розбір накопиченого.
2. Автовідповідь на свята, коли не працює вся компанія
Коли використовувати
- Не працює вся компанія: від Різдва до Нового року, на День подяки, 4 липня (День незалежності США) або на місцеве свято.
- Повідомте постійних клієнтів про дати за два тижні.
- Клініці, магазину чи ремонтній фірмі потрібен ще й екстрений канал, наприклад 911 у разі невідкладної медичної ситуації.
- Того ж дня змініть чат на сайті, голосову пошту й години роботи в інтернеті (вкладка 8).
ТемаНе працюємо з перший день до останній день, повертаємося день повернення
Лист від усієї компаніїДобрий день!
Дякуємо, що звернулися до компанія. На свята ми не працюємо з перший день до останній день і знову відкриваємося день і дата повернення о час відкриття. Ми відповімо на ваш лист до день відповіді.
Питання термінове, наприклад що вважається терміновим? Напишіть на спільна адреса зі словом ТЕРМІНОВО в темі. Цю скриньку перевіряють кожного робочого дня о час.
Зі святами!
Команда компанія
Різдво, короткоДякуємо за ваш лист. На Різдво ми не працюємо й повертаємося день і дата повернення. Терміново: спільна адреса. Зі святами! компанія
Новий рік, короткоЗ Новим роком і дякуємо за ваш лист! Ми не працюємо до день і дата повернення і відповімо до день відповіді. компанія
ПривітанняНе знаєте, які свята відзначає клієнт? Напишіть «Зі святами». Залиште один терміновий канал, навіть коли відпочивають усі.
3. День хвороби й лікарняний: коротко й без подробиць
Без подробицьКоли використовувати
- День хвороби: вас немає сьогодні, можливо, і завтра. Увімкніть автовідповідь із телефона або попросіть колегу, який має доступ до скриньки.
- Лікарняний: вказуйте місяць повернення, лише якщо впевнені, і оновіть його, коли дата стане точною.
- Ніколи не називайте хворобу, лікування чи лікарню. Достатньо написати «мене немає на роботі».
День хворобиДякую за ваш лист. Сьогодні, день, мене немає в офісі, повернутися планую день. Якщо питання не може чекати, напишіть на спільна адреса. Інакше я відповім до день відповіді.
ваше ім’я
ЛікарнянийДобрий день!
Дякую за ваш лист. Мене не буде на роботі до місяць, і я не читаю цю скриньку.
З питань ваша ділянка, наприклад: ведення вашого обліку звертайтеся до ім’я та прізвище заступника на робоча адреса заступника. Цей лист не буде переслано, тож, будь ласка, надішліть його ще раз заступнику (ім’я заступника).
Дякую,
ваше ім’я
компанія
Коротка версіяСьогодні не в офісі, повернуся день. Терміново: спільна адреса. ваше ім’я
4. Автовідповідь на час декрету, відпустки батька й сабатикалу
Коли використовувати
- Декретна відпустка, відпустка для батька, сабатикал або будь-яка відсутність на місяць і довше.
- Назвіть одну людину на кожну ділянку роботи, з робочою адресою. Спершу домовтеся з нею й передайте свої нотатки.
- Напишіть, що скриньку ніхто не читає і чи пересилаються листи.
Декретна відпустка або відпустка для батькаДобрий день!
Дякую за ваш лист. Я у декретній відпустці або відпустці для батька до місяць і не читаю цю скриньку.
Поки мене немає, ваших клієнтів або вашу ділянку веде ім’я та прізвище заступника: робоча адреса заступника. З інших питань пишіть на спільна адреса.
Цей лист не буде переслано, тож, будь ласка, надішліть його ще раз на потрібну адресу. Дякую за терпіння.
ваше ім’я
компанія
Тривала відпустка або сабатикалДякую за ваш лист. Мене не буде в компанія до місяць, і я не читаю цю скриньку. З питань ділянка 1 звертайтеся до заступник 1 на адреса 1; з питань ділянка 2 — до заступник 2 на адреса 2. Ваш лист не буде переслано.
Перед відходомУвімкніть автовідповідь в останній робочий день і перевірте її з іншої адреси. Пишіть місяць, а не день, і оновіть його, коли дата стане точною.
5. Конференція, виставка й пікове навантаження
Коли використовувати
- Ви ще читаєте пошту, але повільно: конференція, виставка, візити до клієнтів, податковий сезон чи кінець місяця.
- Вкажіть реальний строк відповіді, наприклад «протягом 2 робочих днів», а не «обмежений доступ до пошти».
- Пишіть «робочий захід», а не місто чи готель: подробиці підказують незнайомцям, коли вас немає3.
Конференція або виставкаДобрий день!
Дякую за ваш лист. До останній день я на робочому заході або: назва заходу і читаю пошту раз на день. Я відповім до день відповіді.
Якщо питання не може чекати, напишіть на спільна адреса або зателефонуйте за номером телефон офісу.
ваше ім’я
компанія
Пікове навантаженняДякуємо за ваш лист. До дата завершення у нас причина, наприклад: останні тижні податкового сезону, тому відповідь може зайняти до строк відповіді. З питань термінова тема телефонуйте за номером телефон офісу.
компанія
Коротка версіяДо день на робочому заході, читаю пошту раз на день. Відповім до день відповіді. ваше ім’я
Орієнтуйтеся на найважчий деньОбіцяйте строк відповіді, який витримаєте в найзавантаженіший день: «2 робочі дні», а не «якнайшвидше».
6. Автовідповідь на вихідні й неробочий час
Коли використовувати
- Робоча скринька, яку ніхто не читає у вихідні, уночі чи на довгих вихідних.
- Налаштування Gmail1 і Outlook2 мають один початок і один кінець, тож щотижнева автовідповідь означає вмикати її щотижня. Використовуйте її для довгих вихідних.
- Для звичайних тижнів вкажіть години роботи в підписі й на сторінці контактів, а вночі та у вихідні нехай відповідає чат на сайті.
ВихідніДякуємо за ваш лист. У вихідні наш офіс не працює, ми відповімо наступний робочий день до час. Наші години роботи: дні й години, часовий пояс.
У разі тип надзвичайної ситуації телефонуйте за номером екстрений номер.
компанія
Неробочий час, короткоДякуємо, що написали. Зараз ми не працюємо й відповімо з час наступний робочий день. компанія
Чат на сайтіПривітання для чату в неробочий час є на сторінці з прикладами привітань для онлайн-чату. Ніколи не пишіть «відповімо одразу», коли ніхто не працює.
7. Коли працівник звільнився: автовідповідь після звільнення
Коли використовувати
- Працівник звільнився або пішов, а клієнти досі пишуть на його адресу.
- Цю відповідь пише компанія, а не той, хто пішов, і тримає її ввімкненою, поки клієнти пишуть.
- Назвіть новий контакт із робочою адресою. Ніколи не пишіть, чому людина пішла чи куди.
Скринька колишнього працівникаДобрий день!
Дякуємо за ваш лист. Ім’я більше не працює в компанія, і цю скриньку ніхто не читає.
З питань ділянка працівника, наприклад: вашого обслуговування або відкритих замовлень звертайтеся до ім’я та прізвище нового контакту на робоча адреса нового контакту або телефонуйте за номером телефон офісу. Ваш лист не переслано, тож, будь ласка, надішліть його ще раз.
Дякуємо,
компанія
Коротка версіяІм’я більше не працює в компанія, і цю скриньку ніхто не читає. Будь ласка, пишіть натомість на робоча адреса нового контакту.
Перед звільненнямДо останнього робочого дня з’ясуйте, які клієнти досі пишуть цій людині, і представте їм новий контакт листом.
8. Короткі версії: статус, голосова пошта й чат на сайті
Змінюйте кожен канал того ж дня, що й пошту, з тими самими датами. Для чату на сайті потрібні рядки в інструкціях AI-агента.
Статус у месенджеріНе в офісі до день повернення. Терміново: спільна адреса
Привітання голосової поштиВи зателефонували в компанія. Ми не працюємо з перший день до останній день і повертаємося день повернення о час відкриття. Будь ласка, залиште ім’я, номер і коротке повідомлення, і ми передзвонимо до день відповіді. Якщо питання термінове, напишіть на спільна адреса.
Рядки для інструкцій AI-агентаЗ перший день до останній день компанія не працює (привід). Кажи відвідувачам, що команда повертається день повернення і відповість до день відповіді. Продовжуй відповідати з бази знань. Попроси ім’я відвідувача, email і короткий опис. Терміновим вважається: що вважається терміновим. Термінові питання передавай людині й кажи, що ім’я заступника відповість до час наступного робочого дня. Ніколи не обіцяй швидшої відповіді й не підтверджуй що може підтвердити лише людина.
Збережена відповідь для заступникаДякую за повідомлення, ім’я. Ім’я власника повертається день повернення. Я підміняю з питань ділянка, тож можу допомогти з чим саме. З іншими питаннями ім’я власника відповість до день відповіді.
Приберіть і їхРядки про відсутність залишаються в інструкціях, доки хтось їх не прибере. Створіть завдання на день повернення.
Для невеликих команд продажів і підтримки
Ваш сайт і далі відповідає, поки вас немає.
Автовідповіді на пошту налаштовують у Gmail чи Outlook. На вашому сайті AI-агент CRMsoftware.pro цілодобово відповідає з вашої бази знань, каже, коли ви повернетеся, і записує контакти відвідувача.
- AI-чат 24/7, а дати вашої відсутності — в «Інструкціях» бота
- Передача людині: чати чекають зі статусом «Очікує агента», а заступник отримує сповіщення поштою
- Безкоштовно для 3 користувачів; передача людині з тарифу Launch, 19 $ на місяць при оплаті за рік
Безкоштовний тариф: 3 користувачі, без кредитної картки.
Заповнений приклад
Новорічна відпустка бухгалтерки: із заступником і журналом
Hearthstone Accounting — вигадана бухгалтерська й податкова фірма з двох людей у Spokane, штат Washington. Власниця Грейс Окафор у відпустці із суботи, 19 грудня 2026, до неділі, 3 січня 2027; на термінові питання клієнтів кожного робочого дня о 10:00 відповідає Феліпе Андраде. Ці приклади автовідповіді про відсутність із вкладок 1 і 8 працюють разом.
План відсутностей: Грейс Окафор, кінець 2026 року
| Відсутність | Сб, 19 груд. 2026 – Нд, 3 січ. 2027 |
| Повернення, відповідь до | Пн, 4 січ., відповідь до ср, 6 січ. |
| Заступник | Феліпе Андраде, у будні о 10:00, крім 25 груд. і 1 січ. |
| Терміновим вважається | Податкове повідомлення з кінцевим терміном, зарплата, проблема з банком |
| Пошта | Автовідповідь Gmail; терміново: urgent@hearthstone.example |
| Чат на сайті | Рядки про відсутність в «Інструкціях»; сповіщення Феліпе |
| Голосова пошта | 509-555-0142, ті самі дати, записано в пт, 18 груд. |
Журнал звернень: що надійшло
| Надійшло | Від кого й про що | Відповідь |
|---|---|---|
| Пн, 21 груд., пошта | Марісоль Вега: коли будуть готові форми W-2 за 2026 рік | Грейс, вт, 5 січ. |
| Вт, 22 груд., чат | Дмитро Волков: двоє нових працівників для зарплати 31 груд. | Феліпе, ср, 23 груд. |
| Пн, 28 груд., чат | Оуен Прайс: повідомлення IRS, відповісти до 13 січ. | Феліпе, вт, 29 груд. |
| Ср, 30 груд., голосова пошта | Тамсін Райлі, новий клієнт: щомісячний бухоблік | Грейс, пн, 4 січ. |
| Чт, 31 груд., пошта | Гектор Лін: копія декларації за 2025 рік для банківського кредиту | Феліпе, пн, 4 січ. |
У CRMsoftware.pro 6 січня
| Онлайн-підтримка | 2 чати передано Феліпе, обидва зі статусом «Завершена» |
| Новий лід | Тамсін Райлі, Tamarack Coffee, щомісячний бухоблік |
| Завдання | «Переглянути повідомлення IRS: Оуен Прайс», Грейс, «Дедлайн» 8 січ. |
| Email для сповіщень | Знову на Грейс, рядки про відсутність прибрано, пн, 4 січ. |
Чому це важливо
Що робить автовідповідь і хто її читає
Автовідповідь надсилається не на кожен лист. Gmail надсилає її з 00:00 першого дня до 23:59 останнього, зазвичай лише на перший лист від людини й повторно через чотири дні; спам і розсилки її не отримують1. Outlook надсилає її один раз кожному, хто пише під час вашої відсутності2, і в програмі для комп’ютера, і в інтернет-версії5. Одне повідомлення має виконати всю роботу.
До того ж її отримують незнайомці. Microsoft попереджає, що відповідь усім за межами організації отримають і розсилки, реклама та, можливо, небажана пошта2. Команда з інформаційної безпеки Абердинського університету радить не вказувати, де ви, імена й посади колег і підпис із номерами телефонів, бо зловмисники використовують їх, щоб фішинг виглядав переконливо3. ІТ-команда Трініті-коледжу рекомендує окремі внутрішню й зовнішню відповіді, причому зовнішню — загальну4.
У 2025 році Центр розгляду скарг на інтернет-злочини FBI отримав 24 768 скарг на компрометацію ділової пошти — шахрайство, націлене на компанії, що платять постачальникам банківським переказом; заявлені збитки склали 3,05 млрд $6. Тож зовнішнє повідомлення містить дати, день відповіді й терміновий канал, і більше нічого.
4 дні
після цього Gmail може знову надіслати відповідь тій самій людині
24 768
скарг до FBI на компрометацію ділової пошти у 2025 році
5 частин
у кожній автовідповіді про відсутність на цій сторінці
Усі випадки
Приклади автовідповіді про відсутність для кожного випадку
Що змінюється, що не згадувати і готовий рядок, який можна взяти як є. Повні тексти — у вкладках.
| Випадок | Що змінюється | Не згадувати | Готовий рядок |
|---|---|---|---|
| Відпустка | Дати відсутності, день відповіді, один терміновий канал | Куди ви їдете, хто вдома | Мене немає в офісі до понеділка, 4 січня, я відповім до середи, 6 січня. |
| Різдво й новорічні свята | Не працює вся компанія | Релігійне привітання, якщо не впевнені | На свята ми не працюємо й знову відкриваємося в понеділок, 4 січня, о 9:00. |
| Новий рік | Часто коротке закриття 1 січня | Обіцянки, які не зможете виконати | З Новим роком! 1 січня ми не працюємо, повертаємося в понеділок, 4 січня. |
| Державне свято | Один або два дні | Довгі розповіді про свято | 26 і 27 листопада ми не працюємо з нагоди Дня подяки й відповідаємо з понеділка, 30 листопада. |
| Вихідні й неробочий час | Наступний робочий день і час | «Одразу», особисті номери | У вихідні ми не працюємо, відповімо в понеділок до 12:00. |
| Пікове навантаження | Реальний строк відповіді | «Обмежена доступність» без цифри | До 15 квітня відповідь може зайняти до 3 робочих днів. |
| Конференція або виставка | Ви читаєте пошту раз на день | Готель, місто, час рейсу | До четверга я на робочому заході й читаю пошту раз на день. |
| День хвороби | Сьогодні й коли плануєте повернутися | Симптоми, візити до лікаря | Сьогодні мене немає в офісі, повернутися планую завтра. |
| Лікарняний | Місяць повернення; хто підміняє | Діагноз, лікування, лікарня | Мене не буде на роботі до березня. Будь ласка, пишіть нашій команді на адресу нижче. |
| Декретна відпустка | Одна людина на кожну ділянку | Дата пологів, сімейні подробиці | Я в декретній відпустці до червня й не читаю цю скриньку. |
| Відпустка для батька | Те саме, часто коротше | Сімейні подробиці | Я у відпустці для батька до 15 березня. Моїх клієнтів веде колега. |
| Тривала відпустка або сабатикал | Не читається, не пересилається | Причина | Мене не буде до вересня, і цей лист не буде переслано. |
| Працівник звільнився | Компанія називає новий контакт | Чому людина пішла й куди | Цей працівник більше не працює в компанії, і цю скриньку ніхто не читає. |
Дати наведено як приклад. Додайте терміновий канал із вкладки.
Правила
Шість правил професійної автовідповіді про відсутність
Для пошти, чату на сайті, голосової пошти й статусу. Домовтеся про них один раз, для всієї команди.
П’ять частин, щоразу
Дати, день відповіді, куди писати з терміновими питаннями, що вважається терміновим, і що буде з листом: його прочитають пізніше, перешлють чи не прочитають.
РядокЯ повертаюся в понеділок, 4 січня, і відповім до середи, 6 січня.
Обіцяйте день, який витримаєте
Повернення в понеділок, відповідь до середи. «Якнайшвидше» — це не день, а «найближчим часом» — неправда, коли ніхто не працює.
Один терміновий канал
Спільна адреса або телефон офісу, які перевіряють у визначений час. Не вказуйте імена, посади й прямі номери колег у відповіді, яку отримують незнайомці3; для тривалої відпустки потрібна одна названа людина.
Нічого про те, де ви й чому
Жодних місць призначення, планів поїздки чи медичних подробиць. Gmail додає ваш підпис під відповіддю1: приберіть із нього номер мобільного перед від’їздом.
Спершу — ІТ-політика чи політика безпеки вашого роботодавця: деякі організації дозволяють лише внутрішні автовідповіді.
Gmail і Outlook
Як налаштувати автовідповідь у Gmail і Outlook
За довідкою Google і Microsoft, перевірено 13 жовтня 2026. Меню змінюються: якщо пункту немає, пошукайте в довідці програми «автоматичні відповіді».
| Програма | Де | Дати | Хто отримує | Той самий відправник |
|---|---|---|---|---|
| Gmail на комп’ютері | «Налаштування» > «Переглянути всі налаштування» > «Загальні» > «Автоматична відповідь»: «Увімкнути автоматичну відповідь», потім «Зберегти зміни»1 | З 00:00 першого дня до 23:59 останнього1 | Усі або лише контакти; ніколи спам і розсилки1 | Перший лист, повторно через 4 дні1 |
| Нова версія Outlook для Windows | «Подання» > «Перегляд настройок» > «Облікові записи» > «Автовідповіді»; увімкніть, потім «Зберегти»2 | «Надсилати відповіді лише у вказаний період часу»2 | Робочі облікові записи: колеги, зовнішні відправники, якщо вибрано, або лише контакти2 | Один раз кожній людині2 |
| Класична версія Outlook для Windows | «Файл» > «Автовідповіді» > «Надсилати автовідповіді», потім «OK»2 | Необов’язково; зупиняється в час завершення2 | Вкладки «Всередині моєї організації» і «Поза межами організації», для кожної своє повідомлення2 | Один раз кожній людині2 |
| Інтернет-версія Outlook і Outlook.com | «Настройки» > «Облікові записи» > «Автоматичні відповіді», потім «Зберегти»5 | Період часу; можна також заблокувати календар5 | «Надсилати відповіді за межами організації»: прапорець5 | Один раз кожній людині5 |
| Чат на сайті (AI-агент) | «Мої боти» > ваш бот > вкладка «Основи» > «Інструкції»: рядки з вкладки 8; «Зберегти зміни» | Немає: додайте рядки й приберіть їх вручну | Кожен відвідувач | Кожен чат |
Класична версія Outlook з обліковим записом Gmail, Yahoo чи іншим POP або IMAP не має автоматичних відповідей; правило працює, лише поки Outlook запущено2. Налаштуйте відповідь у самому поштовому сервісі.
План відсутностей Excel
Що є в плані відсутностей Excel
Чотири аркуші: «План відсутностей» із 7 прикладами відсутностей, «Журнал звернень» із 8 повідомленнями, «Підсумок» і «Списки» з випадками, людьми, неробочими днями й налаштуваннями. Автостовпці заповнюються самі.
| Стовпець | Що робить |
|---|---|
| Відсутність, хто відсутній, випадок, перший і останній день відсутності | Один рядок на відсутність. Останній день — це день перед поверненням. |
| Дата повернення, відповідь до Авто | Наступний робочий день, потім ще 2 робочі дні, без вихідних і неробочих днів з аркуша «Списки». |
| Заступник, терміновим вважається, що каже AI-агент | Хто підміняє, що вважається терміновим, рядки для «Інструкцій» бота. |
| Чотири повідомлення налаштовано; готовність Авто | Зовнішнє, внутрішнє, чат на сайті, голосова пошта й статус: «Готово», коли всі чотири — «Так». |
| Статус Авто | «Заплановано», «Налаштувати зараз», «Відсутність триває», «Опрацювати звернення», «Опрацювання прострочено» або «Закрито». |
| Записано повідомлень, із запізненням або відкриті Авто | Рахуються з «Журналу звернень» для кожної відсутності. |
| Журнал звернень | Один рядок на кожне повідомлення, що надійшло, з відсутністю, терміновістю й датою відповіді. |
| Обіцяно до, статус Авто | Термінові — наступного робочого дня; решта — до дня «Відповідь до». «Відкрито», «Термін сьогодні», «Прострочено», «Відповіли вчасно» або «Відповіли із запізненням». |
У прикладі новорічна відпустка Грейс приносить 5 повідомлень, 3 з них термінові, і на всі відповіли до обіцяного дня. Серпнева відпустка Феліпе показує, що треба помітити: 1 відповідь на 2 дні пізніше й 1 повідомлення досі відкрите, тож статус — «Опрацювання прострочено». Аркуш «Підсумок» рахує відсутності за статусом і вчасні відповіді за каналом і за людиною. Працює в Excel, LibreOffice і Google Таблицях.
Як користуватися
Як користуватися цими автовідповідями
- 1
Виберіть випадок
Скопіюйте зовнішню, внутрішню й коротку версії.
- 2
Заповніть п’ять частин
Дати, день відповіді, куди писати з терміновими питаннями, що вважається терміновим, що буде з листом.
- 3
Домовтеся із заступником
Спершу запитайте. Домовтеся, коли він перевіряє спільну адресу і що може вирішувати сам.
- 4
Налаштуйте кожен канал
За день до від’їзду: пошта, чат на сайті, голосова пошта, статус. Перевірте з іншої адреси.
- 5
Записуйте, потім опрацюйте
Після повернення дайте відповідь на все до дня відповіді.
Налаштування в CRMsoftware.pro
- «Мої боти» > виберіть бота > вкладка «Основи» > «Інструкції»: за день до від’їзду додайте рядки з вкладки 8. Натисніть «Зберегти зміни», потім перевірте бота в «Спробуйте Bot».
- Вкладка «Поведінка» > «Збирати дані користувачів»: ім’я та email запитуються завжди; увімкніть «Збирати номер телефону» і «Збирати опис».
- Вкладка «Підключення» > «Надсилати сповіщення поштою»: щонайменше за день до від’їзду вкажіть заступника в полі «Email для сповіщень». Підтвердити мають обидві скриньки; посилання й коди діють не більше 24 годин.
- На тарифі Launch термінові чати чекають в «Онлайн-підтримці» зі статусом «Очікує агента»: заступник натискає «Прийняти», відповідає, потім «Вирішити».
- «Завдання» > «Нове завдання» на день повернення: «Назва завдання» — «Прибрати рядки про відсутність, повернути сповіщення», «Виконавець», «Дедлайн». Додайте окреме завдання на кожне опрацювання.
- На тарифі Growth: «Налаштування» > «Збережені відповіді» > «Нова відповідь»: «Шорткат» /away, «Заголовок», «Текст відповіді» з вкладки 8, «Поділитися з командою».
CRMsoftware.pro не надсилає автовідповіді на пошту: налаштуйте їх у Gmail чи Outlook. AI-чат 24/7 і базові завдання: Free, 3 користувачі. Передача людині й «Онлайн-підтримка»: Launch, 19 $ на місяць при оплаті за рік. «Збережені відповіді»: Growth, 49 $.
У день повернення, 20 хвилин
- Автовідповідь у пошті вимкнено, рядки про відсутність прибрано з «Інструкцій».
- «Email для сповіщень», голосову пошту й статус повернуто назад.
- Журнал звернень: спершу термінові звернення, решта — до дня відповіді.
- Запитайте заступника, що ще не закрито, і подякуйте йому.
Питання й відповіді
Питання про автовідповіді
Які є хороші приклади автовідповіді про відсутність?
Хороша автовідповідь містить дати, день, коли ви відповісте, і куди писати з терміновими питаннями: «Мене немає в офісі до понеділка, 4 січня, я відповім до середи, 6 січня. Якщо питання термінове, напишіть на urgent@hearthstone.example». Вкладки й таблиця охоплюють 13 випадків.
Як професійно повідомити, що вас не буде в офісі?
Просто й з датами: «Мене не буде в офісі з 19 грудня, повернуся в понеділок, 4 січня». Додайте день, коли відповісте, і куди писати з терміновими питаннями. Професійна автовідповідь про відсутність дає обіцянку, яку ви виконаєте, і нічого не каже про те, де ви чи чому.
Якою має бути коротка автовідповідь про відсутність?
Два-три речення: «Не в офісі до понеділка, 4 січня. Відповім до середи, 6 січня. Терміново: urgent@hearthstone.example». У кожній вкладці є коротка версія; у вкладці 8 — рядки для статусу й голосової пошти.
Який текст автовідповіді у відпустці найкращий?
Той, що каже, коли ви повернетеся, коли відповісте і куди писати з терміновими питаннями, але не куди ви їдете. Gmail відповідає до 23:59 останнього дня1, тож кінцевою датою ставте день перед поверненням.
Яка автовідповідь підходить на свята?
Пишіть від імені компанії: «На свята ми не працюємо й знову відкриваємося в понеділок, 4 січня, о 9:00. Ми відповімо до середи, 6 січня». Додайте один терміновий канал, який хтось перевіряє щодня, і пишіть «Зі святами», якщо не знаєте, які свята відзначає клієнт.
Що написати в статусі про відсутність?
Один рядок із днем повернення й терміновим каналом: «Не в офісі до понеділка, 4 січня. Терміново: urgent@hearthstone.example». Використовуйте ті самі дати, що й у пошті та голосовій пошті.
Чого не варто писати в автовідповіді про відсутність?
Куди ви їдете, плани поїздки, хто вдома, медичні подробиці, особистий номер телефону й посади колег. Зловмисники використовують такі подробиці, щоб фішинг виглядав переконливо3; у скаргах до FBI на компрометацію ділової пошти за 2025 рік заявлено 3,05 млрд $ збитків6.
Як налаштувати автовідповідач пошти в Gmail чи Outlook?
Gmail на комп’ютері: «Налаштування» > «Переглянути всі налаштування» > «Загальні» > «Автоматична відповідь»: «Увімкнути автоматичну відповідь», потім «Зберегти зміни»1. Нова версія Outlook для Windows: «Подання» > «Перегляд настройок» > «Облікові записи» > «Автовідповіді»2. Інтернет-версія Outlook: «Настройки» > «Облікові записи» > «Автоматичні відповіді»5.
Як написати автовідповідь на час декрету, відпустки для батька чи лікарняного?
Напишіть, до якого місяця вас не буде, але не чому, і назвіть одну людину, яка веде вашу роботу, з робочою адресою. Вкажіть, що скриньку не читають і чи пересилаються листи. Див. вкладки 3 і 4.
Чи може CRMsoftware.pro надсилати автовідповіді на мою пошту?
Ні. Автовідповіді на пошту налаштовують у Gmail чи Outlook. CRMsoftware.pro відповідає за чат на вашому сайті: AI-агент цілодобово відповідає з вашої бази знань, а дати вашої відсутності вказано в його «Інструкціях» (тариф Free). На тарифі Launch, 19 $ на місяць при оплаті за рік, термінові чати надходять заступнику в «Онлайн-підтримку»7.
Схожі шаблони
Безкоштовні інструменти
Джерела
- Час початку й завершення, повторні відповіді, підпис, перевірено 13 жовтня 2026: Gmail Help, Send an automatic reply when you're out of office (computer)
- Outlook для Windows, перевірено 13 жовтня 2026: Microsoft Support, How to set up out of office automatic replies in Outlook
- Що не згадувати, команда з інформаційної безпеки, 23 червня 2021: University of Aberdeen, Gone Phishing! The dangers of using Out of Office Auto Reply
- Внутрішні й зовнішні відповіді, перевірено 13 жовтня 2026: Trinity College, Technology Data and Innovation, Out-of-Office Best Practices
- Інтернет-версія Outlook, перевірено 13 жовтня 2026: Microsoft Support, Send automatic out of office replies from Outlook.com or Outlook on the web
- Скарги на компрометацію ділової пошти та збитки у 2025 році: Federal Bureau of Investigation, Internet Crime Complaint Center, 2025 IC3 Annual Report
- Тарифи й ціни: Ціни CRMsoftware.pro
Відпочивайте, не змушуючи клієнтів чекати.
Почніть безкоштовно з 3 користувачами й AI-чатом 24/7. Launch (19 $ на місяць при оплаті за рік, 8 користувачів) додає передачу людині та єдині вхідні. Growth (49 $ на місяць при оплаті за рік, 20 користувачів) додає «Збережені відповіді» для коротких версій у чаті.