Шаблони вітального листа для нових клієнтів, за моментами

Готові шаблони вітального листа для моменту, коли приходить новий клієнт: після покупки, підписання договору, реєстрації акаунта, для нового учня чи учасника, прийому пацієнта чи клієнта й підписника розсилки. У кожному є тема листа, один наступний крок, строк надсилання й те, чого не писати, а ще рядки для 9 галузей, файл Word і планер серії листів Excel із журналом надсилань.

Автор Anatolii Ulitovskyi Факти перевірив RH Fardin Оновлено
Шаблон Word (.docx) Планер серії листів Excel (.xlsx)

1. Шаблон вітального листа: п’ять частин і один наступний крок

Почніть звідси

Виберіть момент у вкладках 2–7 або скористайтеся цією загальною версією. Квитанція й підтвердження запису — окремі автоматичні листи; вітальний лист надсилає конкретна людина від свого імені.

П’ять частин

  1. Тема з ім’ям і першою датою«Ласкаво просимо до компанія, ім’я: перша подія день».
  2. Подяка і хто виОдин рядок подяки, ваше ім’я й посада, і що ви — їхня контактна особа.
  3. Що далі, з датамиДва-три пронумеровані рядки: що, коли, з ким.
  4. Один наступний крокОдна дія для клієнта: що зробити, до коли і як.
  5. До кого звертатися і якВідповідь на цей лист, номер телефону, години роботи. Ніколи не з адреси no-reply.

Загальний вітальний листТема: Ласкаво просимо до компанія, ім’я: перша подія день

Вітаю, ім’я!

Дякую, що обрали компанія для послуга чи товар. Я ваше ім’я, ваша посада, і я ваша контактна особа з усіх питань.

Що далі:
1. День, дата, час: перше заняття, доставка чи стартова зустріч, з хто.
2. Дата: друга подія.
3. Раз на тиждень чи місяць: що клієнт отримує, одним рядком.

Що потрібно від вас до день: один крок. Відповідайте на цей лист або скористайтеся посиланням: посилання.

Є питання? Відповідайте на цей лист або телефонуйте мені: телефон, години роботи.

ваше ім’я
компанія

Коротка версія, чат або повідомленняВітаю, ім’я, це ваше ім’я з компанія. Ласкаво просимо! Перша подія — день о час. Одне прохання до того часу: один крок. Питання: пишіть сюди або телефонуйте телефон.

Чого не писати в першому листі

  • Друге прохання, опитування чи запит на відгук.
  • Допродаж, код знижки чи «вам також може сподобатися».
  • Вашу історію, перелік функцій, більше трьох посилань і все, що вже є у квитанції.

Транзакційний чи комерційний?За законом США CAN-SPAM лист, увесь зміст якого лише підтверджує, завершує чи виконує угоду, на яку людина погодилася, є транзакційним: посилання для відписки й поштова адреса не обов’язкові, але заголовки й відправник мають бути справжніми. Додайте пропозицію — і все повідомлення може вважатися комерційним1. Google каже прямо: жодних акцій у квитанціях2. Докладніше в розділі «Правила».

Для невеликих команд продажів і підтримки

Кожен вітальний лист вчасно, кожна відповідь у CRM.

Вітальні листи ви надсилаєте зі своєї пошти. У CRMsoftware.pro AI-агент на сайті відповідає на питання нових клієнтів 24/7 з вашої «Бази знань», записи на зустріч самі надсилають лист-підтвердження, а кожен лист серії — це завдання з «Дедлайном».

  • AI-чат 24/7, який відповідає з вашої «Бази знань» і збирає ім’я та email
  • «Контакти», угоди й «Нотатки»; завдання з полями «Дедлайн» і «Пов'язана угода»
  • Безкоштовно для 3 користувачів. Записи з листами-підтвердженнями на Launch, 19 $ на місяць при оплаті за рік
Почати безкоштовно →Переглянути ціни

Безкоштовний тариф: 3 користувачі, без кредитної картки.

Заповнений приклад

Репетиторський сервіс вітає батька: чотири листи за 14 днів

Ashgrove Tutoring, вигаданий сервіс онлайн-репетиторства для школярів, використовує ці шаблони вітального листа з Рафаелем Кінтеро, батьком, який записує на заняття з математики свою доньку Софію, 13 років. Вітальний лист — версія для учня чи учасника, написана батькам.

Ashgrove TutoringВигадана компанія та клієнт
Рафаель (батько)Чт, 8 жовт., 20:40: Добрий вечір, я Рафаель Кінтеро. Моїй доньці Софії 13, і їй важко дається математика за 8 клас, здебільшого дроби й відношення. Ви проводите онлайн-заняття двічі на тиждень? І скільки це коштує?
AI-агентВітаю, Рафаелю, так: онлайн-заняття по 55 хвилин, один репетитор на одного учня, зазвичай двічі на тиждень. Пакет із 8 занять коштує 360 $. Перш ніж щось купувати, Сімона Делакруа, власниця, пропонує безкоштовний 20-хвилинний ознайомчий дзвінок, щоб підібрати Софії репетитора. Найближчий вільний час — завтра о 17:00: відкрити сторінку запису?
Рафаель (батько)Так, будь ласка. Записався на п’ятницю, 17:00.
AI-агентГотово, Рафаелю. Лист-підтвердження з посиланням на дзвінок уже в дорозі. Якщо у вас є останній тест Софії з математики, тримайте його під рукою.
Лід конвертовано в контакт і угоду · ознайомчий дзвінок записано на пт, 9 жовт., 17:00
Сімона (власниця)Пт, 9 жовт., 17:25, після ознайомчого дзвінка: Рафаель оплачує пакет із 8 занять за посиланням на оплату. О 18:10 Сімона надсилає вітальний лист зі своєї пошти (його частини — у таблиці нижче): хто вона, перше заняття Софії з Лейлою Брандт у вівторок, 13 жовтня, о 16:30, нотатка з 3 рядків після кожного заняття, по вівторках і четвергах до 5 листопада, і одне прохання: написати у відповідь теми двох останніх тестів Софії.
Рафаель (батько)Пт, 9 жовт., 21:05, відповідь: Дякую, Сімоно. Два останні тести — дроби (58%) і відношення (64%), фото додаю. Софія хвилюється через камеру. Це нормально?
Сімона (власниця)Сб, 10 жовт., 9:15: Дякую, Рафаелю, це дуже допомагає. На першому занятті можна без камери; Лейла скаже про це на початку. До вівторка.

Серія вітальних листів: Рафаель Кінтеро

ЛистСтрок надсиланняНадіслано
Вітальний листПт, 9 жовт., того ж дня18:10, вчасно
Перед першим заняттямПн, 12 жовт., до 18:0016:45, вчасно
Після першого заняттяВт, 13 жовт., протягом 2 годин18:05, вчасно
Контрольний лист через два тижніПт, 23 жовт., 10:00Заплановано, є завдання

Вітальний лист, пт, 9 жовт.

ТемаЛаскаво просимо до Ashgrove Tutoring, Рафаелю: перше заняття Софії у вівторок
ХтоСімона, власниця, контактна особа; Лейла Брандт, репетитор
Що даліВт, 13 жовт., 16:30, перше заняття; нотатка з 3 рядків після кожного; по вівторках і четвергах до 5 листопада, усього 8
Один наступний крокНаписати у відповідь теми двох останніх тестів Софії або надіслати фото останнього тесту
КонтактВідповідь на лист або 503-555-0121, у будні з 9 до 18
Не писалиПакет підготовки до іспитів, реферальну пропозицію, розсилку

У CRMsoftware.pro на 13 жовтня

КонтактРафаель Кінтеро, батько Софії, конвертований із чату на сайті
УгодаПакет з математики, 8 занять · 360 $, «Закрито успішно»
ЗаписОзнайомчий дзвінок пт, 9 жовт., 17:00; «Підтвердження бронювання» надіслано з «Планування»
НотаткиТести: дроби 58%, відношення 64%. На занятті 1 без камери.
ЗавданняВітальний лист: виконано · Лист перед заняттям: виконано · Контрольний лист: «Дедлайн» пт, 23 жовт.

Чому це працює

Чому вітальний лист читають і чому він має лишатися вітальним

Люди відкривають вітальні листи. В аналізі GetResponse понад 4,4 мільярда повідомлень, які його клієнти надіслали у 2023 році, вітальні листи мали середній показник відкриттів 83,63% і клікабельність 16,6% проти 40,08% і 3,84% у розсилок5. Це дані одного провайдера від маркетингових відправників, тож сприймайте точні цифри як напрям: перший лист після того, як людина сказала «так», — той, який вона читає, і не те місце для п’яти посилань.

Закон і поштові провайдери одностайні. За законом США CAN-SPAM повідомлення є транзакційним, лише якщо весь його зміст підтверджує, завершує чи виконує угоду, на яку людина погодилася; FTC (Федеральна торгова комісія США) каже, що закон тлумачить ці категорії вузько, а змішане повідомлення вважається комерційним, якщо рекламна частина впадає читачеві в око першою1. Рекомендації Google для відправників просять не домішувати акції у квитанції2. Один наступний крок, без пропозицій, відправник з іменем: ось чому ці шаблони виглядають саме так.

84%

середній показник відкриттів вітальних листів у даних одного провайдера за 2023 рік

40%

у розсилок за тими самими даними

1

наступний крок у кожному шаблоні на цій сторінці

Правила

Транзакційний чи комерційний: правила для вітального листа

Два закони й один поштовий провайдер вирішують, чи дійде ваш вітальний лист і чи потрібне в ньому посилання для відписки. Це не юридична консультація.

США: транзакційний, лише поки це угода

За CAN-SPAM основна мета є транзакційною або пов’язаною з наявними відносинами, коли повідомлення складається лише зі змісту, який підтверджує, завершує чи полегшує угоду, на яку отримувач погодився, дає інформацію про гарантію, відкликання чи безпеку, повідомляє про зміни в акаунті чи членстві або доставляє товар чи послугу; FTC каже, що закон тлумачить ці категорії вузько. Змішане повідомлення є комерційним, якщо тема листа читається як реклама або транзакційна частина йде не першою. Комерційному листу потрібні справжні заголовки, чесна тема, позначка, що це реклама, ваша дійсна фізична поштова адреса й виконання відписки протягом 10 робочих днів. Кожен лист із порушенням може коштувати до 53 088 $; винятку для листів B2B немає1.

ЄС: спершу згода, крім власних клієнтів

Директива ePrivacy (Директива 2002/58/ЄС про приватність та електронні комунікації) дозволяє листи для прямого маркетингу лише за попередньою згодою. Виняток: бізнес, який отримав адресу під час продажу, може рекламувати власні схожі продукти чи послуги, якщо клієнт міг заперечити, коли адресу збирали, і може заперечити в кожному повідомленні, безкоштовно3. Сам сервісний лист згоди не потребує: він частина договору, а ця підстава, за словами Європейської ради із захисту даних (EDPB), на маркетинг не поширюється. Згода означає: без попередньо поставленої галочки, і відкликати її так само легко, як дати4.

Доставлюваність: автентифікація, без змішування, відписка в один клік

Рекомендації Google для всіх відправників: SPF або DKIM, TLS, повідомлення у форматі за RFC 5322, частка спаму нижче 0,3%. Не змішуйте типи контенту в одному повідомленні, наприклад акції у квитанції про покупку, і тримайте одну адресу відправника для кожного типу повідомлень. Відправникам 5 000 і більше повідомлень на день у Gmail також потрібні SPF, DKIM і DMARC з узгодженим доменом відправника та відписка в один клік із видимим посиланням у маркетингових листах і розсилках за підпискою2.

Читається для всіх

Надсилайте разом із HTML текстову версію, щоб лист читався на будь-якому пристрої й у програмі читання з екрана. Пишіть наступний крок справжнім текстом, а не на картинці, і нехай кожне посилання каже, куди веде: Google просить, щоб посилання були видимими й зрозумілими і щоб нічого не ховалося за допомогою HTML чи CSS2.

Ця сторінка не є юридичною консультацією. У штатах США та інших країнах є власні правила для листів; перевірте офіційні правила там, де живуть ваші клієнти.

Серія листів

Серія вітальних листів для малого бізнесу: 4 листи за 14 днів

Після вітального листа три короткі листи ведуть клієнта до першого результату. У кожного є день, одна мета й правило зупинки; у планері Excel план зберігається з відповідальними й строками надсилання.

ЛистДеньЩо робитьПравило зупинки
Вітальний листДень 0Подяка, хто ви, що далі з датами, один наступний крок, як з вами зв’язатисяНемає: отримують усі
Перед першим заняттям, доставкою чи входомНапередодніПосилання чи адреса, час, що взяти, з ким зустрінутьсяПропустіть, якщо перша подія вже відбулася
Після першого заняття чи доставкиТого ж дня, протягом 2 годинТри рядки: що було, що вдалося, що даліПроблема у відповіді зупиняє серію: подзвоніть, виправте, продовжте
Контрольний лист через два тижніДень 14Два питання: що працює, що ні. Одне прохання: дата наступного крокуЖодних прохань про відгук чи рекомендацію, поки є відкрита проблема
День 30 і пізнішеДень 30Прохання про відгук чи рекомендацію й перша пропозиція, окремим комерційним листомЛише тим, хто може відписатися; див. шаблони листів подяки та опитування задоволеності

Підписник отримує вітальний лист, а далі розсилку в обіцяному ритмі; користувач пробного періоду — вітальний лист, один лист із другим кроком і лист про завершення пробного періоду. Чиста подяка після першого замовлення — це шаблони листів подяки. Перший рядок, який відвідувач бачить у чаті, — інша річ: привітальні повідомлення чат-бота.

Планер Excel

Що є в планері серії вітальних листів і журналі надсилань Excel

Чотири аркуші: «Планер» із серією Ashgrove Tutoring, «Журнал надсилань» із 13 зразковими листами, «Підсумок» і «Списки». Стовпці з позначкою «Авто» заповнюються самі.

СтовпецьЩо робить
Планер: Момент, Лист, День, Строк надсилання, Відповідальний, СтатусОдин рядок на кожен лист вашої серії: момент, назва листа, день від дати початку, строк надсилання, хто надсилає і статус: «Використовується», «Чернетка» або «На паузі».
Планер: Наступний крокТе одне, про що просить лист.
Журнал надсилань: Клієнт, Учень чи акаунт, Момент, ЛистОдин рядок на лист для кожного клієнта. Лист вибирається зі списку планера.
Дата початкуДень, коли людина стала клієнтом: замовлення, підпис, реєстрація чи запис.
Надіслати до АвтоДата початку плюс день листа з планера.
Дата надсилання, Статус АвтоВпишіть день, коли надіслали. Статус показує «Заплановано», «На сьогодні», «Прострочено», «Вчасно» або «Із запізненням».
Відповідь, Наступний крок зроблено«Так» або «Ні»: чи відповіли і чи відбувся той один наступний крок.
Підсумок АвтоУ журналі, надіслано, вчасно, із запізненням, прострочено зараз, відповіді й зроблені наступні кроки, з частками, за листом і за відповідальним.

У зразку надіслано 9 із 13 листів, 7 із них вчасно; 2 заплановано, 1 на сьогодні і 1 прострочено. На 4 із 9 надісланих відповіли, а 6 привели до наступного кроку. Працює в Excel, LibreOffice і Google Таблицях.

Планер серії листів Excel (.xlsx) Шаблон Word (.docx)

Як користуватися

Як користуватися цими шаблонами вітального листа

  1. 1

    Виберіть момент

    Покупка, підписаний договір, реєстрація, учень чи учасник, прийом чи підписник. Один вітальний лист на людину.

  2. 2

    Заповніть п’ять частин

    Ім’я в темі, хто ви, два-три рядки з датами, один наступний крок, як з вами зв’язатися. Решту видаліть.

  3. 3

    Надішліть вчасно, від людини

    Того ж дня для договору, протягом години для реєстрації чи підписника, за 1 робочий день після замовлення.

  4. 4

    Сплануйте наступні три

    Внесіть серію в планер Excel із відповідальним і строком надсилання. Лист напередодні — той, про який більшість бізнесів забуває.

  5. 5

    Записуйте й переглядайте щотижня

    Один рядок на лист. Щотижня: листи із запізненням і прострочені, відповіді клієнтів, що лишилися без реакції, наступні кроки, які не відбулися.

Налаштування в CRMsoftware.pro

  1. Чати з сайту й вебформи потрапляють у «Ліди». Коли людина платить чи підписує, відкрийте лід і натисніть «Конвертувати в угоду»: створяться контакт, компанія й угода. Вставте надісланий вітальний лист у «Нотатки» угоди.
  2. У розділі «Завдання» натисніть «Нове завдання» для кожного листа серії: «Назва завдання» (наприклад «Вітальний лист: Рафаель Кінтеро»), «Виконавець», «Дедлайн» і «Пов'язана угода». «Мої задачі» показують «На сьогодні» і «Прострочені»; після надсилання натисніть «Позначити виконаним».
  3. На тарифі Launch «Планування» надсилає лист «Підтвердження бронювання» кожному, хто записався на час, і «Нагадування про зустріч» перед ним. У «Планування» > «Листи» відредагуйте поля «Тема листа», «Заголовок» і «Текст листа», потім «Зберегти шаблон». Створіть ознайомчий дзвінок у «Типи подій» > «Новий тип події» і вставте посилання через «Скопіювати посилання» у вітальний лист.
  4. У «Мої боти» > ваш бот > вкладка «Основи» додайте інструкцію для початку роботи в поле «База знань», а в полі «Інструкції» скажіть AI-агенту, хто контактна особа для нових клієнтів і що відбувається після реєстрації. Натисніть «Зберегти зміни», потім «Спробуйте Bot». На тарифі Growth збережіть версію для чату в «Налаштування» > «Збережені відповіді» > «Нова відповідь»: «Шорткат», наприклад /welcome, «Заголовок», «Текст відповіді», «Поділитися з командою».

CRMsoftware.pro не надсилає вітальні листи й серії листів: ви надсилаєте їх зі своєї пошти чи сервісу розсилок, а CRM зберігає контакт, угоду, «Нотатки» й завдання. «Ліди», 1 воронка, «Нотатки» й базові завдання безкоштовні для 3 користувачів. Записи із синхронізацією календаря та їхні листи-підтвердження є з тарифу Launch, 19 $ на місяць при оплаті за рік; «Збережені відповіді» — з Growth, 49 $.

Щотижневий перегляд вітальних листів, 15 хвилин

  • Прострочені й запізнілі вітальні листи: хто і чому?
  • Відповіді на вітальний лист, на які ніхто не відреагував протягом 1 робочого дня.
  • Наступні кроки, які не відбулися за 7 днів: подзвоніть, не пишіть знову.
  • Одне речення в шаблоні, яке когось спантеличило: виправте шаблон.

Питання й відповіді

Питання про вітальний лист

Що написати у вітальному листі новому клієнту?

П’ять речей: подяку і хто ви, що далі з датами, один наступний крок, як зв’язатися з людиною, і тему листа з ім’ям клієнта та першою датою. Без пропозицій, переліку функцій і другого прохання. У вкладці 1 загальний шаблон; вкладки 2–7 адаптують його під момент.

Як написати вітальний лист новому клієнту після підписання договору?

Надішліть його того ж дня, коли підписано договір або надійшла перша оплата, від людини, яка вестиме роботу. Назвіть, хто що робить, дайте першу дату й дату першого результату, попросіть те одне, що вам потрібно, через захищене посилання, і вкажіть телефон із годинами роботи. У вкладці 3 є шаблон і відповідь клієнта.

Коли надсилати вітальний лист?

Протягом години після реєстрації чи підписки, того ж дня (щонайпізніше за 1 робочий день) після підписання договору, за 1 робочий день після першого замовлення і щойно записано на перший прийом для пацієнта чи клієнта. Квитанції й підтвердження запису йдуть одразу; вітальний лист від конкретної людини — слідом.

Вітальний лист — транзакційний чи комерційний?

У США він транзакційний, лише якщо весь його зміст підтверджує, завершує чи виконує те, на що людина погодилася; тоді посилання для відписки й поштова адреса не обов’язкові, хоча відправник і заголовки мають бути справжніми. Додайте пропозицію — і він може вважатися комерційним, а тоді потрібні можливість відписатися, поштова адреса й позначка реклами1. Вітальний лист розсилки — комерційний.

Чи потрібна згода, щоб надіслати вітальний лист у ЄС?

Для самого сервісного листа — ні: він частина договору. Маркетингові листи потребують попередньої згоди, крім листів власним клієнтам про схожі продукти, і лише з легкою можливістю заперечити під час збору адреси та в кожному повідомленні34. Це не юридична консультація: перевірте правила країни, де живе ваш клієнт.

Що таке серія вітальних листів і скільки листів у ній має бути?

Вітальний лист плюс листи, які ведуть нового клієнта до першого результату: для малого бізнесу це чотири листи за 14 днів. Вітальний лист, лист напередодні першого заняття чи доставки, лист того ж дня після них і контрольний лист через два тижні, у кожного є відповідальний, строк надсилання й правило зупинки.

Чи є у вас шаблони вітального листа для моєї галузі?

Вкладка 8 охоплює консалтинг і агенції, електронну комерцію й роздріб, освіту й репетиторство, медицину й стоматологію, юридичні фірми, неприбуткові організації, нерухомість, SaaS і застосунки та IT-послуги: для кожної що змінюється і готовий рядок. Для готельного бізнесу, стоматології та страхування є окремі сторінки.

Чи може CRMsoftware.pro надсилати вітальні листи автоматично?

Ні. CRMsoftware.pro не надсилає вітальні листи й серії листів; ви надсилаєте їх зі своєї пошти чи сервісу розсилок. AI-агент відповідає на питання нових клієнтів на вашому сайті 24/7, записи на тарифі Launch самі надсилають листи-підтвердження й нагадування, а кожен лист серії — це завдання з «Дедлайном». Безкоштовно для 3 користувачів6.

Схожі шаблони

Чекліст онбордингу клієнтівПлан на 30 днів після вітального листа, зі стартовим дзвінком.Листи подяки клієнтамПодяка після першого замовлення, рекомендації чи проблеми.Шаблони листів для продажівЛист того ж дня після «так», із датами з обох сторін.Привітальні повідомлення чат-ботаПерший рядок у чаті: інша річ, ніж вітальний лист.

Безкоштовні інструменти

Калькулятор відтоку клієнтів і доходуСкільки клієнтів іде і скільки коштує вам перший місяць.Калькулятор A/B-тестівЧи справді дві теми листа відрізняються.Калькулятор CSATОцініть відповіді на свій контрольний лист через два тижні.

Джерела

  1. Правила США для комерційних і транзакційних листів, перевірено 18 жовтня 2026: Federal Trade Commission, CAN-SPAM Act: A Compliance Guide for Business
  2. Правила Gmail для всіх відправників і для відправників 5 000 і більше повідомлень на день, перевірено 18 жовтня 2026: Google Workspace Admin Help, Email sender guidelines
  3. Правила ЄС щодо листів для прямого маркетингу, стаття 13, консолідований текст від 19 грудня 2009: Directive 2002/58/EC on privacy and electronic communications (ePrivacy Directive), EUR-Lex
  4. Роз’яснення ЄС про договір, згоду й маркетинг як правові підстави, перевірено 18 жовтня 2026: European Data Protection Board, Process personal data lawfully (Data protection guide for small business)
  5. Аналіз понад 4,4 мільярда повідомлень, надісланих клієнтами GetResponse у 2023 році: GetResponse, Email Marketing Benchmarks (2024 edition)
  6. Тарифи й ціни: Ціни CRMsoftware.pro

Вітальний лист вчасно, один наступний крок, кожна відповідь у CRM.

Почніть безкоштовно з 3 користувачами, AI-чатом, лідами, 1 воронкою й базовими завданнями. Launch, 19 $ на місяць при оплаті за рік для 8 користувачів, додає записи із синхронізацією календаря й листами-підтвердженнями, WhatsApp і передачу людині. Growth, 49 $ на місяць при оплаті за рік для 20 користувачів, додає «Збережені відповіді».

Почати безкоштовно →Переглянути ціни