销售邮件模板：覆盖交易的每个阶段

可直接复制的销售邮件模板，覆盖交易的 8 个阶段，从回复咨询线索到续约。每封都附简短版和发送时限，并且只提一个请求。附 Word 文件和 Excel 交易邮件记录表。

作者 Anatolii Ulitovskyi 事实核查 RH Fardin 更新于
Word 模板 (.docx) Excel 交易邮件记录表 (.xlsx)

1. 回复咨询线索并约好通话

速度决定成败

何时发送

  • 收到咨询后 1 个工作小时内。非工作时间发来的咨询，第二天一早回复。
  • 先回答对方的问题，再给出两个具体的通话时间。
  • 是对方先来信，所以这不是开发信。写给没有咨询过的人，请使用开发信模板。

主题关于话题：两个可选通话时间

邮件名字，您好！

感谢您来信咨询话题。直接回答对方的问题。

为了给您推荐合适的方案，我需要和您沟通 20 分钟，了解您需要的 2 到 3 项信息，例如：有几家门店、希望何时开始。

星期几时间或星期几时间，您方便吗？如果都不合适，请告诉我您方便的时间。

您的名字
公司，电话

简短版（聊天或短信）名字您好，感谢您咨询话题。简短回答。星期几时间或星期几时间，我们能通话 20 分钟吗？您的名字

如果没有回复在第 2 和第 5 个工作日各发一条简短的提醒，第 10 天发最后一封。具体措辞见客户未回复跟进邮件模板。

面向小型销售和客服团队

每笔交易、每封邮件，都有带日期的下一步。

在 CRMsoftware.pro 中，AI 客服全天候回复网站访客，并把每位访客保存为线索。一键就能把线索转为交易，每个下一步都是一个带“Deadline”（截止日期）的任务。邮件由您从自己的邮箱发送。

  • 免费版含线索收件箱、“转为交易”和 1 条管道
  • 任务带“Assignee”（执行人）、“Deadline”和“Linked deal”（关联交易）；“My Tasks”（我的任务）显示“Due today”（今天到期）和“Overdue”（逾期）
  • 3 位用户免费。报价单、发票、电子签名和付款链接从 Launch 版起提供，按年付费每月 $19
免费开始 →查看价格

免费版：3 位用户，无需信用卡。

完整示例

销售邮件范文：一笔餐厅交易，从聊天到成交

Lanternfish Analytics 是一家虚构的公司，向餐厅销售报表软件，并在一笔交易中使用了这些销售邮件模板。Jonah Whitaker 的客户是 Olive Branch Bistro Group（4 家餐厅）的运营总监 Ines Moreau。决策前，财务部的 Paul Okonkwo 也加入进来。

Lanternfish Analytics虚构的公司和客户
客户10 月 1 日周四 21:40，网站聊天：您好，我是 Olive Branch Bistro Group 的 Ines Moreau。每周一我都要把 4 家餐厅的食材成本和人工数据复制到一张表格里。你们能帮我们做这件事吗？
AI 客服可以。Lanternfish 每周一早上为您所有餐厅发送一份统一的周报。销售部的 Jonah 会在明天 9:00 前给您发邮件，提供两个可选的通话时间。请问您的邮箱和电话是？
21:42 保存线索，含 Ines 的信息 · Jonah 8:05 打开
Jonah（销售）10 月 2 日周五 8:20，邮件“关于 4 家餐厅的周报：两个可选通话时间”：可以，我们能替代周一那张表格。10 月 6 日周二 10:00 或 10 月 7 日周三 14:00，您方便通话 20 分钟吗？
Jonah（销售）10 月 6 日周二 11:40，邮件“总结：Olive Branch 的统一周报”：目前这份报表要花您大约 5 小时。目标：每周一 8:00 前准备好。您和 Paul Okonkwo（财务）将在 10 月 28 日做决定。10 月 12 日周一前发送方案。
客户10 月 7 日周三 11:30：没错。4 家餐厅要多少钱？Paul 会先问这个。
Jonah（销售）10 月 7 日周三 11:55，邮件“价格说明：Olive Branch，每月 $480”：每家餐厅每月 $120，按年付费：每年 $5,760，另加 $900 实施费。按月付费：每家餐厅 $145。在您的预算范围内吗？
Jonah（销售）10 月 12 日周一 9:30，邮件“方案 Q-1042：4 家餐厅的周报”：首年 $6,660，有效期至 10 月 30 日，11 月 23 日前上线。10 月 15 日周四 10:00 我们能和 Paul 一起过一遍吗？
Jonah（销售）10 月 21 日周三 10:00，发给 Ines 和 Paul 的邮件“供您 10 月 28 日决策参考：价格、条款和开始日期”：Paul，是的：按年计费从上线当天（11 月 23 日）开始。在 10 月 27 日周二前，会议还需要我提供什么吗？
客户10 月 29 日周四 9:10：昨天批了。4 家都按年付费，开始吧。
Jonah（销售）10 月 29 日周四 11:00，邮件“下一步：Olive Branch 11 月 23 日前上线”：今天签字并开发票。11 月 3 日周二 10:00 召开启动会。11 月 16 日周一出第一份报表（2 家餐厅），11 月 23 日周一覆盖全部 4 家。
Jonah（销售）11 月 24 日周二 9:00，邮件“您的第五家餐厅：要加入报表吗？”：周一的报表已包含全部 4 家餐厅。您提到 2 月会开第五家：按您现有的条款每月 $120，另加 $225 实施费。需要我发一份报价，方便您做预算吗？
客户11 月 24 日周二 10:05：好的，麻烦了。

交易邮件记录：7 封邮件，7 次回复

阶段发送时间回复
回复咨询线索10 月 2 日周五 8:20有，42 分钟后
通话或演示总结10 月 6 日周二 11:40有，次日
价格询问10 月 7 日周三 11:55有，在预算范围内
方案或报价10 月 12 日周一 9:30有，约在 10 月 15 日通话
采购小组沟通10 月 21 日周三 10:00有，来自 Paul
赢单：下一步10 月 29 日周四 11:00有，启动会已确认
续约或增购11 月 24 日周二 9:00有，11 月 26 日已发报价

11 月 26 日 CRMsoftware.pro 中的记录

交易Olive Branch Bistro Group，10 月 29 日“Won”（赢单）
金额首年 $6,660，含 $900 实施费
联系人Ines Moreau（主要联系人）、Paul Okonkwo（财务）
报价单Q-1042，“Accepted”（已接受）
任务7 个下一步，全部在“Deadline”（截止日期）前完成
新交易第五家餐厅，首年 $1,665，已发报价

为何有效

为什么最好的销售邮件模板既快又便于转发

速度决定您能否争取到一次对话。在一项针对 2,241 家美国公司的审查中，这些公司都通过官网收到了一条测试线索：37% 在一小时内回复，24% 超过 24 小时才回复，23% 从未回复1。在另一项涉及 42 家美国公司、125 万条销售线索的独立研究中，在一小时内尝试联系线索的公司，成功确认线索资格（即与关键决策人进行了真正的对话）的可能性，是晚一小时才联系的公司的近 7 倍1。这些数据来自 2011 年，请把它看作趋势参考。

大多数 B2B 决策是由您从未见过的人做出的。在 Gartner 对 632 名 B2B 买家的调查中，采购小组有 5 到 16 人，最多跨越四个职能部门；74% 的买方团队在决策过程中出现了不健康的冲突2。达成共识的小组认为自己达成了高质量交易的可能性是其他小组的 2.5 倍2。一封可以由一个人直接转发的邮件，能让整个小组掌握同样的信息。

法律看的是邮件的用途。在美国，CAN-SPAM 法案适用于商业邮件，FTC 明确表示该法对企业对企业（B2B）邮件没有例外3。只用于完成买方已同意交易的邮件，例如对方同意后的下一步安排，属于交易类邮件，可豁免大部分规定3。

37%

的 2,241 家美国公司在一小时内回复了网站线索

近 7 倍

一小时内联系时，确认线索资格的可能性

5 到 16

人组成 B2B 采购小组，最多跨四个职能部门

各阶段规则

各阶段的销售邮件规则：何时发送，何时停止

每个阶段一封邮件，每封邮件一个请求。工作日从发出邮件起计算。

阶段发送时间唯一请求如果没有回复
回复咨询线索1 个工作小时内从两个通话时间中选一个第 2 和第 5 天提醒，第 10 天发最后一封
通话或演示总结通话当天指正我理解有误的地方照样按时发送承诺的内容
价格询问同一个工作日这在您的预算范围内吗？在承诺的那天发送方案
方案或报价通话后 1 个工作日内在约定时间通话 20 分钟第 2、5、9 和 14 天跟进，然后停止
采购小组沟通决策前一周会议还需要我提供什么吗？决策前 2 天给主要联系人打一个电话
赢单：下一步对方同意当天确认启动会时间下一个工作日打电话：对方已经是客户了
丢单：询问原因对方拒绝后 2 个工作日内主要原因是什么？不跟进。只有对方说过日期时才再发一条
续约或增购续约前 60 天，或对方给出理由时20 分钟回顾，或一份报价一周后提醒一次，然后打电话

对方一旦拒绝或要求停止，就立即停止。外出自动回复不算答复：把下一个日期改到对方回来后的第二天。

按行业

按行业划分的销售邮件模板：有哪些不同

这 8 个阶段适用于所有行业。不同的是买家需要什么样的证明，以及交易会卡在哪里。每个行业都附一条现成的邮件主题。

行业有哪些不同现成主题
B2B 服务和代理机构提出需求的人很少是付钱的人。每封邮件都要写得能直接转给财务。供您 10 月 28 日决策参考：价格、条款和开始日期
SaaS 和初创公司试用就是方案。先约定 2 到 3 个成功指标，并在试用结束前总结对方的使用情况。您的试用：已建 3 份报表，还剩 5 天
IT 服务和 MSP安全问题来自您没见过的人。先发送评估结果，再给出按用户或设备计算的月价。网络检查结果：3 项需修复，1 项紧急
房地产平台线索归最先回复的人。几分钟内回复，每次看房后只问一个问题。枫树大道的三居室：两个可选看房时间
保险买家会逐项比较报价。用通俗的话说明保什么、不保什么以及续保日期。您的报价：保什么、不保什么，以及价格
理财顾问信任第一。提前发送议程，绝不承诺收益，每个模板都要经过合规部门批准。周二回顾会需要带哪些资料
律师事务所咨询结束后，把服务范围、收费方式和委托协议一起发送。请查阅您所在律师协会的广告规定。咨询后的下一步：您的委托协议
医疗（面向诊所销售）诊所经理、医生和合规人员都参与决策。用书面形式回答安全问题，绝不包含患者信息。供合规审查的安全问题答复
酒店和活动档期会被订满。每份团体报价都要写明日期、人数、人均价格以及保留期限。12 月 12 日 40 人晚宴，保留至周五
汽车经销商买家比较的是落地价。把全价、各项费用和旧车置换价都写下来。您周六试驾的 SUV：落地价
招聘和人力外包费用和替换条款就是方案。连同第一份候选人短名单的日期一起发送。2 个仓库岗位的费用条款和短名单日期
非营利组织（赞助）您向企业出售的是曝光度。在印刷截止日期前给出 2 到 3 个赞助级别和决策日期。5 月 9 日 5 公里跑活动的赞助方案
电商和零售一对一邮件适用于批发和大额订单。群发给名单的促销邮件属于营销邮件：需要提供退订方式并写明您的邮寄地址3。每月 24 件的批发价

保险、理财、法律和医疗行业在广告和隐私方面还有额外规定。保存模板前请先查清楚。本页内容不构成法律建议。

规则

专业销售邮件的六条规则

适用于每个阶段、每个行业。

一封邮件，一个请求

一个通话时间、一处更正、对价格区间的认可，或一个决策日期。等对方第一次回复后再提第二件事。

主题要说清邮件内容

总结、价格、方案、下一步：直接写明。不要伪造“Re:”或“回复：”前缀。美国法律禁止商业邮件使用欺骗性主题3。

主题价格说明：Olive Branch，每月 $480

为您从未见过的人而写

在 B2B 中，您的邮件会被转发。把摘要放在前三行，并使用对方的数字。

每次都要有带日期的下一步

每封邮件都以下一步和一个日期结尾，并在关闭邮件前把它记为任务。

一对一，用您自己的邮箱

每次只写给一个人。Gmail 对每天向 Gmail 账户发送超过 5,000 封邮件的发件人有额外要求，例如一键退订4。促销邮件需要写明您的邮寄地址并提供退订方式3。

对方说停就停

一次拒绝、一句“别再发了”，或最后一次跟进后仍无回音，就到此为止。美国法律规定最多在 10 个工作日内处理退订请求3；当天处理更好。

本页内容不构成法律建议。以上是美国的规定，请查阅您的买家所在地的规定。

Excel 记录表

Excel 交易邮件记录表里有什么

三个工作表：“交易邮件记录”包含 Olive Branch 示例和另外 8 行样例，另有“汇总”和“列表”。自动列会自行填写。

列作用
交易、联系人、负责人每封邮件一行，由负责人发送。
阶段8 个阶段之一，与选项卡一致。
已发邮件、发送日期邮件主题和日期。
回复是或否。对方回复后修改。
下一步、截止日期每笔进行中的交易都需要这两项。
完成日期下一步完成的日期。
下一步状态 自动已完成、未到期、今天到期、已逾期或无带日期的下一步。
逾期天数 自动已逾期的下一步晚了多少天。
交易状态 自动交易有“赢单：下一步”行时为赢单，有“丢单：询问原因”行时为丢单，否则为进行中。

样例中，7 笔交易共 15 封邮件，收到 12 次回复（80%）。无论哪天打开文件，都有 1 个下一步今天到期、1 个已逾期、1 个未到期，还有 1 行无带日期的下一步。1 笔交易赢单，1 笔丢单，赢单率 50%。“汇总”还会按阶段统计邮件和回复数，按负责人统计待办工作。可在 Excel、LibreOffice 和 Google 表格中使用。

Excel 交易邮件记录表 (.xlsx) Word 模板 (.docx)

使用方法

如何使用这些销售邮件模板

  1. 1

    找到阶段

    打开交易当前所处阶段的选项卡。

  2. 2

    填入对方的原话

    把方括号中的每个词替换为买方自己的数字、日期和名字。

  3. 3

    检查：一个请求，一个日期

    删掉所有对买方做决定没有帮助的内容。

  4. 4

    记录下来

    把邮件、下一步及其截止日期记在 Excel 记录表中，或建成 CRM 任务。

  5. 5

    如果没有回复

    回复咨询线索或发送总结后，使用客户未回复跟进邮件模板。发送方案后，使用销售跟进邮件序列。

在 CRMsoftware.pro 中设置

  1. 在“我的机器人”中选择您的机器人，打开“行为”选项卡并开启“收集用户数据”，这样每位访客都会留下姓名和邮箱。点击“保存更改”。
  2. 新的聊天会进入“Sales”（销售）下的“潜在客户”。约好通话后，点击“转为交易”：系统会创建联系人、公司和交易。
  3. 在“交易”中填写金额、阶段、预计成交日期、主要联系人和“Assigned to”（负责人）。用“新建联系人”添加采购小组的其他成员，“公司”填同一家，并在交易的“Notes”（备注）中写明每个人的角色。
  4. 每发一封邮件，就打开“任务”并点击“New Task”（新建任务）：把下一步写在“Task title”（任务标题）里，再设置“Assignee”（执行人）、“Deadline”（截止日期）和“Linked deal”（关联交易）。“My Tasks”（我的任务）会显示“Due today”（今天到期）和“Overdue”（逾期）；完成后点击“Mark done”（标记完成）。
  5. 使用 Launch 版时，在“Quotes”（报价单）中用“New Quote”（新建报价单）制作报价，并设置“Valid Until”（有效期至）。对方同意后，用“From Quote”（从报价单生成）创建发票，并使用“Create Payment Link”（创建付款链接）。把交易设为“Won”（赢单），或设为“Lost”（丢单）并在“Notes”中写明原因。
  6. 使用 Growth 版时，把简短版保存在“设置” > “已保存回复” > “新建回复”中，并设置“快捷键”，例如 /pricing。在聊天回复框中输入快捷键即可插入。

CRMsoftware.pro 不发送销售邮件、自动邮件序列或群发邮件，也不追踪邮件打开情况：每封邮件都由您从自己的邮箱发送。潜在客户、1 条管道和基础任务对 3 位用户免费。报价单、发票、电子签名和付款链接从 Launch 版起提供，按年付费每月 $19；已保存回复在 Growth 版，每月 $49。

每周交易邮件检查，10 分钟

  • 已逾期：今天就发邮件或打电话。
  • 无带日期的下一步：给每笔进行中的交易定一个。
  • 丢单：原因已写在“Notes”中。
  • 未来 60 天内续约的交易：回顾邮件已发送。

常见问题

销售邮件模板：常见问题

什么是销售邮件模板？

针对交易每个阶段、可直接编辑的邮件，从回复咨询线索到续约。您只需把方括号中的内容换成买方自己的话和数字。给从未咨询过的人发第一封邮件，请使用开发信模板。

如何写一封专业的销售邮件？

在前两行回答对方的问题，使用对方的数字，只提一个请求，并给出具体日期。主题要说清邮件内容，例如“总结：”或“价格说明：”。

好的销售自我介绍邮件范例是什么样的？

当有人咨询您的产品时，用回答问题的方式介绍自己：“感谢您来信咨询 4 家餐厅的周报。可以，我们能替代周一那张表格。周二 10:00 或周三 14:00，您方便通话 20 分钟吗？”第 1 个选项卡里有完整邮件。

主动咨询的销售线索应该多快回复？

1 个工作小时内。在一项涉及 125 万条销售线索的研究中，在一小时内尝试联系线索的公司，确认线索资格的可能性是晚一小时才联系的公司的近 7 倍1。非工作时间，AI 聊天客服可以立即回复，并告知真人何时回复。

B2B 销售邮件模板有什么不同？

在 B2B 中，参与决策的不止一个人：Gartner 发现采购小组有 5 到 16 人，最多跨越四个职能部门2。所以每封邮件都必须经得起转发：简短摘要、价格、条款和决策日期，并点名回答每个人的问题。

CAN-SPAM 适用于 B2B 销售邮件吗？

适用。FTC 表示，该法对企业对企业邮件没有例外3。除其他规定外，商业邮件必须使用真实的主题、写明您的邮寄地址并提供退订方式，退订请求必须在 10 个工作日内处理。只用于完成买方已同意交易的邮件属于交易类邮件，可豁免大部分规定3。本内容不构成法律建议。

丢单后应该发什么？

感谢对方，说明您已关闭跟进，并请对方从几个简单选项中选出主要原因：价格、时机、其他方案，或您做的某件事。然后停止，除非对方提出要求或说过具体日期。

有适合我所在行业的销售邮件模板吗？

这 8 个阶段适用于所有行业。行业表格列出了 B2B 服务、SaaS、IT 服务、房地产、保险、理财顾问、律师事务所、医疗、酒店、汽车经销商、招聘、非营利组织以及电商和零售各自的不同之处，每个行业都附一条现成主题。

CRMsoftware.pro 能替我发送销售邮件吗？

不能。CRMsoftware.pro 不发送销售邮件、自动邮件序列或群发邮件：每封邮件都由您从自己的邮箱发送。应用会保存交易，为每个下一步建立带“Deadline”（截止日期）的任务；在 Launch 版（按年付费每月 $19）中，还会保存报价单、发票和付款链接5。

相关模板

开发信模板写给没有咨询过的人的第一封邮件，以及何时停止。客户未回复跟进邮件咨询回复或总结邮件没有回音时使用。销售跟进邮件序列发送方案后的第 2 天到第 14 天。销售异议处理话术价格邮件遇到“太贵了”时。

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资料来源

  1. 线索响应审查及另一项涉及 125 万条线索的独立研究，《哈佛商业评论》，2011 年 3 月： James B. Oldroyd, Kristina McElheran and David Elkington, The Short Life of Online Sales Leads
  2. Gartner 对 632 名 B2B 买家的调查，2024 年 8 月至 9 月进行，2025 年 5 月 7 日发布新闻稿： Gartner Sales Survey Finds 74% of B2B Buyer Teams Demonstrate "Unhealthy Conflict" During the Decision Process
  3. 美国关于商业邮件和交易类邮件的规定，查阅于 2026 年 10 月 13 日： Federal Trade Commission, CAN-SPAM Act: A Compliance Guide for Business
  4. Gmail 对所有发件人以及每天发送 5,000 封或以上邮件的发件人的规定，查阅于 2026 年 10 月 13 日： Google Workspace Admin Help, Email sender guidelines
  5. 方案和价格： CRMsoftware.pro 价格

快速回复，为整个小组而写，给每个下一步定好日期。

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