Kaltakquise-E-Mail-Vorlagen für kleine B2B-Unternehmen
Kaltakquise-E-Mail-Vorlagen für Inhaber kleiner B2B-Dienstleister und Einzelkämpfer im Vertrieb: ein echter Anlass zum Schreiben, eine erste E-Mail in 4 Teilen für 6 Situationen, zwei Follow-ups und eine Stoppregel. Dazu Antworten auf die üblichen Reaktionen, Abmeldungen am selben Tag, die Versandregeln, eine Word-Datei und eine kostenlose Excel-Akquise-Liste.
Erstellt von Anatolii Ulitovskyi 
Faktengeprüft von RH Fardin Aktualisiert am 1. B2B-Kaltakquise-E-Mail-Vorlage: Anlass, Problem, Beleg, Bitte
Zuerst lesenDiese B2B-Kaltakquise-E-Mail-Vorlage hat vier Teile und eine kurze Fußzeile. Sie braucht einen echten Anlass, genau diesem Unternehmen zu schreiben. Liefern 10 Minuten Recherche keinen, senden Sie nicht.
Erst recherchieren, 10 Minuten pro Unternehmen
- Ein echter Anlass zum Schreiben: etwas, das sich geändert hat oder das Sie sehen können, etwa eine Stellenanzeige, ein neuer Standort, ein Beitrag des Inhabers oder eine Empfehlung.
- Die Passung: Art und Größe von Unternehmen, denen Sie bereits helfen.
- Die richtige Person: der Inhaber oder wer für Bereich zuständig ist. Nutzen Sie eine geschäftliche Adresse von der Website oder eine, die man Ihnen gegeben hat, nie eine gekaufte Liste1.
- Ihre Sperrliste: Prüfen Sie die Adresse und die Domain.
- Ihr Beleg: ein Ergebnis bei einem ähnlichen Kunden, das Sie nachweisen können.
Die vier Teile
| Teil | Was Sie schreiben | Beispiel |
|---|---|---|
| 1. Anlass | Der echte Grund, in der ersten Zeile. | Ich habe gesehen, dass Sie 9 Leute für einen zweiten Standort suchen. |
| 2. Problem | Was das meist mit sich bringt, in einem Satz. | Ein zweiter Standort heißt meist zwei Dienstpläne und zwei Trinkgeldpools. |
| 3. Beleg | Ein Ergebnis bei einem ähnlichen Kunden, mit einer Zahl. | Wir machen die Lohnabrechnung für 23 Restaurants in Columbus. |
| 4. Kleine Bitte | Eine einfache Frage. | Lohnt sich ein 15-minütiges Gespräch am Donnerstag oder Freitag? |
BetreffDer Anlass in 3 bis 5 Wörtern, zum Beispiel Ihr zweiter Standort
E-MailHallo Name,
ich habe gesehen, dass der Anlass: was sich geändert hat oder was Sie bemerkt haben, und wo.
Das Problem: was das für ein Unternehmen wie dieses meist bedeutet, in einem Satz.
Der Beleg: ein Ergebnis bei einem ähnlichen Kunden, mit einer Zahl.
Lohnt sich ein 15-minütiges Gespräch am Tag oder Tag? Wenn nicht, genügt ein kurzes Nein.
Ihr Name
Ihre Firma, Telefon
Dies ist eine Werbe-E-Mail von Ihre Firma, Postanschrift. Wenn Sie keine weiteren E-Mails von mir möchten, antworten Sie mit „nein danke“, dann schreibe ich Ihnen nicht mehr.
FußzeileBehalten Sie die letzten zwei Zeilen in jeder Kaltakquise-E-Mail. Sie decken drei Punkte des CAN-SPAM-Leitfadens der FTC ab: Die Nachricht gibt sich als Werbung zu erkennen, nennt eine gültige Postanschrift und erklärt, wie man sich abmeldet2.
Nie„Re:“ oder „Fwd:“ (in deutschen Programmen „AW:“, „WG:“) in einer ersten E-Mail1, ein falsches Kompliment, ein Ergebnis, das Sie nicht belegen können, Anhänge, ein Preis, zwei Bitten auf einmal.
2. Erste E-Mails, wenn sich im Unternehmen etwas geändert hat
Nutzen Sie diese E-Mails, wenn Ihr Anlass neu ist: Wachstum, ein sichtbares Problem, das sich beheben lässt, oder etwas, das die Person veröffentlicht hat. Füllen Sie jede Klammer aus und schließen Sie mit der Fußzeile.
2.1Neue Stellen oder Wachstum
Worauf achtenEine Stellenanzeige, ein neuer Standort, eine neue Leistung oder ein großer neuer Auftrag.
BelegEin Kunde, der dasselbe Wachstum mit Ihnen gemeistert hat.
E-MailBetreff: Ihr neuer Standort oder Ihre neuen Stellen
Hallo Name,
ich habe gesehen, dass Firma 9 Leute einstellt oder einen zweiten Standort eröffnet. Herzlichen Glückwunsch.
Solches Wachstum bringt in den arbeitsreichsten Monaten meist das Problem, zum Beispiel mehr Dienstpläne und mehr Fragen zur Lohnabrechnung mit sich.
Wir haben ähnlichen Kunden bei genau diesem Schritt begleitet: Ergebnis mit Zahl.
Lohnt sich ein 15-minütiges Gespräch am Tag oder Tag? Wenn nicht, genügt ein kurzes Nein.
Ihr Name, Firma
Fußzeile
2.2Ihnen ist etwas aufgefallen
Worauf achtenEin behebbares Problem, das von außen sichtbar ist: ein defektes Formular, eine langsame Seite, ein Papierprozess in einer Stellenanzeige.
TonEinmal ansprechen, freundlich und genau.
E-MailBetreff: Was Ihnen aufgefallen ist auf wo
Hallo Name,
beim Blick auf wo Sie es gesehen haben ist mir das Problem, freundlich und genau beschrieben aufgefallen. Vielleicht steht das schon auf Ihrer Liste.
Bei ähnlichem Kunden brachte die Lösung desselben Problems Ergebnis mit Zahl.
Soll ich Ihnen die 3 Schritte schicken, die wir genutzt haben? Ein Ja oder ein Nein genügt.
Ihr Name, Firma
Fußzeile
2.3Beitrag veröffentlicht
Worauf achtenEin Beitrag, ein Vortrag oder ein Interview dieser Person aus den letzten 30 Tagen.
BelegEin Ergebnis, das zu ihrem Thema passt.
E-MailBetreff: Ihr Beitrag, Vortrag oder Interview über Thema
Hallo Name,
ich habe Ihren Beitrag über Thema gelesen. Ihr Punkt, dass Ihr Kernpunkt in wenigen Worten, deckt sich mit dem, was wir bei Art von Kunden sehen.
Was ähnlichem Kunden geholfen hat: eine Idee und ihr Ergebnis.
Wäre ein 15-minütiges Gespräch am Tag hilfreich? Wenn der Zeitpunkt nicht passt, sagen Sie es einfach.
Ihr Name, Firma
Fußzeile
TippLesen Sie die E-Mail vor dem Senden laut vor. Würde ein Satz zu jedem Unternehmen passen, ersetzen Sie ihn durch etwas, das nur dieses Unternehmen wiedererkennt.
3. Kaltakquise-E-Mail an Neukunden und Partner: die Vorlagen
Nutzen Sie diese E-Mails, wenn Sie etwas verbindet: eine Person, die Sie empfohlen hat, ähnliche Kunden oder Kunden, die Sie beide betreuen. Eine Verbindung hilft nur, wenn sie stimmt und Sie sie nennen dürfen.
3.1Empfehlung
Worauf achtenJemand, der Sie beide kennt und zugestimmt hat, dass Sie den Namen nennen dürfen.
RegelFragen Sie zuerst die empfehlende Person. Nennen Sie nie einen Namen ohne Erlaubnis.
E-MailBetreff: Name der empfehlenden Person hat mir geraten, Ihnen zu schreiben
Hallo Name,
Vollständiger Name der empfehlenden Person von deren Firma hat mir empfohlen, mich bei Ihnen zu melden. Ich habe gehört, dass Sie was gesagt wurde, zum Beispiel Hilfe bei der Lohnabrechnung brauchen.
Wir was Sie tun für Art von Unternehmen. Für Firma der empfehlenden Person haben wir Ergebnis mit Zahl erreicht.
Passt Ihnen Tag oder Tag für ein 15-minütiges Gespräch?
Ihr Name, Firma
Fußzeile
3.2Ähnliche Kunden in der Nähe
Worauf achtenUnternehmen wie Ihre besten Kunden: gleiche Branche, gleiche Gegend, gleiche Größe.
BelegEin Kunde, den die Person vielleicht kennt, namentlich nur mit seiner Erlaubnis genannt.
E-MailBetreff: Art von Unternehmen in Gegend
Hallo Name,
wir arbeiten mit Anzahl Art von Unternehmen in Gegend, darunter Kundenname. Die meisten kamen mit einem häufigen Problem zu uns.
Ist das bei Firma auch ein Thema? Wenn ja, zeige ich Ihnen in 15 Minuten, wie Kundenname das heute löst. Wenn nicht, genügt ein kurzes Nein.
Ihr Name, Firma
Fußzeile
3.3Partner
Worauf achtenEin Unternehmen, das dieselben Kunden betreut, aber etwas anderes verkauft, etwa ein Steuerbüro für einen Lohnabrechnungsdienst.
BitteEin Gespräch über Empfehlungen, kein Verkauf.
E-MailBetreff: Kunden, die wir beide betreuen
Hallo Name,
Sie unterstützen Art von Unternehmen bei Leistung des Partners. Wir unterstützen dieselben Unternehmen bei Ihrer Leistung, und unsere Kunden fragen uns manchmal nach Leistung des Partners.
Hätten Sie Interesse an einem 20-minütigen Gespräch, um zu sehen, ob gegenseitige Empfehlungen sinnvoll sind? Ganz unverbindlich.
Ihr Name, Firma
Fußzeile
TippFür Neukunden beginnen Sie mit Ihrer aktuellen Kundenliste: Sortieren Sie Ihre Kunden nach Branche und Gegend und schreiben Sie Unternehmen an, die Ihren 3 besten ähneln.
4. Follow-up nach der Kaltakquise-E-Mail: zwei kurze E-Mails, dann Schluss
StoppregelDer Zeitplan
| Tag | Zweck | |
|---|---|---|
| Tag 0 | E-Mail 1 | Ein echter Anlass, eine kleine Bitte |
| Tag 3 | 1. Follow-up | Selber Verlauf, etwas Nützliches |
| Tag 10 | Letzte E-Mail | Ein leichtes Ja oder ein leichtes Nein |
| Nach Tag 10 | Stopp | Keine E-Mails mehr ohne neuen Anlass |
Zählen Sie ab dem Tag, an dem Sie E-Mail 1 gesendet haben; ein Termin am Wochenende rückt auf Montag. Senden Sie beide Follow-ups im selben E-Mail-Verlauf, damit das „Re:“ bzw. „AW:“ im Betreff stimmt.
1. Follow-up, Tag 3Hallo Name,
noch etwas, das bei dem Problem helfen könnte: etwas Nützliches, etwa eine einseitige Checkliste oder ein kurzes Beispiel eines ähnlichen Kunden.
Ich gehe es gern in 15 Minuten mit Ihnen durch. Wenn das Thema gerade keine Priorität hat, genügt ein kurzes Nein.
Ihr Name
Fußzeile
Letzte E-Mail, Tag 10Hallo Name,
ich habe nichts von Ihnen gehört, deshalb ist dies meine letzte E-Mail zu Thema. Sollte es wichtig werden, antworten Sie mit „später“ und einem Monat, und ich melde mich dann.
Danke fürs Lesen
Ihr Name
Fußzeile
Stoppregel
- Hören Sie nach 3 E-Mails ohne Antwort auf. In den Daten von Belkins zu 7,5 Millionen B2B-Kaltakquise-E-Mails lag der praxistaugliche Rahmen bei 3 bis 5 Schritten3; ein kleiner Absender sollte am unteren Ende bleiben.
- Stoppen Sie am selben Tag bei jeder Antwort, jeder Abmeldung und jeder unzustellbaren E-Mail.
- Abwesenheitsnotiz: Verschieben Sie die nächste E-Mail auf den Tag nach der Rückkehr. Nennt sie eine andere Person, beginnen Sie mit dieser Person bei E-Mail 1.
- Schreiben Sie erst wieder mit einem neuen echten Anlass und nicht vor Ablauf von 90 Tagen. Tragen Sie niemanden, der nicht geantwortet hat, in einen Newsletter ein.
5. Antworten auf „kein Interesse“, „wer sind Sie?“ und „schicken Sie Infos“
Jede Antwort stoppt die geplanten E-Mails. Reagieren Sie innerhalb eines Arbeitstags im selben Verlauf und erfassen Sie die Art der Antwort.
5.1Kein Interesse
Sie hörenKein Interesse, danke.
So reagierenBedanken Sie sich und hören Sie auf. Kein „nur noch eine Frage“.
AntwortDanke für die Rückmeldung, Name. Ich schreibe Ihnen dazu nicht mehr. Viel Erfolg mit dem Anlass, zum Beispiel dem neuen Standort.
5.2Wer sind Sie
Sie hörenWer sind Sie, und woher haben Sie meine E-Mail-Adresse?
So reagierenBeantworten Sie beide Fragen klar und bieten Sie an, die Adresse zu löschen.
AntwortBerechtigte Frage. Ich bin Ihr Name, Funktion bei Firma in Stadt. Wir was Sie tun für Art von Unternehmen. Ihre Adresse habe ich wo, zum Beispiel auf der Kontaktseite Ihrer Website gefunden, und ich habe wegen des Anlasses geschrieben. Wenn Sie keine E-Mails mehr von mir möchten, sagen Sie es, dann lösche ich Ihre Adresse noch heute.
5.3Infos gewünscht
Sie hörenSchicken Sie mir ein paar Informationen.
So reagierenSenden Sie eine Seite, keinen Stapel Broschüren, und stellen Sie eine Frage.
AntwortGern. Hier ist ein Überblick auf einer Seite: Link oder Anhang. Damit ich Sie auf den richtigen Teil hinweisen kann: Möchten Sie das Problem noch in diesem Quartal angehen oder später? Ich kann es Ihnen auch am Tag in 15 Minuten zeigen.
5.4Nicht zuständig
Sie hörenDa bin ich nicht zuständig. Wenden Sie sich an zuständige Person.
So reagierenBedanken Sie sich, schreiben Sie dieser Person und sagen Sie, wer Sie geschickt hat. Beginnen Sie bei E-Mail 1.
AntwortVielen Dank, Name, das hilft mir weiter. Ich schreibe zuständige Person und erwähne, dass Sie mich an sie verwiesen haben.
5.5Nicht jetzt
Sie hörenVielleicht später im Jahr.
So reagierenFragen Sie, wann. Legen Sie eine Aufgabe für dieses Datum an und senden Sie vorher nichts.
AntwortVerstanden. Wann passt es besser, dass ich mich wieder melde, im Monat oder später? Ich notiere mir diesen einen Termin und schreibe Ihnen bis dahin nicht.
5.6Interessiert
Sie hörenOkay, erzählen Sie mehr.
So reagierenZwei Termine anbieten, den Lead in einen Deal umwandeln, eine Einladung mit Agenda senden.
AntwortSehr gern. Passt Ihnen Tag um Uhrzeit oder Tag um Uhrzeit für 15 Minuten? Ich schicke Ihnen eine Einladung mit drei kurzen Fragen, damit sich das Gespräch für Sie lohnt.
6. Abmeldungen und die Prüfung vor jedem Versand
PflichtEine Abmeldung ist jede Nachricht, die „Stopp“ sagt: „abmelden“, „bitte löschen“ oder ein verärgerter Einzeiler. Der CAN-SPAM-Leitfaden der FTC gibt Ihnen 10 Arbeitstage, um sie umzusetzen2. Diese Vorlage erledigt das am selben Tag.
Am selben Tag, jedes Mal
- StoppenStreichen Sie die offene Aufgabe und alle Entwürfe für diese Person.
- Auf die Sperrliste setzenDie Adresse, oder die ganze Domain, wenn die Person „wir alle“ oder „unser Unternehmen“ schreibt.
- Lead schließenSchließen Sie ihn mit dem Grund „Abgemeldet“ und dem Datum, damit der Datensatz erhalten bleibt.
- Vor jedem Versand prüfenBei jeder E-Mail 1, jeder neuen Liste und allen im Team, die dieselben Unternehmen anschreiben.
Optionale Bestätigung, einmalig, ohne WerbungErledigt, Name. Ich habe Ihre Adresse oder alle Adressen Ihres Unternehmens von meiner Liste gelöscht und schreibe Ihnen nicht mehr. Entschuldigen Sie die Störung.
NieDiskutieren, nach dem Grund fragen, die Person in einen Newsletter eintragen, von einer anderen Adresse schreiben oder einen Kollegen vorschicken. Abgemeldete Adressen nie verkaufen oder weitergeben2.
Vor jeder ersten E-Mail
- Weder die Adresse noch ihre Domain steht auf Ihrer Sperrliste.
- Der Betreff passt zur E-Mail, als Absendername steht Ihr Name2, und die Fußzeile ist vorhanden.
- Ihre Domain hat SPF und DKIM. Gmail1 und Yahoo4 verlangen von jedem Absender mindestens eines davon.
- Sie schreiben nach Großbritannien oder in die EU? Dort gelten andere Regeln: siehe Versandregeln unten.
Für kleine Vertriebs- und Supportteams
Erfassen Sie jeden Interessenten und verpassen Sie keinen nächsten Kontakt.
Jeder Interessent ist ein Lead mit Quelle, Status, verantwortlicher Person und Anmerkungen, und jede nächste E-Mail ist eine Aufgabe mit Deadline. Die E-Mails senden Sie aus Ihrem eigenen Postfach. Zeigt jemand Interesse, wird aus dem Lead mit einem Klick ein Deal.
- „Leads“ mit „Quelle“, „Status“, „Zugewiesen an“ und „Anmerkungen“
- Eine Aufgabe mit „Deadline“ für jede nächste E-Mail und „Konvertieren zu Deal“
- Free-Plan mit eingeschränktem Lead-Posteingang und einfachen Aufgaben. Launch ab 19 $ im Monat bei jährlicher Abrechnung
Free-Plan: 3 Nutzer, keine Kreditkarte.
Ausgefülltes Beispiel
Von der Stellenanzeige zum gebuchten Gespräch in 8 Tagen
Brookmere Payroll, ein fiktiver Lohnabrechnungsdienst mit zwei Personen in Columbus, Ohio, schreibt mit diesen Kaltakquise-E-Mail-Vorlagen Restaurantinhaber an. Inhaberin Nadia sucht einen echten Anlass zum Schreiben, sendet aus ihrem eigenen Postfach und erfasst jeden Kontakt.
Lead im CRM am 9. Oktober
| Führtitel (Lead-Titel) | Lohnabrechnung für 2 Standorte · Pickett Lane Kitchen |
| Quelle | Manuell, Kaltakquise-E-Mail |
| Status | Qualifiziert, dann „Konvertieren zu Deal“ |
| Zugewiesen an | Nadia |
| Anmerkungen | Anlass: Stellenanzeige, 1. Okt. E-Mail 1 am 5. Okt., 1. Follow-up am 8. Okt. Antwort am 9. Okt.: Wer sind Sie, dann Interessiert. |
| Deal | 4.200 $ im Jahr, Gespräch am Di., 13. Okt. |
Aufgaben für den nächsten Kontakt
| Deadline | Aufgabe | Ergebnis |
|---|---|---|
| Do., 8. Okt. | 1. Follow-up: Pickett Lane | Mit der Checkliste gesendet |
| Fr., 9. Okt. | Auf Antwort reagieren: Pickett Lane | Innerhalb von 1 Stunde beantwortet |
| Di., 13. Okt. | Gespräch: Pickett Lane | Für 14 Uhr gebucht |
| Do., 15. Okt. | Letzte E-Mail: Pickett Lane | Nicht nötig: Antwort am 9. Okt. |
Warum es wichtig ist
Warum diese Vorlage wenige E-Mails sendet und sich an die Regeln hält
Kaltakquise-E-Mails an Unternehmen sind in den USA erlaubt, aber es gibt Regeln. Der CAN-SPAM-Leitfaden der FTC macht keine Ausnahme für E-Mails zwischen Unternehmen: Kopfzeile und Betreff müssen zutreffen, die Nachricht muss sich als Werbung zu erkennen geben, Ihre Postanschrift nennen und erklären, wie man sich abmeldet, und Sie müssen eine Abmeldung innerhalb von 10 Arbeitstagen umsetzen. Jede E-Mail, die gegen das Gesetz verstößt, kann bis zu 53.088 $ kosten2.
Die Postfachanbieter haben eigene Regeln. Gmail1 und Yahoo4 verlangen von jedem Absender, E-Mails mit SPF oder DKIM zu authentifizieren und die Spamrate unter 0,3 % zu halten. Google rät außerdem davon ab, Adresslisten zu kaufen und Menschen anzuschreiben, die sich nicht angemeldet haben1. Schreiben Sie also wenige Personen an, jede aus einem echten Anlass, und hören Sie früh auf.
Rechnen Sie mit kleinen Zahlen. In den Daten von Belkins zu 7,5 Millionen B2B-Kaltakquise-E-Mails aus dem Jahr 2025 erzielte die erste E-Mail einer Sequenz eine Antwortquote von 0,59 %3. Deshalb zählt diese Vorlage Antworten und zeigt, welche Situation sie bringt.
10 Arbeitstage
um eine Abmeldung nach CAN-SPAM umzusetzen
0,3 %
Grenze der Spamrate für Absender an Gmail und Yahoo
53.088 $
maximale FTC-Strafe pro E-Mail, die gegen das Gesetz verstößt
Versandregeln
Regeln für Kaltakquise-E-Mails: US-Recht, Gmail, Yahoo, Großbritannien und EU
Eine einfache Zusammenfassung offizieller Quellen, keine Rechtsberatung. Die Regeln von Google und Yahoo gelten für E-Mails an ihre eigenen Nutzer, sind aber ein guter Mindeststandard für jedes Postfach.
| Wer es regelt | Was verlangt wird | So erfüllt die Vorlage es |
|---|---|---|
| US-Recht, alle kommerziellen E-Mails, auch B2B | Korrekte Angaben bei Absender, Antwortadresse und Betreff; ein klarer Hinweis, dass es Werbung ist; Ihre Postanschrift; wie man sich abmeldet2 | Ihr Name und Ihr Postfach, ein zutreffender Betreff, die Fußzeile in jeder E-Mail |
| US-Recht, Abmeldungen | Umsetzung innerhalb von 10 Arbeitstagen; die Abmeldung funktioniert mindestens 30 Tage lang; keine Gebühr; die Adresse nie verkaufen oder weitergeben2 | Löschung am selben Tag, eine Sperrliste, die vor jeder E-Mail 1 geprüft wird |
| Gmail und Yahoo, jeder Absender | SPF oder DKIM, gültiges Forward- und Reverse-DNS und eine Spamrate unter 0,3 %, laut den Regeln von Gmail1 und von Yahoo4 | Lassen Sie SPF und DKIM von Ihrem E-Mail-Anbieter bestätigen; ergänzen Sie DMARC |
| Gmail ab 5.000 Nachrichten pro Tag, Massenversender bei Yahoo | SPF, DKIM und DMARC, Abmeldung mit einem Klick, ein sichtbarer Abmeldelink1; Yahoo: Abmeldungen innerhalb von 2 Tagen umsetzen4 | Kein Massenversand: einzelne E-Mails aus Ihrem Postfach |
| Gmail, ehrliche Nachrichten | Kein „Re:“ oder „Fwd:“, außer bei einer echten Antwort oder Weiterleitung; keine gekauften Listen1 | Follow-ups im selben Verlauf, Adressen aus eigener Recherche |
| Großbritannien | Kapitalgesellschaften und LLPs dürfen angeschrieben werden; Einzelunternehmer und manche Personengesellschaften brauchen eine Einwilligung; eine Sperrliste führen5 | Prüfen Sie zuerst die Rechtsform eines britischen Unternehmens |
| EU | Werbe-E-Mails an Personen brauchen eine Einwilligung, außer an eigene Kunden; jedes Land regelt den Schutz von Unternehmen selbst; den Absender nie verschleiern6 | Prüfen Sie zuerst die Regeln des jeweiligen Landes |
Datenschutzrecht kann auch für die geschäftliche Adresse einer namentlich genannten Person gelten, etwa vorname@firma5. Fragen Sie im Zweifel einen Anwalt vor Ort.
Messen
Antworten messen, nicht Öffnungen
Die Öffnungsmessung zählt, ob ein Bild geladen wurde, nicht, ob ein Mensch liest. Verfolgen Sie stattdessen diese vier Zahlen.
Antwortquote
Antworten geteilt durch zugestellte E-Mails (gesendet minus unzustellbar). Jede Antwort zählt, auch ein Nein.
Interessenquote
Antworten, die nach einem Gespräch oder einem Preis fragen, geteilt durch zugestellte E-Mails. Das ist die Zahl, die sich auszahlt.
Abmeldequote
Abmeldungen geteilt durch zugestellte E-Mails. Steigt sie, ist der Anlass zu schwach oder die Liste falsch.
Antworten je E-Mail
Welche E-Mail die Antwort gebracht hat: E-Mail 1, das 1. Follow-up oder die letzte E-Mail. Vergleichen Sie Ihre eigenen Situationen, nicht die Vergleichswerte anderer.
Warum keine Öffnungen: Google sagt, dass es keine Öffnungsraten erfasst und die Öffnungsraten anderer Tools nicht überprüfen kann1. Apple Mail Privacy Protection lädt externe Inhalte, wenn eine Nachricht eintrifft, nicht wenn sie angesehen wird7, also steckt hinter einer „Öffnung“ womöglich niemand.
Excel-Akquise-Liste
Was in der Excel-Akquise-Liste steckt
Vier Tabellenblätter: Interessenten mit dem ausgefüllten Beispiel und 14 weiteren Musterzeilen, Sperrliste (mit Prüfung der Frist von 10 Arbeitstagen), Übersicht und Listen. Mit Auto markierte Spalten füllen sich selbst.
| Spalte | Funktion |
|---|---|
| Firma, Kontakt, E-Mail, Verantwortlich | Eine Zeile pro Person; die verantwortliche Person wählen Sie aus einer Liste. |
| Situation, Anlass | Welche erste E-Mail Sie genutzt haben und der echte Anlass zum Schreiben. |
| E-Mail 1 gesendet | Das Datum, an dem Sie die erste E-Mail gesendet haben. Einmal eintragen. |
| 1. Follow-up fällig, letzte E-Mail fällig Auto | Tag 3 und Tag 10 nach E-Mail 1. Ein Termin am Wochenende rückt auf Montag. |
| Antwortdatum, Antwort | Interessiert, Infos gewünscht, Wer sind Sie, Nicht jetzt, Kein Interesse, Nicht zuständig, Abmeldung oder Unzustellbar. |
| Antwort nach Auto | Die letzte E-Mail, die vor der Antwort gesendet wurde. |
| Auf Sperrliste Auto | Ja, wenn die Adresse oder ihre Domain auf dem Blatt Sperrliste steht. |
| Nächster Kontakt, nächstes Datum Auto | Die nächste E-Mail und ihr Datum, leer nach einem Stopp. |
| Status Auto | Zu senden, Wartet, Fällig heute, Überfällig, Geantwortet, Gestoppt (3 E-Mails oder unzustellbar) oder Nicht anschreiben. |
Das Blatt Übersicht zeigt Antwortquote, Interessenquote, Abmeldequote, gebuchte Gespräche, überfällige Follow-ups sowie Antworten je Situation und je E-Mail. In den Beispieldaten gingen 13 erste E-Mails hinaus, 1 war unzustellbar; 3 der 12 zugestellten bekamen eine Antwort: 1 Interessiert, 1 Infos gewünscht, 1 Abmeldung. Die Datei öffnet sich in Excel, LibreOffice und Google Tabellen.
Einrichtung
So nutzen Sie diese Kaltakquise-E-Mail-Vorlagen in 5 Schritten
- 1
Postfach einrichten
Ihre eigene Domain mit SPF und DKIM, Ihr Name, Ihre Postanschrift in der Fußzeile.
- 2
10 Unternehmen recherchieren
Je ein echter Anlass, erfasst, bevor Sie schreiben.
- 3
E-Mail 1 senden
Situation wählen, Klammern ausfüllen, selbst senden.
- 4
Nachfassen, dann stoppen
Tag 3 und Tag 10 im selben Verlauf, dann Schluss.
- 5
Antworten und erfassen
Antworten innerhalb eines Arbeitstags, Abmeldungen am selben Tag.
Einrichtung in CRMsoftware.pro
- Öffnen Sie „Leads“ im linken Menü (unter „Verkäufe“) und klicken Sie auf „Blei hinzufügen“ (Lead hinzufügen). „Führtitel“ (Lead-Titel): das Unternehmen und der Anlass. „Quelle“: „Manuell“. „Zugewiesen an“: die Person, die sendet. „Anmerkungen“: der Anlass, die Herkunft der Adresse und das Datum jeder E-Mail.
- Senden Sie E-Mail 1 aus Ihrem eigenen Postfach und setzen Sie dann den „Status“ auf „In Bearbeitung“.
- Öffnen Sie „Aufgaben“ und klicken Sie auf „Neue Aufgabe“: ein „Aufgabentitel“ wie 1. Follow-up: Pickett Lane, „Abtretungsinhaber“ (die zuständige Person) und eine „Deadline“ an Tag 3. Notieren Sie nach dem Senden das Ergebnis in der „Statusübersicht“, klicken Sie auf „Markiert erledigt“ und legen Sie die Aufgabe für Tag 10 an.
- Zeigt jemand Interesse, setzen Sie den „Status“ auf „Qualifiziert“ und klicken Sie auf „Konvertieren zu Deal“: Aus dem Lead werden ein Unternehmen, ein Kontakt und ein Deal. Verknüpfen Sie die nächsten Aufgaben über „Verknüpftes Geschäft“ mit dem Deal.
- Bei einer Abmeldung klicken Sie auf „Als Schrott abgelehnt“ (Lead als Ausschuss ablehnen) und tragen als „Schrott-Grund“ (Ablehnungsgrund) „Abgemeldet“ und das Datum ein. Der Lead wird archiviert, nicht gelöscht; mit „Archiviert gezeigt“ (archivierte anzeigen) finden Sie ihn wieder.
- Tragen Sie Ihre Leistungen und Preise in die „Wissensdatenbank“ des Bots ein („Meine Bots“ > Bot wählen > Tab „Grundlagen“), für Interessenten, die Ihre Website besuchen.
CRMsoftware.pro versendet keine Kaltakquise-E-Mails und keine automatischen Sequenzen: Sie senden jede E-Mail aus Ihrem eigenen Postfach, und die Aufgaben halten den Zeitplan fest. Free: ein eingeschränkter Lead-Posteingang, 1 Pipeline, einfache Aufgaben und KI-Chat für 3 Nutzer. Launch, 19 $ im Monat bei jährlicher Abrechnung für 8 Nutzer, ergänzt 3 Pipelines und die Übergabe an Menschen.
Wöchentliche Prüfung, 15 Minuten
- Jeder offene Interessent hat genau eine nächste Aufgabe mit Datum.
- Überfällige Follow-ups: heute senden oder stoppen.
- Die Abmeldungen dieser Woche stehen auf der Sperrliste.
- Antwortquote je Situation: Schreiben Sie mehr von dem, was funktioniert.
- Zeilen mit 3 E-Mails ohne Antwort stehen auf Gestoppt: kein Neustart vor Ablauf von 90 Tagen.
Häufige Fragen
Fragen zu Kaltakquise-E-Mails
Was sind Kaltakquise-E-Mail-Vorlagen?
Fertige, anpassbare erste E-Mails, Follow-ups und Antworten, mit denen Sie ein Unternehmen anschreiben, das Sie noch nicht kennt. Diese Kaltakquise-E-Mail-Vorlagen ergänzen Recherche, eine Stoppregel, Schritte für Abmeldungen und eine Liste, damit jede E-Mail einen echten Anlass und ein Enddatum hat.
Was gehört in eine B2B-Kaltakquise-E-Mail-Vorlage?
Vier Teile: der Anlass (der echte Grund, warum Sie schreiben), das Problem, das er meist mit sich bringt, ein Beleg mit einer Zahl und eine kleine Bitte. Dazu eine Fußzeile mit Ihrer Firma, Ihrer Postanschrift und dem Weg zur Abmeldung, wie es der CAN-SPAM-Leitfaden der FTC für kommerzielle E-Mails verlangt2.
Sind Kaltakquise-E-Mails an Unternehmen in den USA erlaubt?
Ja, wenn Sie CAN-SPAM einhalten, das keine Ausnahme für E-Mails zwischen Unternehmen macht: zutreffende Kopfzeile und Betreff, ein klarer Hinweis auf Werbung, Ihre Postanschrift, eine Erklärung zur Abmeldung und Abmeldungen, die innerhalb von 10 Arbeitstagen umgesetzt werden2. Dies ist eine Zusammenfassung, keine Rechtsberatung.
Wie viele Follow-ups nach einer Kaltakquise-E-Mail sollten Sie senden?
Zwei, an Tag 3 und Tag 10, dann Schluss. Das macht 3 E-Mails, das untere Ende der 3 bis 5 Schritte, die Belkins in 7,5 Millionen B2B-Kaltakquise-E-Mails als praxistauglich ermittelt hat3. Jede Antwort, Abmeldung oder unzustellbare E-Mail stoppt die Sequenz am selben Tag.
Wie schreibt man eine Kaltakquise-E-Mail an Neukunden?
Beginnen Sie bei Ihren besten aktuellen Kunden: gleiche Branche, gleiche Gegend, gleiche Größe. Nennen Sie das Problem, das die meisten von ihnen hatten, und das Ergebnis, das Sie für einen von ihnen erzielt haben (namentlich nur mit Erlaubnis), und stellen Sie dann eine Frage. Die E-Mail finden Sie in Tab 3.
Was ist eine gute Antwortquote bei Kaltakquise-E-Mails?
Für einen kleinen Absender gibt es keinen fairen Vergleichswert. In den Daten von Belkins aus dem Jahr 2025 erzielte die erste E-Mail einer Sequenz eine Antwortquote von 0,59 %3. Verfolgen Sie Ihre eigene Antwortquote und Interessenquote je Situation in der Excel-Liste und schreiben Sie mehr von dem, was funktioniert.
Braucht eine Kaltakquise-E-Mail einen Abmeldelink?
Sie brauchen einen klaren Weg zur Abmeldung, und das US-Recht erlaubt dafür eine Antwortadresse2. Gmail verlangt eine Abmeldung mit einem Klick für Marketing-Nachrichten von Absendern mit 5.000 oder mehr Nachrichten pro Tag1, Yahoo für Massenversender4. Eine einzelne, persönliche E-Mail kann einfach darum bitten, mit „nein danke“ zu antworten, wenn Sie jede solche Antwort umsetzen.
Kann CRMsoftware.pro Kaltakquise-E-Mails für mich senden?
Nein. CRMsoftware.pro versendet keine Kaltakquise-E-Mails und keine automatischen Sequenzen: Sie senden jede E-Mail aus Ihrem eigenen Postfach. In der App erfassen Sie jeden Interessenten unter „Leads“ („Quelle“, „Status“, „Zugewiesen an“, „Anmerkungen“), legen für jeden nächsten Kontakt eine Aufgabe mit „Deadline“ an und klicken auf „Konvertieren zu Deal“, wenn jemand Interesse zeigt. Ein eingeschränkter Lead-Posteingang und einfache Aufgaben sind im Free-Plan enthalten.
Ähnliche Vorlagen
Kostenlose Tools
Quellen
- Anforderungen von Gmail an Absender, gelesen am 12. Oktober 2026: Google, Gmail Help: Email sender guidelines
- US-Recht für kommerzielle E-Mails (Leitfaden vom August 2023): Federal Trade Commission, CAN-SPAM Act: A Compliance Guide for Business
- Antwortquote je Schritt in 7.530.489 B2B-Kaltakquise-E-Mails aus dem Jahr 2025: Belkins, Sales follow-up statistics in B2B: Belkins' 2026 study
- Anforderungen von Yahoo Mail an Absender, gelesen am 12. Oktober 2026: Yahoo Sender Hub, Sender Requirements & Recommendations
- Regeln in Großbritannien für Werbe-E-Mails (PECR, Regulation 22): Information Commissioner's Office, Electronic mail marketing
- EU-Regeln für unerbetene Nachrichten (Artikel 13): EUR-Lex, Directive 2002/58/EC on privacy and electronic communications
- Wie Mail Privacy Protection externe Inhalte lädt: Apple Support, Protect email privacy in Mail on Mac
- Pläne und Preise, geprüft am 12. Oktober 2026: Preise von CRMsoftware.pro
Geben Sie jedem Interessenten einen Anlass, eine verantwortliche Person und ein Stoppdatum.
Starten Sie kostenlos mit 3 Nutzern, KI-Chat auf Ihrer Website, eingeschränktem Lead-Posteingang, 1 Pipeline und einfachen Aufgaben. Launch, 19 $ im Monat bei jährlicher Abrechnung für 8 Nutzer, ergänzt 3 Pipelines und die Übergabe an Menschen. Growth, 49 $ im Monat bei jährlicher Abrechnung für 20 Nutzer, ergänzt unbegrenzte Pipelines und den CRM-KI-Co-Pilot.