Kunden-Onboarding-Checkliste vom Vertragsabschluss bis Tag 30
Eine Kunden-Onboarding-Checkliste für Dienstleister, Agenturen und Softwareanbieter, die gerade einen neuen Kunden gewonnen haben: Übergabe vom Vertrieb, Willkommensnachricht, Kickoff-Agenda, Aufgaben zur Einrichtung, Meilenstein für den ersten Mehrwert, Funkstille beim Kunden, 30-Tage-Check-in und Übergabe an den Support. Mit Terminen ab dem Unterschriftsdatum, einem ausgefüllten Beispiel, Word und Excel.
Erstellt von Anatolii Ulitovskyi 
Faktengeprüft von RH Fardin Aktualisiert am 1. Übergabe vom Vertrieb ans Onboarding: 6 Felder vor Tag 1
Vor dem KickoffDiese Kunden-Onboarding-Checkliste beginnt am Tag der Unterschrift: Der Vertrieb hält sechs Punkte schriftlich fest, und die Onboarding-Leitung liest sie vor der Willkommensnachricht. So muss der Kunde einer neuen Person nie wiederholen, was er dem Vertrieb schon gesagt hat.
1.1Zugesagter Leistungsumfang: was der Kunde gekauft hat, in seinen Worten, und was nicht enthalten ist.
NotierenPaket, Menge, zugesagtes Ergebnis. Nicht enthalten: Punkte
PrüfenJede Zusage in E-Mails, im Angebot und in den Gesprächsnotizen
1.2Konditionen: Preis, Abrechnung, Startdatum, Laufzeit und alle Sondervereinbarungen.
NotierenPreis, Abrechnung Turnus, Start Datum, Laufzeit, unterschrieben am Datum
PrüfenDie Notizen stimmen mit dem unterschriebenen Vertrag überein
1.3Beteiligte: wer entscheidet, wer im Alltag die Arbeit macht, wer bezahlt.
NotierenEntscheider Name, operative Ansprechperson Name, Rechnungskontakt Name
PrüfenE-Mail, Telefon und bevorzugter Kanal für jede Person
1.4Bedarf für die Einrichtung: die Zugänge, Daten und Integrationen, die Sie vom Kunden brauchen.
NotierenZugang zu System, Dateien: Liste, Integrationen: Tools
PrüfenWer beim Kunden jeweils den Zugang geben kann
1.5Ziel: warum der Kunde gekauft hat und über welches erste Ergebnis Sie gesprochen haben.
NotierenZiel: Ziel. Erstes Ergebnis: Meilenstein. Frist: Ereignis oder Datum
PrüfenVom Entscheider gesagt, nicht vermutet
1.6Onboarding-Leitung (führt das Kickoff): eine namentlich benannte Person auf Ihrer Seite, die das Onboarding bis zur Übergabe an den Support leitet.
NotierenName, Vertretung Name, Kickoff bis Datum
PrüfenDie Onboarding-Leitung hat dieses Protokoll gelesen
Interne ÜbergabenachrichtKunde hat am Datum unterschrieben. Das Übergabeprotokoll steht in den Notizen zum Deal.
Onboarding-Leitung: Name, Vertretung Name.
Gekauft: Leistungsumfang. Nicht enthalten: Punkte.
Besprochenes erstes Ergebnis: Meilenstein bis Datum.
Achtung: Risiko oder Bedenken, die der Kunde genannt hat.
RegelKein Übergabeprotokoll, keine Willkommensnachricht. Ist ein Feld leer, füllt der Vertrieb es vor Tag 1 aus und führt ein 15-minütiges Gespräch mit der Onboarding-Leitung.
2. Willkommensnachricht: Onboarding-Leitung vorstellen, Kickoff buchen
Senden Sie sie aus dem eigenen Postfach der Onboarding-Leitung, spätestens 1 Werktag nach dem Unterschriftsdatum. Eine Nachricht, eine Bitte: das Kickoff-Gespräch buchen.
Willkommens-E-MailBetreff: Willkommen bei Ihr Unternehmen, Vorname: die nächsten Schritte für Projekt
Hallo Vorname,
vielen Dank, dass Sie sich für Ihr Unternehmen entschieden haben. Ich bin Ihr Name und begleite Ihr Onboarding, bis zugesagtes Ergebnis läuft. Name aus dem Vertrieb hat mir alles weitergegeben, was Sie besprochen haben, Sie müssen also nichts wiederholen.
Ihr Auftrag: Leistungsumfang in einer Zeile.
Vorerst nicht enthalten: ausgeschlossene Punkte.
Unser erstes Ziel: Meilenstein für den ersten Mehrwert bis Datum.
Nächster Schritt: Bitte buchen Sie ein 45-minütiges Kickoff-Gespräch für den Datum an Tag 3 oder den nächsten freien Tag: Buchungslink. Laden Sie bitte auch operative Ansprechperson ein und alle, die uns Zugänge geben werden.
Wenn möglich, schon vor dem Gespräch: Punkt 1, Punkt 2, Punkt 3.
Fragen bis dahin? Antworten Sie einfach auf diese E-Mail oder schreiben Sie uns im Chat auf Website.
Ihr Name
Telefon
Kurzfassung für SMS oder ChatHallo Vorname, hier ist Ihr Name von Ihr Unternehmen. Ich begleite Ihr Onboarding. Bitte buchen Sie hier unser 45-minütiges Kickoff-Gespräch: Buchungslink. Die Agenda und eine kurze Vorbereitungsliste finden Sie in Ihrer E-Mail.
Nach 2 Tagen nicht gebuchtHallo Vorname, ich sehe noch keinen Termin für das Kickoff. Passt Ihnen Tag um Uhrzeit oder Tag um Uhrzeit? Dann schicke ich die Einladung.
Vor dem Senden prüfen
- Der Leistungsumfang und die Zeile „Nicht enthalten“ stimmen mit dem unterschriebenen Vertrag überein.
- Der Buchungslink öffnet sich und zeigt Termine in den nächsten 3 Werktagen.
- Der Rechnungskontakt hat die Rechnung separat erhalten, nicht in dieser E-Mail.
3. Agenda für das Kickoff-Gespräch: zusammenfassen, abstimmen, zuweisen
Ein MeilensteinDas Kickoff bestätigt die Übergabe vom Vertrieb. Es ist kein zweites Erstgespräch. Gehen Sie das Übergabeprotokoll mit dem Kunden durch, einigen Sie sich auf einen Meilenstein für den ersten Mehrwert und gehen Sie mit Verantwortlichen und Terminen aus dem Gespräch.
Agenda, 45 Minuten
- 5 Min.: VorstellungNamen und Rollen auf beiden Seiten: wer entscheidet, wer die Arbeit macht, wen man anruft, wenn es hakt.
- 10 Min.: Was wir verstanden habenFassen Sie Ziel, Leistungsumfang und das, was nicht enthalten ist, zusammen. Fragen Sie, was Sie falsch verstanden haben.
- 10 Min.: Erster MehrwertEinigen Sie sich auf einen Meilenstein, das Datum und wer ihn beim Kunden prüft.
- 10 Min.: Bedarf für die EinrichtungZugänge, Daten und Integrationen: wer liefert was, bis wann.
- 5 Min.: ZusammenarbeitTag und Kanal für Updates, Antwortzeiten, wo Fragen zur Einrichtung hingehören.
- 5 Min.: ZusammenfassungVerantwortliche und Termine noch einmal nennen. Den 30-Tage-Check-in jetzt buchen.
AbgleichBevor wir anfangen: Sie haben Leistungsumfang gekauft, um Ziel zu erreichen. Vorerst nicht enthalten: Punkte. Als erstes Ergebnis peilen wir Meilenstein bis Datum an. Haben wir etwas falsch verstanden?
Frage nach dem ersten MehrwertWas müssten Sie in 14 Tagen sehen, um zu sagen: Das funktioniert?
E-Mail mit der Kickoff-ZusammenfassungBetreff: Zusammenfassung Kickoff: Projekt
Hallo Vorname,
danke für das Gespräch heute. Das haben wir vereinbart:
- Erster Mehrwert: Meilenstein bis Datum, geprüft von Name beim Kunden.
- Sie senden: Punkt bis Datum, Punkt bis Datum.
- Wir erledigen: Aufgabe bis Datum, Aufgabe bis Datum.
- Updates: jeden Wochentag per E-Mail. Fragen: einfach hier antworten oder im Chat auf unserer Website.
- 30-Tage-Check-in: Datum um Uhrzeit, die Einladung ist verschickt.
Ihr Name
RegelNeue Wünsche beim Kickoff kommen auf eine Änderungsliste und bekommen nach dem ersten Mehrwert einen Preis. In einer Studie gingen mehr Zusatzleistungen in neuen Verträgen mit einer geringeren Kundenbindung während des Onboardings einher1.
4. Aufgaben zur Einrichtung: Zugänge, Daten, Konfiguration, Schulung
Fordern Sie Zugänge schon an Tag 1 an, damit die Einrichtung nach dem Kickoff nicht auf Zugangsdaten wartet. Schließen Sie die Einrichtung möglichst bis Tag 7 ab, oder geben Sie jeder offenen Aufgabe ein Datum.
4.1Zugänge einholen: die Konten und Rollen, die der Kunde freigeben muss.
VerantwortlichOnboarding-Leitung, mit der operativen Ansprechperson
Erledigt, wennSie sich in jedem System einmal angemeldet haben
4.2Dateien und Daten sammeln: Listen, Logos, Fotos, Preislisten, frühere Berichte.
VerantwortlichKunde
Erledigt, wennDie Dateien im gemeinsamen Ordner liegen und geprüft sind
4.3Einrichten und verbinden, was der Leistungsumfang vorsieht, und nur das.
VerantwortlichIhre Fachkraft
Erledigt, wennEin Testdatensatz komplett durchläuft
4.4Die künftigen Nutzer schulen, in einer kurzen Sitzung.
VerantwortlichOnboarding-Leitung
Erledigt, wennJeder Nutzer eine echte Aufgabe selbst erledigt hat
4.5Das Update zum Fortschritt an Tag 7 senden.
VerantwortlichOnboarding-Leitung
Erledigt, wennVersendet, mit nächstem Schritt und etwaigen Hindernissen
ZugangsanfrageHallo Vorname, um mit Aufgabe zu beginnen, brauchen wir Zugriff mit der Rolle Zugriffsstufe auf System für E-Mail. So funktioniert es: Link zu Ihrer Anleitung. Das dauert etwa 5 Minuten. Könnten Sie das bis Datum erledigen?
Update an Tag 7Betreff: Projekt: Update nach Woche 1
Hallo Vorname,
Erledigt: Punkt, Punkt.
In Arbeit: Punkt, fertig bis Datum.
Wir warten auf Sie: Punkt bis Datum, damit wir Meilenstein am Datum halten können.
Nächstes Update: Datum.
Ihr Name
5. Meilenstein für den ersten Mehrwert: festlegen, erreichen, bestätigen
ErfolgskriteriumDer erste Mehrwert ist das erste Ergebnis, das der Kunde im eigenen Geschäft sieht, keine Aufgabe, die Sie abgeschlossen haben. Erreichen Sie ihn möglichst bis Tag 14 und bitten Sie den Kunden, ihn schriftlich zu bestätigen.
Schwache und gute Meilensteine
| Branche | Schwacher Meilenstein | Guter Meilenstein |
|---|---|---|
| Marketing-Agentur | Kampagne eingerichtet | Kampagne live und der erste erfasste Lead, den der Kunde als echt einstuft |
| Steuerbüro | Unterlagen erhalten | Erster Monat abgeschlossen und der Inhaber hat den Bericht gelesen |
| Software-Anbieter | Benutzerkonten angelegt | Anzahl Nutzer haben Kernaufgabe im Produkt wirklich erledigt |
| IT-Dienstleister | Geräte erfasst | Alle Laptops gesichert und das erste Ticket gelöst |
Ein guter Meilenstein ist
- Für den Kunden ohne Ihre Hilfe sichtbar.
- Im gekauften Leistungsumfang enthalten.
- Datiert, meist bis Tag 14.
- Von einer namentlich benannten Person beim Kunden geprüft.
BestätigungsnachrichtHallo Vorname, Meilenstein ist am Datum eingetreten: Nachweis, zum Beispiel der erste Lead aus der neuen Kampagne um 10:42 Uhr. Haben Sie sich das so vorgestellt? Ein kurzes Ja reicht. Wenn etwas fehlt, sagen Sie mir, was, und ich kümmere mich bis Datum darum.
Wenn es nicht den Erwartungen entsprichtDanke, dass Sie mir das sagen. Was müssten Sie stattdessen sehen? Ich gleiche das mit unseren Vereinbarungen aus dem Kickoff ab und melde mich bis Datum mit einem Plan.
Warum es wichtig istLaut einer Gartner-Untersuchung erhöhte Service, der Kunden hilft, ein Ziel zu erreichen, die Wahrscheinlichkeit, dass sie bleiben2. Halten Sie die Bestätigung mit Datum und Namen in den Notizen zum Deal fest.
6. Funkstille beim Kunden: 3 Versuche, dann Pause
StoppregelFunkstille bedeutet meist eine viel beschäftigte Ansprechperson, keinen verlorenen Kunden. Behandeln Sie sie wie ein Hindernis mit Frist: 3 kurze Versuche in 7 Werktagen, über verschiedene Kanäle.
Die Regel bei Funkstille
- Nach 2 WerktagenVersuch 1: eine kurze E-Mail mit einer Frage und zwei Optionen.
- Nach 4 WerktagenVersuch 2: Anruf. Niemand geht ran? Hinterlassen Sie eine Sprachnachricht und schicken Sie eine SMS oder Chatnachricht.
- Nach 7 WerktagenVersuch 3: Schreiben Sie dem Entscheider und setzen Sie die operative Ansprechperson in Kopie.
- Keine Antwort nach Versuch 3Schriftlich pausieren, das Datum des Meilensteins verschieben, den 30-Tage-Check-in beibehalten.
Versuch 1: E-MailBetreff: Kurze Frage zu Projekt
Hallo Vorname, wir sind bereit für den nächsten Schritt, brauchen aber zuerst Punkt. Zwei Möglichkeiten: Sie schicken es bis Datum, oder Sie buchen 15 Minuten und wir erledigen es gemeinsam per Bildschirmfreigabe: Buchungslink. Was ist einfacher für Sie?
Versuch 2: Sprachnachricht und SMSHallo Vorname, hier ist Ihr Name von Ihr Unternehmen. Eine Sache hält Meilenstein auf: Punkt. Ich helfe Ihnen gern, das in 15 Minuten zu erledigen. Rufen Sie mich unter Telefon zurück oder wählen Sie einen Termin: Buchungslink.
Versuch 3: an den EntscheiderBetreff: Projekt: eine Entscheidung nötig
Hallo Name des Entscheiders, wir warten seit dem Datum auf Punkt von Ihrem Team. Ohne das verschiebt sich Meilenstein vom Datum auf den neues Datum. Was passt am besten: Ansprechperson schickt es bis Datum, jemand anderes aus Ihrem Team übernimmt, oder wir pausieren bis Datum?
PausennachrichtHallo Vorname, da wir nichts mehr von Ihnen gehört haben, habe ich die Einrichtung auf unserer Seite pausiert. Es geht nichts verloren: Melden Sie sich, wenn Sie so weit sind, und wir machen innerhalb von 2 Werktagen weiter. Unser Check-in am Datum bleibt bestehen.
7. 30-Tage-Check-in: Ergebnisse, offene Punkte und Feedback
Buchen Sie ihn schon beim Kickoff: 30 Minuten mit dem Entscheider und der operativen Ansprechperson. Halten Sie gemeinsam fest, dass das Onboarding abgeschlossen ist oder was noch fehlt, und mit wem der Kunde ab jetzt spricht.
Agenda für den Check-in, 30 Minuten
- 5 Min.: ErgebnisseDer erste Mehrwert und was seitdem passiert ist, mit Zahlen.
- 10 Min.: Offene PunkteWas noch nicht erledigt ist, mit verantwortlicher Person und Datum.
- 5 Min.: FeedbackStellen Sie die Fragen unten und notieren Sie die Antworten.
- 5 Min.: Wie es weitergehtWünsche außerhalb des Leistungsumfangs gehören hierher, als separates Angebot.
- 5 Min.: ÜbergabeStellen Sie den laufenden Support vor und wie man ihn erreicht.
Stellen Sie diese Fragen
- Was hat bisher am besten funktioniert?
- Was war schwieriger, als es hätte sein sollen?
- Was soll in den nächsten 60 Tagen erledigt werden?
- Falls Sie das erfassen: Wie wahrscheinlich ist es, dass Sie uns einem Freund oder Kollegen empfehlen, auf einer Skala von 0 bis 10?
Zusammenfassung des Check-insBetreff: Projekt: Zusammenfassung des 30-Tage-Check-ins
Hallo Vorname, vielen Dank für das Gespräch heute.
Ergebnisse: erster Mehrwert, weitere Ergebnisse.
Offen: Punkt, verantwortlich Name, bis Datum.
Nächste 60 Tage: Ziel.
Ab dem Datum ist Name im Support Ihre Ansprechperson für Fragen: Support-Kanal, Zeiten. Ich bleibe dabei, bis offener Punkt erledigt ist.
ForschungForschende beschreiben Customer Health, also den Zustand einer Kundenbeziehung, als Mischung aus Beziehungsqualität, Produktnutzung und dem Wert, den der Kunde tatsächlich erzielt3. Fragen Sie nach allen drei und schreiben Sie die Antworten in die Notizen zum Deal.
8. Übergabe an den laufenden Support: Notiz und Vorstellung
Das Onboarding endet mit einer klaren Übergabe an eine benannte Person, nicht mit stillem Auslaufen: eine Notiz für den Support, eine Vorstellung für den Kunden, und die Onboarding-Leitung bleibt erreichbar, bis die offenen Punkte erledigt sind.
Übergabenotiz
| Feld | Was Sie notieren |
|---|---|
| Kunde und Kontakte | Unternehmen, operativ Name, Entscheider Name, Rechnungen Name |
| Gekaufte Leistungen | Leistungsumfang. Nicht enthalten: Punkte |
| Erster Mehrwert | Meilenstein, bestätigt von Name am Datum |
| Erledigte Einrichtung | Systeme, Zugänge, Integrationen, wo die Zugangsdaten liegen |
| Offene Punkte | Punkt, verantwortlich Name, bis Datum |
| Achtung | bekannte Risiken, heikle Themen, bevorzugte Kontaktwege |
| Nächste Termine | Verlängerung Datum, nächste Überprüfung Datum |
Vorstellung beim KundenHallo Vorname, ab heute ist Name im Support Ihre Ansprechperson für Fragen und Änderungen und kennt den gesamten Verlauf, Sie müssen also nichts noch einmal erklären. Sie erreichen den Support unter Support-Kanal, Zeiten. Ich bleibe in diesem E-Mail-Verlauf, bis offener Punkt am Datum erledigt ist.
Vor der Übergabe
- Der erste Mehrwert ist schriftlich bestätigt.
- Jeder offene Punkt hat eine verantwortliche Person und ein Datum.
- Der Kunde kennt Support-Kontakt und Erreichbarkeit.
- Fragen zur Einrichtung, die Sie beantwortet haben, stehen in Ihren FAQ oder Ihrer Wissensdatenbank.
Für kleine Vertriebs- und Supportteams
Steuern Sie das Onboarding über den Deal, nicht aus dem Gedächtnis.
In CRMsoftware.pro hält der gewonnene Deal das Übergabeprotokoll in „Anmerkungen“ fest, jeder Schritt ist eine Aufgabe mit zuständiger Person und Frist, das Kickoff wird über Ihren Link aus der „Terminplanung“ gebucht, und Ihr KI-Agent beantwortet Fragen zur Einrichtung aus der „Wissensdatenbank“.
- „Deals“, „Anmerkungen“ und „Aufgaben“ mit „Checklisten“ und „Teilaufgaben“
- Buchungslink fürs Kickoff, Angebote, Rechnungen, E-Signatur, Zahlungslinks
- Buchungen und Übergabe an Menschen ab Launch, 19 $ im Monat bei jährlicher Abrechnung
Free-Plan: 3 Nutzer, KI-Chat, keine Kreditkarte.
Ausgefülltes Beispiel
Eine Marketingagentur nimmt einen Neukunden in 30 Tagen an Bord
Bluefin Studio, eine fiktive Marketingagentur mit 6 Mitarbeitenden in Denver, hat diese Kunden-Onboarding-Checkliste für Ridgeback Electric genutzt, einen Elektrobetrieb in Aurora, Colorado. Jordan hat den Auftrag verkauft, Maya hat das Onboarding geleitet, Theo hat den Support übernommen. An Tag 2 stellte die Büroleiterin des Kunden nach Feierabend im Website-Chat von Bluefin zwei Fragen zur Einrichtung.
Übergabeprotokoll des Vertriebs, 18. August 2026
| Zugesagter Leistungsumfang | Google Ads für Zählerschrank-Modernisierung, Beleuchtung und Reparaturen in Aurora, 1 Landingpage mit Angebotsformular, Anruf-Tracking, monatlicher Bericht |
| Nicht enthalten | SEO, Social Media, Anzeigen für Wallboxen |
| Konditionen | 1.200 $ Einrichtung, 850 $ im Monat ab 1. September, mindestens 3 Monate; Werbebudget 1.500 $ im Monat, zahlt Ridgeback direkt an Google |
| Beteiligte | Carla Ruiz, Inhaberin, entscheidet; Tara Benson, Büroleiterin, operativ; Dev Patel, Buchhalter, Rechnungen |
| Bedarf für die Einrichtung | Admin-Zugriff auf Google Ads, Manager-Zugriff auf das Business Profile, Zugang zur Website, 5 Fotos von Aufträgen, Leistungsliste |
| Ziel | Mehr Aufträge für Zählerschrank-Modernisierungen unter der Woche; erster Lead bis 1. September |
| Onboarding-Leitung | Maya Chen, Vertretung Jordan Lee; Kickoff bis 21. August |
Zeitplan ab dem Unterschriftsdatum
| Tag | Datum | Ergebnis |
|---|---|---|
| 0 | Di., 18. Aug. | Unterschrieben, Übergabeprotokoll in „Anmerkungen“ |
| 1 | Mi., 19. Aug. | Willkommensnachricht gesendet, Kickoff gebucht |
| 3 | Fr., 21. Aug. | Kickoff, Meilenstein vereinbart |
| 7 | Di., 25. Aug. | Einrichtung fertig, Fotos nachgefasst |
| 14 | Di., 1. Sep. | Erster Mehrwert bestätigt |
| 30 | Do., 17. Sep. | Check-in, Übergabe an Theo |
Was im CRM landet
| Deal | Ridgeback Electric, Google Ads, 3.750 $, „Gewonnen“ am 18. August |
| Anmerkungen | Übergabeprotokoll, Kickoff-Zusammenfassung, Carlas Bestätigung vom 1. September |
| Aufgaben | 23 Aufgaben für Maya, Jordan und Theo, jeweils mit Frist und verknüpftem Deal |
| Erster Mehrwert | Kampagne live am 28. August, erster Lead am 31. August um 10:42 Uhr, eine Zählerschrank-Modernisierung |
| Funkstille | Fotos: Versuch 1 am 25. August, Versuch 2 am 27. August, am selben Tag erhalten |
| Tag 30 | 9 erfasste Leads, 4 Vor-Ort-Termine; Angebot für Wallboxen am 18. September gesendet |
Warum es wichtig ist
Warum die ersten 30 Tage entscheiden, ob ein Kunde bleibt
Die meisten Probleme im Onboarding beginnen bei der Übergabe vom Vertrieb. Der Vertrieb weiß, was zugesagt wurde, warum der Kunde gekauft hat und wer entscheidet. Bleibt das in einem einzigen Postfach, wird das Kickoff zum zweiten Erstgespräch. Eine schriftliche Übergabe, die beim Kickoff gemeinsam durchgegangen wird, löst das.
Halten Sie den Leistungsumfang schlank. In einer Feldstudie mit 74.871 neuen Verträgen eines B2B-Softwareunternehmens senkte das Bündeln von mehr Zusatzleistungen beim Verkauf die Kundenbindung während des Onboardings, und schlankere Supportkanäle, etwa Live-Chat statt Telefonsupport, verstärkten den Rückgang. Die Autoren sehen in der Komplexität die wahrscheinliche Ursache1. Schreiben Sie genau auf, was verkauft wurde, und stellen Sie Extras bis nach dem ersten Mehrwert zurück.
Zeigen Sie dann gezielt Mehrwert. Gartner fand heraus, dass rund 40 % der Kunden selbst nach einem hochwertigen Serviceerlebnis abwandern und dass Service mit Fokus auf Wertsteigerung, etwa wenn er Kunden zeigt, wie sie das Produkt besser nutzen, oder ihnen hilft, ein Ziel zu erreichen, die Wahrscheinlichkeit, dass ein Kunde bleibt, auf 82 % steigern kann2. Ein datierter Meilenstein für den ersten Mehrwert, den der Kunde bestätigt, und ein 30-Tage-Check-in bringen das in Ihren Kalender.
74.871
neue B2B-Softwareverträge in der Onboarding-Studie
82 %
Wahrscheinlichkeit zu bleiben, wenn der Service auf Mehrwert setzt, Gartner
Tag 14
Zieltag dieser Checkliste für den ersten Mehrwert
Zeitplan
Zeitplan fürs Kunden-Onboarding: Tag 0 bis Tag 30
Zählen Sie Kalendertage ab dem Unterschriftsdatum. Fällt ein Datum auf ein Wochenende, verschieben Sie es auf Montag. Die Excel-Tabelle erledigt beides für Sie.
| Tag | Was passiert | Verantwortlich | Erledigt, wenn | Im Beispiel |
|---|---|---|---|---|
| Tag 0, Unterschrift | Deal gewonnen, Übergabeprotokoll geschrieben, Rechnung gesendet, interne Übergabe | Vertrieb | Die Onboarding-Leitung hat das Protokoll gelesen | Di., 18. Aug. |
| Tag 1 | Willkommensnachricht mit Buchungslink fürs Kickoff und Vorbereitungsliste | Onboarding-Leitung | Das Kickoff ist gebucht | Mi., 19. Aug. |
| Tag 3 | Kickoff-Gespräch: Abgleich, Meilenstein für den ersten Mehrwert, Verantwortliche und Termine | Onboarding-Leitung | Zusammenfassung gesendet, 30-Tage-Check-in gebucht | Fr., 21. Aug. |
| Tag 7 | Zugänge, Dateien, Einrichtung und Schulung; Update zum Fortschritt | Onboarding-Leitung und Kunde | Einrichtung fertig oder offene Aufgaben datiert | Di., 25. Aug. |
| Tag 14 | Meilenstein für den ersten Mehrwert erreicht und bestätigt | Onboarding-Leitung | Der Kunde hat ihn schriftlich bestätigt | Di., 1. Sep. |
| Tag 30 | 30-Tage-Check-in, dann Übergabe an den laufenden Support | Onboarding-Leitung, dann Support | Support vorgestellt, offene Punkte datiert | Do., 17. Sep. |
| Jederzeit | Funkstille beim Kunden: 3 Versuche in 7 Werktagen | Onboarding-Leitung | Eine Antwort oder der Plan schriftlich pausiert | Fotos nachgefasst am 25. und 27. Aug. |
Größere Projekte brauchen mehr Zeit: In der oben genannten Softwarestudie dauerte das Onboarding im Schnitt 9,57 Monate1. Strecken Sie die Tage, aber behalten Sie die Reihenfolge, die schriftliche Übergabe und ein erstes Ergebnis bei, das der Kunde bestätigt.
Anpassen
Vorlage für die Kunden-Onboarding-Checkliste: Agenturen, Dienstleister, Software
Die acht Schritte bleiben gleich. Was sich ändert, sind der Leistungsumfang, der Bedarf für die Einrichtung und das, was als erster Mehrwert zählt.
Agenturen
Der Bedarf für die Einrichtung besteht vor allem aus Zugängen: Werbekonten, Analytics, die Website, Social-Media-Profile und Markendateien. Schreiben Sie die Zahl der Freigaberunden in den Leistungsumfang. Der erste Mehrwert ist live geschaltete Arbeit mit einem Ergebnis, das der Kunde sehen kann.
Dienstleister
Buchhaltung, IT, Reinigung oder Beratung: Der Bedarf für die Einrichtung sind Unterlagen, Zeitpläne und Angaben zum Standort. Der erste Mehrwert ist die erste erbrachte Leistung, vom Kunden geprüft: der erste Monat abgeschlossen, der erste Einsatz erledigt, der erste Bericht gelesen.
Software-Anbieter
Der Bedarf für die Einrichtung sind Nutzer, Datenimport und Integrationen. Der erste Mehrwert ist, dass das Team des Kunden eine echte Aufgabe im Produkt erledigt, nicht angelegte Konten. Heben Sie Zusatzmodule und weitere Integrationen für die Zeit nach dem ersten Mehrwert auf.
Excel-Tabelle
Kunden-Onboarding-Checkliste als Vorlage in Excel
Vier Blätter: „Übergabe vom Vertrieb“ für das Übergabeprotokoll und das Unterschriftsdatum, „Checkliste“ mit 23 Aufgaben, „Nachfassprotokoll“ für Funkstille beim Kunden und „Übersicht“. Mit Auto markierte Spalten füllen sich selbst. Die Datei öffnet sich in Excel, LibreOffice und Google Tabellen (Datei, dann Importieren).
| Spalte | Inhalt |
|---|---|
| Übergabe vom Vertrieb | Leistungsumfang, Konditionen, Beteiligte, Bedarf für die Einrichtung, Ziel, Onboarding-Leitung und das Unterschriftsdatum. |
| Schritt, Tag und Aufgabe | Der Schritt von dieser Seite, die Tage nach der Unterschrift (0, 1, 3, 7, 14 oder 30) und was zu tun ist. |
| Fällig am Auto | Unterschriftsdatum plus Tag, auf Montag verschoben, wenn es auf ein Wochenende fällt. |
| Verantwortlich, Status, Erledigt am | Wer es erledigt, der Status (Nicht begonnen, In Arbeit, Wartet auf Kunden, Erledigt oder Nicht nötig) und wann es erledigt wurde. |
| Hinweis Auto | OK, Verspätet erledigt, Überfällig oder Offen, aus Status, Fälligkeitsdatum und heutigem Datum. |
| Nachfassprotokoll Auto | Eine Zeile pro Sache, auf die Sie warten. Die Daten für die Versuche 1, 2 und 3 und der nächste Schritt füllen sich von selbst. |
| Übersicht Auto | % erledigt je Schritt, überfällige und verspätete Aufgaben, Tage bis zum ersten Mehrwert und Onboarding abgeschlossen. |
Das Beispiel ist Ridgeback Electric, unterschrieben am 18. August 2026: 23 Aufgaben, alle erledigt, 2 davon verspätet, also 91 % pünktlich erledigt. Der erste Mehrwert wurde am 1. September bestätigt, 14 Tage nach der Unterschrift, termingerecht. „Onboarding abgeschlossen“ zeigt „Ja“.
Anleitung
So nutzen Sie diese Kunden-Onboarding-Checkliste
- 1
Übergabeprotokoll an Tag 0 ausfüllen
Der Vertrieb füllt das Blatt „Übergabe vom Vertrieb“ aus, bevor er den Deal weitergibt. Tragen Sie das Unterschriftsdatum ein: Alle Fälligkeiten ergeben sich daraus.
- 2
Jede Aufgabe zuweisen
Eine Onboarding-Leitung, eine Vertretung und ein Name in jeder Zeile. Aufgaben, die der Kunde erledigen muss, bekommen den Kunden als Verantwortlichen.
- 3
Nachrichten der Reihe nach senden
Willkommensnachricht an Tag 1, Zusammenfassung an Tag 3, Update an Tag 7, Bestätigung an Tag 14, Check-in-Zusammenfassung an Tag 30, jeweils aus Ihrem eigenen Postfach.
- 4
Die Hinweise im Blick behalten
Prüfen Sie zweimal pro Woche „Überfällig“ und das Nachfassprotokoll. Starten Sie die Schritte bei Funkstille, sobald ein Versuch fällig ist.
- 5
Mit der Übergabe abschließen
Übergeben Sie erst an den Support, wenn der erste Mehrwert bestätigt ist. Sehen Sie sich dann die verspäteten Aufgaben an und verbessern Sie den Schritt, der sie verursacht hat.
Einrichtung in CRMsoftware.pro
- Öffnen Sie im CRM „Deals“, öffnen Sie den Deal und setzen Sie ihn auf „Gewonnen“. Fügen Sie das Übergabeprotokoll in „Anmerkungen“ ein.
- Klicken Sie in „Aufgaben“ für jeden Schritt auf „Neue Aufgabe“: „Aufgabentitel“, „Abtretungsinhaber“ (die zuständige Person), „Deadline“ und „Verknüpftes Geschäft“ (der Deal). Legen Sie kleine Schritte als „Checklisten“ an und größere Teile als „Teilaufgaben“.
- Öffnen Sie in „Terminplanung“ die „Ereignistypen“ und klicken Sie auf „Neuer Ereignistyp“: ein Kickoff-Gespräch von 45 Minuten. Klicken Sie auf „Link kopieren“ und fügen Sie den Link in die Willkommens-E-Mail ein.
- Senden Sie den Vertrag direkt aus dem Deal zur elektronischen Unterschrift, mit einer Vorlage aus „Elektronische Unterschriften“. Erstellen Sie die Einrichtungsrechnung unter „Rechnungen“ und klicken Sie auf „Erstelle Zahlungslink“ (Zahlungslink erstellen).
- Fügen Sie unter „Meine Bots“ Ihre Einrichtungsanleitungen in die „Wissensdatenbank“ des Bots ein, damit der KI-Agent Fragen zur Einrichtung rund um die Uhr beantwortet. Chats, die eine Person brauchen, landen im „Live-Support“: „Beanspruchen“ (Chat übernehmen), antworten, „Lösen“ (Chat abschließen).
„Deals“ mit 1 Pipeline, einfache Aufgaben und KI-Chat sind im Free-Plan enthalten: 3 Nutzer, keine Kreditkarte. Buchungen mit Kalendersynchronisierung, Angebote, Rechnungen, E-Signatur, Zahlungslinks und die Übergabe an Menschen gibt es ab Launch, 19 $ im Monat bei jährlicher Abrechnung für 8 Nutzer. Die App versendet keine Onboarding-E-Mails für Sie.
Nach jedem Onboarding, 15 Minuten
- Hat der Kunde beim Kickoff etwas wiederholt, das der Vertrieb schon wusste? Ergänzen Sie es im Übergabeprotokoll.
- Welche Aufgaben waren verspätet, und auf wen haben sie gewartet?
- Wie viele Tage bis zum ersten Mehrwert, und wurde er schriftlich bestätigt?
- Welche Fragen zur Einrichtung kamen zweimal? Ergänzen Sie sie in der Wissensdatenbank.
Häufige Fragen
Fragen zum Kunden-Onboarding
Was gehört in eine Kunden-Onboarding-Checkliste?
Eine schriftliche Übergabe vom Vertrieb, eine Willkommensnachricht, ein Kickoff-Gespräch, Aufgaben zur Einrichtung, ein Meilenstein für den ersten Mehrwert, den der Kunde bestätigt, ein Plan für Funkstille beim Kunden, ein 30-Tage-Check-in und eine Übergabe an den Support. Jeder Schritt braucht eine verantwortliche Person und ein Datum, gezählt ab dem Unterschriftsdatum.
Was ist die Übergabe vom Vertrieb an das Onboarding?
Der Moment, in dem der Vertrieb einen neuen Kunden an die Person übergibt, die ihn einrichtet. Eine gute Übergabe ist schriftlich: zugesagter Leistungsumfang und was nicht enthalten ist, Konditionen, Beteiligte (Entscheider, operative Ansprechperson, Rechnungskontakt), Bedarf für die Einrichtung, das Ziel und die Onboarding-Leitung. Dann muss sich der Kunde beim Kickoff nicht wiederholen.
Gibt es eine Kunden-Onboarding-Checkliste als Excel-Vorlage?
Ja. Die kostenlose Excel-Tabelle auf dieser Seite hat ein Blatt „Übergabe vom Vertrieb“, eine „Checkliste“ mit verantwortlicher Person, Status, einem aus dem Unterschriftsdatum berechneten Fälligkeitsdatum und einem Hinweis bei Überfälligkeit, ein „Nachfassprotokoll“ für Funkstille beim Kunden und eine „Übersicht“. Die Word-Datei enthält dieselben Schritte und Nachrichten.
Wie lange sollte das Kunden-Onboarding dauern?
Bei kleinen Geschäftskunden peilen Sie ein erstes Ergebnis etwa bis Tag 14 und einen Check-in an Tag 30 an. Komplexe Software-Einführungen dauern deutlich länger: In einer Studie zu B2B-Softwareverträgen dauerte das Onboarding im Schnitt 9,57 Monate1. Egal wie lange: Datieren Sie jeden Schritt ab dem Unterschriftsdatum.
Was ist ein Meilenstein für den ersten Mehrwert?
Das erste Ergebnis, das der Kunde im eigenen Geschäft sieht, etwa eine Kampagne, die einen echten Lead bringt, oder ein Team, das seine erste echte Aufgabe in einem neuen Tool erledigt. Vereinbaren Sie ihn beim Kickoff, geben Sie ihm ein Datum und bitten Sie den Kunden, ihn schriftlich zu bestätigen.
Was tun, wenn ein neuer Kunde nicht mehr antwortet?
Behandeln Sie es wie ein Hindernis mit Frist. Senden Sie nach 2 Werktagen eine kurze Frage mit zwei Optionen, rufen Sie nach 4 an, schreiben Sie nach 7 dem Entscheider mit den Folgen und einer Wahlmöglichkeit. Kommt immer noch keine Antwort, pausieren Sie schriftlich und behalten Sie den 30-Tage-Check-in bei.
Was fragt man beim 30-Tage-Check-in mit dem Kunden?
Gehen Sie die Ergebnisse und den ersten Mehrwert durch, listen Sie offene Punkte mit Verantwortlichen und Terminen auf und fragen Sie dann, was am besten funktioniert hat, was schwieriger war, als es hätte sein sollen, und was in den nächsten 60 Tagen erledigt werden soll. Stellen Sie zum Schluss den laufenden Support vor und wie man ihn erreicht.
Deckt diese Checkliste KYC oder das Onboarding von Mitarbeitenden ab?
Nein. KYC-Onboarding bedeutet Identitäts- und Compliance-Prüfungen, vor allem bei Banken und Zahlungsanbietern, und Mitarbeiter-Onboarding betrifft neue Beschäftigte. Diese Checkliste deckt ab, was passiert, nachdem ein Kunde bei einem Dienstleister, einer Agentur oder einem Softwareanbieter gekauft hat.
Kann CRMsoftware.pro Onboarding-E-Mails automatisch senden?
Nein. CRMsoftware.pro versendet keine Onboarding-E-Mails oder automatischen E-Mail-Serien. Senden Sie die Nachrichten von dieser Seite aus Ihrem eigenen Postfach und verfolgen Sie jeden Schritt als Aufgabe mit zuständiger Person, Frist und verknüpftem Deal.
Wie führe ich das Kunden-Onboarding in CRMsoftware.pro durch?
Setzen Sie den Deal auf „Gewonnen“, fügen Sie das Übergabeprotokoll in „Anmerkungen“ ein, legen Sie für jeden Schritt Aufgaben mit „Checklisten“ und „Teilaufgaben“ an und teilen Sie für das Kickoff einen Buchungslink aus der „Terminplanung“ (Buchungen mit Kalendersynchronisierung gibt es ab Launch). Ihr KI-Agent beantwortet Fragen zur Einrichtung aus der „Wissensdatenbank“ und übergibt den Rest im „Live-Support“ an Ihr Team.
Ähnliche Vorlagen
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Quellen
- Feldstudie zu 74.871 neuen B2B-Softwareverträgen, Journal of the Academy of Marketing Science, 2025, Open Access: Unintended consequences of selling B2B digital subscription add-ons for customer onboarding
- Gartner-Untersuchung zu Kundenloyalität und Wertsteigerung, 19. August 2020: Gartner Reveals Two Actions Customer Service Leaders Must Prioritize to Increase Customer Loyalty and Mitigate Disloyalty
- Studie zum Customer Success Management, International Journal of Research in Marketing, 2023: Customer success management, customer health, and retention in B2B industries
- Pläne, Preise und Funktionen, geprüft am 8. Oktober 2026: Preise von CRMsoftware.pro
Geben Sie jedem neuen Kunden eine feste Onboarding-Leitung und einen Plan mit Terminen.
Starten Sie kostenlos mit 3 Nutzern, KI-Chat, Deals und einfachen Aufgaben. Buchungen mit Kalendersynchronisierung, Angebote, Rechnungen, E-Signatur, Zahlungslinks und die Übergabe an Menschen gibt es ab Launch, 19 $ im Monat bei jährlicher Abrechnung für 8 Nutzer. Growth für 20 Nutzer ergänzt gespeicherte Antworten und unbegrenzte Pipelines; Scale deckt 50 Nutzer ab.