Skript zur Lead-Qualifizierung für Marketingagenturen
Ein Skript zur Lead-Qualifizierung für Marketingagenturen, für Chat, Telefon oder Ihr Anfrageformular: 8 Schritte, die Website, Leistung, Märkte und Sprachen, Budgetstufe, Deadline und Entscheider erfassen. Danach buchen Sie das Erstgespräch, pflegen den Lead weiter oder verweisen ihn an einen Partner. Kopieren Sie es oder laden Sie Word- und Excel-Dateien herunter. Kostenlos, ohne Anmeldung.
Erstellt von Anatolii Ulitovskyi 
Faktengeprüft von RH Fardin Aktualisiert am 1. Das Gespräch eröffnen und nach der Website fragen
Ziel: den Lead begrüßen, sagen, wie lange es dauert, und zuerst nach der Website fragen. Die Website zeigt Ihrem Team das Unternehmen, die Plattform und das aktuelle Marketing, bevor jemand in ein Gespräch geht.
Die KI beginntHallo Vorname, danke für Ihre Nachricht an Agentur. Ich stelle Ihnen ein paar kurze Fragen, das dauert etwa 2 Minuten. So kann Ihnen die richtige Person eine hilfreiche Antwort geben statt einer allgemeinen Präsentation. Zuerst: Wie lautet Ihre Website?
Am TelefonDanke für Ihren Anruf bei Agentur, hier spricht Ihr Name. Darf ich Ihnen ein paar kurze Fragen stellen, etwa 5 Minuten, damit ich Sie mit dem richtigen Strategen verbinden kann? Zuerst: Wie lautet Ihre Website?
1.1Wie lautet Ihre Website?
WarumIhr Team kann Website, Tracking und Anzeigen vor dem Gespräch prüfen. So geht es im Erstgespräch um Pläne, nicht um Grundlagen.
Ohne WebsiteNotieren Sie: Keine Website. Das spricht für ein Website-Projekt, nicht für einen Retainer. Fragen Sie, was der Lead verkauft und wo.
Nur Social MediaNotieren Sie den Link zum Profil und fragen Sie, ob eine neue Website geplant ist.
AntwortDanke. Stratege sieht sich Website vor dem Gespräch an, damit Sie die Grundlagen nicht zweimal erklären müssen.
1.2Optional: Auf welcher Plattform läuft die Website, und wer kann sie bearbeiten?
WarumDie Plattform, zum Beispiel WordPress, Shopify oder Webflow, entscheidet, was sich schnell ändern lässt und ob ein Neuaufbau nötig ist.
Wenn unsicherNotieren Sie: Unbekannt. Der Stratege prüft das vor dem Gespräch.
In diesem Schritt nie
- Die Website im Chat prüfen oder kritisieren.
- Schon einen Preis nennen.
- Nach Passwörtern oder Zugangsdaten für Werbekonten fragen.
TippStellen Sie eine Frage pro Nachricht und warten Sie auf die Antwort. Beginnen Sie nicht mit dem Budget: Das wirkt wie ein Filter, nicht wie ein Gespräch.
2. Die Leistung und das Ergebnis dahinter klären
Regel zum WeiterverweisenZiel: erfahren, welche Leistung der Lead zuerst braucht und welches Ergebnis sie bringen soll. Ordnen Sie die Antwort einer Ihrer Leistungen zu oder verweisen Sie den Lead weiter.
2.1Welche Leistung brauchen Sie zuerst: Leistung 1, Leistung 2, Leistung 3 oder etwas anderes?
WarumWenn Sie Ihre echte Liste anbieten, vermeiden Sie vage Anfragen wie „Hilfe beim Marketing“ und sehen früh, was Sie nicht verkaufen.
Wenn allesFragen Sie, was in den nächsten 90 Tagen am wichtigsten ist. Ein Full-Service-Paket ist eine Frage für den Strategen.
Nicht im AngebotNutzen Sie die Antwort zum Weiterverweisen und schließen Sie das Thema freundlich ab.
AntwortLeistung bieten wir nicht an, aber Partner schon. Möchten Sie die Kontaktdaten? Wenn Sie auch Ihre Leistung brauchen, kann ich trotzdem ein Gespräch vereinbaren.
2.2Was soll das in den nächsten 6 Monaten bringen?
WarumDas Ziel zeigt dem Vertrieb, ob es um ein einmaliges Projekt oder laufende Arbeit geht, und gibt dem Erstgespräch eine Richtung.
Wenn eine ZahlNotieren Sie sie genau so, wie sie genannt wurde, zum Beispiel 40 Neupatienten im Monat.
Wenn mehr BesucherFragen Sie, was diese Besucher tun sollen: anrufen, buchen, kaufen oder ein Formular ausfüllen.
2.3Arbeiten Sie heute mit einer Agentur oder einem Freiberufler?
WarumSie erfahren, was bisher nicht funktioniert hat und wann der aktuelle Vertrag endet. Das bestimmt oft den echten Starttermin.
Wenn unzufriedenHören Sie zu und notieren Sie den Grund. Kritisieren Sie nie die andere Agentur.
TippOrdnen Sie jede Antwort einer Auftragsart zu: Retainer (laufende Arbeit), Projekt (ein Ergebnis mit Enddatum) oder Weiterverweisen. Ist die Website noch nicht bereit für Besucher, verkaufen Sie zuerst das Projekt.
3. Klären, wo der Kunde verkauft und in welchen Sprachen
Regel zum WeiterverweisenZiel: wissen, welche Märkte und Sprachen die Arbeit abdecken muss. Jeder weitere Markt und jede weitere Sprache bedeutet mehr Anzeigen, Seiten und Berichte und verändert damit Umfang, Team und Preis.
3.1Welche Städte, Regionen oder Länder soll das Marketing erreichen?
WarumLokale, nationale und internationale Kampagnen sind unterschiedliche Aufträge mit unterschiedlichen Budgets.
Wenn landesweitFragen Sie, woher die meisten Kunden heute kommen und wo das Unternehmen wachsen will.
Außerhalb Ihres GebietsVerweisen Sie den Lead weiter oder notieren Sie, dass ein Partner nötig ist.
AntwortWir arbeiten mit Unternehmen in Einsatzgebiet. Für Markt passt Partner besser. Möchten Sie die Kontaktdaten?
3.2Sollen Anzeigen und Seiten nur auf Deutsch sein oder auch in anderen Sprachen?
WarumEine zweite Sprache verdoppelt Anzeigentexte, Landingpages und Prüfungen.
Wenn intern machbarNotieren Sie die Sprachen und machen Sie weiter.
Wenn nicht internSagen Sie, dass Sie mit einem Übersetzungspartner arbeiten und dass das Zeit und Kosten erhöht. Notieren Sie: Partner nötig.
AntwortKampagnen auf Sprachen betreuen wir intern. Für andere Sprache arbeiten wir mit einem Partner, das bedeutet zusätzliche Zeit oder Kosten. Passt das für Sie?
FaktSprache verändert Ergebnisse: In einer Umfrage von CSA Research aus dem Jahr 2020 unter 8.709 Verbrauchern in 29 Ländern kauften 76 % lieber Produkte mit Informationen in ihrer eigenen Sprache, und 40 % gaben an, nie auf Websites in anderen Sprachen zu kaufen1.
4. Nach einer Budgetstufe fragen, nicht nach einer genauen Zahl
Regel zum WeiterverweisenZiel: den Lead einer Stufe zuordnen, die Sie vor dem Start festlegen. Bieten Sie Spannen an, damit der Lead in einer Nachricht antworten kann, und trennen Sie Ihr Honorar vom Werbebudget.
Ihre Budgetstufen (ersetzen Sie die Zahlen in Klammern)
| Stufe | Retainer, pro Monat | Projekt, einmalig | Punkte |
|---|---|---|---|
| A | Unter 2.000 $ | Unter 5.000 $ | 0, weiterverweisen |
| B | 2.000 $ bis 3.999 $ | 5.000 $ bis 14.999 $ | 1 |
| C | 4.000 $ bis 7.999 $ | 15.000 $ bis 29.999 $ | 2 |
| D | 8.000 $ und mehr | 30.000 $ und mehr | 2 |
| Nicht genannt | Im Gespräch erneut fragen | Im Gespräch erneut fragen | 1 |
4.1Welcher monatliche Rahmen für unser Honorar kommt Ihrer Planung am nächsten: Stufe B, Stufe C oder Stufe D? Das Werbebudget zahlen Sie separat an die Plattformen.
WarumEine Spanne ist leichter zu beantworten als eine offene Zahl, und der Vertrieb entwirft keinen Plan, den sich der Lead nicht leisten kann.
Fragt nach dem PreisNennen Sie Ihren veröffentlichten Einstiegspreis und fragen Sie dann noch einmal nach der Stufe.
Wenn unsicherNotieren Sie: Nicht genannt. Fragen Sie, was der Lead heute für Marketing ausgibt.
AntwortDie meisten Retainer für Leistung beginnen bei Mindest-Retainer im Monat, plus Werbebudget. Stratege bestätigt den genauen Preis nach dem Erstgespräch.
4.2Wie viel möchten Sie monatlich für Anzeigen ausgeben, zusätzlich zu unserem Honorar?
WarumEin Betreuungshonorar ohne Werbebudget bringt keine Ergebnisse mit bezahlten Anzeigen.
Wenn zu niedrigLiegt es unter Mindest-Werbebudget, schlagen Sie zuerst SEO oder einen kleineren Test vor und notieren Sie das.
Bei Stufe ADanke, dass Sie Ihr Budget so offen nennen. Unsere Arbeit für Leistung beginnt bei Mindest-Retainer im Monat, daher passen wir im Moment nicht zusammen. Freiberufler oder Ressource passt vielleicht besser zu Ihnen: Link. Darf ich mich in 3 Monaten wieder melden?
TippDie KI darf Ihre veröffentlichten Einstiegspreise und die Stufen nennen. Einen Preis für diesen Kunden nennt nur ein Stratege.
5. Deadline und Starttermin festmachen
Ziel: ein echtes Datum, den Grund dafür und den frühesten Start erfahren. Agenturen brauchen Zeit für Einarbeitung, Zugänge, Tracking und Freigaben, bevor etwas live geht.
5.1Bis wann muss Leistung live sein, und woran hängt das Datum?
WarumEin Datum mit Grund, etwa eine Eröffnung, eine Saison oder ein Vertragsende, zeigt die Dringlichkeit und sagt Ihnen, ob der Plan passt.
Wenn „sofort“Fragen Sie: Steckt ein Datum dahinter, etwa eine Eröffnung oder eine Veranstaltung?
Wenn eiligLiegt es unter 4 Wochen, notieren Sie es als Eilauftrag. Der Stratege bestätigt im Gespräch, was realistisch ist.
AntwortDanke. Die Einrichtung für Leistung dauert in der Regel 3 bis 4 Wochen. Ich markiere Ihr Datum für Stratege, der im Gespräch bestätigt, was realistisch ist.
5.2Wann könnten wir starten, und steht dem etwas im Weg, etwa eine Kündigungsfrist?
WarumKündigungsfristen und die Übergabe durch die bisherige Agentur bestimmen den echten Starttermin.
Bei laufendem VertragNotieren Sie das Vertragsende und planen Sie die Einrichtung so, dass sie vorher fertig ist.
Punkte für die Deadline (die Excel-Datei berechnet sie)
| Tage von der Anfrage bis zur Deadline | Punkte | Bedeutung |
|---|---|---|
| Unter 28 | 1 | Eilauftrag: Der Stratege bestätigt, dass es machbar ist |
| 28 bis 91 | 2 | Gutes Planungsfenster |
| 92 bis 182 | 1 | Gespräch buchen, späteren Start planen |
| Über 182 oder kein Datum | 0 | Weiter pflegen, Nachfassen mit Datum |
TippVersprechen Sie im Chat nie einen Starttermin. Die KI kann sagen, wie lange die Einrichtung meist dauert. Termine sagt der Stratege zu.
6. Klären, wer entscheidet, und diese Person zum Gespräch einladen
Ziel: erfahren, wer unterschreibt, wer noch mitredet und wie der Lead auswählt. Laden Sie dann die Person, die unterschreibt, zum Erstgespräch ein.
6.1Wer entscheidet bei der Wahl der Agentur noch mit, und wer unterschreibt den Vertrag?
WarumEin Gespräch mit jemandem, der den Auftrag nicht freigeben kann, endet oft mit einem Angebot, das niemand unterschreibt.
Wenn „nur ich“Notieren Sie: Beim Gespräch dabei (2 Punkte).
Wenn „mein Chef“Notieren Sie: Bekannt, nicht dabei (1 Punkt). Laden Sie die Chefin oder den Chef zum Gespräch ein.
Wenn unsicherNotieren Sie: Unbekannt (0 Punkte). Fragen Sie, wer das letzte Marketingbudget freigegeben hat.
AntwortDanke. Kann Entscheider beim Erstgespräch dabei sein? Dann kann Stratege die Fragen direkt beantworten.
6.2Sprechen Sie mit anderen Agenturen, und bis wann entscheiden Sie?
WarumSie kennen dann den Wettbewerb und das Entscheidungsdatum, und der Vertrieb kann das Angebot planen.
Bei 3 AngebotenDas ist in Ordnung. Notieren Sie das Entscheidungsdatum und fragen Sie, worauf es bei der Wahl am meisten ankommt.
FaktEinkaufsgremien sind sich oft uneinig. In einer Gartner-Umfrage unter 632 B2B-Käufern zeigten 74 % der Einkaufsteams ungesunde Konflikte während der Entscheidung, und Gremien, die einen Konsens erreichten, berichteten 2,5-mal so häufig von einem hochwertigen Abschluss2.
7. Die Antworten bewerten und genau einen nächsten Schritt wählen
Im Chat entscheidenZiel: 5 Kriterien zusammenzählen, die K.-o.-Kriterien prüfen und dem Lead dann genau einen nächsten Schritt geben. Der Excel-Bewertungsbogen rechnet mit Formeln.
Bewertungsbogen: je 0 bis 2 Punkte, insgesamt 10
| Kriterium | 0 Punkte | 1 Punkt | 2 Punkte |
|---|---|---|---|
| Passung der Leistung | Nicht im Angebot | Passt teilweise | Kernleistung |
| Region und Sprache | Nicht umsetzbar | Partner nötig | Intern abgedeckt |
| Budgetstufe | A | B oder nicht genannt | C oder D |
| Deadline | Über 182 Tage oder keine | Unter 28 oder 92 bis 182 Tage | 28 bis 91 Tage |
| Entscheidungsprozess | Unbekannt | Bekannt, nicht dabei | Beim Gespräch dabei |
Regeln für den nächsten Schritt, in dieser Reihenfolge
- WeiterverweisenJede 0 bei Leistung, Region oder Budget, unabhängig von der Gesamtpunktzahl. Senden Sie eine Alternative und beenden Sie das Gespräch freundlich.
- Erstgespräch buchen8 Punkte oder mehr. Senden Sie den Buchungslink im Chat oder übergeben Sie an eine Person, wenn der Lead gleich sprechen möchte.
- Weiter pflegenUnter 8 Punkten und kein K.-o.-Kriterium. Senden Sie eine nützliche Ressource und legen Sie eine Nachfass-Aufgabe mit Datum an.
Erstgespräch buchenDanke, Vorname. Das klingt, als würde ein Retainer oder ein Projekt gut zu Ihnen passen. Der nächste Schritt ist ein 45-minütiges Erstgespräch mit Vertriebsleitung und Stratege. Wählen Sie hier einen Termin: Buchungslink. Kann Entscheider dabei sein?
Weiter pflegenDanke, Vorname. Es klingt, als wäre der Zeitpunkt noch nicht ganz richtig. Ich schicke Ihnen jetzt Leitfaden oder Fallstudie, und Vertriebsleitung meldet sich am Datum bei Ihnen. Ist das in Ordnung?
WeiterverweisenDanke für die Details, Vorname. Wegen Grund sind wir im Moment nicht die beste Wahl. Partner oder Ressource kann Ihnen helfen: Link. Viel Erfolg mit Projekt.
8. Dem Vertrieb eine Zusammenfassung schicken, mit der er arbeiten kann
Immer im gleichen FormatZiel: eine kurze Zusammenfassung pro Anfrage, immer in derselben Reihenfolge, damit die Vertriebsleitung sie in einer Minute annehmen oder ablehnen und das Erstgespräch vorbereiten kann.
Die KI bestätigtDanke, Vorname. Das gebe ich an Vertriebsleitung weiter: Leistung für Website, in Märkte, auf Sprachen. Budgetstufe Stufe. Deadline Datum. Entscheidung: Entscheider. Habe ich das richtig verstanden?
Übergabenotiz
- Lead: Name, Rolle, Unternehmen
- Website: URL, Plattform: CMS oder unbekannt
- Leistung und Ziel: Leistung, Ziel: Ziel
- Märkte und Sprachen: Märkte, Sprachen
- Budgetstufe: Stufe, Werbebudget Betrag im Monat
- Deadline: Datum, weil Grund. Frühester Start: Datum
- Entscheidung: Entscheider, außerdem beteiligt: Namen, entscheidet bis Datum
- Punkte: x/10. Auftragsart: Retainer oder Projekt. Nächster Schritt: Erstgespräch buchen, weiter pflegen oder weiterverweisen
- Erstgespräch: Datum und Uhrzeit oder nicht gebucht. Zuständig: Name
Was der Vertrieb als Nächstes tut
- Innerhalb von 1 StundeZusammenfassung und Chat lesen. Den Lead annehmen („Status“: „Qualifiziert“) oder mit Grund ablehnen.
- Vor dem GesprächWebsite, Anzeigen und Tracking prüfen. Per E-Mail um Lesezugriff bitten, nie im Chat nach Passwörtern fragen.
- Nach dem GesprächDen Lead in ein Unternehmen, einen Kontakt und einen Deal konvertieren, den Deal in die nächste Phase verschieben und eine Nachfass-Aufgabe anlegen.
Wenn niemand online istDanke, Vorname. Alles ist gespeichert, und Vertriebsleitung antwortet bis Uhrzeit. Sie können das Erstgespräch auch gleich buchen: Buchungslink.
FaktTempo zählt: In einer Studie mit 1,25 Millionen Vertriebs-Leads qualifizierten Firmen, die einen Lead innerhalb einer Stunde zu kontaktieren versuchten, ihn fast 7-mal so häufig wie Firmen, die es auch nur eine Stunde später versuchten3.
Für kleine Vertriebs- und Supportteams
Lassen Sie einen KI-Agenten jede Anfrage qualifizieren und das Erstgespräch buchen.
CRMsoftware.pro stellt Ihre Qualifizierungsfragen rund um die Uhr auf Ihrer Website, speichert jede Antwort mit dem Gesprächsverlauf und übergibt passende Leads samt Zusammenfassung an Ihre Vertriebsleitung.
- Ein Klick macht aus einem Lead ein Unternehmen, einen Kontakt und einen Deal
- Unternehmensdatensätze mit Website, CMS, Zielregion und Wettbewerbern
- Übergabe an Menschen und Buchungen mit Kalendersynchronisierung ab Launch, 19 $ im Monat bei jährlicher Abrechnung
Free-Plan: 3 Nutzer, keine Kreditkarte.
Ausgefülltes Beispiel
Die Anfrage einer Zahnarztgruppe, die mit einem gebuchten Erstgespräch endet
So läuft das Skript im Website-Chat von Copperleaf Digital, einer fiktiven Agentur mit 9 Mitarbeitenden in Fort Lauderdale. Carla hat Namen und E-Mail-Adresse im Formular vor dem Chat angegeben. Der KI-Agent stellt die Fragen, bucht das Gespräch und übergibt die Zusammenfassung an Kim, die Vertriebsleiterin.
Übergabenotiz an Kim
| Lead | Carla Mendez, Praxismanagerin, Bayview Dental Group |
| Website | bayviewdental.example |
| Leistung und Ziel | Lokales SEO und Google Ads, mehr Neupatienten |
| Märkte | 3 Praxen in Miami-Dade, neue Praxis in Fort Lauderdale |
| Sprachen | Englisch und Spanisch |
| Budgetstufe | B: 3.500 $ im Monat plus 6.000 $ Werbebudget |
| Deadline | Anzeigen live bis 16. November 2026 |
| Entscheidung | Dr. Ruben Ortiz unterschreibt und ist beim Gespräch dabei |
| Nächster Schritt | Erstgespräch, Freitag, 9. Oktober, 10:00 Uhr |
Bewertung: 9 von 10
| Kriterium | Antwort | Punkte |
|---|---|---|
| Leistung | SEO + bezahlte Anzeigen, Kernleistung | 2 |
| Region und Sprache | Intern abgedeckt | 2 |
| Budgetstufe | B | 1 |
| Deadline | In 40 Tagen | 2 |
| Entscheidung | Inhaber beim Gespräch dabei | 2 |
| Gesamt | Erstgespräch buchen, Retainer | 9 |
Erfasst in CRMsoftware.pro
| Lead-Status | Qualifiziert, dann konvertiert |
| Unternehmen | Ziel-Geo: Miami-Dade, Broward. Zielsprachen: EN, ES. CMS: WordPress |
| Deal | Retainer SEO und Google Ads für Bayview, 21.000 $ (6 Monate) |
| Phase | Erstgespräch gebucht |
| Aufgabe | Dan: erste Erkenntnisse für das Gespräch, Deadline 8. Oktober |
Warum es wichtig ist
Warum Tempo, Entscheidungsprozess und Sprache über den Auftrag entscheiden
Agenturanfragen kühlen schnell ab. In einer Studie mit 1,25 Millionen Vertriebs-Leads bei 42 US-Unternehmen qualifizierten Firmen, die einen Lead innerhalb einer Stunde zu kontaktieren versuchten, ihn fast 7-mal so häufig wie Firmen, die es eine Stunde später versuchten. Qualifiziert heißt hier: ein echtes Gespräch mit einem wichtigen Entscheider. In einer separaten Prüfung von 2.241 US-Unternehmen brauchten diejenigen, die innerhalb von 30 Tagen antworteten, im Schnitt 42 Stunden3. Die Daten stammen von 2011, sehen Sie sie also als Richtung: Ein kurzes Skript, das sofort läuft, schlägt eine perfekte Antwort zwei Tage später.
Am Entscheidungsprozess bleiben Agenturaufträge hängen. Laut Gartner bestehen Einkaufsgremien aus fünf bis 16 Personen aus bis zu vier Fachbereichen, und 74 % der B2B-Einkaufsteams zeigten ungesunde Konflikte während der Entscheidung. Gremien, die einen Konsens erreichten, berichteten 2,5-mal so häufig von einem hochwertigen Abschluss2. Deshalb fragt das Skript, wer unterschreibt, und lädt diese Person zum Gespräch ein.
Sprache bestimmt den Umfang. In einer Umfrage von CSA Research unter 8.709 Verbrauchern in 29 Ländern kauften 76 % lieber Produkte mit Informationen in ihrer eigenen Sprache1. Ein Kunde, der in zwei Sprachen verkauft, braucht zwei Sätze Anzeigen, Seiten und Berichte. Fragen Sie also früh danach und kalkulieren Sie es ein.
7x
höhere Chance, einen Lead zu qualifizieren, der innerhalb einer Stunde kontaktiert wird
74 %
der B2B-Einkaufsteams zeigen ungesunde Konflikte bei der Entscheidung
76 %
der Online-Käufer bevorzugen Produktinformationen in ihrer eigenen Sprache
Retainer oder Projekt
Retainer, Projekt oder weiterverweisen: die richtige Auftragsart verkaufen
Entscheiden Sie anhand der Antworten vor dem Erstgespräch, was Sie verkaufen. Wer einen Retainer verkauft, obwohl der Kunde ein Projekt braucht, oder einen Lead behält, den er weiterverweisen sollte, kostet beide Seiten Monate.
| Auftragsart | Verkaufen, wenn | Budgetstufe | Ziel des Erstgesprächs |
|---|---|---|---|
| Retainer | Laufende Arbeit, deren Ergebnisse sich über Monate aufbauen: SEO, bezahlte Anzeigen, Social Media, Inhalte. | B bis D, pro Monat | Ziele, Kanäle, Berichte und eine Mindestlaufzeit von 6 Monaten vereinbaren. |
| Projekt | Ein Ergebnis mit Enddatum: Website, Landingpages, Audit, Einrichtung des Trackings. | B bis D, einmalig | Umfang, Zeitplan, Freigaben und Zuständigkeit für die Inhalte vereinbaren. |
| Projekt, dann Retainer | Website oder Tracking sind noch nicht bereit für Besucher aus bezahlten Anzeigen. | Zuerst Projektbudget | Zuerst die Lösung verkaufen. Den Retainer anbieten, sobald sie live ist. |
| Weiter pflegen | Passt gut, aber noch kein Datum oder kein Entscheider. | Jede Stufe außer A | Noch kein Gespräch. Eine Ressource senden und ein Nachfassen mit Datum planen. |
| Weiterverweisen | Eine Leistung, ein Markt oder eine Sprache, die Sie nicht liefern können, oder Stufe A. | A oder jede Stufe | Kein Gespräch. Einen Namen oder eine Ressource nennen und freundlich abschließen. |
Schreiben Sie Ihre Mindestwerte in die KI-Anweisungen, zum Beispiel den Mindest-Retainer pro Monat, das Mindesthonorar für Projekte und eine Mindestlaufzeit von 6 Monaten. Dann kann die KI bei Stufe A selbstständig die Antwort zum Weiterverweisen senden.
KI oder Stratege
Was die KI sagen darf und was nur ein Stratege sagt
Der KI-Agent qualifiziert und bucht. Ein Stratege berät, nennt Preise und macht Zusagen. Übernehmen Sie diese Regeln unverändert in die KI-Anweisungen.
Preise
Die KI darf veröffentlichte Einstiegspreise und Ihre Budgetstufen nennen. Ein Angebot für diesen Kunden kommt nach dem Erstgespräch von einem Strategen.
Die KI darf sagenRetainer für Leistung beginnen bei Mindest-Retainer im Monat, plus Werbebudget. Stratege bestätigt Ihren Preis nach dem Gespräch.
Ergebnisse und Garantien
Versprechen Sie nie Platzierungen, eine bestimmte Zahl an Leads oder eine Rendite auf das Werbebudget. Ergebnisse hängen von Budget, Markt und Wettbewerb ab.
Die KI darf sagenEine Platzierung oder eine bestimmte Zahl an Leads können wir nicht versprechen. Im Gespräch zeigt Stratege, was für Ihren Markt und Ihr Budget realistisch ist.
Starttermine
Die KI darf sagen, wie lange die Einrichtung meist dauert. Einen Starttermin sagt nur eine Person zu, nachdem sie Zugänge und Freigaben geprüft hat.
Die KI darf sagenDie Einrichtung dauert in der Regel 3 bis 4 Wochen. Stratege bestätigt Ihre Termine im Gespräch.
Audits und Beratung
Die KI prüft im Chat weder die Website noch die Anzeigen. Sie erfasst Website und Ziel, und der Stratege bringt seine Erkenntnisse zum Gespräch mit.
Andere Agenturen
Kritisieren Sie nie die aktuelle oder eine frühere Agentur. Fragen Sie, was funktioniert hat, was nicht und wann der Vertrag endet.
Zugänge und Passwörter
Fragen Sie im Chat nie nach Passwörtern oder Zugangsdaten für Werbekonten. Der Vertrieb bittet nach der Buchung des Gesprächs per E-Mail um Lesezugriff.
Übergeben Sie sofort an eine Person, wenn der Lead danach fragt, einen individuellen Preis oder Vertragsbedingungen wissen will oder verärgert ist. In CRMsoftware.pro ist die Übergabe an Menschen ab dem Launch-Plan enthalten.
Excel-Bewertungsbogen
Der Excel-Bewertungsbogen für die Qualifizierung
Eine Zeile pro Anfrage. Wählen Sie die Antworten aus Auswahllisten, und die Datei berechnet Punktzahl, Auftragsart und nächsten Schritt. Leistungen, Stufen, Punkte und Schwellenwert legen Sie im Blatt Regeln fest. Die Datei öffnet sich in Excel, LibreOffice und Google Tabellen.
| Spalte | Funktion |
|---|---|
| Eingangsdatum, Unternehmen, Kontakt, Website | Wer wann angefragt hat. Aus dem Lead übernehmen. |
| Kanal | Website-Chat, WhatsApp, Instagram, Telefon, E-Mail oder Kontaktformular. |
| Gewünschte Leistung | Auswahlliste mit Ihren Leistungen aus dem Blatt Regeln. |
| Märkte und Sprachen | Wo die Arbeit läuft und in welchen Sprachen, als Text. |
| Passung Region und Sprache, Budgetstufe, Entscheider | Auswahllisten. Jede Antwort hat Punkte im Blatt Regeln. |
| Deadline | Das Datum, an dem die Arbeit live sein muss. Leer lassen, wenn es keins gibt. |
| Tage bis zur Deadline Auto | Deadline minus Eingangsdatum. |
| Punkte Auto | 0 bis 10 aus Leistung, Region, Budget, Deadline und Entscheidung. |
| Auftragsart Auto | Retainer, Projekt oder Weiterverweisen, abgeleitet aus der Leistung. |
| Nächster Schritt Auto | Weiterverweisen bei jedem K.-o.-Kriterium, Erstgespräch buchen ab 8 Punkten (anpassbar), sonst Weiter pflegen. |
| Zuständig, vom Vertrieb angenommen, Erstgespräch gebucht | Wer für den Lead zuständig ist, ob der Vertrieb ihn angenommen hat und ob das Gespräch gebucht ist. |
Die Beispieldaten enthalten die 7 Anfragen rund um das Beispiel dieser Seite: 3 zum Buchen eines Erstgesprächs, 2 zum Weiterpflegen und 2 zum Weiterverweisen. Der Vertrieb hat 3 angenommen, und 2 Erstgespräche sind gebucht. Das Blatt Übersicht zeigt diese Summen und die Zahlen nach nächstem Schritt, Leistung und Kanal.
Einrichtung
So nutzen Sie dieses Skript zur Lead-Qualifizierung für Marketingagenturen
- 1
Regeln festlegen
Füllen Sie die Klammern aus: Leistungen, Märkte, Sprachen, Budgetstufen, Mindestwerte und was Sie nie verkaufen. Übertragen Sie die Zahlen ins Blatt Regeln.
- 2
Überall dieselbe Reihenfolge
Führen Sie die 8 Schritte im Chat, auf WhatsApp, am Telefon und in Ihrem Kontaktformular durch, damit sich Anfragen leicht vergleichen lassen.
- 3
Übergabe vereinbaren
Legen Sie fest, wer die Zusammenfassung erhält, wie schnell diese Person sie annimmt oder ablehnt und wer das Erstgespräch führt.
- 4
Im Gespräch buchen
Senden Sie den Buchungslink, sobald der Lead 8 Punkte oder mehr erreicht, solange er noch im Chat ist.
- 5
Alle 2 Wochen prüfen
Lesen Sie 10 bis 20 Gespräche, prüfen Sie angenommene Anfragen und gebuchte Gespräche und passen Sie dann Fragen und Stufen an.
Einrichtung in CRMsoftware.pro
- „Meine Bots“ > Bot wählen > Tab „Grundlagen“: Fügen Sie die 8 Schritte mit Ihren Leistungen, Stufen, Märkten und Regeln zum Weiterverweisen unter „Anweisungen“ ein. Klicken Sie auf „Änderungen speichern“ und testen Sie dann mit „Versuchen Sie es mit Bot“.
- Tab „Verhalten“: Aktivieren Sie „Benutzerdaten sammeln“ (Name und E-Mail werden immer erfasst, wenn diese Funktion aktiviert ist) und „Telefonnummer erfassen“. Tab „Verbinden“: Aktivieren Sie „E-Mail-Benachrichtigungen senden“.
- „Terminplanung“ > „Ereignistypen“ > „Neuer Ereignistyp“: ein 45-minütiges Erstgespräch, „Ort“: „Videoanruf“. Verbinden Sie Google Kalender oder Outlook unter „Verbindungen“, kopieren Sie den Link mit „Link kopieren“ und fügen Sie ihn in die „Anweisungen“ ein.
- „Leads“: Öffnen Sie die Anfrage, setzen Sie den „Status“ auf „Qualifiziert“ oder nutzen Sie „Als Schrott abgelehnt“, und klicken Sie dann auf „Konvertieren“, um Unternehmen, Kontakt und Deal anzulegen. Füllen Sie „Webseite“, „CMS“, „Ziel-Geo“ und „Zielsprachen“ aus.
- „Deals“: „Neue Pipeline“, dann mit „Stufe hinzufügen“ die Phasen Erstgespräch gebucht, Angebot gesendet und Gewonnen anlegen. Geben Sie jedem Nachfassen beim Weiterpflegen eine Aufgabe mit „Abtretungsinhaber“ (die zuständige Person) und „Deadline“.
Free-Plan: KI-Chat rund um die Uhr, Lead-Posteingang (eingeschränkt) und 1 Pipeline. Launch, 19 $ im Monat bei jährlicher Abrechnung: Übergabe an Menschen, Buchungen mit Kalendersynchronisierung, WhatsApp und 3 Pipelines. Growth, 49 $: automatische Übersetzung im Posteingang und ein mehrsprachiges Widget.
Alle 2 Wochen prüfen
- Anteil der Anfragen, die der Vertrieb angenommen hat
- Erstgespräche gebucht, geführt und verpasst
- Weiterverwiesene Leads nach Grund: Leistung, Markt, Sprache oder Budget
- Fragen, die Leads überspringen oder vage beantworten
- Stufen und Mindestwerte, die neue Zahlen brauchen
Häufige Fragen
Fragen zur Lead-Qualifizierung für Agenturen
Was ist ein Skript zur Lead-Qualifizierung für Marketingagenturen?
Eine kurze, geordnete Folge von Fragen, die Ihr Team oder Ihr KI-Agent jeder neuen Anfrage stellt, um zu entscheiden, wie es weitergeht: ein Erstgespräch buchen, den Lead weiter pflegen oder ihn weiterverweisen. Dieses Skript erfasst Website, Leistung, Märkte und Sprachen, Budgetstufe, Deadline und Entscheider und endet mit einer Zusammenfassung für den Vertrieb.
Welche Fragen eignen sich zur Qualifizierung von Agentur-Leads?
Fragen Sie nach der Website, nach der Leistung, die der Lead zuerst braucht, und dem Ergebnis, das sie bringen soll, nach Märkten und Sprachen, Budgetstufe und Deadline und danach, wer unterschreibt. Fragen Sie nach dem Ziel, bevor Sie nach dem Budget fragen, und bieten Sie Spannen an, statt eine genaue Zahl zu verlangen.
Was sind die 5 W-Fragen im Vertrieb?
Wer, was, wo, wann und warum. Für eine Agentur heißt das: wer entscheidet, welche Leistung gebraucht wird, wo der Kunde verkauft und in welcher Sprache, wann es live sein muss und warum gerade jetzt, etwa wegen einer Eröffnung oder eines auslaufenden Vertrags. Das Budget ist die sechste Frage.
Welche Fragen gehören ins Erstgespräch einer Agentur?
Das Erstgespräch geht tiefer als die Qualifizierung: aktuelle Ergebnisse und Tracking, was mit früheren Agenturen funktioniert hat und was nicht, wie Erfolg gemessen wird, wer die Arbeit freigibt und was zu einem Nein führen würde. Lesen Sie vorher die Übergabenotiz und die Website, damit der Lead nichts wiederholen muss.
Was gehört in einen Fragebogen für Neukunden einer Agentur?
Kontaktdaten, Website und Plattform, Leistung und Ziel, Zielmärkte und Sprachen, eine Budgetstufe für Ihr Honorar und für das Werbebudget, Deadline und frühester Start, Entscheider und Entscheidungsdatum sowie die aktuelle Agentur mit Vertragsende. Heben Sie die tiefergehenden Fragen für das Erstgespräch auf.
Wie fragt man einen Interessenten nach dem Budget?
Bieten Sie 3 oder 4 Spannen an, die Sie vorher festgelegt haben, und fragen Sie, welche am nächsten liegt, sobald Sie Leistung und Ziel kennen. Trennen Sie Ihr Honorar vom Werbebudget. Will der Lead nichts sagen, nennen Sie Ihren Einstiegspreis und notieren Sie die Stufe als Nicht genannt.
Wann sollte eine Agentur einen Lead weiterverweisen?
Wenn Sie die Leistung nicht anbieten, den Markt oder die Sprache nicht bedienen können oder das Budget unter Ihrem Minimum liegt. Sagen Sie das schnell, nennen Sie eine hilfreiche Alternative und beenden Sie das Gespräch freundlich. Ein klares Nein schützt die Zeit Ihres Teams und Ihren Ruf.
Sollte eine Agentur einen Retainer oder ein Projekt verkaufen?
Verkaufen Sie einen Retainer für laufende Arbeit, deren Ergebnisse sich über Monate aufbauen, etwa SEO, bezahlte Anzeigen oder Social Media. Verkaufen Sie ein Projekt für ein Ergebnis mit Enddatum, etwa eine Website, Landingpages oder ein Audit. Sind Website oder Tracking noch nicht bereit für Besucher, verkaufen Sie zuerst das Projekt.
Wie schnell sollte eine Agentur auf eine neue Anfrage antworten?
Innerhalb einer Stunde, am besten innerhalb von Minuten. In einer Studie mit 1,25 Millionen Vertriebs-Leads qualifizierten Firmen, die einen Lead innerhalb einer Stunde zu kontaktieren versuchten, ihn fast 7-mal so häufig wie Firmen, die es eine Stunde später versuchten (Harvard Business Review, 2011)3.
Kann ein KI-Chatbot Agentur-Leads qualifizieren und das Erstgespräch buchen?
Ja. Fügen Sie in CRMsoftware.pro das Skript in die „Anweisungen“ des Bots ein, aktivieren Sie „Benutzerdaten sammeln“ und ergänzen Sie Ihren Buchungslink. Die KI stellt die Fragen rund um die Uhr in 95+ Sprachen, die Anfrage landet im Lead-Posteingang, und mit einem Klick machen Sie daraus ein Unternehmen, einen Kontakt und einen Deal. Übergabe an Menschen und Buchungen mit Kalendersynchronisierung gibt es ab Launch, 19 $ im Monat bei jährlicher Abrechnung.
Ähnliche Vorlagen
Kostenlose Tools
Quellen
- Umfrage zu Sprachpräferenzen: CSA Research, Consumers Prefer their Own Language, July 2020
- Konflikte in Einkaufsgremien: Gartner, Gartner Sales Survey Finds 74% of B2B Buyer Teams Demonstrate Unhealthy Conflict During the Decision Process, May 2025
- Reaktionszeit und Lead-Qualifizierung: James B. Oldroyd, Kristina McElheran und David Elkington, The Short Life of Online Sales Leads, Harvard Business Review, March 2011
- Pläne und Preise, geprüft am 7. Oktober 2026: Preise von CRMsoftware.pro
Qualifizieren Sie jede Agenturanfrage vor dem ersten Gespräch.
Starten Sie kostenlos mit 3 Nutzern. Bezahlpläne ab 19 $ im Monat bei jährlicher Abrechnung: Launch für 8 Nutzer, Growth für 20, Scale für 50.