Verkaufs-E-Mail-Vorlagen für jede Phase eines Deals
Verkaufs-E-Mail-Vorlagen zum Kopieren für 8 Phasen eines Deals, von der Antwort auf eine eingehende Anfrage bis zur Verlängerung. Jede mit Kurzfassung, Sendefrist und genau einer Bitte. Mit Word-Datei und Excel-E-Mail-Protokoll.
Erstellt von Anatolii Ulitovskyi 
Faktengeprüft von RH Fardin Aktualisiert am 1. Eingehende Anfrage beantworten und das Gespräch buchen
Tempo zähltWann senden
- Binnen einer Geschäftsstunde nach der Anfrage. Außerhalb der Geschäftszeiten gleich am nächsten Morgen.
- Beantworten Sie zuerst die Frage und bieten Sie dann zwei feste Termine für ein Gespräch an.
- Der Kunde hat zuerst geschrieben, das ist also keine Kaltakquise. Für Personen, die nicht angefragt haben, nutzen Sie die Kaltakquise-E-Mail-Vorlagen.
BetreffIhr Thema: zwei Termine für ein Gespräch
E-MailHallo Name,
vielen Dank für Ihre Nachricht zu Thema. Eine direkte Antwort auf die Frage.
Damit ich Ihnen die passende Lösung vorschlagen kann, brauche ich 20 Minuten mit Ihnen: die 2 oder 3 Fakten, die Sie brauchen, zum Beispiel: wie viele Standorte und wann Sie starten möchten.
Passt Ihnen Tag um Uhrzeit oder Tag um Uhrzeit? Wenn nicht, nennen Sie mir gern einen Termin, der Ihnen passt.
Ihr Name
Firma, Telefon
Kurzfassung für Chat oder NachrichtHallo Name, danke für Ihre Anfrage zu Thema. Kurze Antwort. Können wir am Tag um Uhrzeit oder am Tag um Uhrzeit 20 Minuten sprechen? Ihr Name
Wenn keine Antwort kommtZwei kurze Erinnerungen an Werktag 2 und 5, eine letzte E-Mail an Tag 10. Die Formulierungen finden Sie in den Vorlagen für Nachfass-E-Mails.
2. Zusammenfassung per E-Mail nach Erstgespräch oder Demo
Wann senden
- Am Tag des Gesprächs oder der Demo, wenn möglich binnen 2 Stunden.
- Nutzen Sie die Worte und Zahlen des Kunden: Er leitet die E-Mail an Personen weiter, die nicht dabei waren.
BetreffZusammenfassung: Ziel des Kunden für Firma des Kunden
E-MailHallo Name,
vielen Dank für Ihre Zeit heute. So habe ich Sie verstanden:
- Heute: wie es heute läuft, mit den Zahlen des Kunden.
- Ziel: was der Kunde erreichen will bis Datum.
- Wer entscheidet: Namen und Rollen, am Datum.
Nächster Schritt: Ich sende Ihnen bis Tag Preise oder ein Angebot. Wenn ich etwas falsch verstanden habe, antworten Sie kurz, dann korrigiere ich es.
Ihr Name
Kurzfassung für Chat oder NachrichtDanke für heute, Name. Sie möchten Ziel bis Datum, und Namen entscheiden am Datum. Ich sende Ihnen nächste Unterlage bis Tag. Habe ich etwas falsch verstanden?
TippKann die Zusammenfassung nicht sagen, wer entscheidet und wann, fragen Sie danach, bevor Sie einen Preis nennen. Den Gesprächsablauf finden Sie im Skript für das Erstgespräch.
3. Eine Preisanfrage beantworten: zuerst die Zahl
Wann senden
- Am selben Werktag, an dem der Kunde fragt. Warten Sie nicht auf das Angebot.
- Nennen Sie die Zahl in den ersten zwei Zeilen. Hängt sie vom Umfang ab, nennen Sie eine Spanne und sagen Sie, wovon sie abhängt.
BetreffPreise für Firma des Kunden: Preis im Monat oder Jahr
E-MailHallo Name,
für Umfang beträgt der Preis Preis im Monat bei jährlicher Abrechnung: Jahressumme im Jahr.
Enthalten: die 3 Dinge, die dem Kunden wichtig sind. Einmalig: Einrichtungsgebühr. Nicht enthalten: was extra kostet.
Eine monatliche Option oder ein kleinerer Einstieg, falls Sie das anbieten.
Liegt das in dem Rahmen, den Sie erwartet haben? Wenn ja, sende ich Ihnen das Angebot bis Tag. Wenn nicht, nennen Sie mir Ihren Rahmen, und ich sage Ihnen ehrlich, was passt.
Ihr Name
Kurzfassung für Chat oder NachrichtFür Umfang sind es Preis im Monat bei jährlicher Abrechnung, plus Einrichtungsgebühr. Passt das in Ihren Rahmen? Das Angebot kann ich Ihnen bis Tag senden.
Wenn der Kunde „zu teuer“ sagtSenken Sie den Preis nicht in Ihrer nächsten E-Mail. Fragen Sie, womit der Kunde vergleicht, und nutzen Sie dann die Antworten aus der Einwandbehandlung im Vertrieb.
4. Angebots-E-Mail: das Angebot mit nächstem Schritt senden
Wann senden
- Binnen eines Werktags nach dem Gespräch, in dem Sie den Umfang vereinbart haben.
- Das Angebot nennt Preis, Starttermin und ein Gültigkeitsdatum. Die E-Mail ist eine Zusammenfassung in 3 Zeilen für die Person, die unterschreibt.
BetreffAngebot Nummer: Umfang für Firma des Kunden
E-MailHallo Name,
im Anhang finden Sie Ihr Angebot. In drei Zeilen, für alle, an die Sie es weiterleiten:
- Was: Umfang, startklar bis Datum.
- Preis: Summe im ersten Jahr, inklusive einmalige Gebühr. Gültig bis Datum.
- Warum: Ziel des Kunden, in seinen Worten.
Der nächste Schritt ist ein 20-minütiges Gespräch für Ihre Fragen, gern mit weitere entscheidende Person, wenn sie dabei sein möchte. Passt Ihnen Tag um Uhrzeit oder Tag um Uhrzeit?
Ihr Name
Telefon
Kurzfassung für Chat oder NachrichtName, das Angebot für Umfang ist in Ihrem Postfach: Preis, gültig bis Datum. Können wir es am Tag um Uhrzeit durchgehen?
Wenn keine Antwort kommtFolgen Sie den Nachfass-E-Mails im Vertrieb, von Tag 2 bis Tag 14.
5. Nachfrage beim Einkaufsgremium vor der Entscheidung
Wann senden
- Wenn mehr als eine Person entscheidet. Senden Sie die E-Mail eine Woche vor der Entscheidungssitzung und erneut, wenn eine neue Person dazukommt.
- Schreiben Sie an Ihren Hauptkontakt. Setzen Sie andere nur in Kopie, wenn Ihr Kontakt einverstanden ist, und beantworten Sie die Frage jeder Person namentlich.
BetreffFür Ihre Entscheidung am Datum: Preis, Konditionen und Starttermin
E-MailHallo Name und Name 2,
damit alle bei der Sitzung dieselben Fakten haben:
- Preis: Summe im ersten Jahr, Zahlungsbedingungen.
- Frage von Name 2: die Antwort in einem Satz.
- Beginn: erster Meilenstein bis Datum, wenn Sie bis Datum entscheiden.
- Wenn es nicht funktioniert: was dann passiert.
Brauchen Sie für die Sitzung bis Tag noch etwas von mir?
Ihr Name
Kurzfassung für Chat oder NachrichtName, zu Ihrer Sitzung am Datum: Brauchen Name 2 oder das Team bis Tag noch etwas von mir?
TippGehen Sie nie an Ihrem Kontakt vorbei. Müssen Sie die Person erreichen, die unterschreibt, bitten Sie Ihren Kontakt, Sie vorzustellen, und sagen Sie, warum.
6. Nach der Zusage: nächste Schritte und wer was erledigt
Wann senden
- Am selben Tag, an dem der Kunde zusagt, vor jeder Rechnung und jeder automatischen Willkommens-E-Mail.
- Wer erledigt was bis wann, auf beiden Seiten.
BetreffNächste Schritte: Firma des Kunden startklar bis Datum
E-MailHallo Name,
vielen Dank und willkommen bei Ihre Firma. So geht es weiter:
1. Datum: Unterlagen, Rechnung oder Zahlungslink, von Person.
2. Datum: Auftaktgespräch um Uhrzeit, mit Teilnehmende auf Kundenseite.
3. Datum: erstes Ergebnis, zum Beispiel: der erste Wochenbericht.
Von Ihrer Seite brauchen wir was der Kunde senden muss bis Datum. Ihr Ansprechpartner für Thema ist Name, Rolle.
Ihr Name
Kurzfassung für Chat oder NachrichtVielen Dank, Name! Als Nächstes: Unterlagen heute, Auftaktgespräch am Tag um Uhrzeit, erstes Ergebnis bis Datum. Die Details folgen per E-Mail.
Rein transaktional haltenNach den US-Regeln von CAN-SPAM ist eine E-Mail, die nur einen Deal abwickelt, dem der Käufer zugestimmt hat, transaktional und von den meisten Regeln ausgenommen, aber Absender- und Routingangaben müssen korrekt sein3. Lassen Sie Zusatzangebote weg.
7. Verlorener Deal: nach dem Grund fragen, die Tür offen lassen
Wann senden
- Binnen 2 Werktagen nach einem Nein oder wenn auf die letzte Nachfass-E-Mail keine Antwort kam.
- Stellen Sie eine Frage, dann hören Sie auf. Schreiben Sie nur wieder, wenn der Kunde darum bittet oder ein Datum genannt hat.
BetreffIch schließe Ihren Vorgang, vorher eine Frage
E-MailHallo Name,
danke, dass Sie mir Bescheid geben. Ich habe das Angebot auf unserer Seite geschlossen.
Eine Frage, damit wir besser werden: Was war der wichtigste Grund? Antworten Sie einfach mit einer Zahl:
1. Preis
2. Zeitpunkt
3. Sie haben sich für eine andere Lösung entschieden
4. Etwas, das wir getan oder nicht getan haben
Wenn Grund für eine Rückkehr, zum Beispiel: der neue Standort etwas ändert, bin ich für Sie da. Ich melde mich nicht wieder, außer Sie wünschen es.
Ihr Name
Kurzfassung für Chat oder NachrichtVerstanden, Name, danke, dass Sie mir Bescheid geben. War es der Preis, der Zeitpunkt, eine andere Lösung oder etwas, das wir getan haben? Ein Wort genügt.
SpäterHat der Kunde einen Zeitpunkt genannt, etwa „nach März“, legen Sie eine Aufgabe für diesen Monat an. Für ehemalige Kunden nutzen Sie die Rückgewinnungs-E-Mail-Vorlagen.
8. E-Mails zu Verlängerung und Ausbau an bestehende Kunden
Wann senden
- Verlängerung: 60 Tage vor dem Verlängerungsdatum oder vor Beginn der Kündigungsfrist, wenn diese früher beginnt.
- Ausbau: nur mit einem Grund des Kunden, etwa einem neuen Standort oder mehr Nutzern, und nach dem ersten Ergebnis.
Verlängerung, BetreffIhre Verlängerung am Datum: ein Rückblick in 20 Minuten
Verlängerung, E-MailHallo Name,
Ihr Plan oder Vertrag verlängert sich am Datum zum Preis von Preis. Vorher würde ich gern mit Ihnen auf das Jahr zurückblicken: ein Ergebnis mit den Zahlen des Kunden, was nicht funktioniert hat und was weiterhin passt.
Haben Sie am Tag um Uhrzeit 20 Minuten Zeit? Änderungen sind bis zum Kündigungstermin am Datum möglich.
Ihr Name
Ausbau, BetreffGrund des Kunden, zum Beispiel: Ihr fünftes Restaurant: zu Produkt hinzufügen?
Ausbau, E-MailHallo Name,
Sie hatten Grund des Kunden für Monat erwähnt. Ein bisheriges Ergebnis, mit den Zahlen des Kunden.
Die Erweiterung kostet Preis im Monat zu Ihren aktuellen Konditionen, plus Einrichtungsgebühr. Soll ich Ihnen jetzt ein Angebot für Ihre Budgetplanung schicken?
Ihr Name
TippNennen Sie immer den Kündigungstermin, damit die Verlängerung nie als Überraschung auf einer Rechnung auftaucht.
Für kleine Vertriebs- und Supportteams
Jeder Deal, jede E-Mail, ein nächster Schritt mit Termin.
In CRMsoftware.pro beantwortet der KI-Agent Website-Besucher rund um die Uhr und speichert jeden als Lead. Mit einem Klick wird aus einem Lead ein Deal, und jeder nächste Schritt ist eine Aufgabe mit „Deadline“. Die E-Mails senden Sie aus Ihrem eigenen Postfach.
- Lead-Posteingang, „Konvertieren zu Deal“ und 1 Pipeline im Free-Plan
- Aufgaben mit „Abtretungsinhaber“ (zuständige Person), „Deadline“ und „Verknüpftes Geschäft“ (verknüpfter Deal); „Meine Aufgaben“ zeigt „Fällig heute“ und „Überfällig“
- Kostenlos für 3 Nutzer. Angebote, Rechnungen, E-Signatur und Zahlungslinks ab Launch, 19 $ im Monat bei jährlicher Abrechnung
Free-Plan: 3 Nutzer, keine Kreditkarte.
Ausgefülltes Beispiel
Beispiele für Verkaufs-E-Mails: ein Restaurant-Deal vom Chat bis zur Zusage
Lanternfish Analytics, ein fiktives Unternehmen, das Berichtssoftware an Restaurants verkauft, nutzt diese Verkaufs-E-Mail-Vorlagen für einen Deal. Jonah Whitaker verkauft an Ines Moreau, Betriebsleiterin der Olive Branch Bistro Group (4 Restaurants). Paul Okonkwo aus der Finanzabteilung kommt vor der Entscheidung dazu.
E-Mail-Protokoll des Deals: 7 E-Mails, 7 Antworten
| Phase | Gesendet | Antwort |
|---|---|---|
| Antwort auf Anfrage | Fr., 2. Okt., 8:20 | Ja, 42 Minuten später |
| Gesprächs-Zusammenfassung | Di., 6. Okt., 11:40 | Ja, am nächsten Tag |
| Preisanfrage | Mi., 7. Okt., 11:55 | Ja, im Rahmen |
| Angebot | Mo., 12. Okt., 9:30 | Ja, Gespräch am 15. Okt. |
| Nachfrage beim Gremium | Mi., 21. Okt., 10:00 | Ja, von Paul |
| Zusage: nächste Schritte | Do., 29. Okt., 11:00 | Ja, Auftakt bestätigt |
| Verlängerung oder Ausbau | Di., 24. Nov., 9:00 | Ja, Angebot am 26. Nov. gesendet |
In CRMsoftware.pro am 26. November
| Deal | Olive Branch Bistro Group, Gewonnen am 29. Okt. |
| Wert | 6.660 $ im ersten Jahr, inkl. 900 $ Einrichtung |
| Kontakte | Ines Moreau (Primärkontakt), Paul Okonkwo (Finanzen) |
| Angebot | Q-1042, Akzeptiert |
| Aufgaben | 7 nächste Schritte, alle bis zur Deadline erledigt |
| Neuer Deal | Fünftes Restaurant, 1.665 $ im ersten Jahr, Angebot gesendet |
Warum es wirkt
Die besten Verkaufs-E-Mail-Vorlagen: schnell gesendet, leicht weitergeleitet
Tempo entscheidet, ob es überhaupt zu einem Gespräch kommt. In einem Audit von 2.241 US-Unternehmen, die über ihre Website eine Testanfrage erhielten, antworteten 37 % innerhalb einer Stunde, 24 % brauchten länger als 24 Stunden und 23 % antworteten nie1. In einer separaten Studie mit 1,25 Millionen Vertriebs-Leads bei 42 US-Unternehmen hatten Firmen, die einen Lead innerhalb einer Stunde zu kontaktieren versuchten, eine fast 7-mal so hohe Chance, ihn zu qualifizieren (ein echtes Gespräch mit einer maßgeblichen entscheidenden Person), wie Firmen, die es eine Stunde später versuchten1. Die Daten stammen aus dem Jahr 2011: Lesen Sie sie als Richtung.
Die meisten B2B-Entscheidungen fällen Menschen, denen Sie nie begegnen. In einer Gartner-Umfrage unter 632 B2B-Käufern umfassten Einkaufsgremien 5 bis 16 Personen aus bis zu vier Funktionen, und in 74 % der Käuferteams gab es während der Entscheidung ungesunde Konflikte2. Gremien, die einen Konsens erreichten, bezeichneten ihren Deal mit 2,5-mal so hoher Wahrscheinlichkeit als hochwertig2. E-Mails, die eine Person weiterleiten kann, geben dem ganzen Gremium dieselben Fakten.
Das Gesetz fragt, wozu eine E-Mail dient. In den USA gilt der CAN-SPAM Act für kommerzielle E-Mails, und laut FTC gibt es keine Ausnahme für E-Mails zwischen Unternehmen3. Eine E-Mail, die nur einen Deal abwickelt, dem der Käufer bereits zugestimmt hat, etwa die nächsten Schritte nach einer Zusage, ist transaktional und von den meisten Regeln ausgenommen3.
37 %
von 2.241 US-Unternehmen beantworteten eine Web-Anfrage innerhalb einer Stunde
Fast 7-mal
so hohe Chance, einen Lead zu qualifizieren, bei Kontakt in der ersten Stunde
5 bis 16
Personen in einem B2B-Einkaufsgremium, aus bis zu vier Funktionen
Regeln je Phase
Regeln für Verkaufs-E-Mails je Phase: wann senden, wann aufhören
Eine E-Mail pro Phase, eine Bitte pro E-Mail. Zählen Sie die Werktage ab der E-Mail.
| Phase | Senden | Die eine Bitte | Wenn keine Antwort kommt |
|---|---|---|---|
| Antwort auf Anfrage | Binnen 1 Geschäftsstunde | Einen von zwei Gesprächsterminen wählen | Erinnerungen an Tag 2 und 5, letzte E-Mail an Tag 10 |
| Gesprächs-Zusammenfassung | Am Tag des Gesprächs | Korrigieren, was ich falsch verstanden habe | Das Zugesagte trotzdem pünktlich senden |
| Preisanfrage | Am selben Werktag | Passt das in Ihren Rahmen? | Das Angebot am zugesagten Tag senden |
| Angebot | Binnen 1 Werktag nach dem Gespräch | Ein 20-minütiges Gespräch zu einem festen Termin | Nachfass-E-Mails an Tag 2, 5, 9 und 14, dann aufhören |
| Nachfrage beim Gremium | Eine Woche vor der Entscheidung | Brauchen Sie für die Sitzung noch etwas von mir? | Ein Anruf bei Ihrem Hauptkontakt 2 Tage vorher |
| Zusage: nächste Schritte | Am Tag der Zusage | Auftakttermin bestätigen | Am nächsten Werktag anrufen: Es ist jetzt ein Kunde |
| Absage: Grund erfragen | Binnen 2 Werktagen nach dem Nein | Was war der wichtigste Grund? | Keine. Eine kurze Nachricht nur, wenn ein Datum genannt wurde |
| Verlängerung oder Ausbau | 60 Tage vor der Verlängerung oder wenn der Kunde einen Grund nennt | Ein Rückblick in 20 Minuten oder ein Angebot | Eine Erinnerung nach einer Woche, dann ein Anruf |
Hören Sie bei jedem Nein und jeder Bitte, nicht mehr zu schreiben, sofort auf. Eine Abwesenheitsnotiz ist keine Antwort: Verschieben Sie den nächsten Termin auf den Tag nach der Rückkehr.
Nach Branche
Verkaufs-E-Mail-Vorlagen nach Branche: was sich ändert
Die 8 Phasen funktionieren in jeder Branche. Was sich ändert, sind die Nachweise, die Käufer sehen wollen, und die Stellen, an denen Deals ins Stocken geraten. Für jede Branche eine fertige Betreffzeile.
| Branche | Was sich ändert | Fertige Betreffzeile |
|---|---|---|
| B2B-Dienstleistungen und Agenturen | Wer anfragt, zahlt selten selbst. Schreiben Sie jede E-Mail so, dass sie an die Finanzabteilung gehen kann. | Für Ihre Entscheidung am 28. Okt.: Preis, Konditionen und Starttermin |
| SaaS und Start-ups | Die Testphase ist das Angebot. Vereinbaren Sie zuerst 2 oder 3 Erfolgskriterien und fassen Sie die Nutzung zusammen, bevor die Testphase endet. | Ihre Testphase: 3 Berichte erstellt, noch 5 Tage |
| IT-Dienstleister und MSPs | Sicherheitsfragen kommen von Personen, die Sie nicht kennen. Senden Sie zuerst die Ergebnisse der Prüfung, dann einen Monatspreis pro Nutzer oder Gerät. | Ergebnisse Ihres Netzwerkchecks: 3 Maßnahmen, 1 dringend |
| Immobilien | Leads aus Portalen gehen an den, der zuerst antwortet. Antworten Sie binnen Minuten und schicken Sie nach jeder Besichtigung eine Frage. | Das Haus mit 3 Schlafzimmern in der Ahornallee: zwei Besichtigungstermine |
| Versicherungen | Käufer vergleichen Angebote Zeile für Zeile. Sagen Sie in einfachen Worten, was abgedeckt ist, was nicht und wann die Verlängerung ansteht. | Ihr Angebot: was abgedeckt ist, was nicht und der Preis |
| Finanzberater | Vertrauen geht vor. Senden Sie die Agenda, versprechen Sie nie Renditen und lassen Sie jede Vorlage von der Compliance freigeben. | Was Sie zu unserem Termin am Dienstag mitbringen sollten |
| Kanzleien | Senden Sie nach der Erstberatung Umfang, Honorargrundlage und Mandatsvereinbarung zusammen. Prüfen Sie die Werberegeln Ihrer Anwaltskammer. | Nächster Schritt nach unserer Erstberatung: Ihre Mandatsvereinbarung |
| Gesundheitswesen, Verkauf an Praxen | Praxismanagement, Ärzteschaft und Compliance entscheiden gemeinsam. Beantworten Sie Sicherheitsfragen schriftlich und schicken Sie nie Patientendaten mit. | Antworten zur Sicherheit für Ihre Compliance-Prüfung |
| Gastgewerbe und Events | Termine sind schnell ausgebucht. Jedes Gruppenangebot nennt Datum, Gästezahl, Preis pro Person und wie lange Sie den Termin reservieren. | Ihr Abendessen für 40 Personen am 12. Dezember, reserviert bis Freitag |
| Autohäuser | Käufer vergleichen den Endpreis. Nennen Sie Gesamtpreis, Gebühren und den Wert der Inzahlungnahme schriftlich. | Ihr Endpreis für den SUV von der Probefahrt am Samstag |
| Personalvermittlung und Zeitarbeit | Honorar und Ersatzregelung sind das Angebot. Senden Sie beides mit dem Termin für die erste Kandidatenliste. | Honorar und Termin der Kandidatenliste für Ihre 2 Lagerstellen |
| Gemeinnützige Organisationen, Sponsoring | Sie verkaufen Reichweite an ein Unternehmen. Bieten Sie 2 oder 3 Sponsoring-Stufen und ein Entscheidungsdatum vor Ihrem Druckschluss an. | Sponsoring-Optionen für den 5-km-Lauf am 9. Mai |
| E-Commerce und Einzelhandel | Persönliche E-Mails sind für Großhandel und große Bestellungen. Aktions-E-Mails an eine Liste sind Marketing-E-Mails: Sie brauchen eine Abmeldemöglichkeit und Ihre Postanschrift3. | Großhandelspreise für 24 Stück im Monat |
Für Versicherungen, Finanzberatung, Rechtsberatung und Gesundheitswesen gelten zusätzliche Regeln zu Werbung und Datenschutz. Prüfen Sie sie, bevor Sie eine Vorlage speichern. Diese Seite ist keine Rechtsberatung.
Regeln
Sechs Regeln für professionelle Verkaufs-E-Mails
Sie gelten in jeder Phase und in jeder Branche.
Eine E-Mail, eine Bitte
Ein Gesprächstermin, eine Korrektur, ein Ja zu einer Preisspanne oder ein Entscheidungsdatum. Um eine zweite Sache bitten Sie erst nach der ersten Antwort.
Eine Betreffzeile, die sagt, was drinsteht
Zusammenfassung, Preise, Angebot, nächste Schritte: Benennen Sie es. Kein falsches „AW:“. US-Recht verbietet irreführende Betreffzeilen in kommerziellen E-Mails3.
BetreffPreise für Olive Branch: 480 $ im Monat
Schreiben Sie für die Menschen, denen Sie nie begegnen
Im B2B wird Ihre E-Mail weitergeleitet. Schreiben Sie die Zusammenfassung in die ersten drei Zeilen und nutzen Sie die Zahlen des Kunden.
Jedes Mal ein nächster Schritt mit Termin
Beenden Sie jede E-Mail mit dem nächsten Schritt und einem Tag, und erfassen Sie ihn als Aufgabe, bevor Sie die E-Mail schließen.
Persönlich, aus Ihrem eigenen Postfach
Schreiben Sie immer an eine einzelne Person. Gmail stellt zusätzliche Anforderungen, etwa die Abmeldung mit einem Klick, an Absender, die mehr als 5.000 Nachrichten pro Tag an Gmail-Konten senden4. Werbe-E-Mails brauchen Ihre Postanschrift und eine Abmeldemöglichkeit3.
Aufhören, wenn der Kunde Stopp sagt
Ein Nein, ein „Bitte keine E-Mails mehr“ oder Schweigen nach der letzten Nachfass-E-Mail beendet den Kontakt. US-Recht erlaubt höchstens 10 Werktage, um eine Abmeldung umzusetzen3; am selben Tag ist besser.
Diese Seite ist keine Rechtsberatung. Es sind US-Regeln; prüfen Sie die Regeln dort, wo Ihre Käufer sitzen.
Excel-Protokoll
Was im Excel-E-Mail-Protokoll steckt
Drei Tabellenblätter: E-Mail-Protokoll mit dem Beispiel Olive Branch und 8 weiteren Beispielzeilen, Übersicht und Listen. Mit Auto markierte Spalten füllen sich selbst.
| Spalte | Inhalt |
|---|---|
| Deal, Kontakt, Verantwortlich | Eine Zeile pro E-Mail, gesendet von der verantwortlichen Person. |
| Phase | Eine der 8 Phasen, wie in den Tabs. |
| E-Mail gesendet, Gesendet am | Die Betreffzeile und das Datum. |
| Antwort | Ja oder Nein. Ändern Sie den Wert, wenn der Kunde antwortet. |
| Nächster Schritt, Fällig am | Jeder offene Deal braucht beides. |
| Erledigt am | Wann der nächste Schritt erledigt wurde. |
| Status nächster Schritt Auto | Erledigt, Noch nicht fällig, Fällig heute, Überfällig oder Kein Schritt mit Termin. |
| Tage überfällig Auto | Wie viele Tage ein überfälliger nächster Schritt zu spät ist. |
| Deal-Status Auto | Gewonnen, wenn der Deal eine Zeile „Zusage: nächste Schritte“ hat, Verloren bei einer Zeile „Absage: Grund erfragen“, sonst Offen. |
In den Beispieldaten erhielten 15 E-Mails zu 7 Deals 12 Antworten (80 %). An jedem Tag, an dem Sie die Datei öffnen, ist 1 nächster Schritt heute fällig, 1 überfällig und 1 noch nicht fällig, und 1 Zeile hat keinen Schritt mit Termin. 1 Deal ist gewonnen und 1 verloren, eine Gewinnquote von 50 %. Die Übersicht zählt außerdem E-Mails und Antworten je Phase und offene Arbeit je verantwortlicher Person. Funktioniert in Excel, LibreOffice und Google Tabellen.
Anwendung
So nutzen Sie diese Verkaufs-E-Mail-Vorlagen
- 1
Die Phase finden
Öffnen Sie den Tab für die Phase, in der der Deal gerade ist.
- 2
Die Worte des Kunden einsetzen
Ersetzen Sie jedes Wort in Klammern durch die Zahlen, Daten und Namen des Kunden.
- 3
Prüfen: eine Bitte, ein Datum
Streichen Sie alles, was dem Kunden nicht bei der Entscheidung hilft.
- 4
Erfassen
Tragen Sie die E-Mail, den nächsten Schritt und das Fälligkeitsdatum ins Excel-Protokoll ein oder legen Sie eine CRM-Aufgabe an.
- 5
Wenn keine Antwort kommt
Nach einer Antwort auf eine Anfrage oder einer Zusammenfassung nutzen Sie die Vorlagen für Nachfass-E-Mails. Nach einem Angebot folgen Sie den Nachfass-E-Mails im Vertrieb.
Einrichtung in CRMsoftware.pro
- Wählen Sie unter „Meine Bots“ Ihren Bot, öffnen Sie den Tab „Verhalten“ und schalten Sie „Benutzerdaten sammeln“ ein, damit jeder Besucher Name und E-Mail-Adresse hinterlässt. Klicken Sie auf „Änderungen speichern“.
- Neue Chats landen unter „Leads“ im Bereich „Verkäufe“. Ist ein Gespräch gebucht, klicken Sie auf „Konvertieren zu Deal“: Damit entstehen Kontakt, Unternehmen und Deal.
- Tragen Sie unter „Deals“ Wert, Phase, voraussichtliches Abschlussdatum, Primärkontakt und „Zugewiesen an“ ein. Legen Sie die übrigen Personen des Einkaufsgremiums mit „Neuer Kontakt“ an, mit derselben „Gesellschaft“ (Firma), und notieren Sie die Rolle jeder Person unter „Anmerkungen“ im Deal.
- Öffnen Sie nach jeder E-Mail „Aufgaben“ und klicken Sie auf „Neue Aufgabe“: den nächsten Schritt als „Aufgabentitel“, dazu „Abtretungsinhaber“ (zuständige Person), eine „Deadline“ und das „Verknüpfte Geschäft“ (verknüpfter Deal). „Meine Aufgaben“ zeigt „Fällig heute“ und „Überfällig“; ist der Schritt erledigt, klicken Sie auf „Markiert erledigt“ (als erledigt markieren).
- Ab Launch erstellen Sie das Preisangebot unter „Zitate“ (Angebote) mit „Neues Zitat“ (neues Angebot) und legen „Gültig bis“ fest. Nach der Zusage erstellen Sie die Rechnung mit „Aus dem Zitat“ (aus dem Angebot) und nutzen „Erstelle Zahlungslink“. Setzen Sie den Deal auf „Gewonnen“ oder auf „Verloren“, mit dem Grund unter „Anmerkungen“.
- Ab Growth speichern Sie die Kurzfassungen unter „Einstellungen“ > „Gespeicherte Antworten“ > „Neue Antwort“, mit einem „Kürzel“ wie /pricing. Tippen Sie das Kürzel ins Antwortfeld des Chats.
CRMsoftware.pro sendet keine Verkaufs-E-Mails, Sequenzen oder Massen-E-Mails und verfolgt keine Öffnungen: Sie senden jede E-Mail aus Ihrem eigenen Postfach. Leads, 1 Pipeline und einfache Aufgaben sind für 3 Nutzer kostenlos. Angebote, Rechnungen, E-Signatur und Zahlungslinks gibt es ab Launch, 19 $ im Monat bei jährlicher Abrechnung; Gespeicherte Antworten ab Growth, 49 $.
Wöchentliche Prüfung der Deal-E-Mails, 10 Minuten
- Überfällig: die E-Mail heute senden oder anrufen.
- Kein Schritt mit Termin: Geben Sie jedem offenen Deal einen.
- Verlorene Deals: Der Grund steht unter „Anmerkungen“.
- Verlängerungen in den nächsten 60 Tagen: Die Rückblick-E-Mail ist gesendet.
Häufige Fragen
Fragen zu Verkaufs-E-Mail-Vorlagen
Was sind Verkaufs-E-Mail-Vorlagen?
Fertige E-Mails zum Anpassen für jede Phase eines Deals, von der Antwort auf eine eingehende Anfrage bis zur Verlängerung. Sie füllen die Klammern mit den Worten und Zahlen des Kunden. Für erste E-Mails an Personen, die nie angefragt haben, nutzen Sie Kaltakquise-E-Mail-Vorlagen.
Wie schreibt man eine professionelle Verkaufs-E-Mail?
Beantworten Sie die Frage des Kunden in den ersten zwei Zeilen, nutzen Sie seine Zahlen, bitten Sie um eine Sache und nennen Sie einen Tag. Die Betreffzeile sagt, was drinsteht, etwa „Zusammenfassung:“ oder „Preise für“.
Wie sieht ein gutes Beispiel für eine Vorstellungs-E-Mail im Vertrieb aus?
Wenn jemand nach Ihrem Produkt gefragt hat, stellen Sie sich vor, indem Sie die Frage beantworten: „Vielen Dank für Ihre Nachricht zu Wochenberichten für Ihre 4 Restaurants. Ja, die Montagstabelle können wir ersetzen. Passt Ihnen Dienstag um 10:00 Uhr oder Mittwoch um 14:00 Uhr für 20 Minuten?“ Tab 1 enthält die vollständige E-Mail.
Wie schnell sollte man auf eine eingehende Vertriebsanfrage antworten?
Binnen einer Geschäftsstunde. In einer Studie mit 1,25 Millionen Vertriebs-Leads hatten Firmen, die einen Lead innerhalb einer Stunde zu kontaktieren versuchten, eine fast 7-mal so hohe Chance, ihn zu qualifizieren, wie Firmen, die es eine Stunde später versuchten1. Außerhalb der Geschäftszeiten kann ein KI-Chat-Agent sofort antworten und sagen, wann sich eine Person meldet.
Was ist an B2B-Verkaufs-E-Mail-Vorlagen anders?
Im B2B entscheiden mehrere Personen: Gartner fand Einkaufsgremien mit 5 bis 16 Personen aus bis zu vier Funktionen2. Deshalb muss jede E-Mail auch weitergeleitet funktionieren: eine kurze Zusammenfassung, der Preis, die Konditionen und das Entscheidungsdatum, mit der Frage jeder Person namentlich beantwortet.
Gilt CAN-SPAM für B2B-Verkaufs-E-Mails?
Ja. Laut FTC macht das Gesetz keine Ausnahme für E-Mails zwischen Unternehmen3. Unter anderem braucht eine kommerzielle E-Mail eine ehrliche Betreffzeile, Ihre Postanschrift und eine Abmeldemöglichkeit, und Abmeldungen müssen binnen 10 Werktagen umgesetzt werden. Eine E-Mail, die nur einen Deal abwickelt, dem der Käufer bereits zugestimmt hat, ist transaktional und von den meisten Regeln ausgenommen3. Dies ist keine Rechtsberatung.
Was sollte man nach einem verlorenen Deal senden?
Bedanken Sie sich, sagen Sie, dass Sie den Vorgang geschlossen haben, und fragen Sie mit einfachen Optionen nach dem wichtigsten Grund: Preis, Zeitpunkt, eine andere Lösung oder etwas, das Sie getan haben. Dann hören Sie auf, außer der Kunde bittet darum oder hat ein Datum genannt.
Gibt es Verkaufs-E-Mail-Vorlagen für meine Branche?
Die 8 Phasen funktionieren in jeder Branche. Die Branchentabelle zeigt, was sich ändert für B2B-Dienstleistungen, SaaS, IT-Dienstleister, Immobilien, Versicherungen, Finanzberater, Kanzleien, Gesundheitswesen, Gastgewerbe, Autohäuser, Personalvermittlung, gemeinnützige Organisationen sowie E-Commerce und Einzelhandel, jeweils mit einer fertigen Betreffzeile.
Kann CRMsoftware.pro Verkaufs-E-Mails für mich senden?
Nein. CRMsoftware.pro sendet keine Verkaufs-E-Mails, Sequenzen oder Massen-E-Mails: Sie senden jede E-Mail aus Ihrem eigenen Postfach. Die App verwaltet den Deal, eine Aufgabe mit „Deadline“ für jeden nächsten Schritt und ab Launch (19 $ im Monat bei jährlicher Abrechnung) Angebot, Rechnung und Zahlungslink5.
Ähnliche Vorlagen
Kostenlose Tools
Quellen
- Audit der Reaktionszeiten auf Leads und die separate Studie mit 1,25 Millionen Leads, Harvard Business Review, März 2011: James B. Oldroyd, Kristina McElheran and David Elkington, The Short Life of Online Sales Leads
- Gartner-Umfrage unter 632 B2B-Käufern, August bis September 2024, Pressemitteilung vom 7. Mai 2025: Gartner Sales Survey Finds 74% of B2B Buyer Teams Demonstrate "Unhealthy Conflict" During the Decision Process
- US-Regeln für kommerzielle und transaktionale E-Mails, geprüft am 13. Oktober 2026: Federal Trade Commission, CAN-SPAM Act: A Compliance Guide for Business
- Gmail-Regeln für alle Absender und für Absender von 5.000 oder mehr Nachrichten pro Tag, geprüft am 13. Oktober 2026: Google Workspace Admin Help, Email sender guidelines
- Pläne und Preise: Preise von CRMsoftware.pro
Schnell antworten, für das Gremium schreiben, jeden nächsten Schritt terminieren.
Starten Sie kostenlos mit 3 Nutzern, KI-Chat, Lead-Posteingang, 1 Pipeline und einfachen Aufgaben. Launch (19 $ im Monat bei jährlicher Abrechnung, 8 Nutzer) ergänzt Angebote, Rechnungen, E-Signatur und Zahlungslinks. Growth (49 $ im Monat, 20 Nutzer) ergänzt Gespeicherte Antworten.