WhatsApp Business einrichten: die Checkliste
Eine Checkliste zum Einrichten von WhatsApp Business für kleine Teams, die WhatsApp mit einem KI-Agenten und einem Team-Posteingang verbinden: Nummer, Inhaber, Einwilligung, 24-Stunden-Fenster, Nachrichtenvorlagen oder gespeicherte Antworten, ein Test des ersten Gesprächs und eine Zugangsprüfung. 40 Prüfpunkte mit je einer verantwortlichen Person und einem Nachweis, ein ausgefülltes Beispiel, Word und Excel.
Erstellt von Anatolii Ulitovskyi 
Faktengeprüft von RH Fardin Aktualisiert am 1. Bevor Sie anfangen: App oder Plattform, Nummer und Inhaber
Zuerst erledigenDie WhatsApp Business App ist zum Antworten von Hand gedacht, mit Schnellantworten, Begrüßungs- und Abwesenheitsnachrichten und bis zu 10 verknüpften Geräten1. Die WhatsApp Business Platform, oft WhatsApp Business API genannt, verbindet WhatsApp mit Software wie einem KI-Agenten oder einem Team-Posteingang. Klären Sie diese Punkte, bevor Sie irgendeine Einstellung öffnen.
1.1Wählen Sie das Produkt: die Plattform, wenn ein KI-Agent oder ein Team-Posteingang antwortet, die App, wenn eine Person von einem Handy aus antwortet.
VerantwortlichInhaber
DokumentierenEntscheidung und Datum
1.2Wählen Sie eine Nummer mit Landes- und Ortsvorwahl, die Ihrem Unternehmen gehört, von ihm bezahlt wird und SMS oder Anrufe empfängt.
VerantwortlichInhaber
DokumentierenNummer im +-Format, Vertragsinhaber
1.3Prüfen Sie, ob die Nummer schon bei WhatsApp genutzt wird. Entscheiden Sie: umziehen, Koexistenz (Coexistence) nutzen oder eine neue Nummer nehmen.
VerantwortlichInhaber
DokumentierenAktuelle Nutzung und Entscheidung
1.4Stellen Sie sicher, dass das Meta Business-Portfolio Ihrem Unternehmen gehört und nicht einer Agentur oder einem Freiberufler.
VerantwortlichInhaber
DokumentierenName, ID und Ersteller des Portfolios
1.5Legen Sie zwei Admins fest: den Inhaber und einen Ersatz-Admin.
VerantwortlichInhaber
DokumentierenNamen, E-Mail-Adressen, hinzugefügt am
Meta-RegelDie Nummer muss Ihnen gehören, eine Landes- und Ortsvorwahl haben und SMS oder Sprachanrufe empfangen können. Eine Nummer, die bei WhatsApp in Gebrauch ist, lässt sich erst registrieren, wenn sie dort gelöscht wurde2.
KoexistenzManche Anbieter können eine bestehende Nummer aus der Business App einbinden, sodass App und Plattform sie gemeinsam nutzen. Dafür ist die App-Version 2.24.17 oder höher nötig, und einige App-Funktionen werden abgeschaltet3. Fragen Sie nach, bevor Sie eine Nummer verbinden, die in der App aktiv ist.
2. WhatsApp Business-Konto einrichten: Nummernformat und Profil
Schreiben Sie die Nummer einmal im internationalen Format, oft E.164 genannt: Pluszeichen, Ländervorwahl, dann die Nummer ohne die führende 0. Verwenden Sie genau diese Schreibweise überall.
Nummernformat
| National | International | wa.me-Link |
|---|---|---|
| (512) 555-0147 (USA) | +1 512 555 0147 | https://wa.me/15125550147 |
| 07700 900123 (GB) | +44 7700 900123 | https://wa.me/447700900123 |
| nationale Nummer mit 0 | +Ländervorwahl Nummer ohne 0 | https://wa.me/LändervorwahlNummer |
Meta-RegelMeta empfiehlt das Pluszeichen und die Ländervorwahl. Ohne Plus wird die Ländervorwahl Ihrer Unternehmensnummer vor die Nummer des Kunden gesetzt2.
2.1Schreiben Sie die Unternehmensnummer im internationalen Format und verwenden Sie diese Schreibweise überall.
VerantwortlichAdmin
DokumentierenDie Nummer, wie sie veröffentlicht ist
2.2Nutzen Sie Ihren echten Firmennamen als Anzeigenamen.
VerantwortlichInhaber
DokumentierenAnzeigename, wie eingereicht
2.3Füllen Sie das Profil aus: Beschreibung, Adresse, Öffnungszeiten, Website, Support-E-Mail oder -Telefon.
VerantwortlichEmpfang
DokumentierenScreenshot des Profils
2.4Speichern Sie Kundennummern im CRM mit + und Ländervorwahl.
VerantwortlichEmpfang
DokumentierenKontakte geprüft oder korrigiert
2.5Testen Sie den wa.me-Link auf einem Handy, das nicht das Geschäftshandy ist.
VerantwortlichEmpfang
DokumentierenLink und Testdatum
ProfilbeschreibungFirmenname in Stadt. Was Sie anbieten, in einem Satz. Auf WhatsApp antworten wir Tage, Uhrzeiten. Dringend? Rufen Sie uns an: Telefon.
Meta-RegelHinterlegen Sie Support-Kontaktdaten wie E-Mail-Adresse, Website oder Telefonnummer in Ihrem Profil und halten Sie sie aktuell4.
3. WhatsApp Business API einrichten mit „Schnellverbindung“
Launch-PlanIn CRMsoftware.pro wird WhatsApp mit einem Bot verbunden. Er antwortet automatisch auf WhatsApp-Nachrichten über die Meta Business API, und die Chats landen in Ihrem zentralen Posteingang. Richten Sie zuerst in der Meta Business Suite ein WhatsApp Business-Konto mit Ihrer Nummer ein.
So verbinden Sie WhatsApp
- Bot öffnenÖffnen Sie „Meine Bots“, wählen Sie den Bot und klicken Sie auf „Änderungen speichern“. Kanäle lassen sich nur mit einem gespeicherten Bot verbinden.
- Tab „Kanäle“Klicken Sie neben WhatsApp auf „Kanal verbinden“.
- „Schnellverbindung“Klicken Sie auf „Schnellverbindung“ und melden Sie sich als Admin des Portfolios mit Facebook an.
- Auswählen und freigebenWählen Sie Ihr WhatsApp Business-Konto aus und gewähren Sie Nachrichtenberechtigungen. Der Status zeigt „Verbunden“.
VoraussetzungEin WhatsApp Business-Konto, das mit Meta verknüpft ist, und der Launch-Plan oder höher.
Meta-RegelBestätigen Sie die Nummer mit einem Code per SMS oder Anruf und legen Sie bei der Registrierung eine PIN für die Verifizierung in zwei Schritten fest2.
3.1Bestätigen Sie die Nummer mit dem Code per SMS oder Anruf.
VerantwortlichAdmin
DokumentierenBestätigt am
3.2Legen Sie die 6-stellige PIN fest und speichern Sie sie in einem Passwortmanager.
VerantwortlichAdmin
DokumentierenWo sie gespeichert ist, nie die PIN selbst
3.3Verbinden Sie WhatsApp über „Schnellverbindung“.
VerantwortlichAdmin
DokumentierenWer verbunden hat, Datum, Screenshot
3.4Tragen Sie Öffnungszeiten, Preise und Übergaberegeln in die „Anweisungen“ des Bots ein und verbieten Sie Fragen nach Karten-, Konto- oder Ausweisnummern.
VerantwortlichInhaber
DokumentierenGeändert am
3.5Schalten Sie Benachrichtigungen ein: „E-Mail-Benachrichtigungen senden“ und „Zugewiesene Benutzer“ auf dem Tab „Verbinden“, „Mobile Benachrichtigungen“ im „Live-Support“.
VerantwortlichAdmin
DokumentierenWer welche Benachrichtigung erhält
4. Einwilligung (Opt-in) und das 24-Stunden-Fenster
Meta-RegelnKontaktieren Sie nur Personen, die Ihnen ihre Nummer gegeben und eingewilligt haben, Nachrichten von Ihnen zu erhalten (Opt-in), und respektieren Sie jede Abmeldung, ob auf WhatsApp oder auf anderem Weg4. Aus der Einwilligung muss hervorgehen, dass die Person Nachrichten über WhatsApp erhält und von welchem Unternehmen5.
BuchungsformularJa, Firmenname darf mir unter Telefonnummer auf WhatsApp Nachrichten zu meiner Buchung senden. Diese Einwilligung kann ich jederzeit widerrufen.
An der ThekeDürfen wir Ihnen unter dieser Nummer auf WhatsApp wegen Ihrer Reparatur schreiben? Sie können uns jederzeit sagen, dass wir damit aufhören sollen.
Eine Nachricht des Kunden öffnet ein 24-Stunden-Kundenservice-Fenster, und jede neue Nachricht des Kunden startet es neu. Innerhalb des Fensters antworten Sie ganz normal. Danach können nur noch genehmigte Nachrichtenvorlagen gesendet werden6.
4.1Ergänzen Sie den Einwilligungstext in Formularen, auf der Website, an der Theke und bei Anrufen.
VerantwortlichEmpfang
DokumentierenText und wo er verwendet wird
4.2Halten Sie jede Einwilligung fest: Datum, Quelle und wozu die Person zugestimmt hat.
VerantwortlichTeam
DokumentierenNotiz am CRM-Kontakt
4.3Legen Sie eine Zielzeit für Antworten von Menschen fest, die deutlich unter 24 Stunden liegt, etwa 30 Minuten während der Öffnungszeiten.
VerantwortlichInhaber
DokumentierenZielzeit in den Teamregeln
4.4Fassen Sie nach Ablauf der 24 Stunden per Anruf oder E-Mail nach, als CRM-Aufgabe mit Fälligkeitsdatum.
VerantwortlichInhaber
DokumentierenRegel in den Teamnotizen
4.5Notieren Sie Abmeldungen noch am selben Tag und stoppen Sie alle Nachrichten an diese Nummer.
VerantwortlichEmpfang
DokumentierenRegel und verantwortliche Person
Meta-RegelAutomatische Antworten brauchen einen schnellen, klaren und direkten Weg zu einem Menschen, etwa eine Übergabe im Chat an einen Mitarbeiter. Fragen Sie nie nach vollständigen Karten-, Konto- oder Ausweisnummern4.
5. Genehmigung von WhatsApp-Nachrichtenvorlagen und gespeicherte Antworten
Gespeicherte Antworten sind Textbausteine in Ihrem Posteingang. Nachrichtenvorlagen sind Nachrichten, die Meta prüft und genehmigt. Wer beides verwechselt, plant Nachfass-Nachrichten, die nie ankommen.
Textbausteine oder Vorlagen
| Gespeicherte Antworten (Textbausteine) | WhatsApp-Nachrichtenvorlagen | |
|---|---|---|
| Was | Text, den Ihr Team mit einem Kürzel wie /hours einfügt | Eine Nachricht, die Sie bei Meta einreichen und nach der Genehmigung senden |
| Genehmigung | Keine | Durch Meta, vor dem ersten Versand |
| Auf WhatsApp | Nur innerhalb des 24-Stunden-Fensters | Auch außerhalb des Fensters, an Personen mit Einwilligung |
| Kategorien | Keine | Marketing, Verwaltung (Utility) oder Authentifizierung |
| Bei CRMsoftware.pro | „Einstellungen“ > „Gespeicherte Antworten“, Growth-Plan | Werden nicht aus CRMsoftware.pro gesendet |
Meta-RegelDie Entscheidung kann bis zu 24 Stunden dauern. Häufige Ablehnungsgründe: falsches Variablenformat, eine Variable am Anfang oder Ende, Verstöße gegen die Richtlinien, Abfragen sensibler Daten, Duplikate. Sie können mit einem Beispiel Einspruch einlegen7.
Meta-RegelVerwaltungsvorlagen beziehen sich auf etwas, das der Kunde getan oder angefragt hat, und sind nicht werblich. Marketing reicht von Bekanntheit bis zum Verkauf. Authentifizierung bestätigt die Identität8.
/hoursUnsere Öffnungszeiten: Tage, Uhrzeiten. Sie können Gegenstand während der Öffnungszeiten jederzeit vorbeibringen, ohne Termin.
/priceLeistung kostet Preis und dauert etwa Dauer. Soll ich Sie für Tag eintragen?
5.1Listen Sie die Nachrichten auf, die Sie jede Woche senden: Antworten innerhalb des Fensters oder Nachrichten, mit denen Sie selbst beginnen.
VerantwortlichInhaber
DokumentierenListe mit einer Kennzeichnung pro Nachricht
5.2Machen Sie aus den Antworten gespeicherte Antworten mit kurzen Kürzeln.
VerantwortlichTeamleitung
DokumentierenListe der Kürzel
5.3Für Nachrichten, mit denen Sie beginnen, etwa Erinnerungen: Vorlagen in einem Tool, das sie sendet, oder ein Anruf bzw. eine E-Mail.
VerantwortlichInhaber
DokumentierenEntscheidung pro Nachricht
5.4Wenn Sie Vorlagen nutzen: richtige Kategorie, Variablen in der richtigen Reihenfolge, keine am Anfang oder Ende, ein Beispiel.
VerantwortlichAdmin
DokumentierenName, Kategorie, Status
5.5Weisen Sie das Team ein: Gespeicherte Antworten funktionieren nur innerhalb des 24-Stunden-Fensters.
VerantwortlichTeamleitung
DokumentierenDatum der Einweisung
6. Test des ersten Gesprächs: drei Testnachrichten und ein echter Chat
ErfolgskriteriumDie Einrichtung ist fertig, wenn ein echtes Gespräch von der ersten Nachricht bis zum Eintrag im CRM funktioniert. Testen Sie zuerst von einem zweiten Handy aus.
Testnachricht 1Hallo, wann öffnen Sie am Tag?
Testnachricht 2Kann ich bitte mit einem Menschen sprechen?
Testnachricht 3Bitte schicken Sie mir keine Nachrichten mehr.
6.1Test 1 von einem Handy, das nicht mit dem Konto verknüpft ist: Die KI antwortet richtig.
VerantwortlichEmpfang
DokumentierenUhrzeiten, Antwort richtig oder nicht
6.2Test 2: Der Chat wartet im „Live-Support“, Benachrichtigungen kommen an, eine Person übernimmt ihn und antwortet rechtzeitig.
VerantwortlichTeamleitung
DokumentierenWer übernommen hat, Minuten
6.3Test 3: Die Abmeldung wird notiert, und es gehen keine Nachrichten mehr an diese Nummer.
VerantwortlichEmpfang
DokumentierenNotiz am Kontakt
6.4Der Kontakt hat + und Ländervorwahl, und der Chat ist im zentralen Posteingang.
VerantwortlichAdmin
DokumentierenScreenshot
6.5Führen Sie das erste echte Kundengespräch vollständig durch und protokollieren Sie es.
VerantwortlichTeamleitung
DokumentierenTestprotokoll: Echter Kunde, Bestanden
TippNotieren Sie, wann jedes Fenster schließt. Braucht der Kunde danach noch etwas, planen Sie einen Anruf oder eine E-Mail.
7. Wiederherstellung und Zugang prüfen: PIN, Admins und Ersatz-Admin
Nicht überspringenPrüfen Sie den Zugang, bevor Sie ihn brauchen. Eine verlorene PIN oder ein einziger Admin, der das Unternehmen verlässt, kann jede Änderung an Ihrer WhatsApp-Nummer blockieren.
Meta-RegelDie PIN hat 6 Ziffern. Wenn Sie sie vergessen, ändern Sie sie im WhatsApp Manager: Einstellungen der Telefonnummer, Tab für die Verifizierung in zwei Schritten, dann PIN ändern9.
7.1Speichern Sie die PIN in einem gemeinsamen Passwortmanager, auf den der Ersatz-Admin zugreifen kann.
VerantwortlichInhaber
DokumentierenTresor und Eintrag, nie die PIN selbst
7.2Lassen Sie den Ersatz-Admin einmal im WhatsApp Manager die Option zum Ändern der PIN suchen.
VerantwortlichErsatz-Admin
DokumentierenGeprüft am
7.3Prüfen Sie, ob beide Admins das Portfolio und das WhatsApp Business-Konto noch öffnen können.
VerantwortlichInhaber
DokumentierenNamen, geprüft am
7.4Halten Sie den Telefonanschluss auf den Firmennamen aktiv, damit Codes per SMS oder Anruf ankommen.
VerantwortlichInhaber
DokumentierenAnbieter, Vertragsinhaber
7.5Wenn jemand das Unternehmen verlässt, entziehen Sie den Zugang noch am selben Tag.
VerantwortlichInhaber
DokumentierenRegel für den Austritt
Wenn der einzige Admin weg istÄndern Sie nichts, bis ein neuer Admin Zugriff auf das Portfolio hat. Verbinden Sie den Kanal dann mit der Anmeldung dieses Admins neu.
8. Start und Überwachung: die erste Woche und danach
Gehen Sie live, wenn die Gruppen 1 bis 7 erledigt sind, und beobachten Sie die erste Woche genau.
8.1Teilen Sie den WhatsApp-Link auf Ihrer Website, im Google-Unternehmensprofil, in der E-Mail-Signatur und auf Quittungen.
VerantwortlichEmpfang
DokumentierenWo der Link zu finden ist
8.2Fügen Sie den wa.me-Link unter „Alternative Chat-Links“ auf dem Tab „Kanäle“ des Bots hinzu, damit er in Ihrem Chat-Widget erscheint.
VerantwortlichAdmin
DokumentierenHinzugefügt am
8.3Lesen Sie 7 Tage lang täglich jeden WhatsApp-Chat und korrigieren Sie falsche Antworten in der Wissensdatenbank.
VerantwortlichTeamleitung
DokumentierenKorrekturen mit Datum
8.4Prüfung an Tag 7: Übergaben, späte Antworten, Abmeldungen, Nachfassen nach 24 Stunden.
VerantwortlichInhaber
DokumentierenNotizen zur Prüfung
8.5Alle 3 Monate: Kanal „Verbunden“, Admins und PIN geprüft, Einwilligungstext vorhanden.
VerantwortlichInhaber
DokumentierenDatum der Prüfung
Anhalten und korrigieren, wenn etwas davon passiert
- Ein Kunde hat länger als vorgesehen auf eine Person gewartet.
- Die KI hat einen falschen Preis, ein falsches Datum oder ein falsches Versprechen genannt.
- Jemand hat sich abgemeldet und trotzdem noch eine Nachricht erhalten.
- Der Kanal zeigt nicht mehr „Verbunden“.
Meta-RegelNutzer können Unternehmen blockieren oder melden, und Meta begrenzt die Nachrichtenmenge von Unternehmen, deren Qualität dauerhaft niedrig ist5.
Für kleine Vertriebs- und Supportteams
Beantworten Sie WhatsApp mit KI und übergeben Sie an Ihr Team.
Verbinden Sie Ihr WhatsApp Business-Konto per „Schnellverbindung“ mit einem Bot von CRMsoftware.pro. Der KI-Agent antwortet automatisch auf WhatsApp-Nachrichten über die Meta Business API, die Chats landen im zentralen Posteingang, und Ihr Team übernimmt im „Live-Support“, wenn ein Mensch gebraucht wird.
- „Schnellverbindung“: mit Facebook anmelden, WhatsApp Business-Konto auswählen
- Übergabe an Menschen und ein zentraler Posteingang für WhatsApp und Website-Chat
- WhatsApp ab Launch, 19 $ im Monat bei jährlicher Abrechnung für 8 Nutzer
Free-Plan: 3 Nutzer, KI-Chat, keine Kreditkarte.
Ausgefülltes Beispiel
Ein Fahrradladen verbindet WhatsApp und führt sein erstes echtes Gespräch
Riverside Cycle Works, ein fiktiver Fahrradladen in Austin, hat diese Checkliste zum Einrichten von WhatsApp Business vom 1. bis 7. Oktober 2026 abgearbeitet. Luis ist der Inhaber, Marta leitet die Werkstatt und ist Ersatz-Admin, Sam arbeitet am Empfang. Hier ist ihr erstes echtes WhatsApp-Gespräch.
Einrichtungsprotokoll
| Produkt | WhatsApp Business Platform über CRMsoftware.pro Growth |
| Nummer | +1 512 555 0147, Festnetz des Ladens |
| Inhaber des Portfolios | Luis Ortega, Inhaber des Ladens |
| Admins | Luis Ortega, Marta Klein (Ersatz-Admin) |
| PIN | 6 Ziffern, im gemeinsamen Passwortmanager |
| Verbunden | 5. Oktober 2026, Status „Verbunden“ |
| Einwilligung | Buchungsformular und Text für die Theke |
| Tests | 3 von 3 bestanden am 5. Oktober |
Erstes echtes Gespräch, 6. Oktober 2026
| Schritt | Uhrzeit | Ergebnis |
|---|---|---|
| Danas erste Nachricht | 10:12 | Fenster öffnet sich |
| Antwort der KI | 10:12 | Preis richtig |
| Übergabe | 10:14 | „Wartet auf Agent“ |
| Marta antwortet | 10:31 | 17 Min., Ziel 30 |
| Danas letzte Nachricht | 10:33 | Fenster offen bis 7. Okt., 10:33 |
Was im CRM landet
| Kontakt | Dana R., +1 512 555 0198 |
| Einwilligung | Hat zuerst geschrieben; nach 24 Stunden Infos per Telefon |
| Auftrag | Bremseninspektion E-Bike 85 $, Akkutest auf Garantie |
| Aufgabe | Dana anrufen, wenn das Rad fertig ist, Freitag, 9. Oktober, Marta |
Warum es wichtig ist
Warum Sie zum Einrichten von WhatsApp Business eine Checkliste brauchen
WhatsApp ist nicht einfach ein weiterer Posteingang. Meta legt fest, wem Sie wann und was schreiben dürfen. Sie dürfen nur Personen kontaktieren, die Ihnen ihre Nummer gegeben und eingewilligt haben4. Schreibt Ihnen ein Kunde, können Sie 24 Stunden ab seiner letzten Nachricht ganz normal antworten, danach nur noch mit genehmigten Nachrichtenvorlagen6.
Bei der Einrichtung entstehen außerdem Dinge, die Sie dauerhaft sichern müssen. Die Nummer muss Ihnen gehören und SMS oder Sprachanrufe empfangen können2, und eine 6-stellige PIN schützt sie9. Hat eine einzige Person den einzigen Admin-Zugang und die PIN und verlässt dann das Unternehmen, wird jede spätere Änderung langsam und riskant. Diese Checkliste legt für jeden dieser Schritte eine verantwortliche Person und einen Nachweis fest.
24 Std.
Kundenservice-Fenster, das mit jeder Kundennachricht neu beginnt
Bis zu 24 Std.
bis Meta über eine Nachrichtenvorlage entscheidet
6 Ziffern
hat die PIN für die Verifizierung in zwei Schritten Ihrer Nummer
App oder Plattform
WhatsApp Business App, Business Platform (API) oder Koexistenz
Wählen Sie das Produkt, bevor Sie die Einstellungen wählen. Die Nummer entscheidet viel: Eine Nummer, die bei WhatsApp in Gebrauch ist, lässt sich nur auf der Plattform registrieren, wenn sie vorher gelöscht oder per Koexistenz eingebunden wird.
| Thema | WhatsApp Business App | WhatsApp Business Platform (Cloud API) | Koexistenz: App und Plattform |
|---|---|---|---|
| Gedacht für | Einen Inhaber oder wenige Personen, die vom Handy aus antworten | Software, die für Sie antwortet: ein KI-Agent, ein CRM oder ein Team-Posteingang | Unternehmen, die die App behalten und mit derselben Nummer die Plattform ergänzen möchten |
| Wie geantwortet wird | Von Hand, mit Schnellantworten, Begrüßungs- und Abwesenheitsnachrichten | Automatische Antworten Ihres KI-Agenten, dazu Ihr Team im verbundenen Posteingang | Nachrichten werden zwischen App und API gespiegelt |
| Personen und Geräte | Bis zu 10 verknüpfte Geräte und Mitarbeiter | Alle mit Zugang zum verbundenen Tool | Verknüpfte Geräte werden bei der Einbindung getrennt und können erneut verknüpft werden |
| Die Nummer | Bleibt in der App | Darf nicht bei WhatsApp in Gebrauch sein: dort zuerst löschen | Wird von einem Anbieter über Embedded Signup eingebunden, App-Version 2.24.17 oder höher |
| Was sich ändert | Nichts | Die Nummer verlässt die App | Selbstlöschende Nachrichten, „Einmal ansehen“ und Live-Standort werden in Einzelchats abgeschaltet, Broadcast-Listen deaktiviert |
| So verbinden Sie | Kunden per wa.me-Link unter „Alternative Chat-Links“ in CRMsoftware.pro dorthin leiten | „Schnellverbindung“ auf dem Tab „Kanäle“ des Bots, Launch-Plan oder höher | Nicht Teil dieser Checkliste: Fragen Sie nach, bevor Sie eine Nummer verbinden, die in der App aktiv ist |
Die Angaben in dieser Tabelle stammen von der Seite zu den Funktionen der WhatsApp Business App1, aus den Regeln von Meta für Telefonnummern2 und aus dem Koexistenz-Leitfaden von Meta3. Koexistenz wird über den Registrierungsablauf des Anbieters eingerichtet, gehen Sie also nicht davon aus, dass Sie sie haben. Meldet Meta, dass die Nummer bereits bei WhatsApp in Gebrauch ist, halten Sie an und entscheiden Sie zwischen einer neuen Nummer und dem Umzug dieser Nummer, bevor Sie etwas löschen.
Excel-Tabelle
Was in der Excel-Tabelle zur Einrichtung steht
Drei Blätter: „Checkliste“ mit allen 40 Prüfpunkten dieser Seite, „Testprotokoll“ für die ersten Gespräche und „Übersicht“ mit dem Fortschritt je Gruppe. Spalten mit der Markierung „Auto“ füllen sich von selbst. Die Datei öffnet sich in Excel, LibreOffice und Google Sheets (Datei, dann Importieren).
| Spalte | Inhalt |
|---|---|
| # und Gruppe | Nummer und Gruppe des Prüfpunkts, wie die Tabs auf dieser Seite. |
| Prüfpunkt, Zu dokumentieren | Was zu tun ist und welcher Nachweis es belegt. |
| Verantwortlich, Fällig am, Status | Wer, bis wann, und Erledigt, In Arbeit, Nicht begonnen oder Nicht nötig. |
| Nachweis oder Link | Ein Screenshot, ein Link oder eine Notiz. Nie die PIN selbst. |
| Hinweis Auto | OK, Nachweis fehlt, Überfällig oder Offen, aus Status, Fälligkeitsdatum und Nachweis. |
| Testprotokoll: Minuten und Fenster Auto | Minuten von der Übergabe bis zur Antwort eines Menschen und wann das 24-Stunden-Fenster schließt. |
| Übersicht Auto | % erledigt je Gruppe und insgesamt, bestandene Tests und Startklar. |
Das Beispiel ist Riverside Cycle Works am 7. Oktober 2026: 40 Prüfpunkte, 33 erledigt und 1 nicht nötig, die Einrichtung ist also zu 85 % abgeschlossen. Das Testprotokoll enthält 4 Tests, alle bestanden, mit durchschnittlich 11,5 Minuten von der Übergabe bis zur Antwort eines Menschen. „Startklar“ zeigt „Ja“, weil die Gruppe „Nummer verbinden“ vollständig ist und ein echtes Gespräch bestanden wurde.
Anleitung
So nutzen Sie diese Checkliste
- 1
Jeden Prüfpunkt zuweisen
Tragen Sie in der Excel-Tabelle bei jedem Prüfpunkt einen Namen und ein Fälligkeitsdatum ein.
- 2
Erst entscheiden, dann klicken
Erledigen Sie zuerst Gruppe 1: Produkt, Nummer, Inhaber des Portfolios und zwei Admins.
- 3
Verbinden und dokumentieren
Arbeiten Sie die Gruppen 2 bis 5 ab und legen Sie die Nachweise in einem gemeinsamen Ordner ab, nie die PIN.
- 4
Mit einem echten Chat testen
Senden Sie die drei Testnachrichten, führen Sie dann ein echtes Gespräch und protokollieren Sie es.
- 5
Prüfen und wiederholen
Prüfen Sie an Tag 7 und danach alle 3 Monate den Zugang und die PIN.
Einrichtung in CRMsoftware.pro
- Öffnen Sie „Meine Bots“, wählen Sie Ihren Bot und klicken Sie auf „Änderungen speichern“. Kanäle lassen sich nur mit einem gespeicherten Bot verbinden.
- Tragen Sie auf dem Tab „Grundlagen“ Öffnungszeiten, Preise und Übergaberegeln in „Anweisungen“ und „Wissensdatenbank“ ein.
- Öffnen Sie den Tab „Kanäle“. Klicken Sie neben WhatsApp auf „Kanal verbinden“, dann auf „Schnellverbindung“, und melden Sie sich mit Facebook an.
- Wählen Sie Ihr WhatsApp Business-Konto aus und gewähren Sie Nachrichtenberechtigungen. Der Status zeigt „Verbunden“.
- Aktivieren Sie auf dem Tab „Verbinden“ die Option „E-Mail-Benachrichtigungen senden“ und fügen Sie Teammitglieder unter „Zugewiesene Benutzer“ hinzu.
- Senden Sie eine Testnachricht von einem zweiten Handy. Übernehmen Sie Übergaben im „Live-Support“: „Beanspruchen“ (Chat übernehmen), antworten, dann „Lösen“ (Chat abschließen).
WhatsApp, Übergabe an Menschen und der zentrale Posteingang sind ab Launch enthalten: 19 $ im Monat bei jährlicher Abrechnung für 8 Nutzer. Gespeicherte Antworten gibt es mit Growth. CRMsoftware.pro antwortet innerhalb des 24-Stunden-Fensters; genehmigte WhatsApp-Vorlagen sendet es nicht.
Prüfung an Tag 7, 15 Minuten
- Hat jede Übergabe innerhalb der Zielzeit eine Antwort von einem Menschen bekommen?
- Welche Fragen hat die KI falsch beantwortet? Korrigieren Sie sie in der Wissensdatenbank.
- Musste jemand nach 24 Stunden nachfassen? Per Anruf oder per E-Mail?
- Ist der Kanal noch „Verbunden“, und haben beide Admins noch Zugang?
Häufige Fragen
Fragen zur Einrichtung von WhatsApp Business
Was gehört in eine Checkliste zum Einrichten von WhatsApp Business?
Das Produkt (App oder Plattform), eine Nummer im internationalen Format, die Ihrem Unternehmen gehört, der Inhaber des Meta Business-Portfolios, die Verbindung, Einwilligung und 24-Stunden-Fenster, welche Nachrichten genehmigte Vorlagen brauchen, ein Test des ersten Gesprächs und eine Zugangsprüfung. Diese Checkliste hat 40 Prüfpunkte in 8 Gruppen, jeder mit verantwortlicher Person und Nachweis.
Was ist der Unterschied zwischen der WhatsApp Business App und der WhatsApp Business API?
Die App ist zum Antworten von Hand am Handy gedacht, mit Schnellantworten und bis zu 10 verknüpften Geräten1. Die Business Platform, oft API genannt, verbindet WhatsApp mit Software wie einem KI-Agenten, einem CRM oder einem Team-Posteingang. Eine Nummer, die bei WhatsApp in Gebrauch ist, lässt sich erst auf der Plattform registrieren, wenn sie dort gelöscht wurde2, außer sie wird per Koexistenz eingebunden.
Kann ich dieselbe Nummer in der WhatsApp Business App und in der API nutzen?
Nur mit Koexistenz: Manche Anbieter können eine bestehende Nummer aus der Business App einbinden, und Nachrichten werden dann zwischen App und API gespiegelt3. Dafür ist die App-Version 2.24.17 oder höher nötig, und einige Funktionen werden abgeschaltet, etwa Broadcast-Listen. Prüfen Sie vor dem Verbinden, ob Ihr Anbieter das anbietet.
Was ist das 24-Stunden-Kundenservice-Fenster bei WhatsApp?
Wenn Ihnen ein Kunde schreibt, öffnet sich ein 24-Stunden-Fenster, und jede neue Nachricht von ihm startet es neu6. Innerhalb des Fensters können Sie normal antworten, auch mit gespeicherten Antworten. Danach können Sie nur noch genehmigte Nachrichtenvorlagen senden.
Wann muss eine WhatsApp-Nachrichtenvorlage genehmigt werden?
Immer dann, wenn Sie jemandem außerhalb des 24-Stunden-Fensters schreiben, auch wenn Sie das Gespräch beginnen4. Jede Vorlage gehört zur Kategorie Marketing, Verwaltung (Utility) oder Authentifizierung8, und die Entscheidung von Meta kann bis zu 24 Stunden dauern7. Gespeicherte Antworten in Ihrem Posteingang sind keine Vorlagen und brauchen keine Genehmigung.
Warum wurde meine WhatsApp-Nachrichtenvorlage abgelehnt?
Häufige Gründe laut den Prüfregeln von Meta: Variablen im falschen Format oder in falscher Reihenfolge, eine Variable am Anfang oder Ende, zu viele Variablen, Inhalte, die gegen die WhatsApp-Richtlinien verstoßen, Abfragen sensibler Kennungen, drohende Formulierungen und Duplikate7. Korrigieren Sie die Vorlage und reichen Sie sie erneut ein oder legen Sie mit einem Beispiel Einspruch ein.
Welches Format für Telefonnummern nutzt WhatsApp Business?
Das internationale Format: Pluszeichen, Ländervorwahl, dann die Nummer ohne die führende 0, etwa +1 512 555 0147 oder +44 7700 900123. Meta empfiehlt das Pluszeichen und die Ländervorwahl2. In einem wa.me-Link lassen Sie Plus, Leerzeichen, Klammern und Bindestriche weg: https://wa.me/15125550147.
Brauche ich eine Einwilligung, um Kunden auf WhatsApp zu schreiben?
Ja. Die Richtlinie von WhatsApp für Unternehmensnachrichten (Business Messaging Policy) erlaubt nur Kontakte zu Personen, die Ihnen ihre Nummer gegeben und eingewilligt haben, Nachrichten von Ihnen zu erhalten4. Aus der Einwilligung sollte hervorgehen, dass die Person Nachrichten über WhatsApp erhält und von welchem Unternehmen5. Halten Sie jede Einwilligung fest und hören Sie sofort auf, wenn jemand darum bittet.
Was tun, wenn ich die PIN für die Verifizierung in zwei Schritten bei WhatsApp verliere?
Ändern Sie sie im WhatsApp Manager: Einstellungen der Telefonnummer, Tab für die Verifizierung in zwei Schritten, dann PIN ändern9. Das muss jemand mit Zugang zum WhatsApp Manager erledigen, also halten Sie zwei Admins bereit und speichern Sie die PIN in einem gemeinsamen Passwortmanager.
Wie verbinde ich WhatsApp Business mit CRMsoftware.pro?
Ab dem Launch-Plan öffnen Sie „Meine Bots“, wählen Ihren Bot, wechseln zum Tab „Kanäle“ und nutzen „Schnellverbindung“ für WhatsApp. Melden Sie sich mit Facebook an, wählen Sie Ihr WhatsApp Business-Konto aus und gewähren Sie Nachrichtenberechtigungen. Danach antwortet der KI-Agent automatisch auf WhatsApp-Nachrichten, und die Chats landen in Ihrem zentralen Posteingang.
Ähnliche Vorlagen
Kostenlose Tools
Quellen
- Funktionen der WhatsApp Business App, Schnellantworten und verknüpfte Geräte, gelesen am 7. Oktober 2026: WhatsApp Business, Business App Features
- Anforderungen an Telefonnummern, Nummernformat und PIN, Meta for Developers: Business phone numbers
- Dieselbe Nummer in der App und auf der Plattform, Meta for Developers: Onboard WhatsApp Business app users (coexistence)
- Einwilligung, Abmeldung, Wege zu Menschen und Profilregeln, zuletzt aktualisiert am 23. September 2026: WhatsApp Business Messaging Policy
- Was die Einwilligung enthalten muss, Blockieren und Qualität, Meta for Developers: Get Opt-in for WhatsApp
- 24-Stunden-Kundenservice-Fenster, Meta for Developers: Service messages
- Prüfdauer für Vorlagen, Ablehnungsgründe und Einsprüche, Meta for Developers: Template review
- Vorlagen für Marketing, Verwaltung und Authentifizierung, Meta for Developers: Template categorization
- PIN für die Verifizierung in zwei Schritten, Meta for Developers: Two-step verification
- Format von wa.me-Links, WhatsApp-Hilfebereich: How to use click to chat
- Pläne, Preise und Funktionen, geprüft am 7. Oktober 2026: Preise von CRMsoftware.pro
Verbinden Sie WhatsApp und testen Sie es sicher mit einem echten Chat.
Starten Sie kostenlos mit 3 Nutzern und KI-Chat. WhatsApp, Übergabe an Menschen und der zentrale Posteingang gehören zu Launch: 19 $ im Monat bei jährlicher Abrechnung für 8 Nutzer. Growth für 20 Nutzer ergänzt gespeicherte Antworten für Ihr Team; Scale deckt 50 Nutzer ab.