Rückgewinnungs-E-Mail-Vorlagen für inaktive Kunden und alte Leads
Rückgewinnungs-E-Mail-Vorlagen für kleine Dienstleister: Legen Sie anhand Ihres normalen Kaufrhythmus fest, wer als inaktiv gilt, und senden Sie dann drei persönliche Nachrichten mit einem echten Anlass, etwas Nützlichem und einem einfachen Nein. Dazu Skripte für Telefon und Chat, Antworten auf jeden Abwanderungsgrund, eine Stoppregel, eine Word-Datei und eine kostenlose Excel-Liste.
Erstellt von Anatolii Ulitovskyi 
Faktengeprüft von RH Fardin Aktualisiert am 1. Wer als inaktiv gilt und wen Sie auslassen
Zuerst lesenDiese Rückgewinnungs-E-Mail-Vorlagen wirken nur, wenn sie an die richtigen Personen gehen. Ein Kunde gilt als inaktiv, wenn er seinen normalen Kaufrhythmus verpasst, nicht nach einer festen Zahl von Tagen.
Inaktiv nach dem 1,5-Fachen des üblichen Abstands
| Kundentyp | Üblicher Abstand | Inaktiv nach |
|---|---|---|
| Privat, Frühjahr und Herbst | 180 Tage | 270 Tagen |
| Privat, einmal im Jahr | 365 Tage | 548 Tagen |
| Büro, monatlich | 30 Tage | 45 Tagen |
| Büro, vierteljährlich | 90 Tage | 135 Tagen |
| Alter Lead, Angebot nicht angenommen | 60 Tage Bedenkzeit | 90 Tagen nach dem Angebot |
| Regelmäßigen Vertrag gekündigt | Abstand laut Vertrag | 1,5-fachem Abstand nach der Kündigung |
Drei Segmente, je eine Version jeder Nachricht
- Ehemalige Kunden: haben gekauft und dann ohne ein Wort aufgehört. Erinnern Sie an die Arbeit, die Sie für sie erledigt haben.
- Alte Leads: haben ein Angebot angefragt, aber nie gekauft. Schreiben Sie zu ihrer Anfrage.
- Gekündigt: haben Ihnen gesagt, dass sie aufhören. Warten Sie den 1,5-fachen Abstand ab und knüpfen Sie dann an ihren Grund an.
- Zwischen dem 1- und 1,5-fachen Abstand: noch nicht inaktiv. Senden Sie Ihre normale Erinnerung, falls die Person eine gewünscht hat.
Auslassen
- Alle, die sich von Ihren E-Mails abgemeldet oder Sie gebeten haben, nicht anzurufen.
- Kunden mit offener Beschwerde oder unbezahlter Rechnung: Hier ruft zuerst der Inhaber an.
- Unzustellbare Adressen, Weggezogene und geschlossene Betriebe.
- Alte Leads, deren Anfrage älter als 12 Monate ist, außer sie haben um eine spätere Nachricht gebeten.
- Gekaufte oder aus dem Netz gesammelte Adressen. Google fordert Absender auf, keine Adressen zu kaufen1.
Vor dem Schreiben: 5 Minuten pro Person
- Lesen Sie die Historie: letzter Kauf, Wert, Notizen und eventuelle Beschwerden.
- Finden Sie einen echten Anlass zum Schreiben: neue Termine, die Saison, eine Änderung an Ihrer Leistung oder etwas aus den Notizen.
- Nutzen Sie den Kanal, über den die Person mit Ihnen Kontakt hatte, und prüfen Sie Ihre Abmeldeliste.
TippSchreiben Sie 10 bis 20 Personen pro Woche an, nicht die ganze Liste an einem Tag. So können Sie jede Antwort am selben Tag beantworten, und Google rät Absendern, das Versandvolumen langsam zu steigern1.
2. Nachricht 1: Muster für eine E-Mail an ehemalige Kunden
Betreffzeilen zur Kundenrückgewinnung
| Segment | Betreffzeile |
|---|---|
| Ehemaliger Kunde | Ihre Leistung in Straße: Termine für Saison sind frei |
| Ehemaliger Kunde | Name, soll ich Ihnen einen Termin für Saison freihalten? |
| Alter Lead | Ihr Angebot vom Monat für Leistung |
| Gekündigt | Was sich seit Monat bei uns geändert hat, Name |
Ehemaliger KundeHallo Name,
unser letzter Einsatz bei Ihnen in Adresse ist Zeitraum her: letzte Leistung. Jetzt sind unsere Termine für Saison frei. Ich habe noch alles notiert: Detail aus der Kundenakte, zum Beispiel 24 Fenster und das Oberlicht über der Treppe.
Soll ich Ihnen einen Vormittag reservieren? Tag oder Tag um Uhrzeit gehen beide.
Wenn Sie keinen Bedarf haben, antworten Sie einfach „kein Bedarf“, dann schreibe ich Ihnen dazu nicht mehr.
Ihr Name, Firma
Telefon
Fußzeile
Alter LeadHallo Name,
im Monat haben Sie bei uns nach Leistung für Ort gefragt, und ich habe Ihnen ein Angebot über Preis geschickt. Ich weiß nicht, ob Sie das Vorhaben umgesetzt haben, deshalb eine kurze Frage: Steht es noch auf Ihrer Liste?
Wenn ja, kann ich am Tag oder Tag nächster Schritt, zum Beispiel kostenlos vorbeikommen und mir alles ansehen.
Wenn es sich erledigt hat, antworten Sie „erledigt“, dann schließe ich Ihre Anfrage.
Ihr Name, Firma
Fußzeile
GekündigtHallo Name,
als Sie Leistung im Monat gekündigt haben, nannten Sie uns als Grund: Grund des Kunden. Seitdem haben wir was sich geändert hat, in einem Satz.
Möchten Sie es noch einmal mit einem Termin versuchen? Ich kann Tag oder Tag für Sie buchen. Wenn nicht, antworten Sie „nein danke“, dann belasse ich es dabei.
Ihr Name, Firma
Fußzeile
Fußzeile in jeder E-Mail„Dies ist eine Werbe-E-Mail von Firma, Postanschrift. Antworten Sie mit Stopp, dann schreibe ich Ihnen nicht mehr.“ Die FTC nennt eine Nachricht an ehemalige Kunden über etwas Neues als Beispiel für eine E-Mail, die CAN-SPAM einhalten muss2.
3. Nachricht 2: etwas Nützliches oder Neues und eine ehrliche Frage
Senden, wenn
- 10 Tage nach Nachricht 1 keine Antwort kam. Ein Datum am Wochenende rückt auf Montag.
Nützlich oder neu, zum Beispiel
- Eine Änderung, die eine häufige Beschwerde behebt: eine Zusage zur kostenlosen Nachreinigung, ein neues Werkzeug, ein kürzerer Termin.
- Ein Tipp zur Saison, etwa die besten Wochen zum Buchen.
- Ein echter Termin: „Wir sind am Dienstag, 29. September, in Ihrer Straße.“
BetreffNeu seit unserem letzten Besuch: die Neuerung
OderName, eine Frage zum letzten Mal
E-MailHallo Name,
seit unserem letzten Besuch hat sich etwas geändert: die Neuerung, zum Beispiel gibt es zu jeder Reinigung jetzt eine 7-Tage-Zusage für streifenfreie Fenster.
Und eine ehrliche Frage: Wenn bei letzte Leistung etwas nicht gepasst hat, möchte ich das wissen. Eine Zeile als Antwort genügt, und sie landet direkt bei mir.
Wenn Sie wieder Leistung möchten: Tag und Tag sind noch frei.
Ihr Name, Firma
Fußzeile
Version für alte LeadsHallo Name, etwas, das bei Anfrage des Kunden helfen könnte: eine nützliche Sache, zum Beispiel ein Foto eines ähnlichen Auftrags. Falls unser Angebot das Problem war, sagen Sie mir, welcher Teil. Ihr Name
Fußzeile
Warum fragenIn einer Studie zu verlorenen Kunden eines großen Telekommunikationsunternehmens kamen Kunden, die wegen eines besseren Angebots gegangen waren, eher zurück als Kunden, die wegen schlechten Services gegangen waren, und wer ein Problem erlebt hatte, das behoben wurde, kam eher wieder3.
4. Nachricht 3: die letzte Nachricht, mit einem einfachen Nein
Dann stoppenSenden, wenn
- Keine Antwort auf Nachricht 1 oder Nachricht 2 kam.
- Tag 21 nach Nachricht 1 erreicht ist. Ein Datum am Wochenende rückt auf Montag.
BetreffSoll ich Sie von meiner Liste nehmen, Name?
OderLetzte Nachricht von Firma zu Leistung
E-MailHallo Name,
ich habe nichts von Ihnen gehört, deshalb ist dies meine letzte Nachricht zu Leistung. Jede dieser Antworten ist in Ordnung:
1. Termin buchen: Antworten Sie mit einem Tag, der Ihnen passt.
2. Nicht jetzt: Nennen Sie mir den Monat, und ich melde mich dann einmal.
3. Nein danke: Ich nehme Sie noch heute von meiner Liste.
Es genügt, nur mit der Zahl zu antworten. Danke für die Jahre als unser Kunde oder Ihre Anfrage bei uns.
Ihr Name, Firma
Fußzeile
Nach Nachricht 3: die Stopp- und Bereinigungsregel
- 7 Tage keine AntwortSchließen Sie den Datensatz als Keine Antwort. 12 Monate lang keine Rückgewinnungs-E-Mail an diese Person.
- Liste bereinigenNehmen Sie die Person auch aus jedem Newsletter-Verteiler. Google rät Absendern zu erwägen, Empfänger abzumelden, die ihre Nachrichten nicht öffnen oder lesen1.
- Nicht jetztEine Aufgabe für den genannten Monat und vorher nichts.
- Nein danke oder StoppAm selben Tag auf die Abmeldeliste. Nie wieder anschreiben.
- UnzustellbarPrüfen Sie die Adresse einmal in Ihren Unterlagen, sonst schließen Sie den Datensatz.
TippOption 3 steht mit Absicht da. Ein klares Nein beendet die Sequenz und hält Ihre Liste sauber.
5. Anruf oder Chat: ein Telefonskript und eine Regel für Ihren KI-Agenten
Manche reagieren auf einen Anruf oder Chat schneller als auf eine E-Mail. Nutzen Sie den Kanal, über den die Person schon früher mit Ihnen Kontakt hatte, und nennen Sie in jeder Nachricht denselben Buchungslink oder dieselbe Website-Adresse.
Vor dem Anruf
- US-Privathaushalte auf der Do-Not-Call-Liste: Sie dürfen bis zu 18 Monate nach dem letzten Kauf, der letzten Lieferung oder Zahlung anrufen und bis zu 3 Monate nach einer Anfrage, außer die Person hat Sie gebeten, nicht anzurufen4.
- Die meisten Verkaufsanrufe bei Unternehmen sind von den Do-Not-Call-Regeln ausgenommen4.
- Ein Anruf und eine Mailbox-Nachricht pro Person, von 9 bis 18 Uhr Ortszeit der Person. Nie nach einem Nein.
TelefonatHallo Name, hier ist Ihr Name von Firma. Wir waren im Monat bei Ihnen in Adresse für letzte Leistung. Ich rufe an, weil Anlass, zum Beispiel diese Woche unsere Herbsttermine freigeschaltet wurden. Soll ich Ihnen einen Termin freihalten?
Wenn ja: Tag oder Tag um Uhrzeit?
Wenn nein: Gar kein Problem. Gibt es etwas, das wir beim letzten Mal besser hätten machen können? Danke, ich notiere mir das und rufe nicht wieder an.
Mailbox-NachrichtHallo Name, hier ist Ihr Name von Firma. Unsere Termine für Saison sind frei, und ich wollte Ihnen zuerst einen anbieten. Rufen Sie mich unter Telefon zurück oder buchen Sie auf unserer Website. Wenn Sie keinen Bedarf haben, müssen Sie nicht zurückrufen. Vielen Dank.
Regel für den KI-Agenten, in „Anweisungen“ einfügenManche ehemaligen Kunden melden sich nach einer E-Mail von Inhaber wieder. Wenn jemand sagt, dass er unsere E-Mail bekommen hat oder früher Kunde war: Bedanke dich, antworte auf Grundlage der Wissensdatenbank und frag nach Name und E-Mail-Adresse. Erwähnt die Person ein Problem bei einem früheren Termin, entschuldige dich, widersprich nicht, versprich weder Erstattung noch Rabatt und sag, dass Inhaber per E-Mail antwortet, wann, zum Beispiel am selben Werktag.
6. Fragen, warum jemand gegangen ist, und was Sie mit jeder Antwort tun
Fragen Sie einmal, früh und in einfachen Worten: in Nachricht 2, am Telefon oder wenn die Person antwortet. Antworten Sie innerhalb von 1 Werktag. Notieren Sie den Grund auch dann, wenn die Person nicht zurückkommt: Nach einer Saison sehen Sie, was Sie zuerst verbessern sollten.
E-Mail mit einer FrageHallo Name,
darf ich Ihnen eine kurze Frage stellen? Warum sind Sie nicht mehr Kunde bei Firma? Eine Zahl oder ein paar Worte genügen:
1. Der Preis
2. Etwas an der Leistung hat nicht gepasst
3. Sie haben sich für eine andere Firma entschieden
4. Sie sind umgezogen oder brauchen es nicht mehr
5. Sie haben einfach vergessen zu buchen
Jede Antwort hilft. Wenn es etwas ist, das wir beheben können, sage ich Ihnen, wie.
Ihr Name
Fußzeile
6.1Preis
VorgehenSenken Sie nicht als Erstes den Preis. Zeigen Sie, was enthalten ist, oder bieten Sie einen kleineren Auftrag an.
AntwortDanke, dass Sie mir das sagen. In unserem Preis ist Leistungsumfang enthalten. Wenn Preis zu viel ist, kann ich kleineren Auftrag, zum Beispiel nur außen für niedrigeren Preis übernehmen. Würde Ihnen das helfen?
6.2Problem mit der Leistung
VorgehenEntschuldigen Sie sich einmal, ohne Ausreden. Sagen Sie, was Sie geändert haben, und bieten Sie an, es wiedergutzumachen.
AntwortDas tut mir leid, Sie hätten dem nicht hinterherlaufen müssen. Seitdem haben wir was sich geändert hat. Wenn Sie uns noch eine Chance geben, übernimmt Name aus dem Team den Auftrag und prüft alles mit Ihnen, bevor er geht.
6.3Andere Firma gewählt
VorgehenBedanken Sie sich, kritisieren Sie nie die andere Firma und fragen Sie einmal, ob Sie sich nächstes Jahr melden dürfen.
AntwortDanke für die Info, und ich hoffe, es läuft gut. Darf ich mich nächste Saison, zum Beispiel im Frühjahr einmal melden? Wenn nicht, schließe ich Ihren Vorgang noch heute.
6.4Umgezogen oder nicht mehr benötigt
VorgehenWünschen Sie alles Gute, schließen Sie den Datensatz und notieren Sie den Grund.
AntwortDanke, und alles Gute im neuen Zuhause. Ich habe Ihren Vorgang abgeschlossen. Wenn Sie wieder einmal Leistung brauchen, antworten Sie einfach auf diese E-Mail.
6.5Einfach vergessen
VorgehenBuchen Sie gleich einen Termin und bieten Sie eine Erinnerung per E-Mail an, wenn der nächste Termin fällig ist.
AntwortDas passiert ständig. Würde Ihnen Tag oder Tag um Uhrzeit passen? Wenn Sie möchten, schicke ich Ihnen auch eine Erinnerung per E-Mail, wenn Ihr nächster Termin fällig ist.
Für kleine Vertriebs- und Supportteams
Sehen Sie, wer nicht mehr kauft, und verpassen Sie keinen nächsten Kontakt.
In CRMsoftware.pro zeigen die „Deals“ und „Anmerkungen“ jedes Kunden, wann er zuletzt gekauft hat und warum er aufgehört hat. Jede Rückgewinnungsnachricht ist eine Aufgabe mit „Deadline“, gesendet aus Ihrem eigenen Postfach. Meldet sich ein Kunde im Website-Chat zurück, antwortet der KI-Agent.
- „Kontakte“, „Unternehmen“, „Deals“ und „Anmerkungen“ speichern die Historie jedes Kunden
- Eine Aufgabe mit „Deadline“ für jeden Kontakt und „Konvertieren zu Deal“ für einen alten Lead
- Kostenlos für 3 Nutzer mit KI-Chat und einfachen Aufgaben. Launch ab 19 $ im Monat bei jährlicher Abrechnung
Free-Plan: 3 Nutzer, KI-Chat und einfache Aufgaben, keine Kreditkarte.
Ausgefülltes Beispiel
Beispiel einer Rückgewinnungs-Kampagne: zurück nach Nachricht 2
Copperbeam Window Cleaning, ein fiktiver Fensterreiniger für Privathaushalte und kleine Büros in Raleigh, North Carolina, verschickt diese Rückgewinnungs-E-Mail-Vorlagen jeden September. Ingrid Paulsen ließ ihre Fenster jedes Frühjahr und jeden Herbst reinigen und setzte dann im Frühjahr aus.
Datensatz der Kundin am 29. September
| Kundin | Ingrid Paulsen, am Maple Ridge Drive |
| Segment | Ehemaliger Kunde, üblicher Abstand 180 Tage |
| Letzte Reinigung | Sa., 18. Okt. 2025, 320 $ |
| Bei Nachricht 1 | 318 Tage seit der letzten Reinigung |
| Warum sie ging | Problem mit der Leistung: Streifen oben |
| Antwort nach | Nachricht 2, im Website-Chat |
| Ergebnis | Kam zurück: gereinigt am 29. Sept., Deal „Gewonnen“ |
Aufgaben zur Rückgewinnung
| Deadline | Aufgabe | Ergebnis |
|---|---|---|
| Di., 1. Sept. | Nachricht 1: Ingrid Paulsen | Gesendet, keine Antwort |
| Fr., 11. Sept. | Nachricht 2: Ingrid Paulsen | Gesendet, Antwort im Chat um 12:40 |
| Fr., 11. Sept. | Antwort an Ingrid: Streifen | Entschuldigt, Termin gebucht |
| Di., 22. Sept. | Nachricht 3: Ingrid Paulsen | Nicht nötig: Sie hat geantwortet |
| Di., 29. Sept. | Reinigung, oben mit ihr prüfen | Erledigt, 320 $ bezahlt |
Die ganze Liste in der Excel-Datei
| Segment | Kontaktiert | Kam zurück |
|---|---|---|
| Ehemalige Kunden | 10 | 2 |
| Alte Leads | 3 | 0 |
| Gekündigt | 2 | 1 |
| Alle, Umsatz 740 $ | 15 | 3 (20 %) |
Warum zurückgewinnen
Warum eine kurze, persönliche Rückgewinnung mehr bringt als ein Massenversand
Ehemalige Kunden kennen Ihre Arbeit bereits, und der Grund, aus dem sie gegangen sind, entscheidet, was sie zurückbringt. Forscher, die die verlorenen Kunden eines großen Telekommunikationsunternehmens untersucht haben, stellten fest, dass Kunden, die wegen eines besseren Angebots gegangen waren, eher zurückkamen als Kunden, die wegen schlechten Services gegangen waren. Kunden, bei denen ein Problem behoben worden war, kamen eher wieder3. Fragen Sie also nach dem Grund und beheben Sie ihn zuerst.
Eine Rückgewinnungs-E-Mail ist trotzdem eine Werbe-E-Mail. Der CAN-SPAM-Leitfaden der FTC nennt „eine Nachricht an ehemalige Kunden, die eine neue Produktlinie ankündigt“ als Beispiel für eine E-Mail, die das Gesetz einhalten muss: ein zutreffender Betreff, Ihre Postanschrift, eine klare Abmeldemöglichkeit, Abmeldungen umgesetzt innerhalb von 10 Werktagen und Strafen von bis zu 53.088 $ für jede E-Mail, die dagegen verstößt2.
Alte Listen schaden auch der Zustellbarkeit. Google bittet Absender, ihre Spamrate unter 0,10 % zu halten und nie 0,30 % zu erreichen, keine E-Mails an Personen zu senden, die sich nicht angemeldet haben, und zu erwägen, Empfänger abzumelden, die ihre Nachrichten nicht öffnen oder lesen1. Eine kurze Liste und ein klarer Stopp halten Sie deutlich innerhalb dieser Grenzen.
0,10 %
Spamrate, unter der Absender laut Google bleiben sollen
53.088 $
FTC-Höchststrafe pro E-Mail, die gegen CAN-SPAM verstößt
3
Nachrichten in 21 Tagen, dann ein klarer Stopp
Regeln
Recht und Zustellbarkeit: Grundlagen für Rückgewinnungs-E-Mails
Eine einfache Zusammenfassung offizieller Quellen, keine Rechtsberatung. Prüfen Sie die Regeln dort, wo Ihre Kunden leben.
| Regel | Was sie besagt | Was diese Vorlage tut |
|---|---|---|
| US-Recht: Werbe-E-Mails, auch B2B | Eine Nachricht an ehemalige Kunden über etwas Neues muss die Regeln einhalten: korrekte Kopfzeilen und zutreffender Betreff, ein klarer Hinweis, dass es Werbung ist, Ihre Postanschrift, eine Abmeldemöglichkeit2 | Ein zutreffender Betreff und die zweizeilige Fußzeile in jeder Nachricht |
| US-Recht: Abmeldungen | Innerhalb von 10 Werktagen umsetzen; die Abmeldung muss mindestens 30 Tage lang funktionieren; die Adresse nie verkaufen oder weitergeben2 | Austragen am selben Tag, Abmeldeliste vor jeder Nachricht 1 prüfen |
| US-Telefon: Do-Not-Call-Liste | Ehemalige Kunden: bis zu 18 Monate nach dem letzten Kauf, der letzten Lieferung oder Zahlung; Anfragen: 3 Monate; die Bitte, nicht anzurufen, beendet das4 | Ein Anruf, nur innerhalb dieser Fristen |
| Gmail | SPF oder DKIM; Spamrate unter 0,3 %; kein Re: oder Fwd:, außer bei echter Antwort oder Weiterleitung; Abmeldung von Empfängern erwägen, die Ihre E-Mails nicht lesen1 | Neue Betreffzeilen, 10 bis 20 Personen pro Woche, die Stoppregel |
| Vereinigtes Königreich | Ehemalige Kunden und Personen, die über einen Kauf verhandelt haben, dürfen E-Mails zu ähnlichen Leistungen erhalten, wenn ihnen beim Erfassen der Daten und in jeder Nachricht eine Abmeldung angeboten wird; neue Kontakte nicht5 | Alte Leads im Vereinigten Königreich nur, wenn sie ein Angebot angefragt und eine Abmeldemöglichkeit erhalten haben |
| EU | Werbe-E-Mails brauchen eine vorherige Einwilligung, außer an eigene Kunden zu ähnlichen Produkten oder Leistungen, mit einer einfachen Widerspruchsmöglichkeit bei jeder Nachricht6 | Alte Leads, die nie gekauft haben: nur mit Einwilligung |
Im Vereinigten Königreich gelten Einzelunternehmer und manche Personengesellschaften als Privatpersonen; Firmen als juristische Personen dürfen angeschrieben werden5. Für SMS und andere Länder gelten eigene Regeln.
Tabus
Was Sie in einer Reaktivierungs-E-Mail nie tun sollten
Diese Tricks bringen vielleicht eine Antwort, kosten aber Vertrauen, und manche verstoßen gegen die Regeln.
Ein falsches „Re:“ oder „Fwd:“
Google fordert Absender auf, einen Betreff nicht mit Re: oder Fwd: (in deutschen Programmen AW: oder WG:) zu beginnen, wenn die Nachricht keine echte Antwort oder Weiterleitung ist1. Leser durchschauen den Trick.
Schuldgefühle
„Wir vermissen Sie.“ „Haben wir etwas falsch gemacht?“ Ihr Kunde schuldet Ihnen nichts. Sagen Sie, warum Sie schreiben und was er davon hat.
StattdessenUnsere Herbsttermine sind frei, und ich habe noch alles notiert.
Eine falsche Frist
„Letzte Chance“ oder „nur noch 2 Termine frei“, obwohl es nicht stimmt. Wenn Termine wirklich knapp sind, nennen Sie das echte Datum.
Rabatt für alle
Er bringt Kunden bei, auf die nächste E-Mail zu warten, und behebt kein Problem mit der Leistung. In der Telekommunikationsstudie hing das beste Angebot davon ab, warum die Kunden gegangen waren3.
Massenversand an die ganze Liste
Keine E-Mail mit allen Adressen in CC, keine Hunderte von Empfängern an einem Tag. 10 bis 20 Personen pro Woche, jede mit ihrem eigenen Anlass.
Ein Nein ignorieren
Ein Nein, ein Stopp oder eine verärgerte Zeile beendet alles am selben Tag: kein „letztes Angebot“, keine E-Mail von einem Kollegen, keine neue Adresse.
Messen
So messen Sie die Ergebnisse Ihrer Rückgewinnungs-Kampagne
Zählen Sie Menschen und Umsatz, keine Öffnungen. Vier Zahlen zeigen, ob die Kampagne funktioniert hat.
Reaktivierungsquote
Personen, die innerhalb von 90 Tagen nach Nachricht 1 wieder gekauft haben, geteilt durch die kontaktierten Personen. Das ist die wichtigste Zahl.
Umsatz
Der Wert des ersten neuen Auftrags jeder Person, die zurückkam. Vergleichen Sie ihn mit den Stunden, die Sie investiert haben.
Abmeldungen
Abmeldungen geteilt durch kontaktierte Personen. Steigt der Wert, ist Ihr Anlass zum Schreiben zu schwach oder die Liste zu alt.
Abwanderungsgründe
Zählen Sie die Antworten nach Grund. Ein Grund, der immer wieder auftaucht, etwa übersehene Stellen, ist mehr wert als jede E-Mail.
Warum keine Öffnungen: Google erfasst keine Öffnungsraten und kann die Öffnungsraten anderer Tools nicht überprüfen1. Die Excel-Liste berechnet alle vier Werte.
Excel-Liste
Was in der Excel-Liste zur Rückgewinnung steckt
Drei Tabellenblätter: Inaktive Kontakte mit dem ausgefüllten Beispiel und 16 weiteren Beispielzeilen, Übersicht sowie Einstellungen und Listen mit der Inaktiv-Regel, den Nachrichtentagen und den Auswahllisten. Mit Auto markierte Spalten füllen sich selbst.
| Spalte | Inhalt |
|---|---|
| Kunde, Segment, Zuständig | Eine Zeile pro Person, mit Auswahllisten. |
| Üblicher Abstand, letzter Kauf, letzter Wert | Tage zwischen zwei Käufen sowie Datum und Wert des letzten Kaufs. Alter Lead: 60 Tage und das Angebot. |
| Tage seit letztem Kauf, Inaktiv Auto | Heute minus letzter Kauf oder neuer Auftrag. Inaktiv ab dem 1,5-fachen Abstand (Blatt Einstellungen und Listen). |
| Nachricht 1 gesendet; Nachricht 2 und 3 fällig Auto | Tragen Sie das Datum von Nachricht 1 ein: Tag 10 und Tag 21 folgen, ein Datum am Wochenende rückt auf Montag. |
| Antwortdatum, Warum gegangen, Ergebnis | Kam zurück, Nicht jetzt, Abgelehnt, Keine Antwort, Abgemeldet oder Unzustellbar. Jede Antwort stoppt die Sequenz. |
| Antwort nach Auto | Nachricht 1, Nachricht 2 oder Nachricht 3. |
| Datum und Wert des neuen Auftrags | Für Personen, die zurückkamen. |
| Nächster Schritt, nächstes Datum, Status Auto | Noch aktiv, Zu senden, Wartet, Heute fällig, Überfällig, Geantwortet, Jetzt schließen, Geschlossen oder Nicht anschreiben. |
In den Beispieldaten wurden 15 von 17 Personen kontaktiert, 8 haben geantwortet. 3 kamen zurück, eine Reaktivierungsquote von 20 %, im Wert von 740 $; 1 Person hat sich abgemeldet, 1 Adresse war unzustellbar. An einem Werktag ist 1 Nachricht heute fällig, 1 überfällig und 1 Datensatz bereit zum Schließen. Das Blatt Übersicht ergänzt Ergebnisse nach Segment, Nachricht, Grund und zuständiger Person. Funktioniert in Excel, LibreOffice und Google Tabellen.
Anleitung
So nutzen Sie diese Rückgewinnungs-E-Mail-Vorlagen in 5 Schritten
- 1
Inaktiv-Regel festlegen
Der übliche Abstand je Kundentyp. Inaktiv = 1,5-facher Abstand.
- 2
Liste aufbauen
Ehemalige Kunden, alte Leads und gekündigte Kunden, ohne Abmeldungen und offene Beschwerden.
- 3
Nachricht 1 senden
10 bis 20 Personen pro Woche, aus Ihrem eigenen Postfach.
- 4
Die Tage einhalten
Nachricht 2 an Tag 10, Nachricht 3 an Tag 21. Jede Antwort stoppt die Sequenz.
- 5
Schließen und messen
Schließen 7 Tage nach Nachricht 3. Reaktivierung, Umsatz und Abmeldungen prüfen.
Einrichtung in CRMsoftware.pro
- Inaktive Geschäftskunden finden: „Unternehmen“ > „Filter“ > „Status“: „Inaktiv (keine offenen Deals)“. Bei Privatkunden öffnen Sie den letzten Deal unter „Deals“ und lesen die „Anmerkungen“.
- Klicken Sie unter „Aufgaben“ für jeden Kontakt auf „Neue Aufgabe“: ein „Aufgabentitel“ wie „Nachricht 2: Ingrid Paulsen“, der „Abtretungsinhaber“ (so heißt in der App die zuständige Person), eine „Deadline“ an Tag 10 und das „Verknüpfte Geschäft“ (der Deal).
- Senden Sie die E-Mail aus Ihrem eigenen Postfach, notieren Sie das Ergebnis in der „Statusübersicht“, klicken Sie auf „Markiert erledigt“ (als erledigt markieren) und legen Sie die nächste Aufgabe an. Arbeiten Sie jeden Morgen „Fällig heute“ und „Überfällig“ unter „Meine Aufgaben“ ab.
- Notieren Sie den Abwanderungsgrund in den „Anmerkungen“, jedes Mal mit denselben Worten.
- Kommt jemand zurück, klicken Sie auf „New Deal“ (neuer Deal) mit „Primärkontakt“ und Wert und setzen Sie den „Status“ nach der Zahlung auf „Gewonnen“. Bei einem alten Lead klicken Sie unter „Leads“ auf „Konvertieren zu Deal“.
- Fügen Sie die Regel für den KI-Agenten in „Anweisungen“ ein („Meine Bots“ > Bot wählen > Tab „Grundlagen“), klicken Sie auf „Änderungen speichern“ und aktivieren Sie im Tab „Verbinden“ die Option „E-Mail-Benachrichtigungen senden“.
CRMsoftware.pro sendet keine Rückgewinnungs-E-Mails, automatischen Sequenzen oder Massen-E-Mails: Sie senden jede Nachricht aus Ihrem eigenen Postfach, und die Aufgaben halten die Termine fest. KI-Chat, einfache Aufgaben und 1 Pipeline sind für 3 Nutzer kostenlos. Launch, 19 $ im Monat bei jährlicher Abrechnung für 8 Nutzer, ergänzt die Übergabe an Menschen und Buchungen mit Kalendersynchronisierung.
Wöchentliche Prüfung der Rückgewinnung, 15 Minuten
- Wer diese Woche inaktiv wurde, steht auf der Liste.
- Jede offene Zeile hat eine zuständige Person und ein nächstes Datum.
- Überfällig: heute senden oder die Zeile schließen.
- Zeilen mit Jetzt schließen sind als Keine Antwort geschlossen, Abmeldungen stehen auf der Abmeldeliste.
- Abwanderungsgründe: den beheben, der sich wiederholt.
Häufige Fragen
Fragen zu Rückgewinnungs-E-Mails
Was sind Rückgewinnungs-E-Mail-Vorlagen?
Fertige, anpassbare E-Mails für Kunden, die nicht mehr kaufen, und für alte Leads, die nie gekauft haben. Diese Rückgewinnungs-E-Mail-Vorlagen sind eine persönliche Sequenz aus 3 Nachrichten: ein Anlass zum Schreiben an Tag 0, etwas Nützliches oder Neues an Tag 10 und eine letzte Nachricht mit einfachem Nein an Tag 21.
Ab wann gilt ein Kunde als inaktiv?
Wenn er seinen normalen Kaufrhythmus verpasst, nicht nach einer festen Zahl von Tagen. Eine einfache Regel: inaktiv nach dem 1,5-Fachen des üblichen Abstands zwischen zwei Käufen. Ein Kunde mit Terminen im Frühjahr und Herbst (180 Tage) ist nach 270 Tagen inaktiv, ein Büro mit monatlichem Turnus nach 45 Tagen.
Haben Sie ein Muster für eine E-Mail an ehemalige Kunden?
Nachricht 1 aus dem ausgefüllten Beispiel: „Hallo Frau Paulsen, wir haben Ihre Fenster vor fast einem Jahr gereinigt, und jetzt sind unsere Herbsttermine frei. Ich habe noch alles notiert: 24 Fenster und das Oberlicht über der Treppe. Soll ich Ihnen einen Vormittag reservieren?“ Ein echter Anlass und der Beweis, dass Sie sich an die Kundin erinnern.
Welche Betreffzeilen eignen sich zur Kundenrückgewinnung?
Kurz, wahr und persönlich: Nennen Sie die Straße, die Leistung oder die Saison, etwa „Ihre Fenster am Maple Ridge Drive: Herbsttermine sind frei“ oder „Ihr Angebot vom März für die Fensterreinigung“. Beginnen Sie nie mit Re: oder Fwd:, wenn die Nachricht keine echte Antwort oder Weiterleitung ist, so steht es in den Absenderrichtlinien von Google1.
Was ist der Unterschied zwischen einer Rückgewinnungs-E-Mail und einer Reaktivierungs-E-Mail?
Eine Rückgewinnungs-E-Mail geht an jemanden, der nicht mehr kauft. Eine Reaktivierungs-E-Mail geht an jemanden, der nicht mehr antwortet oder liest, etwa einen alten Lead oder einen stillen Newsletter-Abonnenten. Die Sequenz hier deckt beides ab: Jede Nachricht hat eine Version für ehemalige Kunden, alte Leads und gekündigte Kunden.
Wie viele Rückgewinnungs-E-Mails sollten Sie senden?
Drei in 21 Tagen: Tag 0, Tag 10 und Tag 21. Jede Antwort, Buchung, Abmeldung oder Unzustellbarkeit stoppt die Sequenz am selben Tag. Ohne Antwort schließen Sie den Datensatz 7 Tage nach Nachricht 3 und senden 12 Monate lang keine Rückgewinnungs-E-Mail.
Sollte eine Rückgewinnungs-E-Mail einen Rabatt enthalten?
Nicht standardmäßig. Fragen Sie zuerst, warum die Person gegangen ist. In einer Studie zu verlorenen Kunden eines Telekommunikationsunternehmens kamen Kunden, die wegen des Preises gegangen waren, häufiger zurück als Kunden, die wegen schlechten Services gegangen waren3. Ein behobenes Problem kann also mehr bewirken als ein niedrigerer Preis.
Darf ich ehemaligen Kunden E-Mails schicken?
In den USA ja, wenn jede E-Mail CAN-SPAM einhält. Die FTC nennt eine Nachricht an ehemalige Kunden ausdrücklich als E-Mail, die die Regeln einhalten muss: zutreffender Betreff, Ihre Postanschrift, eine Abmeldemöglichkeit und Umsetzung von Abmeldungen innerhalb von 10 Werktagen2. Im Vereinigten Königreich und in der EU muss bei Werbe-E-Mails an ehemalige Kunden zu ähnlichen Leistungen jedes Mal eine Abmeldung angeboten werden56. Dies ist keine Rechtsberatung.
Kann CRMsoftware.pro Rückgewinnungs-E-Mails automatisch senden?
Nein. CRMsoftware.pro sendet keine automatischen Sequenzen oder Massen-E-Mails: Sie senden jede Nachricht aus Ihrem eigenen Postfach. Die App speichert die Historie jedes Kunden in „Kontakte“, „Deals“ und „Anmerkungen“, dazu eine Aufgabe mit „Deadline“ für jeden Kontakt, und ihr KI-Agent antwortet Kunden, die sich im Website-Chat zurückmelden.
Ähnliche Vorlagen
Kostenlose Tools
Quellen
- Anforderungen und Richtlinien für Gmail-Absender, gelesen am 12. Oktober 2026: Google, Gmail Help: Email sender guidelines
- US-Recht für Werbe-E-Mails, einschließlich Nachrichten an ehemalige Kunden: Federal Trade Commission, CAN-SPAM Act: A Compliance Guide for Business
- Verlorene Kunden eines Telekommunikationsunternehmens, Zusammenfassung der Autoren zu ihrer Studie im Journal of Marketing, August 2015: V. Kumar, Yashoda Bhagwat and Xi Zhang, What You Need to Know About Customer Win-Back, Center for Services Leadership, Arizona State University
- Anrufe bei ehemaligen Kunden und bei Unternehmen nach den Do-Not-Call-Regeln: Federal Trade Commission, Q&A for Telemarketers & Sellers About DNC Provisions in TSR
- Britische Regeln für Werbe-E-Mails, einschließlich Bestandskunden (PECR, Regulation 22): Information Commissioner's Office, Electronic mail marketing
- EU-Regeln für Werbe-E-Mails, Artikel 13: EUR-Lex, Directive 2002/58/EC on privacy and electronic communications
- Pläne und Preise, geprüft am 12. Oktober 2026: Preise von CRMsoftware.pro
Holen Sie die Kunden zurück, die Ihre Arbeit schon kennen.
Starten Sie kostenlos mit 3 Nutzern, KI-Chat auf Ihrer Website, 1 Pipeline und einfachen Aufgaben. Launch, 19 $ im Monat bei jährlicher Abrechnung für 8 Nutzer, ergänzt die Übergabe an Menschen und Buchungen mit Kalendersynchronisierung. Growth, 49 $ im Monat bei jährlicher Abrechnung für 20 Nutzer, ergänzt gespeicherte Antworten und unbegrenzte Pipelines.