Checklist de onboarding de clientes desde la firma hasta el día 30
Un checklist de onboarding de clientes para empresas de servicios, agencias y empresas de software que acaban de cerrar una venta: traspaso de ventas, mensaje de bienvenida, agenda de la llamada de arranque, tareas de configuración, hito de primer valor, clientes que no responden, revisión de los 30 días y entrega a soporte. Con fechas contadas desde la firma, un ejemplo completo, Word y Excel.
Creado por Anatolii Ulitovskyi 
Verificado por RH Fardin Actualizado el 1. Traspaso de ventas a onboarding: 6 campos antes del día 1
Antes del arranqueEste checklist de onboarding de clientes empieza el día en que se firma el contrato: ventas anota seis cosas y el responsable de onboarding las lee antes del mensaje de bienvenida. El cliente nunca tiene que repetirle a una persona nueva lo que ya le contó a ventas.
1.1Alcance prometido: qué compró el cliente, con sus palabras, y qué no está incluido.
Escribepaquete, cantidad, resultado prometido. No incluido: elementos
CompruebaCada promesa en los emails, el presupuesto y las notas de las llamadas
1.2Condiciones de compra: precio, facturación, fecha de inicio, duración y cualquier acuerdo especial.
Escribeprecio, facturación periodicidad, inicio el fecha, duración, firmado el fecha
CompruebaLas notas coinciden con el contrato firmado
1.3Personas clave: quién decide, quién hace el trabajo del día a día y quién paga.
EscribeDecisor nombre, contacto del día a día nombre, contacto de facturación nombre
CompruebaEmail, teléfono y canal preferido de cada uno
1.4Necesidades de configuración: los accesos, datos e integraciones que necesitas del cliente.
EscribeAcceso a sistema, archivos: lista, integraciones: herramientas
CompruebaQuién de su lado puede darte cada cosa
1.5Objetivo: por qué compró y el primer resultado del que se habló en la venta.
EscribeObjetivo: objetivo. Primer resultado: hito. Plazo: evento o fecha
CompruebaLo dijo el decisor, no es una suposición
1.6Responsable del arranque: una persona concreta de tu lado que lleva el onboarding hasta la entrega a soporte.
Escribenombre, suplente nombre, arranque antes del fecha
CompruebaEl responsable ha leído esta ficha
Mensaje interno de traspasoCliente firmó el fecha. La ficha de traspaso está en las notas del negocio.
Responsable del arranque: nombre, suplente nombre.
Ha comprado: alcance. No incluido: elementos.
Primer resultado acordado: hito para el fecha.
Ojo con: riesgo o preocupación que mencionó.
ReglaSin ficha de traspaso no hay mensaje de bienvenida. Si falta un campo, ventas lo completa antes del día 1 y hace una llamada de 15 minutos con el responsable de onboarding.
2. Mensaje de bienvenida: presenta al responsable y reserva el arranque
Envíalo desde el buzón del propio responsable de onboarding en un plazo de 1 día laborable desde la fecha de firma. Un mensaje, una acción: reservar la llamada de arranque.
Email de bienvenidaAsunto: Te damos la bienvenida a tu empresa, nombre: próximos pasos de proyecto
Hola, nombre:
Gracias por elegir tu empresa. Soy nombre del responsable y me encargaré de tu onboarding hasta que resultado prometido esté funcionando. Comercial me ha pasado todo lo que comentaste en la venta, así que no tendrás que repetirlo.
Lo que has contratado: alcance en una línea.
No incluido por ahora: elementos excluidos.
Nuestro primer objetivo: hito de primer valor para el fecha.
Siguiente paso: reserva una llamada de arranque de 45 minutos para el fecha del día 3 o el siguiente día libre: enlace de reserva. Invita a contacto del día a día y a quien vaya a darnos los accesos.
Antes de la llamada, si puedes: elemento 1, elemento 2, elemento 3.
¿Tienes alguna pregunta antes? Responde a este email o escríbenos en el chat de web.
nombre del responsable
teléfono
Versión corta, SMS o chatHola, nombre, soy nombre del responsable, de tu empresa. Me encargaré de tu onboarding. Reserva aquí nuestra llamada de arranque de 45 minutos: enlace de reserva. La agenda y una breve lista de preparación están en tu email.
Sin reserva a los 2 díasHola, nombre, todavía no veo una hora para la llamada de arranque. ¿Te viene bien el día a las hora o el día a las hora? Te envío yo la invitación.
Comprueba antes de enviar
- El alcance y la línea de lo no incluido coinciden con el contrato firmado.
- El enlace de reserva se abre y muestra horas en los próximos 3 días laborables.
- El contacto de facturación ha recibido la factura por separado, no en este email.
3. Agenda de la llamada de arranque: repasar, acordar, asignar
Un solo hitoEl arranque confirma el traspaso. No es una segunda llamada de descubrimiento. Repasa en voz alta la ficha de traspaso, acuerda con el cliente un hito de primer valor y termina con responsables y fechas.
Agenda, 45 minutos
- 5 min: presentacionesNombres y funciones de ambos lados: quién decide, quién hace el trabajo y a quién llamar si algo se atasca.
- 10 min: lo que entendimosRepasa el objetivo, el alcance y lo que no está incluido. Pregunta qué has entendido mal.
- 10 min: primer valorAcuerda un hito, la fecha y quién lo comprobará de su lado.
- 10 min: necesidades de configuraciónAccesos, datos e integraciones: quién da qué y para cuándo.
- 5 min: cómo trabajamosDía y canal de las actualizaciones, tiempos de respuesta y dónde hacer las preguntas de configuración.
- 5 min: resumenRepasa responsables y fechas. Reserva ya la revisión de los 30 días.
RepasoAntes de empezar: has contratado alcance para objetivo. No incluido por ahora: elementos. El primer resultado que buscamos es hito para el fecha. ¿Hay algo que hayamos entendido mal?
Pregunta de primer valorDentro de 14 días, ¿qué necesitarías ver para decir que esto funciona?
Email de resumen del arranqueAsunto: Resumen de la llamada de arranque: proyecto
Hola, nombre:
Gracias por la reunión de hoy. Esto es lo que acordamos:
- Primer valor: hito para el fecha, lo comprueba nombre del cliente.
- Tú envías: elemento para el fecha, elemento para el fecha.
- Nosotros hacemos: tarea para el fecha, tarea para el fecha.
- Actualizaciones: cada día de la semana por email. Preguntas: responde aquí o escríbenos en el chat de nuestra web.
- Revisión de los 30 días: fecha a las hora, invitación enviada.
nombre del responsable
ReglaLas peticiones nuevas que salen en el arranque van a una lista de cambios y se presupuestan después del primer valor. En un estudio, más servicios adicionales en los contratos nuevos supusieron menos retención durante el onboarding1.
4. Tareas de configuración: accesos, datos, ajustes y formación
Pide los accesos el día 1, para que la configuración no se quede esperando contraseñas después del arranque. Intenta terminar la configuración para el día 7, o pon fecha a cada tarea pendiente.
4.1Consigue los accesos: los usuarios y permisos que el cliente debe darte.
ResponsableResponsable de onboarding, con el contacto del día a día
Hecho cuandoHas entrado una vez en cada sistema
4.2Reúne archivos y datos: listas, logotipos, fotos, listas de precios, informes anteriores.
ResponsableCliente
Hecho cuandoLos archivos están en la carpeta compartida y revisados
4.3Configura y conecta lo que incluye el alcance, y solo eso.
ResponsableTu especialista
Hecho cuandoUn registro de prueba pasa de principio a fin
4.4Forma a las personas que lo van a usar, en una sesión corta.
ResponsableResponsable de onboarding
Hecho cuandoCada usuario ha hecho una tarea real por sí mismo
4.5Envía la actualización de progreso del día 7.
ResponsableResponsable de onboarding
Hecho cuandoEnviada, con el siguiente paso y cualquier bloqueo
Solicitud de accesoHola, nombre, para empezar con tarea necesitamos acceso de nivel de acceso a sistema para email. Pasos: enlace a tu guía. Se tarda unos 5 minutos. ¿Podrías hacerlo antes del fecha?
Actualización del día 7Asunto: proyecto: actualización de la semana 1
Hola, nombre:
Hecho: elemento, elemento.
En curso: elemento, listo para el fecha.
Pendiente de tu parte: elemento para el fecha, así mantenemos hito el fecha.
Próxima actualización: fecha.
nombre del responsable
5. Hito de primer valor: defínelo, alcánzalo y confírmalo
Medida de éxitoEl primer valor es el primer resultado que el cliente puede ver en su propio negocio, no una tarea que tú has terminado. Alcánzalo para el día 14 siempre que puedas y pide al cliente que lo confirme por escrito.
Hitos débiles y buenos
| Tipo de negocio | Hito débil | Hito bueno |
|---|---|---|
| Agencia de marketing | Campaña configurada | Campaña activa y el primer lead registrado que el cliente considera real |
| Asesoría contable | Documentos recibidos | Primer mes cerrado y el dueño ha leído el informe |
| Empresa de software | Cuentas de usuario creadas | Número usuarios han hecho tarea clave en el producto de verdad |
| Servicios informáticos | Equipos inventariados | Copia de seguridad de todos los portátiles y la primera incidencia resuelta |
Un buen hito es
- Visible para el cliente sin tu ayuda.
- Dentro del alcance que contrató.
- Con fecha, normalmente para el día 14.
- Comprobado por una persona concreta de su lado.
Mensaje de confirmaciónHola, nombre, hito se cumplió el fecha: evidencia, por ejemplo el primer lead de la nueva campaña a las 10:42. ¿Es lo que esperabas? Con un «sí» rápido basta. Si falta algo, dime qué y lo soluciono antes del fecha.
Si no es lo que esperabaGracias por decírmelo. ¿Qué necesitarías ver en su lugar? Lo compararé con lo que acordamos en la llamada de arranque y te enviaré un plan antes del fecha.
Por qué importaEn una investigación de Gartner, el servicio que ayuda a los clientes a alcanzar un objetivo aumentó la probabilidad de que se queden2. Registra la confirmación en las notas del negocio con la fecha y el nombre.
6. Cuando el cliente no responde: 3 intentos y luego pausa
Regla de paradaEl silencio suele ser un contacto ocupado, no un cliente perdido. Trátalo como un bloqueo con reloj: 3 intentos breves en 7 días laborables, por canales distintos.
La regla del cliente que no responde
- A los 2 días laborablesIntento 1: un email corto con una pregunta y dos opciones.
- A los 4 días laborablesIntento 2: llamada. ¿No contesta? Deja un mensaje de voz y envía un SMS o un mensaje de chat.
- A los 7 días laborablesIntento 3: escribe al decisor con copia al contacto del día a día.
- Sin respuesta tras el intento 3Pausa por escrito: mueve la fecha del hito y mantén la revisión de los 30 días.
Intento 1: emailAsunto: Una pregunta rápida sobre proyecto
Hola, nombre, estamos listos para el siguiente paso, pero antes necesitamos elemento. Dos opciones: envíalo antes del fecha o reserva 15 minutos y lo hacemos juntos compartiendo pantalla: enlace de reserva. ¿Qué te resulta más fácil?
Intento 2: mensaje de voz y SMSHola, nombre, soy nombre del responsable, de tu empresa. Hay una cosa que está frenando hito: elemento. Puedo ayudarte a hacerlo en 15 minutos. Llámame al teléfono o elige una hora: enlace de reserva.
Intento 3: al decisorAsunto: proyecto: necesitamos una decisión
Hola, nombre del decisor, desde el fecha estamos esperando elemento de tu equipo. Sin eso, hito pasa del fecha al nueva fecha. ¿Qué te encaja mejor: que contacto lo envíe antes del fecha, que otra persona de tu equipo se encargue o que hagamos una pausa hasta el fecha?
Mensaje de pausaHola, nombre, como no hemos tenido noticias, he puesto en pausa la configuración por nuestra parte. No se pierde nada: responde cuando puedas y retomamos en un plazo de 2 días laborables. Nuestra revisión del fecha sigue en pie.
7. Revisión de los 30 días: resultados, pendientes y opiniones
Resérvala en el arranque: 30 minutos con el decisor y el contacto del día a día. Confirma con ellos que el onboarding ha terminado, o qué falta, y con quién hablará el cliente a partir de ahora.
Agenda de la revisión, 30 minutos
- 5 min: resultadosEl primer valor y lo que ha pasado desde entonces, con números.
- 10 min: pendientesLo que aún no está hecho, con un responsable y una fecha.
- 5 min: opinionesHaz las preguntas de abajo y apunta las respuestas.
- 5 min: siguientes pasosLas peticiones fuera del alcance van aquí, en un presupuesto aparte.
- 5 min: entrega a soportePresenta al equipo de soporte y cómo contactar con él.
Haz estas preguntas
- ¿Qué ha funcionado mejor hasta ahora?
- ¿Qué ha costado más de lo que debería?
- ¿Qué quieres que hagamos en los próximos 60 días?
- Si lo mides: del 0 al 10, ¿con qué probabilidad nos recomendarías a un amigo o a un compañero?
Resumen de la revisiónAsunto: proyecto: resumen de la revisión de los 30 días
Hola, nombre, gracias por la reunión de hoy.
Resultados: primer valor, otros resultados.
Pendiente: elemento, responsable nombre, para el fecha.
Próximos 60 días: objetivo.
A partir del fecha, nombre de soporte será tu contacto para cualquier pregunta: canal de soporte, horario. Yo sigo al tanto hasta que cerremos tarea pendiente.
InvestigaciónLos investigadores describen la salud del cliente como una mezcla de calidad de la relación, uso del producto y valor que obtiene el cliente3. Pregunta por las tres cosas y apunta las respuestas en las notas del negocio.
8. Entrega al soporte continuo: la nota y la presentación
El onboarding termina con una entrega clara a una persona concreta, no apagándose poco a poco: una nota para soporte, una presentación para el cliente y el responsable de onboarding disponible hasta que se cierren los pendientes.
Nota de entrega a soporte
| Campo | Qué escribir |
|---|---|
| Cliente y contactos | empresa, día a día nombre, decisor nombre, facturación nombre |
| Qué compró | alcance. No incluido: elementos |
| Primer valor | hito, confirmado por nombre el fecha |
| Configuración hecha | sistemas, accesos, integraciones, dónde están guardadas las credenciales |
| Pendientes | elemento, responsable nombre, para el fecha |
| Ojo con | riesgos conocidos, temas delicados, cómo prefiere que le contacten |
| Próximas fechas | Renovación fecha, próxima revisión fecha |
Presentación al clienteHola, nombre, desde hoy nombre de soporte es tu contacto para preguntas y cambios. Tiene todo el historial, así que no tendrás que volver a explicar nada. Puedes escribirle en canal de soporte, horario. Yo sigo en este hilo hasta que cerremos tarea pendiente el fecha.
Antes de la entrega
- El primer valor está confirmado por escrito.
- Cada pendiente tiene un responsable y una fecha.
- El cliente tiene el contacto y el horario de soporte.
- Las preguntas de configuración que has respondido están en tus preguntas frecuentes o en tu base de conocimientos.
Para pequeños equipos de ventas y soporte
Gestiona el onboarding desde el negocio, no de memoria.
En CRMsoftware.pro, el negocio ganado guarda el traspaso en «Notas», cada paso es una tarea con asignado y fecha límite, el arranque se reserva desde tu enlace de «Programación» y tu agente de IA responde a las preguntas de configuración con la «Base de conocimientos».
- Negocios, notas y tareas con listas de verificación y subtareas
- Reserva del arranque, presupuestos, facturas, firma electrónica, enlaces de pago
- Reservas y traspaso a una persona desde Launch, 19 $ al mes con facturación anual
Plan Free: 3 usuarios, chat con IA, sin tarjeta de crédito.
Ejemplo completo
Una agencia de marketing hace el onboarding de un cliente nuevo en 30 días
Bluefin Studio, una agencia de marketing ficticia de 6 personas en Denver, usó este checklist de onboarding de clientes con Ridgeback Electric, un electricista de Aurora (Colorado). Jordan cerró la venta, Maya llevó el onboarding y Theo se encargó después del soporte. El día 2, la gerente de oficina del cliente hizo dos preguntas de configuración en el chat de la web de Bluefin fuera de horario.
Ficha de traspaso de ventas, 18 de agosto de 2026
| Alcance prometido | Google Ads para renovación de cuadros eléctricos, iluminación y reparaciones en Aurora, 1 página de aterrizaje con formulario de presupuesto, seguimiento de llamadas, informe mensual |
| No incluido | SEO, redes sociales, anuncios de cargadores para coches eléctricos |
| Condiciones de compra | 1.200 $ de configuración, 850 $ al mes desde el 1 de septiembre, 3 meses mínimo; inversión en anuncios de 1.500 $ al mes, que Ridgeback paga a Google |
| Personas clave | Carla Ruiz, dueña, decide; Tara Benson, gerente de oficina, día a día; Dev Patel, contable, facturación |
| Necesidades de configuración | Administrador en Google Ads y en el Business Profile, acceso a la web, 5 fotos de trabajos, lista de servicios |
| Objetivo | Más trabajos de renovación de cuadros a mitad de semana; primer lead para el 1 de septiembre |
| Responsable del arranque | Maya Chen, suplente Jordan Lee; arranque antes del 21 de agosto |
Calendario desde la fecha de firma
| Día | Fecha | Resultado |
|---|---|---|
| 0 | mar. 18 ago. | Firmado, traspaso en las notas |
| 1 | mié. 19 ago. | Bienvenida enviada, arranque reservado |
| 3 | vie. 21 ago. | Arranque, hito acordado |
| 7 | mar. 25 ago. | Configuración hecha, fotos reclamadas |
| 14 | mar. 1 sept. | Primer valor confirmado |
| 30 | jue. 17 sept. | Revisión, entrega a Theo |
Lo que queda en el CRM
| Negocio | Ridgeback Electric, Google Ads, 3.750 $, «Ganado» el 18 de agosto |
| Notas | Ficha de traspaso, resumen del arranque, confirmación de Carla el 1 de septiembre |
| Tareas | 23 tareas para Maya, Jordan y Theo, cada una con fecha límite y el negocio vinculado |
| Primer valor | Campaña activa el 28 de agosto, primer lead el 31 de agosto a las 10:42, una renovación de cuadro eléctrico |
| Cliente que no responde | Fotos: intento 1 el 25 de agosto, intento 2 el 27 de agosto, recibidas ese mismo día |
| Día 30 | 9 leads registrados, 4 visitas técnicas; presupuesto de cargadores enviado el 18 de septiembre |
Por qué importa
Por qué los primeros 30 días deciden si un cliente se queda
La mayoría de los problemas de onboarding empiezan en el traspaso. Ventas sabe qué se prometió, por qué compró el cliente y quién decide. Si todo eso se queda en una sola bandeja de entrada, la llamada de arranque se convierte en una segunda llamada de descubrimiento. Un traspaso por escrito, repasado en el arranque, lo soluciona.
Mantén el alcance ajustado. En un estudio de campo con 74.871 contratos nuevos de una empresa de software B2B, incluir más servicios adicionales en la venta redujo la retención durante el onboarding, y los canales de soporte más ligeros, como el chat en vivo en lugar del soporte telefónico, hicieron mayor la caída. Los autores apuntan a la complejidad como causa probable1. Escribe exactamente lo que se vendió y deja los extras para después del primer valor.
Después, demuestra el valor a propósito. Gartner descubrió que alrededor del 40% de los clientes se van incluso después de una experiencia de servicio de alta calidad, y que un servicio centrado en la mejora del valor, como enseñar mejores usos del producto o ayudar a los clientes a alcanzar un objetivo, puede elevar al 82% la probabilidad de que un cliente se quede2. Un hito de primer valor con fecha que el cliente confirma y una revisión de los 30 días lo llevan a tu calendario.
74.871
contratos nuevos de software B2B en el estudio sobre onboarding
82%
probabilidad de quedarse cuando el servicio se centra en el valor, Gartner
Día 14
objetivo para el hito de primer valor en este checklist
Calendario
Calendario del onboarding de clientes: del día 0 al día 30
Cuenta días naturales desde la fecha de firma. Si una fecha cae en fin de semana, pásala al lunes. El archivo de Excel hace las dos cosas por ti.
| Día | Qué pasa | Responsable | Hecho cuando | En el ejemplo |
|---|---|---|---|---|
| Día 0, firma | Negocio ganado, ficha de traspaso escrita, factura enviada, traspaso interno | Comercial | El responsable de onboarding ha leído la ficha | mar. 18 ago. |
| Día 1 | Mensaje de bienvenida con el enlace de reserva del arranque y una lista de preparación | Responsable de onboarding | El arranque está reservado | mié. 19 ago. |
| Día 3 | Llamada de arranque: repaso, hito de primer valor, responsables y fechas | Responsable de onboarding | Resumen enviado, revisión de los 30 días reservada | vie. 21 ago. |
| Día 7 | Accesos, archivos, configuración y formación; actualización de progreso | Responsable de onboarding y cliente | Configuración hecha, o tareas pendientes con fecha | mar. 25 ago. |
| Día 14 | Hito de primer valor alcanzado y confirmado | Responsable de onboarding | El cliente lo ha confirmado por escrito | mar. 1 sept. |
| Día 30 | Revisión de los 30 días y después entrega al soporte continuo | Responsable de onboarding, luego soporte | Soporte presentado, pendientes con fecha | jue. 17 sept. |
| Cualquier día | El cliente no responde: 3 intentos en 7 días laborables | Responsable de onboarding | Una respuesta, o el plan en pausa por escrito | Fotos reclamadas el 25 y el 27 ago. |
Los proyectos más grandes necesitan más tiempo: en el estudio de software citado arriba, el onboarding duró 9,57 meses de media1. Alarga los días, pero mantén el orden, el traspaso por escrito y un primer resultado que confirme el cliente.
Adáptalo
Plantilla de checklist de onboarding de clientes para agencias, servicios y software
Los ocho pasos no cambian. Lo que cambia es el alcance, las necesidades de configuración y lo que cuenta como primer valor.
Agencias
Las necesidades de configuración son sobre todo accesos: cuentas publicitarias, analítica, la web, perfiles en redes sociales y archivos de marca. Pon en el alcance el número de rondas de aprobación. El primer valor es trabajo publicado con un resultado que el cliente puede ver.
Empresas de servicios
Contabilidad, informática, limpieza o consultoría: las necesidades de configuración son documentos, horarios y datos de las instalaciones. El primer valor es el primer servicio prestado y comprobado por el cliente: el primer mes cerrado, la primera visita hecha, el primer informe leído.
Empresas de software
Las necesidades de configuración son usuarios, importación de datos e integraciones. El primer valor es el equipo del cliente haciendo un trabajo real en el producto, no cuentas creadas. Deja los complementos y las integraciones extra para después del primer valor.
Seguimiento en Excel
Plantilla de checklist de onboarding de clientes en Excel
Cuatro hojas: Traspaso, con la ficha de traspaso de ventas y la fecha de firma; Checklist, con 23 tareas; Registro de seguimiento, para clientes que no responden; y Resumen. Las columnas marcadas como Auto se rellenan solas. El archivo se abre en Excel, LibreOffice y Hojas de cálculo de Google (Archivo y luego Importar).
| Columna | Qué contiene |
|---|---|
| Traspaso | Alcance, condiciones, personas clave, necesidades de configuración, objetivo, responsable del arranque y fecha de firma. |
| Paso, Día y Tarea | El paso de esta página, los días desde la firma (0, 1, 3, 7, 14 o 30) y qué hay que hacer. |
| Fecha límite Auto | La fecha de firma más el día, pasada al lunes si cae en fin de semana. |
| Responsable, Estado, Hecho el | Quién lo hace, el estado (Sin empezar, En curso, Esperando al cliente, Hecho o No necesario) y cuándo se hizo. |
| Aviso Auto | OK, Hecho tarde, Vencido o Pendiente, según el estado, la fecha límite y la fecha de hoy. |
| Registro de seguimiento Auto | Una fila por cada cosa que estás esperando. Las fechas de los intentos 1, 2 y 3 y el siguiente paso se rellenan solos. |
| Resumen Auto | % completado por paso, tareas vencidas y hechas tarde, días hasta el primer valor y Onboarding completado. |
El ejemplo es Ridgeback Electric, con firma el 18 de agosto de 2026: 23 tareas, todas hechas, 2 de ellas tarde, así que el 91% se hizo a tiempo. El primer valor se confirmó el 1 de septiembre, 14 días después de la firma, dentro del objetivo. Onboarding completado muestra Sí.
Cómo usarlo
Cómo usar este checklist de onboarding de clientes
- 1
Rellena el traspaso el día 0
Ventas completa la hoja Traspaso antes de pasar el negocio. Escribe la fecha de firma: todas las fechas límite salen de ella.
- 2
Pon un responsable a cada tarea
Un responsable de onboarding, un suplente y un nombre en cada fila. Las tareas que debe hacer el cliente llevan al cliente como responsable.
- 3
Envía los mensajes en orden
Bienvenida el día 1, resumen del arranque el día 3, actualización el día 7, confirmación el día 14 y resumen de la revisión el día 30, desde tu propio buzón.
- 4
Vigila los avisos
Revisa Vencido y el Registro de seguimiento dos veces por semana. Empieza los pasos para clientes que no responden en cuanto toque un intento.
- 5
Cierra con una entrega a soporte
Entrega a soporte solo cuando el primer valor esté confirmado. Después mira las tareas hechas tarde y corrige el paso que las causó.
Configúralo en CRMsoftware.pro
- En CRM, abre «Negocios», abre el negocio y márcalo como «Ganado». Pega la ficha de traspaso en «Notas».
- En «Tareas», haz clic en «Nueva tarea» para cada paso: «Título de la tarea», «Asignado», «Fecha límite» y «Negocio vinculado». Añade los pasos pequeños como «Listas de verificación» y las partes más grandes como «Subtareas».
- En «Programación», abre «Tipos de evento» y haz clic en «Nuevo tipo de evento»: una llamada de arranque de 45 minutos. Haz clic en «Copiar enlace» y pega el enlace en el email de bienvenida.
- Desde el negocio, envía el contrato para firma electrónica con una plantilla de «Firmas electrónicas». Crea la factura de configuración en «Facturas» y genera un enlace de pago.
- En «Mis Bots», añade tus guías de configuración a la «Base de conocimientos» del bot para que el agente de IA responda a las preguntas de configuración a cualquier hora. Los chats que necesitan a una persona llegan a «Soporte en vivo»: «Reclamar» (tomar el chat), responder y «Resolver».
Los negocios con 1 pipeline, las tareas básicas y el chat con IA están en el plan Free: 3 usuarios, sin tarjeta de crédito. Las reservas con sincronización de calendario, los presupuestos, las facturas, la firma electrónica, los enlaces de pago y el traspaso a una persona llegan con Launch, 19 $ al mes con facturación anual para 8 usuarios. La app no envía los emails de onboarding por ti.
Después de cada onboarding, 15 minutos
- ¿El cliente repitió en el arranque algo que ventas ya sabía? Añádelo a la ficha de traspaso.
- ¿Qué tareas se hicieron tarde y a quién estaban esperando?
- ¿Cuántos días hasta el primer valor, y se confirmó por escrito?
- ¿Qué preguntas de configuración salieron dos veces? Añádelas a la base de conocimientos.
Preguntas frecuentes
Preguntas sobre el onboarding de clientes
¿Qué debe incluir un checklist de onboarding de clientes?
Un traspaso de ventas por escrito, un mensaje de bienvenida, una llamada de arranque, tareas de configuración, un hito de primer valor que confirma el cliente, un plan para clientes que no responden, una revisión de los 30 días y una entrega a soporte. Cada paso necesita un responsable y una fecha contada desde la fecha de firma.
¿Qué es el traspaso de ventas a onboarding?
El momento en que ventas pasa un cliente nuevo a la persona que lo pone en marcha. Un buen traspaso está por escrito: alcance prometido y lo que no incluye, condiciones de compra, personas clave (decisor, contacto del día a día, contacto de facturación), necesidades de configuración, el objetivo y el responsable del arranque. Así el cliente no tiene que repetirse en la llamada de arranque.
¿Hay una plantilla de checklist de onboarding de clientes en Excel?
Sí. El archivo de Excel gratis de esta página tiene una hoja Traspaso, un Checklist con responsable, estado, fecha límite calculada desde la fecha de firma y aviso de vencimiento, un Registro de seguimiento para clientes que no responden y un Resumen. El archivo de Word tiene los mismos pasos y mensajes.
¿Cuánto debe durar el onboarding de clientes?
Si tu cliente es una pequeña empresa, busca un primer resultado hacia el día 14 y una revisión el día 30. Las implantaciones de software complejas tardan mucho más: en un estudio de contratos de software B2B, el onboarding duró 9,57 meses de media1. Dure lo que dure, pon fecha a cada paso contando desde la fecha de firma.
¿Qué es un hito de primer valor?
El primer resultado que el cliente puede ver en su propio negocio, como una campaña que trae un lead real o un equipo que hace su primera tarea real con una herramienta nueva. Acuérdalo en la llamada de arranque, ponle fecha y pide al cliente que lo confirme por escrito.
¿Qué hacer cuando un cliente nuevo deja de responder?
Trátalo como un bloqueo con reloj. A los 2 días laborables, envía una pregunta corta con dos opciones; a los 4, llama; a los 7, escribe al decisor con el impacto y una elección. Si sigue sin responder, haz una pausa por escrito y mantén la revisión de los 30 días.
¿Qué se pregunta en la revisión de los 30 días con un cliente?
Repasa los resultados y el primer valor, haz la lista de pendientes con responsables y fechas, y luego pregunta qué ha funcionado mejor, qué ha costado más de lo que debería y qué quiere conseguir en los próximos 60 días. Termina presentando al equipo de soporte y cómo contactar con él.
¿Este checklist sirve para el KYC o el onboarding de empleados?
No. El onboarding KYC consiste en comprobaciones de identidad y de cumplimiento normativo, sobre todo en bancos y empresas de pagos, y el onboarding de empleados es para las nuevas incorporaciones. Este checklist cubre lo que pasa después de que un cliente compra a una empresa de servicios, una agencia o una empresa de software.
¿CRMsoftware.pro puede enviar emails de onboarding automáticamente?
No. CRMsoftware.pro no envía emails de onboarding ni secuencias automáticas. Envía los mensajes de esta página desde tu propio buzón y registra cada paso como una tarea con asignado, fecha límite y el negocio vinculado.
¿Cómo gestiono el onboarding de clientes en CRMsoftware.pro?
Marca el negocio como «Ganado», pega el traspaso en «Notas», crea tareas con «Listas de verificación» y «Subtareas» para cada paso y comparte un enlace de reserva de «Programación» para la llamada de arranque (las reservas con sincronización de calendario llegan con Launch). Tu agente de IA responde a las preguntas de configuración con la «Base de conocimientos» y pasa el resto a tu equipo en «Soporte en vivo».
Plantillas relacionadas
Herramientas gratis
Fuentes
- Estudio de campo con 74.871 contratos nuevos de software B2B, Journal of the Academy of Marketing Science, 2025, acceso abierto: Unintended consequences of selling B2B digital subscription add-ons for customer onboarding
- Investigación de Gartner sobre fidelidad de clientes y mejora del valor, 19 de agosto de 2020: Gartner Reveals Two Actions Customer Service Leaders Must Prioritize to Increase Customer Loyalty and Mitigate Disloyalty
- Estudio sobre gestión del éxito del cliente, International Journal of Research in Marketing, 2023: Customer success management, customer health, and retention in B2B industries
- Planes, precios y funciones, comprobados el 8 de octubre de 2026: Precios de CRMsoftware.pro
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