Checklist onboarding clienti dalla firma del contratto al giorno 30
Una checklist onboarding clienti per aziende di servizi, agenzie e aziende di software che hanno appena chiuso una trattativa: passaggio di consegne dalle vendite, messaggio di benvenuto, scaletta della chiamata di avvio, attività di configurazione, traguardo del primo valore, clienti che non rispondono, verifica a 30 giorni e passaggio all’assistenza. Con le date calcolate dalla firma, un esempio compilato, Word ed Excel.
A cura di Anatolii Ulitovskyi 
Verificato da RH Fardin Aggiornato il 1. Passaggio di consegne dalle vendite all’onboarding: 6 campi prima del giorno 1
Prima dell’avvioQuesta checklist onboarding clienti parte dal giorno della firma: le vendite mettono per iscritto sei cose e il responsabile dell’onboarding le legge prima del messaggio di benvenuto. Il cliente non deve mai ripetere a una persona nuova quello che ha già detto al commerciale.
1.1Ambito promesso: cosa ha comprato il cliente, con le sue parole, e cosa non è incluso.
Scrivipacchetto, quantità, risultato promesso. Non incluso: voci
VerificaOgni promessa fatta nelle email, nel preventivo e nelle note delle chiamate
1.2Condizioni d’acquisto: prezzo, fatturazione, data di inizio, durata e qualsiasi accordo particolare.
Scriviprezzo, fatturazione cadenza, inizio data, durata, firmato il data
VerificaLe note corrispondono al contratto firmato
1.3Referenti: chi decide, chi segue il lavoro ogni giorno, chi paga.
ScriviDecisore nome, referente operativo nome, referente per la fatturazione nome
VerificaEmail, telefono e canale preferito di ognuno
1.4Esigenze di configurazione: gli accessi, i dati e le integrazioni che ti servono dal cliente.
ScriviAccesso a sistema, file: elenco, integrazioni: strumenti
VerificaChi, dalla parte del cliente, può fornire ciascuno
1.5Obiettivo: perché ha comprato e il primo risultato di cui avete parlato.
ScriviObiettivo: obiettivo. Primo risultato: traguardo. Scadenza: evento o data
VerificaDetto dal decisore, non dato per scontato
1.6Responsabile dell’avvio: una persona con nome e cognome del tuo team che segue l’onboarding fino al passaggio all’assistenza.
Scrivinome, sostituto nome, chiamata di avvio entro il data
VerificaIl responsabile ha letto questa scheda
Messaggio interno di passaggio di consegneCliente ha firmato il data. La scheda del passaggio di consegne è nelle note della trattativa.
Responsabile dell’avvio: nome, sostituto nome.
Ha comprato: ambito. Non incluso: voci.
Primo risultato di cui abbiamo parlato: traguardo entro il data.
Attenzione a: rischio o dubbio che ha sollevato.
RegolaSenza scheda del passaggio di consegne, niente messaggio di benvenuto. Se un campo è vuoto, il commerciale lo compila prima del giorno 1 e fa una chiamata di 15 minuti con il responsabile dell’onboarding.
2. Messaggio di benvenuto: presenta il responsabile e fissa la chiamata di avvio
Invialo dalla casella di posta del responsabile dell’onboarding entro 1 giorno lavorativo dalla firma. Un messaggio, un’azione: prenotare la chiamata di avvio.
Email di benvenutoOggetto: Benvenuto in la tua azienda, nome: i prossimi passi per progetto
Ciao nome,
grazie per aver scelto la tua azienda. Sono nome del responsabile e seguirò il tuo onboarding finché risultato promesso non funzionerà. Commerciale mi ha passato tutto quello di cui avete parlato, quindi non dovrai ripeterlo.
Cosa hai acquistato: ambito in una riga.
Per ora non incluso: voci escluse.
Il nostro primo obiettivo: traguardo del primo valore entro il data.
Prossimo passo: prenota una chiamata di avvio di 45 minuti per il data del giorno 3 o il primo giorno libero: link di prenotazione. Invita anche referente operativo e chi ci darà gli accessi.
Prima della chiamata, se puoi: voce 1, voce 2, voce 3.
Domande nel frattempo? Rispondi a questa email o scrivici nella chat su sito.
nome del responsabile
telefono
Versione breve, SMS o chatCiao nome, sono nome del responsabile di la tua azienda e seguirò il tuo onboarding. Prenota qui la nostra chiamata di avvio di 45 minuti: link di prenotazione. La scaletta e un breve elenco di cose da preparare sono nella tua email.
Nessuna prenotazione dopo 2 giorniCiao nome, non vedo ancora un orario per la chiamata di avvio. Ti va bene giorno alle ora oppure giorno alle ora? Ti mando io l’invito.
Controlla prima di inviare
- L’ambito e la riga “non incluso” corrispondono al contratto firmato.
- Il link di prenotazione si apre e mostra orari nei prossimi 3 giorni lavorativi.
- Il referente per la fatturazione ha ricevuto la fattura a parte, non in questa email.
3. Scaletta della chiamata di avvio: rileggi, concorda, assegna
Un solo traguardoLa chiamata di avvio conferma il passaggio di consegne. Non è una seconda chiamata conoscitiva. Rileggi la scheda del passaggio di consegne, concorda un solo traguardo del primo valore ed esci con responsabili e date.
Scaletta, 45 minuti
- 5 min: presentazioniNomi e ruoli da entrambe le parti: chi decide, chi fa il lavoro, chi chiamare quando ci si blocca.
- 10 min: cosa abbiamo capitoRileggi l’obiettivo, l’ambito e cosa non è incluso. Chiedi cosa hai capito male.
- 10 min: primo valoreConcordate un traguardo, la data e chi, dalla parte del cliente, lo verificherà.
- 10 min: esigenze di configurazioneAccessi, dati e integrazioni: chi fornisce cosa, ed entro quando.
- 5 min: come lavoriamoGiorno e canale degli aggiornamenti, tempi di risposta, dove fare le domande sulla configurazione.
- 5 min: riepilogoRileggi responsabili e date. Prenota subito la verifica a 30 giorni.
RiletturaPrima di iniziare: hai acquistato ambito per obiettivo. Per ora non è incluso: voci. Il primo risultato a cui puntiamo è traguardo entro il data. Abbiamo capito male qualcosa?
Domanda sul primo valoreTra 14 giorni, cosa dovresti vedere per dire che sta funzionando?
Email di riepilogo della chiamata di avvioOggetto: Riepilogo della chiamata di avvio: progetto
Ciao nome,
grazie per oggi. Ecco cosa abbiamo concordato:
- Primo valore: traguardo entro il data, verificato da nome del cliente.
- Da parte tua: voce entro il data, voce entro il data.
- Da parte nostra: attività entro il data, attività entro il data.
- Aggiornamenti: ogni giorno della settimana via email. Domande: rispondi qui o scrivici nella chat del sito.
- Verifica a 30 giorni: data alle ora, invito inviato.
nome del responsabile
RegolaLe nuove richieste emerse durante la chiamata di avvio vanno in un elenco di modifiche e ricevono un prezzo dopo il primo valore. In uno studio, più servizi aggiuntivi nei nuovi contratti hanno significato una minore fidelizzazione dei clienti durante l’onboarding1.
4. Attività di configurazione: accessi, dati, impostazioni, formazione
Chiedi gli accessi già dal giorno 1, così dopo la chiamata di avvio la configurazione non resta ferma ad aspettare le credenziali. Punta a finire la configurazione entro il giorno 7, oppure dai una data a ogni attività aperta.
4.1Ottieni gli accessi: le credenziali e i ruoli che il cliente deve concedere.
ResponsabileResponsabile dell’onboarding, con il referente operativo
Fatto quandoSei entrato almeno una volta in ogni sistema
4.2Raccogli file e dati: elenchi, loghi, foto, listini prezzi, report precedenti.
ResponsabileCliente
Fatto quandoI file sono nella cartella condivisa e sono stati controllati
4.3Configura e collega ciò che l’ambito include, e solo quello.
ResponsabileIl tuo specialista
Fatto quandoUna prova attraversa tutto il processo senza errori
4.4Forma le persone che lo useranno, in una sessione breve.
ResponsabileResponsabile dell’onboarding
Fatto quandoOgni utente ha svolto da solo un’attività reale
4.5Invia l’aggiornamento sui progressi del giorno 7.
ResponsabileResponsabile dell’onboarding
Fatto quandoInviato, con il prossimo passo ed eventuali blocchi
Richiesta di accessoCiao nome, per iniziare attività ci serve un accesso livello di accesso a sistema per email. Ecco i passaggi: link alla tua guida. Ci vogliono circa 5 minuti. Riesci a farlo entro il data?
Aggiornamento del giorno 7Oggetto: progetto: aggiornamento della prima settimana
Ciao nome,
Fatto: voce, voce.
In corso: voce, pronta entro il data.
In attesa da parte tua: voce entro il data, così possiamo mantenere traguardo al data.
Prossimo aggiornamento: data.
nome del responsabile
5. Traguardo del primo valore: definiscilo, raggiungilo, fallo confermare
Misura del successoIl primo valore è il primo risultato che il cliente vede nella sua azienda, non un’attività che hai completato tu. Raggiungilo entro il giorno 14 quando puoi e chiedi al cliente di confermarlo per iscritto.
Traguardi deboli e traguardi buoni
| Tipo di azienda | Traguardo debole | Traguardo buono |
|---|---|---|
| Agenzia di marketing | Campagna impostata | Campagna online e primo lead tracciato che il cliente considera reale |
| Studio di contabilità | Documenti ricevuti | Primo mese chiuso e il titolare ha letto il report |
| Azienda di software | Account utente creati | Numero utenti hanno svolto davvero attività chiave nel prodotto |
| Servizi IT | Dispositivi censiti | Backup di tutti i portatili fatto e primo ticket risolto |
Un buon traguardo è
- Visibile al cliente senza il tuo aiuto.
- Dentro l’ambito che ha acquistato.
- Legato a una data, di solito entro il giorno 14.
- Verificato da una persona precisa dalla parte del cliente.
Messaggio di confermaCiao nome, traguardo è stato raggiunto il data: prova, per esempio il primo lead dalla nuova campagna alle 10:42. È quello che ti aspettavi? Basta un sì veloce. Se manca qualcosa, dimmi cosa e lo sistemo entro il data.
Se non è quello che si aspettavaGrazie per avermelo detto. Cosa dovresti vedere invece? Lo confronto con quello che abbiamo concordato nella chiamata di avvio e ti mando un piano entro il data.
Perché contaIn una ricerca di Gartner, un servizio che aiuta i clienti a raggiungere un obiettivo ha aumentato la probabilità che restino2. Registra la conferma nelle note della trattativa con data e nome.
6. Quando il cliente non risponde: 3 tentativi, poi una pausa
Quando fermarsiDi solito il silenzio vuol dire un referente molto impegnato, non un cliente perso. Trattalo come un blocco con una scadenza: 3 brevi tentativi in 7 giorni lavorativi, su canali diversi.
La regola del cliente che non risponde
- Dopo 2 giorni lavorativiTentativo 1: una breve email con una domanda e due opzioni.
- Dopo 4 giorni lavorativiTentativo 2: chiamata. Nessuna risposta? Lascia un messaggio in segreteria e manda un SMS o un messaggio in chat.
- Dopo 7 giorni lavorativiTentativo 3: scrivi al decisore e metti in copia il referente operativo.
- Nessuna risposta dopo il tentativo 3Pausa per iscritto: sposta la data del traguardo e mantieni la verifica a 30 giorni.
Tentativo 1: emailOggetto: Una domanda veloce su progetto
Ciao nome, siamo pronti per il prossimo passo, ma prima ci serve questo: voce. Due opzioni: ce lo mandi entro il data, oppure prenoti 15 minuti e lo facciamo insieme condividendo lo schermo: link di prenotazione. Cosa ti è più comodo?
Tentativo 2: segreteria e SMSCiao nome, sono nome del responsabile di la tua azienda. C’è una cosa che sta bloccando traguardo: voce. Posso aiutarti a sistemarla in 15 minuti. Richiamami al telefono o scegli un orario: link di prenotazione.
Tentativo 3: al decisoreOggetto: progetto: serve una decisione
Ciao nome del decisore, dal data aspettiamo voce dal tuo team. Senza, traguardo slitta dal data al nuova data. Cosa preferisci: referente lo invia entro il data, se ne occupa un’altra persona del tuo team, oppure mettiamo tutto in pausa fino al data?
Messaggio di pausaCiao nome, visto che non abbiamo avuto risposta, ho messo in pausa la configurazione da parte nostra. Non si perde nulla: rispondi quando vuoi e ripartiamo entro 2 giorni lavorativi. La nostra verifica del data resta confermata.
7. Verifica a 30 giorni: risultati, punti aperti e opinioni del cliente
Prenotala durante la chiamata di avvio: 30 minuti con il decisore e il referente operativo. Concordate che l’onboarding è concluso, oppure cosa manca, e con chi parlerà il cliente da ora in poi.
Scaletta della verifica, 30 minuti
- 5 min: risultatiIl primo valore e cosa è successo dopo, con i numeri.
- 10 min: punti apertiCosa non è ancora fatto, con un responsabile e una data.
- 5 min: opinioniFai le domande qui sotto e scrivi le risposte.
- 5 min: prossimi passiQui entrano le richieste fuori ambito, con un preventivo a parte.
- 5 min: passaggio all’assistenzaPresenta l’assistenza continuativa e come contattarla.
Fai queste domande
- Cosa ha funzionato meglio finora?
- Cosa è stato più difficile del dovuto?
- Cosa vuoi che venga fatto nei prossimi 60 giorni?
- Se lo misuri: da 0 a 10, quanto è probabile che ci consiglieresti a un amico o a un collega?
Riepilogo della verificaOggetto: progetto: riepilogo della verifica a 30 giorni
Ciao nome, grazie per oggi.
Risultati: primo valore, altri risultati.
Punti aperti: voce, responsabile nome, entro il data.
Prossimi 60 giorni: obiettivo.
Dal data, per le domande il tuo riferimento è collega dell’assistenza: canale di assistenza, orari. Resto in copia finché punto aperto non sarà chiuso.
RicercaI ricercatori descrivono la salute del cliente come una combinazione di qualità della relazione, uso del prodotto e valore che il cliente ottiene3. Chiedi di tutti e tre e scrivi le risposte nelle note della trattativa.
8. Passaggio all’assistenza continuativa: la nota e la presentazione
L’onboarding si chiude con un passaggio esplicito, non sparendo piano piano: una nota per l’assistenza, una presentazione per il cliente e il responsabile dell’onboarding a disposizione finché i punti aperti non sono chiusi.
Nota di passaggio all’assistenza
| Campo | Cosa scrivere |
|---|---|
| Cliente e contatti | azienda, referente operativo nome, decisore nome, fatturazione nome |
| Cosa ha acquistato | ambito. Non incluso: voci |
| Primo valore | traguardo, confermato da nome il data |
| Configurazione fatta | sistemi, accessi, integrazioni, dove sono salvate le credenziali |
| Punti aperti | voce, responsabile nome, entro il data |
| Attenzione a | rischi noti, temi delicati, come preferisce essere contattato |
| Prossime date | Rinnovo data, prossima revisione data |
Presentazione al clienteCiao nome, da oggi il tuo riferimento per domande e modifiche è collega dell’assistenza. Ha tutta la cronologia, quindi non dovrai rispiegare nulla. Puoi raggiungere l’assistenza su canale di assistenza, orari. Resto in questa conversazione finché punto aperto non sarà chiuso, il data.
Prima del passaggio
- Il primo valore è confermato per iscritto.
- Ogni punto aperto ha un responsabile e una data.
- Il cliente ha il contatto e gli orari dell’assistenza.
- Le domande sulla configurazione a cui hai risposto sono nelle tue FAQ o nella knowledge base.
Per piccoli team di vendita e assistenza
Gestisci l’onboarding dalla trattativa, non a memoria.
In CRMsoftware.pro la trattativa vinta conserva il passaggio di consegne in “Notes”, ogni fase è un’attività con un assegnatario e una scadenza, la chiamata di avvio si prenota dal tuo link di “Scheduling” e il tuo agente IA risponde alle domande sulla configurazione con la “Knowledge Base”.
- Trattative in “Deals”, “Notes” e “Tasks” con “Checklists” e “Subtasks”
- Link per prenotare l’avvio, preventivi, fatture, firma elettronica, link di pagamento
- Prenotazioni e passaggio a una persona da Launch, 19 $ al mese con fatturazione annuale
Piano Free: 3 utenti, chat IA, senza carta di credito.
Esempio compilato
Un’agenzia di marketing fa l’onboarding di un nuovo cliente in 30 giorni
Bluefin Studio, un’agenzia di marketing fittizia di 6 persone a Denver, ha usato questa checklist onboarding clienti per Ridgeback Electric, un elettricista di Aurora, in Colorado. Jordan ha chiuso la trattativa, Maya ha seguito l’onboarding, Theo ha preso in carico l’assistenza. Il giorno 2, la responsabile dell’ufficio del cliente ha fatto due domande sulla configurazione nella chat del sito di Bluefin, fuori orario.
Scheda del passaggio di consegne, 18 agosto 2026
| Ambito promesso | Google Ads per adeguamento dei quadri elettrici, illuminazione e riparazioni ad Aurora, 1 landing page con modulo di preventivo, tracciamento delle chiamate, report mensile |
| Non incluso | SEO, social media, annunci per colonnine di ricarica |
| Condizioni d’acquisto | 1.200 $ di configurazione, 850 $ al mese dal 1° settembre, minimo 3 mesi; budget pubblicitario di 1.500 $ al mese pagato da Ridgeback direttamente a Google |
| Referenti | Carla Ruiz, titolare, decide; Tara Benson, responsabile dell’ufficio, gestione quotidiana; Dev Patel, contabile, fatturazione |
| Esigenze di configurazione | Accesso amministratore a Google Ads, accesso gestore al Business Profile, credenziali del sito, 5 foto di lavori, elenco dei servizi |
| Obiettivo | Più lavori di adeguamento dei quadri elettrici a metà settimana; primo lead entro il 1° settembre |
| Responsabile dell’avvio | Maya Chen, sostituto Jordan Lee; chiamata di avvio entro il 21 agosto |
Tempistica dalla data di firma
| Giorno | Data | Risultato |
|---|---|---|
| 0 | mar 18 ago | Firmato, passaggio di consegne in “Notes” |
| 1 | mer 19 ago | Benvenuto inviato, chiamata di avvio prenotata |
| 3 | ven 21 ago | Chiamata di avvio, traguardo concordato |
| 7 | mar 25 ago | Configurazione fatta, foto sollecitate |
| 14 | mar 1 set | Primo valore confermato |
| 30 | gio 17 set | Verifica, passaggio all’assistenza (Theo) |
Cosa finisce nel CRM
| Trattativa | Ridgeback Electric, Google Ads, 3.750 $, “Won” il 18 agosto |
| Note | Scheda del passaggio di consegne, riepilogo della chiamata di avvio, conferma di Carla del 1° settembre |
| Attività | 23 attività per Maya, Jordan e Theo, ognuna con una scadenza e la trattativa collegata |
| Primo valore | Campagna online il 28 agosto, primo lead il 31 agosto alle 10:42, un adeguamento del quadro elettrico |
| Cliente che non risponde | Foto: tentativo 1 il 25 agosto, tentativo 2 il 27 agosto, ricevute lo stesso giorno |
| Giorno 30 | 9 lead tracciati, 4 sopralluoghi; preventivo per le colonnine di ricarica inviato il 18 settembre |
Perché conta
Perché i primi 30 giorni decidono se un cliente resta
La maggior parte dei problemi di onboarding nasce al passaggio di consegne. Le vendite sanno cosa è stato promesso, perché il cliente ha comprato e chi decide. Se tutto resta in una sola casella di posta, la chiamata di avvio diventa una seconda chiamata conoscitiva. Un passaggio di consegne scritto, riletto durante la chiamata di avvio, risolve il problema.
Tieni l’ambito stretto. In uno studio sul campo su 74.871 nuovi contratti di un’azienda di software B2B, aggiungere alla vendita più servizi aggiuntivi ha ridotto la fidelizzazione dei clienti durante l’onboarding, e canali di assistenza più snelli, come la live chat al posto dell’assistenza telefonica, hanno reso il calo più forte. Gli autori indicano la complessità come causa probabile1. Scrivi esattamente cosa è stato venduto e rimanda gli extra a dopo il primo valore.
Poi mostra il valore di proposito. Gartner ha rilevato che circa il 40% dei clienti se ne va anche dopo un’esperienza di assistenza di alta qualità, e che un servizio orientato ad accrescere il valore, per esempio insegnando a usare meglio il prodotto o aiutando i clienti a raggiungere un obiettivo, può portare all’82% la probabilità che un cliente resti2. Un traguardo del primo valore con una data, confermato dal cliente, e una verifica a 30 giorni mettono tutto questo nel tuo calendario.
74.871
nuovi contratti di software B2B nello studio sull’onboarding
82%
probabilità di restare quando l’assistenza punta sul valore, Gartner
Giorno 14
obiettivo per il traguardo del primo valore in questa checklist
Tempistica
Tempistica dell’onboarding clienti: dal giorno 0 al giorno 30
Conta i giorni di calendario dalla data di firma. Se una data cade nel fine settimana, spostala al lunedì. Il foglio di monitoraggio Excel fa entrambe le cose per te.
| Giorno | Cosa succede | Responsabile | Fatto quando | Nell’esempio |
|---|---|---|---|---|
| Giorno 0, firma | Trattativa vinta, scheda del passaggio di consegne scritta, fattura inviata, passaggio di consegne interno | Commerciale | Il responsabile dell’onboarding ha letto la scheda | mar 18 ago |
| Giorno 1 | Messaggio di benvenuto con il link per prenotare la chiamata di avvio e un elenco di cose da preparare | Responsabile dell’onboarding | La chiamata di avvio è prenotata | mer 19 ago |
| Giorno 3 | Chiamata di avvio: rilettura, traguardo del primo valore, responsabili e date | Responsabile dell’onboarding | Riepilogo inviato, verifica a 30 giorni prenotata | ven 21 ago |
| Giorno 7 | Accessi, file, configurazione e formazione; aggiornamento sui progressi | Responsabile dell’onboarding e cliente | Configurazione fatta, o attività aperte con una data | mar 25 ago |
| Giorno 14 | Traguardo del primo valore raggiunto e confermato | Responsabile dell’onboarding | Il cliente l’ha confermato per iscritto | mar 1 set |
| Giorno 30 | Verifica a 30 giorni, poi passaggio all’assistenza continuativa | Responsabile dell’onboarding, poi assistenza | Assistenza presentata, punti aperti con una data | gio 17 set |
| In qualsiasi momento | Il cliente non risponde: 3 tentativi in 7 giorni lavorativi | Responsabile dell’onboarding | Una risposta, oppure il piano in pausa per iscritto | Foto sollecitate il 25 e il 27 ago |
I progetti più grandi richiedono più tempo: nello studio sul software citato sopra, l’onboarding è durato in media 9,57 mesi1. Allunga i giorni, ma mantieni l’ordine, il passaggio di consegne scritto e un primo risultato confermato dal cliente.
Adattala
Modello di checklist onboarding cliente per agenzie, servizi e software
Le otto fasi restano le stesse. Cambiano l’ambito, le esigenze di configurazione e cosa conta come primo valore.
Agenzie
Le esigenze di configurazione sono soprattutto accessi: account pubblicitari, strumenti di analisi, sito, profili social e materiali del brand. Scrivi nell’ambito il numero di giri di revisione. Il primo valore è un lavoro online con un risultato che il cliente può vedere.
Aziende di servizi
Contabilità, IT, pulizie o consulenza: le esigenze di configurazione sono documenti, calendari e dettagli sulle sedi. Il primo valore è il primo servizio erogato, verificato dal cliente: il primo mese chiuso, il primo intervento fatto, il primo report letto.
Aziende di software
Le esigenze di configurazione sono utenti, importazione dei dati e integrazioni. Il primo valore è il team del cliente che svolge un lavoro reale nel prodotto, non gli account creati. Tieni servizi aggiuntivi e integrazioni extra per dopo il primo valore.
Foglio di monitoraggio
Modello di checklist onboarding clienti in Excel
Quattro fogli: Passaggio di consegne per la scheda delle vendite e la data di firma, Checklist con 23 attività, Registro dei solleciti per i clienti che non rispondono, e Riepilogo. Le colonne contrassegnate con Auto si compilano da sole. Il file si apre in Excel, LibreOffice e Fogli Google (File, poi Importa).
| Colonna | Cosa contiene |
|---|---|
| Passaggio di consegne | Ambito, condizioni, referenti, esigenze di configurazione, obiettivo, responsabile dell’avvio e data di firma. |
| Fase, Giorno e Attività | La fase di questa pagina, i giorni dopo la firma (0, 1, 3, 7, 14 o 30) e cosa fare. |
| Scadenza Auto | La data di firma più il giorno, spostata al lunedì se cade nel fine settimana. |
| Responsabile, Stato, Fatto il | Chi se ne occupa, lo stato (Da iniziare, In corso, In attesa del cliente, Fatto o Non necessario) e quando è stata fatta. |
| Avviso Auto | OK, Fatto in ritardo, Scaduto o Aperto, in base a stato, scadenza e data di oggi. |
| Registro dei solleciti Auto | Una riga per ogni cosa che stai aspettando. Le date dei tentativi 1, 2 e 3 e il prossimo passo si compilano da soli. |
| Riepilogo Auto | % completata per fase, attività scadute e fatte in ritardo, giorni al primo valore e Onboarding completato. |
L’esempio è Ridgeback Electric, firmato il 18 agosto 2026: 23 attività, tutte fatte, 2 in ritardo, quindi il 91% è stato fatto in tempo. Il primo valore è stato confermato il 1° settembre, 14 giorni dopo la firma, nei tempi previsti. Onboarding completato mostra Sì.
Come usarla
Come usare questa checklist onboarding clienti
- 1
Compila il passaggio di consegne il giorno 0
Il commerciale compila il foglio Passaggio di consegne prima di passare la trattativa. Inserisci la data di firma: tutte le scadenze dipendono da lì.
- 2
Dai un responsabile a ogni attività
Un responsabile dell’onboarding, un sostituto e un nome su ogni riga. Le attività che deve fare il cliente hanno il cliente come responsabile.
- 3
Invia i messaggi in ordine
Benvenuto il giorno 1, riepilogo il giorno 3, aggiornamento il giorno 7, conferma il giorno 14, riepilogo della verifica il giorno 30, dalla tua casella di posta.
- 4
Tieni d’occhio gli avvisi
Controlla Scaduto e il Registro dei solleciti due volte a settimana. Avvia i passi per il cliente che non risponde appena scade un tentativo.
- 5
Chiudi con il passaggio all’assistenza
Passa il cliente all’assistenza solo quando il primo valore è confermato. Poi guarda le attività fatte in ritardo e correggi la fase che le ha causate.
Impostala in CRMsoftware.pro
- In “CRM”, apri “Deals”, apri la trattativa e contrassegnala come “Won”. Incolla la scheda del passaggio di consegne in “Notes”.
- In “Tasks”, fai clic su “New Task” per ogni fase: “Task title”, “Assignee”, “Deadline” e “Linked deal”. Aggiungi i passi piccoli come “Checklists” e le parti più grandi come “Subtasks”.
- In “Scheduling”, apri “Event Types” e fai clic su “New Event Type”: una chiamata di avvio di 45 minuti. Fai clic su “Copy Link” e incolla il link nell’email di benvenuto.
- Dalla trattativa, invia il contratto per la firma elettronica con un modello da “E-Signatures”. Crea la fattura di configurazione in “Invoices” e fai clic su “Create Payment Link”.
- In “My Bots”, aggiungi le tue guide alla configurazione nella “Knowledge Base” del bot, così l’agente IA risponde alle domande sulla configurazione a qualsiasi ora. Le chat che richiedono una persona arrivano in “Live Support”: “Claim”, rispondi, “Resolve”.
Trattative con 1 pipeline, attività di base e chat IA sono nel piano Free: 3 utenti, senza carta di credito. Prenotazioni con sincronizzazione del calendario, preventivi, fatture, firma elettronica, link di pagamento e passaggio a una persona arrivano con Launch, 19 $ al mese con fatturazione annuale per 8 utenti. L’app non invia le email di onboarding al posto tuo.
Dopo ogni onboarding, 15 minuti
- Durante la chiamata di avvio il cliente ha ripetuto qualcosa che le vendite sapevano già? Aggiungilo alla scheda del passaggio di consegne.
- Quali attività sono state fatte in ritardo, e chi stavano aspettando?
- Quanti giorni al primo valore, ed è stato confermato per iscritto?
- Quali domande sulla configurazione sono arrivate due volte? Aggiungile alla knowledge base.
Domande frequenti
Domande sull’onboarding clienti
Cosa deve includere una checklist onboarding clienti?
Un passaggio di consegne scritto dalle vendite, un messaggio di benvenuto, una chiamata di avvio, le attività di configurazione, un traguardo del primo valore confermato dal cliente, un piano per i clienti che non rispondono, una verifica a 30 giorni e il passaggio all’assistenza. Ogni fase ha bisogno di un responsabile e di una data calcolata dalla data di firma.
Cos’è il passaggio di consegne dalle vendite all’onboarding?
È il momento in cui le vendite affidano un nuovo cliente alla persona che si occupa della sua configurazione. Un buon passaggio di consegne è scritto: ambito promesso e cosa non è incluso, condizioni d’acquisto, referenti (decisore, referente operativo, referente per la fatturazione), esigenze di configurazione, obiettivo e responsabile dell’avvio. Così il cliente non deve ripetersi durante la chiamata di avvio.
Esiste un modello di checklist onboarding clienti in Excel?
Sì. Il foglio di monitoraggio Excel gratuito di questa pagina ha un foglio Passaggio di consegne, una Checklist con responsabile, stato, scadenza calcolata dalla data di firma e avviso per le attività scadute, un Registro dei solleciti per i clienti che non rispondono e un Riepilogo. Il file Word contiene le stesse fasi e gli stessi messaggi.
Quanto deve durare l’onboarding di un cliente?
Se il cliente è una piccola impresa, punta a un primo risultato intorno al giorno 14 e a una verifica al giorno 30. I progetti software complessi richiedono molto di più: in uno studio sui contratti di software B2B, l’onboarding è durato in media 9,57 mesi1. Qualunque sia la durata, dai a ogni fase una data calcolata dalla firma.
Cos’è un traguardo del primo valore?
È il primo risultato che il cliente vede nella sua azienda, per esempio una campagna che porta un lead reale o un team che svolge il suo primo compito reale con un nuovo strumento. Concordalo durante la chiamata di avvio, dagli una data e chiedi al cliente di confermarlo per iscritto.
Cosa fare quando un nuovo cliente smette di rispondere?
Trattalo come un blocco con una scadenza. Dopo 2 giorni lavorativi, invia una breve domanda con due opzioni; dopo 4, chiama; dopo 7, scrivi al decisore spiegando l’impatto e proponendo una scelta. Se ancora non risponde, metti in pausa per iscritto e mantieni la verifica a 30 giorni.
Cosa chiedere nella verifica a 30 giorni con il cliente?
Rivedi i risultati e il primo valore, elenca i punti aperti con responsabili e date, poi chiedi cosa ha funzionato meglio, cosa è stato più difficile del dovuto e cosa vuole fare nei prossimi 60 giorni. Chiudi presentando l’assistenza continuativa e come contattarla.
Questa checklist copre l’onboarding KYC o quello dei dipendenti?
No. L’onboarding KYC riguarda i controlli di identità e di conformità, soprattutto in banche e società di pagamento, mentre l’onboarding dei dipendenti riguarda i nuovi assunti. Questa checklist copre quello che succede dopo che un cliente ha acquistato da un’azienda di servizi, un’agenzia o un’azienda di software.
CRMsoftware.pro può inviare le email di onboarding in automatico?
No. CRMsoftware.pro non invia email di onboarding né sequenze automatiche. Invia i messaggi di questa pagina dalla tua casella di posta e segui ogni fase come un’attività con un assegnatario, una scadenza e la trattativa collegata.
Come gestisco l’onboarding clienti in CRMsoftware.pro?
Contrassegna la trattativa come “Won”, incolla il passaggio di consegne in “Notes”, crea per ogni fase attività con “Checklists” e “Subtasks” e condividi un link di prenotazione di “Scheduling” per la chiamata di avvio (le prenotazioni con sincronizzazione del calendario arrivano con Launch). Il tuo agente IA risponde alle domande sulla configurazione con la “Knowledge Base” e passa il resto al tuo team in “Live Support”.
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Fonti
- Studio sul campo su 74.871 nuovi contratti di software B2B, Journal of the Academy of Marketing Science, 2025, accesso libero: Unintended consequences of selling B2B digital subscription add-ons for customer onboarding
- Ricerca di Gartner sulla fedeltà dei clienti e sui servizi che accrescono il valore, 19 agosto 2020: Gartner Reveals Two Actions Customer Service Leaders Must Prioritize to Increase Customer Loyalty and Mitigate Disloyalty
- Studio sulla gestione del customer success, International Journal of Research in Marketing, 2023: Customer success management, customer health, and retention in B2B industries
- Piani, prezzi e funzioni, verificati l’8 ottobre 2026: Prezzi di CRMsoftware.pro
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