Письмо-напоминание, если клиент не отвечает: 8 шаблонов и правило остановки
Готовые шаблоны на случай, когда нужно письмо-напоминание, если клиент не отвечает: 8 ситуаций с клиентами и потенциальными клиентами, от первого запроса до решённого обращения в поддержку. У каждого шаблона есть график напоминаний, одна чёткая просьба и правило остановки. Файл Word и журнал напоминаний Excel в комплекте.
Автор Anatolii Ulitovskyi 
Факты проверил RH Fardin Обновлено 1. Письмо-напоминание, если клиент не отвечает после первого ответа
Начните отсюдаПодходит, когда человек спросил о вашей услуге, вы ответили, а дальше тишина. Первый ответ отправьте в течение 1 рабочего часа. В исследовании 1,25 млн лидов компании, которые пытались связаться с лидом в течение часа, квалифицировали его почти в 7 раз чаще, чем те, кто делал это часом позже1.
Напоминание 1, темаRe: ваш вопрос о услуге
Напоминание 1, 2-й рабочий деньЗдравствуйте, имя!
Дополню свой ответ от даты: одна новая полезная деталь, например ближайшая дата начала работ или что чаще всего выбирают клиенты в похожей ситуации.
Хотите, я один следующий шаг, например запишу вас на бесплатный выезд в четверг? Мне достаточно ответа «да» или «нет».
Ваше имя, компания
телефон
Напоминание 2, темаВаш запрос ещё актуален, имя?
Напоминание 2, 5-й рабочий деньЗдравствуйте, имя!
Не хочу засыпать вас письмами, поэтому спрошу коротко: вам всё ещё нужна помощь с услугой?
Ответьте «да», и я следующий шаг до даты.
Ответьте «нет», и я закрою ваш запрос. Мне поможет любой ответ.
Ваше имя, компания
Почему ждать 2 рабочих дняВ большом исследовании электронной переписки более 90% ответов пришли в течение суток после письма2. После двух дней тишины напоминание с чем-то новым вполне уместно. А «просто напоминаю о себе» — нет.
2. После сметы: смените подход, затем спросите, актуальна ли смета
Когда использовать
- Вы отправили цену за работу, которую клиент сам запросил, и прошло 3 рабочих дня без ответа.
- Для крупного предложения со встречей, на которой принимают решение, используйте цепочку из 5 писем-напоминаний в продажах.
Напоминание 1, темаВаша смета на работу: вопрос, который задают чаще всего
Напоминание 1, 3-й рабочий деньЗдравствуйте, имя!
По такой смете, как ваша, клиенты чаще всего спрашивают об одном: частый вопрос, например нужно ли менять старые воздуховоды. Для вашего дома ответ такой: короткий ответ.
Ваша смета на сумму действительна до даты. Хотите что-нибудь в ней изменить?
Ваше имя, компания
Напоминание 2, темаСмета ещё актуальна или закрываем?
Напоминание 2, 7-й рабочий деньЗдравствуйте, имя!
Смета на работу для вас ещё актуальна? Достаточно ответить одним словом:
Актуально: я позвоню вам дата, чтобы согласовать дату начала работ.
Позже: напишите месяц, и я свяжусь с вами тогда.
Закрыть: без проблем, спасибо, что обратились к нам.
Ваше имя, компания
НикогдаНе снижайте цену только ради того, чтобы получить ответ. Если дело в цене, клиент так и скажет, как только ему станет легко отказаться.
3. Письмо после встречи: итоги и одна просьба
Отправьте его в тот же день, пока вы оба помните детали. В отличие от итогов по коммерческому предложению, цены здесь ещё нет: только то, что вы услышали, что будет дальше, и одна вещь, которая нужна от клиента.
ТемаСпасибо за разговор: следующий шаг по проекту
Письмо, день 0Здравствуйте, имя!
Спасибо, что нашли сегодня время. Коротко подведу итоги:
- главная проблема клиента, его словами
- что важнее всего, например тихая работа системы или бюджет
- сроки, например до первых холодов
Следующий шаг: я что вы сделаете до даты. Для этого мне нужно от вас только одно: что именно, например фото электрощита.
Всё верно? Если нет, просто ответьте и поправьте меня.
Ваше имя, компания
Напоминание 1, 2-й рабочий деньЗдравствуйте, имя!
Короткое напоминание после встречи или звонка в день. Сможете прислать то, что нужно? С этим я смогу следующий шаг до даты.
Если ваши планы изменились, достаточно ответить одной строкой.
Ваше имя
СоветНазовите следующий шаг, кто за него отвечает и к какой дате. На письмо с итогами, которое заканчивается фразой «дайте знать», читателю нечего ответить.
4. После пропущенного звонка: перезвоните, оставьте сообщение, напишите
В течение 1 рабочего часа
- ПерезвонитеНа номер, с которого вам звонили.
- Оставьте сообщение на автоответчикеКто вы, почему звоните и как с вами связаться. Не дольше 20 секунд.
- Напишите один разПо email, если у вас есть адрес. По SMS или в WhatsApp — только если человек согласился получать от вас сообщения там.
Сообщение на автоответчикЗдравствуйте, это ваше имя из компании. Перезваниваю: вы звонили нам сегодня в время. Извините, что не смогли ответить. Перезвоните мне по номеру телефон до времени или ответьте на письмо, которое я сейчас отправлю. Спасибо.
Письмо, темаИзвините, что пропустили ваш звонок, имя
Письмо, день 0Здравствуйте, имя!
Вы звонили в компанию сегодня в время, и, к сожалению, мы не смогли ответить. Мы перезвонили вам в время.
Чем мы можем помочь? Ответьте одной строкой или напишите, когда вам удобно поговорить, и я свяжусь с вами сегодня же.
Ваше имя, компания
телефон, часы работы
СогласиеПропущенный звонок — это не согласие на сообщения. Бизнес-правила WhatsApp разрешают писать только тем, кто сам дал вам номер и согласился получать от вас сообщения, и требуют выполнять каждую просьбу больше не писать3.
5. Ждёте ответа клиента: точно назовите, чего не хватает
Подходит, когда вы не можете двигаться дальше, пока клиент что-то не пришлёт: фото, номер модели, подписанную форму, замеры или дату, когда можно попасть на объект. Вежливое письмо-напоминание точно называет, чего не хватает, зачем это нужно и что произойдёт, когда вы это получите.
ТемаДля работы не хватает одного: что именно
Напоминание 1, 3-й рабочий деньЗдравствуйте, имя!
Чтобы следующий шаг, например подтвердить цену нового оборудования, мне ещё нужно:
1. что именно, например фото таблички на вашем котле
2. второе, если есть
Как прислать: просто ответьте на это письмо и приложите что нужно. Как только получу, я следующий шаг в течение 1 рабочего дня.
С нашей стороны спешки нет: ваша смета или бронь сохраняется за вами до даты.
Ваше имя, компания
Напоминание 2, 7-й рабочий деньЗдравствуйте, имя! Мы по-прежнему держим для вас место в графике под работу. Если что нужно сложно найти, могу вариант проще, например сделать фото во время выезда. Так будет удобнее? Ваше имя
НикогдаНе угрожайте отменой. Держите запрос открытым, а в день финального письма закройте его и оставьте простой способ вернуться.
6. После обращения в поддержку: проверка, подтверждение, способ вернуться
Только сервисное сообщениеПеред отправкой
- Проверьте решение сами: протестируйте, посмотрите на результат или попросите мастера подтвердить его на месте.
- Знайте, как возобновить обращение: ответом на это письмо или звонком с номером обращения.
ТемаИсправлено: проблема. Подтвердите, пожалуйста, обращение № номер обращения
Письмо, день 0Здравствуйте, имя!
Мы устранили проблему. Что мы сделали: что изменили, одной строкой. Как мы проверили: например, после ремонта система 30 минут проработала без сбоев.
Подтвердите, пожалуйста, что у вас всё работает. Достаточно одного слова: «исправлено» или «пока нет».
Если проблема вернётся, ответьте на это письмо или позвоните по номеру телефон и назовите номер обращения номер обращения. Обращение снова откроется у того же специалиста, и вам не придётся объяснять всё заново.
Можно прислать вам один короткий вопрос о том, как мы справились? Если вы не против, ответьте «да». Если нет, мы не будем спрашивать.
Ваше имя, компания
Напоминание 1, 2-й рабочий деньЗдравствуйте, имя!
Хочу убедиться: проблема больше не беспокоит? Если всё в порядке, ничего делать не нужно. Если нет, ответьте «пока нет», и я позвоню вам сегодня.
Я закрою обращение дата. Ответ на это письмо в любой момент откроет его снова.
Ваше имя, обращение № номер обращения
Если никто не ответил, закройте обращение на 5-й рабочий день. Так же работают системы поддержки: в Zendesk решённый тикет по умолчанию закрывается через 4 дня после решения, а ответ клиента до этого момента открывает его снова4.
Почему без предложенийБританский регулятор по защите данных считает, что сервисное сообщение, которое заодно рекламирует ваши услуги, — это прямой маркетинг5. Сначала спросите, можно ли попросить отзыв, и отправляйте опрос только тем, кто ответил «да».
7. Если клиент не пришёл: без упрёков, два новых времени, одно напоминание
Клиент пропустил выезд, звонок или видеовстречу. Подождите 15 минут, позвоните один раз, а затем в течение часа отправьте это письмо. Исходите из того, что у человека что-то случилось.
ТемаЖаль, что сегодня не получилось встретиться, имя
Письмо, день 0Здравствуйте, имя!
Мы ждали вас сегодня в время на встречу с именем сотрудника, но не смогли с вами связаться. Надеюсь, у вас всё в порядке.
Подойдёт ли вам одно из этих времён?
- день в время
- день в время
Или выберите удобное время здесь: ссылка на онлайн-запись.
Если вопрос с услугой больше не актуален, ответьте «отмена», и я отменю визит. Ничего страшного.
Ваше имя, компания
Напоминание 1, 2-й рабочий деньЗдравствуйте, имя! Я ещё могу держать для вас день в время до времени завтра. Записать вас? Достаточно ответить «да» или «нет». Ваше имя
НикогдаНе берите плату за неявку, о которой не предупредили при записи, и не отправляйте больше одного напоминания.
8. Финальное письмо: последнее напоминание в дружелюбном тоне
Отправляйте всегдаОтправьте его в последний день графика. Это единственное напоминание, в котором вы говорите, что больше не будете писать, и на него легко дать любой ответ, даже «нет».
ТемаЗакрываю ваш запрос на услугу
ИлиПока закрыть этот вопрос, имя?
ПисьмоЗдравствуйте, имя!
Ответа по запросу пока нет, поэтому дата я закрою его у себя и больше не буду писать.
Если вам всё ещё нужна помощь с услугой, ответьте на это письмо или позвоните по номеру телефон, и мы продолжим с того места, где остановились. Если вы уже нашли то, что нужно, — отлично.
Спасибо, что обратились в компанию.
Ваше имя
Версия для обращения в поддержкуЗдравствуйте, имя! Ответа пока нет, поэтому сегодня я закрываю обращение № номер обращения. Если проблема вернётся, ответьте на это письмо, и обращение снова откроется у меня. Спасибо. Ваше имя
После отправкиНет ответа 3 рабочих дня: закройте запись как «Нет ответа, закрыто» и не добавляйте человека в рассылку. Если кто-то просит больше не писать, остановитесь сразу: FTC требует выполнять отказ от коммерческих писем в течение 10 рабочих дней, и исключения для писем между компаниями нет6.
Для небольших команд продаж и поддержки
Дайте каждому напоминанию ответственного и дату.
В CRMsoftware.pro каждое следующее касание — это задача с исполнителем и дедлайном, а в «Мои задачи» видно, что нужно сделать сегодня и что просрочено. Письма вы отправляете из своего почтового ящика. Если клиент возвращается в чат на сайте, ему отвечает AI-агент.
- Задачи с полями «Исполнитель», «Дедлайн» и «Связанная сделка»; «Заметки» в каждом контакте
- AI-чат 24/7, который ответит, когда молчавший клиент вернётся
- Бесплатно для 3 пользователей. Передача человеку с тарифа Launch, 19 $ в месяц при оплате за год; сохранённые ответы на Growth, 49 $
Бесплатный тариф: 3 пользователя, AI-чат и базовые задачи, без кредитной карты.
Заполненный пример
Молчание после сметы и ответ в чате на сайте
Harrowgate Heating & Air, вымышленная компания по отоплению и кондиционированию, отправляет смету на тепловой насос и не получает ответа. В этом примере письма-напоминания, если клиент не отвечает, ответ на напоминание 2 приходит в тот же вечер в чат на сайте, где первым отвечает AI-агент.
Запись в журнале: Дана Уитфилд
| Ситуация | После сметы: тепловой насос, 9 850 $, действует 30 дней |
| День 0 | Пт, 18 сент., смета по email |
| Напоминание 1 | Ср, 23 сент., 3-й рабочий день: вопрос о воздуховодах. Ответа нет |
| Напоминание 2 | Вт, 29 сент., 7-й рабочий день: «Актуально», «Позже» или «Закрыть»? |
| Ответ | Вт, 29 сент., 21:12, в чате на сайте, после напоминания 2 |
| Финальное письмо | Запланировано на вт, 6 окт., не понадобилось |
| Ответственный, другой канал разрешён | Нора; телефон: да, согласие дано в чате |
| Итог | Двигаемся дальше: установка во вт, 27 окт. |
Задачи в CRMsoftware.pro
| Дедлайн | Задача | Результат |
|---|---|---|
| Ср, 23 сент. | Напоминание 1: Дана Уитфилд, смета | Отправлено, ответа нет |
| Вт, 29 сент. | Напоминание 2: Дана Уитфилд, смета | Отправлено, ответ в тот же вечер |
| Ср, 30 сент. | Ответить Дане: дата установки | Назначено на 27 окт. |
| Чт, 1 окт. | Проверить предоплату: Дана Уитфилд | Оплачено 30 сент. |
Те же недели в журнале напоминаний
| Ситуация | Контакт | Результат |
|---|---|---|
| Пропущенный звонок | Рэймонд Ортис | Перезвонили через 40 минут, выезд назначен |
| Ожидание информации | Хелен Брукс | Фото пришло после напоминания 1 |
| Решённое обращение | София Рейес | «Исправлено» в день 0, опрос: да |
| Неявка | Алан Прайс | Нет ответа после 2 писем, закрыто |
Зачем напоминать
Почему молчание обычно не означает «нет»
Ответы приходят быстро или теряются. В исследовании 2 млн пользователей Yahoo Mail, которые регулярно переписывались друг с другом, более 90% ответов пришли в течение суток после письма, а половина — в течение 47 минут. Это же исследование показало, что люди, которые получают больше писем, отвечают на меньшую их долю2. Два рабочих дня тишины обычно означают, что ваше письмо опустилось вниз во входящих, а не что ответ — «нет».
Важнее всего первый ответ. В проверке 2241 компании из США, которые получили тестовый запрос через свой сайт, 37% ответили в течение часа, 24% потратили больше 24 часов, а 23% не ответили вовсе. В отдельном исследовании 1,25 млн лидов компании, которые пытались связаться с лидом в течение часа, квалифицировали его почти в 7 раз чаще, чем те, кто делал это часом позже1. Это данные 2011 года, поэтому воспринимайте их как ориентир.
У напоминаний тоже есть пределы: одна задача и один вопрос в письме, не больше трёх напоминаний, а любой ответ, даже «нет», останавливает график.
90%+
ответов на письма пришли в течение суток
23%
из 2241 компании в США так и не ответили на запрос с сайта
3
напоминания максимум, затем вы закрываете вопрос
График напоминаний
Когда отправлять второе письмо-напоминание, если ответа нет
Считайте рабочие дни от дня 0 — первого сообщения, оставшегося без ответа. В большинстве ситуаций нужны два напоминания и финальное письмо; после пропущенного звонка, решённого обращения и неявки — одно напоминание.
| Ситуация | День 0: первое сообщение | Напоминания | Финальное письмо | Остановить или сменить, если |
|---|---|---|---|---|
| Запрос, клиент молчит | Ваш ответ, в течение 1 рабочего часа | 2-й и 5-й рабочие дни | 10-й рабочий день | Любой ответ, назначенный выезд или отказ |
| После сметы | Смета по email | 3-й и 7-й рабочие дни | 12-й рабочий день | Любой ответ. Для крупного предложения — цепочка из 5 писем в продажах |
| После встречи или звонка | Итоги, в тот же день | 2-й и 5-й рабочие дни | 10-й рабочий день | Клиент прислал нужное или подтвердил следующий шаг |
| Пропущенный звонок | Перезвон, сообщение на автоответчик и письмо в течение 1 рабочего часа | Второй звонок на 1-й рабочий день | 3-й рабочий день | Клиент перезвонил или написал. SMS или WhatsApp — только с согласия |
| Ожидание информации | Точный список того, чего не хватает | 3-й и 7-й рабочие дни | 12-й рабочий день, до него запрос открыт | Нужное пришло |
| Решённое обращение | Решение проверено, просьба подтвердить | 2-й рабочий день | 5-й рабочий день: обращение закрыто, ответ открывает его снова | «Исправлено» или «пока нет» |
| Неявка | Два новых времени, в течение 1 часа | 2-й рабочий день | 5-й рабочий день | Клиент перезаписался или отменил визит |
Правило остановки: остановитесь при первом ответе любого рода, сразу — если человек говорит «нет» или просит больше не писать, и после финального письма. Если через 3 рабочих дня ответа нет, закройте запись как «Нет ответа, закрыто». Автоответ об отсутствии — это не ответ: перенесите следующую дату на день после возвращения человека.
Правила
Шесть правил вежливого письма-напоминания, на которое отвечают
Они подходят для любого письма-напоминания клиенту, в продажах и в поддержке. Договоритесь о них один раз, для всей команды.
Одна чёткая просьба в письме
Один вопрос, на который можно ответить в несколько слов: «да» или «нет», одно из двух времён, одна недостающая вещь. Если просьб две, люди отвечают на ту, что проще.
ПросьбаВам удобнее выезд во вторник в 10:00 или в четверг в 14:00?
Пусть «нет» будет легко сказать
Предложите «нет» как нормальный ответ и скажите, что будет дальше. Чёткое «нет» завершает график и освобождает ваше время.
ФразаЕсли сейчас неподходящее время, просто ответьте «не сейчас», и я закрою ваш запрос.
Меняйте подход, а не громкость
Никаких «просто напоминаю о себе». Каждое напоминание добавляет что-то одно новое: ответ на частый вопрос, новую дату, более простой вариант или фото похожей работы.
Меняйте канал только с согласия
Продолжайте там, где начался разговор. Звоните, пишите SMS или в WhatsApp, только если человек дал вам номер именно для этого и согласился. Правила WhatsApp требуют согласия на сообщения и выполнения каждой просьбы больше не писать3.
Остановитесь при первом ответе
Любой ответ останавливает график, даже «не сейчас». Просьба больше не писать сразу прекращает все напоминания. В США отказ от коммерческих писем нужно выполнить в течение 10 рабочих дней6.
Один ответственный, одна дата
У каждого открытого напоминания один ответственный и одна дата следующего касания, в CRM или в журнале. Без даты именно второе напоминание так и не уходит.
Эта страница не является юридической консультацией. Правила для писем, звонков и сообщений различаются по странам, поэтому сверяйтесь с официальными правилами там, где живут ваши клиенты.
Журнал Excel
Что есть в журнале напоминаний Excel
Три листа: «Журнал напоминаний» с заполненным примером и ещё 11 строками-образцами, «Итоги» и «График напоминаний» с рабочими днями для каждой ситуации, вашими ответственными и выпадающими списками. Столбцы с отметкой «Авто» заполняются сами.
| Столбец | Что делает |
|---|---|
| Контакт, ситуация, ответственный | Одна строка на каждого, кто замолчал. Ситуация и ответственный выбираются из списков. |
| Другой канал разрешён | «Да», только если человек согласился на звонок или сообщение в WhatsApp по этому вопросу. |
| День 0, даты отправки, дата ответа | Первое сообщение, оставшееся без ответа, день отправки каждого напоминания и день, когда клиент ответил. |
| Сроки напоминания 1, напоминания 2 и финального письма Авто | День 0 плюс рабочие дни с листа «График напоминаний». Срок напоминания 2 остаётся пустым, если в графике его нет. |
| Ответ после Авто | «Первое сообщение», «Напоминание 1», «Напоминание 2» или «Финальное письмо». |
| Итог | «Двигаемся дальше», «Не сейчас», «Отказ», «Исправлено, подтверждено», «Возобновлено» или «Нет ответа, закрыто». |
| Следующее касание, дата следующего касания Авто | Какое сообщение отправить следующим и его срок. |
| Статус Авто | «Ожидание», «Срок сегодня», «Просрочено», «Есть ответ» (запишите итог), «Закрыть сейчас» (через 3 рабочих дня после финального письма) или «Закрыто». |
В образце ответили 6 из 12 человек: 2 — на первое сообщение, 2 — на напоминание 1, 1 — на напоминание 2 и 1 — на финальное письмо. В будний день 1 напоминание нужно отправить сегодня, 1 просрочено, и 1 запись пора закрыть по правилу остановки. На листе «Итоги» также есть разбивка по итогам, доля ответов по ситуациям и открытая работа каждого ответственного. Файл работает в Excel, LibreOffice и Google Таблицах.
Как пользоваться
Как пользоваться этим набором шаблонов follow-up писем
- 1
Выберите ситуацию
Откройте вкладку для того, что произошло, и заполните скобки.
- 2
Запишите день 0
Одна строка в журнале Excel или одна задача в CRM. Сроки следуют графику.
- 3
Одно касание за раз
В день срока отправьте следующее письмо с новым подходом и одной просьбой.
- 4
Остановитесь при первом ответе
Запишите дату ответа и итог. «Нет» или просьба больше не писать завершают всё сразу.
- 5
Закройте вопрос
Отправьте финальное письмо, а через 3 рабочих дня закройте запись.
Настройка в CRMsoftware.pro
- Откройте «Задачи» в меню слева и нажмите «Новая задача». Заполните «Название задачи», например «Напоминание 1: Дана Уитфилд, смета», выберите сотрудника в поле «Исполнитель», укажите в поле «Дедлайн» дату следующего касания, а для продажи выберите сделку в поле «Связанная сделка».
- Запишите день 0, что вы отправили, и согласие на звонки или сообщения в поле «Заметки» контакта, лида или сделки.
- Каждое утро открывайте «Мои задачи» и первым делом разбирайте «На сегодня» и «Просроченные». Отправьте письмо из своего почтового ящика, запишите результат в поле «Сводка статуса», нажмите «Отметить выполненной» и создайте следующую задачу.
- На тарифе Growth сохраните версии для чата как сохранённые ответы: «Настройки» > «Сохраненные ответы» > «Новый ответ», затем заполните «Ярлык» (например, /noshow), «Заголовок» и «Текст ответа». Чтобы вставить ответ, введите ярлык в поле ответа в чате.
- Когда молчавший клиент возвращается в чат на сайте, AI-агент отвечает по данным из поля «База знаний». В «Мои боты» на вкладке «Основы» добавьте в поле «Инструкции», кто отвечает за напоминания по сметам и к какому сроку. На тарифе Launch чаты, которым нужен человек, ждут в разделе «Онлайн-поддержка» со статусом «Ожидает агента».
CRMsoftware.pro не отправляет напоминания и цепочки писем за вас: каждое письмо вы отправляете из своего почтового ящика, а задачи следят за датами. AI-чат и базовые задачи бесплатны для 3 пользователей. Передача человеку в разделе «Онлайн-поддержка» входит в тариф Launch, 19 $ в месяц при оплате за год; сохранённые ответы — в Growth, 49 $.
Еженедельная проверка напоминаний, 10 минут
- У каждой открытой записи есть один ответственный и одна дата следующего касания.
- «Просрочено»: отправьте сегодня или перенесите дату и запишите причину.
- «Закрыть сейчас»: закройте запись как «Нет ответа, закрыто».
- «Есть ответ», но итог не записан: запишите итог сегодня.
- Самая низкая доля ответов по ситуации: перепишите для неё первое сообщение.
Вопросы и ответы
Вопросы о письмах-напоминаниях
Как написать письмо-напоминание, если клиент не отвечает?
Ответьте в той же ветке, добавьте что-то одно новое, например ответ на частый вопрос или новую дату, и задайте один вопрос, на который можно ответить в несколько слов. Сделайте так, чтобы «нет» было легко ответить. Отправьте не больше двух напоминаний и финальное письмо.
Сколько ждать, прежде чем отправить напоминание?
1 рабочий день после пропущенного звонка, 2 — после запроса, встречи, неявки или решённого обращения и 3 — после сметы или просьбы прислать информацию. В исследовании Yahoo Mail более 90% ответов пришли в течение суток после письма2, поэтому два дня тишины обычно означают, что письмо затерялось.
Что написать во втором письме-напоминании, если ответа нет?
Задайте один вопрос с ответом «да» или «нет» о том, оставлять ли запрос открытым, и скажите, к чему приведёт каждый ответ: «Ответьте „да“, и я позвоню в четверг; ответьте „нет“, и я закрою запрос». Не повторяйте первое письмо и не пишите «просто напоминаю о себе».
Сколько напоминаний — это уже слишком много?
Здесь — не больше трёх после первого сообщения: два напоминания и финальное письмо, а после пропущенного звонка, решённого обращения или неявки — только два. Любой ответ останавливает график; просьба больше не писать завершает его сразу.
Есть образец вежливого письма-напоминания?
Вот напоминание 1 из заполненного примера: «По такой смете, как ваша, чаще всего спрашивают об одном: нужно ли менять воздуховоды? Ваши прошли проверку Бена, так что они остаются. Хотите что-нибудь изменить в смете?» Оно короткое, добавляет что-то новое и задаёт один вопрос.
Что должно быть в письме после встречи?
Благодарность, то, что вы услышали, в двух-трёх строках, следующий шаг с датой и одна вещь, которая нужна от клиента. Отправьте его в тот же день. Во вкладке 3 — пример письма после встречи, который можно скопировать.
Как написать клиенту после того, как обращение решено?
Сами проверьте решение, попросите клиента подтвердить его одним словом («исправлено» или «пока нет»), расскажите, как возобновить обращение, и спросите разрешения, прежде чем отправлять опрос. Напомните один раз на 2-й рабочий день и закройте обращение на 5-й; ответ открывает его снова.
Можно напомнить о себе по телефону или в WhatsApp, а не по почте?
Да, если человек дал вам номер именно для этого и согласился получать от вас сообщения там. Бизнес-правила WhatsApp требуют согласия на сообщения и выполнения каждой просьбы больше не писать3. Без согласия оставайтесь в канале, который выбрал клиент.
Может ли CRMsoftware.pro отправлять напоминания автоматически?
Нет. Автоматических цепочек напоминаний нет: каждое письмо вы отправляете из своего почтового ящика. CRMsoftware.pro следит за сроками: каждое следующее касание — это задача с исполнителем и дедлайном, а в «Мои задачи» видны «На сегодня» и «Просроченные». Если клиент возвращается в чат на сайте, ему отвечает AI-агент.
Похожие шаблоны
Бесплатные инструменты
Источники
- Исследование скорости ответа на лиды и проверка 2241 компании в США, март 2011: James B. Oldroyd, Kristina McElheran and David Elkington, The Short Life of Online Sales Leads, Harvard Business Review
- Время ответа и перегрузка почтой, исследование Yahoo Mail, конференция WWW 2015: Farshad Kooti, Luca Maria Aiello, Mihajlo Grbovic, Kristina Lerman and Amin Mantrach, Evolution of Conversations in the Age of Email Overload
- Согласие на сообщения и просьбы больше не писать, последнее обновление 23 сентября 2026: WhatsApp Business Messaging Policy
- Решённые и снова открытые тикеты, документация поставщика системы поддержки, проверено 12 октября 2026: Zendesk, About the ticket lifecycle and ticket statuses
- Сервисные сообщения и прямой маркетинг, руководство британского регулятора, проверено 12 октября 2026: Information Commissioner's Office, Identify direct marketing
- Правила США для коммерческих писем, включая отказ от рассылки: Federal Trade Commission, CAN-SPAM Act: A Compliance Guide for Business
- Тарифы и цены: Цены CRMsoftware.pro
Не теряйте молчащих клиентов из-за забытого напоминания.
Начните бесплатно с 3 пользователями, AI-чатом и базовыми задачами. Launch, 19 $ в месяц при оплате за год на 8 пользователей, добавляет передачу человеку и единые входящие. Growth, 49 $ в месяц при оплате за год на 20 пользователей, добавляет сохранённые ответы.