Скрипт обработки заявок на бронирование для отелей, площадок, туров и чартеров
Скрипт обработки заявок на бронирование для чата, WhatsApp и телефона с обязательными вопросами для проживания в отеле, площадки для мероприятия, тура и чартера яхты. В нём есть ответы на случай, когда даты заняты, данных не хватает или гость переходит на другой язык. Ваш AI собирает заявку, а наличие мест и цену подтверждает человек. Бесплатные файлы Word и Excel.
Автор Anatolii Ulitovskyi 
Факты проверил RH Fardin Обновлено 1. Проживание в отеле: номера для гостей, пар и семей
Для одного гостя, пары или семьи, до 4 номеров. Задавайте один вопрос в сообщении и пропускайте то, что гость уже сказал.
Обязательные поля, в этом порядке
- Даты заезда и выезда
- Взрослые и дети, с возрастом
- Количество номеров и тип номера
- Бюджет за ночь, диапазоном
- Особые пожелания
- Имя и email или телефон
1.1Даты и ночи
ЗачемЦены и наличие мест меняются от ночи к ночи.
Если говорят «как-нибудь в мае»Предложите два варианта, например с пятницы, 7 мая, по воскресенье, 9 мая или с пятницы, 14 мая, по воскресенье, 16 мая.
СпроситеНа какие даты вы планируете заезд и выезд?
1.2Взрослые, дети и возраст
ЗачемОт возраста зависят кровати, а часто и цена.
Если говорят «мы семьёй»Попросите цифры, а не описание.
СпроситеСколько будет взрослых и сколько детей? Сколько лет детям?
1.3Номера и тип номера
ЗачемВариант выбирает гость. Подтверждает его человек.
Если спрашивают, что у вас естьНазовите 2 или 3 типа номеров с ценами «от». Никогда не называйте итоговую сумму.
СпроситеВам больше подходит тип номера А или тип номера Б? Цены — от цены за ночь.
1.4Бюджет за ночь
ЗачемНа открытый вопрос о бюджете отвечают немногие, а диапазон выбирает большинство.
Если не хотят говоритьЗапишите «не указан» и продолжайте.
СпроситеВаш бюджет за ночь ближе к до 150 $, 150–250 $ или больше 250 $?
1.5Особые пожелания
ЗачемОдин открытый вопрос выявляет всё важное.
Если просят ранний заездЗапишите это как пожелание. Ответит человек.
СпроситеЕсть ли что-то, что нам стоит знать: доступная среда, детская кроватка, парковка или поздний заезд?
1.6Контактные данные
ЗачемНет контакта — нет предложения.
Если сомневаютсяОбъясните, что предложение придёт по email или по телефону, и дайте выбрать.
СпроситеНа какой email или номер телефона сотруднику лучше отправить вам предложение?
Завершите такСпасибо, имя. Ваша заявка: с даты заезда по дату выезда, взрослых: число, детей: число, тип номера, около бюджета за ночь. Это заявка, а не бронирование. Сотрудник проверит наличие мест и отправит предложение до время.
Сводка для передачиЗаявка на проживание для менеджера. Статус: заявка, не подтверждена. Даты: с даты заезда по дату выезда, ночей: число. Гости: взрослых число, детей число (возраст: возраст). Номера: количество × тип номера. Бюджет: диапазон за ночь. Пожелания: пожелания. Не хватает: поля или ничего. Язык: язык. Контакт: email или телефон.
СоветНикогда не пишите, что номер свободен или забронирован. Компания отвечает за то, что её чат-бот говорит клиентам1.
2. Группа или мероприятие: свадьбы, деловые встречи и блоки номеров
Для свадеб, праздников, деловых встреч, корпоративных выездов и проживания от 10 номеров.
Обязательные поля, в этом порядке
- Тип мероприятия, дата и запасная дата
- Гости и номера на ночь, если гости остаются
- Время и формат рассадки
- Еда, напитки и дополнительные услуги
- Бюджет в целом или на человека
- Кто принимает решение и к какому сроку
- Имя, компания и email или телефон
2.1Мероприятие и дата
ЗачемПлощадки продают даты. Запасная дата — второй шанс.
Если дата не определенаСпросите месяц и удобный день недели.
СпроситеЧто вы планируете и на какую дату? Есть ли запасная дата?
2.2Гости и номера
ЗачемОт числа гостей зависит зал. Гости с ночёвкой добавляют блок номеров.
Если говорят «60–80 человек»Запишите оба числа. Команда планирует на большее.
СпроситеСколько гостей вы ожидаете и останется ли кто-то на ночь? Примерно сколько номеров понадобится на ночь?
2.3Время и рассадка
ЗачемДля ужина за столами на 80 человек нужен другой зал, чем для фуршета на 80.
Если не увереныПредложите 2 формата, которые у вас выбирают чаще всего.
СпроситеВо сколько начало и окончание? Вы представляете банкет за столами, фуршет или ряды стульев?
2.4Еда, напитки и дополнительные услуги
ЗачемКейтеринг сильно меняет цену.
Если хотят свой кейтерингЗапишите это. Решает команда по мероприятиям.
СпроситеНужны ли от нас еда и напитки? Понадобится ли что-то ещё, например экран или микрофоны?
2.5Бюджет
ЗачемОдин диапазон — одно предложение вместо трёх.
Если не хотят называтьНазовите свой диапазон первыми: «Такие мероприятия обычно стоят диапазон. Это близко к вашим ожиданиям?»
СпроситеУ вас есть общий бюджет или бюджет на человека? Достаточно примерного диапазона.
2.6Решение и сроки
ЗачемТот, кто пишет, часто не тот, кто подписывает.
Если решает кто-то другойСпросите, отправить ли предложение и ему.
СпроситеКто ещё участвует в решении и до какого числа вам нужно выбрать площадку?
Завершите такСпасибо, имя. Ваша заявка: мероприятие, дата, запасная дата дата, гостей: число, формат, бюджет диапазон. Это заявка, и дата за вами пока не закреплена. Сотрудник, наш менеджер по мероприятиям, пришлёт свободные даты и первое предложение до время. На какой email или номер телефона вам лучше написать?
Предложите осмотрХотите сначала посмотреть площадку? Выберите удобное время с сотрудником здесь: ссылка на запись.
Сводка для передачиЗаявка на мероприятие для менеджера. Статус: заявка, не подтверждена. Мероприятие: тип, дата, запасная дата дата. Гости: число. Номера: количество на ночь, ночей: число. Время и рассадка: время, формат. Еда и доп. услуги: подробности. Бюджет: диапазон. Решает: кто, до даты. Не хватает: поля или ничего. Язык: язык. Контакт: данные.
3. Тур или экскурсия: однодневные туры, морские прогулки и мастер-классы
Для туров, морских прогулок и мастер-классов с фиксированным временем начала. Здесь важны возраст, трансфер и безопасность, а не номера.
Обязательные поля, в этом порядке
- Тур, дата и время начала
- Количество людей и возраст детей
- Трансфер или место встречи
- Групповой или индивидуальный
- Заметки о безопасности
- Имя и мобильный номер на день тура
3.1Тур, дата и время
ЗачемТуры идут по расписанию, и число мест ограничено.
Если говорят «в эти выходные»Повторите полной датой: «Суббота, 10 октября, в 10:00 или в 16:00?»
СпроситеКакой тур вас интересует и на какую дату? Мы стартуем в время.
3.2Люди и возраст
ЗачемУ многих экскурсий есть минимальный возраст или детская цена.
Если ребёнок младше вашего лимитаСкажите об этом и предложите тур для всех возрастов: другой тур.
СпроситеСколько человек поедет и сколько лет детям, если они есть?
3.3Трансфер или место встречи
ЗачемБез этого гид звонит утром в день тура, и старт задерживается.
Если гость ещё не знает свой отельНазовите место встречи и попросите прислать название отеля позже.
СпроситеОткуда вас забрать? Можно также встретиться с нами у место встречи.
3.4Групповой или индивидуальный
ЗачемДля туров это и есть вопрос о бюджете.
Если спрашивают ценуНазовите цену группового тура на человека. Индивидуальные туры рассчитывает команда.
СпроситеХотите присоединиться к группе или нужен индивидуальный тур только для вашей компании?
3.5Заметки о безопасности
ЗачемОграничения подвижности, аллергии или неумение плавать меняют то, какой тур безопасен.
Если упоминают проблему со здоровьемНе давайте советов. Запишите, а решение примет менеджер.
СпроситеЧто нужно знать гиду: ограничения подвижности, аллергии или то, что кто-то не умеет плавать?
3.6Мобильный номер
ЗачемВ день тура планы меняются быстро.
Если дают только emailПопросите ещё раз, затем примите email.
СпроситеПо какому мобильному номеру гид сможет связаться с вами во время тура? Можно WhatsApp.
Завершите такСпасибо, имя. Ваша заявка: тур, дата, время, взрослых: число, детей: число (возраст: возраст), трансфер от места. Это заявка, а не подтверждённое место. Сотрудник подтвердит места и цену до время.
Тур сегодня или завтраЕсли тур уже так скоро, позвоните, пожалуйста, по номеру телефон. Вашу заявку я тоже передаю сотруднику.
Сводка для передачиЗаявка на тур для менеджера. Статус: заявка, не подтверждена. Срочно: да или нет. Тур: тур, групповой или индивидуальный, дата, время. Люди: взрослых число, детей число (возраст: возраст). Трансфер: место. Безопасность: заметки или нет. Не хватает: поля или ничего. Язык: язык. Мобильный: номер.
4. Чартер яхты: на день или неделю, с экипажем или без
Для чартеров на день или неделю, с экипажем или без. Для чартера нужны порт, число гостей на борту и то, кто управляет яхтой.
Обязательные поля, в этом порядке
- Даты, на день или с ночёвкой
- Порт отправления и порт прибытия, если в одну сторону
- Гости на борту: взрослые и дети
- С экипажем или без, и сертификат шкипера
- Яхта или тип
- Бюджет на стоимость чартера
- Имя и email или телефон
4.1Даты и тип чартера
ЗачемНедельные чартеры часто идут с субботы по субботу. Дневные чартеры стоят по-другому.
Если хотят неделю покорочеЗапишите это. Решает менеджер по чартерам.
СпроситеКакие даты вы рассматриваете? Это прогулка на день или вы будете ночевать на борту?
4.2Порты
ЗачемПри маршруте в одну сторону яхте нужно вернуться, и это может изменить цену.
Если называют порт, где вы не работаетеПредложите свой ближайший порт: порт.
СпроситеХотите начать и закончить в домашнем порту или завершить маршрут в другом месте?
4.3Гости на борту
ЗачемУ каждой яхты есть сертифицированный лимит гостей, и с ночёвкой он часто ниже.
Если группа больше лимитаНичего не обещайте. Предложите две яхты или дневной чартер, и пусть проверит человек.
СпроситеСколько гостей будет на борту и сколько из них детей?
4.4С экипажем или без
ЗачемБез экипажа гости управляют яхтой сами, поэтому сначала проверяют шкипера.
Если выбирают без экипажаПопросите сертификат и опыт шкипера. Решает менеджер по чартерам.
СпроситеВам нужен чартер с экипажем, со шкипером и командой, или без экипажа, когда яхтой управляет ваша группа?
4.5Яхта или тип
ЗачемДля первого предложения достаточно названия яхты или типа.
Если называют конкретную яхтуЗапишите её с пометкой «или аналог» на случай, если она занята.
СпроситеЕсть ли у вас на примете конкретная яхта или предпочтительный тип: парусная яхта, катамаран или моторная яхта?
4.6Стоимость чартера
ЗачемСтоимость зависит от яхты и сезона, а дополнительные расходы указываются в предложении.
Если бюджет ниже вашей минимальной ценыПредложите яхту поменьше, меньше дней или прогулку на день.
СпроситеНа какой бюджет за чартер вы рассчитываете? Дополнительные расходы, например питание, топливо и портовые сборы, указываются в предложении отдельно.
Завершите такСпасибо, имя. Ваша заявка: яхта или тип, с экипажем или без, с даты начала по дату окончания, из порта, взрослых: число, детей: число, стоимость чартера около бюджета. Это заявка, а не бронирование. Сотрудник проверит, свободна ли яхта, и отправит предложение с ценой и условиями до время.
Сводка для передачиЗаявка на чартер для менеджера. Статус: заявка, не подтверждена. Яхта: яхта или тип, с экипажем или без. Даты: с начало по окончание, ночей: число. Порты: порт отправления — порт прибытия. Гости: взрослых число, детей число (возраст: возраст). Сертификат шкипера: сертификат или не нужен. Стоимость чартера: диапазон. Не хватает: поля или ничего. Язык: язык. Контакт: email или телефон.
СоветКоммерческие яхты длиной 24 метра и более, на которые распространяется Red Ensign Group Yacht Code, берут на борт не более 12 пассажиров2, а тем, кто арендует яхту за рубежом, как правило, нужно подтвердить свою квалификацию3. Укажите лимит каждой яхты в базе знаний.
5. Когда даты, номер, тур или яхта недоступны
Ваш AI не видит наличие мест в реальном времени. Он знает только то, что есть в базе знаний: закрытые сезоны, лимиты гостей и даты, которые вы отметили как занятые. Остальное проверяет человек. Никогда не пишите «скорее всего, свободно».
Что предложить, в этом порядке
- Другие датыБлижайшие свободные даты или на неделю раньше либо позже.
- Другой вариантДругой номер, зал, время тура или яхту примерно за ту же цену.
- Лист ожиданияТолько с датой, до которой вы ответите, и никогда как бронирование.
- РекомендацияПартнёр, которому вы доверяете, если сами помочь не можете.
AI: дата закрыта или занятаНа даты в компании закрыто или всё забронировано. Ближайшие свободные даты: даты. Отправить заявку на эти даты сотруднику?
AI: гостей больше лимитаВариант рассчитан максимум на 12 гостей. Для 14 гостей сотрудник может проверить альтернативу. Добавить это в вашу заявку?
AI: спрашивают, свободно лиЯ не вижу наличие мест в реальном времени, но могу прямо сейчас отправить вашу заявку сотруднику. Сотрудник ответит до время.
Менеджер: две альтернативыСпасибо, что подождали, имя. Вариант на даты недоступен. Могу предложить альтернатива 1 или альтернатива 2. Подготовить предложение по одному из них?
Менеджер: лист ожиданияМы внесли вас в лист ожидания на вариант, даты. Это не бронирование. Если место освободится, я сразу напишу. Если нет, сообщу вам до даты.
Если гость отказывается от всегоСпасибо, что рассматривали нас. Если планы изменятся, напишите нам здесь. Возможно, у партнёра есть места на ваши даты: ссылка.
6. Недостающие данные и смена языка
Гости часто присылают сразу только половину данных. Сохраняйте то, что есть, и спрашивайте только первое недостающее поле.
Когда не хватает данных
- Сохраните то, что естьНикогда не спрашивайте повторно то, что гость уже сообщил.
- Одно поле за разОдно недостающее поле на вопрос. Взрослых и детей можно спросить вместе.
- Уточняйте размытые ответыПревратите «в следующие выходные» в «с пятницы, 16 октября, по воскресенье, 18 октября» и попросите гостя подтвердить.
- Остановитесь после двух попытокЗатем передайте заявку с пометкой «Не хватает: поле» и статусом «Не хватает данных». Пропустить нельзя только контактные данные.
AI: данные есть частичноСпасибо, имя. Записываю: даты, гостей: число. Ещё один вопрос, и сотрудник сможет подготовить ваше предложение: вопрос о недостающем поле
AI: бюджет не названБез проблем. Он ближе к диапазон А, диапазон Б или диапазон В? Если не хотите говорить, оставлю это поле открытым.
AI: всё ещё нет контактаЧтобы передать вашу заявку сотруднику, мне нужен email или номер телефона. Что вам удобнее?
Когда гость меняет язык
- Отвечайте на языке последнего сообщения гостя. Если он переходит на другой язык, переходите тоже, не спрашивая.
- Пишите даты с названием месяца: 07/10 в США означает 10 июля, а в большей части Европы — 7 октября.
- Пишите цены с кодом валюты, например 180 USD.
- Сохраняйте имена и адреса точно так, как их написал гость.
- Пишите сводку на языке вашей команды, с пометкой «Язык: язык».
СоветВ опросе 8709 потребителей 76% предпочли покупать, когда информация дана на их родном языке4. С тарифа Growth входящие CRMsoftware.pro автоматически переводят сообщения для менеджера.
7. Заявка или подтверждение: что AI может и не может говорить
Для всех вкладокПодтвердить бронирование может только человек, после проверки наличия мест, цены и условий. До этого AI собирает заявку. Трибунал признал Air Canada ответственной за то, что её чат-бот на сайте сказал клиенту1.
Никогда не говорите и что сказать вместо этого
| Никогда не говорите | Скажите вместо этого |
|---|---|
| Ваш номер забронирован. | Ваша заявка принята. Сотрудник подтвердит наличие мест до время. |
| Да, места есть. | Я не вижу наличие мест в реальном времени. Сотрудник это проверит. |
| Итого 2400 $. | Цены — от цены за ночь. Точная цена будет в предложении. |
| Я закреплю его за вами. | Сотрудник скажет, можно ли закрепить его за вами. |
| Бесплатная отмена, без проблем. | Условия отмены указаны в предложении и на странице условий. |
Вставьте в инструкции AIТы собираешь заявки на бронирование для компании. Ты не видишь наличие мест и не можешь подтверждать бронирования, цены, закрепление за гостем, скидки или возвраты. Никогда не говори, что что-то забронировано, подтверждено, зарезервировано, гарантировано или закреплено за гостем. Называй это заявкой, говори, кто её подтвердит и до какого времени. Называй только цены «от» из базы знаний.
Кто подтверждает и когда
- Менеджер проверяетНаличие мест, цену и условия в вашей системе или календаре.
- Менеджер отправляет предложениеЦена, условия и способ оплаты. Статус: «Предложение отправлено».
- Гость соглашаетсяПредоплата, оплата или подписанный договор, как сказано в ваших условиях.
- Менеджер подтверждаетТолько теперь: «Ваше бронирование подтверждено». Статус: «Подтверждена менеджером».
8. Сводка для передачи: каждая заявка — нужному менеджеру
Сводку менеджер читает первой. По ней он должен проверить наличие мест и отправить предложение, не переспрашивая гостя.
Кто получает какую заявку
| Заявка | Менеджер | Срок ответа |
|---|---|---|
| Проживание в отеле | Отдел бронирования | 2 рабочих часа |
| Группа или мероприятие | Менеджер по мероприятиям | В тот же рабочий день |
| Тур или экскурсия | Отдел экскурсий | 2 часа, 15 минут, если сегодня |
| Чартер яхты | Менеджер по чартерам | 24 часа |
| Непонятно | Ресепшен или владелец | 2 рабочих часа |
Формат сводкиЗаявка на тип для менеджера. Статус: заявка, не подтверждена. Даты: даты, ночей: число. Гости: взрослых число, детей число (возраст: возраст). Вариант: номер, зал, тур или яхта. Место: трансфер или порт. Бюджет: диапазон. Пожелания: заметки. Не хватает: поля или ничего. Язык: язык. Контакт: email или телефон. Обещанный ответ: до время.
AI говорит гостюСпасибо. Ваша заявка передана сотруднику, который отвечает за проживание, мероприятия, туры или чартеры, ответ придёт до время. До этого момента это заявка, а не бронирование.
Если никого нет онлайнНаша команда сейчас не в сети. Ваша заявка сохранена, и сотрудник ответит завтра до время. Если вопрос срочный, позвоните по номеру телефон.
СоветНазначьте заместителя каждому менеджеру. Заявка, которая ждёт в пустых входящих, — потерянное бронирование.
Для небольших команд продаж и поддержки
Собирайте заявки на бронирование 24/7 и передавайте их нужному человеку.
AI-агент CRMsoftware.pro задаёт ваши обязательные вопросы на языке гостя, сохраняет ответы и передаёт заявку вашей команде, а бронирование подтверждает уже она.
- AI отвечает на 95+ языках днём и ночью
- Входящие лиды и 1 воронка на бесплатном тарифе
- Передача человеку с уведомлениями по email и push от 19 $ в месяц при оплате за год
Бесплатный тариф: 3 пользователя, без кредитной карты.
Заполненный пример
Заявка на чартер передана нужному менеджеру за 4 минуты
Скрипт обработки заявок на бронирование в Tidewell Harbor, вымышленном отеле в гавани с террасой для мероприятий, морскими экскурсиями и тремя чартерными яхтами. Гостья присылает половину данных в 21:14, AI спрашивает только недостающее и передаёт полную заявку Марте, менеджеру по чартерам.
Сводка, переданная Марте
| Заявка | Чартер яхты, для Марты (чартеры) |
| Статус | Заявка, не подтверждена |
| Яхта | Aurora, с экипажем |
| Даты | Сб, 10 июля — сб, 17 июля 2027, 7 ночей |
| Порты | Tidewell Harbor, туда и обратно |
| Гости | 8 взрослых, 2 ребёнка (9 и 12 лет) |
| Бюджет | 20 000–25 000 $ за чартер |
| Не хватает | Ничего |
| Язык | Русский |
| Контакт | Анна В., anna.w@example.com |
| Обещанный ответ | До полудня, среда, 7 октября |
От заявки до бронирования
| Когда | Шаг | Статус |
|---|---|---|
| Вт, 21:14 | Первое сообщение в чате на сайте | Новая |
| Вт, 21:18 | Сводка передана Марте | Передана менеджеру |
| Ср, 9:05 | Наличие проверено, предложение отправлено на email | Предложение отправлено |
| До пт, 16 окт. | Подписанный договор и предоплата | Подтверждена менеджером |
Почему это работает
Почему AI принимает заявку, а подтверждает её человек
В феврале 2024 года канадский трибунал обязал Air Canada выплатить клиенту около 650 C$ компенсации, а также проценты и сборы, после того как чат-бот на сайте авиакомпании описал скидку на поездку в связи со смертью родственника не так, как позволяли её собственные правила. Трибунал решил, что авиакомпания отвечает за всю информацию на своём сайте, будь то обычная страница или чат-бот1. Поэтому этот скрипт собирает заявку, а наличие мест и цену подтверждает человек.
Каждому типу бронирования нужны свои факты: ночи и номера для отеля, возраст и трансфер для тура, порт, экипаж и гости на борту для чартера. Коммерческие яхты длиной 24 метра и более, на которые распространяется Red Ensign Group Yacht Code, берут на борт не более 12 пассажиров2, а тем, кто арендует яхту за рубежом, как правило, нужно подтвердить свою квалификацию3. Стандартные вопросы по BANT плохо подходят и для отдыхающих: бюджет лучше спрашивать диапазоном, а решение принимает тот, кто едет или платит.
Язык тоже важен. В опросе CSA Research среди 8709 потребителей в 29 странах 76% предпочли покупать товары, информация о которых дана на их родном языке, а 40% никогда не покупают на сайтах на других языках4. Поэтому скрипт отвечает на языке гостя, а сводку оставляет на вашем.
650 C$
компенсации обязали выплатить Air Canada за ответ её чат-бота, плюс проценты и сборы
76%
онлайн-покупателей предпочитают покупать, когда информация дана на их родном языке
0
раз AI может написать «забронировано» или «подтверждено»
Поля по типам
Обязательные поля для заявок в отель, на площадку, на тур и на чартер
Темы те же, но для каждого типа бронирования вопросы звучат по-своему. По этой таблице настройте инструкции AI и журнал Excel.
| Поле | Проживание в отеле | Группа или мероприятие | Тур или экскурсия | Чартер яхты |
|---|---|---|---|---|
| Даты | Заезд и выезд | Дата мероприятия и запасная дата | Дата и время начала | Даты начала и окончания, на день или с ночёвкой |
| Люди | Взрослые, дети и возраст | Гости и номера на ночь | Люди и возраст детей | Гости на борту в пределах лимита яхты |
| Вариант | Номера и тип номера | Рассадка, кейтеринг и доп. услуги | Групповой или индивидуальный | Яхта или тип, с экипажем или без |
| Место | Не нужно | Не нужно | Трансфер или место встречи | Порт отправления и прибытия |
| Бюджет | За ночь, диапазоном | Всего или на человека | По прайсу, индивидуальные туры по расчёту | Стоимость чартера, доп. расходы отдельно |
| Доп. проверка | Особые пожелания | Кто решает и к какому сроку | Заметки о безопасности | Сертификат шкипера для чартера без экипажа |
Бюджет никогда не повод остановиться: если гость не хочет его называть, запишите «не указан» и передавайте заявку. Контактные данные — единственное поле, которое нельзя пропустить.
Особые случаи
Заявки на бронирование, которым нужен другой ответ
Ситуации, в которых простой скрипт ломается, и что в них говорит AI.
Гость сначала хочет узнать цену
Не отказывайте и не угадывайте итоговую сумму. Назовите цену «от» и скажите, от чего она зависит.
AI говоритНомера — от цены за ночь. Точная цена зависит от ваших дат, поэтому уточню две детали, и сотрудник пришлёт расчёт.
Гость хочет оплатить сразу
Оплата — только после подтверждения человеком. С тарифа Launch менеджер может отправить из CRMsoftware.pro коммерческое предложение, договор на электронную подпись или ссылку для оплаты.
AI говоритСпасибо. Как только даты подтвердятся, сотрудник пришлёт предложение с безопасным способом оплаты.
Пишет организатор или агент от имени клиента
Тот, кто пишет, может не быть тем, кто едет или платит.
AI говоритБронирование будет на ваше имя или на имя клиента? И кому отправить предложение?
Заявка приходит ночью
Соберите всё сейчас и пообещайте время ответа. Гостю не придётся писать снова.
AI говоритНаша команда вернётся в 9:00. Ваша заявка сохранена, и сотрудник ответит до 11:00.
С тарифа Launch бронирования с синхронизацией календаря позволяют гостям выбрать время для звонка или осмотра площадки. Номера, места и яхты всё равно подтверждает ваша команда.
Журнал Excel
Что есть в журнале заявок Excel
Три листа: «Журнал заявок» для каждой заявки, «Правила» для обязательных полей и менеджера по каждому типу бронирования и «Итоги» для общих цифр. Столбцы с отметкой «Авто» заполняются сами. Файл открывается в Excel, LibreOffice и Google Таблицах.
| Столбец | Что в нём |
|---|---|
| Тип | «Проживание в отеле», «Группа или мероприятие», «Тур или экскурсия» или «Чартер яхты», выбор из списка. |
| Даты, гости, вариант, место, бюджет, контакт | То, что сказал гость. Если он чего-то не сказал, оставьте ячейку пустой. |
| Ночи и гости Авто | Дата окончания минус дата начала и взрослые плюс дети. |
| Недостающие поля и полнота Авто | Считает пустые обязательные поля для этого типа и показывает «Полная» или «Не хватает данных». |
| Статус и ответственный | «Новая», «Не хватает данных», «Передана менеджеру», «Предложение отправлено», «Подтверждена менеджером» или «Потеряна», а также кто взял заявку. |
| Нужный менеджер Авто | «Да», если ответственный — тот менеджер, которого лист «Правила» указывает для этого типа. |
| Минут до передачи Авто | От первого сообщения до сводки для передачи. |
В примере журнала 8 заявок: 6 полных, и 5 из них у нужного менеджера (63%) — это и есть показатель успеха скрипта. Одна заявка на свадьбу ушла в отдел бронирования, а не менеджеру по мероприятиям. Среднее время до передачи: 6,9 минуты.
Как настроить
Настройте скрипт обработки заявок на бронирование за 4 шага
- 1
Выберите типы бронирования
Оставьте вкладки для того, что вы продаёте, плюс вкладки 5–8.
- 2
Заполните скобки
Номера и цены, залы, время туров и возрастные ограничения, яхты, порты и имя каждого менеджера. Закрытые даты и лимиты гостей внесите в базу знаний.
- 3
Добавьте правило заявки
Вставьте формулировку из вкладки 7 в инструкции AI.
- 4
Протестируйте и проверяйте каждую неделю
Отправьте пять тестовых заявок, включая одну с пропусками и одну на другом языке. Проверяйте журнал каждую неделю.
Настройка в CRMsoftware.pro
- Откройте «Мои боты», выберите бота и на вкладке «Основы» вставьте в поле «Инструкции» свои вопросы, правило заявки и список менеджеров. Цены, закрытые даты и лимиты гостей добавьте в поле «База знаний».
- На вкладке «Поведение» включите «Сбор данных пользователя», чтобы до начала чата спрашивать имя и контакт.
- На вкладке «Подключение» включите «Отправлять уведомления по почте» и добавьте менеджеров в поле «Назначенные пользователи». Включите также push-уведомления.
- Нажмите «Сохранить изменения» и отправьте тестовую заявку в «Попробуйте бота». Возьмите её в разделе «Онлайн-поддержка», где статус меняется с «Ожидает агента» на «Завершен».
- В разделе «Лиды» превратите заявку на мероприятие или чартер в контакт, компанию и сделку одним нажатием кнопки «Конвертировать».
Тариф Free включает AI-чат, базовую версию базы знаний, входящие лиды с ограничениями и 1 воронку. Передача человеку с уведомлениями по email и push доступна с тарифа Launch: 19 $ в месяц при оплате за год, 8 пользователей. CRMsoftware.pro не подключается к системам бронирования отелей и не проверяет наличие мест: каждое бронирование подтверждает ваша команда.
Еженедельный разбор заявок, 15 минут
- Не хватает данных: какой вопрос гости пропускают?
- Не тот менеджер: указывает ли сводка нужного человека?
- Любой чат, где AI написал «забронировано» или «подтверждено»: исправьте инструкции в тот же день.
Вопросы и ответы
Вопросы об обработке заявок на бронирование
Что такое скрипт обработки заявок на бронирование?
Это короткий упорядоченный набор вопросов, которые ваша команда или AI-чат задаёт по новой заявке на бронирование, чтобы человек мог проверить наличие мест и отправить предложение, не переспрашивая гостя. Этот скрипт охватывает проживание в отеле, площадки для мероприятий, туры и чартер яхт, а к нему прилагаются файл Word и журнал Excel.
Что спрашивать в заявке на бронирование отеля?
Даты заезда и выезда, количество взрослых и детей с возрастом, номера и тип номера, бюджет за ночь диапазоном, а также email или телефон. В конце задайте один открытый вопрос об особых пожеланиях.
Как обработать заявку от группы или на площадку для мероприятия?
Спросите о мероприятии и дате с запасной датой, о гостях и номерах на ночь, о времени и рассадке, кейтеринге, диапазоне бюджета и о том, кто решает и к какому сроку. Передайте заявку менеджеру по мероприятиям в тот же рабочий день.
Какие вопросы туроператор должен задать до бронирования?
Какой тур и на какую дату, сколько человек и сколько лет детям, откуда забрать, групповой или индивидуальный тур, заметки о безопасности, например ограничения подвижности или умение плавать, и мобильный номер на день тура.
Что должно быть в заявке на чартер яхты?
Даты, на день или с ночёвкой, порт отправления и прибытия, число гостей, с экипажем или без, яхта или тип, бюджет на стоимость чартера и контактные данные. Для чартера без экипажа попросите сертификат шкипера: тем, кто арендует яхту за рубежом, как правило, нужно подтвердить квалификацию3.
Может ли чат-бот подтвердить бронирование отеля или чартера?
Только если он подключён к вашей системе бронирования в реальном времени и ваши условия это допускают. Иначе он собирает заявку и говорит, кто и когда её подтвердит. Канадский трибунал признал Air Canada ответственной за то, что её чат-бот на сайте сказал клиенту1.
Что сказать, если на эти даты мест нет?
Скажите об этом прямо и предложите не больше двух альтернатив: другие даты или другой вариант. Если гость готов подождать, предложите лист ожидания с датой ответа и скажите, что это не бронирование.
Может ли AI обрабатывать заявки на бронирование на других языках?
Да. Отвечайте на языке последнего сообщения гостя, пишите даты с названием месяца, а сводку оставляйте на языке вашей команды. CRMsoftware.pro отвечает на 95+ языках, а с тарифа Growth входящие автоматически переводят сообщения для того, кто подхватывает чат.
Может ли CRMsoftware.pro проверять наличие мест или подтверждать бронирования?
Нет. Он не подключается к системам бронирования отелей и не видит номерной фонд. AI собирает заявку и сохраняет её во входящих лидах, а с тарифа Launch передаёт чат вашей команде с уведомлениями по email и push. Бронирования с синхронизацией календаря в тарифе Launch нужны для записи на время, например на звонок или осмотр площадки.
Похожие шаблоны
Бесплатные инструменты
Источники
- Moffatt v. Air Canada, 2024 BCCRT 149, решение от 14 февраля 2024: BC Tribunal Confirms Companies Remain Liable for Information Provided by AI Chatbot, Business Law Today, American Bar Association, February 29, 2024
- Сфера действия части A, коммерческие яхты длиной 24 метра и более: Maritime and Coastguard Agency, MSN 1895 (M): The Red Ensign Group (REG) Yacht Code Part A
- Чартер за рубежом: Royal Yachting Association, Evidence of Competence Abroad
- Опрос 8709 потребителей в 29 странах, 7 июля 2020: CSA Research, Consumers Prefer their Own Language
- Тарифы, цены и функции, проверено 7 октября 2026: Цены CRMsoftware.pro
Попробуйте обработку заявок на бронирование на своём сайте.
Начните бесплатно с 3 пользователями: вставьте скрипт в своего AI-агента и протестируйте его в «Попробуйте бота». Передача человеку доступна в тарифе Launch: 19 $ в месяц при оплате за год, 8 пользователей.