Шаблони холодних листів для малого B2B-бізнесу

Шаблони холодних листів для власників і самостійних продавців невеликих B2B-компаній у сфері послуг: один реальний привід написати, перший лист із 4 частин для 6 ситуацій, два нагадування й правило зупинки. Плюс відповіді на типові реакції, відписки того ж дня, правила надсилання, файл Word і безкоштовний журнал Excel.

Автор Anatolii Ulitovskyi Факти перевірив RH Fardin Оновлено
Листи Word (.docx) Журнал Excel (.xlsx)

1. Шаблон холодного листа B2B: привід, проблема, доказ, прохання

Прочитайте спершу

Цей шаблон холодного листа B2B має чотири частини й короткий футер. Йому потрібен один реальний привід написати саме цій компанії. Якщо за 10 хвилин дослідження ви його не знайшли, не надсилайте.

Спершу дослідження, 10 хвилин на компанію

  • Один реальний привід написати: щось, що змінилося або що ви бачите, наприклад вакансія, нова точка, допис власника чи рекомендація.
  • Відповідність: бізнес того типу й розміру, якому ви вже допомагаєте.
  • Потрібна людина: власник або той, хто відповідає за напрям. Беріть робочу адресу з їхнього сайту або ту, яку вам дали, і ніколи не з купленої бази1.
  • Ваш список відписок: перевірте адресу й домен.
  • Ваш доказ: один результат для схожого клієнта, який ви можете підтвердити.

Чотири частини

ЧастинаЩо написатиПриклад
1. ПривідРеальна причина, у першому рядку.Бачу, що ви наймаєте 9 людей для другого закладу.
2. ПроблемаЩо це зазвичай приносить, одним реченням.Другий заклад зазвичай означає два графіки й два пули чайових.
3. ДоказОдин результат для схожого клієнта, з цифрою.Ми рахуємо зарплату для 23 ресторанів у Колумбусі.
4. Невелике проханняОдне просте запитання.Знайдемо 15 хвилин на дзвінок у четвер чи п’ятницю?

ТемаПривід у 3–5 словах, наприклад Ваш другий заклад

ЛистДобрий день, ім’я!

Бачу, що привід: що змінилося або що ви помітили, і де.

Проблема: що це зазвичай означає для такого бізнесу, як у них, одним реченням.

Доказ: один результат для схожого клієнта, з цифрою.

Знайдемо 15 хвилин на дзвінок у день або день? Якщо ні, вистачить і короткого «ні».

ваше ім’я
ваша компанія, телефон

Це рекламний лист від вашої компанії, поштова адреса. Якщо не хочете отримувати від мене листів, дайте відповідь «ні, дякую», і я більше вам не писатиму.

ФутерЗалишайте два останні рядки в кожному холодному листі. Вони закривають три пункти посібника FTC щодо CAN-SPAM: сказати, що це реклама, указати дійсну поштову адресу й пояснити, як відписатися2.

Ніколи«Re:» чи «Fwd:» у першому листі1, фальшивий комплімент, результат, який ви не можете довести, вкладення, ціна, два прохання.

Для невеликих команд продажів і підтримки

Записуйте кожного потенційного клієнта й не пропускайте наступний лист.

Кожен потенційний клієнт — це лід із джерелом, статусом, відповідальним і нотатками, а кожен наступний лист — завдання з дедлайном. Листи ви надсилаєте зі своєї пошти. Коли хтось зацікавився, один клік перетворює лід на угоду.

  • «Ліди» з полями «Джерело», «Статус», «Виконавець» і «Нотатки»
  • Завдання з дедлайном на кожен наступний лист і кнопка «Конвертувати в угоду»
  • Безкоштовний тариф з обмеженими вхідними лідами й базовими завданнями. Launch від 19 $ на місяць при оплаті за рік
Почати безкоштовно →Переглянути ціни

Безкоштовний тариф: 3 користувачі, без кредитної картки.

Заповнений приклад

Від вакансії до призначеного дзвінка за 8 днів

Brookmere Payroll, вигаданий сервіс розрахунку зарплат із двох людей у Колумбусі, штат Огайо, пише власникам ресторанів за цими шаблонами холодних листів. Власниця, Надя, знаходить один реальний привід написати, надсилає листи зі своєї пошти й записує кожен контакт.

Brookmere PayrollВигадана компанія та клієнт
Дослідження в чт, 1 жовтня: вакансія на 9 працівників для другого закладу
Надя (власниця)Пн, 5 жовтня, Лист 1, тема «Ваш другий заклад»: Добрий день, Даріусе! Бачу, що Pickett Lane Kitchen наймає 9 людей для другого закладу. Зазвичай це означає два графіки, два пули чайових і більше питань щодо зарплат. Ми рахуємо зарплату для 23 ресторанів у Колумбусі. Знайдемо 15 хвилин на дзвінок у четвер чи п’ятницю? Якщо ні, вистачить і короткого «ні».
Надя (власниця)Чт, 8 жовтня, Нагадування 1, той самий ланцюжок: Ще одне, що може допомогти: наш чекліст на одну сторінку щодо зарплат у другому закладі. Охоче покажу все за 15 хвилин.
КлієнтПт, 9 жовтня: Хто ви і звідки у вас моя адреса?
Надя (власниця)Слушне запитання. Мене звати Надя Феррелл, я власниця Brookmere Payroll у Колумбусі. Ваша адреса є на сторінці контактів вашого сайту, а написала я через вашу вакансію. Якщо не хочете отримувати від мене листів, сьогодні ж її видалю.
КлієнтУ чаті на сайті Brookmere: Ви ведете спільний пул чайових для двох закладів?
AI-агентТак. Ми налаштовуємо пул чайових і звітність щодо чайових для кожного закладу. Надя може показати все за 15 хвилин: дайте відповідь на її лист або залиште тут свою email-адресу.
КлієнтВідповідь Наді: Добре, це допомогло. Вівторок, 14:00, підходить. Надішліть запрошення.

Лід у CRM на 9 жовтня

Назва лідаЗарплата для 2 закладів · Pickett Lane Kitchen
ДжерелоВручну, холодний лист
СтатусКваліфікований, потім «Конвертувати в угоду»
ВиконавецьНадя
НотаткиПривід: вакансія, 1 жовтня. Лист 1 — 5 жовтня, Нагадування 1 — 8 жовтня. Відповідь 9 жовтня: «Хто ви», потім «Цікаво».
Угода4 200 $ на рік, дзвінок у вт, 13 жовтня

Завдання на наступний крок

ДедлайнЗавданняРезультат
Чт, 8 жовтняНагадування 1: Pickett LaneНадіслано з чеклістом
Пт, 9 жовтняВідповісти: Pickett LaneВідповідь протягом 1 години
Вт, 13 жовтняДзвінок: Pickett LaneПризначено на 14:00
Чт, 15 жовтняОстанній лист: Pickett LaneНе потрібен: відповідь 9 жовтня

Чому це важливо

Чому цей шаблон надсилає мало листів і дотримується правил

Холодні листи компаніям у США легальні, але мають правила. Посібник FTC щодо CAN-SPAM не робить винятку для листів між компаніями: заголовки й тема мають бути правдивими, лист має повідомляти, що це реклама, містити вашу поштову адресу й пояснювати, як відписатися, а відписку треба виконати протягом 10 робочих днів. Кожен лист, що порушує закон, може коштувати до 53 088 $2.

Поштові сервіси додають власні правила. Gmail1 і Yahoo4 вимагають, щоб кожен відправник підтверджував пошту через SPF або DKIM і тримав частку спаму нижче 0,3%. Google також не радить купувати бази адрес і писати людям, які не підписувалися1. Тож пишіть небагатьом, кожному з реальним приводом, і зупиняйтеся рано.

Готуйтеся до малих цифр. За даними Belkins про 7,5 мільйона холодних B2B-листів, надісланих у 2025 році, перший лист послідовності отримав 0,59% відповідей3. Тому цей шаблон рахує відповіді й показує, яка ситуація їх приносить.

10 робочих днів

щоб виконати відписку за CAN-SPAM

0,3%

межа частки спаму для відправників у Gmail і Yahoo

53 088 $

максимальний штраф FTC за кожен лист, що порушує закон

Правила надсилання

Правила холодних листів: закон США, Gmail, Yahoo, Велика Британія та ЄС

Простий підсумок офіційних джерел, а не юридична консультація. Правила Google і Yahoo написані для листів їхнім власним користувачам, але це хороший мінімум для будь-якої скриньки.

Хто встановлюєЩо вимагаєтьсяЯк це виконує шаблон
Закон США, уся комерційна пошта, зокрема B2BПравдиві відправник, адреса для відповіді й тема; чітка вказівка, що це реклама; ваша поштова адреса; як відписатися2Ваше ім’я і ваша скринька, правдива тема, футер у кожному листі
Закон США, відпискиВиконати протягом 10 робочих днів; відписка працює щонайменше 30 днів; без плати; ніколи не продавати й не передавати адресу2Видалення того ж дня, список відписок, який перевіряють перед кожним Листом 1
Gmail і Yahoo, кожен відправникSPF або DKIM, коректні прямий і зворотний DNS і частка спаму нижче 0,3% — і в правилах Gmail1, і в правилах Yahoo4Попросіть свого поштового провайдера підтвердити SPF і DKIM; додайте DMARC
Gmail від 5 000 листів на день, масові відправники YahooSPF, DKIM і DMARC, відписка в один клік, видиме посилання для відписки1; Yahoo: відписки виконуються протягом 2 днів4Не інструмент масових розсилок: листи один на один із вашої скриньки
Gmail, чесні листиЖодних «Re:» чи «Fwd:», якщо це не справжня відповідь чи пересилання; жодних куплених баз1Нагадування в тому самому ланцюжку, адреси з вашого власного дослідження
Велика БританіяКомпаніям і LLP писати можна; індивідуальним підприємцям і деяким партнерствам потрібна згода; ведіть список «не писати»5Спершу перевірте правову форму британської компанії
ЄСМаркетингові листи людям потребують згоди, якщо це не ваші клієнти; кожна країна сама встановлює правила для компаній; ніколи не приховуйте, хто ви6Спершу перевірте правила країни

Закон про захист даних може застосовуватися й до робочої адреси конкретної людини, як-от firstname@company5. Якщо сумніваєтеся, зверніться до місцевого юриста.

Вимірювання

Вимірюйте відповіді, а не відкриття

Відстеження відкриттів рахує завантаження картинки, а не людину, яка читає. Відстежуйте натомість ці чотири цифри.

Частка відповідей

Відповіді, поділені на доставлені листи (надіслані мінус недоставлені). Рахується кожна відповідь, зокрема «ні».

Частка зацікавлених

Відповіді з проханням про дзвінок чи ціну, поділені на доставлені листи. Саме ця цифра приносить гроші.

Частка відписок

Відписки, поділені на доставлені листи. Якщо вона зростає, привід написати заслабкий або список неправильний.

Відповіді за листами

Який лист отримав відповідь: Лист 1, Нагадування 1 чи Останній лист. Порівнюйте свої ситуації, а не чужі бенчмарки.

Чому не відкриття: Google каже, що не відстежує частку відкриттів і не може перевірити частку відкриттів, яку показують інші інструменти1. Функція Mail Privacy Protection в Apple Mail завантажує віддалений вміст, коли лист надходить, а не коли його переглядають7, тож за «відкриттям» може не стояти жодна людина.

Журнал Excel

Що є в журналі холодних листів Excel

Чотири аркуші: «Потенційні клієнти» із заповненим прикладом і ще 14 рядками-зразками, «Відписки» (з перевіркою 10 робочих днів), «Підсумок» і «Списки». Стовпці з позначкою «Авто» заповнюються самі.

СтовпецьЩо в ньому
Компанія, контакт, email, відповідальнийОдин рядок на людину; відповідального вибирайте зі списку.
Ситуація, привідЯкий перший лист ви використали і реальний привід написати.
Лист 1: надісланоДата, коли ви надіслали перший лист. Вводиться один раз.
Нагадування 1: термін, Останній лист: термін АвтоДень 3 і день 10 після Листа 1. Дата на вихідних переноситься на понеділок.
Дата відповіді, відповідь«Цікаво», «Надішліть інформацію», «Хто ви», «Не зараз», «Не цікаво», «Не та людина», «Відписка» або «Недоставлено».
Відповідь після АвтоОстанній лист, надісланий перед відповіддю.
У списку відписок Авто«Так», якщо адреса або її домен є на аркуші «Відписки».
Наступний лист, наступна дата АвтоНаступний лист і його дата; порожньо після зупинки.
Статус Авто«Надіслати», «Очікування», «На сьогодні», «Прострочено», «Відповіли», «Зупинено» (3 листи або лист не доставлено) чи «Не писати».

Аркуш «Підсумок» показує частку відповідей, частку зацікавлених, частку відписок, призначені дзвінки, прострочені нагадування, а також відповіді за ситуаціями й за листами. У зразку надіслано 13 перших листів, 1 не доставлено; з 12 доставлених відповіли 3: 1 «Цікаво», 1 «Надішліть інформацію», 1 «Відписка». Файл відкривається в Excel, LibreOffice і Google Таблицях.

Журнал Excel (.xlsx) Листи Word (.docx)

Як налаштувати

Як використовувати ці шаблони холодних листів за 5 кроків

  1. 1

    Налаштуйте свою скриньку

    Власний домен із SPF і DKIM, ваше ім’я, ваша поштова адреса у футері.

  2. 2

    Дослідіть 10 компаній

    Один реальний привід для кожної, записаний до того, як ви пишете.

  3. 3

    Надішліть Лист 1

    Виберіть ситуацію, заповніть дужки й надішліть лист самі.

  4. 4

    Нагадайте, потім зупиніться

    День 3 і день 10 у тому самому ланцюжку, потім зупинка.

  5. 5

    Відповідайте й записуйте

    Відповіді протягом робочого дня, відписки того ж дня.

Налаштування в CRMsoftware.pro

  1. Відкрийте «Ліди» в меню зліва (у розділі «Продажі») і натисніть «Додати лід». «Назва ліда»: компанія й привід. «Джерело»: «Вручну». «Виконавець»: той, хто надсилає. «Нотатки»: привід, звідки адреса, і дата кожного листа.
  2. Надішліть Лист 1 зі своєї пошти, потім змініть «Статус» на «У роботі».
  3. Відкрийте «Задачі» й натисніть «Нове завдання»: «Назва завдання», наприклад «Нагадування 1: Pickett Lane», «Виконавець» і «Дедлайн» на день 3. Після надсилання запишіть результат у «Підсумок статусу», натисніть «Позначити виконаним» і створіть завдання на день 10.
  4. Коли хтось зацікавився, змініть «Статус» на «Кваліфікований» і натисніть «Конвертувати в угоду»: лід стане компанією, контактом і угодою. Наступні завдання прив’яжіть до неї через «Пов’язана угода».
  5. Для відписки натисніть «Відхилити як небажане» й у полі «Причина відмови» напишіть «Відписка» та дату. Лід архівується, а не видаляється; його можна знайти через «Показати архівовані».
  6. Додайте свої послуги й ціни в «База знань» бота («Мої боти» > виберіть бота > вкладка «Основи») для потенційних клієнтів, які заходять на ваш сайт.

CRMsoftware.pro не надсилає холодні листи й автоматичні послідовності: кожен лист ви надсилаєте зі своєї пошти, а завдання стежать за термінами. Free: обмежені вхідні ліди, 1 воронка, базові завдання й AI-чат для 3 користувачів. Launch, 19 $ на місяць при оплаті за рік для 8 користувачів, додає 3 воронки й передачу людині.

Щотижневий перегляд, 15 хвилин

  • У кожного відкритого потенційного клієнта є одне наступне завдання з датою.
  • Прострочені нагадування: надішліть сьогодні або зупиніться.
  • Відписки цього тижня є в списку.
  • Частка відповідей за ситуаціями: пишіть більше в тій, що працює.
  • Рядки з 3 листами без відповіді мають статус «Зупинено»: не починайте знову раніше ніж через 90 днів.

Питання й відповіді

Питання про холодні листи

Що таке шаблони холодних листів?

Це готові до редагування перші листи, нагадування й відповіді для звернення до компанії, яка вас ще не знає. Ці шаблони холодних листів додають дослідження, правило зупинки, кроки для відписок і журнал, тож кожен лист має реальний привід і дату завершення.

Що має бути в шаблоні холодного листа B2B?

Чотири частини: привід (реальна причина, чому ви пишете), проблема, яку він зазвичай приносить, один доказ із цифрою й одне невелике прохання. Далі футер із вашою компанією, поштовою адресою та способом відписатися, як того вимагає посібник FTC щодо CAN-SPAM для комерційних листів2.

Чи легальні холодні B2B-листи в США?

Так, якщо ви дотримуєтеся CAN-SPAM, який не робить винятку для листів між компаніями: правдиві заголовки й тема, чітка вказівка, що це реклама, ваша поштова адреса, пояснення, як відписатися, і виконання відписок протягом 10 робочих днів2. Це підсумок, а не юридична консультація.

Скільки фоллоу-апів надсилати після холодного листа?

Два, на день 3 і день 10, потім зупинка. Разом це 3 листи, нижня межа діапазону від 3 до 5 кроків, який Belkins назвала практичним за даними про 7,5 мільйона холодних B2B-листів3. Будь-яка відповідь, відписка чи недоставлений лист зупиняє послідовність того ж дня.

Як написати холодний лист новим клієнтам?

Почніть із найкращих поточних клієнтів: та сама галузь, той самий район, той самий розмір. Назвіть проблему, яка була в більшості з них, і результат, якого ви досягли для одного з них (з його дозволу), а потім поставте одне запитання. Лист — у вкладці 3.

Яка частка відповідей на холодні листи вважається хорошою?

Справедливого бенчмарка для невеликого відправника немає. За даними Belkins за 2025 рік, перший лист послідовності отримав 0,59% відповідей3. Відстежуйте власну частку відповідей і частку зацікавлених за ситуаціями в журналі Excel і пишіть більше того, що працює.

Чи потрібне посилання для відписки в холодному листі?

Потрібен зрозумілий спосіб відписатися, і закон США дозволяє для цього адресу для відповіді2. Gmail вимагає відписку в один клік у маркетингових листах від відправників, що надсилають 5 000 і більше листів на день1, Yahoo — від масових відправників4. У листі один на один вистачить простого рядка з проханням відповісти «ні, дякую», якщо ви виконуєте кожну таку відповідь.

Чи може CRMsoftware.pro надсилати холодні листи за мене?

Ні. CRMsoftware.pro не надсилає холодні листи й автоматичні послідовності: кожен лист ви надсилаєте зі своєї пошти. У застосунку записуйте кожного потенційного клієнта в «Ліди» («Джерело», «Статус», «Виконавець», «Нотатки»), створюйте завдання з полем «Дедлайн» на кожен наступний лист і натискайте «Конвертувати в угоду», коли хтось зацікавився. Обмежені вхідні ліди й базові завдання є на тарифі Free.

Схожі шаблони

Листи-нагадування в продажахПісля дзвінка: нагадування про пропозицію чи кошторис.Скрипт першого дзвінка з клієнтомЩо запитати на 15-хвилинному дзвінку.Відповіді на заперечення клієнтівВідповіді на заперечення щодо ціни, термінів і конкурентів.Модель скорингу лідівВирішіть, які потенційні клієнти варті вашого часу на дослідження.

Безкоштовні інструменти

Калькулятор A/B-тестівПеревірте, чи справді один перший лист отримує більше відповідей, ніж інший.Калькулятор LTV:CACСкільки вартий новий клієнт і скільки можна витратити, щоб його залучити.Калькулятор воронки продажівПеретворіть призначені дзвінки на зважену вартість воронки.

Джерела

  1. Вимоги Gmail до відправників, прочитано 12 жовтня 2026: Google, Gmail Help: Email sender guidelines
  2. Закон США про комерційні листи (посібник від серпня 2023): Federal Trade Commission, CAN-SPAM Act: A Compliance Guide for Business
  3. Частка відповідей на кожному кроці в 7 530 489 холодних B2B-листах, надісланих у 2025 році: Belkins, Sales follow-up statistics in B2B: Belkins' 2026 study
  4. Вимоги Yahoo Mail до відправників, прочитано 12 жовтня 2026: Yahoo Sender Hub, Sender Requirements & Recommendations
  5. Правила Великої Британії щодо маркетингових листів (PECR, правило 22): Information Commissioner's Office, Electronic mail marketing
  6. Правила ЄС щодо небажаних повідомлень (стаття 13): EUR-Lex, Directive 2002/58/EC on privacy and electronic communications
  7. Як Mail Privacy Protection завантажує віддалений вміст: Apple Support, Protect email privacy in Mail on Mac
  8. Тарифи та ціни, перевірено 12 жовтня 2026: Ціни CRMsoftware.pro

Дайте кожному потенційному клієнту привід, відповідального й дату зупинки.

Почніть безкоштовно з 3 користувачами, AI-чатом на вашому сайті, обмеженими вхідними лідами, 1 воронкою й базовими завданнями. Тариф Launch (19 $ на місяць при оплаті за рік, 8 користувачів) додає 3 воронки й передачу людині. Growth (49 $ на місяць при оплаті за рік, 20 користувачів) додає необмежену кількість воронок і CRM AI Co-Pilot.

Почати безкоштовно →Переглянути ціни